Особенности работы с кадровыми документами. Курсовая работа организация работы с кадровыми документами Организация работа с кадровой документацией
Введение
Для принятия эффективных управленческих решений необходимо владеть информацией обо всех процессах, происходящих на предприятии. Для качественного информационного обеспечения в организации существует процесс делопроизводства и документооборот. Отлаженный процесс документационного оборота повышает результативность деятельности каждого отдела и организации в целом. Документационное обеспечение деятельности государственных служащих является важной задачей отделов в органе власти. Организация работы с документами оказывает влияние на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческого персонала. С помощью усовершенствованной системы документационного обеспечения достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их хранение и использование. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более организованной и точной.
Также для руководителей органов власти на различных уровнях очень важно знать о состоянии кадрового ресурса в организации. Данную функцию выполняет отдел государственной службы и кадров.
В научной литературе и периодических изданиях уделяется внимание кадровому делопроизводству в органах государственной власти, рассматриваются проблемы и разрабатываются методы совершенствования данного процесса. Данная тема рассматривается в работах Куракина А.В., Костроминой С.В., Янковича Ш.А., Лытова В.В. Исторические аспекты возникновения делопроизводства исследует в своих работах Кузнецова Т.В.
Однако необходимо отметить, что автор курсовой работы приложил большие усилия, чтобы найти необходимый объем источников и справочных материалов по данной теме, так как основная информация, где рассмотрены основные стороны данного вопроса, содержится в федеральных законах и локальных нормативных актах.
Целью исследования стала разработка обоснованных рекомендаций по совершенствованию работы с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров. Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:
Рассмотрение кадрового делопроизводства, как управленческого процесса;
Определение роли отдела государственной службы и кадров в Аппарате Законодательного Собрания Оренбургской области;
Разработка организационно-кадровой характеристики Аппарата;
Оценка качества организации работы с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров Аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области.
Объектом исследования выступает отдел государственной службы и кадров, являющийся структурным подразделением Аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области.
Предметом исследования является организация работы с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров.
Методами исследования послужили анализ нормативно-правовых документов и теоретической базы по исследуемой теме, рассмотрение основных понятий, а также принципов работы кадрового отдела в органе государственной власти.
Информационная база исследования: нормативно-правовые акты РФ и Оренбургской области, регламентирующие деятельность Аппарата Законодательного Собрания и отдела государственной гражданской службы и кадров, информационные ресурсы и справочные материалы.
В курсовой работе были использованы следующие основные понятия:
Государственный служащий – гражданин Российской Федерации, взявший на себя обязательства по прохождению гражданской службы и осуществлению профессиональной служебной деятельности по исполнению полномочий федерального органа власти.
Делопроизводство – это вид деятельности, обеспечивающий документирование и организацию работы с документами, т.е. весь процесс возникновения документа от момента создания и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.
Автором было уточнено определение понятия «кадровое делопроизводство». Под кадровым делопроизводством понимается совокупность процессов, операций и методов работы с кадровыми документами в процессе исполнения своих функций службой кадров.
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
1. 1 Организация работы с кадровыми документами, как управленческий процесс
Термин делопроизводство возникает в устной речи примерно в XVII в. и означает он сам процесс решения дела. А так как в ходе решения любого дела возникают документы, подтверждающие юридическую силу договоренности (дела), то уже в XVI в. слово дело понимается, как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.
Однако делопроизводство предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, включающую в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Без делопроизводства и качественного документооборота не может функционировать ни одно предприятие, будь то коммерческая организация или же орган власти.
Мы придерживаемся следующего определения документооборота, организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Данный термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Профессор экономических наук Кудряев В.А. выделяет технологические этапы документооборота на предприятии:
- прием и первичная обработка документов, поступающих в организацию;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация документов;
- контроль над исполнением;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
- отправка или направление в дело.
Кадровые документы обладают высокой социальной значимостью, необходимо соблюдать осторожность при работе с ними. Обусловлено это тем, что данные документы закрепляют юридические права того или иного работника организации. Отношение к таким документам должно быть крайне серьезным.
Ведение кадрового делопроизводства позволит:
· документально оформить кадровые отношения, формализовав тем самым кадровые процедуры;
· выстроить четкую систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
· регламентировать взаимоотношения между управляющим и управляемым звеньями;
· создать организационно-правовые основы трудовой деятельности для обеих сторон трудовых отношений;
· разрешать трудовые споры, возникающие в процессе трудовой деятельности.
