Что такое акт передачи дел при увольнении генерального директора и как его правильно оформить? Акт приема-передачи документов при смене директора, основания и порядок увольнения.

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

• Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
• В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
• Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
• Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Все участники хозяйственного оборота обязаны вести бухгалтерский учёт - так установлено законом. Юридическая ответственность за его правильность и своевременность возложена на собственника или уполномоченного им руководителя предприятия, а также на главного бухгалтера.

Лица с правом подписи

Руководитель предприятия и главный бухгалтер, как правило, подписывают все бухгалтерские документы предприятия. Такое право закрепляется за ними законодательно или внутренними документами предприятия.

Полномочия руководителя обычно фиксируются в учредительных документах и контракте; полномочия главного бухгалтера могут закрепляться в его должностной инструкции, в приказе руководителя или в трудовом контракте.

Что делать, если меняются должностные лица

Смена директора или главного бухгалтера - дело довольно хлопотное и требует продуманного подхода. В этом случае предприятию нужно не только уведомить контролирующие органы и обслуживающий банк, но и правильно провести приём-передачу первичных бухгалтерских документов новому работнику.

Законодательно такой порядок предусмотрен только для бюджетных организаций; хозрасчётные предприятия определяют его самостоятельно, например, отдельным приказом или положением. В любом случае оформляется акт приёма-передачи документов, пример которого приведён ниже.

Исходя из сложившейся деловой практики, при смене лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учёта, на предприятии создаётся приказом специальная комиссия, которая проводит внутреннюю проверку и принимает документы у руководителя или главного бухгалтера.

Аудиторская проверка не является обязательной, однако предприятие может самостоятельно привлечь аудиторов, которые дадут заключение о состоянии бухгалтерского и налогового учёта. Такой документ может помочь предприятию избежать в будущем финансовых санкций проверяющих органов.

Если сменяющиеся должностные лица были материально ответственными, то проводится обязательная инвентаризация имущества и документов в установленном порядке.

Как правильно передать документы при смене директора или главного бухгалтера

За нарушение порядка ведения бухгалтерского учёта на предприятии для должностных лиц предусмотрена ответственность вплоть до уголовной, поэтому так важно правильно оформить приём-передачу документов при их смене.

Дела передаются вновь назначенному директору или главному бухгалтеру, а при отсутствии кандидатов – комиссии, или назначенному приказом работнику. Комиссия или ответственный работник впоследствии передают принятые документы вновь назначенному директору или главбуху. Если меняется главный бухгалтер, то принять документы может непосредственно руководитель предприятия.

Акт оформляется в трёх экземплярах: один – для сменяемого работника, второй – для назначенного, третий - для бухгалтерии. Акт приёма-передачи документов при смене директора подписывают члены комиссии или ответственный работник, главный бухгалтер и новый руководитель. А в случае смены главбуха это делают члены комиссии, руководитель предприятия и новый бухгалтер.

Акт приёма-передачи документов: образец

Акт приёма-передачи первичных бухгалтерских документов ООО "Ранг".

Дата, место составления.

Нами, директором ООО "Ранг" Павловым Иваном Трофимовичем, действующим на основании Устава, членами комиссии по приёму-передаче документов экономистом Лепта О.В., бухгалтером Кудь Н.П., архивариусом Руденко Т.Л., действующими на основании приказа, с одной стороны, и главным бухгалтером Алферовой В.А., действующей на основании приказа о приёме на работу и должностной инструкции, с другой стороны, составлен настоящий акт в том, что Алферова В.А. передаёт, а ООО "Ранг" в лице директора и комиссии принимает следующие документы ООО "Ранг" за период с апреля 2010 года по апрель 2015 года (подробный перечень):

• накладные на отпуск товара и налоговые накладные, акты на отпуск ТМЦ и товаров, договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, акты сверок;
• налоговую и финансовую отчетность;
• расшифровку сумм задолженности, активов и обязательств;
• документацию по зарплате;
• акты приёма-передачи документов в архив;
• акты проверок контролирующих органов (при наличии).

Директором и комиссией установлена недостача 1 налоговой накладной от 01.04.2014 года по договору поставки №3 от 01.01.2014 года. По данному факту от Алферовой В.А. получена объяснительная записка, и у контрагента письменно запрошен дубликат недостающего документа.

В остальном замечаний по ведению бухгалтерской документации не имеется.

Аудиторская проверка и инвентаризация не проводились в связи с отсутствием оснований.

Акт составлен в трёх аутентичных экземплярах: один - для Алферовой В. А., второй для бухгалтерии ООО "Ранг", третий для директора ООО "Ранг", и подписан тремя сторонами.

