Автоматизация документооборота с использованием технологии workflow. СЭД для государственных организаций
IS-DocFlow – это система автоматизации делопроизводственной деятельности, предназначенная для осуществления оперативного контроля движения документов в процессе их исполнения, а также для проведения аналитической, статистической обработки данных о документах и их исполнении.
DocFlow представляет собой совокупность следующих программных модулей:
регистрация документов - позволяет упорядочить работу канцелярии и других подразделений, занимающихся регистрацией документов;
электронный документооборот - позволяет сократить бумажный поток между сотрудниками, находящимися как в одном офисе с локальной сетью, так и в территориально разделенных офисах. Обмен документами становится контролируемым и управляемым;
контроль исполнительской дисциплины - предоставляет визуальные средства контроля исполнения и возможность формирования разнообразных отчетов, отражающих исполнительскую дисциплину.
Гибкость, интеграция, модульность и масштабирование системы максимально конфигурируемы и позволяют:
настроиться на организационную структуру любой сложности;
реализовать любые последовательности и правила обработки документов;
создавать разнообразные логические функциональные наборы АРМ;
создавать шаблоны номеров регистрируемых документов любой сложности;
настраивать удобный режим автоматического напоминания;
создавать желаемое цветовое отображение «срочности» исполнения контрольных заданий;
использовать национальный шрифт при ведении делопроизводства;
выполнять автоматический запуск сканирования образа документа и его сохранение в централизованном хранилище;
подключать дополнительные модули отчетов;
создавать распределенную базу документов, объединяющую удаленные филиалы и центр в единое информационное пространство;
настраивать систему для работы как в локальной, так и в глобальной сетях.
Связь с почтовыми серверами предоставляет возможность рассылки сообщений и документов из системы IS-DocFlow через почтовый сервер всем клиентам, имеющим аналогичную систему.
Основным назначением системы IS-DocFlow является обеспечение автоматизации процессов подготовки, регистрации, структурирования, маршрутизации, хранения, архивации, поиска и обработки электронных документов, контроля их исполнения, авторизации доступа к ним. Целью создания и внедрения системы на объекте автоматизации является:
1. Использование современных технологий и автоматизация всех этапов работы с документами. Современный порядок ведения производственных процессов на предприятиях требует большого объема работы с документами. Поиск, утверждение и согласование становятся довольно сложными и обременительными процедурами, исключить которые не представляется возможным. Единственно эффективным подходом в подобной ситуации является использование современных технологий и максимальная автоматизация всех этапов работы с документами.
2. Повышение исполнительской дисциплины за счет «прозрачности» исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний оповестит всех должностных лиц о приближении сроков исполнения поручений. Формирование сводных отчетов и журналов позволит составить полную картину работы как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.
3. Повышение оперативности и качества принятия управленческих решений. Увеличение скорости принятия решений и повышение качества принимаемых решений достигается за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.
Основная функциональность системы IS-DocFlow реализуется с использованием следующих основных подсистем (рис. 1).
Сервер криптографирования и электронной цифровой подписи обеспечивает возможность генерации ключей, их протоколирование для последующего применения электронно-цифровой подписи. Хранение документов и интеграция с офисными приложениями обеспечивает хранение электронных документов, созданных приложениями MS Office (*.doc, *.xls и др. как бинарный массив в централизованном хранилище данных), и интегрированный вызов соответствующего приложения.
Традиции западного делопроизводства отличаются от наших и ориентируются в первую очередь на высокую исполнительскую дисциплину работников. К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие:
характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа к непосредственному исполнителю, минуя руководство;
отсутствие централизованного в рамках всего предприятия контроля;
регистрация документов производится непосредственными исполнителями, когда поручитель и исполнитель ведут собственные журналы, а некоторые виды документов вообще не регистрируются.
Программные системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов на предприятии, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.
Система электронных документов (СЭД) поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте предприятия, формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов на предприятии, т.е. по ее подразделениям и работникам. К системам данного направления относятся русифицированные версии популярных западных систем: LanDocs, PowerDOCS, DOCS Open, WorkRoute II.
Анализ действующих систем позволил выделить три основные задачи, решаемые в делопроизводстве. В таблице 1 приведена оценка анализируемых систем с точки зрения решения данных задач.
Эффективная реализация делопроизводственных задач, предполагающих централизованное ведение данных о документах всего предприятия, требует использования мощной СУБД масштаба предприятия и соответствующих средств проектирования. С учетом специфики и сложности таких задач можно сделать вывод о том, что применение каких-либо готовых популярных зарубежных прикладных пакетов возможно лишь в частных случаях или для решения частных задач, используя их в качестве отдельных компонент. Опыт наших разработчиков программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота для отечественных учреждений подтверждает полученный вывод - наиболее распространенными являются следующие специализированные системы СЭД E-Hujjat, IS-DocFlow, GERMES (таблица 1).
Возможности системы
Единая картотека документов, электронный архив
Система позволяет вести в единой картотеке как электронные, так и бумажные документы, имеющие хождение на предприятии. Каждый документ, зафиксированный в системе, автоматически получает следующие возможности:
Управление маршрутизацией документов
Для каждого типа документов может быть настроен свой уникальный маршрут его движения и обработки, как в подразделениях предприятия, так и конкретными сотрудниками. Маршрут может содержать развилки, циклы и является описанием всех возможных вариантов перемещений документа. Global DocFlow поддерживает возможность параллельной обработки документа в различных подразделениях компании.
