Главная » Субъекты пенсионного страхования » Кадровый учет у ип с наемными работниками. ПК «Налогоплательщик ПРО» в помощь

Кадровый учет у ип с наемными работниками. ПК «Налогоплательщик ПРО» в помощь

Индивидуальные предприниматели (ИП) рассматриваются трудовым законодательством в качестве работодателей (ст. 20 ТК РФ). И если кадровые документы для ИП без сотрудников не требуются, то документировать трудовые отношения с наемными работниками, то есть вести кадровый учет, уже обязательно.

В этом отношении закон уравнивает предпринимателей-физлиц и юридические лица. А между тем, именно ИП склонны пренебрегать требованиями к оформлению кадровой документации. Результатом становятся штрафы, наложенные инспекторами ГИТ по результатам очередной проверки. А между тем, правила создания, ведения и хранения кадровой документации для ИП достаточно несложно соблюсти. Рассмотрим, что для этого необходимо.

Какие кадровые документы необходимы для ИП?

Чтобы понять, какие кадровые документы для ИП являются необходимыми, следует обратиться к Трудовому кодексу:

в ст. 8 ТК РФ упоминаются локальные акты;
ст. 67 ТК РФ устанавливает обязательность трудовых договоров;
ст. 66 ТК РФ требует ведения трудовых книжек;
ст. 68 ТК РФ говорит о необходимости приказов и т.д.

Из других законодательных актов, на которые необходимо опираться при создании кадровой документации индивидуального предпринимателя, можно назвать:

закон «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ от 29.07.2004 г., который позволит определить какая информация имеет подобный статус и ограничить к ней доступ;
Закон «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 г., изучение которого позволит соблюсти права работников в части защиты конфиденциальной информации;
Постановление Правительства «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003, где разъясняются все правила их ведения;
Постановление Госкомстатата РФ № 1 от 05.01.2004 г, в приложении к которому найдутся унифицированные формы основных документов;
ГОСТ Р 6.30-2003 для правильного составления необходимых документов.

Рассмотрим, какие же документы обязательно должны быть у ИП, выступающего в качестве работодателя.

Кадровые документы ИП

Ведение кадровой документации обязательно для любого предпринимателя, выступающего в качестве работодателя. При этом не имеет значения выбранный им налоговый режим. Кадровые документы для ИП на УСН будут те же, что и платящего налоги на общих основаниях. Их можно разделить на три большие группы:

локальные нормативные акты;
документы по учету кадров;
организационные документы.

К первой группе относятся те документы, которые содержат в пределах компетенции работодателя нормы трудового права, общие для всех работников и самого работодателя (ст. 7 ТК РФ). Правом принимать их ИП наделены с 2006 г. К их числу относят:

Штатное расписание;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Коллективный договор (если он заключен);
Положение о защите персональных данных;
Положение об оплате и премировании;
Положения об охране труда;
Положения о подразделениях (ели они имеются);
Должностные инструкции (необязательный, но, тем не менее, необходимый документ).

Стоит помнить, что принятие многих из этих документов требует обязательного согласования с представителями работников. Нарушение этого правила грозит ИП обращениями в ГИТ и другие инстанции, если работники посчитают свои права нарушенными.

Кадровая документация микропредприятий

В 2016 году были приняты очередные поправки в Трудовой кодекс. Он дополнился небольшой главой 48.1, действие которой начнется с 1 января 2017 г. Согласно ее положениям, выделяются особые субъекты малого бизнеса – микропредприятия, с персоналом до 15 человек. Это могут быть как юрлица, так и ИП. Для таких работодателей упрощается кадровое делопроизводство. Они могут отказаться от части локальных документов, включая их условия непосредственно в трудовые договоры сотрудников. «Усеченный» вариант не включает такие кадровые документы для ИП с сотрудниками, как:

ПВТР;
положение об оплате и премировании;
графики смен;
другие (без уточнения).

Трудовые договоры при этом должны быть типовыми, разработанными с учетом мнения Трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений и утвержденными Постановлением Правительства. Отдельный типовой договор предназначен для дистанционных и надомных работников. Однако пока такой документ не принят и существует только в виде проекта. Он представлен на Едином портале проектов нормативных актов. До вступления в действие главы 48.1 и принятия типовых форм трудовых договоров, все ИП обязаны вести кадровую документацию в полном объеме.

