Отчеты по 223 фз образец. Ошибки в ежемесячной отчетности заказчика: практика контроля

Предлагаем подборку основных вопросов, которые возникают у заказчиков, работающих по 223-ФЗ, относительно представления ежемесячного отчета о закупках.

Кто должен отчитываться о закупках по 223-ФЗ?

Все субъекты, проводящие закупки по указанному закону и разместившие в ЕИС положение о закупках, должны ежемесячно размещать в системе отчет о своей закупочной деятельности.

В какой срок размещается отчет?

Отчет публикуется не позднее 10 числа следующего месяца. Если это выходной, то крайний срок переносится на следующий рабочий день.

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2019 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС :

О каких закупках нужно отчитываться?

Отчет состоит из 4-х частей и включает данные о количестве и общей стоимости:

• всех заключенных договоров;
• договоров, заключенных с единственным поставщиком;
• договора по гостайне;

Должен ли отчет находиться в отдельном файле?

Делать отчет в виде отдельного файла и прикреплять его в ЕИС необходимости нет. Его можно сформировать непосредственно в системе. Также не требуется размещать отсканированные договоры - достаточно указать общее их количество и сумму.

Нужно ли включать в отчет сделки, проведенные без договора как такового?

В отчет нужно включать все операции по приобретению каких-либо товаров или услуг заказчиком за прошедший месяц. При этом не имеет значения, был ли заключен на их поставку бумажный договор. В соответствии с действующим законодательством, договор в письменном виде может и вовсе отсутствовать, а факт соглашения между сторонами подтверждается иными документами, например, кассовым чеком, актом.

Подлежат ли включению в отчет малые закупки?

В отчете следует отразить все закупки, в том числе и малые, то есть стоимостью до 100 (500) тыс. рублей. Иногда заказчики этого не делают, считая, что раз извещение о закупке не нужно публиковать в ЕИС, то не следует включать ее и в отчет. Между тем это неверно - так считают в ФАС. Ведь в законе сказано, что заказчик должен отчитаться по всем заключенным контрактам. Это относится и контрактам, заключенным в результате малых закупок.

В прошлом месяце мы не проводили закупок по 223-ФЗ. Нужно ли публиковать в этом случае отчет?

Да, нужно. Закон не предусматривает освобождения от обязанности отчитываться при отсутствии закупок.

Мы заключил контракт в ноябре, но оплата по нему будет произведена в декабре. В каком месяце следует включать в отчет эту закупку?

Все закупки включаются в отчет за тот период, в котором был заключен контракт. То есть в данном случае закупку следует отразить в отчете за ноябрь.

Что будет, если подать отчет с ошибкой?

Санкций за представление недостоверных сведений в рассматриваемом отчете не предусмотрено. Однако при выявлении ошибки документ целесообразно подкорректировать. Таким образом, если даже есть подозрение, что отчет может содержать ошибки, следует опубликовать его в установленный срок «как есть». А потом уже внести в него исправления.

Какие санкции грозят за неразмещение отчета?

Если нарушен срок размещения отчета, то должностное лицо, допустившие это нарушение, будет наказано штрафом в размере 2–5 тыс. рублей. Самого заказчика оштрафуют на 10–30 тыс. рублей.

Если отчет вовсе не размещается, то должностное лицо может поплатиться штрафом в диапазоне 30–50 тыс. рублей, а заказчик - 100–300 тыс. рублей.

В течение какого времени специалиста по закупкам могут оштрафовать за нарушение обязанности по размещению отчета?

В этом случае ответственность может быть наложена в течение года после совершения административного правонарушения. При этом неважно, работает ли лицо, допустившее нарушение, у заказчика или уже уволилось. Стоит учитывать, что штраф грозит лишь тому сотруднику, в чьей должностной инструкции закреплена обязанность размещать информацию в ЕИС.

Каков порядок размещения отчета?

В личном разделе ЕИС выбирается пункт «Реестр отчетности по договорам». Далее нужно нажать «Создать отчетность». В появившийся форме нужно выбрать период и тип отчета и нажать кнопку «Начать формирование отчетности». Отражению подлежат данные о количестве и общей стоимость заключенных договоров.

