Регламентные действия. Что такое регламент в документообороте? Значение «Регламент» в словарях
Что такое Регламент? Значение слова «Регламент» в популярных словарях и энциклопедиях, примеры употребления термина в повседневной жизни.
Значение «Регламент» в словарях
Регламент
– Толковый словарь ОжеговаРегламент Депозитария – Бизнес словарь
Регламент Депозитария – Экономический словарь
утвержденные депозитарием условия осуществления депозитарных операций.
Регламент Конституционного Суда Российской Федерации – Юридический словарь
Принимаемый в пленарном заседании Конституционного Суда нормативно-правовой акт , определяющий процедуры (порядок) внутриорганизационной деятельности Конституционного Суда и его палат. Р. КС РФ принят на его пленарном заседании 1 марта 1995 г. и с незначительными изменениями действует по настоящее время. В Регламенте устанавливаются: порядок определения персонального состава палат, порядок распределения дел между ними, порядок определения очередности рассмотрения дел в пленарных заседаниях и в заседаниях палат; некоторые правила процедуры и этикета в заседаниях, особенности делопроизводства в Конституционном Суде; требования к работникам аппарата Суда и др. (И.К.)
Регламент М. – Толковый словарь Ефремовой
1. Правила, регулирующие порядок какой-л. деятельности. 2. разг. Отведенное - согласно такому распорядку - время для выступления, доклада.
Регламент Палаты Федерального Собрания – Юридический словарь
(от франц. "reglement, regle" - правило) - нормативный правовой акт , регламентирующий внутреннее устройство палаты, общий порядок ее работы , порядок (процедуру) участия палаты в законодательной деятельности, в решении иных вопросов, отнесенных Конституцией РФ к ведению Совета Федерации и Государственной Думы. Содержание регламентов палат во многом совпадает. Каждый из них с достаточной степенью детализации определяет: порядок избрания председателя палаты и его заместителей, формирование комитетов, постоянных и временных комиссий, иных органов палаты (Совета Государственной Думы). Регламентами устанавливается общий порядок работы палаты: начало работы палаты, организационно-правовые формы ее деятельности, порядок проведения заседаний, голосования и принятия решений; процедуры контроля за использованием электронной системы; проведение парламентских слушаний и др. Регламенты исчерпывающе определяют законодательные процедуры: порядок внесения законопроектов в Государственную Думу и их предварительное рассмотрение; рассмотрение законопроектов в Государственной Думе и принятие федеральных законов; повторное рассмотрение Государственной Думой федеральных законов, отклоненных Советом Федерации; рассмотрение Советом Федерации федеральных законов, принятых Государственной Думой; повторное рассмотрение палатами федеральных законов, отклоненных Президентом РФ; рассмотрение предложений о пересмотре положений Конституции РФ и внесения в нее поправок; осуществление палатами права законодательной инициативы. Особенности Регламентов палат определяются характером их несовпадающей компетенции. Соответственно Регламентом Государственной Думы определены процедуры реализации палатой ее конституционных полномочий, связанных с дачей согласия Президенту РФ на назначение Председателя РФ; рассмотрение вопросов, связанных с доверием Правительству; назначением на должность и освобождением от должности Уполномоченного по правам человека; выдвижением палатой обвинения против Президента РФ и др. Регламент Совета Федерации устанавливает процедуры, связанные с: утверждением изменения границ между субъектами РФ; утверждением указов Президента РФ о введении военного и чрезвычайного положения; решением вопроса о возможности использования Вооруженных Сил РФ за пределами территории РФ; назначением выборов Президента РФ, рассмотрением вопроса об отрешении Президента РФ от должности и др. Регламент палаты утверждается ее постановлением , его исполнение является обязательным для палаты. Контроль за исполнением Регламента, а также обобщением предложений по внесению в него изменений и дополнений возлагается на специальные комитеты , в Совете Федерации - на комиссию по Регламенту и парламентским процедурам ; в Государственной Думе - на комитет по Регламенту и организации работы Государственной Думы. (В.Ч.)