Совет юриста: для удобства перечень документации можно оформить в виде обязательного приложения к акту приёма-передачи.

Кого и как уведомить о смене ответственных лиц

В 10-дневный срок со дня изменений предприятие должно уведомить налоговые органы о смене ответственного лица. Оформляется такое уведомление путём подачи утверждённой регистрационной формы.

Также нужно оформить для обслуживающего банка новую карточку с образцами подписей, заверенную нотариально.

Если на предприятии имеется электронная цифровая подпись, то следует обратиться в сертификационный центр для аннулирования старой и оформления новой цифровой подписи, необходимой для сдачи электронной отчётности.

В случае смены директора также нужно внести изменения в государственный реестр предприятий: для этого предусмотрен специальный бланк.

Ответственность и санкции

Если внутренней проверкой при передаче дел выявлены нарушения, комиссия должна истребовать от директора или главбуха письменные объяснения. Если документ пропал или уничтожен, необходимо письменно уведомить об этом правоохранительные органы и включить их представителя в комиссию.

Законом установлено, что ответственность за неправильное ведение бухгалтерского учёта несут подписанты, однако это не освобождает предприятие от возможных санкций при проверках. Новый директор или бухгалтер не будут нести ответственность за ошибки предыдущего, а на предприятие, как субъекта хозяйствования, могут быть наложены финансовые санкции. Именно поэтому так важно правильно оформить процесс приёма-передачи документов при смене должностных лиц.

Акт передачи дел главного бухгалтера

В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.

Назначение и юридическая сила

Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.

Назначение:

1. Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

• их количество;
• их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
• дату передачи (иногда и время);
• передавшая сторона;
• принявшая сторона.

1. Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

1. Между 2 частными гражданами.
2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
3. Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.

Бланк и образец 2019 г.

Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:

1. Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
2. Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
3. ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
4. ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
5. Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:

• номера (в хронологическом порядке);
• полные официальные названия документов;
• дата их составления/подписания;
• номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
• форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).

1. Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.

Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот реальный пример заполнения:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).

Передача документации при смене директора

Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:

• учредительные (регистрация компании, сведения об учредителях, Устав и т.п.);
• первичная бухгалтерская отчетность;
• лицензия на ведение деятельности и прочая разрешительная документация;
• заключения налоговых и иных проверок;
• ценные бумаги, векселя;
• свидетельства о правах собственности на помещения, объекты имущества, производственное оборудование и т.п.;
• договоры аренды, поставки и другие соглашения с контрагентами;
• платежные документы и др.

Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписывается документ всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства .

Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.

Особенности процедуры состоят в следующем:

1. Прежде всего, до оформления и самой процедуры передачи необходимо провести специальную инвентаризацию всех бумаг, чтобы заранее понимать, есть ли какая-то недостача и в чем ее возможные причины. По результатам инвентаризации составляется отчетный документ произвольного образца.
2. Затем для подтверждения того, что все бумаги действительно не утеряны, привлекаются другие ответственные лица – это финансовый директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а при необходимости – и их заместители.

В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.

Ответьте пожалуйста подробно, так же просьба отправить все бланки, которые понадобятся для решения этих вопросов. 1. Как перенять дела при смене ген.директора, чтобы ответственность за прошлый период была на старом директоре. 2. Как передать дела, чтобы ответственность при смене директора за весь период была на новом директоре.

Ответ

Ответ на вопрос:

Передача дел при смене руководителя включает:

• передачу документов и печатей;
• передачу материальных ценностей.

Передача документов

Передаче документов подлежат и те, которые находятся в производстве, и те, которые хранятся в архиве. Непосредственно документы и научно-справочные материалы передаются по Акту приема-передачи. При передаче документов важно четко и правильно указывать количество дел, число документов. В обязательном порядке надлежит выделять сведения о сроке хранения дел (временное, постоянное). Также следует разделять материалы по категориям, в частности:

• уставные документы;
• документация бухгалтерского учета;
• документы о расходах;
• документы о задолженностях;
• документы о банковских счетах и операциях;
• документы об условиях учета и хранения наличных денег и ценных бумаг;
• документы об использовании фондов;
• документы о состоянии дисциплины (финансовой, бюджетной, кассовой, штатной и т. д.);
• документы по договорным отношениям (соглашения, контракты);
• документы о транспортных средствах, недвижимости, иных материальных ценностях;
• документы, касающиеся проверок, ревизий, инвентаризаций;
• иные документы.

Все о Испытательном сроке для руководителя вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

Форма акта приема-передачи законодательством не определяется, поэтому в данном плане она должна быть определена внутренними документами по делопроизводству организации.

