Лист согласования на отдельном листе. Лист согласования

Составление листа согласования договора происходит перед заключением договора. Это отдельный бланк, в котором прописываются все корректировки и пожелания к документу, регулирующему взаимоотношения между сторонами или их отсутствие, а также фиксируются подписи ответственных за содержание договора лиц.

ФАЙЛЫ

Зачем нужен лист согласования

Как известно, в любой сделке всегда участвуют минимум две стороны. Обычно письменный договор, по которому предстоит работать, предоставляет исполнитель и договор этот, как правило, рамочный (т.е. типовой). Понятно, что он не всегда может устраивать вторую сторону в полном объеме, причем спорные моменты могут касаться самых разных аспектов: сроков изготовления, формы оплаты, нюансов производства или поставки продукции и т.д.

Лист согласования в таких случаях – документ незаменимый. Представитель каждого отдела, куда договор поступает на согласование, ставит в нем свои замечания и предложения, которые отвечают требованиям предприятия в том или ином вопросе договорной политики фирмы. Все эти отметки направлены на то, чтобы учесть интересы организации и минимизировать ее риски.

Таким образом, в дальнейшем лист позволяет избежать различных проблем и недоразумений, являясь своего рода «охранной грамотой».

Типы листа согласования

Данный документ может быть:

• универсальным, т.е. имеющий одинаковую структуру и перечень согласовывающих лиц для всех договоров, заключаемых на предприятии;
• индивидуальным (в этом случае каждый раз формируется отдельный бланк со списком только тех специалистов, которые должны согласовывать тот или иной тип договора).

Порядок заполнения листа согласования

При поступлении к контрагенту договор проходит все необходимые ступени служебной лестницы, причем как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении.
С договором знакомятся:

• руководитель структурного подразделения, которого договор касается напрямую,
• юрисконсульт
• представитель отдела бухгалтерии
• сотрудник службы безопасности
• заместитель директора и т.д.

При этом следует учесть, что есть всего два лица, которые договор должны согласовывать всегда и везде – это юрист и бухгалтер.

После согласования со всеми уполномоченными сотрудниками, ответственный за ведение и заключение договора работник вносит в него все необходимые правки и при достижении соответствующего соглашения со второй стороной, документ подписывается руководителем предприятия, регистрируется и исполняется.

Сроки согласования

Период согласования договора в каждом случае индивидуален. Зависит он обычно от возможностей организации и устанавливается в специальном документе — Регламенте по договорной работе , который действует во всех крупных предприятиях.

На практике этот срок обычно не превышает одного месяца.

Кто составляет документ

Документ, как правило, оформляет специалист юридического отдела, т.е. тот сотрудник, в должностные обязанности которого входит контроль за составлением и согласованием договоров.
Если в организации должность юриста или юрисконсульта отсутствует, то формированием и заполнением листа согласования может заниматься любой другой работник, в чьи должностные обязанности включена данная функция или назначенный на это отдельным приказом директора.

К формированию документа следует относиться очень внимательно, поскольку предварительное согласование договора – очень важная задача, которая зачастую, при должном исполнении, позволяет избежать разногласий, споров и конфликтных ситуаций в будущем.

На что обратить внимание при составлении листа

На сегодняшний день унифицированного образца листа согласования договора нет, так что представители предприятий и организаций могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри фирмы. При его составлении в плане структуры и содержания важно придерживаться стандартов делопроизводства и правил русского языка.

Вначале документа пишется наименование отдела, в который поступил договор и внутренний номер документа.
Затем идет основная часть:

• сюда вписывается название компании-контрагента, т.е. той организации, с которой заключается договор, проходящий согласование;
• коротко обозначается смысл договора.

Следующий раздел обычно состоит в виде таблицы, куда заносятся:

• порядковый номер и наименование структурного подразделения, в которое поступает договор вместе с листом согласования для ознакомления;
• должность, фамилия-имя-отчество и подпись ответственного лица;
• дата согласования;
• замечания и предложения.

Эта часть документа может быть различной по объему, в зависимости от того, насколько широк круг ответственных за заключаемые договоры лиц.

Под таблицей пишется общая сумма договора, фамилия-имя-отчество представителя контрагента, который ведет договор с той стороны, а также его контактный номер телефона (на случай возникновения различных вопросов).