Ведение трудовых книжек

С 2006 года ведение трудовых книжек сотрудников стало обязательным для индивидуальных предпринимателей. Это позволило устранить нарушение прав работников в части возможности включать в трудовой стаж работу у ИП. Ведь именно трудовая книжка до сих пор единственный официальный документ, служащий подтверждением стажа работы.

Речь идет именно о наемных работниках, чьи отношения с ИП оформлены трудовым договором и труд которых используется именно в предпринимательских целях. Самому предпринимателю заводить себе трудовую книжку не нужно, так как он выступает в качестве работодателя. Не ведутся книжки персонала, нанятого для личного обслуживания предпринимателя или его семьи (няни, помощницы по хозяйству и т.д.), даже если с ними заключен трудовой договор.

Как и другие кадровые документы для ИП в 2017 г., трудовые книжки ведутся в соответствии с трудовым законодательством. В них отражается прием на работу, переводы, поощрения и увольнение сотрудника. При заполнении соответствующих страниц необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда от 10.10.2003 г.

Если работник впервые трудоустраивается, то ИП обязан оформить на него трудовую книжку. Бланки книжек и вкладышей к ним продаются в магазинах канцтоваров. Там же можно найти и журнал учета выдачи этих бланков. Заполненные и чистые книжки, а также учетный журнал должны храниться в сейфе. За их сохранность, равно как за учет и ведение, предприниматель несет ответственность.

Аутсоринг кадрового учета ИП

Большая часть индивидуальных предпринимателей предпочитает передавать ведение кадрового и бухгалтерского учета сторонним организациям. Выбор аутсорсинга именно в этих сферах легко объясним:

Во-первых, ведение такого учета по всем правилам занимает много времени, которое можно потратить с большей для собственного бизнеса пользой.

Во-вторых, затраты на содержание в штате компетентных специалистов-кадровиков и бухгалтеров могут быть нецелесообразны экономически.

В-третьих, поручение таких обязанностей менее компетентному работнику за дополнительную плату может привести к неприятным последствиям в виде штрафа со стороны контролирующих органов.

Договор на кадровое и бухгалтерское обслуживание заключается с организацией, специализирующейся на такого рода услугах. В штате которой достаточно компетентных специалистов. Ведение кадрового учета согласно всем требованиям законодательства гарантируется материальной ответственностью исполнителя при оказании услуг ненадлежащим образом.

Организация и ведение кадрового учета одинаково обязательно и для крупных компаний с тысячами сотрудников, и для микропредприятий, число работников которых менее полутора десятков. Различается только объем необходимой документации, установленной нормами законодательства. Ответственность же за нарушение этих требований предусматривается равная.

Бытует мнение, что отмена кадрового учёта для маленьких компаний и ИП позволяет совершенно не думать о нём. Однако это далеко не всегда верно. Некоторые предприниматели обязаны составлять целый ряд документов. В связи с этим важно тщательно разобраться в этом вопросе.

Если индивидуальный предприниматель принимает персонал, у него возникает обязанность ведения кадрового учёта. В тех случаях, когда вся деятельность осуществляется единолично ИП, никаких дополнительных документов оформлять не придётся.

Когда работников принимают в штат, следует в обязательном порядке оформить соответствующие документы. В 2019 году это необязательно должны быть правильно . Их можно заменить трудовым договором.

Как только трудовой договор подписан, у маленьких компаний, а также ИП возникает необходимость вести учёт. При этом важно следовать действующему законодательству. Несоблюдение его положений, а также отсутствие необходимых кадровых документов, грозит работодателю привлечением к ответственности, в том числе уголовной. В связи с этим трудовая инспекция вправе провести соответствующую проверку и запросить документы, которые должны обязательно вестись.

В процессе ведения кадрового учёта у предпринимателя возникают права и обязанности. Каждому предпринимателю важно знать, какие из них основные. Это поможет избежать целого ряда проблем, а также облегчить ведение учёта.