Регламент Правительства Российской Федерации – Юридический словарь
- нормативный правовой акт , устанавливающий основные правила организации высшего федерального органа исполнительной власти по реализации его конституционных полномочий. Р.П. РФ утвержден постановлением Правительства РФ от 18 июня 1998 г. № 604 (в редакции постановления Правительства РФ от 5 октября 2000 г. № 760). Структурно Р.П. РФ состоит из девяти разделов, объединяющих 132 статьи: I. Общие положения; II. Планирование и организация работы Правительства; III. Порядок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, а также поручений Президента РФ, Председателя Правительства и его заместителей; IV. Порядок внесения в Правительство и рассмотрения проектов актов; V. Координационные и совещательные органы, образуемые Правительством; VI. Законопроектная деятельность Правительства; VII. Порядок участия Правительства в деятельности Федерального Собрания; VIII. Порядок взаимоотношения Правительства с органами судебной власти; IX. Порядок работы с обращениями граждан. (В.Ч.)
Регламент Радиосвязи – Большой Энциклопедический Словарь
свод правил, регулирующих порядок использованиястранами - членами Международного союза электросвязи любых радиостанций (атакже других радио- и электротехнических устройств), излучающих радиоволны(и тем самым способных создавать помехи радиоприему). Принят в 1906 на 1-йМеждународной административной конференции в Берлине.
Регламент Центральной Избирательной Комиссии Российской Федерации – Юридический словарь
- нормативный правовой акт , определяющий порядок и правила работы Центральной избирательной комиссии Российской Федерации и принимаемый данной Комиссией в соответствии с федеральным законодательством о выборах и референдумах. Действующий в настоящее время Регламент был утвержден постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 23 июня 1998 г. N150/1046-II и действует с учетом изменений и дополнений, внесенных в Регламент постановлением Комиссии от 14 апреля 1999 г. N3/ 10-III и от 21 мая 1999 г. N5/28-III. Регламент Центральной избирательной комиссии насчитывает 61 статью, объединенных в 9 глав: 1. Общие положения; 2. Председатель, Заместитель Председателя и Секретарь Комиссии; 3. Члены Комиссии; 4. Порядок проведения заседаний Комиссии; 5. Порядок голосования на заседаниях Комиссии; 6. Порядок принятия решений Комиссии; 7. Обеспечение деятельности комиссии; 8. Осуществление Комиссией контроля за соблюдением избирательных прав, права на участие в референдуме граждан Российской Федерации; 9. Порядок работы Комиссии по реализации основных положений федеральных законов о выборах и референдуме. Аналогичные регламенты принимаются избирательными комиссиями субъектов Российской Федерации, а также иными нижестоящими избирательными комиссиями.
Регламентарная Власть – Юридический словарь
В Испании, Франции и некоторых других странах право правительства регулировать общественные отношения актами (регламентами), юридическая сила которых ниже, чем закона. Однако это не подзаконные акты, поскольку могут издаваться по вопросам, которые законом не регулируются (а во Франции, напр., и не могут регулироваться). В РФ понятию "Р.в." до некоторой степени соответствует понятие "указное право".
Регламентарная Власть – Экономический словарь
В Испании, Франции и некоторых других государствах право правительства регулировать общественные отношения актами (регламентами, т.е. положениями), юридическая сила которых ниже юридической силы закона. Однако они не относятся к не подзаконным актам, т.к. могут издаваться по вопросам, которые законом не регулируются (а во Франции и некоторых других государствах и не могут регулироваться). В РФ понятию "Р.в." до некоторой степени соответствует понятие "указное право".
Регламентация – Социологический словарь
Англ. regulation; нем. Reglamentierung. Установление правил, определяющих порядок к.-л. деятельности.
Регламентация – Финансовый словарь
способ организации правового регулирования обществен-ных отношений посредством наделения их участников субъективными юриди ческими правами и обязанностями.
Регламентация – Социологический словарь
установление правил, определяющих порядок какой-либо деятельности.
Регламентация – Экономический словарь
установление и контроль за соблюдением правил регламента.
Регламентация – Экономический словарь
Установление правил, определяющих порядок какой-либо деятельности. См. тж. РЕГЛАМЕНТ.
Регламентация – Экономический словарь
способ организации правового регулирования общественных отношений посредством наделения их участников субъективными юридическими правами и обязанностями.
