Процесс создания документов. Процесс создания и формирования документов

Федеральный закон «Об информации, информатиза­ции и защите информации* определяет понятие *доку­ментированная информация» или *документ» как за­фиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Официальным, то есть имеющим право на использование в организации, может считаться только документ, создан­ный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

B области документации фундаментальным термином является «документ*, в определении которого выражаются самые общие представления об изучаемом предмете. Родо- вое-видовое подчинение, т. e. систематизация терминологии (в данном случае, по функциональному признаку), может проводиться, например, по схеме: документ - управленчес­кая документация - организационно-распорядительная до­кументация - вид документа, где каждое последующее по­нятие является частным проявлением предыдущего и нахо­дится с ним в соподчинении.

Одной из самых общих классификаций документов как носителей информации является классификация их по внешним признакам, технике и способам запечатления информации и выражения содержания. Такая классифи­кация документов предлагается в документалистике, ис­точниковедении, социологии. B документалистике докумен­ты подразделяются по способу передачи содержания на вос­производящие содержания с помощью зрения (текстовые, графические и изобразительные документы) и с помощью слуха (магнитная, механическая запись), в источниковеде­нии «исторические источники в широком смысле слова делятся на шесть больших групп (письменные, веществен­ные, этнографические, устные или фольклорные, лингвис­тические и кино-, видео-, фоно-, фотоматериалы)*, всоци- ологических исследованиях выделяются письменные, изоб­разительные, звуковые и комплексные документы.

Документ - любая фиксируемая и сохраняемая ин­формацию вне зависимости от носителей и способа выра­жения содержания, особая категория письменных доку­ментов, которая пока служит основным средством запе­чатления, передачи и сохранения интеллектуальной деятельности человека и которая является поэтому глав­ным объектом исследования.

B документоведении принято достаточно широкое определение понятия «документ*, которое формулирует­ся как «средство запечатления различным способом на специальном материале информации о фактах, событи­ях, явлениях объективной действительности и мысли­тельной деятельности человека».

Письменные документы всегда являются результатом целенаправленного, сознательного документирования явлений объективной действительности на языке слов B целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии. B документе содержится свидетельство об объективной действительности, прочтение документа предполагает воссоздание последней, понимание способа записи, того как текст соотносится с действительной си­туацией - задача изучения документа.

Documentum на латинском языке означает «доказа­тельство*; изучение совокупности документов (однород­ных или разнородных), их сопоставление воссоздает дей­ствительность, что и является предметом изучения исто­рика и социолога.

B документоведении выделяются следующие функции документов:

■ документирование (запечатление) фактов или явле­ний;

■ коммуникативная функция;

■ доказательственная функция;

Функция исторического источника.

Особая категория документов - управленческая до­кументация, служащая средством, инструментом осуще­ствления процессов управления социально-экономичес­кой жизнью общества, свойственна также функция ма­териализации управленческого действия, что является основным критерием целесообразности возникновения документа и во многом предопределяет его ценность как исторического источника. Принадлежность документа к сфере управления вызывает необходимость выполне­ния документом функции организации информации. Она заключается в том, что только при помощи документа информация хранится и передается в строго определен­ной форме; функции документа определяют состав его реквизитов, построение текста и его лексические осо­бенности.

Делопроизводство предполагает создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носите­ле, обеспечивающий ее юридическую силу. Документи­рование всегда осуществляется по определенным прави­лам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

Документирование - это процесс создания и оформ­ления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различ­ных носителях по установленным правилам».

Документооборот - движение документов в органи­зации с момента их создания или получения до заверше­ния исполнения или отправления адресату.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечи­вающая документирование и организацию работы с офи­циальными документами.

Система документации - это совокупность докумен­тов, взаимосвязанных по признакам происхождения, на­значения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Документационное обеспечение - появление этого тер­мина связано с внедрением в управлении компьютерных систем и их организационным, программным и информа­ционным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. B настоящее время термины «Делопроизводство» и «доку­ментационное обеспечение* являются синонимами и при­меняются для обозначения одной и той же деятельности.

Общая классификация документов.

Понятие и классификация управленческой документации

Общая классификация документов производится по следующим основаниям.