В научной литературе рассматриваются классификации кадровые документов, вот одна из них. Классификация видов кадровых документов по основным кадровым процедурам:
1. Документация по приему на работу:
· заявление о приеме на работу;
· контракт о назначении на должность;
· приказ о приеме на работу;
· протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.
2. Документация по перевод на другую работу:
· заявление о переводе на другую работу;
· представление о приеме на другую работу;
· приказ о переводе.
3. Документация по увольнению с работы:
· заявление об увольнении;
· приказ об увольнении;
· протокол общего собрания коллектива об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
· график отпусков;
· заявление о предоставлении отпуска;
· приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений:
· представление о поощрении;
· приказ о поощрении;
· протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
· докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
· объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
· протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
Вышеперечисленный классифицированный список документов относится к документации, сопровождающей деятельность кадровой службы по приему работников. Существует также регламентированный перечень документов, с помощью которых регулируется трудовая деятельность самих работников предприятия, в частности государственных служащих, к таких документам относится должностная инструкция, штатное расписание, структура и штатная численность и др. Ниже даются определения данным понятиям.
Штатное расписание – это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с уставом (положением). В штатном расписании указывается количественный состав организации, наименование должностей и соответствующая тарифная ставка оплаты труда. В соответствии с трудовым кодексом штатное расписание в органах власти предоставляется только для служебного пользования.
В штатном расписании находятся наименования профессий и должностей, которые отражаются в трудовых договорах и иных кадровых документах.
Под должностной инструкцией понимается локальный нормативный акт, в соответствии с которым работник исполняет свои должностные полномочия. В ней указываются основные задачи, права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности.
Как мы видим из всего вышеперечисленного, организация работы с кадровыми документами весьма сложный управленческий процесс, требующий от работников кадровой службы высокой квалификации и наличия профессиональных знаний. Обусловлено это специфическими особенностями кадровой документации, с помощью которой юридически закрепляются права и обязанности субъектов трудовых отношений.
| Введение………………………………………………………… ……………… |
| 1 Теоретические аспекты организации работы с кадровыми документами……………………… …………………………………………… |
| 1.1 Анализ деятельности кадровой службы………………………………… |
| 1.2 Законодательная и нормативно-методическая регламентация организации работы с кадровыми документами…………………….......... |
| 2 Анализ организации работы с кадровыми документами в ТОО «Климат-техника»…………………………………… …………………. |
| 2.1 Характеристика деятельности ТОО «Климат-техника»………….. |
| 2.2 Особенности организации работы с кадровыми документами в ТОО «Климат-техника»…... |
| 3 Направления совершенствования организации работы с кадровыми документами ТОО «Климат-техника» |
| Заключение ………………………………………………………………….…. |
ВВЕДЕНИЕ
Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это обуславливается в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.
Целью написания данной курсовой работы является систематизация и расширение теоретических знаний об организации работы с кадровыми документами и формирование умений применять их для решения конкретных практических задач .
В ходе курсовой работе были изучены и проанализированы основные направления деятельности отдела кадров Санаторий «Строитель».
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
- ознакомление
с организационной структурой отдела
кадров;
изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров ОАО Санаторий «Строитель»;
выявление основных направлений работы кадровой службы;
исследование особенностей ведения кадрового делопроизводства в ОАО Санаторий «Строитель».
1. Теоретические аспекты организации работы с кадровыми документами .
- Анализ
деятельности кадровой
службы.
В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.
Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы: самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю; выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации; выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.
Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем: разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации; оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации; учет личного состава; хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству; контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом; изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению; анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования; создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов; работа по созданию резерва на выдвижение; подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников; подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии; подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению; принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников; организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка; ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Из кадровой службы в подразделения направляются:
- сведения
о нарушителях трудовой дисциплины;
- копии приказов
о приеме новых работников, перемещении
внутри организации, увольнении работников;
- копии приказов
об утверждении (изменении) Правил внутреннего
трудового распорядка;
сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:
- требовать
от всех подразделений организации представления
необходимых для ее работы материалов;
принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении А. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000,(в ред. от 27.10.2003).
-
Законодательная и нормативно-методическая
регламентация организации
работы с кадровыми
документами.