Регламентация Ж. – Толковый словарь Ефремовой
1. Установление правил, регламентирующих какую-л. деятельность.
Регламентация Работы Бухгалтерии – Экономический словарь
Комплекс организационно-нормативных и правовых документов, которые организуют, регламентируют и регулируют повседневную работу бухгалтерии. Одним из важнейших документов данного комплекса является должностная инструкция, главное назначение которой - всесторонне охарактеризовать конкретную должность для правильного подбора соответствующей кандидатуры из числа претендентов и наиболее объективной оценки деятельности сотрудника, занимающего его. Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения. Основой для разработки должностных инструкций служат должностные квалификационные характеристики, приведенные в нормативном документе, утвержденном Министерством труда РФ, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих. Для бухгалтерии в Тарифно-квалификационных характеристиках регламентирована организация труда работников, занимающих следующие должности: главный бухгалтер, бухгалтер, бухгалтер-ревизор, кассир (включая старшего), счетовод. Описание каждой должности дано по разделам: "Должностные обязанности", "Должен знать" и "Требования к квалификации по разрядам оплаты".
Регламентации подлежат виды работ, которые регулярно повторяются, начинаются при определенных условиях и проводятся одинаковым способом. Например, определение дефицита производства, сбор данных о производственном процессе, контроль качества продукции и т.д. Регламент является документом, который состоит из следующих разделов:
- Назначение регламента и задач, которые решаются при его применении;
- Описание документов, необходимых для данного регламента, источники появления документов, траектории движения, места архивации;
- Список документов;
- Список регистрационных журналов;
- Обязанности действующих лиц;
- Формы важнейших документов с руководством по их заполнению;
- Структура логических связей между документами, данными и промежуточными результатами (хронограмма или процедурная карта);
- Описание оперативной формы отчетности о выполнении регламента;
- Описание формы отчетности для генерального директора по применении регламента как механизма управления.
Регламент - это управленческий механизм, который регулярно применяется для решения конкретных задач. Каждый регламент содержит описание оперативной и месячной отчетности, ответственного за его применение, исполнение и контроль получения промежуточных и окончательного результатов.
Регламент описывает последовательность действий, выполнение которых направлено на получение окончательного результата, который представлен в виде завершающего документа или пакета документов . Например, результатом применения регламента по подготовке производства является список инструмента, который необходимо изготовить для обеспечения работ по производственной программе, результатом применения регламента по регистрации брака является документ о количестве брака, его номенклатурном составе, причинах его возникновения и т.д.
Практика применения регламентов предполагает три этапа:
- согласование документа с исполнителями и его коррекция для последующего применения;
- пробные запуски с целью определения длительностей основных событий, уточнения логических связей между ними, коррекции форм отчетности промежуточных и окончательных результатов;
- утверждение регламента как стандарта предприятия (СТП), на этом этапе регламент должен быть включен в состав существующего СТП как дополнение, замещение отдельных положений или применен как самостоятельный стандарт.
На основании утвержденных регламентов как СТП формируется административная структура предприятия, штатное расписание и должностные инструкции.
Процедура
В отличие от регламента процедура направлена на получение некоторого промежуточного результата. Например, регистрация или архивация документа, отбор пробы или образца для анализа, маркировка материалов, переданных на складское хранение и т.д. Как и регламент, процедура состоит из нескольких действий или шагов, но их количество меньше чем в регламенте, а характер связей между шагами проще. В состав регламента может входить действие, которое является процедурой. Например, в регламенте входного контроля отбор пробы представлен одним действием, в то же время отбор пробы – это процедура, которая включает в себя последовательность нескольких шагов: выбор объекта взятия пробы; пометка объекта взятия пробы, отбор необходимого количества вещества для анализа, размещение образца в контейнере, оформление сопроводительного документа, маркировка контейнера.
Инструкция.
Применение процедуры описывается в инструкции , которая напоминает регламент, но в отличие от него содержит описание, как правило, только одного документа для которого инструкция собственно и составлена. Например, в процедуре отбора пробы инструкция описывает заполнение и применение документа, сопровождающего образец от места отбора пробы к месту выполнения анализа.