1. По назначению:

Организационно правовая документация:

а) учредительные документы (Устав, Положение, Учредительный договор, Инструкция);

б) организационно-правовая документация действую­щего предприятия (структура и штатная числен­ность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция);

в) плановая документация (программы, схемы, гра­фики, планы).

Распорядительная документация:

а) распорядительные документы, издаваемые в усло­виях коллегиального принятия решения (Постанов­ление, Решение);

б) распорядительные документы, издаваемые на прин­ципах единоначалия (Приказ, Распоряжение, Указ, Указание).

Информационно справочная документация:

а) информационные документы (протокол, докладная, объяснительная записка; переписка (служебное письмо, телеграмма, факс));

б) справочно-аналитические документы (справка, сводка, акт, заключение, отзыв, список, перечень);

в) отчетная документация (отчет).

2. IIo форме текста:

Индивидуальные документы - текст составляется произвольно, в основном это личные документы;

Трафаретные документы - унифицированная фор­ма текста, постоянная информация уже занесена, пере­менная вносится при заполнении;

Типовые документы - существует текст-образец, в со­ответствии с которым составляются все последующие документы.

3. IIo происхождению:

■ личные (от имени конкретного лица);

■ служебные (от имени предприятия).

4. По месту составления:

■ внутренние (документооборот внутри организации, т. e. документы не исходят из организации и не вхо­дят в нее);

■ внешние (входящие и исходящие документы).

5. По стадин создания:

■ проект документа (черновик с пометкой ПРОЕКТ);

■ подлинник, оригинал (составленный первоначально, в первый раз);

■ копия документа (точное воспроизведение всех рек­визитов подлинника. Вид копии - выписка-копия ча­сти документа);

■ дубликат - второй экземпляр подлинника, который выдается в связи с утратой оригинала).

6. IIo срокам исполнения:

■ срочные (указан срок исполнения);

■ несрочные - в них срок исполнения не указан (об­щий срок исполнения документов - 10 дней, HO OH может быть увеличен кормативно-правовым актом).

7. По юридической силе:

■ подлинные документы, составленные в соответствии с установленными ГОСТами и соответственно облада­ют юридической силой;

■ подложные документы, составленные с нарушением правил, или содержащие искажающую информацию, следовательно, юридической силой не обладают.

8. По степени обязательности исполнения:

■ директивные (их исполнение обязательно);

■ информационные (принять к сведению).

9. По средствам фиксации:

■ письменные (95% всех документов);

■ графические (схемы, карты, графики);

■ фото-, видео, кинодокументы (запечатлевают объект в статическом состоянии и в динамике);

■ фонодокументы (звуковые - протоколирование с помощью диктофона).

10. По степени гласности:

Обычные (общедоступны);

» секретные (ограничен круг лиц, имеющих доступ).

11. По стенени сложности текста:

■ простые (содержат один вопрос);

■ сложные (рассматривают 2 и более вопроса).

Управленческая документация

Основная роль управленческой документации состо­ит в регулировании деятельности предприятия, что по­зволяет решить поставленные задачи.

B соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы уиралления издают следующие pac- порядительныедокументы: решения, постановления, рас­поряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Постановления, решения и приказы издаются во всех случаях, когда необходимо принять нормативные или индивидуальный акт по основным вопросам компетен­ции организации.

Распоряжения н указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление - правовой акт, принимаемый цент­ральными органами федеральной исполнительной влас­ти, а также исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных принципиальных задач и установления стабильности норм, правил.

Решение - правовой акт, принимаемый коллеги­альными и совещательными органами организаций в целях разрешения наиболее важных вопросов их дея­тельности.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного при­нятия решений в целях разрешения основных и опера­тивных задач, стоящих перед организацией.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолич­ным руководителем в целях разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Распоряжение имеет ограни­ченный срок действия и касается узкого круга организа­ций и должностных лиц.

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем в пре­делах их полномочий преимущественно по вопросам ин­формационно-методического характера, а также по воп­росам, связанным с организацией выполнения приказов или других нормативных актов вышестоящих органов.

Распорядительный документ может быть отменен или изменен распорядительным документом самой организа­ции или вышестоящей организацией. Действие распоря­дительного документа может быть приостановлено соот­ветствующим компетентным органом.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собрани­ях, совещаниях фиксируются в протоколах, которые оформляются на основании записи хода заседаний, сте­нограмм, звуковых записей.