В завершении следует отметить работника, который ответственен за подписание договора со стороны согласовывающей организации, вписав в лист его должность и ФИО.

Основные нюансы при оформлении листа

Недопустимо пропускать кого-либо из ответственных сотрудников, а тем более подделывать их автографы.

Удостоверять бланк листа согласования при помощи печати или штампа организации не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право пользоваться штемпельными изделиями только в том случае, если это правило закреплено во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Лист обычно формируется в единственном экземпляре , но при необходимости к нему могут быть сделаны и дополнительные копии, заверенные ответственным сотрудником.

Лист согласования составляется в двух случаях: при подготовке организационно-распорядительных документов внутри компании и при разработке проекта договора между двумя компаниями. В статье рассказывается об особенностях и правилах оформления листа согласования.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях требуется лист согласования?

Согласование с профильными специалистами сопровождает подготовку каждого организационно-распорядительного документа. При согласовании текст корректируют на основе замечаний, уточнений, дополнений специалистов. Все замечания, сделанные специалистами фиксируются в бланке листа согласования.

Этот вариант договора не всегда устраивает контрагента в полном объеме. Замечания могут вызвать способы производства, формы оплаты, сроки поставки и т. д. В таких ситуациях лист согласования - незаменимый инструмент по совершенствованию договора. Представитель каждого структурного подразделения, куда проект договора поступает на обсуждение, оставляет на листе свои комментарии, замечания и предложения.

Типы листов согласования

Листы согласования бывают:

• универсальные;
• индивидуальные.

Универсальные листы имеют одинаковую структуру и перечень лиц, которые участвуют в согласовании. Индивидуальные разрабатываются специально для каждого конкретного договора и включают список только тех специалистов, которые принимают участие в разработке данного договора.

Сотрудник, осуществляющий визирование, составляет список замечаний на отдельном листе, подписывает его и прикладывает к проекту. После этого отдел, занимающийся разработкой проекта, рассматривает замечания. Необходимости в повторном визировании нет, если замечания учтены полностью. Повторное визирование нужно в том случае, если после учета замечаний смысл документа изменился. Когда процедура согласования документа, имеющего замечания, завершена, автор-составитель проекта фиксирует все сделанные изменения в форме листа согласования.

Лист согласования оформляется следующим образом. Вначале документа пишут название структурного подразделения, которое является разработчиком проекта. Далее следует таблица, состоящая из четырех граф:

• порядковый номер и название отдела, в который поступает проект вместе с листом согласования для ознакомления;
• должность, ФИО и подпись ответственного лица;
• дата согласования;
• замечания и предложения.

Если подлинник документа, который проходил процедуру согласования , остается в компании, то визы ставятся на обороте последнего листа или на последнем листе под подписью.

Если подлинник документа будет отправлен из компании, то визы ставят на экземплярах документов, которые помещают в дело.

Ниже приведен образец отдельного листа согласования, на котором допускается оформлять визы документа. Такая практика распространена при оформлении распорядительных документов. В случае необходимости, визы могут быть оформлены на каждом листе документа.

Рис. 4. Образец листа согласования к приказу

Согласованию подлежат не только проекты документов, но и проектов договоров. Ниже приведен образец листа согласования договора:

Рис. 5. Образец листа согласования договора

Вывод

Лист согласования составляется в двух случаях: при разработке проекта распорядительного документа и при совместной работе двух сторон над проектом договора. При согласовании документа его текст корректируют на основе замечаний сотрудников, чьей деятельности он касается. В разработке проекта договора лист согласования совершенствует текст соглашения.

Лист согласования договора – это документ, составляющийся уполномоченными лицами договаривающихся сторон, в котором фиксируются замечания и предложения по тексту будущего соглашения. Лист согласования договора, как правило, разрабатывается сотрудниками юридического отдела предприятия (организации) и является составляющей частью Положения о договорной работе. Документ является собой таблицу, в графы которой вручную вносятся замечания и предложения по тексту договора. Преимущество листа согласования состоит в том, что согласование договора можно осуществить без экземпляра, принадлежащего контрагенту, поскольку все замечания и предложения, либо их отсутствие, подтверждаются подписями лиц, внесших их.