Передача материальных ценностей

Данная процедура изначально предусматривает проведение инвентаризации. Все материальные ценности передаются по описи.

Передача документов и материальных ценностей может быть оформлена одним Актом приема-передачи. Акт утверждается органом (лицом), принявшим решение о смене руководителя. В нем должно быть указано место и дата составления, должна присутствовать ссылка на нормативно-правовые акты, уставные документы, положения, должностные инструкции, в соответствии с которыми составляется документ и происходит передача. В Акте указываются все участвующие лица, он подписывается прежним и новым руководителем, а также участвующими лицами и лицом, составившим документ. В Акте необходимо указать выявленные нарушения, недостатки и недостачи, а также прочие моменты, установленные в ходе приема-передачи. В случае обнаружения данных негативных фактов, прежнему руководителю предлагается дать объяснения. Объяснения, а также согласие или несогласие с выявленными нарушениями отражаются в Акте.

Образец акта:

УТВЕРЖДАЮ
_____________
(председатель общего собрания либо иного
органа, принявшего решение о смене директора;

Подпись: ____________________________________
М.П.
"____"____________20___г.

Акт приема-передачи дел при смене генерального директора

Г._____________________ "____"_____________200__г.
(место составления акта)
Акт приема-передачи дел при смене генерального директора составлен в
соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Налоговым
кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "Об обществах с
ограниченной ответственностью", Федеральным законом "Об акционерных
обществах", Федеральным законом "О государственной регистрации
юридических лиц и индивидуальных предпринимателей",

(указываются учредительные документы организации, например, устав,
учредительный договор)
должностной инструкцией руководителя

____________________________________
(наименование организации)
от "_____"______________ 20____г.
Акт приема-передачи дел при смене генерального директора составлен
________________________________________________________________________,
(Ф.И.О. лица,
________________________________________________________________________.
которому поручено составление акта приема-передачи дел руководителя)
Основание смены генерального директора организации:

(протокол общего собрания либо иного органа,
__________________________________________ от "_____"____________20____г.
решение собственника имущества организации) (наименование организации)

Дата расторжения трудового (гражданско-правового) договора с
генеральным директором ________________________________________: "______"
(наименование организации)
________________ 20____г.
Присутствовали:
1.__________________________________________________________________
(должности, инициалы, фамилии)
2.__________________________________________________________________
3._________________________________________________________________.
Передаются:
. учредительные документы организации: _____________________________
(например, устав, учредительный договор организации)
. печати и штампы организации.
Передаются документы, содержащие сведения:
1. О расходах организации __________________________________________
_________________________________________________________________________
2. О задолженности организации, в том числе по кредитам и по уплате
налогов:
_________________________________________________________________________
3. О состоянии документации по бухгалтерскому учету: _______________
_________________________________________________________________________
4. О банковских счетах организации: ________________________________
_________________________________________________________________________
5. Об условиях хранения и учета наличных денежных средств, ценных
бумаг: __________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
6. Об использовании фонда оплаты труда и иных фондов организации:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
7. О состоянии финансово-бюджетной, кассовой и штатной дисциплины
организации на основании данных по балансу на "______" ______________
20____г.: ________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
8. О заключенных договорах (контрактах, соглашениях): ______________
_________________________________________________________________________
9. О недвижимом имуществе, транспортных средствах организации ______
_________________________________________________________________________
10. О запасах сырья, готовой продукции, топлива (ГСМ), иных

_________________________________________________________________________
11. О результатах проведения последней инвентаризации
товарно-материальных ценностей __________________________________________
12. О результатах документальной ревизии: __________________________
_________________________________________________________________________
13. О техническом состоянии средств (фондов), средств технического
контроля, ПЭВМ: _________________________________________________________
14. О состоянии и подготовке кадров: _______________________________
_________________________________________________________________________
15. О юридических лицах, учрежденных организацией: _________________
_________________________________________________________________________
16. О филиалах и представительствах организации: ___________________
_________________________________________________________________________
При приеме-передачи дел были установлены следующие факты:
1. Недостача денежных средств в сумме ______________________________
2. Отсутствие следующих документов _________________________________
3. Отсутствие следующих товарно-материальных ценностей ____________
4. Отсутствие следующих печатей и штампов __________________________
5. Недостатки в следующих документах ______________________________
Другие нарушения ___________________________________________________
Я,_________________________________________________________________,
(Ф.И.О. генерального директора, сдающего дела)
не согласен со следующим положениями данного акта приемо-передачи: ____
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(подпись генерального директора, сдающего дела) (инициалы, фамилия)
Настоящий акт приемо-передачи составлен в двух экземплярах, один из
которых представляется на утверждение ___________________________________
(председатель общего собрания либо иного органа, принявшего решение
о смене ген. директора,
________________________________________________________________________,
собственник имущества организации)
а другой остается у передающего дела.
Подписи:
Генеральный директор, сдающий дела: ________________________________
________________________________
(Ф.И.О.)
Генеральный директор, принимающий дела: ____________________________
____________________________
(Ф.И.О.)
Составитель акта приемо-передачи дел
Генерального директора организации: ________________________________
________________________________
(Ф.И.О.)
Присутствующие лица:
1. _________________________________________________________________
(должности, Ф.И.О., подписи)
2. _________________________________________________________________
3. _________________________________________________________________

