Распорядительные документы понятие и общая характеристика. Порядок оформления распорядительных документов

Независимо от характера и содержания деятельности организа­ции, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется пра­вом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов - регули­рование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входя­щих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется де­ятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах , на­правлены на совершенствование организационной структуры учреж­дения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспече­ние организации финансовыми, трудовыми, материальными, инфор­мационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие свер­ху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали .

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкрет­ные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызы­вающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные доку­менты делятся на:

правовые акты, действующие на республиканском уровне, - акты, из­даваемые Президентом Республики Беларусь, Правительством республики, органами республиканской исполнительной власти;

правовые акты, действующие на уровне субъектов республики, - областей, городов республиканского значения, а так­же их территориальных образований;

правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются от­раслевыми органами исполнительной власти);

правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами республиканской исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов . Их можно разделить на:

акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граж­дан Республики Беларусь;

акты межведомственного характера;

акты, регулирующие.отношения органов республиканской исполни­тельной власти с подведомственными учреждениями, организация­ми и предприятиями.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

необходимость осуществления собственной исполнительно-рас­порядительной деятельности, вытекающей из функций и задач орга­низации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно не­сколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопроса (принятия реше­ний) все распорядительные документы делятся на две группы :

коллегиальности ;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия ре­шений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопро­сы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности дей­ствует правительство, представительные органы местного самоуправления, го­сударственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особо выделяются совещатель­ные по своему статусу органы, например коллегии министерств. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управ­ления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют министерства, администрации территориальных образований, ор­ганы исполнительной власти организаций, учреждений, предприя­тий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный ди­ректор, председатель правления).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные реше­ния по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, мате­риального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решения издаются поста­новления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

Среди действующих унифицированных систем документации особое место для реализации общей для всех органов управления функции - организации системы и процессов управления, касающихся непосредственно организации управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, - принадлежит унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) УСОРД - унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно - распорядительных задач управления..

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации - министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, Росархив РФ отвечает за систему организационно-распорядительной документации.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:

• - нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;
• - конкретные поручения вышестоящих органов;
• - осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;
• - потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Состав распорядительной документации

К распорядительной документации относятся:

• - постановления;
• - решения;
• - приказы;
• - распоряжения;
• - указания.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения Здесь и далее за основу взяты определения из «Краткого словаря видов и разновидностей документов» (Главное архивное управление при Совете министров СССР, Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центральный государственный архив древних актов. М., 1974)..

Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также советов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Главные различия распорядительной документации касаются:

• 1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;
• 2) перечня рассматриваемых в них вопросов.

Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия). Исполнительный орган представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями. Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица. При этом он может быть:

• - единоличным, при котором во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное принимать юридически обязательные решения;
• - коллегиальным, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа. Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.

На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например, коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение вопреки решению совещательного органа.

При единоличном принятии решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

На основе единоличного принятия решений действуют:

• - федеральные министерства;
• - администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований;
• - исполнительные руководители организаций, учреждений, фирм, предприятий;
• - генеральный директор;
• - директор;
• - исполнительный директор;
• - председатель правления.

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других. В учредительных документах организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор (директор) или правление (дирекция), там же указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа.

Например, формулировка из Устава:

8.5. Генеральный директор Общества:

издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества

Кроме того, право подписи организационно-распорядительных документов, изданных единоличным исполнительным органом, находит отражение и в законах о соответствующих организационно-правовых формах юридических лиц.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.2005 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

(в ред. от 28.12.2010)

Статья 69. Руководитель акционерного общества

2. …Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества. …

Извлечение

из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

(в ред. от 02.07.2010)

Статья 21. Руководитель унитарного предприятия

1. Руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия.

…Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством.…

Общая классификация распорядительных документов в зависимости от порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов:

Издаваемые единоличным исполнительным органом:

• - приказы;
• - распоряжения;
• - указания.

Издаваемые коллегиальным исполнительным органом:

• - постановления;
• - решения.

Отличия распорядительных документов, касающиеся перечня рассматриваемых в них вопросов.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации (п. 2.1.4 ГСДОУ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).). К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или оказание иных услуг, вопросы, связанные с финансированием, подготовкой отчетности предприятия, реализацией функции планирования, управления персоналом, развитием научно-технической базы.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов (п. 2.1.4 ГСДОУ). К оперативным вопросам относятся вопросы управления текущими событиями, а именно: оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.