Схематично связь между регламентом и процедурой показана на следующей схеме
В состав регламента может входить описание инструкций по оформлению и применению отдельных документов или процедур. Например, в регламент по обороту мерителя входит инструкция по ведению журнала ИРК (инструментально-раздаточная кладовая)и инструкция по раздельному хранению поверенного и отбракованного инструмента.
Документ
Применение любого механизма управления предполагает использование документов , на основании которых запускается процесс выполнения действий и в которых отражен результат их выполнения. Совокупность запускающих и результирующих документов, применяемых в очередности описанной в регламенте или процедуры, образует систему документооборота . Регламент или процедура описывает систему документооборота, использование которой решает заранее поставленную задачу и приводит к заранее предсказуемым последствиям. Например, регламент оборота мерителя представляет собой систему документооборота, которая позволяет гарантировать достоверность выполнения контрольных операций. При этом регламент начинается с графика поверок и закачивается списками поверенного и отбракованного инструмента. В свою очередь список отбракованного инструмента порождает документы процедуры бухгалтерского списания, документы процедуры формирования плана инструментального производства, документы формирования финансового плана и т.д.
Каждый документ, применяемый на предприятии, является составной частью систем документооборота регламентов или процедур. В наиболее общем виде каждый документ имеет набор следующих признаков:
- принадлежность документа регламенту или процедуре;
- документ, на основании которого появляется данный документ;
- документ, который необходим для появления данного документа как условие;
- документ, который появляется на основании данного документа;
- место возникновения документа;
- условие регистрации документа;
- траектория движения документа;
- место архивации документа.
Однако, конкретный набор признаков зависти от типа документа. Например, первичные документ управленческого учета должны архивироваться одновременно с отметкой в журнале регистрации появления документа, а документы планирования должны содержать ссылку на документ, следствием которого они являются. Например, график поверки мерителя появляется на основании документа, в котором содержится планируемый объем и номенклатура годового производства и т.д.
Документы являются связующим элементом действующих на предприятии стандартов. Поэтому система стандартов предприятия должна содержать опись документов, при помощи которых осуществляется взаимодействие основных систем документооборота, т.е. финансовой, производственной, инженерной, бухгалтерской.
Способы описания механизмов управления
Любой механизм управления содержит в качестве составных элементов документы, процедуры или регламенты. Наиболее общим способом описания механизмов управления является процедурная карта , которая представляет собой графическое изображение последовательности применения документов, действий и процедур, направленных на получение определенного результата. Например, процедурная карта процесса регистрации финансовых действий может иметь такой вид:
Регистрации финансовых действий в системе финансового учета
Для описания любого бизнес процесса, как процедурной карты, использует стандартизованных набор следующих обозначений:
 |
– обозначает административное место, например финансовый отдел, бухгалтерия, ПДО и т.д. |
 |
– обозначает документ, номер в скобках, порядок возникновения документа в данной последовательность, например, банковская выписка (1) означает, что этот документ появляется первым в данной процедурной карте |
 |
Любой документ возникает в каком то административном месте и передается в какое то место, стрелка обозначает адресацию передачи документа, т.е. откуда и куда. Например, банковская выписка (1) передается из банк в финансовый отдел, в данной карте сама процедура передачи не описана |
 |
Действия, которые выполняются в связи с документом в данном административном месте обозначаются прямоугольником с углом, например, действия по регистрации данных и действия с самим документом |
 |
Связь между административным местом и списком действий обозначена линией, округлая часть которой указывает на место, где указанные действия должны осуществляться |
 |
Если документ проходит через административное место без каких либо изменений, т.е. на нем не ставится отметка о регистрации, номер, дата и т.д., то его прохождение обозначается пунктиром. Например, выписка с отметками отдела регистрации передается в бухгалтерию через финансовый отдел без изменений |
2. Система документооборота
На основании выверенной процедурной карты составляется система документооборота для данного вида работы. Система документооборота может быть представлена в виде таблицы:
Система документооборота процедуры учета финансовых действий.