Если в организации функции руководителя организации исполняет только один директор, то конкретный порядок передачи дел на случай смены руководителя работодатель может закрепить в своих учредительных документах, должностной инструкции руководителя или его (ст. , ТК РФ). Так, например, в раздел «Права и обязанности работника» трудового договора с руководителем организации может быть включен пункт следующего содержания: «В случае расторжения трудового договора (как по соглашению сторон, так и в одностороннем порядке) руководитель обязан в течение десяти рабочих дней после расторжения с ним трудового договора передать дела вновь назначенному руководителю (либо лицу, исполняющему его обязанности) в порядке, установленном учредителем организации».

Ответственность любого работника организации, в том числе и руководителя, связана с существованием трудовых отношений. Каждый руководитель несет ответственность за те действия, которые он совершил в период, когда занимал должность руководителя. Заметим, что любые соглашения, составленные при оформлении смены руководителя и передаче дел, предусматривающие возложение всей ответственности за ранее совершенные действия на нового руководителя, юридической силы не имеют.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Возможно ли при принятии нового руководителя совмещение его работы с увольняющимся руководителем для передачи дел

Это невозможно, если в организации назначен один директор. Ответ на данный вопрос зависит от того, сколько в организации назначено руководителей организации.

В обязанности руководителя входит руководство организацией, в том числе он выполняет функции ее единоличного исполнительного органа (). Если в организации функции руководителя организации исполняет только один директор, то конкретный порядок передачи дел на случай смены руководителя работодатель может закрепить в своих учредительных документах, должностной инструкции руководителя или его (ст. , ТК РФ). Так, например, в раздел «Права и обязанности работника» трудового договора с руководителем организации может быть включен пункт следующего содержания: «В случае расторжения трудового договора (как по соглашению сторон, так и в одностороннем порядке) руководитель обязан в течение десяти рабочих дней после расторжения с ним трудового договора передать дела вновь назначенному руководителю (либо лицу, исполняющему его обязанности) в порядке, установленном учредителем организации».

В случае если в организации , то передать дела вновь принятому директору сможет другой действующий директор, который продолжит работать в организации. Поскольку при назначении нескольких директоров организация самостоятельно определяет в своем уставе или ином внутреннем документе порядок их действий - совместно или независимо друг от друга, а также их конкретные полномочия. Такие правила предусмотрены в статьи 53 Гражданского кодекса РФ. Таким образом, в соответствующем документе организация может также прописать порядок передачи дел одним из текущих директоров на случай увольнения другого директора.

Иван Шкловец ,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2.Формы: Трудовой договор с генеральным директором

Непубличное акционерное общество «Альфа»

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № 15-ТД

г. Москва 21.09.2016

Непубличное акционерное общество «Альфа» в лице председателя совета директоров

Кондратьева Александра Сергеевича, действующего на основании решения общего собрания

акционеров (протокол от 15.09.2016 № 7), именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной

стороны, и Львов Александр Владимирович, именуемый в дальнейшем «Работник»,

назначаемый на должность генерального директора Непубличного акционерного общества

«Альфа», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий трудовой договор регулирует отношения между Работодателем и Работником,

связанные с исполнением последним обязанностей генерального директора Непубличного

акционерного общества «Альфа», расположенного по адресу: 125008, г. Москва,

ул. Михалковская, д. 20.

1.2. Работодатель предоставляет Работнику работу в должности генерального директора

Непубличного акционерного общества «Альфа».

1.3. Настоящий трудовой договор вступает в силу со дня допущения Работника к работе,

определяемого пунктом 1.4 договора.

1.4. Условия труда на рабочем месте Работника оптимальные - вредные и опасные факторы не

1.5. Работник приступает к исполнению трудовых обязанностей, предусмотренных настоящим

трудовым договором, со дня издания приказа о вступлении в должность.

1.6. Работнику устанавливается срок испытания продолжительностью три месяца с целью

проверки соответствия Работника поручаемой работе.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА

2.1. Работник самостоятельно решает все вопросы деятельности организации в соответствии с

законодательством РФ, уставом АО «Альфа», настоящим трудовым договором, за исключением

вопросов, отнесенных законодательством РФ к ведению иных органов.

