Исполнение и контроль исполнения приказа. Делаю личные дела сотрудникам, формирую все документы посмотрите, скажите что не так, может будет удобнее по другому
Его действие распространяется только на сотрудников этой организации. Все локально-нормативные акты, принимаемые работодателем, не должны противоречить российскому федеральному законодательству или законодательству субъектов Российской Федерации.
Приказами оформляются решения нормативного характера, решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия (организации).
Приказ по кадрам - документированное управленческое решение работодателя (его полномочного представителя) по основным вопросам кадровой работы. Полномочиями на издание приказов по кадрам, как правило, наделяется руководитель предприятия (организации, учреждения). К его полномочиям также относится отмена ранее изданных приказов, а в необходимых случаях - и ранее изданных распоряжений по кадрам. Распоряжение по кадрам - документированное управленческое решение работодателя (его полномочного представителя) по второстепенным вопросам кадровой работы. Полномочиями на издание распоряжений по кадрам обычно наделяются заместители руководителя предприятия (организации, учреждения), а также руководители обособленных структурных подразделений.
В каждой организации издаются приказы о приеме и увольнении, предоставлении отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.
Приказ по кадрам объявляется работнику, упомянутому в нем, под роспись. После ознакомления с документом работник расписывается на подлинном экземпляре приказа рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и ставит дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.
При соблюдении правил работы с документами приказы должны печататься на специальных бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению. По кадровым приказам ведется нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.
Классификация локально нормативных актов
Все приказы (распоряжения) по кадрам можно условно разделить на две функциональные группы:
- издаваемые для документирования управленческих решений, непосредственно связанных с трудовой деятельностью работников предприятия;
- издаваемые для документирования управленческих решений по другим вопросам кадровой работы, непосредственно не связанных с трудовой деятельностью работников предприятия.
Формы первичных документов, применяемых при ведении кадрового делопроизводства, утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004г. При этом, позже, после вступления с 01 января 2013 года Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, признаны не обязательными к применению. Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
В отношении документов, применяемых в кадровом делопроизводстве
, применение утверждённых Госкомстатом форм более привычно для многих хозяйствующих субъектов. Запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.
Кроме того, отказываться от применения всех унифицированных форм довольно рискованно.
В Информации N ПЗ-10/2012 Минфин России отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).
По учету кадров (в соответствии с Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1) приняты следующие формы:
- N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";
- N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";
- N Т-2 "Личная карточка работника";
- N Т-2ГС (МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего";
- N Т-3 "Штатное расписание";
- N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";
- N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";
- N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";
- N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";
- N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";
- N Т-7 "График отпусков";
- N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";
- N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)";
- N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
- N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";
- N Т-10 "Командировочное удостоверение";
- N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";
- N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";
- N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".
Классифицировать приказы, при ведении кадрового делопроизводства, по срокам хранения можно руководствуясь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее - Перечень). В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. Ниже приведен пример разделения приказов на основании Перечня:
| 19 | Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: | Хранить | За исключением |
|---|---|---|---|
а) по основной (профильной) деятельности
|
Постоянно |
Присланные для сведения – до минования надобности
|
|
б) по личному составу
|
О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, |
||
в) по административно - хозяйственным вопросам |
С соответствии с указанными сроками хранения при разделении приказов, необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться.
Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы. Классификация приказов будет индивидуальной для каждой организации. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к. они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к. они имеют срок хранения 5 лет.
Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс (К, ОД, ЛС), каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения. Индексация может быть: на основании цифр, на основе букв, или смешанной.
3.1. Реквизит «Подпись» в унифицированных формах предусматривает только подпись руководителя организации. Однако, как уже говорилось (см. п. 1.3 главы 2), право подписи под кадровыми приказами может быть делегировано руководителем организации одному из своих заместителей, менеджеру по персоналу или руководителю обособленного структурного подразделения. Здесь имеется явное противоречие, недоработка унифицированных форм приказов: в названии вида документа присутствуют варианты «приказ» и «распоряжение», т.е. заложена возможность их подписания уполномоченными должностными лицами, а подпись предусмотрена только для руководителя организации:
Между тем ст. 16 и 67 ТК РФ в контексте заключения трудового договора упоминают «работодателя или его представителя», а Пленум Верховного Суда РФ своим постановлением «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» от 17 марта 2004 г. № 2 разъяснил, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с законом; иными нормативными правовыми актами; учредительными документами юридического лица (организации); локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено полномочиями по найму работников.