Среди прав можно выделить следующие:

предприниматель может заключать как срочные трудовые договора, так и на неопределённый период;
издавать приказы, которые основываются на подписанных соглашениях;
заключать коллективные трудовые договора;
обучать сотрудников основам охраны труда, после чего контролировать знания по этой теме.

Несмотря на то, что сегодня действует закон об упрощении кадровых документов, формулировки в нём достаточно размыты. Не стоит рассчитывать на полную отмену учёта, поэтому важно точно понимать обязанности предпринимателя в этой сфере:

Знать свои права и обязанности небольшим организациям и ИП мало. Гораздо важнее чётко соблюдать все условия.

Обязательная документация по кадрам

Ведение учёта всегда предполагает оформление первичной документации. Без этого невозможно грамотно вести отношения между предпринимателем и его сотрудниками. Поэтому важно знать, какие кадровые документы должны быть у ИП в обязательном порядке. Не стоит относиться к этому требованию несерьёзно, ведь могут наступить неприятные последствия.

Для правильного ведения кадрового учета ИП придётся использовать три группы документов:

Внутренние нормативные акты – это распорядок труда, инструкции, положения о премировании, графике работы, заработной плате и другие. Они помогают при необходимости доказать работодателю правоту в суде.
Организационные. К таким относятся всевозможные журналы кадрового учёта. В них регистрируются различные документы – приказы, договора, командировочные удостоверения, трудовые книжки и другие. Также к этой группе относятся табель, график отпусков, .
Учётные документы – трудовые договора и книжки, карточки работников, кадровые приказы, заявления, объяснительные записки и другие.

С одной стороны бухучёт ИП ведется в упрощённом виде. С другой стороны – кадровые документы для микробизнеса полностью не отменили. Может потребоваться формировать и другие соглашения.

Если предприниматель принимает на работу нового сотрудника, он как работодатель обязан заполнить соответствующие документы: приказ о приёме на работу, а также заполнить трудовую книжку. Их оформление осуществляется на основании российского законодательства.

Когда наёмные работники принимаются на должность к ИП, может сложиться две ситуации:

Когда будущий сотрудник имеет на руках трудовую книжку, предприниматель должен заполнить её соответствующим образом.
Если же сотрудник принят на работу впервые, предпринимателю придётся завести ему такой документ. Только после этого можно внести запись о приёме.

Важно правильно отражать соответствующие сведения в трудовой книжке: увольнение, приём на работу, перевод на другую должность должны обязательно указываться в ней.

Введение упрощенного кадрового учёта позволило ИП пользоваться типовой формой трудового договора как альтернативой традиционному документу. Получается, что в этом случае вести трудовые книжки не обязательно, от их оформления можно отказаться. Однако такая подмена нередко приводит к проблемам в случае подачи в суд.

Важно чётко определиться, какие именно документы использовать в учёте. После этого следует придерживаться выбранной стратегии.

Выше было рассказано о том, что существуют обязательные кадровые документы для ИП. Однако далеко не все прилагают максимум усилий для правильного ведения кадрового учёта.

В конечном итоге работодатель может столкнуться с тем, что придётся нести ответственность. Для ИП в 2019 году предусмотрены три группы наказаний: административные, уголовные, материальные.

Индивидуальным предпринимателям важно изучить все виды.

Административная ответственность предусмотрена в нескольких ситуациях:

При необоснованном отказе от заключения коллективного соглашения штраф составит от трёх до пяти тысяч рублей.
Неправильные сбор, хранение, а также применение сведений о работнике грозит штрафом. Заплатить придётся от 500 до 1 000 рублей.
трудовых отношений соответствующей формы договором, а также уклонение от его заключения влечет наложение штрафа размером от 5 до 20 тысяч рублей. Повторное привлечение за такое нарушение приведет к увеличению денежного наказания. Придётся заплатить 30-40 тысяч рублей.
Незаконное использование труда иностранцев, отказ от уведомления миграционной службы о приёме на работу таких граждан приводит к наложению штрафа. Его размер зависит от квалификации иностранного гражданина и места деятельности.