Законодательная и нормативно- методическая
база делопроизводства – это
совокупность знаков, нормативных
правовых актов и методических
документов, регламентирующих технологию
создания документов, их обработки,
хранение и использование в
текущей деятельности учреждения, а также
деятельность службы делопроизводств:
ее структуру, функции, штаты, техническое
обеспечение и некоторые другие аспекты.
Высшей юридической силой обладает
Конституция РФ, принята на всенародном
голосовании 12 декабря 1993г. (с поправками
от 30 декабря 2008), как самый главный закон
страны, где ст.37 посвящена праву на труд
и отдых, где каждому "работающему по
трудовому договору гарантируются установленные
федеральным законом продолжительность
рабочего времени, выходные и праздничные
дни, оплачиваемый ежедневный отпуск".
Среди законов важное место
занимают кодифицированные акты-кодексы.
Кодекс – это единый, логически
и юридически цельный закон,
который обеспечивает обобщенное
и системное регулирование определенной
группы общественных отношений. Трудовой
кодекс РФ принятый 12.12.2001, устанавливает
обязательность применения каждой организацией
независимо от ее организационно – правовой
формы ряда локальных правовых актов:
коллективного договора, правил внутреннего
трудового распорядка, должностных инструкций
и др. В ТК РФ названы документы, которыми
документируется прием, перевод, увольнение,
командирование, поощрение взыскания
работника.
Таким образом, в Трудовом кодексе РФ
прописаны соподчиненность законодательных
и нормативных правовых актов, главенство
и их иерархия, что должно учитываться
работником кадровой службы.
Особую значимость для работников кадровых
служб имеет ст.14 "Исчисление сроков".
В ней указано, что "прекращение трудовых
прав и обязанностей начинается на следующий
день после календарной даты, которой
определено окончание трудовых отношений.
Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями,
истекают в соответствующее число последнего
года, месяца или недели срока. В срок,
исчисляемый в календарных неделях или
днях, включаются и нерабочие дни. Если
последний день срока приходится на нерабочий
день, то днем окончания срока считается
ближайший следующий за ним рабочий день".
Надо подчеркнуть также важность для работника
кадров ст.65, в которой перечислены документы,
предъявляемые поступающим на работу.
В ст.283 указаны
документы, предъявляемые при приеме
на работу по совместительству.
Основным документом о трудовой деятельности
и трудовом стаже работы, согласно Трудовому
кодексу, остается трудовая книжка. Ей
посвящена ст.66.
Кроме того, в Кодексе определены случаи
и порядок составления документов, впервые
включено описание содержания важнейших
из них, в частности трудового договора,
коллективных договоров и соглашений,
даны сроки ознакомления работника с документами
(приказом о приеме на работу (ст.68), приказом
о дисциплинарном взыскании (ст. 193), порядок
выдачи копий документов (ст.62) и т.д.
Оформление трудовых правоотношений требует
сбора персональных данных о работнике.
Понятие персональных данных также дано
в Трудовом кодексе в ст.85, где к ним отнесена
"информация, необходимая работодателю
в связи с трудовыми отношениями и касающаяся
конкретного работника".
Поэтому, оформляя
трудовые правоотношения путем составления
кадровых документов, необходимо прежде
всего обращаться к соответствующим
статьям Трудового кодекса.
Статья 7 Закона, как и Трудовой кодекс
РФ, подчеркивает конфиденциальность
персональных данных. На основании этого
Закона служба кадров организации разрабатывает
свое положение о работе с персональными
данными.
В Федеральном законе от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ
"О коммерческой тайне" (в ред. от
18.12.2006) раскрыт вопрос конфиденциальности
информации в рамках трудовых отношений
(ст.11), положения которого обязательно
учитываются при оформлении на должности,
предполагающей работу с конфиденциальной
информацией, в том числе с персональными
данными.
В Законе четко определены права и обязанности
обладателя информации, права физических
и юридических лиц на доступ к информации
и одновременно ст.9 говорит об ограничении
доступа к информации. В этом Законе персональным
данным прямо посвящен лишь один пункт
в ст.9, так как одновременно вышел Федеральный
закон "О персональных данных".
Для организаций, имеющих право помещать
изображение герба на бланках и печатях,
важен Федеральный конституционный закон
от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном
гербе Российской Федерации".