№ док. |
Название документа |
Место возникн. |
Место передачи |
Место архивац. |
Документ- основание |
Документ условие |
Траектория документа |
Банковская выписка |
Фин. отдел |
||||||
Фин. отдел |
Отдел регистрации |
Банковская выписка |
ФО, Отдел регистрации |
||||
Отдел регистрац. |
Фин. отдел |
Банковская выписка с отметкой о передаче на регистрацию |
Отдел регистрации, ФО, бухгалтерия |
||||
Копия банковской выписки с отметкой о регистрации данных |
Фин. отдел |
Фин. отдел |
Фин. отдел |
Банковская выписка с отметкой о регистрации данных |
ФО, ФО (архив) |
Для каждого механизма управления должна быть составлена таблицы систем документооборота каждой процедуры. Совокупность систем документооборота образует целевые системы документооборота – финансовые, управленческие, административные и т.д.
Согласно наиболее распространенному определению, регламент представляет собой специальный нормативно-правовой акт внутреннего применения, который регламентирует порядок деятельности определенного государственного органа, описывает его внутреннюю организацию. Так, в РФ существуют регламенты для Государственной Думы, Совета Федерации, высших судебных органов, Генеральной прокуратуры, Центральной избирательной комиссии и ряда других органов.
Так, регламент работы Государственной Думы определяет порядок и периодичность ее деятельности, формы работы, наличие комиссий и комитетов, особенности их создания и упразднения и многие другие вопросы. Для граждан, прямо не связанных с данными органами, регламенты имеют второстепенное значение, однако их положениями можно руководствоваться при оспаривании отдельных действий, решений, актов соответствующих структур.
Регламент как порядок деятельности
Другое определение регламента сводится к обозначению порядка проведения определенных коллективных мероприятий: собраний, заседаний, съездов, конференций. Подобные регламенты принимаются внутри государственных органов и организаций, могут действовать временно или применяться на постоянной основе.
Так, одноразовые мероприятия часто проводятся на основании предварительно утвержденного регламента, который устанавливает особенности поведения и взаимодействия их участников. Ежегодно проводящие съезды политических партий обычно утверждают постоянно действующий регламент, положения которого применяются лишь при наступлении соответствующих событий.
Регламент как свод правил
Изредка термином «регламент» обозначают также свод каких-либо правил, применяемых в определенной узкой сфере жизнедеятельности. В данном значении регламент не является нормативно-правовым актом, однако также используется для регулирования поведения граждан при проведении определенных мероприятий.
Так, часто принимаются регламенты проведения спортивных соревнований, которые распространяют свое действие только на участников данных мероприятий, имеют ограниченное время действия. Другим редким обозначением регламента является название нормативно-правового акта неограниченного распространения, который выражает властные полномочия органов управления государством, однако в России таких актов не выпускается.
Источники:
- О Регламенте Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
Совет 2: Что в себя включает технический пожарный регламент
Основные положения технического регулирования в области пожарной безопасности и общие принципы ее обеспечения регламентируются федеральным законом от 22 июля 2008 года № 123-ФЗ. Именно в соответствии с ним осуществляется защита жизни и имущества граждан, юридических лиц, а также государственного и муниципального имущества от пожаров.
Инструкция
Технический пожарный регламент описывает общие принципы обеспечения пожарной безопасности, устанавливает систему классификации и терминологию. Кроме того, в нем прописаны и конкретные нормы при проектировании, строительстве и эксплуатации поселений, городских округов, зданий, сооружений, строений, а также требования к производственным объектам, технике и продукции общего назначения.
В документе разъяснены такие понятия, как аварийный выход, безопасная зона, взрыв, взрывоопасная смесь, взрывопожароопасность объекта защиты, горючая среда, допустимый риск, источник зажигания, класс конструктивной пожарной опасности, необходимое время эвакуации, объект защиты и т.д. и т.п. – всего 50 терминов. Точная терминология позволяет исключить любую двусмысленность при трактовке строк документа.
Статьями регламента устанавливаются правовые основы технического регулирования в области пожарной безопасности, правила ее обеспечения для различных строений. Даны классификации возгораний и пожарной опасности веществ и материалов, технологических сред, пожароопасных и взрывоопасных зон и т.д.
