Использование факсимиле при подписании чеков допускается. Факсимильная подпись: быть или не быть

Вопрос о правомерности проставления в первичных учетных документах факсимильной подписи не имеет однозначного ответа. Позиция же Минфина РФ относительно использования факсимиле при заверении платежных документов и доверенностей вполне понятна. В данной статье постараемся разобраться, на какие документы можно ставить факсимильную подпись, а на какие – нельзя, основываясь на положениях действующих законов, официальных письмах ведомств и судебной практике.

На какие документы можно ставить факсимильную подпись – документы, имеющие финансовые последствия

О возможности применения факсимиле при заверении документов, имеющих финансовые последствия, можно сказать однозначно – проставление факсимильной подписи не допускается. Согласно положениям Письма Минфина РФ от 15.03.2010 № 03-02-08/13 , Письма Минфина РФ от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 , Письма МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 , использование факсимиле не допускается на платежных документах, доверенностях и иных документах, которые имеют финансовые последствия. Поэтому по данному вопросу споров возникать не должно.

На какие документы можно ставить факсимильную подпись – первичные учетные документы

Факты хозяйственной жизни предприятия отражаются в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов (ч. 1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Сведения, содержащиеся в первичных учетных документах, используются также для расчета налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в целях налогового учета (ст. 313 НК РФ).

БСО (бланк строгой отчетности) признается первичным учетным документом, посредством которого происходит оформление хозяйственной операции с определенной суммой денег (Информация Минфина РФ от 26.12.2002 № 16-00-24/61). БСО может быть приравнен к кассовому чеку на основании Постановления Правительства РФ от 30.07.1993 № 745 . Исходя из вышесказанного, бланк строгой отчетности, утвержденный на предприятии, должен включать в себя обязательные реквизиты, перечень которых содержится в тексте ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ , начиная с 01.01.2013 года.

Поэтому в отношении БСО в обязательном порядке необходимо соблюдать нормы п. 6 и 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ , согласно которым первичный учетный документ должен содержать, помимо прочего, подписи каждой из сторон сделки (операции), которые отвечают за правильность ее оформления, или лиц, которые несут ответственность за правильность оформления имевшего место события. В законе уточняется, что подписи должны включать реквизиты, однозначно идентифицирующие личность данных лиц – фамилии, инициалы и т.д.

Каких-либо иных требований сверх того, о чем было сказано выше, упомянутый нами федеральный закон в отношении подписей на первичных документах не предъявляет. Ничего не говорится и о возможности применения факсимиле при заверении документов первичного учета, в частности, бланков строгой отчетности. Не говорится здесь и о необходимости проставления подписей собственноручно.

Важно! До 1 января 2013 года действовал Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ . В отличие от Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ , действие которого началось позднее, он предусматривал требование о необходимости проставления личной подписи лиц в первичных учетных документах (пп. «ж» п. 2 ст. 9 закона № 129-ФЗ). Однако, в тексте закона не было раскрыто понятие личной подписи.

На какие документы можно ставить факсимильную подпись – судебная практика

До 2011 года судебная практика по вопросу использования факсимиле для заверения документов на предприятии была противоречива. В отдельных случаях суды признавали факсимильную подпись надлежащей подписью на документах бухгалтерского учета и не считали за нарушение применение факсимиле при заверении документов. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Московского округа от 26.04.2005 № КА-А40-2975-05 и Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 № А42-4217/2006 .

Тем не менее, в большинстве случаев суды при принятии решений руководствовались тем фактом, что действующее законодательство о ведении бухгалтерского учета, а также о налогах и сборах не предусматривает применение факсимильной подписи в процессе оформления документов первичного учета. Соответственно, логично полагать, что факсимиле в данном случае применять неправомерно. Здесь примером могут служить Постановление ФАС Центрального округа от 09.10.2007 № А09-8896/06-4 , Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 30.06.2008 № Ф04-3913/2008(7322-А03-25) .

