Электронное хранилище документов. Электронный архив документов: практически вечное сохранение информации

Семантика ,

Анализ и проектирование систем

Иногда очень хочется быстро найти нужный файл. С учетом того, что файлов - сотни тысяч, а ты не знаешь ни его названия, ни содержания, ни типа - ничего. Зато приблизительно знаешь категории. И хочется его быстро вычислить и сразу же отредактировать и записать.
На сегодня удобных кросс-платформенных open-source файлопомоек с прямым доступом к файлам - НЕТ .
Далее речь пойдет не о медиабиблиотеке и не о semaweb - а о простой и удобной системе управления громадной файлопомойкой с прямым доступом к файлам.

1. ТЗ

Британские ученные Практика показала, что даже в небольшой фирме на пару десятков пользователей может скопиться не один десяток (а то и сотни) тысяч файлов - самого разного содержания и формата. И найти в этом бардаке хозяйстве файл бывает настолько трудно, что проще сделать всё заново.
Проблема поиска возникла сильно не сегодня (Чехов свидетель) - но пока не решена.
Нюанс в том, что в данном случае «найти» - это не в терминах поисковиков или Проводника - а в терминах человеческих. Человек на знает слова, которые он ищет - он знает понятия. А с понятиями (семантикой) у поисковых машин и файломанагеров туго. Ибо нормальный пользователь не ищет “\\server\public\Входящие\Договоры\Клиенты\Рога и Копыта\Договор Рога и копыта с Ромашка на поставку.doc” - он ищет “Какой-то договор примерно в прошлом месяце с нашим любимым клиентом примерно на два лимона”. И найдет он его (если повезет) в “\\server\private\секретарша\Исходящие\ООО “Ромашка”\Коммерческие предложения\Копыто\Как они меня уже достали.xls”.
В ситуации “они сами не знают, чего хочут” (Зощенко) надо дать человеку выбор (что и пытаются делать поисковики, но пока что безуспешно). Т.е. я не знаю тип документа - у меня перед глазами возможные типы. Я не помню точное название фирмы - у меня список фирм. И т.д. Поэтому это уже не поиск - а фильтр.
Итак - допустим у меня есть 100500000 файлов (от прона до чертежей AutoCAD) - и я хочу быстро и удобно:

1. «вычислить» (отфильтровать) файл по неким признакам, которых физически в самом файле нет,
2. открыть (не скачать и открыть его копию - а открыть именно его),
3. изменить - и записать (не закачать назад - а именно записать - ^S).

Итого - нам нужна система, которая:

• Работает
• Кросс-платформенное (Windows, Linux, Mac OS)
• Фильтры
• Прямой доступ (открыть и записать)
• Интеграция (интегрированность в окружение рабочего стола - как следствией п.4)
• Многопользовательское
• Internet (доступ из любой точки мира)
• Open source

2. Кто виноват

Что мы имеем на сегодня:

2.1. FS

Речь идет о файлопомойке в виде развесистого дерева папок и файлов на локальной/удаленной файловой системе. Этот вариант имеет одно крупное достоинство и один крупный недостаток:

• - Полное отсутствие фильтров.
• + Встроенный кросс-платформенный прямой доступ к файлам.

Конечно - иерархическое построение можно с натяжкой назвать “фильтром”. Но именно с натяжкой. Ибо если один человек положил файл в “\\server\public\ООО Ромашка\Договора\На поставку” - а другой ищет его в “\\server\public\Юротдел\Исходящие\Ромашка” - то это ни разу не соответствует ассоциативному мышлению человека. На само деле этот файл должен быть “Юротдел” И “Исходящие” И “Ромашка” И “Договор” - причем не в таком порядке, а одновременно. А вот одновременно текущие файломанагеры не обеспечат.

2.2. Web

Тысячи их. Отвечает всем требованиям, кроме двух:

• - Прямой доступ к любым файлам (Гугледокс и MS Live - это хорошо - но что делать людям с AutoCAD и SmetaWizard?)
• - Интеграция (как следствие)

Т.е. частичный доступ

2.3. All-in-one

IBM Domino, MS SharePoint, MS Exchange. Это такое “вещь в себе”, которое пытается своими средствами порешать недостатки существующих технологий.