В соответствии со ст.4 Закона Государственный
герб Российской Федерации воспроизводится
на документах, удостоверяющих личность
гражданина Российской Федерации, а также
на иных документах общегосударственного
образца, выдаваемых федеральными органами
государственной власти. Статья 10 Закона
указывает, что "порядок изготовления,
использования, хранения и уничтожения
бланков, печатей и иных носителей изображения
Государственного герба Российской Федерации
устанавливается Правительством Российской
Федерации". В соответствии с этой статьей
надо обратиться к Постановлению Правительства
РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении
изготовления, использования, хранения
и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации",
в котором указано, "что изготовление
печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации
осуществляют только полиграфические
и штемпельно-граверные предприятия, имеющие
сертификаты о наличии технических и технологических
возможностей для изготовления указанного
вида продукции на должном качественном
уровне".
К важнейшим законодательным актам, затрагивающим
процесс документирования, следует отнести
и Закон Российской Федерации от 25 октября
1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской
Федерации" (в ред. Федеральных законов
от 24.07.1998 N 126-ФЗ и от 11.12.2002 N 165-ФЗ) и Федеральный
закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном
языке Российской Федерации". Они регулируют
использование государственного языка
при составлении и оформлении служебных
документов. Прежде всего напомним, что
ст.68 Конституции РФ устанавливает: "государственным
языком Российской Федерации на всей ее
территории является русский язык".
Статьи 16 - 19 Закона "О языках народов
Российской Федерации" посвящены использованию
языка в официальном делопроизводстве,
в том числе при оформлении кадровой документации,
а ст.3 Федерального закона "О государственном
языке Российской Федерации" устанавливает
требование идентичности содержания и
технического оформления текстов, выполненных
на нескольких языках.
Учитывая, что службе кадров приходится
иметь дело с обращениями граждан, надо
знать и руководствоваться Федеральным
законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации", в котором дается определение,
что понимается под обращением, предложением,
заявлением, жалобой. В нем изложены требования
к составу содержания письменного обращения:
наименование адресата (наименование
государственного органа или органа местного
самоуправления) либо должность или должность,
фамилия, имя, отчество должностного лица,
почтовый адрес, по которому может быть
дан ответ, суть обращения (заявления),
личная подпись и дата.
Исходя из требований Закона к структуре
текста обращения фактически строятся
требования службы кадров к заявлениям,
подаваемым работниками при поступлении
на работу, увольнении, перемещении по
должности, отпуске и т.д. Такие заявления
обязательно содержат те же составляющие
части: кому, от кого, о чем, подпись и дата,
за исключением указания адреса, если
работник уже работает в организации.
В Законе прописана и технология работы
с обращениями: регистрация (по ст.8 "в
течение трех дней с момента поступления
в государственный орган, орган местного
самоуправления или должностному лицу"),
обязательность рассмотрения (в срок до
30 дней с момента регистрации и может быть
увеличен на срок до 30 дней в случае проверки),
контроль за исполнением. Важен для кадровой
службы и установленный в Законе порядок
приема граждан.
Следовательно, чтобы правильно оформлять
кадровые документы, необходимо иметь
полный пакет законодательных правовых
актов, особенно затрагивающих трудовые
отношения в организации вашего типа,
и ими руководствоваться при оформлении
трудовых отношений.
Кроме законодательных актов в каждой
кадровой службе должен быть пакет с нормативно-методическими
документами, в которых описывается методика
работы, то есть, как надо выполнять ту
или иную запись или операцию.
В 2003 г. кадровые службы получили два важнейших
документа о порядке ведения трудовых
книжек, которые являются, в соответствии
со ст.66 Трудового кодекса РФ, основным
документом о трудовой деятельности и
трудовом стаже работника:
Правила ведения и хранения трудовых книжек,
изготовления бланков трудовой книжки
и обеспечения ими работодателей, утвержденные
Постановлением Правительства Российской
Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых
книжках" (в ред. Постановления Правительства
РФ от 01.03.2008 N 132);
Инструкция по заполнению трудовых книжек,
утвержденная Постановлением Минтруда
России от 10 октября 2003 г. N 69
Оформление основных
кадровых документов унифицировано. Разработка
и утверждение альбомов унифицированных
форм первичной учетной документации
и их электронных версий была возложена
Постановлением Правительства РФ от 8
июля 1997 г. N 835 на Государственный комитет
РФ по статистике с согласованием форм
с Министерством финансов РФ и Министерством
экономики РФ. Среди унифицированных форм,
перечисленных в Постановлении, к Первоочередным
были отнесены формы первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты.
