Сколько стадий имеет жизненный цикл электронного документа. Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий

С. В. СИНИЦЫН, О. И. ХЛЫТЧИЕВ

Московский инженерно-физический институт (государственный университет)

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ДОКУМЕНТА

В докладе рассматривается определение жизненного цикла (ЖЦ) документа, построение математической модели ЖЦ, рассмотрение атрибутов и ролей ЖЦ, подходы к построению ЖЦ и его дальнейшему упрощению.

Рассматривая документы, можно говорить об их пути или «жизни». Все документы становятся объектами рассмотрения после создания. Создание может происходить поэтапно: возникновение мысли, изложение ее на черновике, корректировка и, наконец, появление самого документа. Чаще всего, создание документа регламентируется определенными правилами (посылками) и для всех документов определены конкретные шаблоны. После процедуры создания документ начинает рассматриваться разными людьми (иначе, зачем было его создавать). Каждый человек при рассмотрении документа выступает по отношению к нему в определенной роли. Это рассмотрение зачастую можно разбить на этапы: рассмотрен, подписан, утвержден и т. д. Сам документ может меняться, но важны определенные этапы, которые принципиально меняют статус документа.

В данной работе путь документа предлагается рассматривать как его Жизненный Цикл (ЖЦ). Основные этапы документа – это состояния ЖЦ документа. Если рассматривать документ как набор свойств или атрибутов (пример свойства документа – его текст или дата создания), то состояние ЖЦ можно рассматривать как определяющую характеристику всех свойств документа в совокупности, каждое значение которого характеризует некий этап прохождения документа или изменение его статуса. Детальное описание документа задают его свойства, а общая его оценка – это состояние ЖЦ.

Т. к. состояние ЖЦ – некая характеристика («оценка»), то для каждого ее значения должны быть определены условия, при которых она может принять это значение. Для каждого изменения состояния можно определить набор действий (изменения в этом документе или в других документах, рассылка уведомлений и т. д.). Получается, что для любого документа набор состояний должен быть определен заранее, однако это не всегда просто.

Любой жизненный цикл документа можно охарактеризовать множеством состояний {S1,…Sk} (одно из них обязательно должно быть стартовым), множеством правил переходов {R1, … Rm} из одного состояния в другое и множеством, действий, которые выполняются при переходах из состояний в состояние {D1, … Dm}. Для документа рассматривается набор атрибутов {a1,…an, b1,…bm} (часть атрибутов bi – связи между документами или ресурсами, т. е. «роли»). Правила переходов Ri анализируют атрибуты документа и внешние воздействия, которые будем называть внешними правами {ar1, …arp} (права ролей на атрибут) и определяют возможность перехода в то или иное состояние (или его невозможность). Действия Dj определяют как изменяются атрибуты документа и внешние права при изменении состояния документа. ЖЦ и набор атрибутов (свойств) документа позволяет полностью описать сам документ и процедуру работы с ним.

Определение набора состояний ЖЦ и переходов между ними, основывается на рассмотрении всех возможных путей прохождения документа. Набор состояний и возможных переходов удобно изображать в виде орграфа , дуги которого возвещены условиями переходов и действиями при переходах.

Состояние ЖЦ можно рассматривать как одно из свойств документа, на которое наложены дополнительные условия и действия при изменении. Почему нельзя сделать аналогичным образом по отношению ко всем остальным свойствам? Проблема заключается, во-первых, в определении набора значений всех свойств и набора действий-ограничений, и во-вторых, состояние ЖЦ задумывалось как общая оценка документа, а много общих оценок затрудняет восприятие документа при беглом просмотре.

При построении ЖЦ документов, довольно часто набор состояний получается большим для восприятия человеком, и возникает необходимость его упрощения. В докладе рассматриваются методы упрощения ЖЦ путем введения подсостояний для каждого состояния (подсостояния могут быть неразличимы для людей, работающих с документом, однако при их изменении могут совершаться определенные действия и выполняться заданные проверки) или декомпозиции документа на несколько связанных документов с более простым ЖЦ. В работе определяется критерий необходимости разбиения документа на несколько связанных документов.

Список литературы

1. Документооборот. Автоматизация делопроизводства. Интернет: www. *****, 2002.

2. Горбатов основы дискретной математики. М.: Наука, Физматлит, 2000, 544 с.

Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит основные этапы своего жизненного цикла:

1) создание

2) рецензирование, исправление, утверждение

3) распространение, публикация

4) архивирование

У традиционного документооборота множество недостатков. Прежде всего это то, что более 95% своего времени документ проводит между рабочими местами сотрудников. Другие недостатки:

· высокая стоимость доступа, учета, поиска и хранения документов

· высокая стоимость содержания площадей для хранения документов

· высокая стоимость обработки и согласования документов

· медленное и хаотичное движение документов

· низкий уровень контроля

· невозможность удаленного доступа к документам

· отсутствие контроля над потоками документов

· нарушение конфиденциальности

Система электронного документооборота (СЭД) - это информационная система, обеспечивающая работу с электронными документами, включая процесс их создания, изменения, распространения, управления доступом к ним, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. СЭД предназначена для автоматизации деятельности компании в области документооборота и делопроизводства.

Общепринятой аббревиатурой является СЭД. Наравне с ней также используется аббревиатура СЭДО. Также иногда эти системы называют САД (система автоматизации делопроизводства) или САДО (система автоматизации документооборота).

За рубежом такого рода системы называются по-иному: Системы EDMS (Electronic Document Management Systems) – системами управления электронными документами. EDMS - это система управления документами компании. Предназначение данных систем схоже с СЭД. Подобные системы предназначены для ввода-вывода информации на всем протяжении её жизненного цикла, для работы с ней, для её архивирования, поиска введенной в документы информации. Также EDMS решают задачи, связанные с управлением версиями и подверсиями документов, разграничением прав доступа и т.д.

Основные функции СЭД :

1. СЭД позволяет создавать, регистрировать, обрабатывать, передавать, хранить, документы. Это главное назначение системы. В СЭД должны автоматически отслеживаться все изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. СЭД также позволяет исполнять документы.

2. Управление электронным документооборотом - это движение документов между сотрудниками и подразделениями компании. Движение документов не всегда предусматривает их физическое перемещение. Под движением документов также понимают передачу прав на их применение, рецензирование, исправление, а также уведомление об этом заинтересованных пользователей и контроль за исполнением документов. СЭД должна обеспечивать гибкое управление документооборотом с помощью определения маршрутов движения документов.

3. СЭД обеспечивает процесс управления доступом сотрудников к документам, циркулирующим в организации и контроль над потоками документов внутри компании. В СЭД реализуется жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и полномочий.

4. Система обеспечивает гарантированный удаленный доступ сотрудников к документам и при этом гарантирует достоверность и качество полученной таким образом информации.

5. СЭД можно настроить на существующую организационную структуру компании, а также интегрировать её с существующими корпоративными системами и с другими системами организации, что обеспечивает информационное единство.

6. СЭД предоставляет возможности для автоматизации бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Автоматизации процессов контроля исполнительской дисциплины одна из важнейших в СЭД.

