Изменение сроков хранения документов в году. Приложение
Типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте - Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.
1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте - организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
1.3. Перечень состоит из 12 разделов:
- раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
- разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
- раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
- раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
- раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
- раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
- раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
1.4. Перечень имеет 4 графы.
В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.
В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.
1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель , в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
Документы, образовавшиеся в процессе работы организации, даже после завершения их в делопроизводстве могут иметь определенное практическое, историческое или научное значение. И если некоторые виды документов хранить нецелесообразно, поскольку содержащаяся в них информация может использоваться только в оперативных целях, то другие подлежат хранению в течение установленного законом срока. В статье вы найдете основные сроки хранения документов 2016, а также получите ответы на такие вопросы, как: какими нормативными актами установлены сроки хранения документов? каковы сроки хранения документов в организации? как часто надо производить экспертизу ценности документов?
Из этой статьи вы узнаете:
- какими нормативными актами установлены сроки хранения документов;
- каковы сроки хранения документов в организации;
- как часто надо производить экспертизу ценности документов.
Как определить сроки хранения документов 2016
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.
Порядок и сроки хранения документов в 2016 году устанавливаются:
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526;
- Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558;
- Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 г. № 1182;
- Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, утвержденным Главархивом СССР от 15.08.1988 г;
- Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Основной закон о сроках хранения документов (Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») обязывает каждую организацию обеспечивать сохранность всех архивных документов, в том числе — кадровых, на протяжении всего установленного федеральными нормативными актами срока. Чтобы урегулировать порядок хранения, оформления и экспертизы ценности документов, работодателям рекомендуется включить в учредительные документы соответствующие пункты (распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 г. № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу»).
Полезная информация для кадровика: изучаем .
Срок хранения документов в организации в 2016 году
Сроки хранения документов могут быть временными или постоянными. Документы по личному составу целесообразно хранить в архиве организации отдельно от других документов вплоть до момента передачи в муниципальный или федеральный архив. Документы кратковременного (до 10 лет) хранения до конца установленного срока находятся в архиве организации, а затем уничтожаются, в то время как документы долговременного и постоянного хранения (сроки хранения документов такого рода составляют 10 и более лет) ввиду их важности могут передаваться в центральный государственный архив (на основании договора комплектования) или коммерческий архив, услуги которого оплачиваются.
Расскажет эксперт.
Организация может продолжать хранить важные дела в собственном архиве, обеспечив им надлежащие условия. Сокращать предписанную законом продолжительность хранения документов нельзя. А вот продленные, по сравнению с типовой нормой, сроки хранения документов могут устанавливать в 2016 году все работодатели, закрепляя соответствующую норму локальным актом. Срок хранения документов в организации отсчитывается с первого дня календарного года, следующего за годом их завершения в делопроизводстве. При этом тип носителя, на котором хранится документ, никак не влияет на продолжительность хранения.
Поможет узнать точные сроки хранения документов в организации перечень-2016 — специальная таблица, утвержденная приказом Минкультуры России № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов» от 25.08.2010 г., с актуальными изменениями от 4.02.2015 г. Согласно требованиям Перечня, срок хранения документов в организации составляет:
- для приказов и распоряжений по личному составу, тарификационных ведомостей, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним — 75 лет;
- для направлений и уведомлений о трудоустройстве, анкет и заявлений не принятых на работу лиц — 3 года;
- для приказов о дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках, предоставлении отпусков — 5 лет;
- для табелей и графиков рабочего времени при нормальных условиях труда — 5 лет, при вредных и(или) опасных условиях труда — 75 лет;
- для личных карточек работников — 75 лет;
- для подлинников трудовых книжек, дипломов, аттестатов и прочих личных документов — до востребования работниками, невостребованные подлинники хранятся 75 лет.
Иногда срок хранения документов в организации не ограничивается определенным количеством лет: например, коллективные договоры хранятся постоянно.
Работодатель ежегодно проводит экспертизу ценности документов, в ходе которой проводится отбор дел на временное и постоянное хранение в архиве организации. Дела внимательно просматриваются, при необходимости — расшиваются и переформируются. Особое внимание уделяется папкам с пометкой «ЭПК», в составе которых присутствуют документы постоянного хранения. В процессе экспертизы определяются и уточняются сроки хранения документов по номенклатуре дел, принятой в организации. По результатам работы экспертной комиссии документы с истекшим сроком хранения выделяются к уничтожению.
