Какие документы необходимы при ответственном хранении. Реферат: Передача документов на архивное хранение
Полнотекстовый поиск:
Главная > Реферат >Промышленность, производство
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ТЕХНОЛОГИЙ И УПРАВЛЕНИЯ
Кафедра
«Экономика и управление на предприятиях малого и среднего бизнеса»
Контрольная работа по дисциплине
Документирование управленческой деятельности
На тему № 9: «Передача документов на архивное хранение».
Выполнил студент ЗФО
специальность 080507
И. М. Калачев
шифр 0069-Эм-08
Проверил: Л. В Подлесная
Москва - 2010
Введение……………………………………………………………………..2
1. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве………………2
2. Оформление документов, сдаваемых в архив…………………………8
3. Составление описи дел…………………………………………………10
4. Передача дел в архив……………………………………………………12
5. Хранение документов в электронной форме…………………………13
Вывод………………………………………………………………………..16
Список литературы………………………………………………………..17
Приложение №1……………………………………………………………18
Приложение №2……………………………………………………………19
Приложение №3…………………………………………………………….20
Введение.
Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).
Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведения оценки.
Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.
Подготовка исполненных документов к хранению включает:
экспертизу ценности документов;
оформление документов, сдаваемых в архив;
составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
обеспечение сохранности дел;
передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).
1. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве.
Экспертиза ценности документов - определение их ценности в целях отбора на государственное хранение и установление сроков хранения. Определение, данное ГОСТ 16.48.7 - 83 , хотя и точное, но не раскрывает сущности этой работы. В Основных правилах работы ведомственных архивов это понятие трактуется шире, раскрывает методологию, которой руководствуется эксперт: “Экспертизой ценности документов называется изучение документа на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.
При проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого значения.
В процессе работы с документом он проходит несколько этапов экспертизы ценности. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении номенклатуры дел. Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. На третьем этапе , при отборе документов на государственное хранение, производится уточнение ценности документов.
Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам.
При создании экспертной комиссии разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и включает не менее трех человек, имеющих большой опыт работы. Примерный состав экспертной комиссии может быть следующим:
Ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива).
Главный бухгалтер организации.
Секретарь-референт.
Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.
Кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, экспертной комиссией проводятся следующие мероприятия:
рассмотрение годовых томов дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу);
составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
решение вопросов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
решение вопросов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
подготовка и внесение на рассмотрение экспертной комиссией предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
рассмотрение перечней документов, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.д.;
согласование проектов номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений.
Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» » М., 1989 - нормативный документ, по которому определяют конкретные сроки хранения документов. Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни типовых управленческих документов. По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечне, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение. При этом учитывается важность документов, необходимость их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.
В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно .
Экспертная комиссия предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.
Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.
Если какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в крайнем случае, допускается заменять их заверенными копиями.
В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы:
Документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив.
Документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет).
Документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно).
Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение).
Срок хранения документов «до минования надобности» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации. Но он не может быть менее одного года.
В архив передаются следующие документы:
устав, учредительный договор, решение о создании общества;
свидетельство о государственной регистрации;
документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
положение о филиалах или представительствах общества;
годовые финансовые отчеты;
документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;
протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);
списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;
акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;
внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;
документы по личному составу предприятия;
другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.
Передаются в архив также бизнес-планы, годовые планы и отчеты предприятия, приказы руководителя по основной деятельности.
Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет, а руководителей предприятия - постоянно. Бухгалтерские документы (за исключение лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. При этом запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.
Переписка хранится, как правило, 3 года и на архивное хранение не передается (исключение составляют очень важные для работы организации письма).
При проставлении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Например, контракты за 2000 г. с пятилетним сроком хранения должны включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2006 г.
При оценивании документов пользуются различными критериями ценности, важнейшими из которых являются следующие:
Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. Ценность комплексов документов, создаваемых в организациях и на предприятиях различных сфер деятельности, определяется значимостью учреждения (в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и т.д.).
Значимость содержания документов. Обычно документы, созданные в организациях делят на две группы - документы по основной деятельности и вспомогательные (нужные для текущей работы учреждения). Документов второй группы намного больше, но они имеют временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет).
Время и место образования документов. Эти критерии, как правило, взаимосвязаны. Как в истории страны, так и в истории существования каждого учреждения есть периоды, имеющие особое значение. Документы за этот период требуют большого внимания и на государственное хранение может отбираться большее количество документов, чем в обычные годы. Критерий места применяется, когда значительные события происходят на определенной территории.
Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд документов может существовать в организациях в виде копий. Эти копии должны быть заверены и иметь необходимые реквизиты (например, для исходящих писем - это номер и дата).
Юридическая сила документа. Этот критерий вытекает из предыдущего, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы (как подлинники, так и их экземпляры).