Следовательно, подписи этих лиц под кадровыми приказами являются абсолютно легитимными (законными), несмотря на то, что напрямую это в унифицированных формах не предусмотрено. И поскольку согласно Порядку применения унифицированных форм* убирать из них ничего нельзя, мы оставляем в распоряжениях слова «руководитель организации» и указываем должность лица, уполномоченного подписывать кадровые приказы.
Таким образом, в реквизите «Подпись» в строке «должность» в приказах указывается должность руководителя организации («директор», «генеральный директор», «президент», «управляющий» и т.п.) либо должность руководителя обособленного структурного подразделения (например: «директор Южного филиала» и др.), а в распоряжениях — должность уполномоченного представителя работодателя («заместитель директора», «заместитель генерального директора по персоналу», «директор по персоналу», «менеджер по персоналу», «директор филиала», «руководитель представительства» и т.п.).
Этот реквизит может быть оформлен следующим образом:
3.2. Во всех унифицированных формах приказов предусмотрена виза ознакомления работника. Это общее правило: в любом приказе обязательно должны быть визы ознакомления всех фигурантов (т.е. тех работников, чьи фамилии фигурируют в этом приказе). Совершенно ясно, что от работников, не ознакомленных с приказами по основной деятельности, нельзя требовать исполнения этих приказов. Что же касается приказов по личному составу, то работники, не ознакомленные с приказами, могут неверно представлять себе условия, на которых они приняты на работу или переведены на другую работу, направлены в командировку, с какой формулировкой уволены, на какой срок получили отпуск и т.п. И в случае возникновения конфликтных ситуаций (трудовых споров) довод работника «А я не знал!», приведенный им в судебном заседании, окажется решающим для суда.
Помимо того, что подпись работника об ознакомлении с приказом обязательна, необходимо помнить еще и о возможности спора о том, не подделана ли эта подпись, не был ли приказ издан или переделан «задним числом» с подложной визой ознакомления.
Решить этот вопрос можно только с помощью экспертизы подписи работника. Однако на почерковедческую экспертизу не принимаются подписи, состоящие меньше, чем из трех букв. А ведь автографы (личные подписи) работников зачастую представляют собой просто небольшую «закорючку с хвостиком», которую невозможно идентифицировать. К тому же, даже при наличии необходимого минимума материала для исследования далеко не всегда удается дать определенное экспертное заключение. Поэтому стоит вспомнить, как подписывают документы клиенты нотариуса, который всегда просит их написать помимо автографа полностью фамилию, имя и отчество: в случае судебного спора о подлинности подписи эксперт получает достаточный объем статистического материала и может сделать четкие выводы.
Большой опыт разрешения конфликтных ситуаций между работником и работодателем привел автора к выводу о том, что кадровикам имеет смысл частично перенять методику нотариусов. Разумеется, не нужно требовать, чтобы работник полностью писал имя, отчество и фамилию, но весьма желательно, чтобы его автограф был в виде фамилии, написанной полностью, — этого вполне может быть достаточно, чтобы решить вопрос о подлинности подписи:
Конечно, знакомить работников с приказами необходимо вовремя. Для приказов о приеме на работу этот срок установлен ч. 2 ст. 68 ТК РФ: «Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы».
Для других приказов сроки ознакомления ТК РФ не предусмотрены. Однако можно делать логические выводы из существующих правил:
1) по общему правилу приказ вступает в законную силу с момента его подписания руководителем организации, если иное не установлено в тексте самого приказа.