Выбор направления очередного перемещения документа в случае наличия нескольких вариантов, определяется пользователем или самим программным комплексом, с учетом проверки условий возможности перемещения.
Планирование движения документов
При создании документа для него автоматически формируется план его обработки согласно настроенному маршруту. План формируется по типовым переходам между состояниями маршрута, в нем отражаются сроки и исполнители (как подразделения, так и конкретные сотрудники), которые принимают участие в типовой обработке документа. В любой момент времени план каждого документа может быть отредактирован в соответствии с потребностями его обработки. В связи с тем, что фактическое перемещение (траектория движения в рамках выбранного маршрута) документа может отличаться от запланированного, система предлагает удобные возможности для сравнения запланированной обработки с фактической.
Управление задачами сотрудников предприятия
В результате перемещения документа в очередное состояние от него может быть сформирована одна или несколько задач конкретным исполнителям. В реестре собственных задач для каждого сотрудника фиксируются те действия, которые ему необходимо выполнить согласно очередным этапам движения документов. При этом для каждой задачи могут быть определены планируемые сроки ее выполнения. По выполнению всех задач текущего состояния документа, осуществляется его переход в следующее состояние, согласно условиям его маршрута.
Управление оповещениями и визуализаций документов
Программный комплекс Global DocFlow имеет богатые возможности по своевременному оповещению сотрудников и заинтересованных лиц о назначаемых задачах, выполняемых перемещениях и других событиях, осуществляемых над документами. Имеются возможности online-оповещений, формирования e-mail, напоминаний при старте приложения. При этом по гиперссылке в оповещении или напоминании можно сразу перейти к документу для осуществления над ним необходимых действий.
При определении маршрута имеется возможность настроить способ визуального отображения документа в списочных формах. Можно определить пиктограмму, раскраску строки, а также доступность документа для каждого состояния в зависимости от выполненных перемещений согласно маршруту движения документа.
Анализ и формирование отчетности
Программный комплекс имеет богатейшие возможности для анализа документооборота и построения регламентной и произвольной отчетности. Печать может производиться как для отдельных документов, так и для отобранного набора документов; для каждого документа может быть отправлено на печать необходимое количество печатных бланков, конвертов и т.п. Система поддерживает версионность отчетов - возможность модификации отчетных форм во времени.
Среди встроенных отчетов необходимо отметить:
- отчет по планируемому и фактическому времени прохождения документов по предопределенным маршрутам в различных разрезах: подразделений, сотрудников, типов документов и т.д.;
- отчет по отклонениям от планируемого движения документов;
- диаграммы динамики количества обработанных документов в разрезах времени, типов документов, подразделений, сотрудников и т.п.;
Данные построенных отчетов можно не только просмотреть в табличном виде и вывести на печать, но и сохранить в Excel, XML, Html, Txt и другие форматы. Уникальные особенностью системы является наличие возможностей многомерного анализа, построение OLAP-кубов на основе произвольно построенного отчета. Пользователь может настроить аналитические разрезы, по которым он хочет группировать и анализировать данные в произвольном порядке, как по столбцам, так и по строкам отчета.
Юрий Шкумат,
консультант по управленческим технологиям
украинского офиса ГК «ИНТАЛЕВ»
Электронный документ
Прежде чем детально обсуждать как происходит автоматизация электронного документооборота, его функции и реализацию отдельных компонентов системы и технологии workflow, необходимо кратко остановиться на формализации термина «документ» по отношению к рассматриваемым приложениям:
- Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как электронные формы Microsoft Exchange или документы 1С. В отличие от обычного электронного документа, данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. К последней группе документов относятся отчеты, порождаемые в результате работы прикладных ИС. Это особый тип документов динамически формируемых из различных записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать данный документ перестает существовать как целостный объект в информационной системе. Данный документ «живет» только в пространстве конкретного приложения и не может отчуждаться от него. Например, для передачи в другое подразделение он должен быть преобразован в документ одного из вышеперечисленных типов.
«Бумажный» документ, представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в информационной системе имеется та или иная информация. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, микрофиш, изображение, видеозапись, и пр.
Электронный образ документа - копия документа (результат сканирования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категорию, дату создания, и пр.) При этом данная информация храниться не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.
Электронный документ – в отличие от образа документа, также представляющий собой файл, внутри содержит содержательную информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть текст или электронная форма Microsoft Word , таблица Excel , сообщение в формате электронной почты Internet . Файлы документов могут быть не содержащими внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word , электронные таблицы, документы в формате XML ).
Документооборот этодвижение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Данный термин используется в «бумажном» делопроизводстве и его использование в информационных технологиях без детализации не очень корректно.
Зачем нужна автоматизация документооборота
Существует три вида лжи: ложь, наглая ложь и статистика. По некоторым статистическим данным:
- на поиски и согласование документов руководитель тратит до 45% рабочего времени;
- рядовые сотрудники тратят на поиск документов до 30% рабочего времени;
- 70% документов создаются заново вместо изменения существующих;
- 6% документов безвозвратно теряются;
- каждый внутренний документ копируется до 20 раз;
- стоимость архивного хранения бумажных документов на 80 % выше по сравнению с электронными;
- общие потери времени, связанные с документооборотом – 8 часов в неделю (20%) на каждого сотрудника.
Очевидно, что в зависимости от многих факторов (страна, время, компания, и т.д.) проценты могут быть разными. Но неопровержимым фактом является то, что проблема существует и ее нельзя игнорировать.
