Архивное хранение документов. Архивное хранение электронных документов Хранилище данных для документов c
Документы в хранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск.
Порядок расположения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым директором архива. План (схема) предусматривает распределение фондов по хранилищам, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы - в хранилищах.
Обособленному хранению подлежат документы:
секретные;
уникальные;
имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;
на нитрооснове;
пораженные биологическими вредителями;
принятые на временное, в том числе депозитарное, хранение, не учтенные в качестве документов Архивного фонда Российской Федерации.
Место расположения и площадь, выделяемая для размещения документов обособленного хранения, определяются архивом, исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования архива.
Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкций по работе с секретными документами.
Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в хранилище секретных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел.
Уникальные документы и документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава фондов и подлежат сейфовому хранению.
На место изъятого документа вкладывается карта-заместитель установленного образца и при необходимости копия документа.
Различные виды аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.
В одном хранилище могут размещаться документы разного вида, но имеющие носитель одной физической природы и требующие одинаковых режимов хранения (например, документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем, или документы на кинопленке и микроформы, и др.).
Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий.
Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров фондов и дел.
Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в хранилище с нормативными для них режимами хранения.
В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дел в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.
Основные и вспомогательные учетные документы по архиву в целом размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива.
Основные и вспомогательные учетные документы хранилища размещаются в хранилище.
Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом.
Первые экземпляры описей размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных документов на бумажной основе.
Вторые экземпляры описей размещаются в изолированной зоне хранилища на стеллаже или в шкафу.
Третьи экземпляры описей размещаются в читальном зале.
Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, хранилища, комнаты) а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.
В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.
Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения (комнаты, корпуса и т.д.). Один экземпляр топографических указателей хранится у работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива, второй - в хранилище.
Ведение топографических указателей может осуществляться в традиционном или автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.
Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.
Каждое первичное средство хранения документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указывается название и номер фонда, а также номер описи, первый и последний номера единиц хранения, номера отсутствующих единиц хранения.
25 сентября 2014 г. 12:52«It"s hard to look right
To achieve you, baaaabeh»
Из современной песни
После автоматизации документооборота, неизменно возникает вопрос о хранении документов. Неужели автоматизация прошла даром и на последнем этапе документ придется распечатывать, чтобы обеспечить его архивное хранение?
Сложности обеспечения сохранности электронных документов объясняются быстрым устареванием компьютерной техники, несовершенством информационных носителей и отсутствием успешных международной практик в этой области. Однако существуют документы, в которых описаны требования и рекомендации по хранению электронных документов.
Требования к хранению электронных документов
Документ должен быть читабельным на протяжении всего срока хранения . Из-за быстрого устаревания компьютерной техники и программного обеспечения возможна ситуация, когда документ созданный много лет назад будет невозможно прочитать, из-за отсутствия необходимого ПО или устройства.
Необходимо перезаписывать документы для устранения проблемы устаревания носителей . Например уже сегодня сложно прочитать информацию с 3,5дюймовой дискеты, которые 10 лет назад были распространенным носителями информации. Решением этой проблемы законодатели видят периодическую перезапись информации с устаревающих носителей на более современные.
Документ должен содержать атрибуты, позволяющие его идентифицировать . Имея гипотетическое хранилище электронных документов, необходимо хранить документы таким образом, чтоб не открывая каждый документ пользователь мог найти нужный. Тут помогут уникальные идентификаторы и различные методы группировки и сортировки.
Документ должен быть доступен для чтения, независимо от появления новых версий редакторов и ридеров . Не зря на сегодняшний день все крупные разработчики ПО при разработке новых версий продукта поддерживают форматы и технологии предыдущих версий.
Должна быть обеспечена возможность установки логических связей между документами, для правильной интерпретации текста документа . Например суть договора, в котором идет ссылка на приложение к договору, будет не понята в полной мере без прочтения приложения. Поэтому визуально и физически эти два документа должны быть связаны для быстрого и удобного поиска.
Согласно другого документа - Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций , организации должны разработать внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных документов. Часть рекомендаций приведена в этом же документе, что существенно облегчает формирование внутренних нормативных документов.
Прием документов в архив организации и информационные системы
В рекомендациях говорится о том, что «технические аспекты приема электронных документов в архив организации, операции учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, разрабатываемых в организации », а так же что «архив организации осуществляет администрирование информационных систем организации в части соблюдения требований к хранению созданных и/или включенных в них электронных документов ».