Другими словами, в тексте приказа, изданного, например, 28 мая, может быть сказано, что работник принимается на работу (переводится на другую работу, увольняется, направляется в командировку, в отпуск и т.д.) именно в этот день, т.е. 28 мая. Однако в тексте приказа может быть указана и любая последующая дата, например 1 июня. Это означает, что приказ, изданный 28 мая, вступает в законную силу 1 июня;
2) для того чтобы приказ был легитимным, работник должен быть с ним ознакомлен не позднее чем в день вступления приказа в законную силу (если более ранние или более поздние сроки не установлены законом).
Следовательно, приказ, вступающий в законную силу вдень издания, желательно представить работнику на ознакомление в тот же день, т.е. дата издания приказа и дата ознакомления с ним работника будут совпадать. В качестве примера рассмотрим приказ о приеме работника на работу:
Приказ, вступающий в законную силу в более поздние, чем дата его издания, сроки, должен быть представлен на ознакомление до его вступления в законную силу или в крайнем случае в тот день, когда приказ начинает действовать, т.е. дата издания приказа будет наиболее ранней, следующей будет дата ознакомления работника с приказом, и затем — дата в тексте приказа (день, с которого приказ начинает работать) либо дата ознакомления и дата в тексте могут совпадать:
Безусловно, в целях доказывания необходимо, чтобы дата ознакомления была написана от руки самим работником.
Таким образом, предлагая работнику ознакомиться с приказом, кадровику рекомендуется произносить стандартные фразы: «Прочитайте, пожалуйста, внимательно приказ. Вам все в нем понятно? Тогда напишите (вот здесь) полностью свою фамилию и поставьте сегодняшнюю дату».
3.3. Визы согласования*. Многих практикующих кадровиков удивляет, что в унифицированных формах приказов отсутствуют визы согласования. Однако это отнюдь не упущение Госкомстата. Дело в том, что согласование, т.е. предварительное рассмотрение и оценка соответствующим должностным лицом организации проекта приказа, не является, с точки зрения соблюдения законодательства, обязательным. Вопрос о необходимости согласования проекта приказа со специалистами своей фирмы решает директор. Автору приходилось видеть приказы с восемью-девятью визами согласования. Вряд ли имеет смысл до такой степени усложнять процесс издания приказа. Конечно, если в организации есть штатный юрист, который хорошо знает не только хозяйственно-договорное, но и трудовое законодательство, вполне разумным будет согласование с таким специалистом всех кадровых приказов. Остальные варианты согласования определяются индивидуально, внутри каждой организации, и визы ознакомления вводятся в унифицированную форму.
Однако есть особый случай, когда виза согласования является обязательной. Согласно п. 18 Положения о главных бухгалтерах утвержденному постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1980 г. № 59 (в редакции от 17 апреля 2002 г.), назначение, перемещение и увольнение материально ответственных лиц (кассиров, кладовщиков, продавцов и др.) производятся по согласованию с главным бухгалтером. Следовательно, на приказах о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении материально ответственных лиц обязательно должна быть виза согласования с главным бухгалтером.
Разумеется, на приказе может быть и несколько виз согласования.
Поскольку визирование, как уже говорилось, — это рассмотрение и оценка проекта документа, а документ становится таковым с момента подписания его автором, на визирование необходимо представлять еще не подписанный проект приказа. Проект приказа может быть завизирован за некоторое время до подписания, и дата издания приказа будет более поздней, чем дата в визе согласования:
Либо проект приказа визируется перед подписанием приказа директором в этот же день:
В случае если специалист, визирующий приказ, не согласен с его содержанием, он не вправе отказаться от проставления своей подписи в реквизите «Виза согласования». Он обязан расписаться, дополнительно изложить свои замечания на отдельном листе бумаги, подписать их и передать на рассмотрение руководства, сделав пометку об этом над визой. После этого руководитель организации принимает решение: направить приказ на доработку либо подписать его, проигнорировав замечания:
Виза согласования может быть оформлена в нижней части лицевой или оборотной стороны приказа либо, если приказ должно завизировать большое количество специалистов, визы оформляются на отдельном листе согласования, прилагаемом к приказу.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
Подписания приказа
Окончательно подготовленный и оформленный проект приказа представляется на подпись руководителю учреждения (см. приложение 16). Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Если при доработке проекта приказа исполнитель не учел всех замечаний либо компромиссного решения не найдено, то вместе с проектом приказа на рассмотрение руководителя учреждения представляют замечания и отдельные мысли, которые не были учтены составителем проекта. Проанализировав их, руководитель принимает решение относительно того, должны быть приняты во внимание мнения специалистов. Если это так - проект возвращается на доработку. Если же замечания признаны неуместными, руководитель просто подписывает приказ.