Системы автоматизации задач делопроизводства вошли в широкий обиход на Западе значительно раньше, чем у нас, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области документооборота.
Наиболее распространены в западной практике следующие термины:
- WorkFlow Management – системы маршрутизации потоков работ, заданий.
EDM (Electronic Document Management) – сводное название систем электронного документооборота.
DMS (Document Management Systems ) – наиболее близкий по смыслу перевод – электронные архивы документов;
Enterprise -centric EDM – корпоративные системы документооборота, в которых совмещены средства создания, редактирования, публикации и хранения документов (Word , Excel , электронный архив, почта, планирование встреч, согласование документов и т.д. в одном флаконе)
Information Management – Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet.
Imaging – Системы, преобразующие информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.
DocFlow Management – системы маршрутизации движения документов;
Также существует большое количество смежных тем, например:
- Document Warehousе (Хранилища документов)
- Knowledge Management (Управление знаниями)
Поэтому, говоря о системах документооборота необходимо уточнять, о какой именно функциональности идёт речь.
Перечень наиболее распространенных подсистем документооборота:
- Системы автоматизации делопроизводства;
- Архивы документов;
- Системы ввода документов и системы обработки образов документов;
- Системы управления стоимостью хранения документов;
- Системы маршрутизации документов;
- Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.
Автоматизация делопроизводства
Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде представлены в любой системе автоматизации документооборота.
В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации «Положение о делопроизводстве».
Как мы уже отметили, документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Обычно в системах делопроизводстве различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.
Архивы документов
Архив документов это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.
В отличие от поиска по атрибутам документов, который имелся и в системах предыдущего класса, архивы документы должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым интеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, а также поиск близких по смыслу слов.
В отличие от систем предыдущего класса, в архивах хранятся сами документы, и по этому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей.
Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания – это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа.
Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа.
К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.
Ввод и обработка образов документов
Одной из самостоятельных функций систем документооборота является ввод документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумажного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводиться к простому сканированию. Однако, как правило, простого сохранения образа документа оказывается недостаточно.
Образ документа может потребовать так называемого аннотирования, наложения на образ документа различных дополнительных образов, выделений, текстовых пометок и прочее. Помимо этого, образ документа должен быть снабжен набором атрибутов, который позволит его идентифицировать в системе делопроизводства и в архиве документов. Эти операции производятся вручную.
Более сложной функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего его текст. Для этого предназначены программы, относящиеся к классу ПО распознавания текста. Еще более сложной функцией является распознавание содержимого форм. При этом программа определяет наличие записей, в том числе и рукописных в определенных полях бланка документа, распознает его содержимое и автоматически заполняет значения атрибутов данного документа в системе. При необходимости значения определенных полей бланка может выбираться из определенного в системе справочника.
Стоимость хранения документов
Совершенно очевидно, что при сохранении в архиве образов документов объемы хранения могут быстро расти и достигать значительных объемов. При этом интенсивность обращения к документам, находящимся в архиве далеко не равномерна. Документы, находящиеся в работе, очевидно, затребуются достаточно часто, в то время как доступ к документам, работа с которыми уже завершена, осуществляется очень редко. Соответственно, система может обеспечивать различную оперативность доступа к различным документам. Так как стоимость хранения документов в архиве, как правило, обратно пропорциональна скорости доступа, то можно воспользоваться отмеченной закономерностью для оптимизации стоимости содержания архива.
Системы управления стоимостью хранения как раз и решают данную задачу. Обеспечивая возможность работы с различными периферийными устройствами – накопителями на жестких магнитных дисках, On-Line оптическими стойками, накопителями на магнитной ленте и CD-ROM устройствами. Система обеспечивает автоматический перенос данных c на более «дешевые» устройства в случае, если доступ к ним осуществляется недостаточно часто.
Маршрутизация документов
Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбор информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.
Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. На основании разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнес-процессов работы с документами. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации.
Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется «стихийно». Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа.
Администратор системы и менеджер, курирующий конкретный бизнес-процесс, может контролировать текущее состояние маршрута и вносить различные корректирующие воздействия в случае необходимости.
При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Off-Line и On-Line. В первом случае при пересылке документа на рабочее место пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и доставка (например, с помощью электронной почты) на рабочее место клиента. По завершению работы документ обратно погружается в архив.
В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных.
Вторая схема не подразумевает физического перемещение документа. Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для доступа к заданиям на обработку документов.
Обе схемы маршрутизации имеют свои достоинства и недостатки. К сожалению, в связи с ограниченностью пространства, обсуждения нюансов использования систем маршрутизации мы вынесем в отдельные публикации.
WorkFlow - автоматизация бизнес-процессов
Развитием систем маршрутизации документов являются WorkFlow системы , или системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.
В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. WorkFlow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма WorkFlow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу – определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система WorkFlow .
Функции WorkFlow приложений выходит за рамки функций систем документооборота, однако, технологии, используемые в данных приложениях очень близки технологиям, используемым в системах маршрутизации документов, к тому же маршрутизация документов может рассматриваться как частный случай задачи построения WorkFlow систем.
Программное обеспечение для автоматизации документооборота
Существует большое множество информационных систем, относящихся к классу систем электронного документооборота (СЭД), но можно выделить наиболее распространенные типы таких систем:
Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы). Электронный архив – это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации.
Системы с развитыми средствами workflow (WF ). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. Объект, движущихся в системе, может видоизменяться во время своего следования по маршруту, поэтому его называют общим словом «работа» (work ). Системы такого типа называют системами workflow – «поток работ». К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем (в отличие от электронных архивов). С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Такие системы обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации.