7. В СЭД можно осуществлять управление договорами, совещаниями, заседаниями.

8. В СЭД могут быть заложены некоторые функции канцелярии.

2.2. Стадии жизненного цикла и функции документа

Понятия «жизненный цикл документа» (англ, document lifecycle) и «управление жизненным циклом документов» (англ, document lifecycle management) широко используются зарубежными документоведами и архивистами. При этом разработка проблематики применения новых информационных технологий для работы с документами и регламентация этой сферы осуществляются на основе данной концепции.

В 2010 г. нами было отмечено, что в российском документоведении понятие «жизненный цикл документа» пока не получило столь широкого распространения, хотя связанные с ним закономерности существования документа бесспорно признаются . Так, видный российский документовед Т.В. Кузнецова подчеркивала, что «этапы работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена» . В последние годы ситуация с использованием понятия «жизненный цикл документа» стала меняться в связи с необходимостью методологической проработки вопросов обращения электронных документов и их жизненного цикла. Сейчас это понятие в среде российских документоведов и архивистов получило более активное применение.

Понятие «жизненный цикл документа» применительно к электронным документам в библиотечном деле нашло отражение в ГОСТ Р 7.0.95-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики», где записано, что «под жизненным циклом электронного документа понимается последовательность событий, которая сопровождает создание и использование электронного документа» .

С позиций классического документоведения и архивоведения основные стадии жизненного цикла документа рассмотрены членом-корреспондентом РАН В.П. Козловым . При этом автор подчеркивает, что «…осознание жизни документа и основных стадий, этапов этой жизни является второй, после определения документа, фундаментальной основой общей теории документа» , формирование и развитие которой еще продолжается.

В.П. Козлов выделяет фазы создания и бытования документа, которые в свою очередь подразделяются на ряд этапов. Так, создание документа включает, как правило, три этапа: «возникновение замысла документа с целью реализации какой-либо возложенной на него функции, реализация этого замысла, сопровождаемая возникновением вариантов текста документа, и оформление одного из таких вариантов – на основе определенных юридически зафиксированных норм (бланк, подпись, печать, регистрационный номер и др.), либо с помощью традиционно принятых физическими и юридическими лицами знаковых элементов (например, подписи, условного символа и др. – в частной переписке)» .

Бытование документа, по В.П. Козлову, включает две фазы – оперативное бытование (в этой фазе документ выполняет те целевые функции, ради которых был создан) и архивная фаза. При этом к существенным характеристикам фазы оперативного бытования автор относит:

1) движение документа (возможно как в запрограммированном, так и в незапрограммированном направлении), в процессе которого возникают различные взаимосвязи этого документа с другими;

2) приобретение документом дополнительной информации в виде резолюций, различных помет, нарушающих при этом «неприкосновенность документа».

Бесспорно, эти характеристики являются очень важными при применении документов на бумажном носителе. В случае использования электронных документов и соответствующих информационных технологий движение документа в незапрограммированном направлении (если это не связано с принятием управленческих решений в процессе работы с документом) может означать несанкционированный доступ к информации, для исключения которого должны применяться соответствующие программно-технические средства и организационные меры защиты информации. Кроме того, к числу важнейших условий оборота официальных электронных документов относится обеспечение их «неприкосновенности», для чего должны использоваться соответствующие средства аутентификации и контроля целостности, криптографические и другие средства защиты информации. Поэтому, чтобы не нарушить целостность электронного документа, приобретаемая им дополнительная информация не вносится непосредственно в сам документ (иногда используют понятие «тело» документа, от английского «body »), а дополняются связанные с ним метаданные.

Архивная фаза оперативного бытования, как отмечает В.П. Козлов, характеризуется большей, в сравнении с доархивной, степенью упорядоченности документов, так как в этой фазе «документ обретает физические, логические и иные связи с другими документами» и получает «свойство эффективного адресного поиска» .

Принимая во внимание свойства электронных документов и среды их бытования, подчеркнем, что требуемая степень упорядоченности массивов электронных документов, их физических (место на том или ином носителе записи) и логических (гиперссылки, рубрикация и т. п.) связей с другими документами, а также возможность многоаспектного поиска становятся достижимыми уже на более ранних фазах их жизненного цикла.

Фаза покоя определяется как «невостребованность документа для решения тех оперативных задач, для которых он создавался» . Осуществляемый в ходе экспертизы ценности отбор документов, подлежащих постоянному хранению, значительно сужает круг документов, которым предстоит судьба исторического источника. Эти документы будут находиться в состоянии покоя уже в этом качестве (с сохранением возможности обращения к этим документам либо их копиям).

Обозначенные фазы бытования документов (т. е. их жизненного цикла) созвучны с терминологией, закрепленной в международном стандарте ISO 5127: 2001, в котором выделены документы «активные», «полуактивные» и «неактивные» . Ранее, примерно в 1960-е гг., эти характеристики документов легли в основу модели жизненного цикла документов, предложенной американскими специалистами в области документации. Эта модель включает стадию создания документа, затем стадию его активного использования (с хранением в текущих делах). После экспертизы ценности документ либо уничтожается, либо переходит на третью стадию «полуактивного» состояния (с хранением в архиве организации). Затем вновь проводится экспертиза ценности и определяется, будет ли документ уничтожен или перейдет на четвертую стадию – станет неактивным документом с долгосрочной архивной ценностью.

Как отмечают М.В. Ларин и О.И. Рысков, данная модель способствовала, особенно в Северной Америке, разграничению сфер деятельности управляющих документацией и архивистов, которые стали уделять внимание только документам, находящимся в неактивной стадии. В противовес этим взглядам австралийскими архивистами в середине 1990-х гг. была предложена модель «континуума документов» . Согласно этой концепции работа с документацией в организациях и обществе может быть представлена как не имеющий границ во времени и пространстве континуум документов, отвечающий управленческим, нормативным, социальным и культурным потребностям. В этом континууме и должно строиться взаимодействие сотрудников документационной службы, архива организации и государственных архивов. При этом архивисты должны участвовать в процессе управления документацией как можно раньше, а не в конце жизненного цикла документов, что представляется особенно важным при организации работы с электронными документами для исключения риска их преждевременной утраты.

Полагаем, что идея о необходимости взаимодействия управляющих документацией и архивистов при организации работы с документами, в том числе электронными, заслуживает всяческой поддержки и реализации на практике. Созвучна она также требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 , предусматривающим распределение ответственности и полномочий по работе с документами между всеми сотрудниками организации, включая не только управляющих документацией, но и представителей смежных информационных профессий, а также руководителей всех уровней.