Ответить на вопрос о том, что такое регламент, одним предложением никак нельзя. Данное понятие очень обширно, оно употребляется в сферах самой разной направленности. Если же в общих чертах, то этим словом называют нормативно-правовой документ, в рамках которого определяется деятельность того или иного объекта, его положение, значение, а также соответствие определенному стандарту. В статье мы дадим определение понятию и рассмотрим в отдельности каждый случай.
Что такое регламент в политике и бизнесе?
Привязывая данное понятие к описанию бизнес-процессов, можно трактовать его следующим образом. Регламент - это документ, описывающий и перечисляющий поэтапно шаги, которые должны предпринять участники (или одно лицо) для выполнения конкретного бизнес-плана. Как правило, в данном документе определяются требуемые сроки реализации каждого этапа. Также в нем обозначаются требования и прописываются необходимые стандарты. Говоря простыми словами, этот документ является своего рода инструкцией по выполнению работы с четким описанием круга обязанностей.
В политическом контексте регламент означает свод правил (постоянного или временного характера), которые регулируют формы деятельности и внутреннюю организацию однопалатного парламента или палаты, а также депутатов. Правила обозначаются палатами согласно принципам и предписаниям, которые содержатся в конституции и законодательстве. Поэтому регламент может быть отменен органами Это понятие также означает свод правил, который определяет порядок деятельности государственных органов, организаций и учреждений.
Что такое регламент в документообороте?
В данном контексте это слово означает порядок, согласно которому ведутся заседания, собрания, съезды и сессии организаций или органов власти. Например, Регламент Верховной Рады Украины, Регламент заседания палат ВС СССР и так далее. Для стандартизации процедуры в некоторых странах существуют специальные сборники, которые содержат перечень возможных ситуаций и правила их разрешения.
Помимо вышеперечисленного, этим термином называют некоторые конференций и конгрессов - например, Брюссельский регламент.
Другие виды
Теперь рассмотрим, что такое технологический регламент. Данное понятие определяют нормативно-правовым актом (или другим подобным документом), который устанавливает перечень требований к объектам технологического регулирования, обязательных для применения и исполнения. Под объектами подразумевают продукцию, здания и сооружения, процессы производства, хранения, транспортировки, эксплуатации, реализации, утилизации.
История технического регламента в России
Данный должен был сменить прежнюю систему стандартизации и урегулировать вопросы безопасности. Система ГОСТов устарела и не соответствовала современным условиям, к тому же она была очень запутанной. В итоге обязательное сертифицирование всей продукции стало формальностью. Государственные органы, занимающиеся этой процедурой, получили возможность найти какие-либо несоответствия. И, как правило, продукция проходила сертификацию за взятку.
Понятие "технический регламент" было введено в России в 1996 году. Согласно этому изменению, оно определялось как установленные характеристики услуги или продукции, связанные с ними процессы и методы производства. А в 2003 году вступил в силу новый закон, который заменил десятки тысяч устаревших ГОСТов на ряд регламентов, обобщающих и упрощающих решение ряда вопросов. Этот документ включает также требования к символам, терминологии, упаковке, маркировке или же полностью посвящается этим вопросам.
Общий ответ на вопрос о том, что такое регламент (работы, генеральный и др.), звучит следующим образом: это документ, который принят соответствующими органами власти и содержит обязательные правовые нормы.
Специфические черты
Ответ на вопрос о том, что такое в различных источниках отличается, это связано со спецификой организации, где утверждается данный документ. Ниже мы приведем общее определение понятия. Должностным регламентом называют нормативный документ, определяющий для служащего следующие моменты:
Требования по квалификации знаний и навыков, соответствующих уровню и характеру занимаемой должности, также он включает описание требуемого образования и опыта работы;
Должностные права и обязанности, уровень ответственности за ненадлежащее исполнение (неисполнение) возложенных задач;
Список вопросов, которые работник имеет право решать самостоятельно;
Перечень вопросов, которые служащий обязан выполнять;
Процедуры и сроки рассмотрения проектов, порядок утверждения и реализации поставленных задач;
Порядок служебных взаимодействий;
Показатель результативности и эффективности профессиональной деятельности определенного служащего.