B пределах своей компетенции организации всех уров­ней управления могут направлять письма при осуществ­лении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами. Письма отправляются в случаях, когда невозможен бездокументальный обмен ин­формацией.

Управленческий документ подписывается или утвер­ждается руководителем организации или замещающим его лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом, положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией и т. п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должност­ных лиц. Например, документы денежного, материально­го и кредитного характера наряду с руководителем подпи­сывает еще и главный бухгалтер (бухгалтер).

Общая классификация процессуальных документов

Существуют следующие виды процессуальных доку­ментов:

1. Документы, составляемые компетентными госу­дарственными органами и должностными лицами:

а) документы конституционного судопроизводства (протокол судебного заседания, постановление KC РФ, заключение, определение);

б) документы суда 1-й инстанции по гражданским де­лам (решение, дополнительное решение, определение о разъяснении решения, определение об исправлении описок и арифметических ошибок, определение суда

1- й инстанции, протокол судебного заседания);

в) документы кассационного и надзорного производства по гражданским делам (кассационный протест, частный протест, определение кассационной инстанции, надзор­ный протест, постановление надзорной инстанции);

г) документы исполнительного производства по граж данским делам (исполнительный лист, постановление о возбуждении исполнительного производства, по­становление о возвращении исполнительного докумен­та, определение об отсрочке и рассрочке исполнения);

д) документы арбитражного процесса (решение арбит­ражного суда, определение арбитражного суда, поста­новление кассационной инстанции по жалобе);

е) документы производства по делам об администра­тивных правонарушениях (протокол об администра­тивном правонарушении, протокол об административ­ном задержании, протокол личного досмотра, досмотра вещей, изъятых предметов, протокол задержания транспортного средства, постановление по делу об ад­министративном правонарушении);

ж) документы, составляемые на стадии предваритель­ного расследования УД (постановление следователя, постановление о возбуждении уголовного дела, поста­новление о привлечении в качестве обвиняемого, по­становление о применении меры пресечения, прото­кол допроса, протокол допроса с применением зву- KO-, видеозаписи, протокол ОМП, протокол обыска);

з) документы, составляемые при окончании предвари­тельного расследования УД (уведомления, протокол ознакомления с материалами УД, представление сле­дователя, обвинительное заключение, постановление о направлении УД в суд для применения принуди­тельных мер медицинского характера, постановление о прекращении УД, постановление о приостановле­нии УД, постановление о возобновлении УД);

и) документы, составляемые по УД в суде 1-й инстан­ции (приговор, постановление судьи, определение суда, протокол судебного заседания; вопросный лист, вер­дикт - документы, составляемые судом присяжных);

к) документы, составляемые по УД в кассационной и надзорной инстанциях (кассационный протест, опре­деление кассационной инстанции, надзорный протест, постановление надзорной инстанции по УД);

2. Документы, составляемые прочими участниками

судопроизводства:

а) документы конституционного судопроизводства (запросы, ходатайства, жалобы);

б) исковые заявления. Заявления и жалобы, подаваемые в суд 1-й инстанции (исковое заявление, встречное исковое заявление, заявление об обеспечении граж­данского иска, заявление об отказе от иска, заявле­ние о признании иска, заявление о мировом соглаше­нии, жалобы на действия и решения должностных лиц, нарушающих права и свободы граждан, заявле­ния по делам особого производства);

в) документы кассационного и надзорного производства по гражданским делам (кассационная жалоба, част­ная жалоба);

г) документы арбитражного процесса (исковое заявление, отзыв на исковое заявление, встречное исковое заявле­ние, апелляционная жалоба, кассационная жалоба);

д) документы, составляемые при окончании предвари­тельного расследования УД (ходатайства);

е) документы, составляемые по УД в кассационной и надзорной инстанциях (кассационная жалоба).

Введение

Курс «Документационное обеспечение управления (делопроизводство)» содержит

СУЩНОСТЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА)

Основные понятия и определения

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

Документирование – это процесс создания и оформления документа. ГОСТ Р 51141-98 (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) трактует документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение .

Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце 19 в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение 20 в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров их стали активно использовать для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Но следует отметить, что внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными требованиями и правилами.

Сегодня в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создаются как правило рукописным способом.

Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, ГСДОУ (государственной системой документационного обеспечения управления), инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.

Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными в какой-либо организации и полученными извне. ГОСТ Р 51141-98 документооборотом называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и распределение;

· регистрация документов;

· контроль исполнения документов;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов;

· отправка документов;

· систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение; формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям «данные», «сведения», «показатели». Федеральным законом Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 года закреплен следующий термин:

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Наиболее существенными требованиями к управленческой информации являются своевременность и достаточность для принятия оптимального решения. Кроме этого, важны полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность информации для восприятия человеком. В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. В существующих условиях тот, кто владеет информацией, владеет ситуацией.

Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксируемой информации является документ.

«Документ» в переводе с латинского – «поучительный пример», «способ доказательства». В современном употреблении термин имеет несколько значений. В «Словаре русского языка» С.И. Ожегова дается такое толкование этого слова:

1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь…

2. То, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.п.)…

3. Письменное свидетельство о чем-нибудь…

Многозначность термина обусловлена тем, что документы используются для разнообразных целей в самых различных областях человеческой деятельности. Для юриста, например, это в первую очередь средство доказательства (что видно даже из происхождения данного слова), для историка – первоисточник, а для работника управления – средство фиксации и передачи информации.

Cпециалисты по организации и технике управленческого труда О.Д. Жуковская и Б.А. Гольцев считают документом всякий материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде; по мнению В.И. Лосева документ представляет собой результат отображения фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка фотографии, звукозаписи на специальном материале (бумаге, фотопленке) и т.д.

Документ (в трактовке Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» и ГОСТа Р 51141-98) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Общее и наиболее характерное свойство всех документов то, что они являются источниками или носителями информации, следовательно, способствуют улучшению внутренней организации любого предприятия или учреждения, служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-поисковой работы.

Документы в соответствии со своим назначением могут выступать как средства:

· регламентации деятельности (уставы, положения, правила, инструкции и др.);

· распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

· накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

· передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Ценным для управления является то, что документы как средства свидетельства, доказательства определенных фактов имеют правовое значение.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

Классификация документов

Рассмотрим классификацию документов по разным критериям:

1)по способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, фото-, фоно- и кинодокументы:

Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все рукописные и машинописные документы, изготовленные на различных множительных аппаратах, типографским и компьютерным способом;

К графическим относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы, ценные своей иллюстративностью;

Фото-, кинодокументы позволяют запечатлеть объекты, явления и процессы, которые зафиксировать другими средствами трудно или невозможно;

Фонодокументы позволяют производить точную звукозапись информации и широко используются при протоколировании собраний, совещаний и т.п.;

3) по наименованию различают многие виды документов: положения, приказы, распоряжения, инструкции, отчеты, акты, записки, письма, ордера, планы, балансы и т.п. Такая классификация, на наш взгляд, представляется нецелесообразной, т.к. существует немало документов одного и того же наименования, но совершенно разного содержания. Например, заявление о предоставлении отпуска и заявление об открытии расчетного счета в банке, принадлежат к разным системам документации, хотя имеют одно наименование - «заявление»;

4) по способу изготовления документы могут быть типовыми, трафаретными и индивидуальными. Типовые документы составляются заблаговременно и служат текстом-образцом для индивидуальных (типовые правила, инструкции и др.) На их основе составляются конкретные документы с сохранением композиции, формы и текста образца.

В трафаретных документах часть текста отпечатана на бланке, а часть вписывается при его заполнении (соответственно постоянная и переменная информация). Эта форма находит все большее распространение, т.к. позволяет составителям экономить время и облегчает машинную обработку.

Индивидуальные документы создаются каждый раз заново и трудно поддаются трафаретизации, потому что составляются произвольно (например, докладные и объяснительные записки, автобиографии), либо по образцу типового документа;

5) по степени сложности можно выделить простые и сложные документы. К первым относятся документы, содержащие один вопрос, а ко вторым - документы, содержащие два или несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы: их легко обрабатывать, контролировать исполнение, хранить;

6) по месту составления различают внутренние и внешние документы. К первой группе принадлежат документы, создаваемые внутри того или иного предприятия, ко второй – поступившие извне или направленные другим документы;