Для каждого типа систем можно выделить наиболее известные программные продукты, хотя существует множество систем, совмещающих в себе функции разных типов систем электронного документооборота.
1. Электронные архивы
- Documentum — это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. Documentum – это платформа, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.
- Humminbird . Данная компания является владельцем группы продуктов PC Docs – корпоративного сервера архива документов и Fulcrum – мощной поисковой системы. Система поддерживает работу с распределенными архивами, в том числе территориально удаленными. Осуществляется поддержка работы с оптическими, магнитооптическими и ленточными накопителями и библиотеками. Отличается хорошей масштабируемостью, возможно увеличение количества пользователей системы до нескольких тысяч без изменения структуры данных.
2. Системы класса Workflow
StaffWare . Ориентируются на автоматизацию коллективной работы сотрудников организации (до нескольких тысяч) в рамках единых рабочих процессов. Для достижения этих целей в системе Staffware предусмотрены развитые средства маршрутизации документов, назначения конкретных исполнителей и прав доступа, передачи информативных и управляющих сообщений, мониторинг и контроль исполнения работ.
- Optima . Разрабатывают и продвигают систему Optima Workflow. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange . Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Впрочем, эту работу можно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей, так как Optima Workflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу.
3. Комплексные системы коллективной работы и управления организацией
? : Управление документами. Enterprise Content Management и Управление бизнес-процессами и workflow. Business Process Management
Microsoft . Компания Microsoft в качестве основы комплексной системы автоматизации документооборота предлагает использовать продукт Microsoft Exchange сервер в комплекте с клиентским приложением Microsoft Outlook . Помимо этого предлагается использовать продукт Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива документов и средства организации корпоративного Intranet/Extranet портала. Также компания предоставляет полный набор средств для организации On-line взаимодействий.
IBM/Lotus . Компания IBM предлагает в качестве базового средства автоматизации документооборота использовать платформу Lotus Notes , помимо этого имеется возможность дополнить базовую функциональность средствами организации архива документов Domino.doc , WorkFlow подсистемой Domino .Workflow , и рядом дополнительных средств для организации групповых взаимодействий.
«ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» (см. ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент). Решает следующие основные задачи: электронный архив (корпоративное хранилище документов и информации), документооборот (автоматизация канцелярии или делопроизводства), управление документами и знаниями (база знаний), управление бизнес-процессами (потоки задач и потоки информации), координация работ и коллективное взаимодействие.
Выбор программного обеспечения (ПО) для автоматизации документооборота
Идеального ПО не существует, поэтому необходимо четко сформулировать свои требования и анализировать ПО по набору критериев. Возможный перечень критериев:
- Средства навигации – удобство доступа пользователей к различным приложениям, навигации по данных, представления данных
- Картотека/учет – функции учета документов, атрибутирования, создания карточек документов и т.д.
- Архив/Обработка изображений – хранение документов, управление версиями, захват документа на редактирование, сканирование изображений, распознавание текста
- Маршрутизация/контроль – функции доставки документов на рабочие места пользователей, сбор информации о действиях пользователей, контроль текущего состояния документов
- Автоматизация бизнес-процессов – средства моделирования процессов, среда для реализации и мониторинга процессов, средства по накоплению статистики по исполнению процессов
- Групповая работа – средства для организация телеконференций, групповых обсуждений и разработки документов
- Поиск/Knowledge Management – средства поиска информации (полнотекстовой, атрибутивный и т.д.), классификация и каталогизация документов, создание баз знаний по предметным областям
- Открытость – возможности по расширению функциональности
Выбирая ПО для автоматизации необходимо как можно четче очертить тот круг задач, который планируется решать. Это позволит уменьшить затраты на приобретение, а также минимизировать время и стоимость внедрения.
ВОПРОС 1.
Технология WorkFlow
Workflow (в дословном переводе с английского "поток работ") - полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил.
Для выработки стандартов программных продуктов класса workflow в 1993 году был создан международный союз предпринимателей Workflow Management Coalition (WfMC). В отличие от специализированных программ, автоматизирующих отдельные бизнес-функции (например, бухгалтерский учет, финансовое управление, производство, взаимоотношения с клиентами и пр.), системы класса workflow позволяют провести комплексную автоматизацию бизнес-процессов предприятия.
Workflow объединяет целый ряд информационных технологий (электронную почту, управление проектами, работу с базами данных, объектно-ориентированное программирование, CASE-технологии) и является эффективной средой интеграции различных корпоративных приложений, средством создания единого информационного поля для совместного бизнеса в рамках одного или нескольких предприятий. Статистика показывает, что технология workflow в десятки раз сокращает продолжительность рабочих циклов и сводит к минимуму время реакции предприятия на запросы рынка.
Технология Groupware
Groupware – система поддержки коллективной работы. Как и системы, Программы класса groupware облегчают специалистам и менеджерам обмен сообщениями и документами – но, в отличие от систем класса workflow, не привязаны к конкретному бизнес-процессу или проекту.
Кроме того, если технология groupware ориентирована на небольшие коллективы, поддерживает работу группы над одной задачей в данный момент времени и не диктует порядок и очередность работ, то технология workflow ориентирована на масштаб корпорации, поддерживает многопользовательскую работу с несколькими задачами одновременно и четко предписывает порядок обработки документов.