Лист согласования применяют с целью избежания ситуаций, когда необходимо доказывать, что соглашение было фактически достигнуто на иных условиях, чем те, о которых утверждает контрагент. Такие ситуации, как правило, возникают, когда сотрудники организации, ответственные за подписание соглашений, стремятся как можно скорее подписать договор, не вникая в его суть. Лист согласования договора должен содержать следующие данные:

• предмет согласования. В роли предмета выступает сам договор, дополнительное соглашение к нему, протокол согласования разногласий, протокол намерений и пр.;
• полное наименование, а также юридический и фактический адрес контрагента;
• фамилия, имя, отчество, должность сотрудника, ответственного за подписание договора, данные об инициаторе договора, наименование и реквизиты его отдела, подпись руководящего лица отдела, проинформированного о заключении соглашения;
• дата составления листа согласования;
• дата передачи договора на согласование в отделы, персонал которых ответственный за этот процесс, а также сроки, предоставленные каждому из этих отделов согласно Положению о договорной работе;
• дата возврата договора исполнителю;
• подписи руководителей отделов, ответственны за согласование.

На практике согласование договора осуществляется по определенному порядку: лицо, руководящее заключением договора, согласовывает договор с руководителем своего отдела (или организации в целом, если такого отдела нет). Далее соглашение с листом согласования направляется в юридический отдел, сотрудники которого согласовывают договор со структурами, указанными в листе. Согласованный по всем структурам договор направляется обратно в юридический отдел на регистрацию, затем – исполнителю. Исполнитель, в свою очередь, направляет один экземпляр соглашения контрагенту и он же является ответственным за возврат этого экземпляра, подписанного руководителем или иным уполномоченным лицом контрагента.

Рассмотрим случай, когда организация достигла устных договоренностей с контрагентом. В результате этого в адрес компании был направлен проект договора. В крупных компаниях полномочное лицо не имеет права подписать это соглашение без соответствующего согласования с отделами.

Для того, чтобы документально подтвердить, что все ответственные лица согласны с предоставленным макетом, нужно издать бумагу, которая имеет название «Лист согласования договора».

У этого документа есть еще одна функция. Каждый ответственный сотрудник, который имеет возражения, либо замечания по проекту, вносит в лист свои требования об изменении текста.

Данная мера помогает избежать тех случаев, когда менеджер-исполнитель проявляет излишнюю поспешность в подписании. Ему нужно, чтобы соглашение было как можно быстрее оформлено и поэтому он не всегда вчитывается в его текст.

Форма документа

Лист подтверждения договора, как и любой другой документ, имеет ряд характерных обязательных атрибутов. Первым из них является согласовываемый предмет (договор). Допсоглашение, а при необходимости протокол разногласий, протокол о намерениях, и прочее.

Кроме этого необходимо внести в документ полное название контрагента, включая его местонахождение. Затем, прописывается Фамилия, Имя, Отчество, а также должность работника компании, который является инициатором данного акта. Кроме Ф.И.О. и должности необходимо написать название его отдела, а также получить подпись его руководителя. Естественно, этот документ должен содержать дату и, возможно, сроки.

Протокол согласования договора издается юридическим отделом. Процедура его подписания заключается в следующем. Первым подписывает тот, кто это соглашение курирует. Затем подписи ставят руководители отделов, а уже после этого руководитель компании. Проект вместе с листом возвращается в юридический отдел и уже там юристы исправляют текст макета договора в соответствии с пожеланиями компании, либо издают протокол разногласий или дополнительное соглашение.

Структура листа

В данном документе «шапка» несколько отличается от общепринятой. В ней сначала указывается дата поступления макета соглашения в юротдел, а также внутренний номер документа. Затем посредине пишется название, под названием определяется компания-контрагент и указывается предмет соглашения.

Затем идет таблица, в ней перечисляются все ответственные лица, которые будут рассматривать проект договора. Также вводятся графы для оригинальных подписей ответственных лиц с расшифровкой. Отдельной графой прописывается дата согласования. В последнем столбце оставляется побольше места. Оно необходимо для того, чтобы каждый из ответственных лиц мог внести свои замечания и рекомендации. Под этой таблицей приводятся данные о работнике-исполнителе.