Документы. Проблемы украинского архивоведения

28 февраля 2019 , О господдержке промышленных предприятий, реализующих корпоративные программы повышения конкурентоспособности Постановление от 23 февраля 2019 года №191. В целях увеличения объёма экспорта конкурентоспособной промышленной продукции в рамках реализации федерального проекта «Промышленный экспорт» национального проекта «Международная кооперация и экспорт» определён порядок формирования и утверждения единого списка организаций, реализующих корпоративные программы повышения конкурентоспособности, являющихся производителями федерального и регионального значения. Также установлен порядок заключения соглашений о реализации корпоративных программ. Предприятия, заключившие соглашения о реализации корпоративных программ, смогут получить доступ к финансированию экспортных проектов, включая страхование соответствующих экспортных кредитов, и возможность использовать широкую линейку банковских инструментов.

27 февраля 2019 , Регулирование в сфере торговли. Защита прав потребителей Об установлении дополнительного реквизита кассового чека для товаров, подлежащих обязательной маркировке Постановление от 21 февраля 2019 года №174. В реквизите «код товара» кассового чека и бланка строгой отчётности для товаров, в отношении которых принято решение об обязательной маркировке, будет указываться код идентификации, позволяющий идентифицировать товар или код товарной номенклатуры. Установление дополнительного реквизита направлено на прослеживаемость и формирование прозрачной среды при обороте таких товаров.

26 февраля 2019 , Об изменениях в порядке использования иностранных спутниковых сетей связи на территории России Постановление от 21 февраля 2019 года №175. На российских операторов связи, использующих любую иностранную спутниковую систему, распространены требования об обязательности формирования российского сегмента иностранной спутниковой системы в составе станции сопряжения с сетями связи общего пользования и пропуска всего трафика, формирующегося абонентскими станциями на территории России, через такую станцию сопряжения.

26 февраля 2019 , Противодействие наркомании О совершенствовании контроля за оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ Постановление от 22 февраля 2019 года №182. Устанавливается контроль за легальным оборотом ряда веществ, используемых при незаконном изготовлении фентанила, находящихся в свободном обороте на территории России и не включённых в список наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю.

26 февраля 2019 , Старшее поколение О распределении межбюджетных трансфертов на создание системы долговременного ухода за пожилыми людьми и инвалидами Распоряжение от 23 февраля 2019 года №277-р. В рамках федерального проекта «Старшее поколение» национального проекта «Демография» предусмотрено создание системы долговременного ухода за людьми пожилого возраста и инвалидами. Средства в размере 295 млн рублей распределены между 11 субъектами Федерации на реализацию пилотного проекта по созданию системы ухода.

26 февраля 2019 , Арктическая деятельность Об ассигнованиях на научные исследования «Трансарктика-2019» Распоряжение от 23 февраля 2019 года №276-р. Из резервного фонда Правительства выделяются 868,75 млн рублей для организации и проведения комплексных научных исследований и государственного мониторинга состояния и загрязнения окружающей среды Арктики с использованием четырёх научно-исследовательских и научно-экспедиционных судов Росгидромета. Исследования «Трансарктика-2019» проводятся в контексте восстановления комплексных научных исследований Арктического региона, включая высокоширотную Арктику. Цель исследований – совершенствование системы гидрометеорологической безопасности морской деятельности России в Арктике для реализации научных и практических интересов государства.

26 февраля 2019 , Миграционная политика Об утверждении плана реализации первого этапа Концепции государственной миграционной политики на 2019–2025 годы Распоряжение от 22 февраля 2019 года №265-р. Планом, в частности, предусматриваются разработка проектов федеральных законов и других нормативных правовых актов, направленных на решение задач государственной миграционной политики, анализ и подготовка предложений по дальнейшему совершенствованию миграционного законодательства, оптимизация порядка предоставления государственных услуг и выполнения административных процедур.

25 февраля 2019 , Гуманитарные связи с зарубежными странами (кроме СНГ). Соотечественники Об одобрении Правительством Российской Федерации проекта Соглашения между правительствами России и Индонезии об упрощении визового режима взаимных поездок граждан Распоряжение от 22 февраля 2019 года №264-р. Цель Соглашения - упрощение процедуры выдачи краткосрочных виз для граждан двух стран на взаимной основе. Предусматривается возможность выдачи гражданам России и Индонезии многократных туристических виз сроком до шести месяцев.