Технология Document Imaging
Document imaging – одна из технологий для систем электронного документооборота, обычно используемых в бизнесе. Document imaging-системы могут работать с различными формами цифрового ввода данных, включая микрофильмы, принтеры, фототелеграфные аппараты, копировальные устройства, многофункциональные принтеры и сканеры. С 1990-ых, технология Document imaging использовалась, чтобы описать основанные на программном обеспечении компьютерные системы, которые принимают, хранят и переиздают изображения.
Document imaging появилась в конце 1980-ых. Эта технология была построена из-за потребности управлять и обеспечить возрастающий объем электронных документов (крупноформатные таблицы, документы обработки текстов, PDFs, электронные письма) в организациях.
Технология DocFlow
DocFlow – это технология систем автоматизации делопроизводственной деятельности, предназначенная для осуществления оперативного контроля движения документов в процессе их исполнения, а также для проведения аналитической, статистической обработки данных о документах и их исполнении.
DocFlow представляет собой совокупность следующих программных модулей:
· регистрация документов - позволяет упорядочить работу канцелярии и других подразделений, занимающихся регистрацией документов;
· электронный документооборот - позволяет сократить бумажный поток между сотрудниками, находящимися как в одном офисе с локальной сетью, так и в территориально разделенных офисах. Обмен документами становится контролируемым и управляемым;
· контроль исполнительской дисциплины - предоставляет визуальные средства контроля исполнения и возможность формирования разнообразных отчетов, отражающих исполнительскую дисциплину.
Гибкость, интеграция, модульность и масштабирование системы максимально конфигурируемы и позволяют:
· настроиться на организационную структуру любой сложности;
· реализовать любые последовательности и правила обработки документов;
· создавать разнообразные логические функциональные наборы АРМ;
создавать шаблоны номеров регистрируемых документов любой сложности;
· настраивать удобный режим автоматического напоминания;
· создавать желаемое цветовое отображение «срочности» исполнения контрольных заданий;
· использовать национальный шрифт при ведении делопроизводства;
· выполнять автоматический запуск сканирования образа документа и его сохранение в централизованном хранилище;
· подключать дополнительные модули отчетов;
· создавать распределенную базу документов, объединяющую удаленные филиалы и центр в единое информационное пространство;
· настраивать систему для работы как в локальной, так и в глобальной сетях.
ВОПРОС 2.
Методы организации хранения электронных документов в СЭД
Главное назначение систем электронного документооборота (СЭД) - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска, как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации - от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.
Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.
СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу “шкаф/полка/папка”). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д.
Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД). В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами (эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде).
Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.
В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах):
- Хранилища атрибутов документов (карточек);
- При . Для документа создаётся электронная регистрационная карточка. На бумажный документ наносится штрих-код, соответствующий идентификатору, указанному в регистрационной карточке. Для нанесения штрих-кода используются самоклеящиеся этикетки, на которых печатается штрих-код. Этикетки могут быть подготовлены заранее (используется при большом количестве регистрируемых документов) или этикетка печатается в момент регистрации.
- Для поиска электронного документа в базе данных. Использование поиска по штрих-коду позволяет быстро найти в базе документооборота карточку документа. Поиск происходит автоматически после считывания с документа штрих-кода.
- Для учёта мест хранения оригиналов документов. При считывании штрих-кода происходит автоматическое занесение в в раздел "Места хранения" карточки документа информации о текущем времени и пользователе, выполнившем сканирование. Данная операция может использоваться:
- при большом объёме документопотоков, для регистрации поступивших в подразделение документов
- в архиве, для регистрации поступивших или выдаваемых документов
- Условия переходов
- Ветвления маршрута
- Циклы маршрута
- Запуск:
- Подпроцессов
- Таймеров контроля сроков
- Автоматизированных процедур обработки
- Роли пользователей, участвующих в обработке документа
- Управление правами доступа пользователей к информации и документу
- Ввод и отображение атрибутов документа, например, тема, регистрационный номер и др.
- Создание и отображение версий документа
- Управление расширенными (специфичными) свойствами процесса, например:
- Модель (схема)
- Лист согласования документа
- Замечания согласующих лиц
- Иерархия резолюций, ход исполнения документа
- Контрольные отметки
- Учёт переноса сроков исполнения документа
- И другие
- Создание ссылочных связей с элементами справочников, например, связь карточки документа с карточкой контрагента и т.п.
- Создание ссылочных связей с другими документами в СЭД
- Предоставления прав доступа на выполнение действий маршрута документа, например, отправка документа по маршруту, определённому для данного этапа процесса обработки документа
- Предоставление прав доступа на выполнение различных автоматизированных процедур, например, авто формирование и присвоение документу регистрационного номера
- Отображение журнала событий работы с документом
- Журнал регистрации документов
- Журнал контроля исполнения документов
- Журнал согласования документов
- И другие
- Общие виды обработки:
- Создание
- Редактирование
- Сохранение
- Переименование
- Перемещение по маршруту
- Помещение в папку
- Индексирование
- Удаление
- Специализированные виды обработки:
- Экспертиза
- Согласование, визирование, подписание
- Регистрация
- Классификация
- Исполнение
- Контроль
- Связывание документов по ссылкам
- Поиск
- И другие, определяемые спецификой.
- Производственный
- Управленческий
- Технологический
- Бухгалтерский
- Складской
- Офисный
- И другие.