Вместе с тем, на наш взгляд, перевод проблематики жизненного цикла документов исключительно в сферу полномочий и ответственности архивистов и других специалистов оставляет без внимания ряд важных характеристик собственно документов, которые важно учитывать в условиях применения новых информационных технологий. Можно даже сказать, что здесь имеется опасность подмены понятий, т. е. вместо анализа свойств документа рассматриваются функции по управлению документацией и их распределение между представителями ряда профессий. Применительно к концепции континуума документов можно заметить, что, действительно, процесс документообразования носит постоянный характер и так же, как и функции управления в широком понимании (включая и управление документацией как специфическую функцию), должен осуществляться непрерывно. Но любой документ имеет свой жизненный цикл (как и комплексы документов), с учетом закономерностей которого и должен быть выстроен «континуум» управленческой, нормативно-правовой и практической деятельности с создаваемыми документами . Поэтому концепция жизненного цикла документа сохраняет свою актуальность и методологический потенциал в условиях расширения применения электронных документов. Это подтверждают и современные публикации зарубежных специалистов (например, ).

Со своей стороны отметим, что под жизненным циклом документа (ЖЦД), как и других объектов, к которым применимо понятие жизненного цикла, следует понимать предсказуемые изменения состояния, закономерности существования этого объекта (стадии жизненного цикла), а также период, в течение которого документ проходит стадии своего существования . В рамках каждой стадии ЖЦД можно выделить определенные этапы (фазы) ЖЦД и последовательность событий.

На наш взгляд, существуют четыре основные стадии жизненного цикла документа: создание, обращение, хранение, уничтожение. Графическая модель стадий ЖЦД представлена на рис. 4.

Рис. 4. Жизненный цикл документа: основные стадии

Американский специалист по управлению документацией Гордон Е. Дж. Хоук в качестве одной из стадий ЖЦД выделяет классификацию документов, условно обозначая стадии ЖЦД словами «создавать – классифицировать – использовать – хранить – уничтожать» . Действительно, если рассматривать ЖЦД в рамках одной информационной системы, обеспечивающей хранение ЭД, то документ при включении в данную систему должен быть, в соответствии с принятой системой классификации, определенным образом систематизирован, т. е. необходимо определить его логическое место среди других документов, уже включенных в систему. Для управленческого документооборота задачи классификации не являются отдельной стадией, а присутствуют на разных стадиях ЖЦД.

Так, на стадии создания документа задача классификации возникает при определении вида документа и его связей с другими документами, с учетом (или во исполнение) которых он создается, определении необходимого состава виз и уровня подписания (утверждения).

При придании документу официального статуса классификация требуется для присвоения документу регистрационного номера (в соответствии с принятой в организации системой номерообразования), дополнения атрибутов документа индексами в информационной системе (в соответствии с тематическим или иными рубрикаторами).

На стадии обращения путем систематизации и классификации определяется возможность использовать типовые процедуры и процессы работы, типовые резолюции и т. п. (т. е. выполняется классификация по документопотокам).

На стадии хранения ключевой является классификация документов по срокам хранения и делам в соответствии с номенклатурой дел, выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Соответственно, современные системы электронного документооборота, обеспечивающие различные процессы работы с документами (подробнее об этом в следующем разделе настоящей главы и в главе 4), должны отражать большее разнообразие состояний ЖЦД, чем системы, главной целью которых является только хранение документов.

Высказываются разные точки зрения на то, что считать началом ЖЦД – момент придания документу официального статуса или же учитывать период его подготовки. По нашему мнению, началом ЖЦД следует считать начало работы над проектом документа, когда его версия материализуется на носителе информации, обрастая изменениями и дополнениями содержания документа (по результатам индивидуальной или совместной работы), а также рядом реквизитов, предшествующих официальному подписанию документа. Более того, в процессе управления эта стадия работы с документом (как и стадия обращения) неразрывно связана с подготовкой и принятием управленческих решений и является важнейшей частью управленческих процедур и бизнес-процессов в организации. Поэтому, на наш взгляд, оставлять эту стадию за рамками ЖЦД и процессов документооборота принципиально неверно. Кроме того, можно заметить, что существующие в настоящее время модели жизненных циклов других объектов, учитываемых в процессе управления (например, жизненный цикл организации, жизненный цикл товара, жизненный цикл информационной системы), включают в себя стадии, связанные с зарождением концепции этих объектов (см., например, ). Цикл подготовки, принятия и реализации управленческих решений (рис. 2) и соответствующие каждому этапу информационные потребности также могут рассматриваться как ориентиры при анализе жизненного цикла управленческих документов.

Таким образом, началом ЖЦД в организации будет являться начало работы над проектом документа либо получение уже существующего документа, созданного за пределами организации, а концом ЖЦД – уничтожение документа или передача его на постоянное хранение. ЖЦД может оказаться коротким и завершиться на стадии создания, если документ не будет подписан, либо на других стадиях, если после них последует его уничтожение. Стадия уничтожения не является обязательной, так как некоторые документы в силу государственной важности имеют срок хранения «постоянно». Уничтожение документа может быть как предусмотренным (например, по истечении срока хранения по результатам экспертизы ценности), так и случайным (например, физическая утрата в результате пожара, намокания и других непредусмотренных обстоятельств) либо преднамеренным (к примеру, противоправные действия по ликвидации документов как улик) . На рис. 4 показано, что стадии обращения и хранения взаимосвязаны: находящийся на хранении документ может быть вновь введен в обращение.

Указанные стадии жизненного цикла управленческих документов носят самый общий характер и не зависят от материального носителя информации. В рамках каждой стадии ЖЦД состояния документа могут меняться, что отражается в метаданных документа. Рассмотренные стадии ЖЦД для документов на бумажном носителе характеризуют существование подлинного документа. Однако следует также принимать во внимание нахождение в обращении не только подлинников (оригиналов), но и копий документа (бумажных и электронных), а также возможность опубликования официального документа в печатной либо в электронной форме (включение в различные электронные информационные ресурсы).

Эти обстоятельства могут оказать некоторое влияние на стадию ЖЦД, связанную с уничтожением документа. С одной стороны, обращение к электронным копиям документа в той или иной информационной системе снижает риск его преждевременной полной утраты на бумажном носителе. С другой стороны, срок хранения копий документа в идеале не должен превышать запланированную продолжительность жизненного цикла документа. Как предусмотрено ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, при истечении установленного срока хранения документа должны быть также уничтожены все его копии . Однако этот процесс, особенно в случае применения электронных копий документа, может контролироваться только системой управления документами в рамках конкретной организации или информационной системы. В случае публикации документов и применения внешнего электронного документооборота гарантировать уничтожение тиражированных или электронных копий документов, которые могут использоваться «до минования надобности», не представляется возможным .

Добавим к приведенной выше схеме еще один контур: публичное обращение, связанное с опубликованием документа за пределами информационной системы, в рамках которой он был создан. Процессы обращения копий опубликованного документа протекают уже за пределами основного ЖЦД (рис. 5). Публикация документа рождает новый контур ЖЦД либо на стадии обращения (например, тиражирование его бумажных экземпляров или опубликование документа на официальном сайте государственного органа), либо на стадии хранения (например, введение в научный оборот и публикация документа, находящегося на хранении в государственном архиве). Строго говоря, может быть опубликован и проект документа (к примеру, нормативного акта), т. е. на стадии создания документа, но этот проект также должен сохраняться в установленном порядке.

