Документы по делопроизводству и ведения архива. Делопроизводство: Архивная практика. §1 Система мер обеспечения сохранности документов
Архивное делопроизводство – деятельность государственных органов и частных организаций в области хранения, учета и комплектования официальных документов. Каждый из этапов архивного делопроизводства очень важен и позволяет влиять на оперативность и качество управления в учреждении.
Задачи архивного делопроизводства
Ключевым вопросом делопроизводства является формирование архива. При создании архива документы проходят стадию подготовки: получают оценку своей научной и практической ценности, сортируются, прошиваются, а также отмечаются во внутренней описи. Согласно требованиям, прописанным в архивном деле, опись составляется для документов постоянного и долговременного хранения и является одним из важнейших инструментов поиска документации.
В офисе часто бывает подавлено большое количество бумажных данных, которые в долгосрочной перспективе, как правило, накапливаются в нашей рабочей среде. В этом руководстве мы рассмотрим, как правильно и эффективно организовать архив нашего офиса, тем самым облегчая доступ к нашей практике и документам без какой-либо потери времени и усилий.
Для начала у нас должны быть офисные полки, которые будут использоваться для хранения наших документов. Выбор полок должен быть измерен в соответствии с нашими потребностями: в конечном итоге полки будут заставлять нас покупать другие полки, если они недостаточны. Чтобы избавиться от этого лишнего усилия, мы будем держать его в покое, с большим количеством полок и, возможно, со множеством полок, чтобы максимально использовать наши архивы наших документов.
Архивное хранение
Хранение документов осуществляется в сухом помещении, изолированном от остальных помещений здания и удаленном от опасных в пожарном отношении объектов. Архивное делопроизводство предполагает строгое соблюдение правил безопасности: пригодность месторасположения архива определяется санэпидстанцией и службой пожарной охраны.
Термины и определения
После того, как полки установлены, мы можем начать с покупки рычажных регистров, которые помогут нам собирать наши листы упорядоченным образом. Средство классификации также может быть получено из цветов: выберите коллекторы и рекордеры с соответствующими и узнаваемыми цветами.
Фактическая каталогизация документов зависит от вида деятельности, которая выполняется, поэтому она может изменяться в случайном порядке. В общем, прозрачные пластиковые конверты с перфорациями и сепараторами будут полезны, то есть карты, которые разделяют в пределах одного и того же коллектора и с разными цветами ваши документы в соответствии с критерием, который вас удовлетворяет, вкладка будет выступать сбоку и выше вы можете отметить тему. Помните, что нельзя вставлять термальную бумагу в пластиковые конверты: она затухает за короткое время.
Последний этап архивного дела - уничтожение документов
Последним этапом архивного дела является уничтожение документов, которое должно проводиться установленным порядком и с соблюдением правил. Каждый подлежащий утилизации документ обязательно вносится в акт о выделении документов к уничтожению, а утилизация и конфиденциальных документов завершается внесением записи в учетную книгу и составлением еще одного акта.
Как наладить архивное делопроизводство
Как правило, многие предприниматели задумываются о создании архива, только когда поиск нужного документа начинает занимать много времени, а неразбериха в документах существенно тормозит работу. В этом случае проблема находится уже в запущенном состоянии, и фронт работ предстоит большой. Справиться с бумажной волокитой поможет налаживание архивного делопроизводства. Но как его организовать: силами своих сотрудников или привлекая специалистов со стороны?
Доверьте составление архива специалисту
Бытует мнение, что составить архив – дело нехитрое и привлекать к нему специалистов вовсе не обязательно. Однако стоит учитывать, что создать архив – это не просто разложить бумаги; тонкостей в архивном деле, как и в любой другой узкой области, предостаточно.
ООО "Архивный Сервис" работает на рынке архивных услуг уже 15 лет.
Мы налаживаем архивное делопроизводство, предоставляем помещения для хранения документов и обеспечиваем своевременное проведение архивных работ. Тщательное отслеживание изменений в российском архивном законодательстве позволяет нам оперативно корректировать делопроизводство, обеспечивая нашим клиентам тыл при проверках и ревизиях.
Внимание конфиденциальности
Также мы большое внимание уделяем конфиденциальности: работа с документами ведется только нашими специалистами без привлечения посторонних лиц, а хранение документов осуществляется в помещениях с вооруженной охраной.
Организация работы с документами крайне важна для процессов управления и принятия управленческих решений. Если вы хотите добиться в этой сфере максимальной эффективности, лучше доверить архивное делопроизводство специалистам.
