Делопроизводство с нуля для индивидуальных предпринимателей. Кадровый документооборот предпринимателя
Бытует мнение, что для представителей малого бизнеса учет кадров не имеет такого глобального значения, как для крупных компаний. Тем не менее реальность такова, что кадровый учет у индивидуального предпринимателя занимает важное место и для этого есть ряд причин.
Для чего нужна работа с кадрами
Прежде всего актуальность документации, связанной с кадрами, необходима для правильного учета заработной платы нанятых сотрудников. Ведь именно эти данные используются для определения суммы взносов в Пенсионный фонд РФ. В противном случае за несвоевременные или неверные отчисления в ПФ предприниматель может получить штраф, что не есть хорошо.
Стоит отметить, что если у бизнесмена не находится в найме хотя бы один сотрудник, то причин думать о кадровом учете также нет.
Но для всех, кто принял решение иметь пусть скромный, но штат работников, актуальной будет информация о том, как правильно оформляются различные специалисты и каким образом осуществляется непосредственно сам кадровый учет у индивидуального предпринимателя.
Принимая кого-либо на работу ИП обязан заключить с кандидатом на конкретную должность трудовой договор. В этом договоре указываются обязанности и права как нанимателя, так и сотрудника.
Как только в стол отправился первый трудовой договор можно считать, что предприниматель начал работу с кадрами.
И стоит помнить о том, что в определенный момент представителю малого бизнеса придется принимать трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, будет требовать необходимые документы на сотрудников. И предприниматель обязан эту документацию предоставить, иначе - административный штраф.
Особенности учета
Сама суть взаимодействия с кадрами сводится к постоянному учету и оформлению конкретных документов:
Трудовой договор;
Трудовая книжка;
Все приказы, изданные в процессе работы;
Трудовые карточки;
Заявления;
Командировочные удостоверения.
Важно помнить о том, что во всех своих действиях ИП должен опираться на существующее законодательство. Например, трудовой кодекс изначально обязывает предпринимателя документировать отношения, устанавливаемые с наемными работниками (договор и т. п.). Также именно ТК обязует представителей малого бизнеса издавать приказы и вести трудовые книжки.
Специфика кадровой документации
Для того чтобы кадровый учет у индивидуального предпринимателя проходил максимального точно, необходимо грамотно подходить к оформлению необходимых документов.
Вся документация, имеющая отношение к работе с штатом наемных сотрудников, делится на три основных вида: организационная, нормативная и учетная.
К организационным относятся те документы, которые помогают организовать работу с кадрами. Как правило, это учетные журналы, предназначенные для регистрации трудовых договоров, приказов и командировок.
Табель для учета рабочего времени;
Штатное расписание;
График, согласно которому сотрудники уходят в отпуск;
Книга для учета трудовых книжек.
Нормативная документация включает в себя различные инструкции, коллективные договора и правила распорядка труда. В эту группу попадают документы, актуальные для специфических видов деятельности ИП, например, положение об оплате труда.
Не стоит забывать и о должностных инструкциях, наличие которых может существенно помочь решению спорной ситуации в суде.
К документам, необходимым для учета, относятся трудовые книжки, карточки работников, изданные приказы, объяснительные записки, заявления и командировочные удостоверения.
При наличии нескольких рабочих смен, должен быть составлен и утвержден график работы. Также актуальны соглашения с теми сотрудниками, деятельность которых подразумевает ответственность за имущество ИП, например, работа на складе.
Кадровый учет у индивидуального предпринимателя подразумевает и грамотное ведение трудовых книжек. Речь идет об изданном приказе о приеме на работу и оформлении самой книжки в полном соответствии с установленными нормативными актами. По законодательству РФ ответственность за ведение трудовой книжки, ее хранение, организацию и учет полностью лежит на предпринимателе.
Ведение грамотного кадрового учета обязательно для каждого работодателя. Это актуально не только для организаций, но и для индивидуальных предпринимателей. Все ИП, которые нанимают работников для осуществления коммерческой деятельности, приносящей прибыль, независимо от того, находятся ли они на УСН или на общей системе налогообложения, должны вести учет кадров.
Когда ведение кадрового учета обязательно
Следует понимать, что это обязательно для ИП только в том случае, если у него есть хотя бы один нанятый работник. Принятие сотрудников в штат должно оформляться подписанием обеими сторонами трудового договора. Сразу после приема на работу первого работника ведение кадрового учета для ИП становится обязательным и должно осуществляться в соответствии с действующим законодательством РФ.
Почему кадровый учет необходим для ИП
Организации учреждают специальные отделы или вводят ответственные должности для грамотного ведения кадрового учета, составления и ведения документации. ИП чаще всего не придают этому особого значения. Даже если учет кадров и ведется, в большинстве случаев это делается с существенными нарушениями правил, норм и действующего законодательства. А ведь грамотный кадровый учет для ИП имеет огромное значение. Независимо от количества нанятых сотрудников, применения УСН или ОСН, согласно действующему законодательству необходимо ведение учета заработной платы и перечисление взносов в Пенсионный фонд РФ за каждого нанятого сотрудника.