К контуру публичного обращения примыкает обращение документа в целях надзора и контроля за деятельностью организации, а также в целях правоохранительной деятельности и судопроизводства. Этот контур обращения документа (на рис. 5 он отдельно не выделен, чтобы не перегружать схему) может быть отнесен к упомянутому выше «движению документа в незапрограммированном направлении». Здесь проявляется функция документа как свидетельства и доказательства. По требованию правоохранительных и судебных органов могут предоставляться не только копии (заверенные копии), но и подлинники бумажных документов с изъятием их из дел. Соответствующий практический опыт в настоящее время накапливается и в отношении электронных документов.

Рис. 5. Жизненный цикл документа с учетом его публичного обращения

Стадия хранения документа включает три фазы: оперативное хранение, хранение в архиве организации, а для документов, подлежащих длительному или постоянному хранению, – хранение в государственном или муниципальном архивах. Первые две фазы этой стадии реализуются в информационной системе (системах) организации. Третья фаза связана с перемещением документа в соответствующий государственный или муниципальный архив.

С позиций ЖЦД появляется возможность внести дополнительную ясность в понятие «электронный документ». По мнению М.В. Ларина, это понятие следует относить к «документам, проходящим все стадии своего жизненного цикла – от создания до уничтожения или передачи на вечное архивное хранение – в электронном виде» .

Применительно к бумажным документам (и другим аналоговым, вещественным документам) можно говорить, что осуществляется их непосредственная, физическая передача на хранение в государственные архивы (как материальных носителей информации). Для передачи на хранение электронных документов и включения их в информационную систему (ИС) архива требуется использование технологий миграции, конверсии и др.

Указанное обстоятельство побуждает задуматься о том, что в силу неотделимости информации от ее носителя для бумажных и иных вещественных документов их жизненный цикл может рассматриваться как единый независимо от перемещений документа в пространстве и во времени, включая завершающие стадии хранения или уничтожения. Для электронных документов, существующих не в аналоговой, а в электронной среде, важно рассматривать их жизненный цикл в рамках конкретной информационной системы.

Сходную точку зрения высказали А. Афанасьев и К. Синюшин в предисловии к российскому изданию книги американского специалиста по информационному менеджменту Дж. Д. Саттона: «Под жизненным циклом документа в электронной форме понимается все время жизни документа под управлением системы от момента создания или импорта документа до момента экспорта или уничтожения документа» . Сам же Саттон, рассматривая ЖЦД, выделял этапы создания или составления документа, размещения его в структуре системы, сохранения, поиска, распространения и вывода из обращения» .

После миграции электронного документа из одной системы в другую (на рис. 6 в качестве примера приведены ИС 1, ИС 2 и ИС 3) в новой системе совершаются все отмеченные нами четыре стадии ЖЦД, начиная с включения документа в ИС. Процессы электронного документооборота, при которых используется взаимодействие информационных систем с приемом-передачей документов и их метаданных (например, межведомственный документооборот), могут рассматриваться как включающие несколько жизненных циклов документа в разных информационных системах. Состояния экземпляров электронного документа в рамках названных четырех стадий и продолжительность их жизненного цикла в разных информационных системах будут различаться. Кроме того, могут различаться подходы к классификации документов в разных информационных системах (важность этого уже отмечена выше), что может отражаться в составе применяемых справочников (классификаторов). С другой стороны, при соблюдении требований аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования, а также наличия общей цели, связанной с управлением документами, у взаимодействующих информационных систем (определенной степени их интеграции, обмена метаданными), а также в случае портации ИС на новое ПО, на наш взгляд, можно говорить о сложном ЖЦД, включающем несколько вложенных ЖЦД, соответствующих указанным информационным системам.

Рис. 6. Вариант жизненного цикла электронного документа с учетом его передачи (миграции) при взаимодействии информационных систем (ИС 1,2 и 3)

Процессы, относящиеся к фазам хранения документа в государственном или муниципальном архивах либо к так называемому внеофисному хранению, хранению в «промежуточных архивах», хранению с использованием «облачных» сервисов, также протекают уже за пределами основного ЖЦД (для электронных документов – рассмотренный выше вариант взаимодействия информационных систем), в связи с чем на схеме (рис. 7) выделен соответствующий контур.

Рис. 7. Жизненный цикл документа с учетом его архивного хранения и публичного обращения

На рис. 7 графически (пунктирными линиями) показано, что публичное обращение связано с различными формами использования копий документов или выписок из документов.

Анализируя жизненный цикл управленческого документа, можно выделить несколько вариантов («ипостасей») его существования (другими словами, его различные состояния):

– проект документа;

– официальный документ (оригинал, подлинник, подписанный экземпляр, а также дубликат документа);

– заверенные копии официального документа;

– не имеющие юридической силы копии документа.

Архивное хранение подразумевает несколько состояний документов:

а) сами документы в состоянии «покоя», т. е. в неактивном состоянии;

b) копии документов, включенные в фонд пользования, в зависимости от частоты обращения их состояние может считаться полуактивным или неактивным;

c) копии документов, включенные в страховой фонд в неактивном состоянии.

Для электронных документов (ЭД), долговременно сохраняемых в архиве, также следует различать: основные экземпляры ЭД (включая ЭД на физически обособленных носителях информации и ЭД, подлежащие хранению в составе соответствующей информационной системы); копии ЭД, включенные в фонд пользования или размещенные в информационных ресурсах общего доступа (например, публикации на сайтах государственных архивов в сети Интернет); а также резервные копии ЭД. Уже сформировался в общих чертах подход, что каждый ЭД, передаваемый на государственное архивное хранение на физически обособленном носителе, должен быть передан в двух идентичных экземплярах. Экземпляры ЭД в архиве должны храниться в разных местах, на разных физических устройствах.

Жизнь документа в процессе архивного хранения продолжается. Она отражается в специфических метаданных, соответствующих данной стадии ЖЦД. К примеру, факт просмотра пользователем документа на бумажном носителе, находящегося на хранении в государственном архиве (либо его копирование, составление выписки), должен отражаться в имеющемся в деле (единице хранения) листе использования. На место дела, временно вынутого с места хранения (например, для работы специалистов архива либо по запросу исследователя), должен быть помещен лист-заместитель дела, содержащий необходимую информацию в связи с отсутствием данной единицы хранения на ее постоянном месте. Вместе с тем для электронных документов факты просмотра, копирования и другие действия работников архива и пользователей могут фиксироваться в информационной системе архива.

При рассмотрении ЖЦД, на наш взгляд, важно учитывать существование документа одновременно и как материального носителя информации, и как собственно запечатленной информации.

На наш взгляд, продолжительность жизненного цикла документа с учетом стадии его хранения можно определить как функцию от периода востребованности содержащейся в документе информации (его контента, от англ, «content», содержание), а также жизненных циклов носителя информации, средств записи и воспроизведения информации, средств хранения документа:

ЖЦД = ƒ (ЖЦИ, ЖЦН, ЖЦСХД, ЖЦЗВИ),

где ЖЦИ – период востребованности (жизненный цикл) информации; ЖЦН – жизненный цикл носителя информации; ЖЦСХД – жизненный цикл средств хранения документа; ЖЦЗВИ – жизненный цикл средств записи и воспроизведения информации.