2.2. Работник имеет право:

2.2.1. Действовать без доверенности от имени организации.

2.2.2. Выдавать доверенности, в том числе руководителям филиалов и представительств

организации, совершать иные юридически значимые действия.

2.2.3. Открывать (закрывать) счета организации в кредитных организациях.

2.2.4. Осуществлять в установленном порядке прием на работу других работников организации,

заключать, изменять и прекращать трудовые договоры с ними.

2.2.5. Распределять обязанности между заместителями, а в случае необходимости делегировать

им свои права.

2.2.6. В установленном порядке утверждать структуру и штатное расписание организации,

издавать локальные нормативные акты, обязательные для всех работников организации,

утверждать положения о структурных подразделениях, филиалах и представительствах

организации.

2.2.7. Утверждать нормативно-технические инструкции, инструкции по охране труда и

пожарной безопасности.

2.2.8. Привлекать других работников организации к дисциплинарной и материальной

ответственности в соответствии с действующим законодательством РФ.

2.2.9. Решать иные вопросы, отнесенные законодательством РФ, уставом организации и

настоящим трудовым договором к компетенции Работника.

2.2.10. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со

своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.

2.2.11. На предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков.

2.2.12. На повышение квалификации в порядке, установленном трудовым законодательством и

нормативно-правовыми актами Работодателя.

Работник имеет иные права, предусмотренные трудовым законодательством РФ, настоящим

трудовым договором и должностной инструкцией.

2.3. Работник обязан:

2.3.1. При исполнении должностных обязанностей руководствоваться законодательством РФ,

нормативно-правовыми актами Работодателя, уставом организации и настоящим трудовым

договором.

2.3.2. Обеспечивать организацию административно-хозяйственной, финансовой и иной

деятельности организации.

2.3.3. Планировать деятельность организации.

2.3.4. Обеспечивать целевое и эффективное использование денежных средств организации.

2.3.5. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение всех договоров и обязательств

организации.

2.3.6. Обеспечивать для других сотрудников организации условия труда, соответствующие

Требованиям охраны труда, и социальные гарантии в соответствии с законодательством РФ.

2.3.7. Обеспечивать соблюдение законодательства РФ при выполнении финансово-

хозяйственных операций, в том числе по своевременной уплате в полном объеме всех

установленных законодательством РФ налогов, сборов, и предоставление отчетности о работе

организации в порядке и сроки, установленные законодательством РФ.

2.3.8. Обеспечивать своевременную выплату заработной платы, пособий и иных выплат другим

сотрудникам организации.

2.3.9. Не разглашать сведения, составляющие государственную или служебную тайну, ставшие

известными ему в связи с исполнением своих должностных обязанностей.

2.3.10. Представлять Работодателю проекты ежегодного, поквартального планов деятельности

организации и отчет об их исполнении.

2.3.11. Обеспечивать выполнение всех плановых показателей деятельности организации.

2.3.12. Соблюдать действующие в организации Правила трудового распорядка.

2.3.13. Своевременно информировать Работодателя о начале проведения проверок деятельности

организации контрольными и правоохранительными органами и их результатах, а также о

случаях привлечения сотрудников организации к уголовной ответственности.

2.3.14. При расторжении настоящего трудового договора осуществлять передачу дел

организации вновь назначенному руководителю организации.

2.3.15. В случае изменения персональных данных представлять соответствующие документы

Работодателю.

2.3.16. Выполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством РФ и уставом

организации.

Работник обязан выполнять другие обязанности, предусмотренные трудовым

законодательством РФ, настоящим трудовым договором и должностной инструкцией.

3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ

3.1. Работодатель имеет право:

3.1.1. Требовать от Работника добросовестного исполнения обязанностей по настоящему

трудовому договору и иных обязанностей, предусмотренных законодательством РФ и уставом

организации.

3.1.2. Принимать локальные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью

Работника, в том числе Правила трудового распорядка, требования по охране труда и

обеспечению безопасности труда, решения о направлении Работника в служебные

командировки.

3.1.3. Привлекать Работника к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке,

установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами.

3.1.4. Поощрять Работника за добросовестный эффективный труд.

Работодатель имеет иные права, предусмотренные трудовым законодательством РФ, настоящим

трудовым договором.

3.2. Работодатель обязан:

3.2.1. Предоставить Работнику работу, обусловленную настоящим трудовым договором.

3.2.2. Обеспечить безопасность и условия труда Работника, соответствующие нормативным

требованиям охраны труда.