Первый альбом этих форм был утвержден
Постановлением Госкомстата России 30
октября 1997 г. N 71а. В альбом несколько раз
вносились изменения и дополнения. Работник
кадровой службы постоянно имеет дело
с формами, включенными в альбом, и должен
иметь их как в бумажном, так и в электронном
варианте, так как в соответствии с Постановлением
Правительства РФ они вводятся "в организациях
независимо от формы собственности, осуществляющих
деятельность на территории Российской
Федерации".
К общегосударственным нормативно-методическим
документам, регламентирующим вопросы
информационно- документационного обеспечения
управленческой деятельности в учреждении,
относятся различные правила, инструкции
и нормы.
Делопроизводство в федеральном
органе исполнительной власти
осуществляется в соответствии с
Правилами делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти, утвержденными
постановлениями Правительства Российской
Федерации от 15 июня 2009г. N 477. На основе
указанных Правил федеральный орган исполнительной
власти по согласованию с федеральным
органом исполнительной власти в области
архивного дела издает инструкции по делопроизводству.
Работа с секретными документами, шифротелеграммами,
другими документами ограниченного доступа,
а также обработка секретной и другой
информации ограниченного доступа осуществляются
в соответствии со специальными документами.
В настоящее время Правила – единственный
нормативный документ, устанавливающий
общие требования организации работы
с электронными документами в федеральных
органах исполнительной власти. Федеральному
архивному агентству до 1 января 2010г. утвердить
методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти. С утверждение
правил внесены изменения в Типовой
регламент взаимодействия федеральных
органов исполнительной власти от 19.01.2005
№30 и Типовой регламент внутренней организации
федеральных органов исполнительной власти
от 28.07.2005 №452.
К нормативным документам, необходимым
в работе делопроизводственной
службы, принадлежат разработки
Минтруда России, в которых закрепляются
требования к организации труда это:
- Тарифно-квалификационные
характеристики по общеотраслевым должностям
служащих от 10.11.1992 № 30 (в ред. от 20.02.2002),
назначение которого, состоит в обеспечении
рационального разделения труда и
единства определения должностных обязанностей
служащих, а также дифференциация в уровне
оплаты труда этих работников на основе
Единой тарифной сетки;
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 29.04.2008), который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым отраслям.
- Анализ
организации работы
с кадровыми документами
в ТОО «Климат-техника».
Санаторий «Строитель» был создан
1988 года и действует на
правах обособленного структурного
подразделения. Таким
образом, в настоящий момент
организационно- правовая форма
объекта исследования –
филиал, форма собственности
– кооперативная.
Санаторий существует более
23 лет и первоначально
строился на
средства нескольких
хозяйств одного из районов Оренбургской
области, которые являясь застройщиками
пользовались преимущественным
правом для оздоровления
своих работников. Через систему
центральных и региональных
органов управления направлялись
денежные потоки, распределялись
путевки, осуществлялось финансирование
строительства, ремонта, покупки
оборудования и инвентаря.
Санаторий
«Строитель» - многопрофильное лечебно-профилактическое
учреждение для оздоровления взрослых
и детей с трёхлетнего возраста. Расположен
в экологически чистом районе, где нет
промышленных предприятий, но в то
же время недалеко, всего в 300 метрах от
транспортной магистрали, что обеспечивает
удобное пребывание пациентов.
Санаторий
«Строитель» самый крупный санаторий
в Оренбургской области, рассчитанный
более чем на 200 мест.
Природно-климатические
условия, великолепная панорама
ландшафта приятно сочетаются с высоким
уровнем обслуживания и богатейшей лечебной
базой. За последние 3 года санаторий
в среднем за год заполнен на 75-80%.
Филиал-санаторий «Строитель» (в
дальнейшем именуемый Санаторий
«Строитель») является специализированным
лечебно-оздоровительным учреждением.
Основной вид деятельности – санаторно-курортное
лечение, основной профиль лечения
больных – болезни органов дыхания, сердечно-сосудистые
заболевания, болезни опорно-двигательного
аппарата и нервной системы;
дополнительный профиль включает другие
виды лечения и услуги.
Санаторий расположен по адресу:
г.Оренбург, ул.Мало-Восточная 1/1.Главным
врачом санатория уже более
15 лет работает заслуженный
врач РФ Левченко А.И.