Когда данные будут отражены, следует нажать «Завершить формирование отчетности». Таким образом, один тип отчета будет сформирован. Аналогично формируются остальные отчеты (всего их четыре). Когда все отчеты будут готовы, следует каждый из них проверить и опубликовать. После этого документы подписываются электронной подписью. Чтобы убедиться, что отчеты размещены, надо выйти из личного кабинета и поискать их среди опубликованных.

Ежемесячный отчет о закупках по 223-ФЗ необходимо размещать согласно ст. 4 223-ФЗ и Постановлению Правительства РФ № 908 от 10.09.2012.

Каждая организация, выступающая в роли заказчика, разместившая в ЕИС Положение о закупках и ведущая свою закупочную деятельность по нормам 223-ФЗ, должна в обязательном порядке сдавать каждый месяц отчетность по закупкам 223-ФЗ. Согласно ч. 19 ст. 4, сведения о стоимостных и количественных характеристиках госзакупок необходимо размещать в ЕИС не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным. Ведомость публикуется даже в том случае, если учреждение не вело закупочную деятельность в текущем месяце — в документе проставляются нулевые показатели.

Как сделать отчет по 223-ФЗ до 10 числа (образец заполнения, пример будут представлены в нашей статье), расскажем далее.

Виды ежемесячной отчетности

Организация-заказчик публикует следующие отчеты по закупкам 223-ФЗ:

1. Отчетность по договорам по 223-ФЗ или общей стоимости заключенных договоров — вносятся сведения об общей стоимости заключенных за месяц контрактов и их количестве.
2. Отчетность по договорам по 223-ФЗ о договорах, которые были заключены с единственным поставщиком, — указывается вся информация о заключенных с единственным поставщиком договорах, включая госзакупки, не превышающие 100 000 или 500 000 рублей.
3. Отчетность заказчика по 223-ФЗ о стоимости контрактов, в которых содержатся сведения о государственной тайне, или договоров, заключенных по решению Правительства РФ (ч. 16 ст. 4), — формируется, даже если у учреждения таких заказов и контрактов нет (отмечаются нулевые показатели).
4. Отчеты по 223-ФЗ для заказчика об общей стоимости контрактов, подписанных с субъектами малого и среднего предпринимательства. Для заказчиков с выручкой 2 миллиарда рублей и выше установлена законодательная норма закупок у МСП — 18 % от общего стоимостного объема закупок. В Единой информационной системе размещается

Порядок подготовки и заполнения сведений

Для того чтобы опубликовать отчет по 223-ФЗ до 10 числа, образец заполнения, пример которого вы найдете в конце статьи, необходимо составить в электронной форме в личном кабинете Единой информационной системы. Создавать отдельный файл и прикреплять его к документу не требуется. В отчетность вносятся количественные и стоимостные показатели договоров, в том числе и тех, цена которых не превышала 100 000 или 500 000 руб., а также чеков и прочих заказов, которые не являются частью отдельного договора. Сканировать и прикреплять подтвердительную документацию также не нужно. Таким образом, организация-заказчик вносит в ежемесячную ведомость сведения о количестве и совокупной стоимости абсолютно всех госзакупок и контрактов, заключенных в текущем месяце по нормам 223-ФЗ.

Как подать ежемесячный отчет по 223-ФЗ

Далее разберем, как составить в ЕИС ежемесячный отчет по 223-ФЗ (образец вы сможете скачать в конце статьи), а также дадим пошаговую инструкцию формирования и размещения ведомости в Единой информационной системе.

Зайдите в свой личный кабинет в ЕИС и перейдите в раздел «Аналитика» вертикального меню.

Создаем документ, результирующий стоимость госзакупок товаров, работ услуг, выбирая соответствующий пункт в меню «Аналитика».

Открывается страница, в которую нужно внести отчетные сведения.

Пользователь вводит диапазон дат первого размещения сведений. Если есть необходимость, также нужно выбрать параметры организации-заказчика. После определения ключевых параметров формируются отчетные данные. Для этого нужно выполнить действие «Сформировать отчет». Результирующий документ можно просмотреть или выгрузить в Excel.

Теперь создаем итоговый документ об экономии заказчика по результатам размещения госзакупок, выбирая соответствующий пункт в меню «Аналитика».

Для отчетных данных также требуется задать определенный временной интервал. Все данные заполняются аналогично предыдущему отчетному блоку. Печатная форма (ее также можно выгрузить в Excel) выглядит следующим образом.

