Главная » Ответы консультанта » Сроки хранения бухгалтерских документов ип перечень. Перечень сроков хранения, учет и уничтожение документов, дело, договор

Сроки хранения бухгалтерских документов ип перечень. Перечень сроков хранения, учет и уничтожение документов, дело, договор

Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ . В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.

Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.

Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его можно хранить всего четыре года (пп. 8 п. 1 НК РФ).

Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ ).

Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.

Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается ( Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.

Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».

Сроки хранения электронных документов

Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.

Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.

Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП» .

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»	Срок хранения согласно перечню, утвержденному приказом № 558
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности	В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним	В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ	Не менее 5 лет
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат	Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75
Реестр сведений о доходах физлиц	Не менее 75 лет
Трудовые договоры и личные карточки работников	В течение 75 лет
Табели, журналы учета рабочего времени	Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)
Сведения о доходах физлиц	Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность	Постоянно*
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов	Не менее 5 лет
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.	Не менее 5 лет
Карточки учета основных средств	Не менее 5 лет после ликвидации объекта
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли	Не менее 5 лет
Отчетность в ФСС	Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет
Отчетность в Пенсионный фонд	Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет
Индивидуальные сведения в ПФР на работников	Не менее 75 лет
Отчетность в статистику: - годовая; - полугодовая и квартальная; - единовременная; - месячная	Постоянно. 5 лет или постоянно при отсутствии годовых. Постоянно. Год или постоянно при отсутствии иной отчетности
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах	Не менее 5 лет

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2018 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2032 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.

Итоги

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

Сколько хранить первичные документы, отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Федеральная архивная служба России Правила хранения документов в бухгалтерии.

Возникает вопрос, сколько лет хранить бухгалтерские документы .

По одним документам - 5 лет .

А с другой стороны так называемая "глубина" налоговой проверки - 3 года .

Вместе с тем, в части 1 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет . Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.

Чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359.

к меню

Сроки хранения КАДРОВОЙ документации

Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Началом срока хранения документов

считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558). Например, если документ составлен в 2017 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2018 года. Из этого правила есть два исключения.

Регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 13 раздела II приложения 3, пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.
Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считается с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 № 03-03-06/1/270).

Итак, течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов.

Например, для документов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС, отсчет срока хранения начнется после того, как стоимость основного средства перестанет учитываться в «прибыльных» расходах через механизм амортизации. Т.е. когда ОС будет полностью самортизировано, ликвидировано или продано (Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

к меню

В случае утери документов, налогоплательщик обязан их восстановить за четыре предшествующих года

Если компания утратила первичку в результате затопления, то документы она обязана восстановить. В том числе и за истекшие четыре года, а не только за 2011 год. Об этом напомнили специалисты Минфина России в письме от 11.08.11 № 03-02-07/1-288 .

В котором ссылаются на положения пункта 5 . В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании документы, которые ранее уже были представлены в инспекцию (в ходе камеральной или выездной проверки). Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников, но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Еще одно основание для восстановления документов - срок хранения документов, необходимых для расчета налогов, составляет четыре года. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.

Как восстановить утерянный документ

Формально порядок действий такой:

Издайте приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи налоговой декларации.
Проведите расследование пропажи документа. Получите от сотрудников, ответственных за его сохранность, письменные объяснения - докладные записки.
По результатам расследования составьте акт. В нем укажите причины пропажи документа, мероприятия, которые нужно провести для восстановления.
На основании первичных документов и налоговых регистров восстановите документ.
Подпишите его у сотрудника, который сегодня уполномочен это делать. Даже если в то время, когда первоначально составляли документ, его должен был подписывать другой сотрудник.
Сделайте на декларации надпись "Дубликат". На практике коллеги редко соблюдают такой порядок. По данным учета они заполняют декларацию заново, если она не сохранилась в учетной программе.

Сколько лет надо хранить первичку, которая подтверждает убыток в декларации по налогу на прибыль

В Налоговом кодексе сказано: документы, которые подтверждают убыток, надо хранить в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Это 10 лет максимум. Плюс еще четыре года после того, как убыток будет погашен.

Но что относится к документам по убыткам? Только декларации прошлых лет или вся первичка?

Минфин России настаивает: хранить надо все первичные документы (письмо от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276).

к меню

СРОКИ ХРАНЕНИЯ РАЗНЫХ ДОКУМЕНТОВ (таблица)

Срок, в течение которого нужно хранить документы организации и ИП, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, компании грозят штрафы и доначисления.

к меню

Организация и правила хранения бухгалтерских и иных документов

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают.

Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.

Остальные документы можно хранить в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Примечание : Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.

Примечание : Письма Минфина России от 22 августа 2012 № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.

Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

к меню

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы. Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме (.xls 35Кб) из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами

передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения нужно указать в акте.

к меню

Штрафы и Ответственность за нарушение правил и сроков хранения документов

Если нет бухгалтерских документов, например, потеряли, – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Организации грозит штраф 10 000 руб. по Налогового кодекса РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.

Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

К должностному лицу могут применить такие меры наказания:

штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;
от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.

Такие санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности, Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность.

к меню

По Закону о бухучете бухгалтерские документы должны храниться пять лет после отчетного года ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете . Это касается, в частности, кассовых документов и бухгалтерских регистров. А документы, связанные с организацией и ведением бухучета, например , должны храниться не менее пяти лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности ч. 2 ст. 29 Закона о бухучете .

В дополнение к этому могут устанавливаться и более длительные сроки хранения бухгалтерских документов - Налоговым кодексом РФ, Законом об архивном деле и Перечнем , утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

Например, бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно, то есть в течение всего срока существования организации ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете, ст. 351 Перечня .

Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок. Основные из специальных сроков хранения документов приведены в таблице.

Вид документа	Срок хранения
Документы, используемые для целей налогообложения, в том числе первичные документы и	Четыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчетности пп. 8 п. 1 ст. 23 , пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ . Например, документы по основным средствам надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором ОС будет: - или полностью самортизировано Письмо Минфина от 19.01.2018 N 03-03-06/1/2598 ; - или ; - или . Если ОС продано с убытком, то документы по нему надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором такой убыток был полностью включен в расходы для целей налогообложения
Регистры налогового учета и налоговая отчетность декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т.п.	Пять лет после окончания периода, за который они составлены ст. ст. 382 , , , Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558
Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов расчетно-платежные (Т-49) , расчетные (Т-51) и платежные (Т-53) ведомости, кассовые и банковские документы по выплатам работникам, больничные, платежные поручения на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам и т.п.	Шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
Документы по личному составу, то есть документы, отражающие трудовые отношения трудовые договоры, личные карточки (Т-2) , лицевые счета (Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, и т.п.	Документы, созданные п. 3 ст. 3 , ч. 1 , 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле
Кассовые документы на выдачу зарплаты, в том числе расчетно-платежные Т-49) и платежные (Т-53 ведомости	Пять лет после окончания года, в котором составлен документ ст. 412 , п. 1.4 Перечня . Но при отсутствии лицевых счетов (форма N Т-54) за этот год кассовые документы на выдачу зарплаты, созданные п. 3 ст. 3 , ч. 1 , 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле : - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания; - в 2003 г. и позже, - 50 лет со дня создания
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	Пять лет после окончания года, в котором они составлены ст. 586 , п. 1.4 Перечня . Но при отражении в документах по учету рабочего времени периодов работы во вредных или опасных условиях труда они хранятся п. 3 ст. 3 , ч. 1 , 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле : - если созданы до 2003 г. - 75 лет со дня создания; - если созданы в 2003 г. и позже - 50 лет со дня создания

Пример. Определение срока хранения товарной накладной и счета-фактуры

В 3 квартале 2019 г. получены товарная накладная и счет-фактура поставщика. В этом же квартале товары приняты к учету, а НДС по ним - к вычету. Товары проданы в 4 квартале 2019 г., тогда же их стоимость включена в налоговые расходы.

Так как входной НДС по товарам принят к вычету в 3 квартале 2019 г., а налоговый период по НДС - квартал, четырехлетний срок хранения счета-фактуры отсчитывается с 01.10.2019, то есть с квартала, следующего за кварталом, в котором входной НДС был принят к вычету. Соответственно, счет-фактуру нужно хранить по 30.09.2023 включительно.

Сроки хранения товарной накладной указаны в таблице.

Чем является товарная накладная	Срок хранения
Документом, подтверждающим принятие товаров к учету и правомерность вычета входного НДС	Четыре года после окончания налогового периода (квартала), в котором НДС принят к вычету	01.10.2019	30.09.2023
Документом, подтверждающим стоимость товаров, включенную в налоговые расходы	Четыре года после окончания налогового периода (года), в котором стоимость товаров учтена в налоговых расходах	01.01.2020	31.12.2023
Первичным учетным документом	Пять лет после окончания года, в котором стоимость товаров учтена в расходах	01.01.2020	31.12.2024

Поскольку для товарной накладной установлены разные сроки хранения, выбираем максимальный из них - тот, который оканчивается 31.12.2024.