Данный вид регламента помогает выполнить правильный подбор, расстановку и закрепление кадров, обеспечить повышение их квалификации. Также он содействует совершенствованию технологического и функционального разделения труда между подчиненными и руководителем. Используется для оценки результатов деятельности служащего.
Генеральный регламент
Теперь рассмотрим, что такое Это своего рода устав госслужбы для гражданских лиц. Впервые он был издан в 1720 году. Данный документ ввел систему делопроизводства в учреждениях нового типа - коллегиях. Согласно генеральному регламенту определялся порядок обсуждения вопросов в коллегиях, организация документооборота, взаимоотношения с местными органами власти и Сенатом. Данный документ утратил свое значение после издания в 1833 году свода законов Российской Империи.
В этой статье мы ответили на вопрос о том, что такое регламент, и рассмотрели каждый вид данного нормативно-правового документа.
На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного - вполне вероятно.
В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ - контроля исполнения задач по документам.
РЕГЛАМЕНТ КАК ДОКУМЕНТ
Наш словарик
Регламент в коммерческой организации - это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения.
Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 . На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.
Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.
Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.
Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».
Какие процессы подлежат регламентации?
Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно. Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно:
- регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников;
- любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;
- подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним;
- внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления - целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов.
Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.
СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ РЕГЛАМЕНТА
Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:
- Общие положения.
- Термины, определения, сокращения.
- Описание процесса.
- Ответственность.
- Контроль.
|
Раздел |
|
|
Общие положения |
|
|
Термины, определения, сокращения |
Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента. Термины приводятся в алфавитном порядке. Каждый из них пишется с новой строки в единственном числе, а его определение указывается через тире без слова «это». В качестве источника определений желательно использовать законодательные акты, государственные стандарты и другие нормативные документы |
|
Описание процесса |
Пошаговое описание процесса. Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых соответствует очередному этапу процесса. В разделе указываются работники, задействованные в выполнении, описываются действие и результат |
|
Ответственность |
Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (дисциплинарная, административная, уголовная). Последняя касается обычно сложных производственных процессов, связанных с риском для здоровья и жизни работников |
|
Контроль |
Указание Ф.И.О. должностного лица, ответственного за контроль исполнения регламента, а также, при необходимости, средства контроля |
ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ РЕГЛАМЕНТА
К числу основных реквизитов документа относят:
- наименование организации;
- дату и номер документа, место его составления;
- гриф утверждения;
- наименование документа;
- текст документа;
- приложение (если есть);
- визы согласования.
Кстати
Требования к оформлению перечисленных реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения данного стандарта.
МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
В качестве приложения к регламенту может выступать модель бизнес-процесса. Ее принято изображать графически (см. схему), но допустимо также составить таблицу и даже описать процесс вербально. Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью специального программного обеспечения.
То, что на первый взгляд кажется хитросплетением линий и геометрических фигур, на самом деле представляет собой строгий порядок действий при выполнении того или иного процесса, в нашем случае - процесса делопроизводства. Схема бизнес-процесса гораздо удобнее для восприятия, чем текст того же регламента. На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом.
На графической модели бизнес-процесса «Согласование проекта документа» представлены такие ключевые параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, как вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним.
ПОРЯДОК РАБОТЫ НАД РЕГЛАМЕНТОМ
Работа над регламентом ничем не отличается от работы над любым другим организационно-распорядительным документом: сначала составляют проект документа, который согласовывают с заинтересованными должностными лицами, затем его утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицом. Наконец, участники процесса знакомятся с регламентом под роспись и получают на руки его копии.
Утверждение регламента может производиться несколькими способами:
- напрямую (руководитель собственноручно расписывается на документе);
- косвенно (путем издания приказа) (см. Пример 1). В данном случае в гриф утверждения будут внесены регистрационные данные приказа.
Пример 1
Приказ об утверждении и введении в действие
регламентов бизнес-процессов
(ООО «Перспектива»)
ПРИКАЗ
23.07.2014 № 456-Пр
г. Москва
Об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов
В целях совершенствования процедур делопроизводства ООО «Перспектива»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить и ввести в действие с 01.08.2014 регламенты следующих бизнес-процессов:
1.1. Регистрация и учет документов.