Любая компания должна строго соблюдать сроки хранения документов в организации в 2016 году. Таблица с указанием сроков хранения документов организации поможет разобраться, что передать в архив, а что можно уничтожить.
Как посчитать сроки хранения документов
Сроки хранения первичных документов отсчитываются с момента окончания периода, в котором этот документ использовался.
В каком виде хранить документы
Компания может хранить документы и в электронной форме (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, ст. 80, 314 НК РФ). Документы нужно подписать электронной цифровой подписью.
Важно! Если на момент проведения налоговой проверки срок хранения первичного документа не истек, компания должна хранить его до окончания проверки. То есть, срок хранения документа истекает в середине проверки - уничтожать его нельзя.
Таблица. Сроки хранения документов в организации в 2016 году.
Вид документа |
Срок хранения |
|---|---|
|
Первичные документы (счета-фактуры, накладные, акты, платежки и т.п.) |
Четыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления отчетности (п. 1 ст. 23, п. 3 ст. 24 НК РФ) |
|
Регистры налогового учета, налоговая отчетность, декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т.п. |
Пять лет после окончания периода, за который они составлены (ст. ст. 382, 392, 394, 396 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.10 № 558) |
|
Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов в ПФР, ФСС и ФФОМС (расчетно-платежные, расчетные, платежные ведомости, кассовые и банковские документы по выплатам работникам, больничные, платежные поручения на перечисление взносов, расчеты по формам РСВ-1 ПФР и 4 - ФСС и т.п.) |
Шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального Закона от 24.07.09 № 212-ФЗ) |
|
Документы, связанные с зарплатой (кассовые, расчетно-платежные ведомости и т.п.) |
Пять лет после окончания года, в котором они составлены. Если у компании нет лицевых счетов по форме Т-54, документы по зарплате хранятся 75 лет (Ст. 412 раздела 4 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.10 № 558) |
|
Первичные документы, подтверждающие убытки компании |
В течении всего срока, в котором компания уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль. Это относится к упрощенцам с режимом: доходы минус расходы (п.4 ст. 283, п.5 ст. 346.6, ст. 346.18 НК РФ) |
|
Документы на приобретение основных средств (договора, акты и т.п) |
Четыре года после окончания периода, в котором компания закончила начислять амортизацию. Либо в случае ликвидации или продажи (п.1 ст. 23 НК РФ) |
|
Годовая бухгалтерская отчетность, в том числе по МСФО |
Годовая отчетность постоянно, квартальная - пять лет, ежемесячная - 1 год (ст. 351, 358 раздела 4 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.10 № 558) |
|
Договоры банковского счета, кредитные договоры, договоры займа ипр. |
Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.
К указанным перечням документов относятся:
1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время - Росархив, ранее - Минкультуры России):
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.
Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е - первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988;
2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом;
3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.
Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.
В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приложение к приказу Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558)
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
Приложение
к приказу Министерства культуры
Российской Федерации
от 25 августа 2010 г. № 558
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
б) в других организациях
До замены новыми
а) по месту разработки и/или утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Пост. ** (1)
(1) Присланные для сведения – до минования надобности
Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения
Переписка о ходе заключения коллективных договоров
Документы (протоколы, анализы, справки, акты, отчеты) о проверке выполнения условий коллективного договора
Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора
Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника
Документы (решения, перечень разногласий, предложения, информации) по забастовочному движению
Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю
5 л. (1) ЭПК
Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров
Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени
(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
Документы (акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
Типовые нормативы по труду:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Нормы выработки и расценок (1):
(1) Временные нормы выработки и расценок – 3 г. после замены новыми
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок
Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До минования надобности
Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок
Тарификационные ведомости (списки)
Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, форм денежного содержания
Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы
Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий
Переписка об оплате работы в праздничные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы
Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников
Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения
7.3. Охрана труда
Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда
45 л. (1) ЭПК
(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении
Комплексные планы улучшения условий и охраны труда
Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда , санитарно-оздоровительных мероприятий
Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности
Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности
Планы мероприятий по улучшению условий труда работников
Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда
Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков
Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новым
Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новым
Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда
Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов
Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий
Правила по охране труда работающих инвалидов:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда
Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций
Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций
До замены новыми
Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний
Договоры страхования работников от несчастных случаев
(1) После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 л.