- Систематизацию и регламентацию работы с документами
- Подготовка документов по шаблонам
- Ведение номенклатуры дел организации
- Автоматизацию учёта документов, в том числе:
- Классификацию документов по различным критериям
- Регистрацию документов по заданным шаблонам и алгоритмам
- Учёт сроков хранения
- Помещение документов в дела и разбивка дел на тома
- Автоматизацию поиска документов
- Автоматизацию процедур коллективной работы с документом:
- Разработка проекта документа
- Согласование документа
- Экспертиза документа
- Исполнение документа
- Обеспечение защиты от несанкционированного доступа и искажения или удаления информации
- Оперативный обмен информацией и документами - вместо электронной почты и интернет пейджеров
- Просмотр ленты новостей компании, ознакомление с опубликованными документами - вместо интранет порталов
- Работа с органайзером и списком персональных поручений - вместо ежедневников
- Создание атрибутных карточек документов
- произвольных типов
- Формирование текста документа из предопределённого шаблона с подстановкой в него значений переменных, которые могут быть в карточке документа или базе данных сэд
- Создание версий документов
- Формирование образа электронного документа на бланке с использованием шаблонов
- Сохранение образа документа в файл pdf или ms word
- Управление правами доступа пользователей сэд
- Создание маршрутов документов
- Управление движением документов по маршрутам
- Рассылка участникам документационных процессов уведомлений и напоминаний
- Ведение журналов документов
- Ведение справочников и классификаторов
- Регистрация и классификация регистрируемых в сэд документов
- Формирование поручений
- Поиск карточек документов
- Подписание документов эцп
- Формирование отчётов и статистики о движении документов
- Возможность удалённой работы с документами через интернет
- Использование информационного хранилища субд для хранения документов и метаданных
- Возможность одновременной работы с сэд
- Обеспечение информационной безопасности
- Персональная аутентификация пользователей сэд
- Шифрование трафика
- Ролевая модель управления доступом
- Использование цифровых сертификатов
- Централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в
- Единообразный подход к процедурам формирования и обработке документа (регистрация, согласование и т.п.)
- Использование унифицированных форм документов, формирование документов по шаблонам
- Быстрый поиск документов
- Аудит доступа пользователей к документам
- Лицензии на программное обеспечение СЭД. Чем больше будет приобретаться лицензий, тем дешевле будет стоимость одной лицензии СЭД
- Сервер приложения СЭД:
- "Железо" сервера
- Лицензии на программное обеспечение сервера
- Затраты на техническое обновление оборудования
- Затраты на обучение персонала и администраторов
- Затраты на ввод СЭД в эксплуатацию:
- Настройку и доработку сэд по техническому заданию
- Развертывание программного обеспечения системы (установка и конфигурирование)
- Интеграция сэд с другими системами
- Затраты на сопровождение СЭД:
- Консультации специалистов тех. Поддержки
- Обновление версий СЭД
- Обновление сопутствующего программного обеспечения
- Облегчение работы сотрудников за счёт сокращения рутинных операций
- Снижение потерь документов и исключение создания ошибочных дубликатов за счёт ведения единого информационного хранилища документов
- Создание «прозрачности» при обработке документов за счёт введения статусов обработки документов, ведения журнала изменений и передачи документа, отображения текущего этапа обработки документа и т.д.
- Сокращение сроков согласования договоров в удалённых подразделениях, за счёт отсутствия пересылки пакета бумажных документов.
- Сокращение времени на поиск документов до 10 раз. Поиск одного документа должен быть сокращён с 10 минут до 1-й минуты
- Увеличение числа обработки обращений в день одним сотрудником в два раза с 10шт. До 20шт.
- Сокращение расходов на бумагу и картриджи в два раза с 20 000руб в месяц до 10 000руб.
- Сокращение сроков согласования договоров в четыре раза, с восьми дней до двух дней.
- И т.д.
Похожая информация.
Работая в области автоматизации документооборота уже более 15 лет нас неоднократно спрашивали что такое электронный документооборот ? В результате мы сформулировали следующее определение электронного документооборота :
Электронный документооборот это совокупность автоматизированных документационных процессов, связанных с различными видами обработки электронных документов, выполняемые посредством (СЭД) и охватывающих полный жизненный цикл документа или его отдельные этапы .
В данной статье пойдёт речь об основных понятиях электронного документооборота и аспектах .
ТЕХНОЛОГИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В основе электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации (документов) docflow и технология потоков управления работами workflow.
Технология docflow обеспечивает движение документа по маршруту, определяет условия и возможности его перемещения. Технология workflow обеспечивает порядок работ по обработке документа. Она управляет заданиями по обработке документа и ролевой моделью управления правами доступа к документу.
Кроме выше перечисленных, в СЭД применяются различные технологии, связанные с необходимостью обработки и преобразования документов.
Видео-курс "Подготовка совещания в системе электронного документооборота"
Технологии хранения электронных документов
Электронный документ в СЭД состоит из набора атрибутов, определяющие его свойства и использующиеся для различных автоматизированных задач, таких как: поиск, классификация, построение отчётов, групповая обработка, и т.д., и непосредственно файла документа. В некоторых случаях файл документ может создаваться "на лету", автоматически по заданному шаблону, в котором переменные заменяются значениями из атрибутов документа и из базы данных. Атрибуты электронного документа, как правило, хранятся в таблицах базы данных. Если файл документа может быть проиндексирован, то его текст помещается в специальный индексный каталог СУБД для индексации, что позволяет выполнять полнотекстовый поиск. Сам файл документа записывается в папку информационного хранилища системы документооборота. Как правило доступ к такому файлу предоставляется пользователям через систему управления правами доступа СЭД. Прочий доступ к файлу закрывается.