• + Работает
• + Фильтры
• + Прямой доступ
• + Многопользовательское
• + Internet
• - Не кросс-платформенное
• - Не интегрировано
• - Не open source

2.4. Semantic FS

Nepomuk, WinFS, ReFS etc. При всем уважении я их вживую работающими не видел, поэтому - не рассматривается наряду с другой экзотикой.

3. Что делать

Если кратко - вешаться использовать web-интерфейс для управления файлами и давать ссылку прямого доступа к файлам.
С ссылками всё очень просто - особо не развернешься. Если исходить из кросс-платформенности - то вариантов (из тех, что не требуют специальных приседаний) аж 3: http://, ftp:// и file:// (больше венда нормально не понимает). При этом метаданные файлов можно организовать как угодно - от простых тегов до semaweb-наворотов. А вот с ссылками надо подумать.

3.1. HTTP

Только чтение. В смысле - дать ссылку http:// можно - и даже можно скачать, открыть и изменить. Но залить точно туда же - не получится. Комбинацией ^S по крайней мере. Из любого приложения под любой платформой.

3.2. FTP

Наверное можно каким-то образом скрестить веб-интерфейс со ссылками на файлы в ftp. Но гарантированно обеспечить целостность информации в базе метаданных и в ftp-хранилище довольно сложно - это два совершенно отдельных сервиса. Вмешаться в работу ftp-сервера - очень тяжело, а писать свой ftp-сервер…
Отставить.

3.3. file://

Откровенный костыль. Т.е. можно как-то замапить удаленный ресурс на локальный по какому-то из интернет-протоколов - и даже будет работать. Но выглядит эта конструкция слишком феерично.

3.4. WebDAV

А вот тут всё очень интересно. Как такового - “стандартного” сервера WebDAV нет. Зато все распространенные ОС/DE поддерживают WebDAV (как клиенты) из коробки и множеством способов. При этом можно написать свою собственную WebDAV на стороне сервера (не веб-сервер - а только обработку http request) и вытворять буквально чудеса.
Теоретически, конечно…
Updated: после месяца секаса с Windows XP можно сказать, что WebDAV «искаропки» оно поддерживает чисто номинально .

4. А при чем здесь Django?

При том, что демонстрация этой идеи (Web UI + WebDAV) использует как раз Django (более точно - это небольшой комплект из Apache, mod_dav, Django и программки, сделанной на скорую руку специально для этой статьи). А дабы внимательный читатель внимательно дочитал - ссылка на демо - где-то в тексте:-)
Демонстрируется, в частности, управление файлами через web (поле «comment» для файлов) - и прямой доступ к файлу прямо из веб-страницы.
Хотелось, конечно, получить полное турбо от WebDAV - но внезапно оказалось, что из тысяч реализаций WebDAV-провайдера на python - оба (wsgidav и pywebdav) довольно сложно встроить в своё веб-приложение (если вообще возможно, т.к. это не WebDAV-провайдеры, а именно серверы). Пришлось читать буквы и начинать лепить свой велосипед. Букв довольно много, в одиночку дело идет медленно, поэтому приглашаю желающих к совместной разработке.
Слайды .

5. Комментарии

Linux

Konqueror с webdav:// работает отлично. Правда - только приложения KDE или же адаптированные к нему (libreoffice-kde) - по крайней мере при работе не в KDE. Т.е. интеграция тут только частичная (Пользователи LibreCAD, JuffEd и других не KDE приложений вынуждены сосать лапу.).
Epiphany с dav:// - аналогично (s/KDE/GNOME/). Хотя гном с WebDAV работает похуже, чем кеды.

Mac OS

Не тестировалось

Windows

Т.к. на хабре применение обсценной лексики не приветствуется, то резюме будет краткое - всё очень плохо. Об “особенностях” взгляда Microsoft на WebDAV, HTTP и XML можно написать книгу.
Но при определенном положении звезд кое-что кое-как кое-когда таки работает.
Хотя, возможно, апачевый mod_dav не слишком совместим с Windows ;-)

6. Резюме

Вся эта стройная система костылей и подпорок работает, но не фонтан. В любой ОС (клиента). Т.е. на текущий момент ОС/DE не вполне готовы к полной интеграции веб-приложений с десктопом (так, чтобы прозрачно и всегда).
Но жизнь на Марсе всё-таки есть!