Правильное оформление архивных дел – гарантия стабильности работы компании
Одним из важнейших этапов создания в организации эффективного делопроизводства является архивное делопроизводство. Оно призвано обеспечивать контроль над работой с архивными документами, а также их сохранность и доступность. О том, как правильно вести архивное делопроизводство в организации – читайте в статье.
В данной статье мы рассмотрим:
- для чего нужно архивное делопроизводство в организации;
- как вести архивное делопроизводство;
- правила архивного делопроизводства;
- наиболее частые ошибки при ведении архивного делопроизводства.
Архивное делопроизводство требует тщательной организации и контроля ведения. Это обусловлено тем, что его главной задачей является сохранение важных документов на протяжении многих лет, а то и десятилетий. Поэтому данная отрасль делопроизводства должна быть организована в компании на высшем уровне.
Архивное делопроизводство в организации
Ведение делопроизводства в организации включает необходимость сохранения документов. Несмотря на то, что вступившие в 2015 году Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях содержат формулировку «организация вправе создавать архивы вправе создавать архивы…», дальнейшее рассмотрение показывает, что все-таки архивное хранение документов носит обязательный характер, а не рекомендательный.
Обуславливается это тем, что сроки хранения важной документации организации (кадровых документов, налоговой и бухгалтерской отчетности) никто не отменял. Более того, при отсутствии вышеперечисленных документов контролирующие органы вправе оштрафовать либо применить административное наказание к ответственным лицам организации. Поэтому так важно вести архивное делопроизводство в организации.
Как вести архивное делопроизводство
Архивное делопроизводство в организации должно подчиняться строгому регламенту. Любой процесс работы с архивными документами должен быть описан в инструкции по делопроизводству, будь то передача дел в архив, экспертиза ценности, формирование дел из архивных документов и уничтожение.
Также советуем издать и утвердить в организации графики, согласно которым будут осуществляться все мероприятия, касающиеся архивных документов. К примеру, при большом документообороте в организации целесообразнее составить график, по которому будет вестись прием документов на архивное хранение. В этом графике следует указать в какие дни и какое подразделение организации обязано осуществить передачу дел на хранение. Строгие временные рамки не только исключают путаницу в документах из различных подразделений, но и обязывают сотрудников подразделений своевременно осуществлять подготовку дел и документов для передачи в архив.
Правила архивного делопроизводства
На что опираться сейчас в сфере нормативного регулирования и методического обеспечения архивного дела?
Во-первых, на действующий документ, который носит нормативный характер: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), вступившие в силу в конце сентября прошлого года. Далее в статье будем называть его Правила-2015.
И во-вторых, на действующий документ, который носит методический характер: Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила). Многие практические вопросы, лишь затронутые Правилами-2015, освещены здесь довольно подробно, например, порядок разработки номенклатуры дел.
Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), которые уже давно в силу возраста были не вполне рабочим документом, наконец отправлены на заслуженный отдых и не подлежат применению на территории Российской Федерации с момента вступления в силу Правил-2015 (письмо Росархива от 18.09.2015 № 2/2133-А).
Ошибки при ведении архивного делопроизводства
Ошибки при ведении архивного делопроизводства, как правило, допускаются по незнанию либо из-за недостаточного контроля деятельности. Самое страшное, что может случиться – это уничтожение документов с действующими сроками хранения. Эта ошибка может возникнуть по причине невнимательности сотрудников либо ненадлежащего исполнения обязанностей.
Чтобы избежать подобных ошибок, необходим четкий и поэтапный план любой работы с архивными документами. К примеру, во время экспертизы ценности (если документов не так много) следует осуществлять полистную проверку документов и их сроков хранения. Если же объем документов большой, то рекомендуем внимательно ознакомиться с описью документов в деле. При этом необходимо присутствие сотрудника подразделения, направившего документы, ведь именно он может помочь разобраться в документах. Также рекомендуем обучить всех сотрудников компании (либо выборочно ответственных лиц в подразделениях) основам оформления и формирования дел. Это существенно упростит работу и снизит вероятность ошибок на этапе оформления.
Наличие в организации закрепленной номенклатуры дел также значительно упрощает жизнь сотрудникам архива. Поэтому если в организации выявляются постоянные ошибки при ведении архивного делопроизводства, вероятнее всего, что проблема в отсутствии либо ненадлежащем виде номенклатуры дел.
Вложенные файлы
- Положение об архиве (бланк).doc
- Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела) (бланк).doc
Доступно только подписчикам
- Положение об архиве (образец).doc
- Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела) (образец).doc