3.2.3. Обеспечивать Работника оборудованием, инструментами, технической документацией и

иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей.

3.2.4. Выплачивать в полном размере причитающуюся работнику заработную плату в

установленные сроки.

3.2.5. Осуществлять обработку и обеспечивать защиту персональных данных Работника в

Соответствии с законодательством РФ.

3.2.6. Знакомить Работника под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами,

непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.

3.2.7. Уведомлять Работника об изменении определенных сторонами условий настоящего

трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, в

письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено Трудовым

кодексом РФ.

Работодатель исполняет иные обязанности, предусмотренные трудовым законодательством и

иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным

договором, соглашениями, локальными нормативными актами и настоящим трудовым

договором.

4. ОПЛАТА ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫЕ ГАРАНТИИ

4.1. За выполнение трудовых обязанностей, предусмотренных настоящим трудовым договором,

Работнику устанавливается должностной оклад в размере 90 000 (Девяносто тысяч) руб. в

В случае если средняя заработная плата работников основного персонала организации за

календарный год увеличилась, то должностной оклад Работника по решению Работодателя

увеличение средней заработной платы работников основного персонала организации. Размер

увеличения должностного оклада Работника определяется Работодателем.

4.2. Выплаты компенсационного характера производятся Работнику в соответствии с

законодательством РФ.

4.3. На основе показателей эффективности работы организации и условий стимулирования,

установленных Работодателем, Работнику выплачиваются премии (ежеквартальные,

ежегодные) в размере, определяемом Работодателем, за счет средств, предусмотренных на

оплату труда работников организации.

4.4. Выплата заработной платы Работнику производится в сроки и порядке, установленные

коллективным договором, Правилами трудового распорядка, иными локальными

нормативными актами Работодателя.

4.5. Заработная плата выплачивается Работнику одновременно с выплатой заработной платы

всем другим работникам организации.

4.6. На Работника распространяются льготы, гарантии и компенсации, установленные

законодательством РФ и локальными нормативными актами Работодателя.

5. РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

5.1. Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 (сорок)

часов. Выходными днями являются суббота и воскресенье.

5.2. Работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск

продолжительностью 28 календарных дней.

5.3. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется в сроки, согласованные с

Работодателем.

6. СОЦИАЛЬНОЕ СТРАХОВАНИЕ

6.1. Работник подлежит обязательному социальному страхованию в связи с трудовой

Деятельностью. Виды и условия обязательного социального страхования работника связи с

трудовой деятельностью осуществляются Работодателем в соответствии с

законодательством РФ.

7. ИНЫЕ УСЛОВИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

7.1. Работник обязуется в течение срока действия настоящего трудового договора и после его

прекращения в течение пяти лет не разглашать охраняемую законом коммерческую тайну,

ставшую известной Работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей.

С перечнем информации, составляющей охраняемую законом коммерческую тайну, Работник

должен быть ознакомлен под роспись.

7.2. В случае нарушения порядка использования и неправомерного разглашения информации,

указанной в пункте 7.1 настоящего трудового договора, соответствующая виновная сторона

договора обязана возместить другой стороне причиненный ущерб.

8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

8.1. Работодатель и Работник несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее

исполнение взятых на себя обязанностей и обязательств, установленных настоящим трудовым

договором, локальными нормативными актами Работодателя, законодательством РФ.

8.2. За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее

исполнение Работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, к Работнику

могут быть применены дисциплинарные взыскания, предусмотренные статьей 192 Трудового

кодекса РФ.

8.3. Работодатель и Работник могут быть привлечены к материальной и иным видам

юридической ответственности в случаях и в порядке, предусмотренных трудовым

законодательством и иными федеральными законами.

9. СРОК ДЕЙСТВИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

9.1. Настоящий трудовой договор заключен на срок пять лет.

10. ИЗМЕНЕНИЕ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

10.1. Каждая из сторон настоящего трудового договора вправе ставить перед другой стороной

вопрос о его дополнении или ином изменении трудового договора, которые по соглашению

сторон оформляются дополнительным соглашением, являющимся неотъемлемой частью

трудового договора.

10.2. Изменения и дополнения могут быть внесены в настоящий трудовой договор по

соглашению сторон также в следующих случаях:

а) при изменении законодательства РФ в части, затрагивающей права, обязанности и интересы

сторон, а также при изменении локальных нормативных актов Работодателя;

б) в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.

10.3. При изменении Работодателем условий настоящего трудового договора (за исключением

трудовой функции) по причинам, связанным с изменением организационных или

технологических условий труда, Работодатель обязан уведомить об этом Работника в

письменной форме не позднее чем за два месяца до их изменения (ст. 74 ТК РФ).