Документы хранятся в профессиональном архиве и вы уверены в их безопасности и конфиденциальности, потому что доступ к документам, право на заказ доставки, сканирования, обработки, копирования документов имеют только те сотрудники, кого вы сами назначили и авторизовали в профессиональной системе по управлению бумажными документами i-Архив.

Внеофисное хранение документов сокращает ваши расходы на дорогое офисное пространство. Регистрация документов в ОСГ при принятии на хранение позволяет вам быстро заказать и безопасно получить оригинал или скан-копии любого нужного вам документа. Время на поиск документов сокращается в разы. Сотрудники используют своё рабочее время на выполнение целевых задач, которые ведут к успеху и повышают прибыль организации.

Каждый документ имеет установленный законодательством срок хранения, в течение которого фискальные и друге надзорные органы могут запросить документ и вы будете обязаны его предоставить. В случае непредоставления документов в срок организация рискует быть оштрафованной за каждый такой случай на 300 000 рублей. Профессиональная система по управлению документами исключает вероятность организации быть оштрафованной, гарантирует вам сохранность документов на протяжении всего срока хранения и позволяет получить оригинал любого документа из архива быстро.

Документы хранятся в профессиональных архивных хранилищах, оборудованных системами противопожарной безопасности и климат-контролем. Большинство хранилищ соответствует стандартам класса А и А+. Каждое хранилище – стратегический объект, централизованная система безопасности и техническое обеспечение которых гарантирует физическую сохранность документов. Обеспечена юридическая безопасность руководителей компании и сотрудников финансовой службы: все требуемые законом документы в сохранности и доступны в течение суток.

Все требуемые законом документы доступны по первому требованию контролирующих организаций. Данные хранятся в соответствии с установленными законом сроками хранения. Руководители компании защищены от рисков понести уголовную и административную ответственность, устанавливаемую за нарушение обработки и сохранности документов.

Управляйте вашими документами с помощью интеллектуальной системы по управлению документацией - i-Архив. Интерфейс i-Архива прост и интуитивно понятен, вы и ваши сотрудники можете приступить к работе в i-Архиве сразу – без специальной подготовки или обучения. Например, вы можете заказать скан-образ документа, оригинал документа и получить его в день заявки или на следующий день.

Различные нормативные акты и корпоративные процедуры предписывают обязательное долговременное хранение множества бумажных документов в архиве, например, договоров, личных дел, финансовых бумаг.Наиболее распространенные задачи по хранению документов в организации - хранение документов бухгалтерского учета и хранение кадровых документов.
Правила хранения бухгалтерских документов, документов налогового учета, в том числе сроки хранения денежных документов (накладных, счетов-фактур, актов, кассовых документов, документов строгой отчетности, т.е. так называемой «первички») регулируются законами РФ, приказами Росархива и варьируются (см. также Программа управления кредиторской задолженностью). Кроме того, в определенный момент количество хранимых документов превращается в ощутимую проблему для многих государственных и коммерческих компаний, предприятий и организаций. Долгосрочное хранение документов непосредственно в офисе компании имеет тенденцию сдерживать скорость движения документов и эффективность ее работы в целом, не говоря уже об увеличении стоимости затрат содержания архива.

До недавнего времени большинству компаний и организаций в такой ситуации приходилось отнимать площади под архив у дорогого офисного пространства, приходилось также самостоятельно заботиться о сохранности архива, обучении персонала подготовке документов к архивному хранению, систематизации и хранению документов. Несовершенные условия хранения документов, устаревшие технологии и текучка кадров замедляли поиск документов и становились частой причиной их утери. ОСГ предлагает компаниям современное альтернативное решение, которое позволяет уменьшить расходы и повысить эффективность - это организация архивного хранения документов.

Услуги по хранению документов, т.е. организация депозитарного хранения документов в специализированном архивном комплексе при постоянном контроле сроков и других условий хранения каждого из многочисленных видов документов - современное решение проблемы дорогостоящего содержания собственного архива для крупных компаний и компаний с большим документооборотом в бумажной форме.