Технология поточного сканирования
Поточное сканирование это массовое сканирование документов с последующим помещением отсканированных образов в базу данных системы учёта (архивного хранения, документооборота). Для обеспечения данной технологии нужно специальное оборудование - поточные сканеры. При поточном сканировании возможно (в зависимости от используемого оборудования) автоматическое нанесение штрих-кода на сканируемый документ, а так же создание регистрационных карточек. Если карточки создаются в системе документооборота, то возможна их автоматическая регистрация (присвоение номера и записи даты регистрации) с последующим направлением карточки по заданному маршруту.
Технология оптического распознавания текстов документов
Оптическое распознавание документа это процесс преобразования электронного образа документа в текстовый формат. Электронный образ документа получается при сканировании или фотографировании документа, а так же в случае специального преобразования текстового документа в графический формат, например jpeg. Процедура преобразует графический образ документа в редактируемый текст. Для оптического распознавания используются специальные программные средства. Они могут быть самостоятельными приложениями или интегрированными в систему документооборота. ESCOM.BPM содержит встроенный модуль. Его возможностей достаточно для распознавания документов, набранных распространнёнными шрифтами. Самостоятельные приложения для оптического распознавания имеют более мощные возможности и позволяют распознавать даже рукописный текст.
Технология штрих-кодирования документов
Штрих-кодирование документов, это комплекс процедур по формированию и нанесение на документ графического изображения уникального штрих-кода. При формировании штрих-кода необходимо, чтобы созданный штрих код был абсолютно уникальным. Для этого необходимо использовать идентификаторы (GUID). В системе ESCOM.BPM уникальный гуид формируется для каждого документа. Каждый GUID формируется с учётом уникального гуида сервера системы. Тем самым достигается уникальность штрих-кодов документов, созданных в разных системах ESCOM.
Штрих-кодирование обеспечивает однозначную идентификацию документа и применяется:
Технология подписания документов ЭЦП
Подписание электронно цифровой подписью документа позволяет удостовериться в неизменности электронного документа с момента его подписания, а так же удостовериться в корректности подписи. Подписание происходит в системе документооборота или другой программе с использованием специального программного обеспечения, называемого криптопровайдером и электронно цифровой подписи - программного ключа, называемом сертификатом. Сертификат ЭЦП - это файл в специальном формате. Сертификат создаётся одним из удостоверяющих центров - организаций, имеющих соответствующие лицензии. Для выполнения процедуры подписания необходимо наличие на компьютере сертификата ЭЦП и программного обеспечения криптопровайдера.
Для обеспечения сохранности сертификата ЭЦП от его хищения злоумышленниками необходимо использовать специальные аппаратно-программные комплексы, такие как смарт-карты или ключи типа I-Token. Они имеют специальное защищённое хранилище и позволяют использовать PIN коды при обращении к сертификату. В случае, если PIN код будет несколько раз введён неправильно, то сертификат будет заблокирован и использовать его будет не возможно.
Технология полнотекстового и атрибутного поиска
Атрибутный поиск это поиск по одному или нескольким значениям в полях карточек документов. Для выполнения атрибутного поиска используют специальные формы, содержащие поля для ввода критериев поиска. Каждое поле критерия относиться к конкретному полю карточки документа. Например, критерий поиска по регистрационному номеру обеспечивает поиск в поле "Регистрационный номер", а критерий "Контрагент", обеспечивает поиск в поле "Отправитель" или "Получатель" и т.д. При выполнении поиска система сравнивает значения критериев со значениями в карточках и заносит в результаты отбора те карточки, у которых значения совпали. При атрибутном поиске возможно задание условий И ИЛИ НЕ. Возможен так же поиск с учётом либо точного совпадения значений, либо частичного совпадения.
Полнотекстовый поиск это поиск по одному или нескольким критериям в тексте электронных документов. При полнотекстовом поиске возможен поиск по словоформам, если поисковая система это поддерживает. В большинстве систем электронного документооборота полнотекстовый поиск выполняется средствами, предоставляемыми системами управления базами данных (СУБД), которые используют СЭД для хранения документов. Мощные средства полнотекстового поиска есть в СУБД MS SQL SERVER и в ORACLE. Некоторые СЭД используют собственные форматы баз данных и собственные технологии поиска. Для того чтобы полнотекстовый поиск был возможен, необходимо что бы документ был представлен в одном из форматов, для которых имеется возможность полнотекстового поиска. В первую очередь это текстовые форматы, форматы документов (doc, docx и др.), таблиц (xls и др.), презентаций, почтовых сообщений. Документ в таком формате помещается в специальный индекс СУБД. Если же документ представлен в графическом формате (Tif, jpeg и т.п.), то для того, чтобы он мог участвовать в полнотекстовом поиске, необходимо выполнить процедуру его оптического распознавания. В результате будет создан файл, содержащий текст документа. Этот файл будет прикреплен к карточке и по нему станет возможно выполнение поиска.
ДОКУМЕНТАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ
Документационный процесс это набор логически связанных между собой этапов обработки документов, на каждом из которых происходит трансформация определённых свойств документа. Процедуры обработки могут выполняться как людьми, так и с помощью программ. В электронном документообороте для каждого вида документа или потока документов одного вида создаётся отдельный автоматизированный документационный процесс или по-другому, маршрут документа. Автоматизированный процесс определяет последовательность этапов электронной обработки документа от момента создания документа в СЭД до заданного конечного состояния, а так же может определять другие сопутствующие характеристики, такие как:
Для работы с документационным процессом в СЭД предназначена атрибутная карточка документа.