Также определено, что в архив организации должны передаваться документы со сроком хранения более 10 лет. Документы со сроком хранения менее 10 лет должны храниться в информационной системе организации, в которой были созданы. «При этом они должны быть систематизированы в соответствии с существующей на предприятии номенклатурой дел и проиндексированы в соответствии с правилами для дел бумажных документов ».
Требования к документам, передаваемым в электронный архив
Не менее важны вопросы по формату передаваемых документов в архив:
● При сдаче документов в архив их необходимо сконвертировать в формат архивного хранения, которым назван формат - PDF/A-1.
● Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица хранения – контейнер электронного документа. Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив, который содержит сам документ и его метаданные, включая ЭП.
● Систематизация документов в дела и распределение в контейнеры проводится в подразделении, в котором ведется дело.
● Контейнеры на хранение могут передаваться по сети или на обособленном носителе информации однократной записи в двух экземплярах –основной и рабочий.
● Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел.
● Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра, понятно, что если документы передаются обособленных носителях, то шифр необходимо проставлять на футляре носителя. При хранении электронного документа в информационной системе шифр включается в метаданные контейнера документа
● Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает те же элементы, что и архивный шифр хранения бумажных документов и дополнительно указывается отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) –основной, (раб.) – рабочий.
Требования к сохранности электронных документов
Описаны процедуры для обеспечения сохранности ЭД и требования для хранения боксов с обособленными носителями информации: «Должна проводиться проверка наличия и состояния документа при сдаче в архив, раз в три года и при перемещении архива в другое место, при смене руководителя архива, при переносе документов на другие носители и перед передачей документов в государственный архив. В документе описаны правила и цели проведения проверки ».
Выдача документов
Для выдачи электронного документа из архива документ копируется, а его достоверность должна подтверждаться отсоединенной ЭП. Факт выдачи фиксируется в журнале.
Архив организации может предоставлять электронные документы по локальной сети организации. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.
Большинство из нас привыкли работать с документами в электронном виде, и вышеперечисленные факты еще на шаг приближают такой режим работы к законодательно правильному. И хочется верить, что совсем скоро мы будем вести полностью автоматизированный документооборот.
Одной из последних новинок в сфере информационных технологий стало создание систем электронного документооборота, которые подарили миру возможность использовать инструменты цифровой коммерции. Для хранения бесчисленного количества организационных документов были созданы специальные хранилища – архивы. Электронный архив документов, как и обычные его «сородичи», призван накапливать и должным образом сохранять четко определенную информацию.
Сущность и предназначение электронных архивов
Каждая система состоит из мелких частей. В электронном документообороте структурной единицей выступает электронный документ, который представляет собой «порцию» информации, закодированную специальными знаками. Этот специфический документ может «жить» только в цифровой среде. Ею стала система электронного документооборота (СЭД). Подобная информационная структура распространена:
- на глобальном (международном) уровне;
- на локальном уровне (внутри организации).
Все системы информационного обмена данными разделены на виды:
- Электронные архивы (базы данных). Эти системы нацелены на эффективный сбор, хранение и поиск необходимых документов.
- Системы-маршрутизаторы. Разработаны таким образом, что пользователь работает по заранее заданному маршруту. Упрощается сам процесс функционирования подразделений предприятия.
- «Гибриды». Это удачное соединение двух предыдущих форм. Такой тандем позволяет грамотно руководить организацией по частям и в целом.
- Информационные образования, ориентированные на совместную работу. Эта форма ЭДО одна из наиболее гибких.
- СЭД, наделенные множеством дополнительных функций.
Каждая из вышеуказанных форм тем или иным образом включает в себя электронные документы и архивы.
Ключевые требования к структуре электронного архива
С годами любая организация сталкивается с проблемой хранения достаточно большого объема информации. Возникает необходимость подключения к системам цифрового документооборота. Особенно важно присоединение крупных организаций, через которые в день проходят десятки тысяч бит разнообразных данных. Создание электронных архивов в таком случае просто неизбежно.
Идеальный вариант – хранилище, в котором будет находиться вся документация, причастная к деятельности предприятия. Оно должно содержать в себе не только структурированные оцифрованные документы прошлых лет, но и те, которые были созданы сотрудниками компании непосредственно в самой СЭДО. Цифровое хранилище в качестве элемента инфраструктуры юридического лица обязано предоставлять различные возможности работы для своих пользователей.