Приказы по основной деятельности руководитель учреждения подписывает лично. В случае его отсутствия это возлагается на лицо, исполняющее обязанности руководителя. Подпись в таком случае оформляется так: Исполняющий обязанности директора подпись Л. Г. Гграсимчук
И. о. директора подпись М. О. Орлов
Печати на приказах, изготовленных на бланках, не проставляют.
В случае издания совместного приказа, который должны подписать несколько должностных лиц, их подписи располагают на одном уровне и свидетельствуют гербовыми (основными) печатями соответствующих учреждений, например:
Министр финансов Украины Министр юстиции Украины
подпись, инициалы, фамилия подпись, инициалы, фамилия
дата дата
После подписания никаких исправлений в приказ уже не вносят.
Приказ вступает в силу с момента его регистрации и доведения до сведения исполнителей. В некоторых случаях срок вступления в силу указывается в самом распорядительном документе.
Доведение приказов до исполнителей
Особое внимание уделяется доведению распорядительного документа до исполнителей. Приказы по основной деятельности тиражируют в необходимом количестве и рассылаются согласно списку рассылки до структурных подразделений, подведомственных учреждений, а также, в случае необходимости, других заинтересованных учреждений. В приказе по основной деятельности нет необходимости в пункте такого содержания: "Приказ довести до сведения...".
Всех исполнителей, до сведения которых доводится приказ, называют в указателе (список) рассылки, составитель готовит вместе с проектом приказа и передает в службу делопроизводства.
Неправомерным в приказах по основной деятельности является отметка "С приказом ознакомлены", которую размещают после подписи руководителя учреждения, его нередко ошибочно используют вместо визирования проекта приказа исполнителями и другими должностными лицами в соответствии с их полномочиями. С подписанными приказами по основной деятельности сотрудников знакомят под расписку, как правило, лишь в отдельных случаях (если речь идет о персональной ответственности отдельных должностных лиц, соблюдение правил техники безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.п.). Если такая процедура необходима, то в приказе формулируют, например, такой пункт:
3. Ознакомить с этим приказом под расписку работников цеха № П.Г. Анохина, М. Л. Василенко, А. С. Иваненко.
В этом случае в приказе по основной деятельности предусматривают отметку "С приказом ознакомлены" и с новой строки указывают: должность (в случае необходимости), подпись лица, расшифровка подписи, дату. Эту отметку желательно проставлять на оборотной стороне последнего листа приказа.
Если есть необходимость ознакомить с приказом всех сотрудников учреждения или значительное их количество, то в приказе формулируют пункт такого содержания:
5. Ознакомить с настоящим приказом сотрудников под расписку в соответствии со списком, которая прилагается.
При этом составляют отдельный лист ознакомления по такой форме:
В таком случае лист ознакомления хранится вместе с приказом как приложение.
В некоторых случаях приказы по основной деятельности могут направляться до подведомственных учреждений с сопроводительным письмом, в котором отмечают дополнительные меры по их выполнению.
2. Приказы по административно-хозяйственным (оперативных) вопросов содержат решения оперативного, организационного, административного, хозяйственного характера, о чем свидетельствует их название. Это, как правило, такие приказы: о приобретение канцелярских принадлежностей, инвентаря, мебели и т.д; о выделении рабочих комнат для сотрудников; проведение инвентаризации; о текущий ремонт помещений, которые занимает учреждение; о мерах относительно санитарного состояния и благоустройства помещений и дворов; об организации охраны учреждения и т.д. Порядок подготовки, составления, оформления этих приказов является аналогичным порядку, установленному в отношении приказов по основной деятельности.