Чем грозит отсутствие кадрового учета
Инспектора из органов трудовой инспекции в ходе проверки могут потребовать документацию, касающуюся кадров. И ИП должен ее представить. Если проверяющие из ГИТ обнаружат нарушения кадрового учета и делопроизводства, предпринимателю грозит административный штраф. Подобные ошибки могут обернуться для него привлечением к ответственности вплоть до уголовной, штрафными санкциями.
Права и обязанности ИП
В соответствии с действующим законодательством ИП (на УСН или ОСН) должен:
- вести кадровый учет;
- оформлять работников, хранить документы, вести трудовые книжки. Вносить в них записи о приеме, увольнении, переводе работника;
- обеспечивать свой персонал свидетельствами пенсионного страхования;
- принимать все локальные нормативные документы, необходимые и требуемые законодательством.
Индивидуальный предприниматель имеет право:
- заключать трудовые договоры на определенный или неопределенный срок;
- издавать приказы, на основании положений подписанных договоров;
- заключать коллективный договор со своими работниками;
- проводить обучение по охране труда для своих сотрудников, а также контролировать полученные знания.
Заказать расчет
Кадровая документация ИП
Все трудовые отношения предпринимателя с наемными сотрудниками должны быть задокументированы.
Кадровая документация делится на три типа:
- внутренние нормативные документы: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, инструкции по защите персональной информации, охране труда, положение об оплате труда, должностные инструкции и т. д. Кстати, именно составление последних помогает исключить возникновение спорных ситуаций и их разбирательство в суде;
- документы организационного характера: книги и журналы, в которых ведется учет и регистрация трудовых договоров, трудовых книжек, командировок работников, приказов, штатное расписание, график ежегодных отпусков, табель учета рабочего времени;
- документы, необходимые для учета кадров: трудовые договоры и книжки, приказы по личному составу, личные карточки наемных работников, командировочные удостоверения, различные заявления, объяснительные записки и т. д. При необходимости также можно оформить положение о коммерческой тайне, соглашение о материальной ответственности и т. д. При сменном графике работы должен присутствовать график сменности.
Особенности работы ИП с трудовыми книжками
Согласно действующему законодательству при приеме на работу нового сотрудника каждый работодатель должен издать соответствующий приказ и сделать об этом запись в трудовую книжку. ИП не является исключением. По сути, трудовая книжка в нашей стране – это документальное подтверждение того, что человек работал в определенный период времени.
На предпринимателя возлагается ответственность за ведение, учет и хранение трудовых книжек. Правильность заполнения этих документов регламентирует несколько нормативных актов. Они одинаковы для всех работодателей.
Принимаемый на работу должен иметь на руках трудовую книжку. Если же он устраивается впервые, то в соответствии с установленными нормами ИП должен оформить ему новую трудовую книжку и сделать в ней первую запись о приеме на работу. Новый документ может быть выдан работнику только на основании заявления, в котором указана причина его отсутствия.
Ведение кадрового учета ИП силами аутсорса
Чтобы ведение учета выполнялось правильно и соответствовало законам, нужно постоянно следить за изменениями в них, отлично разбираться в тонкостях трудового законодательства и права. Этими навыками обладают далеко не все сотрудники индивидуальных предпринимателей. Именно поэтому все чаще ИП передают функции ведения кадрового учета на аутсорсинг. Это выгодно, потому что:
- существенно сокращаются расходы на ведение кадров, так как отпадает необходимость в штатном сотруднике для решения этих вопросов;
- предприниматель получает грамотно организованный учет персонала. Он ведется компетентными специалистами, а не наемным персоналом, который может не знать трудового законодательства и нормативных актов;
- передача дел специалистам данной области помогает избежать штрафных санкций, которые могут возникнуть при неправильном ведении учета.
Наше предложение
Для корректного ведения кадровой документации и учета можно обратиться к профессионалам – специалистам ООО «БухПроКонсалтинг». Мы присутствуем на рынке консалтинга более 15 лет и оказываем услуги компаниям и индивидуальным предпринимателям Москвы и Московской области. Это стало возможным благодаря тому, что у нас работают высококвалифицированные специалисты в сфере кадрового делопроизводства, бухгалтерского и налогового учета, трудового законодательства и права. В результате нашей компетентной работы учет кадров каждого клиента приводится в соответствие действующему законодательству. Если учет ранее не велся, мы можем помочь выполнить восстановление. Мы ориентированы на индивидуальный подход к каждому клиенту и стремимся поддержать лояльную ценовую политику.
Для заказа кадрового учета в ООО «БухПроКонсалтинг» воспользуйтесь онлайн-сервисом на сайте или сделайте звонок по телефону, предложенному на странице.
Бытует мнение, что отмена кадрового учёта для маленьких компаний и ИП позволяет совершенно не думать о нём. Однако это далеко не всегда верно. Некоторые предприниматели обязаны составлять целый ряд документов. В связи с этим важно тщательно разобраться в этом вопросе.
Если индивидуальный предприниматель принимает персонал, у него возникает обязанность ведения кадрового учёта. В тех случаях, когда вся деятельность осуществляется единолично ИП, никаких дополнительных документов оформлять не придётся.
Когда работников принимают в штат, следует в обязательном порядке оформить соответствующие документы. В 2019 году это необязательно должны быть правильно . Их можно заменить трудовым договором.