Так, к примеру, жизненный цикл носителя информации (ЖЦН) по времени может оказаться короче, чем период востребованности информации, содержащейся в данном документе. В этом случае ЖЦН определит продолжительность жизненного цикла документа в целом. В современных условиях в целях соответствия ЖЦН и ЖЦД по их продолжительности уже на стадии создания документа должны учитываться рекомендации по выбору материальной основы документа – носителя информации. К примеру, во второй половине прошлого века при документировании деятельности высших партийно-государственных органов Советского Союза стала применяться специальная бумага, по своим характеристикам соответствовавшая задаче обеспечения постоянного хранения этой категории документов. При определении категорий документов, создаваемых в форме электронных документов, также надо учитывать долговечность носителя информации и способа фиксации информации (формат записи) в сопоставлении с тем периодом, в течение которого документальная информация должна быть сохранена (установленный срок хранения документа) .

Временные характеристики жизненных циклов различных носителей информации имеют физическую природу, носят общий характер и не связаны напрямую со спецификой деятельности организаций. Поэтому требования или рекомендации по применению определенных типов носителей информации и способов фиксации информации для долговременного хранения документов (в частности, электронных) важно устанавливать на уровне государственного регулирования (имея в виду, прежде всего, органы государственной власти и другие организации, для документации которых нормативно определены длительные сроки хранения). Этот вывод вполне соотносится с охарактеризованной выше концепцией «континуума документов».

Реализацию стадии обращения документа, в ходе которой происходит его физическое перемещение, обеспечивают средства передачи документов (СПД), диапазон которых расширяется (курьерская доставка, почта, телеграф, телекоммуникационные каналы и др.). В условиях применения электронных документов формируется достаточно сложная инфраструктура обмена документами. СПД также могут оказывать влияние на продолжительность ЖЦД. Так, если выбранное СПД не обеспечивает своевременную передачу документа, то предписываемые в нем действия могут потерять актуальность в связи с изменением управленческой ситуации. Соответственно, фаза активного нахождения документа в обращении будет сокращена. Но это не скажется на сроках оперативного и архивного хранения документов и продолжительности ЖЦД в целом. Если же СПД не обеспечили физическую доставку документа (т. е. произошла его утрата), то на этом ЖЦД будет завершен, либо должна быть осуществлена повторная доставка дубликата документа или его копии. Применение современных систем и технологий электронного документооборота позволяет добиться гарантированной доставки .

Стадия хранения документа обеспечивается применением средств хранения документа (СХД), в том числе средств и технологий обеспечения сохранности документов, соблюдения нормативных условий хранения носителей информации, соответствующих их физическим характеристикам (например, соблюдение определенного температурно-влажностного режима, защиты носителей информации от действия света, биоповреждений и других форм деструктивного воздействия).

По мере расширения применения документов на технических носителях информации, в том числе электронных документов, возрастает влияние жизненного цикла средств хранения документа (связанного с жизненным циклом поколений техники) на ЖЦД. В связи с этим, как уже отмечалось выше, возникает проблема конверсии и миграции документов. В отношении хранения электронных документов важно заметить, что проблема их долговременного хранения связана с физическими характеристиками вещества и поля как видов материи. Структура и силовые характеристики поля в силу его физической природы являются нестабильными. Поэтому хранение ЭД в большей мере зависит от динамических факторов, чем хранение бумажных документов. Для обеспечения сохранности электронных документов важно не только соблюдение определенных требований к самим документам, но и устойчивое, непрерывное функционирование соответствующих программно-аппаратных средств, на которых реализованы информационные системы.

Для электронных и других технотронных документов важно также учитывать жизненный цикл средств записи и воспроизведения информации (ЖЦЗВИ), содержащейся в документе. К примеру, внешняя сохранность дискеты 20-летней давности как физического объекта не означает возможности прочитать ее содержание современными программно-техническими средствами. Поэтому, как уже отмечалось в разделе 1.3, одним из способов является параллельное хранение и поддержание в работоспособном состоянии средств воспроизведения информации, соответствующих способу записи информации в сохраняемом документе. Например, для фонодокументов это означает применение конкретных типов средств воспроизведения звукозаписи. Однако в настоящее время для создания фонда пользования для таких документов также применяются электронно-цифровые технологии. Для электронных документов (как на физически обособленном материальном носителе, так и сохраняемых в информационной системе) технологии конверсии и миграции являются в настоящее время основными способами продления продолжительности их жизненного цикла.

"Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."

3)Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

Масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания.

Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования.

Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до формализованных документов всех типов.

Возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов.

Открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как Управление знаниями.

Доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций.

Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации, обеспечивая оптимизацию любого количества междисциплинарных процессов, вместо автоматизации отдельных вертикальных. Корпоративное управление документами является существенным шагом на пути к воплощению в жизнь инициатив по управлению корпоративными знаниями.

Связь документа с носителем информации. Важной характеристикой является дуализм документа – как содержащейся в документе информации и как материального носителя этой информации. Это в равной мере относится и к бумажным, и к электронным документам, но проявляется по-разному.

Бумажный документ от носителя информации неотделим. Каждый бумажный документ имеет свой носитель информации.

Электронный документ в силу своей физической природы имеет динамичный характер, не связан жестко с единственным носителем информации, существует в двух формах: пассивной (хранение) и активной (передача и обработка, в том числе визуализация для его восприятия человеком). Кроме того, если раньше можно было считать электронным документом (по аналогии с бумажным документом) соответствующим образом оформленную информацию, записанную, к примеру, на дискете, то в условиях применения современных информационных систем и технологий электронный документ как объект носит гораздо более сложный, многокомпонентный характер.

2.Форма представления информации. В бумажных документах, а также в кино– и фотодокументах информация представлена в форме, непосредственно воспринимаемой человеком (аналоговой форме, из-за чего такие документы, в отличие от электронных, иногда называют аналоговыми).

В электронном документе информация содержится не просто в электронно-цифровой форме. Существенно то, что эта информация не может непосредственно восприниматься человеком. Более того, электронная форма представления информации дает возможность выстраивать процессы ее обработки без участия человека, т. е. в зависимости от степени структурированности и формализации информации процесс работы с документами может быть максимально автоматизирован (к примеру, как это осуществляется в системах банковских электронных платежей и расчетов). При необходимости восприятия информации человеком она визуализируется на экране монитора (документ при этом приобретает также виртуальную форму) или путем распечатки на бумажном носителе (по образному выражению, получается «твердая копия»).

4) Жизненный цикл документа - тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.

Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются жизненным циклом документа. Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):

документы создаются;

рецензируются и исправляются;

формально или неформально утверждаются;

распространяются или публикуются для более широкой аудитории;

выполняют свою основную функцию и попадают в архив;

при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются

?ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЯ
УРАЛЬСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

Контрольная работа

по дисциплине
«Документационное обеспечение управления»

Тема: Жизненный цикл управленческих документов и предметные действия, производимые с ними

Студент
Гр.334 Абраамян Г.И.