Уголовная ответственность также может наступить в нескольких случаях:

увольнение беременной, а также женщины, у которой дети младше трёх лет. В этом случае придётся заплатить штраф до двухсот тысяч или отработать 180 часов;
задержка заработной платы на срок более двух месяцев в корыстных или личных целях грозит наказанием в размере до 500 тысяч рублей.

Материальная ответственность наступает при задержке заработной платы. В этом случае придётся выплатить работнику просрочку, рассчитываемую исходя из ставки рефинансирования – 1/300 за каждый день.

Кадровый учёт ИП на аутсорсе

Нередко для ведения кадрового учёта предприниматели привлекают сторонние организации, предлагающие услуги аутсорсинга.

Причинами для этого служат:

высокая стоимость найма компетентного кадрового сотрудника;
отсутствие достаточных знаний по делопроизводству у штатного работника, на которого возложены дополнительные обязанности.

Привлечение ИП аутсорсера приводит к оптимизации расходов в сочетании с профессиональным ведением учёта. Благодаря материальной ответственности сторонних организаций, они гарантируют, что кадровые документы будут вестись исключительно в соответствии с законодательством.

Не стоит пренебрегать помощью аутсорсеров. Важно помнить: несмотря на то, что полный кадровый учёт для микропредприятий и ИП отменили, часть документов остаются обязательными. Грамотное составление их поможет не столкнуться с серьёзной ответственностью.

Современное законодательство содержит положения о том, что предприниматели могут не вести полный кадровый учёт. Однако отказаться полностью от него не получится. Между тем, нарушение правил учёта ведёт к серьезной ответственности. Поэтому важно понимать, какие документы необходимы, правильно и своевременно оформлять их.

Ведение грамотного кадрового учета обязательно для каждого работодателя. Это актуально не только для организаций, но и для индивидуальных предпринимателей. Все ИП, которые нанимают работников для осуществления коммерческой деятельности, приносящей прибыль, независимо от того, находятся ли они на УСН или на общей системе налогообложения, должны вести учет кадров.

Когда ведение кадрового учета обязательно

Следует понимать, что это обязательно для ИП только в том случае, если у него есть хотя бы один нанятый работник. Принятие сотрудников в штат должно оформляться подписанием обеими сторонами трудового договора. Сразу после приема на работу первого работника ведение кадрового учета для ИП становится обязательным и должно осуществляться в соответствии с действующим законодательством РФ.

Почему кадровый учет необходим для ИП

Организации учреждают специальные отделы или вводят ответственные должности для грамотного ведения кадрового учета, составления и ведения документации. ИП чаще всего не придают этому особого значения. Даже если учет кадров и ведется, в большинстве случаев это делается с существенными нарушениями правил, норм и действующего законодательства. А ведь грамотный кадровый учет для ИП имеет огромное значение. Независимо от количества нанятых сотрудников, применения УСН или ОСН, согласно действующему законодательству необходимо ведение учета заработной платы и перечисление взносов в Пенсионный фонд РФ за каждого нанятого сотрудника.

Чем грозит отсутствие кадрового учета

Инспектора из органов трудовой инспекции в ходе проверки могут потребовать документацию, касающуюся кадров. И ИП должен ее представить. Если проверяющие из ГИТ обнаружат нарушения кадрового учета и делопроизводства, предпринимателю грозит административный штраф. Подобные ошибки могут обернуться для него привлечением к ответственности вплоть до уголовной, штрафными санкциями.

Права и обязанности ИП

В соответствии с действующим законодательством ИП (на УСН или ОСН) должен:

вести кадровый учет;
оформлять работников, хранить документы, вести трудовые книжки. Вносить в них записи о приеме, увольнении, переводе работника;
обеспечивать свой персонал свидетельствами пенсионного страхования;
принимать все локальные нормативные документы, необходимые и требуемые законодательством.

Индивидуальный предприниматель имеет право:

заключать трудовые договоры на определенный или неопределенный срок;
издавать приказы, на основании положений подписанных договоров;
заключать коллективный договор со своими работниками;
проводить обучение по охране труда для своих сотрудников, а также контролировать полученные знания.

Заказать расчет

Кадровая документация ИП

Все трудовые отношения предпринимателя с наемными сотрудниками должны быть задокументированы.