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности
Протоколы аттестации по технике безопасности
а) профилактических работ по технике безопасности
Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности
Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев
5 л. (1) ЭПК
(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами – пост. **
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Анкеты обследования условий труда работников
8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
|
Номер статьи |
Вид документа |
Срок хранения документа* |
Примечания |
|||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | |||
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников |
||||||
|
Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами | ||||||
|
Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников | ||||||
|
Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников | ||||||
|
Переписка о переводе работников в другие организации | ||||||
|
Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием | ||||||
|
Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год | ||||||
|
Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
|
(1) После замены новыми |
||||||
| ||||||
| ||||||
|
Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом | ||||||
|
Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
|
Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
|
Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников | ||||||
|
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу | ||||||
|
Подлинные личные документы (трудовые книжки , дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) |
До востребования (1) |
(1) Невостребованные –75 л. |
||||
|
Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел | ||||||
|
Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных , сведения, уведомления) о субъекте персональных данных | ||||||
|
Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу | ||||||
|
(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л. |
||||||
|
Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников |
5 л. ЭПК (1) |
(1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК |
||||
|
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним | ||||||
|
Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел | ||||||
|
Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей |
(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей |
|||||
|
Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва | ||||||
|
Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы | ||||||
|
Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников | ||||||
|
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок |
(1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК |
|||||
|
Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок | ||||||
|
Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов | ||||||
|
Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов |
5 л. (1) ЭПК |
(1) После урегулирования конфликта |
||||
|
Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов | ||||||
|
Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими | ||||||
|
Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих | ||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
|
Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих |
(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
||||
|
(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л. |
||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
|
До замены новыми |
|||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
|
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним | |||||
|
(1) Для зарубежных командировок – 10 л. ЭПК |
||||||
|
Переписка о получении заграничных паспортов работниками организации | ||||||
|
Переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз | ||||||
|
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину | ||||||
|
(1) После увольнения (2) В зарубежные командировки – 10 л. |
||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
8.2. Установление квалификации работников |
||||||
|
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним |
15 л. (1) ЭПК |
(1) На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 л. ЭПК |
||||
|
Аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
|
Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
|
Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | ||||||
|
Квалификационные требования: | ||||||
| ||||||
|
До замены новыми |
|||||
|
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных качеств, возможностей работников: | ||||||
| ||||||
|
До замены новыми |
|||||
|
Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах | ||||||
8.3. Повышение квалификации работников |
||||||
|
Документы (доклады, справки, информации, расчеты, докладные записки, отчеты) о переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации | ||||||
|
Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников организации | ||||||
|
Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые): | ||||||
| ||||||
|
До минования надобности |
|||||
|
(1) После замены новыми |
||||||
|
Стенограммы лекций преподавателей | ||||||
|
Курсовые и контрольные работы слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | ||||||
|
Переписка об организации работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | ||||||
|
Документы (акты, докладные записки, ведомости, переписка) об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, мастерских, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературы, учебными фильмами |
(1) После замены новыми |
|||||
|
Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов | ||||||
|
Документы (представления, списки характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам | ||||||
|
Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики, переписка) об организации и проведении практики и стажировки слушателей | ||||||
|
Документы (планы, сведения, переписка) об организации и проведении учебно-производственных экскурсий | ||||||
|
Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников |
(1) После окончания обучения |
|||||
|
Списки лиц, окончивших учебные заведения (организации), осуществляющих повышение квалификации работников | ||||||
|
Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | ||||||
8.4. Награждение |
||||||
|
Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий: |
Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций | |||||
|
Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним: | ||||||
| ||||||
| ||||||
|
Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных | ||||||
|
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий | ||||||
|
Протоколы вручения государственных, муниципальных и ведомственных наград | ||||||
| ||||||
|
До замены новыми |
|||||
|
Документы (представления, ходатайства, переписка) о лишении государственных наград | ||||||
|
Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
|
Книга Почета организации | ||||||