Основные функции электронного архива
Любая информационная система имеет свой уникальный функционал, однако все архивы, помимо дополнительных возможностей, обладают стандартными функциями:
- редактирование документов электронного архива;
- создание карточек ЭД;
- формирование четкой структуры;
- распределение информации по папкам;
- поиск данных по всем источникам;
- создание классификаторов;
- распределение найденных сведений по классификациям;
- управление правами свободного доступа персонала к определенным документам;
- удаление карточек ЭД.
Общедоступный электронный банк документов«Подвиг народов в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.» – один из наиболее ярких примеров цифровой базы данных, в которой в полной мере отражается каждая из функций электронного архива.
Как осуществляется поиск документов в системе
Любой электронный архив должен иметь в себе компоненты моментального поиска документа по малейшему его фрагменту. Особенно важно, чтобы такой поисковой системой обладала как малая организация, так и крупная компания.
Вся информация о найденных документах сводится в определенную последовательность карточек, создается своеобразный журнал, из которого можно извлечь и просмотреть необходимую карту. Сама же карточка содержит в себе информацию о том, в каких именно папках и архивах расположен необходимый документ.
Отбор документов производится по их атрибутам либо по отдельным фрагментам. Стоит отметить, что критерии поиска можно менять в зависимости от необходимости с помощью специалистов технической поддержки. В некоторых случаях можно даже добавить дополнительные компоненты поисковой системы, которые будут заточены под определенные задачи.
Возможные проблемы
Архивное хранение электронных документов имеет свои проблемы и пути решения. Это на данный момент один из самых злободневных вопросов, касающихся управления электронными архивами и их хранилищами.
Основные вопросы, которым нужно уделить максимум внимания:
- полная защита электронных документов, находящихся в папках или файлах на физических носителях;
- создание условий для воспроизведения информации на электронных носителях по истечении длительного периода времени с момента создания электронного документа;
- обеспечение возможности считывания ЭД в долгосрочной перспективе.
Пути решения первой проблемы уже были найдены. Для физической сохранности электронной информации ее необходимо размещать на нескольких носителях. Самыми надежными считаются жесткие диски и сервера.
Ответы на остальные два вопроса пока остаются в подвешенном состоянии. Этот факт связан с тем, что на данный момент еще не создан уникальный прибор для считывания информации со всех существующих видов носителей. Учитывая стремительное развитие компьютерных информационных технологий, можно сказать, что на создание подобного устройства уйдет продолжительный период времени и множество средств. Пока универсальное устройство не будет создано, организациям придется позаботиться о периодическом перенесении информации с устаревших носителей на более современные.
Это система хранения любой значимой документации (бухгалтерской, кадровой, технической и т.п.), позволяющая значительно оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы современного предприятия.
Только представьте — все Ваши бумажные документы отсканированы и помещены в файловую систему, доступ к которой предоставляется постоянно. Это значит, что Ваши сотрудники смогут найти, обработать или передать коллегам необходимые документы за несколько минут не отходя от рабочего места.
Организация электронного архива помогает воплотить эти мечты в реальность, а благодаря «безбумажной» форме хранения в Вашем офисе еще и освобождается много места. Хранение данных не традиционным, бумажным способом, а с использованием современных информационных технологий позволит Вам максимально оптимизировать рабочий процесс.
Организация электронного архива на предприятии обеспечит:
- Удобный и быстрый поиск нужной документации;
- Упорядоченное безопасное хранение;
- Коллективный доступ к работе с документами;
- Ограничение несанкционированного доступа;
- Высвобождение офисных площадей от накопившихся бумаг;
- Защиту документации от безвозвратной утери или повреждения.
Основными этапами создания электронного архива документов являются:
- Подготовка к сканированию и перевод в электронный вид;
- Настройка системы в соответствии с бизнес-процессами организации;
- Разработка регламента использования системы;
- Наладка процесса пополнения архива.
6 причин необходимости создания электронного архива:
- Удобство . Использование электронного архива документов обеспечивает эффективный и простой доступ и управление служебной информацией. Доступ к документам в многопользовательском режиме в электронном вид - не проблема.
- Скорость . Внедрение электронного архива решает проблему оптимизации документооборота. Главное предназначение — сократить время поиска необходимых бумаг. В большинстве случаев необходимые документы удается найти в автоматическом режиме поиска.
- Сохранность . Электронный архив решает проблему утери важных документов по неосторожности, при их передаче, транспортировке, либо по причине воздействия окружающей среды (пожар, наводнение и т.п.). Распределенные хранилища электронных данных с налаженными процедурами резервирования надежно защищают электронные документы от потери.