Хранение документов в архиве

Несмотря на кажущуюся сложность, подготовка документов к архивному хранению и сдача документов в архив происходят относительно быстро. ОСГ упакует ваши документы в специально предназначенные для хранения документов короба, транспортирует их и разместит в своих архивных хранилищах - профессионально оборудованных помещениях для хранения документов.

Помимо надежности и конфиденциальности внеофисное хранение документов обладает массой полезных свойств. Вы можете в любой момент запросить скан документа, если сканирование документов не было произведено ранее в соответствии с услугой e-Архив, заказать доставку оригиналов документов, а по истечении обозначенных законодательством сроков архивного хранения документов - конфиденциальное уничтожение документов.

i-Архив от ОСГ поднимает процесс хранения документов и управления ими на качественно новый уровень, передавая заботы об организации архивного хранения документов всего Вашего архива в руки специалистов ОСГ. Информация о каждом документе помещается в вашу новую онлайн базу данных. Вы можете запросить сканирование любого документа и получить его по сети или заказать доставку оригинала курьером ОСГ.

ОСГ работает во всех городах России, Архивные хранилища документов ОСГ есть во всех крупных регионах России. Наши специалисты проконсультируют вас по вопросам архивного хранения документов и дел, организации хранения архивных документов на вашем предприятии или в организации.

e-Архив предусматривает не только конфиденциальное хранение документов в архиве, но и сканирование (оцифровку) документов всего вашего бумажного архива. В результате вы получаете полностью электронный архив в то время, как бумажные документы надёжно хранятся в профессиональных архивных хранилищах ОСГ. Представьте себе современный офис без лишних бумаг. Более того, у вас появляется круглосуточный доступ ко всем файлам отсканированных документов, где бы вы ни находились. Хранение документов в электронной форме обогащает ваш инструментарий незаменимой функцией быстрого поиска по ключевым словам и атрибутам документов.

Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка и передача документов на архивное хранение производится квалифицированными специалистами, четко понимающими всю важность и серьезность поставленной задачи.

Архивное хранение документов вне офиса дает множество преимуществ, начиная с элементарной экономии офисного пространства и заканчивая сохранением значительных финансовых ресурсов, расходуемых на самостоятельное ведение архива.

Как организовано архивное хранение документов в ОСГ

1.

Доступ к i-Архиву

Сразу после заключения договора вам предоставляется доступ в i-Архив – интеллектуальную систему управления вашими документами. Ответственные сотрудники вашей компании получают персонализированный доступ к этой системе. Через i-Архив вы оформляете передачу документов на внеофисное хранение, заказываете скан-копии документов или доставку оригиналов документов в офис. С помощью этой системы можно также оформлять заказы на архивную обработку документов, создание е-Архива и другие услуги.

Служба файловых хранилищ (DIRECTUM File Storage Services) — это система хранения документов в электронном виде, которая обеспечивает:

• надежность хранения документов;
• конфиденциальность и разграничение прав доступа;
• отслеживание истории использования документа;
• удобство и скорость поиска.

Обычно электронный архив работает с неструктурированными документами, у которых есть структурированное описание (карточка документа). Например, текстовые документы, электронные таблицы, графические файлы.

Архив документов и отлаженная работа с ним являются залогом здорового документооборота в любой организации. Система DIRECTUM решает широкий круг задач, связанных с организацией электронного документооборота.

Особенности и преимущества системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM:

• Размещение всего электронного архива документов в едином информационном пространстве базы данных и файловых хранилищ;
• Организация быстрого поиска документов по заданным реквизитам, полнотекстового поиска по содержимому текста с учетом всех языковых словоформ;
• Использование любых программ для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, AutoCad, CorelDraw, Visio и др.);
• Автоматическое создание документов, имеющих определенный заданный вид на основе заранее составленных шаблонов («Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение»);
• Сортировка архива документов по степени актуальности (в разработке, действующий или устаревший документ), с возможностью визуального отображения каждой из категорий;
• Работа с документами в различных режимах: на рабочем месте; экспорт документа из системы и импорт в систему;
• Реализация в системе управления архивом документов механизма, предотвращающего проблемы при одновременном доступе нескольких пользователей к одному документу;

И, наконец, важнейшим преимуществом программы для работы с электронными архивами документов является защита информации от несанкционированного доступа, которая обеспечивается: контролем и настройкой прав доступа; шифрованием электронных документов; протоколированием всех действий пользователей; наличием электронной подписи (ЭП), позволяющей работать с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФСБ и ФСТЭК.