3. Приказы по личному составу (по кадровым вопросам) регулируют вопросы приема, перемещения, увольнения работников, порядок предоставления отпусков, присвоение разрядов, наложение взысканий и поощрение работников.
В сравнении с приказами по основной деятельности составление и оформление приказов по личному составу отличается как по форме, так и процедуре их подготовки и издания.
Приказы по личному составу могут оформляться традиционным способом на бланке учреждения и с использованием трафаретных унифицированных форм.
Среди приказов, которые оформляют традиционным способом, выделяют приказы индивидуальные и сведены. В индивидуальных приказах содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких, независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием на работу, перевод на другую должность (работу), увольнении и т.п.
На крупных предприятиях применяют унифицированные межведомственные формы приказов по личному составу (см. приложения 17,18,19).
В практике управленческой деятельности вопросы управления кадрами могут оформляться также распоряжениями.
Оформление приказа
На стадии подготовки Приказа выполняются следующие операции
· подготовкой проекта Приказа;
· оформлением проекта Приказа.
Подготовку и оформление проектов Приказов проводят должностные лица - Руководители подразделений (специалисты) по поручению Руководителя предприятия.
1. Подготовка проекта Приказа
При подготовке проекта Приказа осуществляется изучение вопроса и составление текста проекта Приказа.
Текст Приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания Приказа.
Констатирующая часть Приказа опускается, если его распорядительная часть не нуждается в разъяснении (т.е. причина издания Приказа очевидна).
Констатирующую часть Приказа отделяют от распорядительной разделительным словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается на отдельной строке от нулевого положения табулятора, прописными буквами с двоеточием, без разрядки и кавычек.
В распорядительной части Приказа излагают "кому" (исполнителю или структурному подразделению - ответственные за выполнение), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения может отсутствовать.
Распорядительную часть текста Приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением Приказа в целом.
В случае необходимости отдельным пунктом в конце Приказа перечисляются ранее изданные документы (Приказы, Решения и др.) или части их, которые данным Приказом отменяются, изменяются или дополняются.
Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) или вводимые в действие Приказом нормативные документы (Инструкции, Положения, Правила и др.), как правило оформляются в виде Приложения к Приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах Приказа. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись: "Приложение к приказу Руководителя АО "ИМЯ ФИРМЫ" от 00.00.00 № 000".
Страницы Приказа и Приложений нумеруются как единый документ.
2. Оформление проекта Приказа
Оформление проекта Приказа заключается в проставление в строго определенных местах бланка или стандартного листа необходимого (определенного для данного типа документов) набора реквизитов (согласно ГОСТ 6.38-90). На данной стадии на проекте Приказа проставляются следующие реквизиты:
· эмблема организации;
· код организации по ОКПО;
· код документа по ОКУД;
· наименование организации;
· название вида документа;
· место составления или издания;
· заголовок к тексту;
· отметка о наличии приложения;
· фамилия исполнителя и номер его телефона.
Приказы по основной деятельности (первый лист) оформляют, как правило, на Общем бланке предприятия.
Подписание Приказа
· согласованием проекта Приказа;
· передачей проекта Приказа в службу ДОУ;
· проверкой правильности оформления проекта Приказа;
· корректировкой проекта Приказа;
· проставлением реквизита "гриф ограничения доступа к документу";
· подписанием проекта Приказа.
3. Согласование проекта Приказа
Подписание проекта Приказа начинается с его согласования. Должностное лицо, готовящее проект Приказа, согласует его с:
· руководителями структурных подразделений;
· юристом;
· главным бухгалтером;
· другими заинтересованными должностными лицами.
Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита "виза" в строго определенном месте Общего бланка или стандартного листа, на котором оформлен проект Приказа (далее "на Бланке Приказа"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке Приказа ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются на последнем листе проекта Приказа.