Пример. Определение срока хранения табеля учета рабочего времени

Организация составляет табели учета рабочего времени помесячно.

Сроки хранения табеля учета рабочего времени за июнь 2019 г. указаны в таблице.

Чем является табель учета рабочего времени	Срок хранения	Дата, с которой исчисляется срок хранения	Последний день срока хранения
Документом, подтверждающим расходы на оплату труда для целей налогообложения прибыли	Четыре года после окончания налогового периода (года), в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах	01.01.2020	31.12.2023
Первичным учетным документом для целей бухгалтерского учета	Пять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах	01.01.2020	31.12.2024
Документом, на основании которого начислены выплаты в пользу работников, облагаемые страховыми взносами	Шесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов	01.01.2020	31.12.2025
Документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения	Пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось рабочее время только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда	01.01.2020	31.12.2024
	50 лет со дня составления табеля, если в нем учитывалось рабочее время работников, занятых на вредных или опасных работах	01.07.2019	30.06.2069

Таким образом, табель следует хранить.

Вся деятельность предприятия, заключающаяся в осуществлении производственных, инвестиционных и финансовых операций, должна сопровождаться соответствующими документами. Это необходимо не только для подтверждения факта проведения операции, но и для дальнейшего контроля, учета, анализа и составления отчетности.

Вся первичная документация, связанная с хозяйственно-финансовой стороной деятельности предприятия, подлежит обязательному хранению в течение определенного срока. Эти документы служат не только для внутреннего учета, но также необходимы для составления отчетности, внутренних и (аудиторских, налоговых), а также могут понадобиться в случае судебных разбирательств и т. п. Контрольно-надзорные органы при проведении проверок используют сведения, представленные в первичных документах бухгалтерского учета.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Скачайте документы по теме:

Все документы бухгалтерского учета хранятся в течение определенных законом сроков. В настоящее время вопрос о бухгалтерских документов – 2017 регулируется двумя нормативными актами:

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень).

Для начала определим, какие именно документы следует относить к бухгалтерским. Для этого обратимся к закону о бухучете № 402-ФЗ. Он устанавливает, что бухгалтерскому учету подлежат:

факты хозяйственной жизни;
активы;
обязательства;
источники финансирования деятельности предприятия;
доходы;
расходы;
и другие объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами.

Следовательно, вся документация, отражающая учет этих объектов, относится к бухгалтерской и имеет свои установленные сроки и порядок хранения.

Как было отмечено выше, вопрос о регулируется ФЗ № 402-ФЗ и Перечнем типовых управленческих архивных документов. Однако при сравнении этих нормативных актов можно увидеть, что они устанавливают разные сроки хранения.

Так, согласно Перечню, устанавливаются для бухгалтерских документов в зависимости от их вида и степени важности. Законом № 402-ФЗ устанавливается пятилетний срок хранения для всей бухгалтерской «первички» без конкретизации сроков по видам документации. В отличие от федерального закона, устанавливающего общих срок хранения бухгалтерских документов не менее 5 лет, Перечень содержит исчерпывающий список типовых документов с указанием срока хранения каждого из них. Каким документом пользоваться бухгалтеру?

В ст. 29 Закона о бухучете сказано, что сроки хранения первичных бухгалтерских документов, бухгалтерской отчетности, аудиторских заключений устанавливаются правилами организации архивного дела - в данном случае, указанным выше Перечнем. Поэтому вопрос о времени хранения того или иного документа следует решать, обращаясь к этому нормативному акту. Поэтому при определении срока хранения накладной, , баланса или бухгалтерской справки нужно руководствоваться Перечнем, но учитывать, что максимальный период хранения такого рода документов не превышает пять лет. При этом отсчет срока хранения начинается только после того, как документы подшиты в дела. То есть, с года, следующего за тем, когда их использовали в последний раз (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Сроки хранения различных бухгалтерских документов

Сроки хранения типичных бухгалтерских документов указаны в разделе 4.1 Перечня. При обращении к нему следует знать, что указанный срок хранения относится как к обычным документам на бумаге, так и электронным, заверенным с помощью ЭЦП. Сроки хранения для каждого из видов и типов документов на предприятии устанавливаются .

Первичные бухгалтерские документы: сроки хранения

Основной объем бухгалтерского делопроизводства составляют документы первичного учета. Поэтому в первую очередь следует знать, каковы сроки хранения первичных бухгалтерских документов.