Как только трудовой договор подписан, у маленьких компаний, а также ИП возникает необходимость вести учёт. При этом важно следовать действующему законодательству. Несоблюдение его положений, а также отсутствие необходимых кадровых документов, грозит работодателю привлечением к ответственности, в том числе уголовной. В связи с этим трудовая инспекция вправе провести соответствующую проверку и запросить документы, которые должны обязательно вестись.
В процессе ведения кадрового учёта у предпринимателя возникают права и обязанности. Каждому предпринимателю важно знать, какие из них основные. Это поможет избежать целого ряда проблем, а также облегчить ведение учёта.
Среди прав можно выделить следующие:
- предприниматель может заключать как срочные трудовые договора, так и на неопределённый период;
- издавать приказы, которые основываются на подписанных соглашениях;
- заключать коллективные трудовые договора;
- обучать сотрудников основам охраны труда, после чего контролировать знания по этой теме.
Несмотря на то, что сегодня действует закон об упрощении кадровых документов, формулировки в нём достаточно размыты. Не стоит рассчитывать на полную отмену учёта, поэтому важно точно понимать обязанности предпринимателя в этой сфере:
Знать свои права и обязанности небольшим организациям и ИП мало. Гораздо важнее чётко соблюдать все условия.
Обязательная документация по кадрам
Ведение учёта всегда предполагает оформление первичной документации. Без этого невозможно грамотно вести отношения между предпринимателем и его сотрудниками. Поэтому важно знать, какие кадровые документы должны быть у ИП в обязательном порядке. Не стоит относиться к этому требованию несерьёзно, ведь могут наступить неприятные последствия.
Для правильного ведения кадрового учета ИП придётся использовать три группы документов:
- Внутренние нормативные акты – это распорядок труда, инструкции, положения о премировании, графике работы, заработной плате и другие. Они помогают при необходимости доказать работодателю правоту в суде.
- Организационные. К таким относятся всевозможные журналы кадрового учёта. В них регистрируются различные документы – приказы, договора, командировочные удостоверения, трудовые книжки и другие. Также к этой группе относятся табель, график отпусков, .
- Учётные документы – трудовые договора и книжки, карточки работников, кадровые приказы, заявления, объяснительные записки и другие.
С одной стороны бухучёт ИП ведется в упрощённом виде. С другой стороны – кадровые документы для микробизнеса полностью не отменили. Может потребоваться формировать и другие соглашения.
Если предприниматель принимает на работу нового сотрудника, он как работодатель обязан заполнить соответствующие документы: приказ о приёме на работу, а также заполнить трудовую книжку. Их оформление осуществляется на основании российского законодательства.
Когда наёмные работники принимаются на должность к ИП, может сложиться две ситуации:
- Когда будущий сотрудник имеет на руках трудовую книжку, предприниматель должен заполнить её соответствующим образом.
- Если же сотрудник принят на работу впервые, предпринимателю придётся завести ему такой документ. Только после этого можно внести запись о приёме.
Важно правильно отражать соответствующие сведения в трудовой книжке: увольнение, приём на работу, перевод на другую должность должны обязательно указываться в ней.
Введение упрощенного кадрового учёта позволило ИП пользоваться типовой формой трудового договора как альтернативой традиционному документу. Получается, что в этом случае вести трудовые книжки не обязательно, от их оформления можно отказаться. Однако такая подмена нередко приводит к проблемам в случае подачи в суд.
Важно чётко определиться, какие именно документы использовать в учёте. После этого следует придерживаться выбранной стратегии.
Выше было рассказано о том, что существуют обязательные кадровые документы для ИП. Однако далеко не все прилагают максимум усилий для правильного ведения кадрового учёта.
В конечном итоге работодатель может столкнуться с тем, что придётся нести ответственность. Для ИП в 2019 году предусмотрены три группы наказаний: административные, уголовные, материальные.
Индивидуальным предпринимателям важно изучить все виды.
Административная ответственность предусмотрена в нескольких ситуациях:
- При необоснованном отказе от заключения коллективного соглашения штраф составит от трёх до пяти тысяч рублей.
- Неправильные сбор, хранение, а также применение сведений о работнике грозит штрафом. Заплатить придётся от 500 до 1 000 рублей.
- трудовых отношений соответствующей формы договором, а также уклонение от его заключения влечет наложение штрафа размером от 5 до 20 тысяч рублей. Повторное привлечение за такое нарушение приведет к увеличению денежного наказания. Придётся заплатить 30-40 тысяч рублей.
- Незаконное использование труда иностранцев, отказ от уведомления миграционной службы о приёме на работу таких граждан приводит к наложению штрафа. Его размер зависит от квалификации иностранного гражданина и места деятельности.
Уголовная ответственность также может наступить в нескольких случаях:
- увольнение беременной, а также женщины, у которой дети младше трёх лет. В этом случае придётся заплатить штраф до двухсот тысяч или отработать 180 часов;
- задержка заработной платы на срок более двух месяцев в корыстных или личных целях грозит наказанием в размере до 500 тысяч рублей.
Материальная ответственность наступает при задержке заработной платы. В этом случае придётся выплатить работнику просрочку, рассчитываемую исходя из ставки рефинансирования – 1/300 за каждый день.
Кадровый учёт ИП на аутсорсе
Нередко для ведения кадрового учёта предприниматели привлекают сторонние организации, предлагающие услуги аутсорсинга.