На практике в деятельности коммерческих организаций применяются распорядительные документы, принимаемые единоличным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания (как правило, указания издаются органами государственного управления, но руководители предприятий также имеют право на издание такого рода документа). Иногда, хотя и очень редко, издается такой распорядительный документ, как решение, принимаемое коллегиальным исполнительным органом. Постановление как акт управления, издаваемый высшими исполнительными и распорядительными органами государственной власти, интереса для коммерческих организаций не представляет. Несмотря на это следует учитывать, что постановления могут приниматься не только на государственном уровне, но и руководителями коллегиальных органов общественных организаций по основным вопросам их деятельности.

Если президент компании, генеральный директор, директор предприятия или иной единоличный исполнительный орган организации решит издать правовой акт по основному направлению деятельности, то в этом случае необходимо будет подготовить приказ. В приказе отражаются наиболее важные вопросы, связанные с основной деятельностью организации. Цель издания приказа - решение конкретной задачи, стоящей перед организацией.

Приказом утверждаются локальные нормативные акты, номенклатуры, перечни (например, перечень лиц, имеющих право пользоваться мобильной связью, с указанием лимитов для каждой должности), планы развития производства, планы ввода в действие различных объектов, прайс-листы, отчеты, организационные структуры и штатные расписания, учетная политика предприятия, типовые формы документов.

Документ может утверждаться не только приказом, но и должностным лицом (т.е. единоличным исполнительным органом), правлением, дирекцией (коллегиальным исполнительным органом). Иногда способ утверждения документа (коллегиальным исполнительным органом или единоличным исполнительным органом) может определяться законодательством. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» предусмотрено утверждение общим собранием акционеров внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (включая выплату (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года.

Приказом утверждается состав различных комиссий (для проведения инвентаризации, уничтожения печати, списания основных средств и др.), рабочих группы (например, по разработке основных направлений стратегического развития предприятия).

Приказом предоставляется право подписи каких-либо документов, отменяются (отзываются) доверенности, прекращается (приостанавливается) производство каких-либо видов продукции, оборудования, вводятся новые виды продукции, определяются проведение мероприятий, связанных с гражданской обороной (например, проведение штабной тренировки по гражданской обороне), проведение различных проверок (включая филиалы), изготовление печатей, проведение годового аудита предприятия, переход на централизованные закупки и поставки отдельных видов сырья и материалов, меры противопожарной безопасности и усиления охраны в праздничные дни, подготовка планов и др.

Приказ об утверждении плана ремонта производственных цехов

11.01.2014 № 02

Об утверждении

плана ремонта

производственных цехов

предприятия на 2014 год

В целях модернизации производственных мощностей ОАО «Альянс» (далее - Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

• 1. Утвердить план ремонта производственных цехов предприятия на 2014 год (приложение к приказу).
• 2. Начальнику секретариата Ивановой А.Н. ознакомить с настоящим приказом работников Общества в соответствии с реестром рассылки в течение двух рабочих дней с даты его подписания.
• 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного инженера Федорова А.Ф.

Генеральный директор Сидоров А.В. Сидоров

Если руководитель предприятия решит издать правовой акт по оперативным и текущим вопросам деятельности организации, то необходимо будет подготовить распоряжение. Распоряжение, в отличие от приказа, издается с целью решения отдельных (узких, конкретных) вопросов, которые необходимы для претворения в жизнь определенных задач предприятия. Так, если приказом был утвержден план ремонта производственных цехов предприятия (т.е. определены основные этапы, сроки процесса модернизации производственных мощностей предприятия), то в распоряжении решается вопрос о подготовке конкретного цеха к проведению ремонта, т.е. это отдельный вопрос в рамках общей задачи модернизации производственных мощностей предприятия.

Распоряжение, как правило, касается узкого круга работников и не является документом длительного действия.

Распоряжение может издаваться по таким вопросам, как предоставление копий документов (например, договоров, счетов-фактур, товарных накладных и др.), предоставление и согласование графика отпусков, отчетных материалов и т.д.

Распоряжение может быть подготовлено также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Указания обычно издаются органами государственного управления, но руководитель коммерческой организации также может издать такой распорядительный документ. Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического, административного характера или по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений. Если организация примет решение использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует четко разграничить назначение приказов, распоряжений и указаний.

Особенностью оформления такого распорядительного документа, как указание, является то, что вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (Пример 1, 2).