4. Передача проекта Приказа в службу ДОУ
После завершения согласования проект Приказа передается Должностным лицом, готовившим его, в службу ДОУ для подписания Руководителем предприятия (или его заместителем, имеющим соответствующие права - далее "его заместитель").
5. Проверка правильности оформления проекта Приказа
Перед передачей проекта Приказа на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) сотрудник службы ДОУ проверяет правильность его оформления в соответствии с действующими государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Неправильно оформленный проект Приказа возвращается Должностному лицу, готовившему его, на доработку.
6. Корректировка проекта Приказа
В полученный от специалиста службы ДОУ для подписания проект Приказа Руководитель предприятия (его заместитель) может вносить изменения и дополнения. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью проекта Приказа и не нарушают его юридической силы.
7. Проставление реквизита "Гриф ограничения доступа к документу"
При наличии в проекте Приказа сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на проекте Приказа Руководитель (его заместитель) проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу".
8. Подписание проекта Приказа
Приказ подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке Приказа) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права). Подписывается первый экземпляр Приказа (подлинник). Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок.
Регистрация приказа
На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:
· регистрацией Приказа;
· проставлением реквизита "Отметка о контроле".
9. Регистрация Приказа
Полностью подготовленный, оформленный и подписанный Приказ перед передачей его Исполнителю для работы (исполнения) регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике).
Регистрация Приказа - это фиксация факта его создания путем проставления на нем реквизитов "индекс" и "дата" (на Бланке Приказа) с последующей записью необходимых сведений о Приказе в регистрационных формах (журналах и/или карточках).
Приказ регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного Приказа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.
Реквизит "дата" проставляется на Приказе после его подписания (специалистами службы ДОУ).
Реквизит "индекс" Приказа, как правило, представляет собой арабские цифры без буквенных знаков, проставляемых в хронологическом порядке (простая порядковая нумерация) с начала календарного года. Данный реквизит проставляется на Приказе (на Бланке Приказа) специалистами соответствующих структурных подразделений (служба ДОУ, структурное подразделение, руководитель которого готовил проект Приказа), в зависимости от принятой на предприятии формы регистрации документов.
На Приложениях к Приказу индексы не проставляются.
Приказы по основной деятельности регистрируются в отдельных регистрационных формах (Журналы регистрации приказов по основной деятельности). Форма журнала регистрации не регламентирована, т.е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется службой ДОУ предприятия по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации Приказов по основной деятельности". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы:
· кто подписал;
· заголовок и/или краткое содержание;
· приложения;
· резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата);
· расписка исполнителя в получении Приказа;
· срок исполнения;
· отметка о контроле;
· ход исполнения;
· отметка об исполнении;
· номер дела;
· перенос данных на машинный носитель
При наличии в Приказе сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, Приказ регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются.
10. Проставление реквизита "Отметка о контроле"
Регистрацию Приказа можно рассматривать как начальный этап контроля за его исполнением. После указания Руководителя (его заместителя) предприятия о постановке Приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит "отметка о контроле" на левом поле Приказа напротив реквизита "заголовок к тексту" (реже - напротив контролируемых пунктов данного Приказа).
Исполнение и контроль исполнения приказа
На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:
· размножением Приказа;
· заверением размноженных копий Приказа;
· постановкой Приказа на контроль;
· проверкой своевременного получения Приказа (копий) исполнителями;
· исполнением Приказа;
· проверкой и регулированием исполнения Приказа;
· докладом Руководителю предприятия о выполнении Приказа;
· согласованием изменения сроков и порядка исполнения Приказа;
· изменением сроков и порядка исполнения Приказа;
· завершением исполнения Приказа.
Приказ, подписанный Руководителем (его заместителем) и зарегистрированный специалистами службы ДОУ, передают указанным в нем Исполнителям под расписку для проведения работ по его выполнению.