Причинами для этого служат:
- высокая стоимость найма компетентного кадрового сотрудника;
- отсутствие достаточных знаний по делопроизводству у штатного работника, на которого возложены дополнительные обязанности.
Привлечение ИП аутсорсера приводит к оптимизации расходов в сочетании с профессиональным ведением учёта. Благодаря материальной ответственности сторонних организаций, они гарантируют, что кадровые документы будут вестись исключительно в соответствии с законодательством.
Не стоит пренебрегать помощью аутсорсеров. Важно помнить: несмотря на то, что полный кадровый учёт для микропредприятий и ИП отменили, часть документов остаются обязательными. Грамотное составление их поможет не столкнуться с серьёзной ответственностью.
Современное законодательство содержит положения о том, что предприниматели могут не вести полный кадровый учёт. Однако отказаться полностью от него не получится. Между тем, нарушение правил учёта ведёт к серьезной ответственности. Поэтому важно понимать, какие документы необходимы, правильно и своевременно оформлять их.
Трудовой процесс любой организации включает в себя деятельность сотрудников и руководства: одни выполняют свои должностные обязанности, другие обеспечивают требуемые условия труда и приемлемую заработную плату. Для того чтобы трудовой процесс был структурированным и проходил в рамках, установленных законодательством, применяется кадровый учёт и организуется документооборот. Что же представляют собой эти понятия, можно ли самостоятельно организовать учёт кадров, не пользуясь услугами специализированных компаний, и как сделать это максимально эффективно.
Понятие кадрового учёта и документооборота
Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск - всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.
Для упорядоченной работы компании необходимо вести учёт кадров
Крупные организации, где трудится большое количество человек, формирует для таких задач отдел кадров. Но кадровый учёт не менее важен и для предпринимателя индивидуального. ИП должен вести его в том случае, если нанимает работников. При этом не имеет значения, сколько человек трудится на него, главное, что они есть. ИП должен вести кадровый учёт и документооборот наравне с ООО и предприятиями других форм собственности.
Кадровый учёт - это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем.
Документооборот в сфере кадров - это оформление и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.
В зависимости от того, чем занимается компания, учёт будет иметь свои специфические черты. Но существуют формы, обязательные для всех сфер деятельности. Они регулируются нормативными актами нашей страны.
Документооборот в организации осуществляется в соответствии с нормативной базой
Таблица: законодательные акты о кадровом документообороте
и дата его утверждения
Другие нормативные акты
Помимо упомянутых законов, в сфере кадровой работы используются следующие:
- Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06.
- Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05.
- Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04.
- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
- Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.
Организация кадрового учёта с нуля
ИП и ООО могут воспользоваться услугами аутсорсинговой компании, занимающейся кадровым делопроизводством. В том случае если руководство организации решает самостоятельно вести учёт, сначала назначается ответственное лицо или создаётся отдел кадров.
В организациях существует своя нормативная база, включающая в себя локальные нормативные акты
Кадровый учёт включает в себя:
Деятельность по учёту кадров начинается с целого комплекса мероприятий. Необходимо, не выходя за рамки законодательных норм, составить внутреннюю кадровую документацию предприятия, в частности штатное расписание и график рабочего времени. Сотрудников требуется официально трудоустроить, оформив приказы о приёме на работу и подписав трудовые соглашения. В трудовую книжку каждого вносятся записи (если книжки нет, то она заводится), оформляются личные карточки и другие необходимые документы.
Документооборот осуществляется на всех этапах функционирования организации, он включает в себя локальные нормативные акты, стандартизированные формы первичной учётной документации и производной, журналы и регистрационные книги и пр.
Что представляет собой локальная документация и как утверждается
К ним относятся разнообразные правила, положения, инструкции. Локальная документация применяется не единожды (в отличие, например, от приказов и распоряжений). Сам руководитель определяет, когда следует в неё вносить правки. ЛНА применяются не к конкретному сотруднику, а к коллективу в целом или отдельным его составляющим (например, к должности или подразделению).
Локальные акты - это документация многократного действия
К ЛНА относят:
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
- инструкцию о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ);
- правила охраны труда работников (ст. 212 ТК РФ).
- должностные инструкции;
- положение о структурном подразделении;
- структуру и штатную численность;
- штатное расписание ;
- график сменности, если есть в этом необходимость.
Все работники организации ознакомляются с подобными локальными актами. Вышеперечисленные документы должны быть доступны для контролирующих органов. Если какого-либо из них не окажется в ходе проверки, до сведения руководства доводится необходимость его создания. Если и в дальнейшем требуемая документация будет отсутствовать, то возможно наложение штрафа.
Законодательной базой не предусмотрен исчерпывающий перечень локальных актов. Процедура оформления ЛНА устанавливается внутренним приказом руководства. В процессе создания ЛНА могут быть задействованы разные специалисты. Это зависит от того, какие вопросы затрагиваются данными актами. Например, ответственный за кадры присутствует при создании правил распорядка организации, а руководитель отдела участвует в разработке должностных инструкций. После проработки всех особенностей создаваемого документа следует его согласование с другими существующими в организации подразделениями. Мнения и замечания специалистов подаются в письменном виде.