25 февраля 2019 , Государственная политика в сфере научных исследований и разработок О порядке разработки и реализации комплексных научно-технических программ и проектов полного инновационного цикла Постановление от 19 февраля 2019 года №162. В целях формирования современной системы управления в области науки, технологий и инноваций, повышения инвестиционной привлекательности сферы исследований и разработок планом реализации Стратегии научно-технологического развития России предусмотрена реализация комплексных научно-технических программ полного инновационного цикла и комплексных научно-технических проектов полного инновационного цикла. Подписанным постановлением установлен порядок разработки, утверждения, реализации, корректировки и завершения таких программ и проектов.

Социальная поддержка отдельных категорий граждан О выпуске и распределении в 2019 году государственных жилищных сертификатов Распоряжение от 20 февраля 2019 года №252-р. В рамках госпрограммы «Обеспечение доступным и комфортным жильём и коммунальными услугами граждан Российской Федерации». В 2019 году планируется выдать 7151 государственный жилищный сертификат на общую сумму 16,24 млрд рублей.

22 февраля 2019 , Телекоммуникации. Электросвязь О создании Центра мониторинга и управления сетью связи общего пользования Постановление от 13 февраля 2019 года №136. Основная цель создания Центра мониторинга и управления сетью связи общего пользования – обеспечение целостности, устойчивости функционирования и безопасности сети связи общего пользования в связи с наличием потенциальных угроз информационной безопасности, которые могут оказать влияние на работу сетей связи операторов связи, сети связи общего пользования в целом, а также российского сегмента интернета.

22 февраля 2019 , Общие вопросы промышленной политики О запрете на допуск отдельных видов товаров машиностроения, происходящих из иностранных государств, для оказания услуг финансового лизинга Постановление от 19 февраля 2019 года №159. Установленный ранее запрет на допуск отдельных видов товаров машиностроения, происходящих из иностранных государств, распространён на оказание услуг финансовой аренды (лизинга). Это позволит защитить внутренний рынок, поддержать развитие национальной экономики, российских товаропроизводителей, будет способствовать стабилизации финансовой ситуации, дополнительной загрузке производственных мощностей предприятий, сохранению на них рабочих мест, в том числе в смежных отраслях.

Технический прогресс коснулся многих сфер деятельности человека. Одну из главных ролей в этом играют специалисты ИТ отрасли, благодаря которым осуществляется беспрерывный процесс создания и модернизации различных систем и программных комплексов. Это, в свою очередь, упрощает и делает более эффективной работу разных категорий работников.

Сегодня на многих предприятиях, в учреждениях, организациях (далее - предприятие) практически все документы создаются в электронном виде с использованием определенных технологий, автоматизируются процессы обработки данных. Так, уже многие делопроизводители или те, кто отвечают за учет и обработку документов на предприятиях, успели оценить старания программистов, которые с целью упрощения и оптимизации их работы, создают решения для автоматизации процессов делопроизводства, обработки документов и данных, создания и согласования электронных документов.
Законодательство об электронном документообороте

Основным нормативно-правовым документом, который регулирует процесс электронного документооборота на предприятиях в Украине, является Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 24 июня 2006 года № 851-15 (далее - Закон № 851).

Напомним, что документооборот - это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, а также комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Одним из обязательных реквизитов электронного документа является электронная цифровая подпись автора документа

В соответствии со статьей 9 Закона № 851 электронный документооборот (оборот электронных документов) - это совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые исполняются с использованием проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов.

Электронный же документ, согласно статье 5 Закона № 851, - это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

Технологии для работы с электронными документами и данными

В соответствии с Законом № 851, электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и документы на бумажном носителе, т. е. имеют доказательную силу, могут рассматриваться в суде, использоваться в государственных и коммерческих структурах. При этом следует заметить, что, к сожалению, уровень доверия к электронному документу еще достаточно низкий, сфера применения очень узкая, чего нельзя сказать о технологиях, использующихся для работы с электронными копиями бумажных документов, данными или информацией в электронном виде.

Указанные технологии предоставляют множество возможностей для:

автоматизации процессов коллективной работы, согласования проектов документов, которые могут быть представлены в виде текстов, расчетов, отчетных данных, чертежей и т. д.;
обработки официальных документов;
контроля исполнения;
организации архивного хранения и пр.