11. Размножение Приказа
Если в Приказе указано несколько Исполнителей, то для обеспечения оперативности исполнения Приказа допускается его размножение в необходимом количестве экземпляров. Необходимость размножения Приказа и количество копий (список рассылки) определяется лицом, организующим его исполнение (Ответственным исполнителем). В списке рассылки указывают наименование Приказа, фамилию исполнителя, структурное подразделение, количество передаваемых экземпляров, дату. Ответственность за определение тиража и правильность составления списка рассылки возлагается на должностное лицо, готовившее данный Приказ.
12. Заверение размноженных копий Приказа
Размноженные копии Приказа заверяются специалистами службы ДОУ. Для заверения копии Приказа специалист службы ДОУ проставляет на Бланке Приказа, на котором оформлена каждая копия Приказа, реквизит "отметка о заверении копии".
Все размноженные и заверенные экземпляры Приказа либо передаются специалистами службы ДОУ Ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки Исполнителям, либо специалисты службы ДОУ сами раздают их каждому Исполнителю. Экземпляры Приказа передают Исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки (обычно на оборотной стороне последнего листа подлинника Приказа). В первом случае расписывается Ответственный исполнитель с указанием количества полученных экземпляров, во втором - расписываются все Исполнители, получившие копию Приказа.
Обработка Приказов и передача их для работы (исполнения) Исполнителям должна осуществляться в течении одного рабочего дня с момента их поступления после подписания в службу ДОУ. 14. Постановка Приказа на контроль
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных Приказов.
Ответственным за организацию контроля исполнения Приказа является Руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения Приказа. Контроль исполнения Приказа осуществляют специалисты службы ДОУ и должностное лицо, готовившее данный Приказ.
Для постановки Приказа на контроль специалисты службы ДОУ заполняют соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).
15. Проверка своевременного получения Приказа (копий) исполнителями
Если рассылку Приказа (его копий) Исполнителям осуществлял самостоятельно Ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить их своевременное получение Исполнителями для начала проведения работ по исполнению записанных в нем поручений.
16. Исполнение Приказа
Проведение конкретной работы Исполнителем во исполнение поручения (задания), записанного в Приказе.
17. Проверка и регулирование исполнения Приказа
Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует ход исполнения Приказа.
Специалисты службы ДОУ контролируют срок исполнения Приказа. Срок исполнения Приказа - это период времени, отведенный на исполнение Приказа, или календареая дата, к которой назначено исполнение. Сроки исполнения Приказа могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления. На рассмотрение и отчет о выполнении Приказов типовыми сроками исполнения отводится 10 дней, если срок исполнения в Приказе не указан.
Индивидуальные сроки исполнения указываются автором Приказа в его тексте или устанавливаются Руководителем (его заместителем) предприятия. Типовые и индивидуальные сроки исчисляются в календарных днях с момента подписания (вступления в действие) Приказа. Если индивидуальный срок исполнения Приказа отличается от типового, то сроком исполнения считается индивидуальный срок. При необходимости выполнения пунктов Приказа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения.
Контроль хода исполнения Приказа производится ежедневно, если до установленного срока исполнения осталось от 1 до 5 дней, и дважды в течение срока - если до установленного срока исполнения осталось от 5 до 10 дней.
18. Доклад Руководителю предприятия о выполнении Приказа
Ответственный исполнитель и специалисты службы ДОУ по результатм контроля информируют Руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения Приказа, достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению Приказа в установленные сроки.
19. Согласование изменения сроков и порядка исполнения Приказа
В необходимых случаях Руководитель (его заместитель) предприятия и Ответственный исполнитель согласуют изменение сроков и порядка исполнения Приказа. Основанием для этого является докладная записка Ответственного исполнителя с мотивировкой необходимости таких изменений. Решение об изменение сроков и порядка исполнения Приказа отражается в резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия.
Изменение сроков и порядка исполнения Приказа должно быть оформлено не менее, чем за два дня до истечения срока исполнения Приказа.
20. Изменение сроков и порядка исполнения Приказа
На основании резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия специалисты службы ДОУ изменяют сроки и порядок исполнения Приказа путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).