Вместимость санатория – 150 койко-мест,
но фактически находятся в
эксплуатации 130
мест. Санаторий представлен
двумя спальными корпусами, лечебным
корпусом, клубом со зрительным
и танцзалами, которые соединены
теплыми переходами. Имеются все
необходимые услуги для полноценного
отдыха: сауна, бассейн, бар,
бильярдный зал. Ведется строительство
отдельностоящего корпуса с номерами
«Люкс» и «Аппартаменты».
Количество номеров:
- «Люкс» –
10;
двухместные – 65;
одноместные – 10;
Санаторий разрабатывает мероприятия по оказанию дополнительных услуг, которые могут повысить комфортность проживания и лечения.
Предприятие распределяет свою чистую прибыль между участниками один раз в год по решению общего собрания участников. Часть прибыли, предназначенная для распределения между его участниками распределяется пропорционально их долям в уставном капитале предприятия.
Таблица 1 – Показатели уровня концентрации предоставляемых услуг.
2.2 Особенности организации работы с кадровыми документами в ОАО Санаторий «Строитель».
В задачи кадровой службы ОАО Санаторий «Строитель» входит подбор кадров, проверка степени профессионализма поступающего на работу, оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок.
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КАМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ
ИНЖЕНЕРНО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ
ИНСТИТУТ МЕЖДУНАРОДНОГО БИЗНЕСА
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине
«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ»
Вариант III «Работа с кадровыми документами»
Набережные Челны2010
ВВЕДЕНИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям
3 Номенклатура, формирование и текущее хранение дел
4 Современное деловое письмо
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Что же такое документ?
"Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете" - определение Поля Отле из книги "Руководство к администрированию".
С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. Сегодня под делопроизводством понимается деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, то есть создание условий для движения, поиска и хранения документов.
Актуальность данного исследования очевидна, так как практически все предприятия в большей или меньшей степени ведут делопроизводство по личному составу, работу с кадровыми документами.
Целью данной работы осветить правила работы с кадровыми документами.
Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи работы с кадровыми документами заключаются следующем:
Оформление документов по личному составу в соответствии с требованиями стандартов;
Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям;
Ознакомиться с условиями хранения документов, формирования дел и создание их номенклатуры;
Рассмотреть составление делового письма;
Анализ литературы по изучаемой теме.
Существует достаточное количество учебников и пособий по ведению делопроизводства. В данной работе были использованы материалы из учебников М.В. Кирсановой, Т.Д. Быковой, а так же источники ГОСТ 6.30-2001.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
1 Делопроизводство по личному составу
Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование и т.д. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения составляют группу документов по личному составу. Это приказы по личному составу, заявления, резюме, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а так же все документы, входящие в личное дело. По правилам эти документы должны храниться в отдельном помещении.
Для ведения документации необходимо знать не только делопроизводство, но и законодательную базу, а именно законодательно-правовые акты и труде и постоянно руководствоваться ими. Основным законодательным документом является Трудовой кодекс РФ. Так же используются положения и постановления Правительства РФ, указы Президента, законы и иные нормативные документы. Организация сама так же создает нормативные документы: коллективные договора, соглашения, трудовые договоры. Для правильного оформления также необходимо правильно оформить кадровые документы, создать пакет законодательных правовых актов, затрагивающих трудовые отношения в организации (государственной, общественной, коммерческой, ООО, ЗАО и т.д.) К пакету добавляют еще инструкцию о порядке ведения трудовых книжек.
При поступлении на работу пишется заявление. Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги А4 и подписывается лично человеком, подающим заявление. На заявлении оформляются следующие реквизиты: адресат, данные об авторе заявления - фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (если автор уже является сотрудником предприятия), или полный домашний адрес и телефон (если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением), наименование вида документа, дата, текст, отметка о наличии приложения (если имеются прилагающиеся документы), подпись.
При положительном решении вопроса о приеме на работу с поступающим заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.
Трудовой договор – это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношение сотрудника с администрацией. В содержании указывается ФИО работника и работодателя, место работы, дата начала работы, должность, права и обязанности работника и работодателя, режим работы и отдыха, условия оплаты, вид социального страхования и т.д. Определение трудового договора дается в ст. 56 ТК РФ.
В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).
1) по основной деятельности приказы издаются (при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений, при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия)
2) по личному составу (при назначении работников на должность, при освобождении от должности, при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях, при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск)
Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты: название вида документа (ПРИКАЗ), дата (датой приказа является дата его подписания), порядковый номер приказа, место издания приказа, индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании, фамилия и телефон исполнителя. Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной (см. так же примеры в приложении 3 и 8). Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.