Распоряжение о подготовке производственного цеха к ремонту

Открытое акционерное общество «Альянс»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

15.05.2014 № 52

О подготовке

производственного цеха № 2

к ремонту

В целях реализации плана ремонта производственных цехов предприятия на 2014 год, утвержденного приказом ОАО «Альянс» (далее - Общество) от 11.01.2014 № 02 о/д «Об утверждении плана ремонта производственных цехов предприятия на 2014 год»,

ОБЯЗЫВАЮ:

• 1. Начальника производственного цеха № 2 Котова А.В. подготовить цех для проведения ремонта к 1 июня 2014 года.
• 2. Начальника секретариата Иванову А.Н. ознакомить с данным распоряжением начальника цеха Котова А.В. в течение двух рабочих дней с даты подписания настоящего распоряжения.
• 3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на главного инженера Федорова А.Ф.

Генеральный директор Сидоров А.В. Сидоров

Указание об организации подписки

Открытое акционерное общество «Альянс»

УКАЗАНИЕ

Об организации подписки

на второе полугодие 2014 года

В целях оперативного решения вопросов, связанных с организацией подписки на второе полугодие в ОАО «Альянс» (далее - Общество),

ОБЯЗЫВАЮ:

• 1. Руководителей структурных подразделений Общества предоставить заявки от каждого структурного подразделения с указанием наименования подписного издания, количества экземпляров и наименования организации, осуществляющей издательскую деятельность, в общий отдел в срок до 1 июня 2014 года.
• 2. Начальнику секретариата Ивановой А.Н. ознакомить руководителей структурных подразделений Общества с настоящим указанием в течение двух рабочих дней с даты его подписания.
• 3. Контроль за исполнением настоящего указания возложить на руководителя административного управления Петрову К.И.

Генеральный директор Сидоров А.В. Сидоров

При необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров) используется такой документ, как решение. Решение касается основного вопроса деятельности предприятия, например - выпуска оборудования.

Необходимо учитывать следующую особенность оформления решения: текст решения, также как и других распорядительных документов, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» прописными буквами на отдельной строке.

Решение о приостановке реализации проекта

Открытое акционерное общество «Альянс»

СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ

О приостановке реализации

проекта по выпуску

нового оборудования марки «000»

В связи с невыполнением сроков реализации проекта по выпуску нового оборудования марки «000» (далее - Проект) Совет директоров

• 1. Приостановить реализацию проекта до 1 июня 2014 года.
• 2. Руководителю проекта Смолину Ф.А. подготовить план мероприятий по устранению недоработок, обнаруженных в ходе выполнения проекта, и представить его на утверждение Совета директоров 1 июня 2014 года.
• 3. Начальнику секретариата Ивановой А.Н. ознакомить руководителя проекта Смолина Ф.А. под личную подпись с данным решением и обеспечить доведение настоящего решения до всех членов Совета директоров в течение трех рабочих дней с даты подписания данного решения.
• 4. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на главного инженера Федорова А.Ф.

Председатель

Совета директоров Соколов А.К. Соколов

Секретарь Попова О.В. Попова

На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Причем нормативных актов, регулирующих использование того или иного вида распорядительной документации в коммерческих организациях, нет. Поэтому использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах организации.

Особенности подготовки и оформления распорядительных документов

Право подписи распорядительных документов имеет единоличный исполнительный орган - генеральный директор (директор, президент) в соответствии с учредительными документами. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые могут подписывать приказы наряду с единоличным исполнительным органом. Однако на практике такое бывает редко. Чаще всего право подписи приказов по основной деятельности делегируется на основании приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать в пределах своих полномочий.

Приказ о распределении обязанностей

Открытое акционерное общество «Альянс»

11.05.2014 № 44

О распределении обязанностей

Для решения оперативных вопросов, связанных с деятельностью ОАО «Альянс» (далее - Общество),

ПРИКАЗЫВАЮ:

• 1. Возложить на заместителя генерального директора Сысова Алексея Васильевича обязанности по оперативному руководству деятельностью Общества и предоставить право подписи:
  • - договоров, кроме кредитных;
  • - финансовых документов (право первой подписи);
  • - распорядительных документов (приказов, распоряжений);
  • - обращений в министерства и ведомства, организации по вопросам деятельности Общества и получения разрешительной документации.
• 2. Возложить на заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова Сергея Константиновича обязанности по руководству кадровой политикой Общества и предоставить право:
  • - утверждения штатного расписания Общества и согласования штатных расписаний филиалов Общества;
  • - подписи договоров, связанных с хозяйственным обеспечением общества.
• 3. Начальнику юридической службы Коровину А.П. в установленном порядке оформить доверенности на заместителя генерального директора Сысова А.В., заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. в срок до 14 мая 2014 года.
• 4. Начальнику секретариата Ивановой А.Н. ознакомить заместителя генерального директора Сысова А.В., заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. с настоящим приказом под личную подпись и обеспечить доведение настоящего приказа до всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписания настоящего приказа.
• 5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Сидоров А.В. Сидоров

Подготовка доверенности связана только с теми документами, которые будут направляться в сторонние организации, на подписание внутренних документов доверенность не выдается.