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ
В СЭД процесс работы с документом осуществляется через карточку процесса, иногда называемую карточкой документа. В карточке автоматически указывается её автор и дата создания. Сотрудник, создавший карточку, является Инициатором документационного процесса.
Карточка процесса предназначена для решения многих важных задач, например:
Для хранения и отображения карточек документов в используются специальные журналы и папки, например:
ВИДЫ ОБРАБОТКИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Под видами автоматизированной обработки считаются процедуры, выполняемые с электронным документом с целью изменения его качеств. К таким процедурам можно отнести:
Обработка документа в электронном виде осуществляется в рамках документационного процесса в пределах тех прав доступа, которые предоставлены сотрудникам, являющимся ролями в маршруте документа.
Специфика электронного документооборота
В каждой отрасли или в разных видах деятельности при обработке документов как в бумажном, так и в автоматизированном виде имеется своя специфика, связанная с различиями как в составах обрабатываемых документов, так и в процедурах обработки. В связи с этим для автоматизации специфичных документационных процессов применяются разные системы.
Можно выделить следующие виды электронного документооборота:
ЗАДАЧИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Автоматизированный документооборот предназначен для решения большого спектра задач. К таким задачам можно отнести:
Кроме выше перечисленного, современные СЭД так же реализует дополнительные задачи, которые раньше выполняли отдельные программы:
ФУНКЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Исходя из задач, стоящих перед автоматизацией документационных процессов, определяется набор требуемых функций, которые должна реализовывать :
К общесистемным функциям автоматизированного документооборота можно отнести:
ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
На смену бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной из основных целей автоматизации документационных процессов является переход на . Это приносит организации несомненные выгоды, связанные как со снижением затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного повышения эффективности ведения бизнеса. Внедрение электронного документооборота нацелено на достижение определённых в проекте внедрения целей, которые, как правило, связаны с общим улучшением качества ведения бизнеса, а в некоторых случая и для достижения конкретных количественных характеристик.
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ. ПЛЮСЫ И МИНУСЫ
Переход на электронный документооборот имеет значительно больше плюсов, чем минусов. Однако плохо организованный проект внедрения СЭД может свести на нет все плюсы автоматизации. Принципиально важно перед внедрением определить цели проекта. Цели автоматизации документооборота должны быть понятными и достижимыми.
К основным плюсам автоматизации документационных процессов можно отнести:
К минусам можно отнести достаточно высокие начальные затраты на внедрение электронного документооборота и необходимость скрупулезной работы по обучению пользователей и прививание им навыков работы с СЭД.
РАСХОДЫ НА ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
Какие расходы понесёт организация при переходе на электронный документооборот? К первичным расходам можно отнести:
Долгосрочные расходы на электронный документооборот будут включать:
ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В каждом из проектов внедрения автоматизации документационных процессов могут быть определены свои цели, долгосрочные и краткосрочные, связанные как с текущим состоянием документооборота в организации, так и с её спецификой деятельности. Вот некоторые цели внедрения электронного документооборота в организации:
Качественные цели внедрения, например:
Поскольку многие СЭД содержат , то одной из целей перехода на автоматизированный документооборот является повышение исполнительской дисциплины, которая выражается в исполнении документов в заданные сроки. Достигается такой эффект за счёт «повышения прозрачности» процесса исполнения документа. В сэд по каждому документу, требующему контроля исполнения, автоматически создаются и доставляются исполнителям карточки поручений. В карточке документа отображается ход исполнения поручений, их статусы, сроки, исполнители и т.д. Это позволяет контролёру документа оперативно вмешаться в процесс исполнения, если будет замечено отставание от заданных сроков. В этом СЭД может помочь контролёру за счёт автоматического контроля сроков исполнения и рассылки уведомлений о событиях.
Количественные цели внедрения электронного документооборота, например:
ОШИБКИ ПРИ ВНЕДРЕНИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Особое внимание при автоматизации документационных процессов нужно уделить тем процессам, в которых юридически требуется наличие документа на бумажном носителе. Основной ошибкой является дублирование бумажного документооборота и электронного. Это значительно усложняет работу сотрудников и вызывает негативное отношение к автоматизированному документообороту. Тем более что за выполнение двойной работы им не доплачивают. Необходимо так выстроить процессы автоматизированного документооборота, что бы избежать дублирующих функций.
Многие проблемы связаны с устаревшими стандартами работы с документами, не предусматривающие возможность применения электронного документооборота. Конечно, такие процессы можно автоматизировать, но результат от такой автоматизации будет малозначимым. В ходе внедрения нужно разрабатывать новые регламенты силами служб качества или привлечением внешних консультантов. Вводить эти регламенты в действие официальными документами, придающими легитимность электронному документообороту в организации.
Неподготовленность пользователей к работе в СЭД приводит к сложностям при внедрении. Сотрудники зачастую игнорируют работы в СЭД с помощью всевозможных уловок и манипуляций. Нужно не только научить сотрудников пользоваться электронным документооборотом, но и донести до них все преимущества этой технологии.
Наиболее часто встречаемая ошибка внедрения электронного документооборота связана со слабой проработкой требований к СЭД на этапе проектирования. В результате пользователям предлагается работать в не настроенной системе, что приводит к расхождению между настроенными в СЭД документационными процессами и существующим документооборотом в организации.
Вы можете купить решение "Электронный документооборот" в