О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или

штата работников организации Работодатель обязан предупредить Работника персонально и под

Роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

10.4. Настоящий трудовой договор прекращается только по основаниям, установленным

Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

При расторжении трудового договора Работнику предоставляются гарантии и компенсации,

предусмотренные главой 27 Трудового кодекса РФ, а также другими нормами Трудового

кодекса РФ и иных федеральных законов.

11. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

11.1. Трудовые споры и разногласия сторон по вопросам соблюдения условий настоящего

трудового договора разрешаются по соглашению сторон, а в случае недостижения соглашения

рассматриваются комиссией по трудовым спорам и (или) судом в порядке, установленном

законодательством РФ.

11.2. В части, не предусмотренной настоящим трудовым договором, стороны руководствуются

законодательством РФ.

11.3. Настоящий трудовой договор заключен в двух экземплярах, имеющих одинаковую

юридическую силу. Один экземпляр хранится Работодателем в личном деле Работника,

второй - у Работника.

12. АДРЕСА, РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН

Работодатель: Непубличное акционерное общество «Альфа» (АО «Альфа») Адрес: 125008, г. Москва, ул. Михалковская, д. 20 ИНН 7708123456, КПП 770801001 Р/с 40702810400000001111 в АКБ «Надежный» К/с 30101810400000000222 БИК 044583222 А.С. Кондратьев						Работник: Львов Александр Владимирович Паспорт серии 45 01 № 120351 Выдан РОВД «Северное Тушино» Г. Москвы, код подразделения 772-023, 21.07.2001 Адрес регистрации: 125514, г. Москва, бул. Яна Райниса, д. 3, кв. 17 А.В. Львов
Экземпляр трудового Договора получил(а)				А.В. Львов

3. Формы: Акт приема-передачи дел при смене сотрудника

АКТ № 2

приема-передачи дел

г. Москва 15.06.2012

В соответствии с приказом директора от 14 июня 2012 г. № 25 комиссия в составе: главного бухгалтера А.С. Глебовой, директора по персоналу Е.В. Пригожевой, менеджера А.С. Кондратьева, в присутствии менеджера по персоналу И.А. Игнатьевой и специалиста по кадрам Е.В. Ивановой, произвела прием-передачу дел по состоянию на 15 июня 2012 г. от менеджера по персоналу И.А. Игнатьевой, уволенной приказом от 15 июня 2012 г. № 23-к, специалисту по кадрам Е.В. Ивановой, назначенной приказом от 15 июня 2012 г. В дела входят следующие документы:

При приеме-передаче дел установлено:

1. Трудовая книжка О.И. Афанасьева (серия АТ-IV № 5858599) находится в ветхом состоянии.

2. В трудовой книжке В.П. Балабанова (серия АТ-V № 2992992) отсутствует запись о переводе на другую работу.

3. Отсутствуют табели учета рабочего времени за период с 01.02.2011 до 01.10.2011.

Приложение:

1. Перечень дел работников организации «Альфа» на двух листах.

2. Перечень трудовых книжек организации «Альфа» на двух листах.

Подписи сторон:

Сдала:
Менеджер по персоналу		И.А. Игнатьева
15.06.2012
Приняла:
Специалист по кадрам		Е.В. Иванова
15.06.2012
Председатель комиссии:
Главный бухгалтер		А.С. Глебова
15.06.2012
Члены комиссии:
Директор по персоналу		Е.В. Пригожева
15.06.2012
Менеджер		А.С. Кондратьев
15.06.2012

Оформите документ на бланке организации

Оформите данный акт для фиксации факта передачи дел

Акт составьте в день фактической передачи дел

В графе «Наименование»

В графе «Примечание»

В графе «Количество»

Укажите дополнительные примечания

Внесите перечень приложений к акту

Документ должны подписать все члены комиссии,

Документ должен содержать расшифровку подписи

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.

Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками? Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов? Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов? Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело - это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» - не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».

Зачем нужно передавать и принимать дела?

Дела и документы передают:

чтобы рабочий процесс не прерывался;

чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись надлежащим образом;

чтобы можно было оценить объем работы работника, принимающего дела;

чтобы можно было поделить зоны ответственности.

В основном необходимость передачи дел прямо или косвенно возникает в следующих распространенных для большинства работников ситуациях:

уход в отпуск (включая отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и пр.);

длительная командировка;

временная нетрудоспособность;

перевод на другую работу;

увольнение (по различным основаниям);

в иных случаях, когда работнику предстоит длительное время отсутствовать либо вовсе покинуть организацию.