Распорядительные документы могут быть совместными, т.е. подготовленными организациями, издающими одинаковые по форме документы для решения каких-либо вопросов совместной деятельности.

Распорядительный документ состоит из констатирующей и распорядительной частей, последнюю можно делить на пункты, в которой указывают, кто делает, что делает и в какой срок.

Распорядительный документ вступает в действие с даты подписания или даты, указанной непосредственно в самом документе. Например, приказ об утверждении регламента по списанию дебиторской задолженности может содержать следующую формулировку:

2.1. Утвердить Регламент по списанию дебиторской задолженности в ОАО «Альянс» и ввести его в действие с 1 июля 2014 года.

Сам приказ будет датирован 20 июня 2014 года, он вступит в действие с этой даты, а вот регламент, утверждаемый данным приказом, вступит в действие только 1 июля 2014 года.

Распорядительный документ может быть длительного действия или носить характер разового поручения, т.е. касаться исполнения отдельных вопросов. акт правовой делопроизводство федеральный

Распорядительный документ должен содержать пункт о доведении данного документа до исполнителей, т.е. кто и в какой срок и до кого должен довести распорядительный документ. Например, что касается распорядительных документов длительного действия, то основная проблема доведения их до исполнителей заключается в том, что распорядительный документ может действовать в течение нескольких лет (например, приказ о создании комиссии по списанию основных средств), а порядок доведения приказа до вновь принимаемых сотрудников не прописан должным образом. Иногда получается так, что сотрудник является членом комиссии, подписывает документы, а с приказом не ознакомлен, так как был принят на работу через год после подписания приказа.

6. Начальнику службы делопроизводства Ивановой А.Н. довести данный приказ до всех членов комиссии в течение трех рабочих дней с даты его подписания и доводить данный приказ до сведения вновь принимаемых сотрудников, которые являются членами комиссии по списанию основных средств, в течение трех рабочих дней с даты приема их на работу.

Обычно в организации формируется отдельная папка с распорядительными документами длительного действия, с которыми должны быть ознакомлены вновь принимаемые сотрудники. Кроме того, в приказах длительного действия можно рекомендовать указывать только должности сотрудников без указания фамилии, имени, отчества. Если распорядительный документ доводится до ограниченного круга сотрудников, то их можно приводить непосредственно в самом приказе; если же перечень включает много сотрудников, то можно рекомендовать составлять реестр рассылки, причем на предприятии они могут быть стандартными (например, реестр рассылки для руководителей структурных подразделений, директоров филиалов и т.д.) или индивидуальными (составляться отдельно для каждого распорядительного документа).

Срок исполнения распорядительного документа (отдельных его пунктов) может быть указан периодом времени в обычных календарных днях, в рабочих днях или такой документ может иметь конкретную дату исполнения. Это правило не распространяется на документы длительного действия. Возможны следующие формулировки:

3. Начальнику юридической службы подготовить доверенность на заместителя генерального директора Сысова А.В. в срок до 1 августа 2014 года.

Такая формулировка не вызывает вопросов по сроку исполнения.

4. Начальнику отдела делопроизводства Ивановой А.Н. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 20 июня 2014 года, то довести его до исполнителей необходимо по 24 июня 2014 года, т.е. в течение трех рабочих дней, исключив из срока выходные дни - 21 и 22 июня.

5. Начальнику отдела делопроизводства Ивановой А.Н. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 20 июня 2014 года, довести его до исполнителей необходимо с 20 июня по 22 июня 2014 года, т.е. в течение трех календарных дней, но учитывая, что 21 и 22 июня - выходные дни, приказ должен быть доведен до исполнителей в течение одного дня - 20 июня 2014 года.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) другим распорядительным документом организации. Например, внесение изменений в приказ осуществляется путем подготовки соответствующего приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ. Если отменяется действие какого-либо приказа, то в соответствующем приказе об отмене ранее действующего приказа необходимо указать, с какой даты действие приказа отменяется, а также указать его номер, дату, наименование, например:

1. Отменить приказ ОАО «Альянс» «О создании комиссии по списанию основных средств» от 20 июня 2013 года № 365 с 1 июля 2014 года.

Следует учитывать, что действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Для учета и четкой организации работы с распорядительными документами их необходимо регистрировать. Регистрационным номером является порядковый номер, присвоенный в пределах календарного года, который иногда может быть дополнен буквенными или цифровыми обозначениями. Так, приказы разделяются на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Для каждой группы могут использоваться свои буквенные обозначения: номер приказа по личному составу - № 267 л/с, по основной деятельности - № 534 о/д.