Однако, с середины 2011 года абсолютно все суды приняли вторую позицию о невозможности применения факсимильной подписи при оформлении первичных учетных документов. Причиной тому стало вступление в силу Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11 . В документе присутствовали ссылки на утративший силу Федеральный закон № 129-ФЗ и и запрет на использование факсимильного воспроизведения подписи при составлении документов бухгалтерского учета и счетов-фактур. Основанием для принятия такого решения послужило отсутствие разрешения в действующем законодательстве на применение факсимиле в рассматриваемых случаях. Вывод – закон не предусматривает возможности заверения документов таким способом.

На какие документы можно ставить факсимильную подпись – выводы

Факсимильную подпись не следует использовать при заверении документов, имеющих финансовые последствия, поскольку это напрямую запрещают такие ведомства как Минфин РФ и МНС РФ. Что касается применения факсимиле при заверении первичных учетных документов, делать этого не следует по причине того, что суды определились во мнении и постановили, что подобные действия недопустимы.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: На бланках строгой отчетности, принятых в организации, отсутствовали обязательные реквизиты первичных учетных документов. Кроме того, БСО был заверен с использованием факсимиле.

Комментарий: Бланки строгой отчетности приравниваются к первичной учетной документации, а потому должны содержать обязательные для нее реквизиты. Заверение факсимильной подписью не допустимо с тех пор, как суды сошлись во мнении, что что возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных учетных документов законодательством не предусмотрена.

Ошибка: Бухгалтер заверяет платежные документы факсимильной подписью.

Не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи, поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит.

Редко в какой организации не используют факсимиле. С одной стороны, это облегчает и ускоряет работу – руководитель может быстрее справиться с горой накопившихся бумаг или вообще освободить себя от утомительного занятия ставить резолюции, вручив факсимиле своему заместителю. С другой стороны, не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи и поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит, и что по этому поводу думают в Министерстве финансов и арбитражных судах.

Упоминание о факсимиле можно найти в п. 2 ст. 160 Гражданского Кодекса РФ, где сказано, что использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. То есть использование факсимильного воспроизведения личной подписи допускается при наличии между контрагентами соответствующей договоренности - письменного соглашения.

Такого же мнения придерживаются и налоговые органы, но подчеркивают, что на платежных документах и документах, имеющих финансовые последствия, использовать факсимиле недопустимо:

«В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия» (Письмо ФНС от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ "Об использовании факсимиле подписи").

«Пунктом 6 статьи 169 Кодекса установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации. При этом данная статья Кодекса не представляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно вышеуказанной норме Кодекса не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.

В связи с изложенным налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации» (Письмо ФНС от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11)

Минфин также против использования факсимиле на налоговых декларациях, первичных документах и счетах-фактурах (Письмо Минфина РФ от 1 июня 2010 г. N 03-07-09/33).

Позиция Минфина и налоговых органов, по нашему мнению, вполне обоснована, так как к вопросам налогового учета не могут применяться положения гражданского законодательства, в частности ст. 160 ГК РФ, а Налоговый Кодекс РФ использование факсимиле подписи не предусматривает.

Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции.

Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.

Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа - факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)

Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)

Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.

Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.

Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией. Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).

Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.

Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.

Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.

Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно. Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).

С ейчас же предлагаем разобраться со вторым аспектом проблемы - определить перечень документов, на которых допустимо использовать факсимиле вместо собственноручной подписи без ущерба для юридической силы документа. Предлагаем начать рассмотрение с группы документов, подписываемых для заключения сделок.

Заключение сделки

Договором признается соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (это зафиксировано в п. 1 ст. 420 Гражданского кодекса РФ).

А в п. 1 ст. 160 ГК РФ говорится, что сделка должна быть подписана лицами, ее совершающими, или должным образом уполномоченными. Что это означает? Лицом, совершающим сделку, может быть физическое лицо, например, человек, покупающий недвижимость. А вот коммерческий директор, который подписывает этот же договор от лица инвестиционной компании, является уполномоченным этой организацией лицом. Отметим еще один важный момент: в п. 1 ст. 160 речь идет об оригинальных собственноручных подписях на договорах.