Отметим, что довольно редко можно стать свидетелем полноценной передачи дел и документов уходящим работником. Даже если это и происходит в отдельных случаях, то практически никогда не оформляется должным образом.

С одной стороны, зачем оформлять передачу дел в случае, когда работник уходит в отпуск, уезжает в командировку или болеет? Ведь в период такого временного отсутствия его обязанности будут выполнять другие работники, специально назначенные приказом руководителя организации или в ином порядке, установленном в организации. Представим, например, ситуацию, когда временно отсутствует секретарь, в обязанности которого входит:

прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений; регистрация входящих документов в электронном журнале установленной формы, направление их на рассмотрение руководства и в структурные подразделения организации;

прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы;

формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности.

Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно. Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом.

Кто обычно передает и принимает дела?

Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом.

Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности. Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством. Что делать в такой ситуации новому работнику?

Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом . Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ - опись принимаемых документов (Пример 2).

Обратите внимание . Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку - независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции.

ПРИМЕР 2

Опись принимаемых документов

Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.

При приеме дел и документов мной выявлено:

1. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.

2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет).

Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года.

Корпоративный секретарь Миронова А.П. Миронова

Согласовано:

Маслова Е.Д. Маслова

В какой момент следует передавать дела и документы?

Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу. Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу. Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы?

Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности. Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней. В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник. Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета.

Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, - прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.

Чем регламентируется прием-передача дел?

Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов. Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет:

Извлечение

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

3.1. Общие положения

[…] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:

[…] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

в инструкцию по делопроизводству:

положение о персонале;

правила внутреннего трудового распорядка;

положение о конкретном структурном подразделении и др.

Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.

ПРИМЕР 3

Приказ об организации приема-передачи дел и документов

Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест»

ПРИКАЗ

16.04.2012 № 10-К

Об организации приема-передачи дел и документов

В связи с увольнением Смирновой П.Т. с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т. передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д. принять дела и документы по Акту приема-передачи дел и документов в помещении канцелярии в срок до 30 апреля 2012 года.

2. Утвердить форму Акта приема-передачи дел и документов (Приложение 1).

3. Для надлежащей проверки передаваемых дел и документов и участия в их приеме-передаче создать комиссию в составе:

председатель - начальник кадровой службы Журкова Н.Г.

члены комиссии:

главный бухгалтер Макарова Н.Т.

начальник канцелярии Петрова М.И.

начальник юридической службы Макаров А.Д.

4. Секретарю Михальченко П.И. довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в п. 1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа.

5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: заявление об увольнении Смирновой П.Т. от 16.04.2012

Генеральный директор Скворцов А.И. Скворцов

С приказом ознакомлены:

Начальник кадровой службы

Журкова Н.Г. Журкова

Главный бухгалтер

Макарова Н.Т. Макарова

Начальник канцелярии

Петрова М.И. Петрова

Начальник юридической службы

Макаров А.Д. Макаров

Заместитель начальника канцелярии

Маслова Е.Д. Маслова

Корпоративный секретарь

Смирнова П.Т. Смирнова

Порядок передачи и приема дел и документов

Как уже было отмечено выше, порядок передачи и приема дел не может быть единым для всех организаций. Однако чтобы представлять последовательность действий по передаче и приему дел и документов, условно разделим этот процесс на 3 этапа.

■ Этап 1: проверка дел и документов.

Обратите внимание. Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.

■ Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.

■ Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.

Обязательные реквизиты акта

В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:

формат А4 (210 × 297 мм);

каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее;

из белой бумаги или бумаги светлых тонов;

ориентация страницы - книжная;

если акт имеет две и более страницы, вторую и последующие страницы нумеруют (номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа).

На бланке документа располагают необходимые реквизиты:

● эмблему организации;

● наименование организации;

● наименование вида документа;

● дату документа;

● регистрационный номер документа;

● место составления документа;

● гриф утверждения;

●заголовок к тексту документа.

● текст документа.

● отметку о наличии приложения.

● подписи.

Хранение актов

Акт подлежит хранению в месте, определенном локальным нормативным актом, например в канцелярии, кадровой службе в личном деле работника или в структурном подразделении, работники которого передают и принимают дела, в течение срока, определенного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558:

В заключение отметим, что даже если процедура приема дел и документов будет оформлена должным образом, это отнюдь не решит проблем, которые могут возникнуть у работника, принявшего на себя такой ответственный «груз». Однако это убережет работника как от нареканий руководства в отношении документов, составленных не им, так и от возможной ответственности за чужие ошибки.

( Дается в сокращении. Всю статью читайте в печатной версии журнала.)

И.И. Куролес,
ведущий юрисконсульт ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»