2. Понятие номенклатуры дел. Виды номенклатуры дел. Порядок составления

Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела Дело -- это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП «Стандартинформ», 2014. - Пункт 94..

Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:

• - предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;
• - содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
• - закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
• - имеет справочное значение при изучении структуры организации;
• - является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
• - используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• - может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с..

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. (раздел 3.4);

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

Форма номенклатуры дел организации Приложение 7 Основных правил работы архивов организаций:

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

_________№___________ руководителя организации

______________________

(место составления) Подпись Расшифровка подписи

На ________________ год

службы ДОУ организации Подпись Расшифровка подписи

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения

от _________ № _______________ от _____________ № _______________

Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации Приложение 8 Основных правил работы архивов организаций:

Наименование организации

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_________№___________

______________________

(место составления)

На ________________ год К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 7, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.

Наименование должности руководителя

структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО При наличии ЭК структурного подразделения.

Протокол ЭК структурного подразделения

от _________ № _______________

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Номенклатура дел организации оформляется на бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за делопроизводство, и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

• - уставом или положением об организации;
• - положениями о структурных подразделениях;
• - штатным расписанием;
• - номенклатурой дел организации за прошлый год;
• - описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• - регистрационными формами;
• - ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения;
• -типовыми и примерными номенклатурами дел.

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 - наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 - порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры - заголовок дела.

Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

• - название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
• - название адресата или корреспондента;
• - краткое содержание документов дела;
• - название местности, с которым связано содержание документов;
• - даты (период), к которым относится содержание дела;
• - указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.).

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Читайте также: I. Особенности формирования отраслевой системы оплаты труда работников учреждений здравоохранения II. Особенности учета операций по осуществлению функций главного распорядителя, распорядителя и получателя средств федерального бюджета III Блок: 5. Особенности работы социального педагога с детьми-сиротами и детьми, оставшимися без попечения родителей. PR-мероприятия для СМИ (виды, характеристика, особенности). Абсолютная монархия в Англии. Предпосылки возникновения, общественный и государственный строй. Особенности английского абсолютизма. Абсолютная монархия в Англии. Предпосылки возникновения, общественный и государственный строй. Особенности английского абсолютизма. (лекция) Автотрансформаторы, особенности конструкции, принцип действия, характеристики Агентирование в коммерческой деятельности. Особенности оформления договорных отношений и правового регулирования. Агранулоцитоз, этиология, патогенез, виды, картина крови, клинические проявления. Панмиелофтиз, картина крови. Агрегатные состояния вещества. Характер теплового движения в этих состояниях. Особенности теплового движения в различных агрегатных состояниях вещества.

Понятие «распорядительные документы». Констатирующая и распорядительная часть распорядительная документа. Документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. Документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решений. Приказы: по основной деятельности, по организационным вопросам, по личному составу. Указания. Распоряжения. Постановление. Решение.

Распорядительные документы – документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения.

Основную нагрузку несет распорядительная часть.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ – приказы.

ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»

Виды распорядительных документов:

1. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации единолично в целях разрешения стоящих перед ней основных и оперативных задач. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различают приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.

Приказы по организационным вопросам издают в случаях создания, реорганизации или ликвидации предприятия; при утверждении структуры и штатов; в целях утверждения и (или) введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов); при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (советов, правлений, комиссий и др.).

Приказ по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности предприятия, его материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление им отпусков, присвоение разрядов, командирование, вынесение взысканий и поощрения.

Приказы оформляют на специальном бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Они содержат следующие обязательные реквизиты:

11 – дата документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

22 – подпись;

24 – визы согласования документа;

27 – отметка об исполнителе;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Проекты приказов составляют на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок – обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Он строится по схеме «О чем?», например:

«Об утверждении штатного расписания»

Текст приказа состоит из двух частей: вступительной и распорядительной, разделяемых словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Во вступительной части дают обоснование предписываемых действий. Если основание к изданию приказа – законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указывают его название, дату, номер:

«На основании решения Общего собрания акционеров об увеличении уставного капитала общества (протокол от 18.03.2010 № 1)

ПРИКАЗЫВАЮ…

Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

2. Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

К вопросам информационно-методического и организационного характера относятся:

– Организация исполнения приказов;

– Организация исполнения инструкций.

Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

­ констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»

­ распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».

3. Распоряжение – документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени директора компании его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.

4. Постановление – это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.

Формуляр постановления имеет следующие обязательные реквизиты:

08 – наименование организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа.

Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

5. Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т. д.

Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем – слово РЕШИЛ на отдельной строке.
Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие– исполнитель – срок исполнения.

Формуляр решения имеет следующие обязательные реквизиты:

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

22 – подпись;

25 – оттиск печати.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

хорошую работу на сайт">

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

по дисциплине:

"Документирование управленческой деятельности"

"Характеристика и состав распорядительных документов"

Введение

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» .

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Управленческая деятельность организации фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД).

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» дано следующее определение:

«Организационно-распорядительный документ - это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

В составе ОРД различаются три группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные.

Организационно-распорядительной документации в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

Таким образом, тема реферата является достаточно актуальной.

Цель работы: изучить и охарактеризовать состав и основные признаки организационно-распорядительных документов.

1. Организационно-распорядительные документы

Организационно-распорядительная документация (ОРД) - это совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления, которые подразделяются на следующие основные группы: организационные, распорядительные и информационно-справочные .

К организационным относятся документы, которые определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений. Это уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания и т.д.

Распорядительной документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средством передачи письменных указаний подчиненным учреждениям и конкретным лицам. Это постановления, решения, распоряжения, указания, приказы и т.д.

Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры и т.д.

К организационно-распорядительной документации относится также и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления.

Перечень приведенных выше документов, входящих в систему ОРД, не является исчерпывающим. Отдельно следует выделить такой вид документа, как протокол, который сочетает в себе черты и распорядительного, и справочно-информационного документа.

Каждый из этих документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов, целевое назначение которых неоднозначно. Одни элементы содержат сведения, характеризующие явления, в подтверждение которых составлен документ, другие - несут информацию о самом документе, являясь его обязательными атрибутами .

1.1 Организационные документы

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Все они составляют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. Организационные документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения .

К организационным документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция .

Документы, составляемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, относятся к группе организационных документов по личному составу. Это приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационного документа является дата его утверждения .

С точки зрения срока действия организационные документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационные документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение) .

Разрабатывает организационные документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения. Текст большинства таких документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации .

Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие, а именно: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Текст большинства организационных документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами .

1.2 Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач .

Правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы наделяется руководство любой организации независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и др. факторов. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали .

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

Администрация предприятий, учреждений, организаций - приказы, инструкции, указания;

Кооперативные организации - решения;

Общественные организации - постановления, распоряжения.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, решения, постановления. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов .

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений .

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; согласование документа и его подписание .

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение, например, перечисляют факты, события, пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ, с указанием поисковых (ссылочных) данных. Констатирующая часть не обязательна, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» - в решении, «предлагаю» - в распоряжении, «приказываю» - в приказе. Слова «постановляет», «решает», «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная с левой границы поля. Затем с новой строки располагается текст распорядительной части. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Последним пунктом в приказах, решениях, постановлениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указывается в самом документе .

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.). Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

1.3 Информационно-справочные документы

Информационно-справочные - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов .

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения или может быть лишь принята к сведению, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они носят вспомогательный характер по отношению к распорядительным документам и, в отличие от последних, не содержат поручений и не являются обязательными к исполнению.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационным и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую . К таким документам относятся: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень .

2. Формы организационно-распорядительных документов

Важной задачей делопроизводства является упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Этому в значительной степени и способствует создание стандартов унифицированной системы ОРД. Основные требования к оформлению документов базируются, прежде всего, на требованиях государственных стандартов, предъявляемых к унификации системы документации. Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, оформление машинописным способом отдельных реквизитов.

Единообразию в оформлении документов в организации помогает максимальная типизация и трафаретизация текстов. Следует отметить, что составители документов могут избрать и продольный вариант расположения постоянных реквизитов. В этом случае, создателю документа надо будет рассчитывать реквизиты, исходя из количества печатных знаков в рабочей строке. Унифицированная система ОРД носит межведомственный характер .

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Текст устава предприятия можно разделить на шесть разделов: общие положения; организационное единство; регламент деятельности; финансово-материальная база; отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами .

Учредительный договор - это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава .

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида. Учредительный договор относится к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным .

Положение. Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата .

Приказ - правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности .

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по «вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений и их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от их подчиненности. В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу») .

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Преамбула может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.д.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «приказываю», которое печатается в разрядку с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная частьдолжна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: «1. Создать рабочую группу в составе…» .

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О наложении административного взыскания» и т.п. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие:

Эти глаголы печатают прописными буквами. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указываются должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимают сотрудника. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска .

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируют. Все дела, которые хранятся в учреждениях до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок, в соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Приказы оформляются на бланке приказа.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан . Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия .

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия .

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «РЕШИЛ» (РЕШИЛА, РЕШИЛО, РЕШИЛИ), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ:…».

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (РЕШИЛ, РЕШИЛА, РЕШИЛО). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа (РЕШИЛИ) . При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты. Распорядительная часть излагается пунктами.

Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Штатное расписание - один из основных видов организационных документов, который разрабатывается в соответствии с уставом предприятия. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников; внутриобъектный режим. Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция утверждается руководителем предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность.

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:

1) с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта;

2) о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемые распорядительным документом, по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего, члены комиссий должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного: «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п. Некоторые виды актов требуют утверждения.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания.

Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем. Реквизиты характеристики: наименование вида Документа, текст, подписи, дата, печать. Текст, как правило, состоит из двух частей: вводной (где указывается фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии) и основной (где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками). Завершающая фраза - «Характеристика выдана для предоставления». Характеристику подписывает руководитель предприятия, подпись заверяется печатью. Составляется в двух экземплярах.

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве, в настоящее время широко применяемый вид документа. Рекомендуемые реквизиты резюме: название вида документа, дата, фамилия, имя, отчество, почтовый адрес претендента, телефон, текст, подпись. Сначала пишется имя, отчество, фамилия, домашний адрес, телефон, дата рождения. Текст излагается по разделам: образование (сначала указывается высшее: какой вуз и когда закончили, полученная специальность; затем перечисляются в обратном порядке другие виды образования до года окончания школы), трудовая деятельность (перечень составляют с настоящего времени до момента окончания школы - в обратном порядке. Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста.

Докладная записка - документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения . Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Текст документа должен четко делиться на две части: констатирующей, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация и где излагаются предложения, просьбы.

Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

В третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать - в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации .

Заключение

Таким образом,организационно-распорядительные документы -это документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц. В их составе различаются: организационные, распорядительные и справочно-информационные.

К ним относятся: уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания, приказ, распоряжение, указание, решение, постановление, а также докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения и т.д.

Каждый из этих документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов, целевое назначение которых неоднозначно. Одни элементы содержат сведения, характеризующие явления, в подтверждение которых составлен документ, другие - несут информацию о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

В конкретной организации порядок составления организационно-распорядительных документов устанавливается инструкций по делопроизводству или инструкцией, излагающей порядок работы с документами.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

Список литературы

документ типизация распорядительный штатный

1. Постановление Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.04. - №1.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

4. Делопроизводство: Образцы, документы. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. - М.: ТК Велби, 2004. - 456 с.

5. Квеско, С.Б. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / С.Б. Квеско, В.Е. Киреенко. - Томск: изд-во ТПУ, 2005. - 112 с.

6. Краткий словарь видов и разновидностей документов / М.: ВНИИДАД,

7. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. / Т.В. Кузнецова. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. - 408 с.

8. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение. Учебник / Н.Н. Кушнаренко. - М.: Знание, 2004. - 460 с.

9. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Общ. ред. М.В. Ларин. - М.: ВНИИДАД, 2003. - 90 с.

10. Организация работы с документами: Учебник. / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Риор, 2004. - 592 с.

11. Охотников, А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / А. Охотников, Е. Булавина. - М.: МарТ, 2005. - 304 с.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.

курсовая работа , добавлен 29.10.2014


Состав организационно-распорядительных документов. Количество печатных знаков на странице формата А4. Требования к официально-деловому стилю документов. Способы утверждения бумаг. Реквизиты, правила их расположения. Пример оформления распоряжения.

контрольная работа , добавлен 26.05.2013


Организационно-распорядительные документы. Процедура издания распорядительных документов. Закономерности общения, пути социальной адаптации личности. Основные принципы организации анализа хозяйственной деятельности. Эффективность распределения ресурсов.

контрольная работа , добавлен 28.03.2015


Общие требования к организационно-распорядительной документации. Унификация и стандартизация управленческой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Реквизиты организационно-распорядительных документов.

дипломная работа , добавлен 10.02.2009


Образцы составления студенческих, распорядительных, справочно-информационных документов, приказов по личному составу и деловых писем. Обзор методических рекомендаций по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций.

контрольная работа , добавлен 20.08.2015


контрольная работа , добавлен 27.10.2014


Формы бумаги и поля. Бланки документов. Оформление отдельных реквизитов. Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы. Документы по личному составу. Структура и штатная численность. Внесение изменений в записи трудовой книжки.

курсовая работа , добавлен 26.02.2009


Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.