Законодательная база указывает чёткие требования к тому, как должны оформляться некоторые локальные акты. По отношению к остальным применяются такие же правила, как и к любым документам организационно-распорядительного плана. В связи с этим лучше обратиться к ГОСТу Р6.30–2003 .
Бланк ЛНА содержит следующего рода данные:
- название организации в соответствии с учредительными документами;
- наименование (положение, правила и т. д.);
- номер, дату и место утверждения;
- визу согласования, если документ согласовывается с вышестоящими организациями;
- специальную отметку, если есть приложения;
- визу утверждения руководителем;
- дату, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания.
Несколько слов о штатном расписании
Рассмотрим конкретный пример локального акта, а именно штатное расписание.
Штатное расписание - внутриорганизационный документ, фиксирующий данные о количестве трудоустроенных в организации, а также о занимаемых ими должностях. Он составляется по типовой форме Т-3 .
В этом документе должны фиксироваться подразделения организации (перечисляются по степени важности), должности и количество штатных единиц, размер зарплаты сотрудников. Прошивка, нумерация страниц, скрепление печатью - всё это необходимые требования к штатному расписанию. Утверждается данный вид ЛНА приказом руководителя и хранится в течение 3 лет после окончания действия. Если вносятся изменения в кадровый состав или размер зарплат, они отражаются в штатном расписании.
Штатное расписание заверяется печатью и подписью руководителя
Стоит учесть значение данного документа, т. к. он нередко помогает разобраться в ситуации, когда во время трудовой деятельности возникают разного рода недоразумения между сотрудником и руководством (например, в ходе судебных прений).
Трудовой кодекс нашей страны содержит статью (ст. 22), согласно которой все трудоустроенные должны быть ознакомлены под расписку с положениями локальных актов. Это касается всех документов, которые хоть в какой-то мере регламентируют их трудовую деятельность. В том случае если предполагаются в дальнейшем какие-либо изменения в условиях труда сотрудника, отдел кадров должен уведомить его об этом его заранее. Способы ознакомления работников с ЛНА не предусмотрены. Визы ознакомления на самом документе применяются, как правило, когда существует небольшой и постоянный штат сотрудников. В ином случае к ЛНА можно приложить лист ознакомления, а также оформить специальный журнал.
Все сотрудники должны удостоверить своей подписью ознакомление с локальными актами предприятия, если они касаются непосредственно их работы
Первичная кадровая документация
Формы первичной кадровой документации предприятия утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты». Они обязательны к составлению и хранению во всех организациях. Если их в компании нет, то на неё налагается штраф. Помимо этого, предусмотрена ответственность руководства в случае нарушения правил хранения документации (штраф до пятисот рублей).
Обязательными реквизитами первичного документа являются:
Таблица: первичные кадровые документы
| Наименование документа | Форма | Срок хранения | Примечание |
| Трудовой договор | Типовой бланк | 75 лет | Заключается в письменной форме с каждым работником. Подписывается обеими сторонами. Любое изменение в данном документе согласовывается с работником. |
| Трудовая книжка | При увольнении выдаётся работнику на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся 50 лет. | Должна быть на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней. | |
| Договор о полной материальной ответственности | Типовой бланк | 5 лет | Заключается с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности. |
| Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу | Т-1 - для одного сотрудника Т-1а |
75 лет | Издаётся на основании трудового договора. Объявляется работнику под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. |
| Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу | Т-5 - для одного сотрудника Т-5а - для нескольких сотрудников |
75 лет | Издаётся на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). |
| Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику | Т-6 - для одного сотрудника Т-6а - для нескольких сотрудников |
5 лет | Издаётся на основании графика отпусков или заявления работника. |
| Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) | Т-8 - для одного сотрудника Т-8а - для нескольких сотрудников |
75 лет | |
| Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку | Т-9 | 5 лет | Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) |
| Приказ (распоряжение) о поощрении работника | Т-11 - для одного сотрудника Т-11а - для нескольких сотрудников |
5 лет | Издаётся по инициативе работодателя. Является основанием для внесения соответствующей записи в личную карточку и трудовую книжку работника. |
| Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику | Т-60 | Для расчёта причитающихся сотруднику отпускных выплат. | |
| Записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) | Т-61 | 5 лет при условии проведения проверки | Применяется для учёта и расчёта заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора. |
| Акт о приёме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключённому на время выполнения определённой работы | Т-73 | 5 лет при условии проведения проверки | Служит основанием для окончательного или поэтапного расчёта сумм к выплате. |
| Приказы по основной деятельности работника | 5 лет при условии проведения проверки | Издаются по мере необходимости. Не является нарушением законодательства факт оформления приказа в произвольной форме, если в нём содержится вся необходимая информация. |
Видео: документооборот для ИП и организаций
Вторичная документация
Помимо первичных документов, существуют и производные (вторичные), которые основаны на исходной информации первых. Эти документы выполняют следующие задачи:
Таблица: вторичная кадровая документация предприятия
| Наименование документа | Форма | Срок хранения | Примечание |
| Личная карточка работника | Т-2 | 75 лет | Содержит по возможности полные личные данные работника. |
| График отпусков | Т-7 | 1 год | Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. О времени начала отпуска работник должен быть извещён не позднее чем за две недели до его начала. |
| Табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда | Т-12 | 75 лет | Отражает фактически отработанное каждым работником. время |
| Табель учёта рабочего времени | Т-13 | 5 лет (при вредных условиях труда - 75 лет) | Служит основанием для начисления заработной платы. |
| Расчётно-платёжная ведомость | Т-49 | 5 лет при условии проведения проверки | Для расчёта и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае перечисления денег на банковские карточки составляется только расчётная ведомость. Другие формы - для выплат наличными. |
| Расчётная ведомость | Т-51 | ||
| Платёжная ведомость | Т-53 | ||
| Лицевой счёт | Т-54 Т-54а (СВТ) |
75 лет | Применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течение календарного года. |
| Регистрационные книги и журналы, | от 3 до 75 лет в зависимости от назначения |
Личная карточка работника
В перечень обязательных кадровых документов входит личная карточка унифицированной формы Т-2. Отдельные формы предусмотрены для государственных служащих (Т-2ГС) и научных работников (Т-4). Помимо этого, бывают карточки персонального учёта специалистов, военнообязанных и т. п., имеющие форму традиционных и электронных документов.