Преподаватель Колесник Е.Н.

Екатеринбург 2007

СОДЕРЖАНИЕ	Стр.
Введение 1.Представление о документообороте 2. Работа с входящими документами 3.Работа с исходящими и внутренними документами Заключение Список литературы	3 5 6 12 23 25

ВВЕДЕНИЕ

Управленческая деятельность любой организации бази­руется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98 %), использу­емой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, ре­шения спорных вопросов, анализа и исследования управ­ления с целью повышения его эффективности и т. д. До­кумент в управлении выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его ре­зультат.
Жизнеспособность предприятия зависит от его взаимодействия с другими предприя­тиями и организациями, а также от согласованной работы руководства и сотруд­ников. Такое взаимодействие невозможно без своевременного и полного обмена объективной информацией. Поэтому для успешного выполнения возложен­ных на предприятие функций необходимо наладить его внутренние и внешние информационные связи.
Внутренние связи обеспечивают производственный процесс и взаимодействие руководства с работниками. Внешние связи обеспечивают связь предприятия с внешним миром: вышестоящими организациями, контролирующими органами, партнерами, потребителями товаров или услуг и т. п.
Информационные связи предприятия, как правило, имеют двухсторонний харак­тер. Информация принимается, обрабатывается, в резуль­тате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, дей­ствия которых контролируются. На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:
- в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;
- во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.
Специалист любого уровня управления должен знать правила документооборота. Тем самым определяется актуальность темы исследования: исследование механизмов документооборота управленческих документов.
Цель данного исследования заключается в систематизации информации по документообороту управленческих документов.
Объект исследования – делопроизводство.
Предмет исследования – жизненный цикл управленческих документов.
В соответствии с проблемой, объектом, предметом и целью исследования предстояло решить следующие задачи:
1. Рассмотреть теоретические аспекты понятий «документооборот», «внешний и внутренний информацион­ный потоки»;
2. Изучить и описать этапы жизненного цикла для внешних и внутренних документов;
3. Проанализировать предметные действия, производимые с управленческими документами и их сущность
4. Найти связь базовых операций с этапами жизненного цикла управленческого документа и предметными действиями;
5. Логически обосновать и сделать выводы
Теоретическую и методическую основу данной работы составляют:
? Законодательные акты Российской Федерации, Постановления Правительства Российской Федерации, нормативные документы, сборники научных трудов ученых и практиков;
? Работы отечественных авторов в области теории и практики делопроизводства в России.
Работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованных источников.

ГЛАВА 1.Представление о документообороте
Для достижения наименьших затрат труда и оперативности при работе с докумен­тами необходимо тщательно продумать схему организации их движения от момен­та создания до момента окончания работы с ними. Это движение называется документооборотом.
Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем.
1.Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, возвраты на предыдущие ступени должны быть сведены к минимуму. Наибольшее чи­сло возвратов происходит на этапе разработки документа.
2.Путь движения документа должен быть кратчайшим.
3.Все документы секретарь в процессе документооборота должен направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями.
Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника, и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение тру­да должно фиксироваться в должностных инструкциях.
Каждый документ в процессе движения должен проходить три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.
Современный документооборот организации формирует­ся в результате организованного "слияния" трех самостоятель­ных информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы и исходящие до­кументы.
Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информацион­ный поток - перемещение документов внутри предприятия.
1.Поток поступающих документов (входящая документация) - внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
2. Поток отправляемых документов (исходящая документация) - документы которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
3. Поток внутренних документов (внутренняя документация) - документы которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.
Обработка каждого потока документов производится по своей схеме.