Итак, Перечень, равно как и ФЗ № 402-ФЗ устанавливает, что хранить документы первичной отчетности, а также все сопутствующие бумаги о фактах хозяйственных операций, по которым были выполнены бухгалтерские записи, следует не менее 5 лет. К таким документам относятся различные банковские документы, , кассовые чеки, книги, акты о приеме-сдаче материалов и имущества, различные накладные, а также переписка.

Рабочий план счетов и формы первичной документации также следует хранить в течение пяти лет.

Отдельно установлен срок хранения документов, подтверждающих взаиморасчет между предприятиями (акты, и т.п.). Он составляет пять лет после проведения взаиморасчета.

Счета-фактуры следует хранить не менее 4 лет.

Обратите внимание: бухгалтерскую документацию хранят в соответствии с теми сроками, которые указаны в Перечне. Эти сроки являются минимальными и уменьшению не подлежат, но в случае необходимости разрешается их увеличивать.

Сроки хранения бухгалтерских документов о расчетах с работниками

Различные расчеты с работниками предприятия – еще одна важная часть работы бухгалтерской службы. Сколько хранить документы, фиксирующие такие выплаты?

Самый большой срок хранения у бухгалтерских документов, отражающих лицевые счета работников – 75 лет. Другая документация по расчетам и выплатам , пособий, периодов нетрудоспособности, а также об хранятся в течение 5 лет.

Отчисления в различные государственные фонды (социального, страхования) также отражаются в бухучете, а значит, документы об этих выплатах подлежат хранению в соответствии с установленными сроками:

Годовые расчетные ведомости по отчислениям в ФСС хранятся постоянно, а квартальные – в течение 5 лет или постоянно при отсутствии годовых.

Отчеты по отчислениям по государственному и негосударственному также хранятся постоянно.

Документы по авансовым расчетам с ПФР хранятся 5 лет при наличии лицевых счетов работников или ведомостей начисления зарплаты, при отсутствии – в течение 75 лет.

Бухгалтерская отчетность: срок хранения

Все организации, вне зависимости от форм собственности, должны составлять обязательную годовую отчетность о результатах хозяйственной деятельности. Для некоторых организаций законодательство устанавливает также обязательную промежуточную отчетность (месячную, квартальную).

Годовые отчеты о финансовом результате хозяйственной деятельности предприятия, движении денежных средств за учетный период являются основным документом в принятии каких-либо экономических решений. Помимо этого, внимание контролирующих органов всегда в первую очередь направлено именно на итоговую отчетность предприятия, составляемую работниками бухгалтерии в соответствии с

Срок хранения бухгалтерской отчетности, в том числе балансы и отчеты о прибылях и убытках, должны храниться в организации постоянно. В течение всего времени существования предприятия также следует хранить документы об утверждении отчетности, годовые отчеты об исполнении смет.

Срок хранения бухгалтерских документов в ООО

Сегодня многие общества с ограниченной ответственностью, относящиеся к , пользуются правом упрощенного ведения бухгалтерского учета. Применение упрощенного порядка учета не влияет на сроки хранения бухгалтерских документов – 2017. Поэтому все ООО, ИП и другие организации, указанные в п.4, ст. 6 ФЗ № 402-ФЗ должны соблюдать установленный срок хранения бухгалтерских документов.

Федеральный закон № 402-ФЗ устанавливает, что документы, применяемые для составления бухгалтерской отчетности должны храниться не менее 5 лет (п.2 ст. 29). Срок исчисляется с года, следующего за годом последнего использования документа.

Налоговый срок хранения бухгалтерских документов

Отдельно следует затронуть вопрос о сроках хранении бухгалтерских документов 2017, необходимых для расчета и уплаты налогов. данных бухгалтерского и налогового учета, иных документов, использующихся для начисления и уплаты налогов, подпунктом 8 пункта 1 ст. 23 Налогового кодекса определен в четыре года.

Правила хранения бухгалтерских документов

Закон обязывает предприятия (руководителя организации) обеспечить безопасные условия (п.3 ст.29 ФЗ № 402-ФЗ). То есть должны быть приняты меры по защите документации от порчи, кражи, изменения. Это относится не только к документам на бумаге, но выполненным с помощью электронных устройств.

Для соблюдения мер по хранению документации на предприятии может быть создан архив – выделено отдельное помещение, защищенное от несанкционированного доступа. Помимо этого бухгалтерскую документацию можно передать на хранение специализированной архивной организации, заключив с ней соответствующий договор.