Создаем третий отчетный бланк — информацию о видах заключенных договоров. Выполняем аналогичные действия: задаем организацию-заказчика и временной интервал. Этот реестр также можно просмотреть в Excel. При просмотре сведений отразится следующая таблица.

Ответственность

За нарушение сроков публикации регистра предусмотрена административная и штраф в размере от 2000 до 5000 руб. — для физических лиц и от 10 000 до 30 000 руб. — для организаций (ч. 4 ст. 7.32.3 КоАП РФ). За неразмещенные ведомости должностному лицу придется заплатить взыскание от 30 000 до 50 000 руб., организация же заплатит от 100 000 до 300 000 руб. (ч. 5 ст. 7.32.3 КоАП РФ).

А.Н. Евсташенков,
заместитель руководителя Экспертно-консультационного центра
Института госзакупок

Закон N 223-ФЗ предусматривает обязанность заказчиков отчитываться о проведенных ими закупках. При этом такая отчетность осуществляется в нескольких самостоятельных, друг от друга независимых формах.

1. В соответствии с ч. 19 ст. 4 Закона N 223-ФЗ заказчик не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем, размещает в единой информационной системе (далее – ЕИС)*(1):
1) сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки товаров, работ, услуг;
2) сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика);
3) сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки, сведения о которой составляют государственную тайну или в отношении которой приняты решения Правительства Российской Федерации в соответствии с ч. 16 ст. 4 Закона N 223-ФЗ;
4) сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки у субъектов малого и среднего ства.

Обязанность размещать в ЕИС сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки у субъектов малого и среднего ства установлена с 1 января 2014 года в связи с вступлением в силу Федерального закона от 28.12.2013 N 396-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации". Следовательно, до 10 февраля 2014 года такая отчетность впервые должна быть размещена на официальном сайте всеми заказчиками, осуществляющими закупки по Закону N 223-ФЗ, в том числе бюджетными учреждениями, принявшими положение о закупке в январе 2014 года. В случае если бюджетным учреждением положение о закупке было принято в феврале или в марте 2014 года, то, соответственно, обязанность отчитываться об осуществленных закупках в рамках ч. 19 ст. 4 Закона N 223-ФЗ наступает с начала марта или апреля 2014 года.
По мнению автора настоящей статьи, сведения о количестве и общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по каждой из категорий, установленных ч. 19 ст. 4 Закона N 223-ФЗ, должны всегда размещаться на официальном сайте, в том числе в случае, когда в отчетном месяце полностью отсутствовали факты заключения соответствующих договоров (прим.: в данном случае заказчик проставляет в отчете "0"). Отсутствие отчета по какой-либо категории является фактом неразмещения на официальном сайте требуемой информации, а не декларацией заказчика об отсутствии в отчетном месяце заключенных договоров.

Размещаемые на официальном сайте заказчиком сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки у субъектов малого и среднего ства, до выхода указанного в п. 2 ч. 8 ст. 3 Закона N 223-ФЗ акта Правительства Российской Федерации, также должны содержать только значение "0". В такие сведения не следует заносить договоры, фактически заключенные заказчиками с субъектами малого и среднего ства (например, с индивидуальными предпринимателями), так как указанные договоры не были заключены "по результатам закупки у субъектов малого и среднего ства" (прим.: иными словами, по результатам специально проводимой для субъектов малого и среднего ства процедуры закупки).