Подходы DIRECTUM к организации хранилищ

Существует два подхода к хранению документов: в базе данных SQL-сервера и непосредственно в файлах. DIRECTUM предлагает комбинированный вариант, который сочетает преимущества обоих подходов: простоту администрирования и высокую производительность хранилищ SQL-сервера и практически неограниченный объем данных при низкой стоимости хранения с возможностью потокового доступа к документам в файловых хранилищах.

Известно, что после 2-3 лет работы в системе документооборота около 50% документов перестают использоваться или используются реже одного раза в год, а с течением времени доля редко используемых документов постоянно увеличивается.

В DIRECTUM документы, находящиеся в оперативном обороте, могут располагаться в хранилище SQL-сервера, а для редко используемых документов и документов большого объема предусмотрена организация распределенных файловых хранилищ.

При этом пользователь может работать со всеми документами из одной среды.

Время восстановления системы

Обеспечение непрерывности бизнеса — важная задача всех систем управления. Выход из строя корпоративной системы даже на несколько часов может привести к огромным убыткам.

Благодаря использованию нескольких хранилищ разных типов уменьшается вероятность выхода из строя всей системы одновременно, резко снижаются косвенные и прямые затраты. Снижение прямых затрат связано, в первую очередь, с возможностью использования более дешевого оборудования для архивных данных. Снижение косвенных затрат объясняется меньшим временем восстановления системы после сбоя — за счет вынесения архивных данных из хранилища SQL-сервера увеличивается скорость ее восстановления и скорость включения пользователей в работу. Восстановление остальных частей системы может производиться уже в фоновом режиме. После накопления критической массы документов полное восстановление при использовании нескольких хранилищ происходит быстрее, чем при использовании одного хранилища за счет малой вероятности их одновременного отказа и возможности параллельного восстановления.

Документы в хранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск.

Порядок расположения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым директором архива. План (схема) предусматривает распределение фондов по хранилищам, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы - в хранилищах.

Обособленному хранению подлежат документы:

секретные;

уникальные;

имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

на нитрооснове;

пораженные биологическими вредителями;

принятые на временное, в том числе депозитарное, хранение, не учтенные в качестве документов Архивного фонда Российской Федерации.

Место расположения и площадь, выделяемая для размещения документов обособленного хранения, определяются архивом, исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования архива.

Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкций по работе с секретными документами.

Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в хранилище секретных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел.

Уникальные документы и документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава фондов и подлежат сейфовому хранению.

На место изъятого документа вкладывается карта-заместитель установленного образца и при необходимости копия документа.

Различные виды аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.

В одном хранилище могут размещаться документы разного вида, но имеющие носитель одной физической природы и требующие одинаковых режимов хранения (например, документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем, или документы на кинопленке и микроформы, и др.).

Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий.

Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров фондов и дел.

Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в хранилище с нормативными для них режимами хранения.

В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дел в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.

Основные и вспомогательные учетные документы по архиву в целом размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива.

Основные и вспомогательные учетные документы хранилища размещаются в хранилище.

Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом.

Первые экземпляры описей размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей размещаются в изолированной зоне хранилища на стеллаже или в шкафу.

Третьи экземпляры описей размещаются в читальном зале.

Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, хранилища, комнаты) а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.

Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения (комнаты, корпуса и т.д.). Один экземпляр топографических указателей хранится у работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива, второй - в хранилище.

Ведение топографических указателей может осуществляться в традиционном или автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.

Каждое первичное средство хранения документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указывается название и номер фонда, а также номер описи, первый и последний номера единиц хранения, номера отсутствующих единиц хранения.

25 сентября 2014 г. 12:52

«It"s hard to look right

To achieve you, baaaabeh»

Из современной песни

После автоматизации документооборота, неизменно возникает вопрос о хранении документов. Неужели автоматизация прошла даром и на последнем этапе документ придется распечатывать, чтобы обеспечить его архивное хранение?