1.2. Контроль исполнения документов.
1.3. Хранение и поиск документов.
2. Назначить ответственным за выполнение требований, указанных в п. 1 данного приказа, административного директора Легостаева А.В.
3. Начальнику канцелярии Паршиной В.К. обеспечить ознакомление работников ООО «Перспектива» с настоящим приказом под роспись и передать копии утвержденных регламентов в структурные подразделения ООО «Перспектива» до 30.07.2014.
4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Максимов Д.А. Максимов
С приказом ознакомлены:
Легостаев А.В. Легостаев 24.07.2014
Паршина В.К. Паршина 24.07.2014
П.А. Карпенко
23-78
Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» приведен в Примере 2.
Пример 2
Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»
Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(ООО «Перспектива»)
РЕГЛАМЕНТ №7
бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»
1. Общие положения
1.1. Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» (далее - Регламент) определяет порядок контроля исполнения заданий по документам в ООО «Перспектива» (далее - Организация).
1.2. Требования и правила Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации.
1.3. Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом генерального директора Организации.
1.4. Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации.
2. Термины, определения, сокращения
2.1. В Регламенте используются следующие термины и определения:
Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Задание - поручение руководителя.
Задача - см. задание.
Исполнитель - работник Организации, которому поручено исполнение задачи.
Контроль - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.
Ответственный исполнитель - работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым.
Резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
Руководитель - должностное лицо, выносящее резолюцию.
Срок исполнения - календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:
С конкретной даты исполнения - в указанный срок, если документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока;
Без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок - в течение 30 дней;
Без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» - в течение трех дней;
Без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» - в течение 10 дней.
3. Описание процесса
3.1. Постановка документа на контроль.
3.1.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
3.1.2. Основанием для постановки документа на контроль является резолюция генерального директора Организации или его заместителя.
В резолюции указываются:
Исполнитель документа;
Срок исполнения задачи;
При необходимости - содержание задачи.
3.1.3. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора (далее - Секретари) готовят скан-копию документа с резолюцией. Отсканированный документ помещается в папку «На контроле».
3.1.4. Файл копии документа вкладывается в электронное сообщение, направляемое исполнителю.
3.1.5. В параметрах электронного сообщения устанавливается срок исполнения задачи и включается опция уведомления автора задачи о ее получении.
3.1.6. После получения электронного сообщения с задачей исполнитель направляет автору задачи уведомление о ее получении.
3.1.7. В случае если исполнитель получает задание, содержание которого находится за пределами его компетенции, он обязан уведомить об этом автора задачи в течение одного рабочего дня с момента получения задания. Автор задачи, получив подобное уведомление, представляет руководителю документ для повторной резолюции.
3.2. Выполнение задания.
3.2.1. Исполнитель выполняет поставленную перед ним задачу в установленный в резолюции срок.
3.2.2. Если последний день исполнения задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день.
3.2.3. Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.
3.2.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа.
3.3. Отчет о выполнении задания.
3.3.1. Выполнив задание, исполнитель формирует отчет о выполнении, который направляется автору задачи в виде электронного сообщения. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное описание действий и принятых мер. В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи.
3.3.2. Получив отчет о выполнении задачи, автор задачи ставит статус «Выполнено» в электронной карточке документа. Документ изымается из папки «На контроле» и помещается в дело.
3.3.3. В случае если автор задачи не получил отчет о выполнении задачи в срок, указанный в резолюции, он направляет исполнителю электронное сообщение-запрос с требованием указать причину невыполнения задачи. О невыполнении задания автор задачи докладывает руководителю с приложением объяснений исполнителя. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.
3.3.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа.
3.4. Формирование отчета о выполнении задач.
3.4.1. Секретари ежемесячно формируют отчет о выполнении задач по документам, который представляют руководителю.
В отчете указывается:
Общее количество поставленных задач за отчетный период;
Количество выполненных задач;
Количество задач с продленным сроком исполнения;
Количество задач, не выполненных в срок.
При наличии задач, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач.
4. Ответственность
Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.
5. Контроль
Контроль исполнения Регламента осуществляет административный директор Организации.