Одним из основных документов по учету личного состава в учреждениях является личная карточка рабочих и служащих (Форма Т-2). В ней указываются документально обоснованные данные из паспорта и трудовой книжки. При увольнении проставляется дата и номер приказа об увольнении. Эти сведения необходимо особенно тщательно заполнять, так как карточка является основанием для подтверждения пенсионного стажа. По краям карточки указывается кодирования для удобства поиска.
В документооборот отдела кадров так же входит характеристика как отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств. Она состоит в основном из анкетных данных, данных о трудовой деятельности, собственно характеристика, вывод, в котором указывается назначение характеристики. (Пример характеристики в Приложении 6)
Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по работнику и т.д.) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75 летнего возраста, что дает возможность наведения справок. Личные дела складывают в папки, на обложке указывают номер дела, ФИО работника, дату поступления на работу. За правильное ведение папок несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию. Он обязан своевременно вносить записи об изменениях, приобщать к делу полученные документы. Рекомендуется составлять опись личного дела.
Многие документы по личному делу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету.
2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям.
В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок. Порядок рассмотрения данных обращений определяется Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан» от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.
Различают три основных вида обращений: предложение, заявление и жалоба.
Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Во многих случаях предложения, заявления или жалобы поступают редко, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Например, в одном обращении идет речь об освобождении от налога и жалоба на некорректные действия работника финансового органа.
Работа с обращениями граждан строится на базе Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятия и в организациях и законов краев, областей. Норматив устанавливает порядок, согласно которому обращения подаются в компетентные для решения данного вопроса органы. Обращения подаются в органы, которым подчинены лица, подающие жалобу, и органы, на которых подают жалобу. Запрещено направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.
Должностные лица государственных и общественных органов обязаны прорабатывать обращения и в письменной или устной форме сообщать о принятых по обращениям решениях. Так же должностные лица должны проводить прием граждан по личным вопросам в определенные дни и часы.
Если гражданин не согласен с обжалуемым решением, он имеет право в течение месяца со дня регистрации подать на обжалование в вышестоящие органы, которым подчинены должностные лица, принявшие решение.
Ранее были рассмотрены вопросы организационного оформления деятельности кадровой службы и процедура приема–передачи кадровых документов. Наряду с этими вопросами при организации кадрового делопроизводства необходимо регламентировать порядок работы с кадровой документацией.
Процедура работы с кадровыми документами
Работа с документами в отделе кадров включает следующие основные процедуры:
- подготовка документов;
- обработка документов;
- хранение документов.
Выполнение каждой из названных процедур регламентируется путем разработки соответствующих локальных нормативных актов по кадровому делопроизводству:
- Табеля форм кадровых документов;
- Альбома форм кадровых документов;
- Сборника типовых и трафаретных текстов кадровых документов;
- Графика документооборота кадровой документации.
Перечисленные документы должны быть приложены к Инструкции по кадровому делопроизводству, где отражается их значение, взаимосвязь и порядок применения.
Инструкция по кадровому делопроизводству
Инструкция по кадровому делопроизводству – основной нормативный документ кадровой службы по вопросам документирования трудовых отношений. Инструкция разрабатывается и утверждается по общим правилам подготовки локальных нормативных актов: в соответствующем приказе руководителя организации определяются ответственные за разработку, сроки подготовки Инструкции и порядок ввода ее в действие (приложение 1).
Текст Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 2), как правило, включает следующие разделы:
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Это вводная часть Инструкции, где указывается: в соответствии с какими нормативно-методическими документами она разработана, на какие системы документации распространяется, кто отвечает за ведение кадрового делопроизводства в организации и контролирует работу с кадровыми документами, как осуществляется процедура приема–передачи дел кадровой службы.
2. СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
В разделе называются системы и виды документов, используемых для документирования трудовых отношений. Материалы этого раздела являются основой для разработки Табеля форм документов, разрешенных к применению в отделе кадров (приложение 3).
В Табеле форм документов должны быть представлены все создаваемые в кадровой службе документы, сгруппированные по отдельным кадровым функциям, задачам, ситуациям. В Табеле определяется необходимое и достаточное количество форм документов для юридического оформления конкретных ситуаций. Форма Табеля определяется работодателем и может включать: наименование формы документа, код формы документа (при наличии у документа унифицированной формы), основные требования к заполнению формы. Наименования документов в Табеле форм систематизируются по функциональному признаку.
3. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ
В разделе рассматриваются требования к составлению и оформлению служебных документов: состав реквизитов и правила их написания, виды бланков документов, порядок придания документам юридической силы.
С учетом материалов данного раздела разрабатываются Альбом форм документов отдела кадров и Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов.
Обратите внимание! Содержание Альбома форм документов отдела кадров должно полностью соответствовать Табелю форм документов
В Альбом включаются примеры оформления (образцы) как унифицированных форм документов, так и документов, самостоятельно разработанных работодателем.
Сборник типовых и трафаретных текстов документов отдела кадров отражает специфику деятельности этого подразделения и помогает быстро и качественно составлять и оформлять документы по кадровым вопросам. Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов – положений, договоров и др. Трафаретные тексты составляются для небольших по объему документов, многократно создаваемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В этой части Инструкции характеризуется движение потоков документов (входящих, исходящих и внутренних) – от создания или получения до исполнения или отправки. Материалы данного раздела Инструкции являются основой для разработки Графика документооборота отдела кадров (приложение 4).
В Графике документооборота отражаются следующие технологические процедуры обработки кадровых документов:
- подготовка проекта документа;
- согласование документа;
- подписание документа;
- утверждение документа;
- регистрация документа;
- передача документа на исполнение;
- контроль исполнения документа;
- оперативное хранение документа;
- передача документа на хранение в архив организации.
В Графике должны быть показаны все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, указаны их исполнители и приведены необходимые характеристики выполняемых процедур (например: основание для создания документа, периодичность создания, количество необходимых экземпляров и т. д.).
5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
В Инструкции должны быть показаны регистрационные формы, используемые отделом кадров, принятая система индексации документов, порядок регистрации документов.
6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Раздел содержит описание системы постановки документов на контроль и ведения контроля, а также порядок снятия документов с контроля.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В данном разделе раскрываются вопросы систематизации документов в соответствии с разработанной номенклатурой дел, описывается порядок формирования документов в дела, перечисляются признаки заведения дел, приводятся правила формулирования заголовков дел и их индексации.
8. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
В Инструкцию обязательно включаются вопросы проведения экспертизы ценности документов, организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы.
Кроме того, в разделе приводится порядок составления описей дел, отбора документов на уничтожение, передачи документов длительных и постоянного сроков хранения в архив организации, отбора и передачи документов в государственные и муниципальные архивы.
9. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ОТДЕЛЬНЫМ КАДРОВЫМ ПРОЦЕДУРАМ
В этом разделе работодатель закрепляет особенности создания, движения и хранения кадровых документов по отдельным кадровым процедурам (прием на работу, изменение условий трудового договора, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение и др.) с учетом специфики своей деятельности, организационной структуры, численности работников отдела кадров и пр.
Разработанные и согласованные с заинтересованными должностными лицами проекты Инструкции по кадровому делопроизводству и всех документов, являющихся приложениями к ней, должны быть утверждены приказом руководителя организации (приложение 5).
Кадровая документация ведется во всех организациях, учреждениях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы. Она подтверждает право граждан на социальное обеспечение по старости и инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.
В состав документации по личному составу входят различные виды документов: организационно-правовые (должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.), распорядительные (приказы по личному составу), информационно-справочные (справки, служебные записки, акты и др.) и такие документы, как трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учеты кадров, учетные карточки и т.п.
Оформляется кадровая документация в соответствии с Трудовым кодексом РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.
При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор.
Существенными условиями трудового договора являются:
место работы (с указанием структурного подразделения);
дата начала работы;
наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организаций или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;
права и обязанности работника; права и обязанности работодателя; характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
Трудовые договоры могут заключаться:
- 1) на неопределенный срок;
- 2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.
В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику (под расписку) в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.
Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).
Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.
На работника, поступающего на работу впервые и проработавшего в организации свыше пяти дней, оформляются трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца. В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней. При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст. 80 ТК РФ).
С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (ст. 358 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», утвержденного Федеральной архивной службой от 06.10.2000).
Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточках делаются на основании документов, представленных работником. В новом варианте личной карточки исключены устаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и профсоюзе). В обязательном порядке проставляются дата заполнения личной карточки и личная подпись работника. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.
Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту. На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Анкета или личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются: паспорт; трудовая книжка; военный билет; документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат); документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат); документы об имеющихся изобретениях.
Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.
Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).
Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.
Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики. Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.