ГЛАВА 2. Работа с входящими документами
2.1.Получение
Получение секретарем входящих документов в почтовом от­делении, учреждении фельдъегерско-почтовой связи, непосред­ственно от посыльного и т. п. производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее количества.
В необходимых случаях проверяется вес отправления и сохранность печатей. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи, с выдачей описи-реестра на все полученные документы.
Проверенная и документально оформленная почта уклады­вается в запирающийся на замки портфель (сумку и т. п.) и плом­бируется (опечатывается). Доставка входящих документов, как правило, осуществляется на автотранспорте организации.
Доставленные до места назначения входящие документы про­ходят процедуру первичной обработки, включающую в себя рас­паковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, теле­факс, а также электронная почта) осуществляется секретарем не­посредственно в офисе.
На особо важные документы (сообщения), поступившие по перечисленным коммуникационным каналам, испрашивается под­тверждение. До получения подтверждения содержание этих доку­ментов руководителю не докладывается.
2.2.Регистрация
Информация обо всех полученных сообщениях и документах фик­сируется секретарем в специальных журналах. Этот процесс получил Название первичного учета (регистрации) входящих документов.
Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов входящих документов, соответствие их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение данных первичного учета в регистрационный журнал - журнал учета входящих документов.
Как показывает практика, в условиях функционирования современной организации наилучшим образом зарекомендовала себя централизованная система регистрации документов, в соответствии с которой выполнение всех необходимых операций с документами производится в одном месте - как правило, в офисе руководителя или в учетно-регистрационном отделе предприятия.
Такая система обеспечивает:
? единый порядок регистрации документов;
? оперативное ведение по документам информационно-поисковой и архивно-справочной работы;
? эффективный контроль исполнения документов.
Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер, включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и но­мер регистрационного журнала согласно утвержденной номенк­латуре дел организации, например 3004/5, где 3004 - порядко­вый номер записи, 5 - номер журнала.
Учет документов может вестись в форме картотеки. В этом случае на каждый документ заводится отдельная карточка с утвержденной формой заполнения, в которую вносятся данные.
Карточки можно группировать по различным признакам. Например, карточки исполненных документов можно размещать по возрастанию порядковых номе­ров; карточки документов, находящихся на контроле, - по срокам исполнения; можно отдельно выделять карточки не исполненных в срок документов.
Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.
2.3. Порядок рассмотрения
Поступившие в адрес руководителя входящие документы дол­жны представляться ему для ознакомления, как правило, в день поступления.
Однако, исходя из общепринятой практики, чаще всего доку­менты к руководителю, например кадровой службы, поступают после их рассмотрения руководителем организации (с соответству­ющей резолюцией).
Секретарем производится подготовка полученной деловой корреспонденции на доклад руководителю, включающая:
? разметку, то есть выделение заголовков и некоторых других реквизитов входящего документа цветом, подчеркиванием и др.;
? укладку документов (в папки и т. п.) в определенном по­рядке.
Документы, требующие первоочередного рассмотрения, укла­дываются секретарем в отдельную папку, а при небольшом по­вседневном количестве докладываемых документов помещаются поверх всех остальных.
Документы особой важности, с пометкой "срочно" и т. п., док­ладываются руководителю в первую очередь.
Папки с подготовленной соответствующим образом входящей корреспонденцией передаются руководителю для последующего рассмотрения и оформления резолюций. Как правило, вся посту­пившая входящая корреспонденция должна быть рассмотрена им не позднее дня, следующего за днем представления на доклад.
Отдельные входящие документы могут быть оставлены руко­водителем предприятия у себя для принятия по ним решения пос­ле выяснения дополнительных сведений.
В связи с этим секретарь должен уточнить, какие из представ­ленных входящих документов продолжают находиться у руково­дителя, а также то, какие вспомогательные материалы (например, из числа документов, ранее поступивших в адрес организации) для углубленного изучения первых могут ему потребоваться и когда их следует представить.
2.4. Вынесение резолюций
По результатам рассмотрения на подлежащих исполнению входящих документов руководителем делается соответствующее письменное указание (резолюция), на основании которого начи­нается непосредственная работа по исполнению документа.
Резолюции (решения и поручения) по исполнению рассмотрен­ных входящих документов пишутся на свободных от текста по­лях документов (как правило, ниже или правее текста). Писать поручения на тексте документа запрещается.
В необходимых случаях, когда поручение слишком обширно по своему содержанию, для его оформления используются специ­альные бланки формата А5 с указанием в верхней строке должнос­ти лица, написавшего резолюцию (к примеру, "главный инженер").
Поручение по исполнению входящего документа дается, как правило, только одному должностному лицу (например, началь­нику планового отдела, главному редактору и т. п.).
Если же интересы дела требуют привлечения в качестве соис­полнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном поряд­ке указывается, кто является ответственным за своевременное и качественное исполнение данного поручения (документа) в целом.
В случае, если ответственный не назначен, таковым полагают должностное лицо, фамилия которого указана в резолюции пер­вым.
В случае, если резолюция не содержит сроков исполнения, вхо­дящий документ должен быть исполнен в течение месяца после его рассмотрения.
При этом сроки исполнения поручений по телеграммам не должны превышать двух дней.
Устанавливая срок исполнения документа, руководитель обя­зан учесть время на его подготовку, согласование, оформление и доставку.
Содержание резолюций по наиболее важным и срочным доку­ментам при необходимости может регистрироваться секретарем в соответствующем журнале - журнале учета резолюций.
Должностные лица, которым поручено исполнение входяще­го документа, в свою очередь, обязаны сделать это, исходя из сро­ка исполнения, установленного резолюцией (или иным поруче­нием) руководителя.
Однако во всех случаях эта работа начинается для соответству­ющих должностных лиц с процедуры ознакомления с содержани­ем резолюции и получения адресованного им на исполнение до­кумента.
Следует также подчеркнуть, что исполнение документов мо­жет поручаться и секретарю руководителя.
Памятка секретарю руководителя о порядке и правилах испол­нения документов:
1.Обращение с документом осуществляется на основании до­
пуска и соответствующих указаний руководителя (непосредствен­ного начальника).
2.Служебные полномочия и профессиональная компетенция должностного лица должны находиться в полном соответствии
со сложностью задачи по подготовке документа.
3.Передача документа другим должностным лицам в процессе
работы осуществляется только под роспись (кроме случаев, когда
документ не выносится указанными лицами в другое помещение).
4.Работа с документом осуществляется в строго отведенном
месте, оборудованном всем необходимым для работы и ограниченном от доступа посторонних.
5.На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано исключать доступ к исходному документу и производным мате­ риалам посторонних лиц, в том числе в результате "случайного" ознакомления.
6.На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано обеспечивать конфиденциальность содержания исходного документа и производных материалов, не разглашая их посторонним.
7.Работа с документом должна быть выполнена таким образом, чтобы обеспечить своевременное согласование и представление проекта нового документа на рассмотрение, а затем и утверждение (подпись) его окончательного варианта.
8.Хранение документов должно осуществляться в помещениях (местах), исключающих доступ к ним посторонних.
9.Контроль наличия документа в процессе работы осуществляется должностным лицом, ответственным за его хранение, постоянно.
10.По окончании работы с документом последний подлежит незамедлительной сдаче.