дипломная работа , добавлен 16.10.2013


Перечень и характеристика документов личного дела. Анализ правил оформления реквизитов в письме иностранному корреспонденту. Подготовка организационно-распорядительных и справочно-информационных документов. Составление должностной инструкции экономиста.

контрольная работа , добавлен 15.01.2015


Организационно-распорядительные документы для осуществления деятельности организации: устав, должностные инструкции, штатное расписание, штатная численность, положения, инструкции, корреспонденция. Примеры заявлений и других документов на предприятии.

Узнайте, что представляют собой распорядительные документы, какие их виды может содержать система распорядительных документов организации в 2016 году, где искать общие стандарты оформления и требования к распорядительным документам в 2016 году, почему приказ - основной распорядительный документ, а также какие элементы включаются в состав распорядительных документов.

Из этой статьи вы узнаете:

• какую функцию выполняют распорядительные документы;
• какие существуют виды распорядительных документов;
• как происходит оформление распорядительных документов;
• какие требования к распорядительным документам предъявляются действующим законодательством.

Распорядительные документы закрепляют задачи, функции и цели всей организации или ее отдельных сотрудников (как руководящих, так и рядовых). Если в ходе операционной деятельности учреждения возникает потребность в выполнении конкретных действий, именно распорядительными документами утверждается порядок их реализации, а также права и обязанности работников, которые привлекаются к процессу.

Виды распорядительных документов

Согласно ГОСТ («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-2003 ), в 2016 году система распорядительных документов любой организации может быть представлена:

• постановлениями;
• распоряжениями;
• решениями;
• приказами;
• указаниями.

Все виды распорядительных документов должны использоваться по назначению. В каждом конкретном случае выбор типа документа осуществляется исходя из полномочий, статуса и компетенции должностного лица, которое его издает. Учитывается и порядок принятия управленческого решения (коллегиальный или единоличный). Как правило, приказы и распоряжения издает генеральный директор или его заместитель. Если документ издается в результате рассмотрения вопроса коллегиальным органом управления, оформляется постановление или решение.

Основной распорядительный документ

Приказ - основной распорядительный документ. Это самый распространенный вид управленческого документа в практике делопроизводства, обычно издаваемый по основным вопросам. Приказами утверждаются локальные акты, инструкции, перечни и номенклатуры, отчеты и планы развития производства, штатные расписания и типовые формы документов, решения о реорганизации предприятия или смене режима его работы. Изданием приказов сопровождаются прием, перемещение и увольнение работников, а также другие процедуры, касающиеся внутренней жизни организации.

В приказах отражаются решения конкретных задач, стоящих перед организацией, причем любой приказ позже можно отменить другим распорядительным документом. Издавая приказ об отмене предыдущего решения руководства, необходимо указывать дату, с которой действие распорядительного документа прекращается, а также его номер и точное наименование.

Все приказы обязательно проходят регистрацию, причем отсчет порядковых номеров ведется в пределах календарного года. Иногда в порядке, установленном номенклатурой дел организации, порядковый номер приказа дополняется буквенными или цифровыми обозначениями. Например, для группы приказов по личному составу может применяться обозначение «л/с», а для приказов по основной деятельности - «о/д».

Текст обычно состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной: в первой части освещается суть рассматриваемого вопроса или цитируются предыдущие решения, во второй формулируется поручение. И если констатирующая часть не считается обязательной (во многих распорядительных документах она попросту отсутствует), то распорядительная как раз несет основную смысловую нагрузку.

Требования к распорядительным документам

Подробные требования к распорядительным документам изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Проставляя реквизиты, необходимо указывать код организации (по ОКПО) и код формы документа (по ОКУД), а также следить, чтобы используемое при оформлении название организации совпадало с данными учредительных документов. В качестве автора указывается должностное лицо, представляющее организацию.

Не забывайте вносить справочные данные: почтовый адрес, номера телефонов и другие данные об организации, а также наименование документа и дату. Если речь идет о приказе или распоряжении, обязательно ставится дата его утверждения или подписания, а в постановлении или решении указывается дата заседания, на котором оно было принято.

Регистрационный номер документу присваивается в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел, в случае необходимости на первом листе проставляется гриф ограничения доступа («Конфиденциально», «Строго секретно» и т. д.). Распорядительные документы организации в 2016 году подписываются исключительно должностными лицами, за которыми уставом закреплено соответствующее право.

Вложенные файлы

• Приказ об организации воинского учета (бланк).doc
• Приказ о реорганизации организации (бланк).doc
• Приказ об утверждении графика сменности (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Приказ об организации воинского учета (образец).doc
• Приказ о реорганизации организации (образец).doc
• Приказ об утверждении графика сменности (образец).doc