В зависимости от того, какую информацию содержит документ и на решение каких задач он направлен, используется та или иная технология. Соответственно, и технологии развиваются в разных направлениях в соответствии характером обрабатываемой информации и задачами, для которых эти технологии предназначены. На текущий момент существует несколько классов технологий, таких как ЕСМ (Enterprise Content Management), ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) и т. д.

Для организации документооборота, автоматизации процессов согласования проектов и обработки документов используются технологии ЕСМ или СЭД (система электронного документооборота). Следует отметить, что если задачей ЕСМ является управление потоками информации, то СЭД - как правило, дает возможности по автоматизации процессов движения, контроля и учета документов. Следовательно, спектр задач, которые решает ЕСМ значительно больше, чем СЭД. Рассмотрим основные функциональные возможности технологий.

Основные функциональные возможности типовой СЭД:

электронная канцелярия (регистрация и ввод электронных копий документов в систему);
работа с проектами документов (согласование проектов документов);
контроль исполнительской дисциплины;
отслеживание движения документов на предприятии;
поиск и анализ информации в системе;
построение отчетности по контролю;
обеспечение безопасности информации.

Основные функциональные возможности технологии ЕСМ:

управление документами - экспорт (импорт) документов, контроль версий, библиотеки документов;
управление образами документов - загрузка, преобразование и управление бумажными документами;
управление записями - автоматизация политик хранения;
управление потоками работ - поддержка бизнес-процессов, передача документов (задач) по маршрутам, назначение задач исполнителям, отслеживание изменения состояний задач, ведение журналов аудита;
управление веб-контентом - управление веб-контентом и взаимодействием пользователей, создание рабочих областей;
управление мультимедиаконтентом - управление графическими, видео- и аудиофайлами;
управление знаниями - построение баз знаний для накопления и использования релевантной(сноска) для бизнеса информации;
документоориентированное взаимодействие - совместное использование документов и поддержка проектных команд.

Однако, несмотря на то, что в сравнении с ЕСМ СЭД используется для более узкого круга задач, вместе с тем она удерживает достаточно хорошие позиции на IT-рынке Украины. Это объясняется тем, что, во-первых, ЕСМ, в отличие от СЭД, рассчитана на большое количество разнонаправленных задач и поэтому чаще востребована именно в больших организациях, где автоматизация процессов документооборота лишь одно из требований к платформе. Ведь зачастую документооборот может быть одной из систем в общем корпоративном ресурсе, построенном с использованием технологий ЕСМ. Маленькие организации не ставят перед собой цель управлять информационными потоками в автоматизированном режиме, поскольку эти потоки небольшие и стоимость владения технологией значительно превышает экономию при автоматизации процессов управления информацией.

МАТЕРИАЛ ПО ТЕМЕ
Обзор глобальных вендоров ECM систем

Иными словами, использовать технологию ЕСМ в таком случае просто не имеет смысла. Во-вторых, ЕСМ - это платформа, на которой требуется проводить разработку или специфическую настройку, что также может оказаться дорогостоящей процедурой.

При этом СЭД, как правило, можно приобрести за сравнительно низкую цену в стандартной поставке, так называемой «коробке», которая будет включать минимальный функционал по учету документов для делопроизводителя или секретаря. Более того, СЭД не очень сложны в дальнейшей настройке и использовании, что снижает стоимость владения, чего нельзя сказать об ЕСМ.

Учитывая вышеописанное, ЕСМ системам следует отдать должное - при автоматизации процессов управления информационными потоками, консолидации информации они незаменимы и легко справляются с поставленными задачами.

Вместе с тем СЭД активно используются и в государственных структурах. Казалось бы, они имеют совсем немалые потоки документов, даже наоборот: например, один Кабинет Министров Украины обрабатывает порядка миллиона документов в год, каждое министерство - до двухсот тысяч, каждый из центральных органов власти - до десяти тысяч. И даже при такой нагрузке основной технологией обработки документов в органах государственной власти, все-таки является СЭД. Такая ситуация обусловлена в первую очередь тем, что основная задача, которая ставится перед технологией - это учет документов, а с этой задачей СЭД справляется отлично.

Однако в результате такого активного использования СЭД в государственном секторе она получила отпечаток в виде отражения в функционале «канцелярии государственного уровня». А поскольку коммерческим структурам сложные «номенклатурные» процессы зачастую не нужны, разработчики технологий нашли выход и из такого положения. Так, многие СЭД могут быть представлены в двух видах: для государственного и коммерческого сектора. При этом коммерческая версия, как правило, более простая в работе и восприятии интерфейсных форм.