Кадровая документация делится на три типа:

внутренние нормативные документы: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, инструкции по защите персональной информации, охране труда, положение об оплате труда, должностные инструкции и т. д. Кстати, именно составление последних помогает исключить возникновение спорных ситуаций и их разбирательство в суде;
документы организационного характера: книги и журналы, в которых ведется учет и регистрация трудовых договоров, трудовых книжек, командировок работников, приказов, штатное расписание, график ежегодных отпусков, табель учета рабочего времени;
документы, необходимые для учета кадров: трудовые договоры и книжки, приказы по личному составу, личные карточки наемных работников, командировочные удостоверения, различные заявления, объяснительные записки и т. д. При необходимости также можно оформить положение о коммерческой тайне, соглашение о материальной ответственности и т. д. При сменном графике работы должен присутствовать график сменности.

Особенности работы ИП с трудовыми книжками

Согласно действующему законодательству при приеме на работу нового сотрудника каждый работодатель должен издать соответствующий приказ и сделать об этом запись в трудовую книжку. ИП не является исключением. По сути, трудовая книжка в нашей стране – это документальное подтверждение того, что человек работал в определенный период времени.

На предпринимателя возлагается ответственность за ведение, учет и хранение трудовых книжек. Правильность заполнения этих документов регламентирует несколько нормативных актов. Они одинаковы для всех работодателей.

Принимаемый на работу должен иметь на руках трудовую книжку. Если же он устраивается впервые, то в соответствии с установленными нормами ИП должен оформить ему новую трудовую книжку и сделать в ней первую запись о приеме на работу. Новый документ может быть выдан работнику только на основании заявления, в котором указана причина его отсутствия.

Ведение кадрового учета ИП силами аутсорса

Чтобы ведение учета выполнялось правильно и соответствовало законам, нужно постоянно следить за изменениями в них, отлично разбираться в тонкостях трудового законодательства и права. Этими навыками обладают далеко не все сотрудники индивидуальных предпринимателей. Именно поэтому все чаще ИП передают функции ведения кадрового учета на аутсорсинг. Это выгодно, потому что:

существенно сокращаются расходы на ведение кадров, так как отпадает необходимость в штатном сотруднике для решения этих вопросов;
предприниматель получает грамотно организованный учет персонала. Он ведется компетентными специалистами, а не наемным персоналом, который может не знать трудового законодательства и нормативных актов;
передача дел специалистам данной области помогает избежать штрафных санкций, которые могут возникнуть при неправильном ведении учета.

Наше предложение

Для корректного ведения кадровой документации и учета можно обратиться к профессионалам – специалистам ООО «БухПроКонсалтинг». Мы присутствуем на рынке консалтинга более 15 лет и оказываем услуги компаниям и индивидуальным предпринимателям Москвы и Московской области. Это стало возможным благодаря тому, что у нас работают высококвалифицированные специалисты в сфере кадрового делопроизводства, бухгалтерского и налогового учета, трудового законодательства и права. В результате нашей компетентной работы учет кадров каждого клиента приводится в соответствие действующему законодательству. Если учет ранее не велся, мы можем помочь выполнить восстановление. Мы ориентированы на индивидуальный подход к каждому клиенту и стремимся поддержать лояльную ценовую политику.

Для заказа кадрового учета в ООО «БухПроКонсалтинг» воспользуйтесь онлайн-сервисом на сайте или сделайте звонок по телефону, предложенному на странице.

Которую они осуществляют. Состав бухгалтерских и кадровых документов для ИП в 2018 году зависит от вида бизнеса и условий труда. Федеральное законодательство обязывает ИП всю документацию вести правильно, так как это предмет особого внимания контролирующих органов.

Кадровые документы для ИП в 2017-2018 году

В настоящее время ИП уравнены в трудовых правоотношениях с предприятиями, в связи с чем им необходимо вести кадровые документы в полном объеме и оформлять их юридически грамотно. Если бизнесмен нанимает сотрудников, он обязан вести кадровый учет и использовать утвержденный перечень кадровых документов для ИП. Это позволит должным образом построить взаимоотношения с наемными работниками, свести к минимуму риски по трудовым спорам, а также исключить появление трудностей, связанных с проверками контролирующих органов.