21. Завершение исполнения Приказа
Приказ считается исполненным, если фактически проведены предусмотренные в нем мероприятия (выполнено конкретное задание, подготовлен письменный ответ и др.) или во его исполнение составлен другой документ
Похожая информация.
Трудоустройство к ИП. Сколько экземпляров трудового договора требуется? И куда нужно предоставить сведения?
Вам 1 с подписью и печатью ИП. Сведения он сам обязан предоставлять.
Денис Ошовский Ученик (218) 3 года назад
обычно делается 2 экземпляра договора, копию нужно предоставить в ФСС и ПФ, Посмотрите ФЗ 212
Людмила Высший разум (167790) 3 года назад
ИП, как работодатель заключает с вами трудовой договор в 2-х экз, один экземпляр остается у ИП, другой экземпляр передается вам. Издает приказ о приеме вас на работу. Основанием к приказу служит заключенный трудовой договор. В течении 5 дней работодатель обязан произвести запись в вашу трудовую книжку о приеме вас на работу.
Вопрос
Сколько экземпляров приказов должно быть в оригинале?
Ответ
Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, приказы по личному составу готовятся на фирменном бланке организации в ОДНОМ экземпляре, и он объявляется работнику под расписку.
Приказы по основной деятельности также готовятся в одном экземпляре. При необходимости с них делается копия и заверяется.
На это указывает и Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в котором говорится, что приказ (в единственном числе) подписывается руководителем.
Т.е. обычно готовится три экземпляра - один (оригинал), подписанный руководителем (руководитель подписывает только ОДИН экземпляр), два других Вы заверяете, в отдел кадров в Приказы по личному составу, другой (заверенная копия) - в бухгалтерию, третий (заверенная копия) - в личное дело.
Целесообразно в инструкции по делопроизводству упорядочить хранение оригиналов - определить, где хранится оригинал, и кому передаются копии. Приказы по личному составу относятся к деятельности отдела кадров, что также подтверждает и перечень хранения документов, поэтому оригинал с подписью работника должен быть в отделе кадров. При этом, ни в одном нормативном документе не написано что в бухгалтерии должны храниться оригиналы документов по личному составу. Поэтому делайте 1 оригинал, а остальным при необходимости копии.
Но если у вас есть документ, определяющий порядок хранения оригиналов приказа, то наличие в бухгалтерии или кадрах копии без росписи работника не может влечь ответственности работодателя, если на оригинале есть подпись работника.
Примечание:
При этом следует обратить внимание, что работник знакомится с документами, относящимся к его деятельности, но при этом также нет указания на то, что при изготовлении нескольких оригиналов приказов работник должен быть ознакомлен с каждым экземпляром оригинала приказа. Т.е. и в этом случае достаточно ознакомить работника с одним экземпляром оригинала приказа и иметь подтверждение факта ознакомления (роспись работника на оригинале).
1.Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе.
Порядок работы с документами
Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота. как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.
При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .
Виды кадровых документов
На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:
распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
ЭКЗЕМПЛЯРЫ ПРИКАЗОВ
Количество копий приказов по личному составу нормативными документами не регламентировано. Оно может определяться на локальном уровне, например, в Инструкции по делопроизводству, действующей в Вашей организации. Если ничего подобного нет, то обычно копии приказов передаются всем заинтересованным подразделениям, практически всегда среди них имеется в подразделение, которое занимается начислением зарплаты (бух. отдел труда и зарплаты), подразделение, где ведутся личные дела и т.п. Если органиация небольшая, то можно по подразделениям копии вообще не раздавать, в своей работе все могут использовать одно дело с оригиналами приказов.
Делопроизводство в кадровой службе. Методические указания к лабораторным работам. Часть 1
Рассматриваются вопросы создания кадровой документации на основе Альбома унифицированных форм документов первичной учетной документации по учету труда при приеме, переводе и предоставлению отпуска сотрудника(м). Методические указания подготовлены на кафедре Информационное обеспечение управления и производства и предназначены для студентов специальностей 032001 очной и заочной форм обучения, изучающих дисциплину Делопроизводство в кадровой службе.