Автоматизация современных процессов обработки документов

Потребности рынка диктуют и для СЭД, и для ЕСМ свои правила. Сегодня практически сформировался перечень определенных приоритетных требований, которые обязывают технологии предоставлять возможности для их автоматизации. Вот некоторые из них:

ведение канцелярии;

обращения граждан и организаций;

согласование проектов документов;

управление договорами;

управление командировками;

управление совещаниями и заседаниями;

управление тендерными процедурами;

электронные архивы и т. д.
Перечень указанных требований можно продолжить и к слову сказать, представленные на рынке СЭД и ЕСМ в той или иной мере отвечают этим потребностям.

Но эти потребности не диктуют необходимое присутствие электронного документа. В большинстве случаев автоматизируются только процессы обработки электронных копий. Конечно, есть небольшая группа электронных документов Однако следует заметить, что в эту группу попадают документы в основном временного хранения и «живут» эти документы в большинстве своем в коммерческих структурах. Такая ситуация связана с тем, что на сегодня нет четких норм закона, которые бы определяли каким образом будет храниться электронный документ, соответственно, и технологии не предоставляют возможности. Возможно, находясь в переходном периоде от бумажной канцелярии к электронному документу, появится необходимость случае передачи электронного документа на постоянное или длительное хранение предоставить его в двух экземплярах: бумажном и электронном.

Вести такой двойной учет экземпляров документов неудобно, однако это требование связано именно с возможностями по организации длительного хранения, которые в силу отсутствия нормативно-правовой на данный момент развиты хуже, нежели технологии для обработки оперативной информации. Безусловно, это не означает, что к технологиям для организации длительного хранения документов и самому электронному документу нет интереса. Напротив, практики и разработчики на профильных конференциях активно обсуждают стратегические вопросы и проблемы в этой сфере. Вот, например, некоторые из них:

старение носителей документов;
старение программного обеспечения;
старение форматов хранения и обеспечения целостности документа;
режимы хранения носителей;
необходимая обработка и восстановление записей.

Опыт зарубежных стран

Последние исследования в области архивного хранения электронного документа показали необходимость унификации процессов и используемых форматов на всех этапах его жизненного цикла. Так, например, австрийский государственный аппарат построил интегрированную систему управления электронными официальными документами и архивным процессом - «от создания до уничтожения», с целью обеспечения корректного управления электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла.

В рамках проекта были реализованы процессы управления и обработки официальных документов федеральных ведомств посредством системы ELAK (Elektronisher Akt), а также внедрена спецификация формата межведомственного обмена документами под названием EDIAKT. Последний регламентирует, в частности, предоставление информации в государственные архивы и таким образом, определяет формат сдаточных информационных пакетов (SIP, Submission Information Package), которые могут вводиться в архивную систему.

МАТЕРИАЛ ПО ТЕМЕ
Эстония поделится опытом создания электронного правительства

В настоящее время Австрийская федеральная канцелярия финансирует поставку такой централизованной архивной системы, а также приобретение генеральной лицензии, которая позволит всем австрийским государственным органам воспользоваться преимуществами внедряемой технологии архивирования и обеспечения долгосрочной сохранности информации.

Централизованная архивная система введена в эксплуатацию в 2011 году. Первым ее пользователем стал Австрийский государственный архив. Система обеспечивает прием сдаточных информационных пакетов (в формате EDIAKT) в архив длительного хранения, а также все необходимые функции доступа, управления данными, их сохранности и администрирования. Благодаря этой системе удастся сохранить важные документы, которые, как предполагается, станут историческим наследием Австрии для грядущих поколений.

Проблемы украинского архивоведения

Большой объем работ предстоит выполнить совместными усилиями украинским ученым, документоведам, специалистам архивного дела и управленцам по обновлению нормативно-инструктивного аппарата, а также теоретических и методических разработок, связанных с принципами формирования Национального архивного фонда (НАФ), критериями ценности документов, технологиями хранения.

Среди стратегических задач прикладного архивоведения важное место занимает совершенствование организации и управления деятельностью архивных учреждений. К ним относятся:

поиск унифицированных форматов, новых методов отбора и регистрации документов;
классификация, учет и хранение документов;
обеспечение сохранности документов;
создание благоприятных условий для использования информационных ресурсов.

Особое значение в современных условиях приобретают автоматизированные информационные системы и пути их постепенного внедрения в архивную отрасль.