Физическое состояние документа. Критерий применяется в отдельных случаях, когда документы сильно повреждены и требуется решить, оставлять ли их в архиве (и отправлять на реставрацию), или выделять к уничтожению (если они не являются основными).
Особенности документа. Это могут быть языковые или художественные особенности, придающие документу уникальность. Такие документы отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения или принадлежности.
Советы Эксперта - Бизнес-консультанта
Фото по теме
Две организации могут заключить между собой договор на ответственное хранение, по которому одна из них передает, а вторая получает на хранение товарно-материальные ценности. При этом первая организация оплачивает их хранение, а вторая – гарантирует их сохранность и своевременное возвращение. Оформить ответственное хранение необходимо в соответствии с гл. 47 Гражданского кодекса РФ. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашем бизнесе.
Ценности, Принятые На Ответственное Хранение, Товарно-материальные - забалансовый счет бухгалтерского учета, предназначенный для обобщения инфор
Краткое пошаговое руководство
Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять.
Шаг -
1
Заключите договор об ответственном хранении и передайте товарно-материальные ценности (ТМЦ) на склад хранителю. В соответствии с п. 2 ст. 887 ГК РФ то, что вещи приняты на склад ответственного хранения, хранитель удостоверяет распиской, квитанцией или иным документом с его подписью, выданным поклажедателю, т.е. вам. Учет товаров в местах хранения, на складах хранителя осуществляется путем заполнения унифицированных форм первичных документов. Они заполняются в соответствии с указаниями, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 №66. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Шаг -
2
Каждая проведенная операция оформляется двухсторонним актом о приеме-передаче, который подписывается поклажедателем и хранителем (форма №МХ-1), а также актами о возврате товарно-материальных ценностей (форма №МХ-3). Акт о приеме-передаче, количество его экземпляров и комплектность пакета документов оговариваются в договоре хранения. Акт о возврате составляется в двух экземплярах. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Счет Бухгалтерского Учета 002 Товарно-материальные Ценности, Принятые На Ответственное Хранение счет, предназначенный для обобщения информации о
Шаг - 3
В случае необходимости использования хранящегося оборудования для демонстрации, также как и для получения ТМЦ у организации-хранителя, назначьте приказом руководителя ответственное лицо. Это должен быть штатный сотрудник организации-поклажедателя. Согласно приказу, он должен нести ответственность за хранение данного оборудования, полученного им на время для демонстрации в качестве образца, а также за своевременную передачу или получение этого оборудования на ответственное хранение. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Шаг -
4
Таким образом, основными документами, по которым оформляется ответственное хранение и отслеживается материальная ответственность за ТМЦ, являются акты, заполненные по формам №№ МХ-1 и МХ-3. По этим документам вы сможете точно установить периоды, в течение которых оборудование или другие ТМЦ находились на ответственном хранении в специализированной организации или у поклажедателя в качестве образца. Источники
- Гражданский Кодекс РФ
- Постановление Госкомстата России от 09.08.1999 №66
Документы передаются на государственное хранение в двух случаях: при ликвидации организаций или в случае, если документы компании являются фондообразующими документами. Фондообразующие документы — документы, которые отражают материальную и духовную жизнь общества, имеют научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. Фондообразующие документы хранят в федеральных, государственных, муниципальных архивах, утверждённых перечнем . Туда же следует передавать документы на хранение в случае ликвидации организации. Передаче подлежат документы по личному составу ликвидированной организации. Перед передачей документов нужно осуществить экспертизу ценности документов , в соответствии с правилами работы архивов организаций провести научно-техническую обработку документов (НТО), сформировать, описать и подшить дела. Провести подготовку документов к передаче - сложная и объёмная задача, так как на этапе экспертизы ценности документам нужно будет определить срок хранения, а при формировании дел осуществить переплёт документов, нумерацию всех страниц каждого дела, составление листов-заверителей к делам, составление внутренней описи дел и оформить обложку дел, направляемых в государственный архив. Для формирования дел Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, выделяются отдельные требования. Обратитесь в ОСГ чтобы быстро, легко и качественно осуществить подготовку документов к передаче на государственное хранение. Мы обладаем большим опытом работы как с ликвидирующимися компаниями, так и с организациями, чьи документы входят в первый список и являются фондообразующими. Закончите процесс ликвидации быстрее, используя наш опыт, знания и навыки.
Все документы, которые создаются в делопроизводстве за время работы государственных организаций, учреждений, органов, а также коммерческих компаний должны проходить единый делопроизводственный цикл. Передача документации на архивное хранение является заключительным этапом делопроизводства. В качестве последнего пункта назначения может выступать муниципальный (государственный) архив и ведомственный архив, документами которых составляется государственная часть Архивного фонда России, вследствие чего законодательством нашей страны строго регламентируется процедура подготовки документов к хранению и непосредственной сдачи этих документов в архив.