А вот в п. 2 ст. 160 ГК РФ уже указывается на возможность использования факсимиле, но при определенных условиях: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон ».

Арбитражный процессуальный кодекс тоже допускает представление факсимиле в качестве доказательства воли стороны: «Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором» (п. 3 ст. 74 АПК РФ).

Следовательно, в гражданско-правовых отношениях допустимо использование факсимиле при подписании договоров в случае согласия на это всех сторон сделки . Теперь предлагаем разобраться, как подтвердить наличие у сторон сделки согласия на использование факсимиле.

Здесь следует сделать оговорку. По общему правилу сделки между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и гражданами должны совершаться в простой письменной форме (п. 1 ст. 161 ГК РФ). Эта письменная форма может быть реализована двумя способами (п. 2 ст. 434 ГК РФ):

• составлением одного документа, подписанного сторонами, либо
• обменом разными документами, каждый из которых подписан одной из сторон сделки. Эти документы стороны могут направлять друг другу почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связью, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Подписание договора «между присутствующими»

Сначала разберемся с договором, составленным как один документ, который подписан всеми сторонами. Такой способ заключения договора традиционно именуется «между присутствующими» и является самым распространенным:

• инициатор сделки направляет проект договора будущему контрагенту;
• в случае согласия заключить договор на предложенных условиях контрагент подписывает этот проект;
• после подписания обеими сторонами он приобретает статус заключенного договора.

Если договор составлен как один документ, то соглашение сторон об использовании факсимиле должно быть в нем четко зафиксировано . Например, в договор можно включить следующее положение:

Пример 11

Свернуть Показать

Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише).

Если между сторонами отсутствует соглашение, суд не примет во внимание подписанные факсимиле документы и вы не сможете доказать факт волеизъявления, ими зафиксированный.

Возможность проставления поддельных подписей на договорах никто не отрицает. Но вот использование поддельных факсимиле , думаю, многих приведет в замешательство. Такие случаи вполне реальны, хотя и достаточно редки.

Для установления идентичности собственноручной подписи используется графологическая экспертиза. В отношении клише, воспроизводящего подпись, проводят идентификационную экспертизу, в рамках которой эксперт с высокой степенью достоверности может установить, когда сделан оттиск, а также сделан ли он одним и тем же клише или использовались разные.

Следовательно, в целях минимизации рисков руководство компании должно получить подтверждение того, что контрагент использует одни и те же факсимиле . Это особенно важно, если, например, к договору поставки будут подписываться факсимильной подписью спецификации, суммы по которым могут достигать нескольких миллионов. В этом случае можно рекомендовать:

• сам договор подписывать собственноручной подписью;
• включить в договор таблицу с образцами собственноручных подписей должностных лиц, уполномоченных для подписания дополнений, изменений, приложений к договору, и образцами оттисков их факсимиле (см. Пример 12). Это позволит подписывать факсимильной подписью все вышеуказанные документы, что значительно ускорит документооборот между компаниями.

Дополнительно необходимо договориться об информировании друг друга в случае утери клише или замены его на новое по другим причинам. Для этих целей в договор можно включить следующее условие:

Пример 12

Свернуть Показать

Стороны договорились, что договор должен быть подписан собственноручной подписью руководителя или иного уполномоченного лица с каждой стороны, при подписании дополнений и изменений, включая спецификации к договору, стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи ­и факсимиле подписи в соответствии со следующими образцами:

Стороны договорились информировать друг друга в 3-дневный срок в случае утери факсимиле или замены его на новое по различным причинам с последующей подготовкой дополнительного соглашения.

Какой текст об использовании факсимильной подписи включить в договор, в каждом конкретном случае должна решать сама организация. Нужно оценить объем документов, подлежащих подписанию собственноручной подписью, и рисков при использовании факсимиле. Практика показывает, что организации чаще решаются применять факсимиле на договорах, заключаемых в массовом порядке, но сумма каждого из которых не столь значительна (например, договоры на оказание образовательных услуг). При заключении же многомиллионной сделки лучше использовать собственноручную подпись или предусмотреть в договоре образцы собственноручной подписи и оттиска факсимиле.