Конечно, некоторые специалисты, занимающиеся проблематикой закупок, с автором статьи в данной части могут не согласиться. Однако автор видит принципиальную разницу между "договорами, заключенными заказчиком по результатам закупки у субъектов малого и среднего ства" и "договорами, заключенными заказчиком с субъектами малого и среднего ства".
Дополнительной проблемой применения ч. 19 ст. 4 Закона N 223-ФЗ остается размещение на официальном сайте сведений о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика). С момента вступления в силу Закона N 223-ФЗ и до настоящего времени заказчики продолжают считать, что в указанный отчет должны включаться только сведения о договорах, заключенных у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) с ценой более 100 тыс. рублей (или с ценой более 500 тыс. рублей, если годовая выручка заказчика за отчетный финансовый год составляет более чем 5 млрд. рублей). Однако это неверная позиция, которая после внесений изменений в КоАП РФ может привести к наложению административных штрафов на должностных лиц заказчика.
В названный отчет должны включаться сведения о любых закупках у единственного поставщика, в том числе чеках, полученных ответственными лицами заказчика при осуществлении закупок за наличный расчет (например, о каждом кассовом чеке, полученном водителем на автозаправочной станции), оплаченных без составления отдельного договора счетах. Данная позиция подтверждена также письмом ФАС России от 24.12.2012 N ИА/44025/12 "О направлении разъяснений по вопросам применения Федерального закона "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц", в котором указано: "заказчик должен размещать на официальном сайте также сведения, предусмотренные частью 19 статьи 4 Закона о закупках, в отношении договоров, сведения о которых заказчик вправе не размещать на официальном сайте в соответствии с частью 15 статьи 4 Закона о закупках".
2. В соответствии с Федеральным законом от 28.12.2013 N 396-ФЗ заказчики с 1 января 2016 года будут обязаны размещать в ЕИС информацию о годовом объеме закупки у субъектов малого и среднего ства (не позднее 1 февраля года, следующего за прошедшим календарным годом). Планируется, что неразмещение названного отчета будет влечь для заказчика нежелательные последствия.
Согласно ч. 8.1 ст. 3 Закона N 223-ФЗ (будет введена в Закон N 223-ФЗ с 1 января 2016 года) в случае невыполнения заказчиком обязанности осуществить закупки у субъектов малого и среднего ства в течение календарного года в объеме, установленном Правительством Российской Федерации, либо размещения недостоверной информации о годовом объеме закупок у таких субъектов, включенной в отчет, или неразмещения указанного отчета в ЕИС, положение о закупке такого заказчика с 1 февраля очередного года и до завершения такого года признается неразмещенным в соответствии с требованиями Закона N 223-ФЗ. Заказчик в указанном случае при закупке товаров, работ, услуг должен руководствоваться положениями Федерального закона от 5 апреля 2013 года N "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".
3. С 1 января 2015 года Федеральным законом от 28.12.2013 N 396-ФЗ также устанавливается обязанность заказчиков направлять сведения о заключенных ими договорах в реестр договоров. Порядок ведения указанного реестра должен быть отдельно установлен Правительством Российской Федерации. В течение трех рабочих дней со дня заключения договора заказчики вносят информацию и документы, установленные Правительством Российской Федерации в реестр договоров. Если в договор были внесены изменения, заказчики будут также обязаны вносить в реестр договоров информацию и документы, в отношении которых были внесены изменения. Дополнительно в реестр договоров будет включаться информация о результатах исполнения договора в течение десяти дней со дня исполнения, изменения или расторжения договора.
Помимо форм отчетности, предусмотренных Законом N 223-ФЗ, существует еще одна дополнительная отчетность: отчетность в Росстат. Приказом Росстата от 29.07.2013 N 295 "Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за закупочной деятельностью отдельных юридических лиц" установлена форма федерального статистического наблюдения N 1-закупки "Сведения о закупочной деятельности".

Осуществляя закупочную деятельность в рамках Закона № 223-ФЗ, заказчикам не стоит забывать о тех обязанностях, которые непосредственно возлагает на него сам закон о закупках. В нашей статье речь пойдет об отчетности, которую заказчик обязан составлять и размещать в ЕИС.

В какие сроки заказчик должен опубликовать годовой отчет

Заказчики помимо ежемесячного отчета о заключенных с СМП договорах, составляют годовой отчет о закупке товаров, работ, услуг у субъектов малого и среднего предпринимательства. Те заказчики, которые не применяют П остановление № 1352, не должны составлять и публиковать годовой отчет о закупках у СМП (Письмо Минэкономразвития от 03.06.2015 № Д28и-1507).

Годовой отчет о закупке товаров, работ, услуг у СМП — это электронный документ, который подписывается электронной подписью уполномоченного должностного лица заказчика. Дата составления годового отчета - дата его размещения в ЕИС. Р азместить указанный отчет необходимо в ЕИС не позднее 1-го февраля года, следующего за прошедшим календарным годом. То есть, годовой отчет за 2017 год — не позднее 1 февраля 2018 года.

С 1 января 2018 года годовой отчет о закупке у СМП нужно составлять по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 11.12.2014 № 1352.