В самом верху стандартного бланка личной карточки заносится наименование организации. В расположенной ниже таблице указываются следующие данные:
- дата составления;
- табельный номер работника;
- номер СНИЛС;
- алфавит (первая буква фамилии работника);
- характер работы;
- вид работы;
На каждого работника организации заводится личная карточка
Сама карточка включает в себя 11 разделов. К примеру, первый раздел содержит сведения общего характера:
- трудовой договор (номер, дата);
- ФИО работника;
- место его рождения;
- гражданство;
- знание иностранного языка;
- образование сотрудника;
- профессия;
- стаж работы;
- состоит ли в браке;
- состав семьи;
- данные паспорта;
- адрес места проживания (прописка и фактический адрес).
Личная карточка состоит из 11 разделов
Разработка и утверждение журналов и регистрационных книг
В сфере кадрового делопроизводства для регистрации документов используются специальные журналы (в некоторых случаях книги). Они необходимы для учёта движения всей документации и сохранности информации. В случае возникновения споров между нанимателем и работником они помогают решить многие вопросы (служат задокументированным доказательством того или иного факта).
Существуют следующие журналы (книги):
- регистрации заявлений ;
- регистрации уведомлений;
- регистрации представлений;
- регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу;
- учёта приёма, перемещения (перевода), увольнения работников;
- учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений;
- учёта выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
- учёта работников, выбывающих в служебные командировки;
- учёта входящей и исходящей корреспонденции;
- регистрации несчастных случаев на производстве и т. д.
По мере необходимости в организации могут быть и другие учётные документы.
Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции используются специальные журналы учёта
Журналы и книги могут вестись специалистами как в произвольной форме, так и в унифицированной. «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них», например, соответствует стандарту. Утверждаются такие формы Постановлением Минтруда России, Приказом Минздравсоцразвития и Минэкономразвития России. Чаще всего кадровые журналы оформляются в виде таблицы. В таблицу заносятся данные такого рода:
Все требования к оформлению подчинены цели сохранения информации. Стоит обратить внимание, что журнал нумеруется, прошивается. На задней обложке надписывается, сколько пронумеровано и прошито листов, а также указывается ФИО руководителя. Надпись должна быть заверена печатью организации.
Видео: значение журналов регистрации
Программное обеспечение в кадровом документообороте
Для оптимизации работы кадровой службы в условиях усложнения документооборота используется программное обеспечение. Оно может быть базовым, включающим операционную систему, офисный пакет, средства работы в интернете и с электронной почтой и т. п. Стандартами являются версии программного обеспечения от Microsoft (Microsoft Windows в качестве операционной системы и Microsoft Office как пакет офисных приложений). Помимо этого, существуют специализированные программы, обеспечивающие работу службы кадров. Среди них наибольшей популярностью пользуется платформа 1С. Она позволяет:
- вести учёт нескольких предприятий в одной программе;
- учитывать рабочее время;
- учитывать движение сотрудников и вести статистику;
- вести личные карточки сотрудников;
- вести архив записей об увольнениях;
- организовывать кадровый резерв;
- вести формы штатного расписания и справочника должностей;
- легко выводить на печать любые отчёты.
- минимизирует количество всей существующей документации;
- сокращает затраты на осуществление документооборота;
- контролирует соблюдение законодательных норм;
- помогает улучшить показатель прохождения проверок со стороны ГИТ (Государственной Инспекции Труда);
- минимизирует материальные потери в случае трудовых споров.
- Издать приказ о проведении проверки, а также позаботиться о назначении исполняющих лиц. Не забудьте чётко определить цели аудита и сроки, в течение которых он будет осуществляться.
- После издания приказа определить этапы проведения кадрового аудита. Сначала выясняется, все ли предусмотренные законом документы есть в наличии. Второй этап подразумевает проведение экспертизы, цель которой - выявить соответствие всей документации законодательным нормам.
Для упрощения процесса ведения кадрового документооборота используется программное обеспечение
Часто используется и «СБиС: Электронный документооборот». В программе можно:
Руководство организации само должно решать, какой программой воспользоваться. Для этого следует ознакомиться с наиболее распространёнными и эффективными, чтобы сделать наилучший выбор.