7) по срокам исполнения документы делятся на срочные и несрочные. Первые требуют исполнения в сроки, установленные законом, правовым актом, руководителем. Эту категорию составляют также те из них, которые являются срочными по способу отправления или вручения (телеграммы, фототелеграммы, телефонограммы, факсы, командировочные удостоверения и т.п.). Все остальные считаются несрочными, их исполняют по необходимости в пределах сроков, установленных администрацией;

8) по происхождению документы делятся на служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят документы, созданные в организациях, учреждениях, на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую – документы, касающиеся конкретных лиц, т.е. именные (заявления, письма, жалобы и т.п.);

9) по степени гласности выделяют обычные, секретные, конфиденциальные документы и документы для служебного пользования (ДСП);

10) по юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными – документы, реквизиты или содержание которых не соответствуют истинным.

Подлинные документы, в свою очередь, бывают действительными (имеющими в данный момент юридическую силу) и недействительными (утратившими ее по каким-либо причинам, например, из-за истечения срока действия договора).

Подложными документы могут оказаться вследствие материального или интеллектуального подлога. Первый бывает, когда в содержание подлинного документа вместо правильных вносят ложные сведения, делают поправки, подчистки и т.п. Интеллектуальный подлог выражается в составлении и выдаче документа с заведомо ложным содержанием, хотя и безупречного с формальной стороны;

11) по назначению (стадиям создания) документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник (тот, что создан впервые) может быть размножен копиями (точное воспроизведение подлинника). В юридическом отношении подлинник и копия равноценны, если копия имеет специальное удостоверение (например, нотариально заверенная копия или дубликат документа – повторный экземпляр подлинника).

Различают 3 разновидности копий: отпуск (устар.), выписка и дубликат.Отпуск – полная копия отправленного куда-либо подлинника, оставшаяся у отправителя. Выписка – копия, воспроизводящая часть текста документа.Дубликат – второй (повторный) экземпляр документа, выданный, например, в связи с утерей подлинника.

- процесс создания документа

• - процесс создания документа

• и последующей работы с ним. Это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Действия администрации фиксируются в документах. Документы являются средством осуществления распорядительных действий руководящих органов и отдельных должностных лиц, т.е. административной деятельности, ее документирование во многих случаях предписывается законом и является обязательным.

• Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу.

• Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются.

• При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр.

• В графе «Образование» применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них.

• Заведующий, принимая от поступающего личный листок по учету кадров, должен проверить полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

• документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.

• Автобиография составляется работником собственноруч-но, в произвольной форме, без исправлений и помарок.

• В автобиографии должны быть указаны следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество;

• число, месяц, год и место рождения;

• полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях);

• с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность;

• сведения о семейном положении и близких родственниках;

• паспортные данные;

• домашний адрес и телефон;

• дата составления автобиографии, подпись работника.

• заполняется от руки, все записи формулируются

• полностью, без сокращений.

• Основанием для записей являются:

• Паспорт.

• Трудовая книжка.

• Документы об образовании.

• согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

• Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

• Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

В работе с трудовыми книжками заведующий ДОУ дол жен руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Поста-новлени ем Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек (приложение № 1 к постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

• В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на работу с записью серии и номера книжек.

• Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции.

• Устав дошкольного образовательного учреждения;

• Договор с учредителем;

• Положения о подразделениях;

• Должностные инструкции сотрудников;

• Тарификационные списки;

• Штатное расписание;

• Правила внутреннего трудового распорядка.

• - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.

В Уставе закрепляются структура, функции, права и обязанности ДОУ, вытекающие из Закона РФ «Об образовании» и Типового положения о дошкольном образовательном учреждении, полномочия, дополнительно переданные ДОУ учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности ДОУ

• разрабатывается самостоятельно и утверждается его учредителем (ст. 13 Закона РФ «Об образовании»).

• Для каждого ДОУ Устав является индивидуальным документом, действующим в течение длительного периода времени.

• К написанию Устава предъявляются особые требования, изложенные в статье 13 Закона РФ «Об образовании».

• Подготовка Устава - очень ответственная и трудоемкая работа, т.к. важно сконцентрировать в нем все юридические аспекты, отражающие организационную, финансовую, хозяйственную деятельность и задачи ДОУ, права и обязанности участников образовательного процесса. Поэтому составление Устава рекомендуется проводить с участием юриста.