В отчете помимо прочего необходимо указать:

• долю закупок у СМП в совокупном годовом стоимостном объеме договоров (пп. «м» п. 1 Требований к содержанию годового отчета, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 11.12.2014 N 1352; далее — Требования);
• долю закупок у СМП по результатам проведения торгов, иных способов закупки, участниками которых являются только СМСП, в совокупном годовом стоимостном объеме договоров (пп. «н» п. 1 Требований).

Ответственность за нарушения по Закону № 223-ФЗ

Административная ответственность за нарушение сроков размещения ежемесячного отчета в ЕИС влечет наложение административного штрафа в размере (ч. 4 ст. 7.32.3 КоАП РФ) :

• на должностных лиц — от 2 000 рублей до 5000 рублей,
• на юридических лиц — от 10 000 рублей до 30 000 рублей.

За неразмещение ежемесячного отчета в ЕИС предусмотрена уже совсем другая сумма штрафа (ч. 5 ст. 7.32.3 КоАП РФ) :

• на должностных лиц — от 30 000 рублей до 50 000 рублей,
• на юридических лиц — от 100 000 рублей до 300 000 рублей.

– это время для формирования и публикации в ЕИС своих ежемесячных отчетов.

Состав ежемесячной отчетности по 223-ФЗ

С 1 июля 2018 года в состав ежемесячного отчета по 223-ФЗ включается три типа сведений:

• о договорах, заключенных по результатам всех закупок товаров, работ, услуг, в том числе информация о которых не размещалась в реестр договоров;
• о договорах, заключенных с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем);
• о договорах, заключенных с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) по результатам конкурентной закупки, признанной несостоявшейся .

Из отчета исключили информацию о закупках:

• составляющих государственную тайну;
• у субъектов малого и среднего предпринимательства,
  отдав предпочтение информации о несостоявшихся неконкурентных закупках.

Определяем дату закупки

Для правильного формирования отчета необходимо правильно определить дату заключения договора и осуществления закупок. Что в этом случае будет являться определяющим критерием для заказчика?

1. Дата договора.

Даже если договор заключен на длительный период с оплатой по факту поставки каждой партии товара (оказания услуг, выполнения работ), сведения о нем и его полной стоимости включаются в тот отчетный месяц, в котором он заключен.

2. Дата приемки или оплаты (при закупке по счету).

Подписание приемочных документов, так же как и оплата счета является признаком акцепта оферты поставщика, поэтому при закупке по счету сведения о ней следует включать в тот отчетный месяц, в котором подписывались накладные (акты о приемке), либо производилась оплата, в зависимости от того, какое из событий наступило раньше.

3. Дата чека (при закупке через подотчетное лицо).

В случае осуществления закупки через подотчетное лицо, информация о такой закупки будет включаться в отчет, исходя из даты чека. То есть, если подотчетное лицо отчиталось по израсходованным суммам в ноябре с приложением оправдательного документа (чека) датированного октябрем, такая закупка должна попасть в отчет за октябрь.

Формируем и размещаем отчет

Сведения о заключенных в отчетный период договорах необходимо разместить до 10-го числа каждого месяца, следующего за отчетным. Для размещения заказчик должен воспользоваться функционалом ЕИС и в Личном кабинете сформировать документ.

У заказчиков нет прямой обязанности прикреплять какой-либо файл к сформированным в личных кабинетах отчетам, но, по какой-то причине, система без приложенного файла отчеты не публикует. В связи с этим, заказчики вынуждены разрабатывать собственную форму отчета. Здесь возможны два варианта:

1. Форма, отражающая сведения о договорах строго за отчетный месяц.
2. Форма, отражающая сведения о договорах, заключенных в течение года, но с помесячной разбивкой.

Оба варианта имеют право на существование, но второй является более наглядным и при корректировке сведений менее трудозатратным.

Исправление отчетов

Бывают случаи обнаружения ошибок в размещенных отчетах. Можно ли вносить изменения в опубликованные сведения? Можно, и даже нужно!

Законом за размещение недостоверных сведений в отчетах никаких санкций не предусмотрено, но при выявлении ошибки документ следует исправить.

В заключении следует помнить, что административная ответственность может быть наложена в течение года после совершения административного правонарушения:

• при нарушении срока размещения отчета - штраф от 2 до 5 тыс.руб. на должностное лицо; от 10 до 30 тыс. руб. на организацию;
• при неразмещение отчета – штраф от 30 до 50 тыс.руб.на должностное лицо; от 100 до 300 тыс. на организацию.