- Безопасность . Возможность обеспечить контроль доступа к информации в электронном архиве, исключается потеря важных документов и их несанкционированное изменение. Механизмы ограничения прав доступа, протоколирование действий пользователей и автоматическое резервное копирование позволяют обеспечить высокий уровень информационной безопасности.
- Логическая целостность . Продуманная структура электронного архива документов позволит систематизировать документацию, распределив ее относительно вида и срока хранения, а также структурировав данные согласно любым другим критериям.
- Масштабируемость . Разработка стандартов классификации документов и введение регламентаций позволит в дальнейшем выработать подход к созданию единой базы документации компании любого уровня. Масштабируемое решение до отраслевого уровня.
Электронный архив в контексте предприятия - это система ECM
Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). В общих чертах он представляет собой систему хранения электронных документов, обеспечивающую надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории изменений, удобство и скорость поиска.
Электронные архивы призваны упорядочить работу с неструктурированной электронной информацией предприятия: текстовыми данными, мультимедиа, графикой и т. д. Чаще всего объектами хранения становятся подписанные контракты, первичная финансовая документация, техническая и проектная документация.
В основном документы, с которыми работают сотрудники, являются статичными, т. е. окончательно сформированными и неизменными - такая документация может храниться в электронных архивах и быть доступной для чтения. Для систематизации документов разрабатывается их иерархия, на каждый заводится так называемая карточка, содержащая перечень атрибутов, однозначно идентифицирующих документ.
Эволюционно к вопросу внедрения электронного архива многие приходят, вдоволь наигравшись с сетевыми папками общего пользования, но еще не будучи готовыми к внедрению сложных систем документооборота.
Электронный архив как полноценная ECM-система включает следующие базовые компоненты:
- управление документами (check-in/check-out, поддержка версионности, безопасность, управление сервисами);
- имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);
- система Workflow для поддержки бизнес-процессов, распределение контента, контроль исполнения задач, аудит действий и изменений;
- управление Web-контентом;
- поддержка командной работы над электронными документами.
Определяя подходы к внедрению ECM по возможности необходимо:
- максимально формализовать требования, написать техническое задание
- остановить свой выбор на системах, предлагающих готовые решения и позволяющих быстро создать рабочий прототип;
- выбрать в партнеры внедренцев, имеющих опыт реализации подобных проектов и способных исследовать и определить специфику бизнес-процессов компании;
- поставить условие получения первых результатов в течение месяца, максимум двух;
- распределить усилия и финансовые затраты равномерно по проекту.
Теперь, когда мы в общих чертах определили что из себя представляет электронный архив, мы можем с уверенностью утверждать, что первой и наиболее важной составной частью процесса создания электронного архива является процесс сканирования оригиналов.
Правильно организовать данный процесс, подобрать необходимое оборудование и программное обеспечение, произвести его установку и настройку, определить регламент технического обслуживания и поддержки получившейся системы ввода документов — все это составные части, определяющие будет ли проект создания электронного архива успешным.
Подробнее о процессе сканирования в Электронный архив мы расскажем в следующих статьях.
2014 ПИРИТ, Департамент документных сканеров.
Статья написана специально для размещения на сайте
ГОУ ВПО «Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарева»
Экономический факультет
Специальность «Государственное и муниципальное управление»
Контрольная работа
По курсу: «Основы управления документооборотом»
На тему: «Хранение документов: текущее и архивное»
Выполнила: студентка 207 группы, з/о
Филягина Надежда Сергеевна
Проверил: преподаватель
Белова Юлия Алексеевна
Саранск 2009
1. Текущее хранение документов
Понятие номенклатуры дел
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получается большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как «Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.
Номенклатура дел – «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.
Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения.
Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит плавления документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.
Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указания хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.
Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.
Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет. Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.
Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конфетные «ли индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.
Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами.
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе.
В заголовке переписки уточняется с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название и т.д.
В практике работы организаций часто бывает удобным сгруппировать в одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район), т.к. переписка с каждым из них сравнительно небольшая и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело. Т.е. группировка дела ведется по географическому признаку.
Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.
Формирование дел
Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа «На исполнении», «Срочно», «Для коллегии», «На отправку», «На согласование», «На подпись» и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.
После окончания работы с документом он передаётся для помещения в дело. Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и подшиваются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечивает их сохранность.
Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается множество, и чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. подшивают в отдельные папки.
Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.
Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.
На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. В депо могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появлении документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.
Изъятие документов организации, может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.
Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации.На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.
Хранение дел
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света).
Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.
Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.
После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.
Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.