регистрация Устава .

• регистрация Устава . После регистрации Устава образовательного учреждения в межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы выдается свидетельство о государственной регистрации дошкольного образовательного учреждения. Таким образом, уставы всех ДОУ должны быть внесены в Единый реестр юридических лиц .

• Все дальнейшие изменения, касающиеся жизнедеятельности ДОУ, должны быть отражены в Уставе в виде внесения поправок и дополнений и зарегистрированы в территориальных налоговых органах.

• У ДОУ должно быть свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции.

• Устав образовательного учреждения должен соответствовать Письму Минобразования РФ от 17.02.97 № 150/14-12 «О наименованиях государственных и муниципальных образовательных учреждений».

• Наличие свидетельства о регистрации позволяет образовательному учреждению открывать счета в банковских учреждениях, в том числе и валютные, иметь самостоятельный баланс, круглую печать, штампы со своим наименованием и бланки с реквизитами, т. е. приобрести права юридического лица (ст. 12 Закона РФ «Об Образовании»).

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознако­миться с основными профессиональными терминами и опреде­лениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполо­жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения воз­никала необходимость закрепления результата, например, дос­тигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали доку­менты, так как устное слово кратковременно, может быть забы­то, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих­ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

Обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным, программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

Документирование - это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у лю­дей в глубокой древности. До нашего времени дошли «докумен­ты» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом доку­менты, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с ис­пользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза­писи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч­ная дисциплина - документоведение.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документа­ми входит:

Прием и первичная обработка документов;

Их предварительное рассмотрение и распределение;

Регистрация документов;

Контроль исполнения документов;

Информационно-справочная работа;

Исполнение документов;

Их отправка;

Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, реги­страция означает запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов - совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирова­ние дела - группирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на инфор­мации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразде­ляется на медицинскую, научную, техническую, технологиче­скую и др. В федеральных органах власти и управления, в учре­ждениях, организациях и на предприятиях (независимо от на­правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос­тупность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источни­ком, кибернетика-документалиста - носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фик­сации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа?

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич­ные и официальные и др.

Официальные документы - это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составля­ют служебные (управленческие) документы, которые определяют­ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений, слу­жат доказательством их исполнения и источником для обобще­ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Основные правила составления и оформления управленческих документов, закреплены в действующих в настоящее время в России, общегосударственных нормативно-методических документах государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата .

На основе законодательных, нормативных и нормативно - методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

• - права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;
• - состав применяемых в аппарате управленческих документов;
• - компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
• - порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
• - обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

• - обеспечение юридической силы документа;
• - создание условий для оперативного исполнения документов;
• - возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);
• - возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно - технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований.

• 01-Государственный герб Российской Федерации;
• 02-герб субъекта Российской Федерации;
• 03-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04-код организации - автора документа;
• 05-основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06-идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• 07-код формы документа;
• 08-наименование организации - автора документа;
• 09-справочные данные об организации - авторе документа;
• 10-наименование вида документа;
• 11-дата документа;
• 12-регистрационный номер документа;
• 13-ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 14-место составления или издания документа;
• 15-адресат;
• 16-гриф утверждения документа;
• 17-резолюция;
• 18-заголовок к тексту;
• 19-отметка о контроле;
• 20-текст документа;
• 21-отметка о наличии приложения;
• 22-подпись;
• 23-гриф согласования документа;
• 24-визы согласования документа;
• 25-оттиск печати;
• 26-отметка о заверении копии;
• 27-отметка об исполнителе;
• 28-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 29-отметка о поступлении документа в организацию;
• 30-идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 16, 22, 23, 24, 25.

Реквизиты 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 21, 23, 24, 26, 27, 28, 29, 30 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 20 «текст документа» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.

В России совре менные требования к оформлению организационно-распоряди тельной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспро изведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Основные положения по документированию управленческой деятельности:

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческой действий на уровне управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования, как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указы, поручения, инструкции. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. Совместный управленческие документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления, и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ. Доведения до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах. Управленческий документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка по сути разногласий. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (записей докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных). Если ход заседания стенографируются, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания, инструктирование и т.п. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издаются и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него в него изменений осуществляются службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.