Сложности обеспечения сохранности электронных документов объясняются быстрым устареванием компьютерной техники, несовершенством информационных носителей и отсутствием успешных международной практик в этой области. Однако существуют документы, в которых описаны требования и рекомендации по хранению электронных документов.

Требования к хранению электронных документов

Документ должен быть читабельным на протяжении всего срока хранения . Из-за быстрого устаревания компьютерной техники и программного обеспечения возможна ситуация, когда документ созданный много лет назад будет невозможно прочитать, из-за отсутствия необходимого ПО или устройства.

Необходимо перезаписывать документы для устранения проблемы устаревания носителей . Например уже сегодня сложно прочитать информацию с 3,5дюймовой дискеты, которые 10 лет назад были распространенным носителями информации. Решением этой проблемы законодатели видят периодическую перезапись информации с устаревающих носителей на более современные.

Документ должен содержать атрибуты, позволяющие его идентифицировать . Имея гипотетическое хранилище электронных документов, необходимо хранить документы таким образом, чтоб не открывая каждый документ пользователь мог найти нужный. Тут помогут уникальные идентификаторы и различные методы группировки и сортировки.

Документ должен быть доступен для чтения, независимо от появления новых версий редакторов и ридеров . Не зря на сегодняшний день все крупные разработчики ПО при разработке новых версий продукта поддерживают форматы и технологии предыдущих версий.

Должна быть обеспечена возможность установки логических связей между документами, для правильной интерпретации текста документа . Например суть договора, в котором идет ссылка на приложение к договору, будет не понята в полной мере без прочтения приложения. Поэтому визуально и физически эти два документа должны быть связаны для быстрого и удобного поиска.

Согласно другого документа - Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций , организации должны разработать внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных документов. Часть рекомендаций приведена в этом же документе, что существенно облегчает формирование внутренних нормативных документов.

Прием документов в архив организации и информационные системы

В рекомендациях говорится о том, что «технические аспекты приема электронных документов в архив организации, операции учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, разрабатываемых в организации », а так же что «архив организации осуществляет администрирование информационных систем организации в части соблюдения требований к хранению созданных и/или включенных в них электронных документов ».

Также определено, что в архив организации должны передаваться документы со сроком хранения более 10 лет. Документы со сроком хранения менее 10 лет должны храниться в информационной системе организации, в которой были созданы. «При этом они должны быть систематизированы в соответствии с существующей на предприятии номенклатурой дел и проиндексированы в соответствии с правилами для дел бумажных документов ».

Требования к документам, передаваемым в электронный архив

Не менее важны вопросы по формату передаваемых документов в архив:

● При сдаче документов в архив их необходимо сконвертировать в формат архивного хранения, которым назван формат - PDF/A-1.

● Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица хранения – контейнер электронного документа. Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив, который содержит сам документ и его метаданные, включая ЭП.

● Систематизация документов в дела и распределение в контейнеры проводится в подразделении, в котором ведется дело.

● Контейнеры на хранение могут передаваться по сети или на обособленном носителе информации однократной записи в двух экземплярах –основной и рабочий.

● Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел.

● Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра, понятно, что если документы передаются обособленных носителях, то шифр необходимо проставлять на футляре носителя. При хранении электронного документа в информационной системе шифр включается в метаданные контейнера документа

● Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает те же элементы, что и архивный шифр хранения бумажных документов и дополнительно указывается отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) –основной, (раб.) – рабочий.

Требования к сохранности электронных документов

Описаны процедуры для обеспечения сохранности ЭД и требования для хранения боксов с обособленными носителями информации: «Должна проводиться проверка наличия и состояния документа при сдаче в архив, раз в три года и при перемещении архива в другое место, при смене руководителя архива, при переносе документов на другие носители и перед передачей документов в государственный архив. В документе описаны правила и цели проведения проверки ».

Выдача документов

Для выдачи электронного документа из архива документ копируется, а его достоверность должна подтверждаться отсоединенной ЭП. Факт выдачи фиксируется в журнале.

Архив организации может предоставлять электронные документы по локальной сети организации. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

Большинство из нас привыкли работать с документами в электронном виде, и вышеперечисленные факты еще на шаг приближают такой режим работы к законодательно правильному. И хочется верить, что совсем скоро мы будем вести полностью автоматизированный документооборот.