ГЛАВА 3.Работа с исходящими и внутренними документами
3.1. Общий порядок работы должностных лиц организации
Упорядоченная, тщательно организованная работа с докумен­тами организации ведет к устранению спешки и резкому сниже­нию вероятности совершения разного рода ошибок в процессе исполнения документов.
Исполненные документы, в зависимости от места своего даль­нейшего использования, являются либо внутренними, либо исхо­дящими. Остановимся на этом чуть подробнее.
Работа с внутренними документами осуществляется исключи­тельно внутри организации. Это означает, что исполненный до­кумент в дальнейшем поступает во временное пользование долж­ностным лицам, в структурные подразделения и др.
Исходящий же документ после исполнения высылается для последующей работы за пределы предприятия.
Отметим, что если по прошествии некоторого времени возник­нет необходимость в отправке внутреннего документа за пределы организации, то в этом случае (после соответствующего доофор­мления) последний также станет исходящим документом. Рассмотрим более подробно путь движения различ­ных видов внутренних документов в организации.
Проекты распорядительных документов после под­готовки и согласования их с соответствующими под­разделениями передаются в юридическую службу для проверки правильности содержания подготовленных до­кументов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за пра­вильностью их оформления. Копии подписанных руко­водителями распорядительных документов в обязатель­ном порядке рассылаются в структурные подразделе­ния, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
Особенностью прохождения протоколов является от­сутствие этапов подготовки проекта документа, его визи­рования и согласования. Протоколы, содержащие пору­чение отдельным должностным лицам или подразделе­ниям учреждения, передаются адресатам в виде размно­женных экземпляров или выписок из протокола.
Докладные записки на имя руководителя учреждения или руководителя структурного подразделения, справки, сводки, другие внутренние документы оперативного ха­рактера рассматриваются должностным лицом, которо­му они направлены, после чего в общем порядке переда­ются для исполнения в соответствующие структурные подразделения, либо помещаются в соответствующее дело.
Передача документов между структурными подраз­делениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизвод­ство. Документы передаются с соответствующей отмет­кой в регистрационной форме.
Передача документов в службу информатизации (ВЦ) для обработки, а также получение документов (машино­грамм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурно­го подразделения или через лицо, ответственное за документационное обеспечение.
В процессе работы по исполнению (контролю за исполнени­ем) документа секретарю руководителя предстоит выполнить (осу­ществить контроль за выполнением) следующие операции:
1.Постановку задачи (адресование документа на исполнение).
2.Исполнение документа.
3.Тиражирование документа.
4.Регистрацию документа.
5.Упаковку и отправку (рассылку) документа.
6.Помещение контрольного экземпляра документа в дело, последующую работу с ним.
7.Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание. Центральное место в этой "цепочке" занимает этап непосредственной работы над документом.
3.2. Сроки исполнения
Следует учесть, что продолжительность каждого этапа рабо­ты по исполнению документа будет меняться в зависимости от особенностей содержания документов, а также их объема.
Для корректной постановки задачи на исполнение документа для каждого этапа определяются:
? необходимое на подготовку документа время, включая ре­зерв (исчисляемый в объеме 10-15% от минимально необходи­мого времени);
? меры организационно-технического, информационного и иного обеспечения;
? должностное лицо, ответственное за исполнение документа;
? соисполнители документа (его отдельных частей, приложений и т. п.);
? технические исполнители документа;
? должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением документа (как правило, секретарь руководителя).
Получение документов на исполнение
3.3. Передача секретарем документов на исполнение
В целях своевременного исполнения документов доведение их до сведения исполнителей осуществляет секретарь руководителя предприятия, который:
? лично принимает от руководителя предприятия рассмотренные им документы;
? на основании имеющихся резолюций и справочных данных о документах изучает круг лиц, которым адресованы документы для исполнения;
? связывается с указанными лицами по телефону или лично, из­вещая их о необходимости исполнения тех или иных документов;
? лично передает указанные документы ответственным испол­нителям;
? осуществляет контроль за ходом исполнения документов.
Если документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь (в целях повышения оператив­ности работы) может предварительно размножить его и передать копии всем исполнителям (в этом случае оригинал получит от­ветственный исполнитель).
Отметим, что размножение копий документов осуществляет­ся только с письменного разрешения руководителя кадровой служ­бы организации. Копии документа учитываются наряду с посту­пившим оригиналом документа и впоследствии за ненадобностью уничтожаются установленным порядком.
Ответственный исполнитель полностью отвечает за организа­цию исполнения документа или связанного с ним поручения
Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны качественно и своевременно отработать (ис­полнить) необходимые документы (в части, касающейся их работы) и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.
В том случае, если ответственный исполнитель не имеет достаточных полномочий для своевременного и полного исполнения документа, он может обратиться к тому должностному лицу, в компетенции которого находится решение вопроса.
При невозможности своевременно исполнить тот или иной документ за 2-3 дня до истечения срока должностному лицу, ус­тановившему срок исполнения, представляется доклад с указани­ем причин задержки, принимаемых мер и уточненного срока завершения работы с документом.
Техническое исполнение документа включает:
? подготовку проекта документа (так называемого черновика);
? набор и распечатку текста проекта документа (основноготекста и текста приложений);
? корректировку содержания документа по результатам согласования;
? оформление окончательного варианта документа.
3.4. Разработка проекта документа
Разработка проекта (черновика) документа производится от­ветственным исполнителем лично или с привлечением соиспол­нителей. В последнем случае соисполнители передают результа­ты своей работы (компьютерные файлы, рабочие тетради или от­дельные листы с машинописными или рукописными записями) ответственному исполнителю.
В общем случае содержание проекта документа должно давать ответы на вопросы, поставленные в документе, во исполнение которого разрабатывается проект.
В необходимых случаях в дополнение к документу разрабаты­ваются приложения. Последние, наряду с текстуальной частью, могут включать в себя и необходимые графические материалы.
После проверки содержания проекта, его корректуры и доо­формления ответственный исполнитель передает исправленный первый экземпляр документа на согласование, оставляя у себя до получения новых указаний второй (контрольный) экземпляр.
3.5. Порядок согласования
Проект документа в обязательном порядке должен согласо­вываться (как правило, на стадии предварительной подготовки) с уполномоченными представителями всех заинтересованных сто­рон.
Согласование производится в оговоренные сторонами сроки, по определенной программе (то есть оговаривается, что именно и в какой последовательности должно быть согласовано) и занима­ет, как правило, не более 3-5 дней, включая время на доставку и возврат документа.
При необходимости согласовать проект документа с несколь­кими сторонами в сжатые сроки целесообразно созвать совеща­ние с представителями заинтересованных сторон, провести видео­конференцию либо произвести согласование по техническим сред­ствам коммуникации (телефаксу, электронной почте и т. п.).
При последовательном согласовании документ снабжается листом согласования, в соответствующих графах которого пол­номочные представители сторон оставляют свои визы и замеча­ния по содержанию проекта документа.
Если оформляется лист согласования, он обязательно прилагается к проекту документа.
Виза включает в себя дату ознакомления с документом и под­пись лица, производящего согласование.
При отсутствии разногласий согласуемый документ визиру­ется соответствующим должностным лицом в пределах своих пол­номочий.
В случае возникновения разногласий должностное лицо, осу­ществляющее согласование, обязано дать мотивированное объяс­нение по поводу своих претензий к содержанию проекта.
Свои замечания и предложения по проекту документа долж­ностное лицо излагает в листе согласования или в служебной за­писке ad hoc. Здесь же могут найти отражение и те вопросы, кото­рые не были учтены в проекте документа.
Если документ не удается согласовать в установленные сроки, ответственный исполнитель документа обязан заблаговременно проинформировать об этом заинтересованные стороны в письмен­ной форме и довести соответствующую информацию до должно­стного лица, осуществляющего контроль за исполнением доку­мента (до секретаря руководителя).
При этом, как правило, кратко указывается содержание основных разногласий, возникших при согласовании проекта, а также мотивы непринятия поступивших в ходе согласования предложе­ний. Заинтересованные стороны, кроме того, извещаются о новых сроках согласования проекта документа.
Отказ от согласования не допускается. Полностью согласован­ный документ вместе с листом согласования передается на корректировку.
3.6. Корректировка содержания по результатам
согласования
В процессе корректировки из содержания проекта (в полном соответствии с результатами согласования) устраняются разночтения и исправления. Фрагменты текста, признанные по результатам согласования излишними, удаляются.
Кроме того, в "усеченный" текст могут вноситься и дополне­ния. Видоизмененный проект документа редактируется ответ­ственным исполнителем с учетом требований к общепринятому стилю изложения документов.
После этого отредактированное содержание проекта подвер­гается верификации (проверке на предмет выявления и устране­ния технических ошибок-опечаток и пр.). Содержание полностью "очищенного" от ошибок проекта прочитывается ответственным исполнителем.
По результатам контрольного чтения, вновь выявленные ошиб­ки устраняются. После повторной проверки их устранения окон­чательный вариант документа визируется ответственным испол­нителем (подписывается с оборота) и передается для окончатель­ного оформления.
3.7. Оформление документа
Для оформления документа техническому исполнителю (сек­ретарю или оператору-машинистке) передается подписанный ответственным исполнителем окончательный вариант документа (компьютерные файлы, черновая машинопись, распечатка или рукопись).
К проектам служебных документов, представляемым на под­пись во исполнение поручений, принято также прилагать матери­ал с оригиналом текста отданного поручения (сам документ или лист с резолюцией).
Текст окончательного варианта документа может содержать оговоренные исправления, которые должны читаться однознач­но (это особенно важно в отношении цифр и фамилий, упоминае­мых в документе).
Отпечатанный и выведенный "набело" первый экземпляр пе­редается техническим исполнителем ответственному исполните­лю, который, как правило, осуществляет просмотр документа на предмет выявления ошибок (опечаток).
Документ, не содержащий ошибок, передается ответственным исполнителем секретарю руководителя для завершающей провер­ки и представления на подпись (утверждение) руководителю пред­приятия.
Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может и передать его на доработку, если увидит в этом необходимость. В этом случае исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями и вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен проводить всю процедуру подготовки проекта от начала до конца. Исходящие документы подписываются руководством учреждения или руководителями структурных подразделений.
Документы, не тре
и т.д.................