Видео: обзор программы 1С
О кадровом аудите
Кадровый аудит - это оценивание работоспособности кадрового отдела, его части или ответственного лица, а также проверка документов на их соответствие требованиям закона.
На разных этапах функционирования организации может возникнуть необходимость проведения кадрового аудита (например, когда предполагается смена специалиста по кадрам). В общем и в целом аудит выполняет следующие задачи:
В определённых ситуациях возникает необходимость проведения кадрового аудита
Руководитель решает самостоятельно, прибегать или нет к услугам организаций, осуществляющих деятельность в этой сфере. Но многие предпочитают справляться своими силами, т. к. это позволяет сохранить конфиденциальность. Если вы решили провести аудит самостоятельно, вам предстоит:
Нередко организации пользуются не стандартизированными формами документации, а собственными (если это не противоречит законодательству). В таком случае эти формы утверждаются приказом. По итогам аудита составляется отчёт о результатах проверки . В него включают информацию об обнаруженных ошибках, предлагаются меры по их устранению. Также следует охарактеризовать, в каком состоянии находится кадровый учёт, какие риски существуют в данной организации или ИП.
Видео: пошаговый алгоритм кадрового аудита
Организовать кадровое делопроизводство с нуля в ИП и ООО довольно непросто. Сначала необходимо ознакомиться с нормативной базой. Законодательством предусмотрен перечень обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии. Подразумевается, что они будут оформляться и храниться в соответствии с законодательными нормами. Нарушение этих норм ведёт к ответственности (чаще всего в виде штрафных санкций). У руководителя есть выбор: воспользоваться услугами компаний, специализирующихся в этом вопросе, либо организовать делопроизводство и кадровый учёт самостоятельно, надеясь лишь на свои силы и опыт кадровиков.
Похожие записи:
Похожие записи не найдены.
Индивидуальные предприниматели (ИП) рассматриваются трудовым законодательством в качестве работодателей (ст. 20 ТК РФ). И если кадровые документы для ИП без сотрудников не требуются, то документировать трудовые отношения с наемными работниками, то есть вести кадровый учет, уже обязательно.
В этом отношении закон уравнивает предпринимателей-физлиц и юридические лица. А между тем, именно ИП склонны пренебрегать требованиями к оформлению кадровой документации. Результатом становятся штрафы, наложенные инспекторами ГИТ по результатам очередной проверки. А между тем, правила создания, ведения и хранения кадровой документации для ИП достаточно несложно соблюсти. Рассмотрим, что для этого необходимо.
Какие кадровые документы необходимы для ИП?
Чтобы понять, какие кадровые документы для ИП являются необходимыми, следует обратиться к Трудовому кодексу:
- в ст. 8 ТК РФ упоминаются локальные акты;
- ст. 67 ТК РФ устанавливает обязательность трудовых договоров;
- ст. 66 ТК РФ требует ведения трудовых книжек;
- ст. 68 ТК РФ говорит о необходимости приказов и т.д.
Из других законодательных актов, на которые необходимо опираться при создании кадровой документации индивидуального предпринимателя, можно назвать:
- закон «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ от 29.07.2004 г., который позволит определить какая информация имеет подобный статус и ограничить к ней доступ;
- Закон «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 г., изучение которого позволит соблюсти права работников в части защиты конфиденциальной информации;
- Постановление Правительства «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003, где разъясняются все правила их ведения;
- Постановление Госкомстатата РФ № 1 от 05.01.2004 г, в приложении к которому найдутся унифицированные формы основных документов;
- ГОСТ Р 6.30-2003 для правильного составления необходимых документов.
Рассмотрим, какие же документы обязательно должны быть у ИП, выступающего в качестве работодателя.
Кадровые документы ИП
Ведение кадровой документации обязательно для любого предпринимателя, выступающего в качестве работодателя. При этом не имеет значения выбранный им налоговый режим. Кадровые документы для ИП на УСН будут те же, что и платящего налоги на общих основаниях. Их можно разделить на три большие группы:
- локальные нормативные акты;
- документы по учету кадров;
- организационные документы.
К первой группе относятся те документы, которые содержат в пределах компетенции работодателя нормы трудового права, общие для всех работников и самого работодателя (ст. 7 ТК РФ). Правом принимать их ИП наделены с 2006 г. К их числу относят:
- Штатное расписание;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Коллективный договор (если он заключен);
- Положение о защите персональных данных;
- Положение об оплате и премировании;
- Положения об охране труда;
- Положения о подразделениях (ели они имеются);
- Должностные инструкции (необязательный, но, тем не менее, необходимый документ).
Стоит помнить, что принятие многих из этих документов требует обязательного согласования с представителями работников. Нарушение этого правила грозит ИП обращениями в ГИТ и другие инстанции, если работники посчитают свои права нарушенными.
Читайте также:
- Кто имеет право внести записи в трудовые книжки работников о прекращении трудовых договоров в связи со смертью работодателя - индивидуального предпринимателя?
К документам по учету кадров относятся трудовые договоры, заключенные с сотрудниками и различные приказы, фиксирующие движение персонала. Трудовой договор – это всегда письменное соглашение (ст. 67 ТК РФ), служащий основанием для создания других кадровых документов, в частности приказа о приеме работника в штат.