Очевидно, что пока не будут решены все эти стратегические вопросы, а автоматизированные системы и технологии не будут отвечать всем требованиям поддержки полного жизненного цикла электронного документа, полноценный электронный документооборот в Украине невозможен.

Однако отсутствие электронного документооборота не препятствует использованию автоматизированных систем для решения повседневных задач, связанных с учетом и обработкой документов. Использование СЭД или ЕСМ на предприятиях существенно экономят время и технические ресурсы. А грамотное внедрение технологии помогает найти баланс между затратами при ее покупке (владении) и сэкономленными ресурсами. Ведь правильное применение системы означает, что она работает на владельца, а не владелец на ее содержание.

бизнес-аналитик Казиева Нина

В соответствии с Законом Российской Федерации "О внесении изменений и дополнений в Закон РСФСР "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС" от 18 июня 1992 г. Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Возложить проведение обязательного бесплатного государственного страхования личности от риска радиационного ущерба вследствие чернобыльской катастрофы на Российскую государственную страховую компанию.

2. Установить, что органы государственного страхования Российской Федерации несут страховую ответственность с 26 апреля 1986 г., то есть с момента катастрофы на Чернобыльской АЭС, и выплачивают страховые суммы пострадавшим гражданам (или их наследникам) в случае, если в заключении, выдаваемом органами, уполномоченными Правительством Российской Федерации, имеется указание о связи страхового события с радиационным воздействием (радиационным поражением) вследствие чернобыльской катастрофы либо о связи страхового события с участием в работах по ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, в следующих размерах:

а) в случае смерти застрахованного - 200-кратную сумму установленного законом размера минимальной месячной оплаты труда на момент выплаты;

б) при установлении застрахованным инвалидности:

I группы - 150-кратную сумму установленного законом размера минимальной месячной оплаты труда на момент выплаты;

II группы - 100-кратную сумму установленного законом размера минимальной месячной оплаты труда на момент выплаты;

III группы - 50-кратную сумму установленного законом размера минимальной месячной оплаты труда на момент выплаты;

в) застрахованным, получившим или перенесшим лучевую болезнь и другие заболевания, - 30-кратную сумму установленного законом размера минимальной месячной оплаты труда на момент выплаты.

Выплаты страховых сумм по обязательному бесплатному государственному страхованию личности от риска радиационного ущерба вследствие чернобыльской катастрофы производятся с учетом ранее выплаченных застрахованному сумм по данному виду страхования и не должны превышать размера 200-кратной суммы установленного законом размера минимальной месячной оплаты труда, при этом страховые суммы выплачиваются независимо от выплат по социальному страхованию, социальному обеспечению, в порядке возмещения ущерба вследствие чернобыльской катастрофы и по другим видам страхования.

3. Принять к сведению, что в соответствии со статьей 28 указанного Закона банки, осуществляющие операции по обязательному бесплатному государственному страхованию личности от риска радиационного ущерба вследствие чернобыльской катастрофы, комиссионные вознаграждения за эти операции не взимают.

4. Произвести перерасчет страховых сумм, ранее выплаченных застрахованным гражданам (их наследникам) в соответствии с Постановлением Совета Министров РСФСР от 4 ноября 1991 г. N 581 "О государственном обязательном бесплатном личном страховании граждан, пострадавших от чернобыльской катастрофы, и лиц, командируемых в зоны с радиационным риском", и выплатить разницу между ранее выплаченной страховой суммой и суммой, на которую имеет право застрахованный (его наследники) в соответствии с настоящим Постановлением.

5. Министерству финансов Российской Федерации и Российской государственной страховой компании в месячный срок определить порядок образования страхового фонда и взаиморасчетов по выплаченным страховым суммам.

6. Установить, что для компенсации расходов органов государственного страхования Российской Федерации на проведение обязательного бесплатного государственного страхования личности от риска радиационного ущерба вследствие чернобыльской катастрофы выделяются средства в размере 6 процентов от выплаченных страховых сумм за счет ассигнований, выделяемых на их выплату.

7. Российской государственной страховой компании в месячный срок разработать порядок проведения обязательного бесплатного государственного страхования личности от риска радиационного ущерба вследствие чернобыльской катастрофы.

8. Признать утратившим силу Постановление Совета Министров РСФСР от 4 ноября 1991 г. N 581 "О государственном обязательном бесплатном личном страховании граждан, пострадавших от чернобыльской катастрофы, и лиц, командируемых в зоны с радиационным риском".