Виды архивов для хранения документов
Федеральные государственные архивы могут принимать на хранение документы, которые имеют общенациональную значимость (Российский государственный военный архив, Государственный архив РФ и т.д.). Архивные нужды определенных регионов обслуживаются Государственными архивами субъектов РФ. Так, к примеру, в обязанность ликвидируемых организаций Санкт-Петербурга и Москвы входит осуществление передачи документов по личному составу в Центральный госархив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга и Центральный госархив трудовых отношений города Москвы соответственно. Во многих других субъектах страны функционируют аналогичные архивы, которые принимают документы по личному составу.
Муниципальные архивы являются ответственными за учет, хранение и комплектацию архивных документов в рамках муниципального района, муниципального учреждения или городского округа. Передача документов на хранение в архивы муниципального типа осуществляется общественными и кооперативными организациями, государственными предприятиями и учреждениями, а также частными лицами.
Документы ведомственных архивов выступают в качестве источника пополнения государственных фондов, даже, несмотря на то, что они не являются частью системы государственной архивной службы. Это архивы областных учреждений, отдельных организаций, а также архивы всевозможных ведомств (Минздрав, Минобразования, Минкультуры и другие ведомства имеют собственные архивные службы) и др.
Необходимо отметить, что передаче на хранение в архивы государственной части Архивного фонда РФ могут подлежать далеко не все документы. К организациям, которые являются источниками комплектования, предъявляются наиболее строгие законодательные требования. В обязанность таких организаций входит сдача в государственный архив документов постоянного срока хранения согласно утвержденному графику (к примеру, раз в три или пять лет и т.д.). Документы по личному составу хранятся в каждой организации безотносительно к форме собственности. Но их передача в государственный архив может осуществляться только при ликвидации организации.
Каким образом происходит передача документации на хранение в архивах
Передаче документации в архив обязательно предшествует комплекс мероприятий подготовительного характера, называющийся научно-технической обработкой документации. В самом общем смысле это упорядочивание документации в соответствии с требованиями законодательства. Началом научно-технической обработки документов можно считать организацию и проведение работ, направленных на экспертизу ценностей. Задачей экспертной комиссии организации, создаваемой для данных целей, является определение сроков хранения, подбор и подготовка документов к хранению в архиве.
По итогам экспертизы ценности дела временного (свыше десяти лет) постоянного хранения и по личному составу отправляются на научную и техническую обработку согласно «Основным правилам работы архивов организаций». Данный этап включает осуществление формирования дел, нумерацию листов, составление листа-заверителя на все дела, проведение переплетных работ, оформление обложек, а также составление внутренних описей дела (на установленные виды документов), описей дел и предисловий к любой описи. В случае ликвидации организации на весь архивный фонд составляется еще и историческая справка.
Непосредственная передача документации на хранение в архив происходит после проведения научно-технической обработки документации на основании ранее составленных описей. Фиксация приема документов должна производиться с помощью акта приема-передачи документов. Составляется данный акт в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а другой - в организации.
Оформление документов для передачи
В процессе подготовки документов к передаче на хранение в архив акцентировать внимание необходимо на оформление сопутствующих документов и составляющих оформления. Для составления листов-заверителей, описей, предисловий к описям, исторических справок используются утвержденные формы. Объединять дела по личному составу и постоянного характера в одну опись категорически запрещается. Документы должны быть переплетены в твердую обложку в соответствии с государственными требованиями. Элементом оформления обложки является проставление таких реквизитов:
- наименование структурного подразделения организации и самой организации;
- заголовок дела;
- дата дела или крайние даты дела;
- число листов в деле;
- время хранения дела;
- индекс дела по номенклатуре дел (при наличии);
- номер тома;
- архивный шифр дела (номер фонда, описи дел и самого дела).
Не существует необходимости в оформлении корешков дел при передаче документов на хранение в государственный архив.
Санкции за нарушение требований к хранению в архиве
Для обеспечения сохранности документов необходимым является такое требование архивного законодательства, как передача документов на хранение в архиве. Согласно данному требованию, нарушители наказываются штрафными санкциями в размере 100-500 рублей (статья 13.20 КоАП). Штраф до 300 тысяч рублей будет назначен обществам с ограниченной ответственностью и акционерным обществам при неисполнении сроков и порядка хранения документов (статья 13.25 КоАП).
Штрафы со стороны архивных служб не являются единственными, кроме них существуют еще и санкции, которые могут накладываться контролирующими органами при игнорировании их запросов о представлении определенных документов. При этом за нарушение законных требований придется заплатить тем большую сумму, чем большой ценностью пользуются документы. Так, в соответствии с 126-ой статьей НК РФ, непредставление в налоговый орган одного документа наказывается штрафом в размере 200 рублей. Более серьезным наказанием станет потеря первичных документов за один и более налоговых периодов - в соответствии с 120-ой статьей НК РФ оно будет составлять до 30 тысяч рублей.