Команда сайта Мир Бизнеса рекомендует всем читателям пройти Курс Ленивого Инвестора, на котором вы узнаете как навести порядок в личных финансах и научиться получать пассивный доход. Никаких заманух, только качественная информация от практикующего инвестора (от недвижимости до криптовалюты). Первая неделя обучения бесплатная! Регистрация на бесплатную неделю обучения

Перечень кадровых документов, необходимых ИП

Многие предприниматели хотят узнать, какие кадровые документы должны быть у ИП, и какие нужно заполнять учетные регистры по результатам коммерческой деятельности? Обязательные кадровые документы для ИП, независимо от выбранной :

инструкции и положения об оплате за выполнение работы, защите индивидуальных данных, финансовом стимулировании, о выделении премии;
табель учета времени работы;
инструкции по ТБ и охране труда;
журналы проведения медицинского осмотра, издания приказов, проведения инструктажей, выдачи справок сотрудникам;
правила распорядка;
приказы по персоналу, по ведению работы;
карточки персонала, трудовые книжки;
распределение отпусков, расписание штата;
книга движения бланков, выдачи трудовых книжек;
коллективный договор;
договоры, описывающие трудовые отношения, о финансовой ответственности.

Важно! Предприятия и ИП должны правильно хранить документы, учитывая сроки, которые определенны федеральными законами и другими актами Российской Федерации.

Бухгалтерские документы ИП

ИП понимают, что за свои действия они будут отвечать всеми своими активами (не только товаром, но и личным имуществом). Именно поэтому необходимо тщательно оценивать возможные риски. Предпринимателей не принуждают создавать бухгалтерию в прямом ее понимании, но им в обязательном порядке нужно организовать документооборот и вести .

Документы налогового учета:

налоговые декларации;
книги приобретений;
налоговые накладные;
реестры;
справки о текущем состоянии счетов;
книги реализаций;
книги учета финансовых операций;
акты сверок.

Многие руководители понимают, что для успешного ведения бизнеса не достаточно иметь качественное и хорошо обученный персонал. Недопустимо работать без правильно организованного документооборота. Для этого собирается вся первичная документация и фиксируется в соответствующих учетных регистрах.

К бухгалтерским документам для ИП относят:

счета-фактуры;
приходные и расходные накладные;
ведомости для накопления;
акты приема-передачи;
экономическая переписка;
книги учета;
оборотные ведомости;
инвентарные перечни;
учетная политика;
отчеты о поступлении денежных средств;
товарные чеки, банковские выписки;
пояснительные записки и т. д.

Основным бухгалтерским документом ИП является книга учета, которая должна заполняться по установленным МФ правилам. В ней отражается не только прибыль, но и расходы бизнесмена (может заполняться в электронном виде). Формы книг и порядок их ведения утверждаются Министерством финансов. В них нужно прикреплять документы, подтверждающие финансовые операции. К такой документации относят: чеки, договора, накладные. Предприниматель может самостоятельно вести учет хозяйственных операций, принять на работу бухгалтера или пользоваться услугами аутсорсинговых организаций.

Совет! Все данные по поступлениям от бизнеса вписывайте в книгу последовательно и в соответствующем порядке заполняйте предусмотренные для этого графы. Итоговые данные книги прибыли и расходов являются основанием для формирования налоговых деклараций.

Сроки хранения кадровых и бухгалтерских документов

При ведении коммерческой деятельности у бизнесменов зачастую возникает вопрос: сколько хранить документы ИП? В соответствии с законодательством, юридические и физические лица обязаны обеспечить хранение своих документов в течение следующих сроков:

Документы
Документы, подлежащие регистрации	Постоянно
Бухгалтерская отчетность за квартал
Первичная документация для учета
Декларации налоговой службы
Учетная политика, регистры, план счетов, переписка по бухгалтерскому учету
ведомости в ФСС за квартал
Договоры по оформлению трудовых отношений
Книги кадровой документации, а также журналы и карточки
Персональные документы сотрудников (подлинники)	до востребования, либо 75 лет (если не будут востребованы)
Книга учета прибыли и расходования средств для УСН	постоянно
Сертификаты и лицензии
Отчетность бухгалтерии за месяц

Заключение

Стоит помнить, что за неверное документирование грозит наказание. ИП могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, уголовной, гражданско-правовой и административной ответственности (в зависимости от характера нарушения). Поэтому, начиная коммерческую деятельность, ИП должны соблюдать все требования Федерального законодательства, в частности своевременно осуществлять регистрацию первичных документов и разносить полученные из них данные по регистрам учета.