Что касается приказов, то образцы этих кадровых документов для ИП в 2017 г. содержатся в приложении к уже упомянутому Постановлению № 1 Госкомстата РФ. Там содержатся унифицированные формы основных приказов по кадровому составу:
- о приеме на работу (Т-1);
- о переводе (Т-5);
- об отпуске (Т-6);
- о командировке (Т-9);
- о поощрении (Т-11);
- об увольнении (Т-8).
Достаточно заполнить обязательные поля предложенных форм, чтобы получить грамотно составленный приказ, имеющий необходимую юридическую силу. Оригиналы трудовых договоров и кадровых приказов хранятся у ИП не только во время действия трудового договора, но и некоторое время после.
Также необходимыми документами, унифицированные формы которых можно найти в Постановлении № 1 будут:
- личная карточка работника (Т-2);
- график отпусков (Т-7);
- табель учета отработанного времени (Т-13).
Их ведение также строго обязательно. Трудовые книжки довершают перечень документов этой группы. Обязанность по их сохранности и своевременному заполнению возложена на работодателя. Записи в трудовых книжках выполняются согласно действующей инструкции. Основанием для их внесения служат соответствующие приказы.
Организационные документы – это различные журналы, в которых ведется учет и регистрация прочих документов и бланков:
- трудовых договоров;
- приказов по личному составу;
- выдачи трудовых книжек и т.д.
Приобрести их можно в магазинах канцтоваров, но дополнительно следует прошнуровать и пронумеровать. Ведение таких журналов позволяет упорядочить информацию о персонале и облегчить поиск необходимых документов в случае необходимости.
Кадровая документация микропредприятий
В 2016 году были приняты очередные поправки в Трудовой кодекс. Он дополнился небольшой главой 48.1, действие которой начнется с 1 января 2017 г. Согласно ее положениям, выделяются особые субъекты малого бизнеса – микропредприятия, с персоналом до 15 человек. Это могут быть как юрлица, так и ИП. Для таких работодателей упрощается кадровое делопроизводство. Они могут отказаться от части локальных документов, включая их условия непосредственно в трудовые договоры сотрудников. «Усеченный» вариант не включает такие кадровые документы для ИП с сотрудниками, как:
- ПВТР;
- положение об оплате и премировании;
- графики смен;
- другие (без уточнения).
Трудовые договоры при этом должны быть типовыми, разработанными с учетом мнения Трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений и утвержденными Постановлением Правительства. Отдельный типовой договор предназначен для дистанционных и надомных работников. Однако пока такой документ не принят и существует только в виде проекта. Он представлен на Едином портале проектов нормативных актов. До вступления в действие главы 48.1 и принятия типовых форм трудовых договоров, все ИП обязаны вести кадровую документацию в полном объеме.
Ведение трудовых книжек
С 2006 года ведение трудовых книжек сотрудников стало обязательным для индивидуальных предпринимателей. Это позволило устранить нарушение прав работников в части возможности включать в трудовой стаж работу у ИП. Ведь именно трудовая книжка до сих пор единственный официальный документ, служащий подтверждением стажа работы.
Речь идет именно о наемных работниках, чьи отношения с ИП оформлены трудовым договором и труд которых используется именно в предпринимательских целях. Самому предпринимателю заводить себе трудовую книжку не нужно, так как он выступает в качестве работодателя. Не ведутся книжки персонала, нанятого для личного обслуживания предпринимателя или его семьи (няни, помощницы по хозяйству и т.д.), даже если с ними заключен трудовой договор.
Как и другие кадровые документы для ИП в 2017 г., трудовые книжки ведутся в соответствии с трудовым законодательством. В них отражается прием на работу, переводы, поощрения и увольнение сотрудника. При заполнении соответствующих страниц необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда от 10.10.2003 г.
Если работник впервые трудоустраивается, то ИП обязан оформить на него трудовую книжку. Бланки книжек и вкладышей к ним продаются в магазинах канцтоваров. Там же можно найти и журнал учета выдачи этих бланков. Заполненные и чистые книжки, а также учетный журнал должны храниться в сейфе. За их сохранность, равно как за учет и ведение, предприниматель несет ответственность.
Аутсоринг кадрового учета ИП
Большая часть индивидуальных предпринимателей предпочитает передавать ведение кадрового и бухгалтерского учета сторонним организациям. Выбор аутсорсинга именно в этих сферах легко объясним:
Во-первых, ведение такого учета по всем правилам занимает много времени, которое можно потратить с большей для собственного бизнеса пользой.
Во-вторых, затраты на содержание в штате компетентных специалистов-кадровиков и бухгалтеров могут быть нецелесообразны экономически.
В-третьих, поручение таких обязанностей менее компетентному работнику за дополнительную плату может привести к неприятным последствиям в виде штрафа со стороны контролирующих органов.
Договор на кадровое и бухгалтерское обслуживание заключается с организацией, специализирующейся на такого рода услугах. В штате которой достаточно компетентных специалистов. Ведение кадрового учета согласно всем требованиям законодательства гарантируется материальной ответственностью исполнителя при оказании услуг ненадлежащим образом.
Организация и ведение кадрового учета одинаково обязательно и для крупных компаний с тысячами сотрудников, и для микропредприятий, число работников которых менее полутора десятков. Различается только объем необходимой документации, установленной нормами законодательства. Ответственность же за нарушение этих требований предусматривается равная.