Бытует мнение, что для представителей малого бизнеса учет кадров не имеет такого глобального значения, как для крупных компаний. Тем не менее реальность такова, что кадровый учет у индивидуального предпринимателя занимает важное место и для этого есть ряд причин.

Для чего нужна работа с кадрами

Прежде всего актуальность документации, связанной с кадрами, необходима для правильного учета заработной платы нанятых сотрудников. Ведь именно эти данные используются для определения суммы взносов в Пенсионный фонд РФ. В противном случае за несвоевременные или неверные отчисления в ПФ предприниматель может получить штраф, что не есть хорошо.

Стоит отметить, что если у бизнесмена не находится в найме хотя бы один сотрудник, то причин думать о кадровом учете также нет.

Но для всех, кто принял решение иметь пусть скромный, но штат работников, актуальной будет информация о том, как правильно оформляются различные специалисты и каким образом осуществляется непосредственно сам кадровый учет у индивидуального предпринимателя.

Принимая кого-либо на работу ИП обязан заключить с кандидатом на конкретную должность трудовой договор. В этом договоре указываются обязанности и права как нанимателя, так и сотрудника.

Как только в стол отправился первый трудовой договор можно считать, что предприниматель начал работу с кадрами.

И стоит помнить о том, что в определенный момент представителю малого бизнеса придется принимать трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, будет требовать необходимые документы на сотрудников. И предприниматель обязан эту документацию предоставить, иначе - административный штраф.

Особенности учета

Сама суть взаимодействия с кадрами сводится к постоянному учету и оформлению конкретных документов:

Трудовой договор;

Трудовая книжка;

Все приказы, изданные в процессе работы;

Трудовые карточки;

Заявления;

Командировочные удостоверения.

Важно помнить о том, что во всех своих действиях ИП должен опираться на существующее законодательство. Например, трудовой кодекс изначально обязывает предпринимателя документировать отношения, устанавливаемые с наемными работниками (договор и т. п.). Также именно ТК обязует представителей малого бизнеса издавать приказы и вести трудовые книжки.

Специфика кадровой документации

Для того чтобы кадровый учет у индивидуального предпринимателя проходил максимального точно, необходимо грамотно подходить к оформлению необходимых документов.

Вся документация, имеющая отношение к работе с штатом наемных сотрудников, делится на три основных вида: организационная, нормативная и учетная.

К организационным относятся те документы, которые помогают организовать работу с кадрами. Как правило, это учетные журналы, предназначенные для регистрации трудовых договоров, приказов и командировок.

Табель для учета рабочего времени;

Штатное расписание;

График, согласно которому сотрудники уходят в отпуск;

Книга для учета трудовых книжек.

Нормативная документация включает в себя различные инструкции, коллективные договора и правила распорядка труда. В эту группу попадают документы, актуальные для специфических видов деятельности ИП, например, положение об оплате труда.

Не стоит забывать и о должностных инструкциях, наличие которых может существенно помочь решению спорной ситуации в суде.

К документам, необходимым для учета, относятся трудовые книжки, карточки работников, изданные приказы, объяснительные записки, заявления и командировочные удостоверения.

При наличии нескольких рабочих смен, должен быть составлен и утвержден график работы. Также актуальны соглашения с теми сотрудниками, деятельность которых подразумевает ответственность за имущество ИП, например, работа на складе.

Кадровый учет у индивидуального предпринимателя подразумевает и грамотное ведение трудовых книжек. Речь идет об изданном приказе о приеме на работу и оформлении самой книжки в полном соответствии с установленными нормативными актами. По законодательству РФ ответственность за ведение трудовой книжки, ее хранение, организацию и учет полностью лежит на предпринимателе.

Просмотров