Заключение сделки «между отсутствующими»

Теперь рассмотрим второй способ заключения сделки - посредством обмена разными документами. Заключение сделки «между отсутствующими» предполагает не только пространственное удаление сторон друг от друга, но и разъединенность волеизъявления сторон во времени. В этом случае нас будут интересовать письма, которые на практике являются довольно распространенным способом документального оформления оферты (предложения заключить сделку, см. Пример 13) и акцепта (согласия на предложенные условия, см. Пример 14).

Подобный обмен письмами является заключением договора поставки асбеста на согласованных условиях, который обязателен для исполнения обеими сторонами. Поэтому подобные письма должны подписываться собственноручной подписью руководителя или уполномоченного лица. Ведь в них отсутствует согласие на применение факсимиле.

Документом, играющим роль оферты, может являться и некая узкоспециальная форма. Довольно часто используют заявку, например, на участие в выставке. Акцептом в данном случае может служить подтверждение заявки. Обращаем внимание читателей на то, что данные документы также должны быть подписаны собственноручной подписью руководителя или уполномоченного лица.

«Знал бы где упасть, соломки бы подстелил»

Очень часто случается так, что, получив договор, подписанный контр­агентом, ответственный исполнитель сдает его в службу делопроизводства для оперативного хранения. При этом сотрудникам службы делопроизводства следует внимательно проверять договор . Наличие подписей и печатей - это еще полдела. Если в договоре обнаружится факсимильная подпись, а в тексте будет отсутствовать формулировка, выражающая согласие сторон на использование факсимиле, то нужно «забить тревогу». Это значает, что в случае судебного разбирательства договор будет признан недействительным. Обнаружив такой изъян, о нем необходимо проинформировать юридическую службу компании.

Этот изъян могут заметить не только сотрудники вашей организации, но и, например, нотариус , который откажется заверить нотариальную копию такого договора .

Хотелось бы предупредить читателей еще об одной опасности, которая подстерегает их при использовании факсимиле при подписании договоров. Как уже отмечалось, факсимиле облегчает жизнь в том случае, когда нужно поставить подпись на документе во время отсутствия руководителя на рабочем месте. Но отсутствие отсутствию рознь. Дело в том, что руководитель может находиться на совещании в вышестоящей организации на другом конце города, а может просто уехать в отпуск.

Находясь в очередном отпуске, служебной командировке или на больничном, руководитель не может исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором. Поэтому использование факсимиле на договорах, дата подписания которых совпадает с очередным отпуском, служебной командировкой, временной нетрудоспособностью, может привести к непредсказуемым последствиям. Судебная практика свидетельствует о том, что договоры, «подписанные» директором, находящимся в отпуске, довольно часто оспариваются. При этом такие договоры квалифицируются судами как «подписанные ненадлежащим лицом ­(неуполномоченным) лицом» .

Но здесь следует помнить о том, что Гражданский кодекс РФ (ст. 183) предусматривает возможность заключения сделки неуполномоченным лицом, если совершенные им действия впоследствии будут прямо одобрены уполномоченным лицом. Таким одобрением может служить, например, фактическое исполнение обязательств по этому договору.

Пример 15

Свернуть Показать

Договор поставки со стороны покупателя подписали при помощи факсимиле руководителя, находящегося в это время в больнице, по его устному распоряжению. Исполнением покупателем своих обязательств по данному договору может считаться оплата товара на расчетный счет поставщика или его фактическое получение по накладной.

Поэтому, проставляя факсимильную подпись руководителя на договоре, следует быть предельно осторожным и учитывать все возможные последствия.

Организационно-распорядительные документы

Попробуем разобраться, возможно ли подписание приказов, протоколов, писем и других организационно-распорядительных документов факсимильной подписью.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)...

Сейчас при оформлении организационно-распорядительных документов принято ссылаться на вышеуказанный ГОСТ Р 6.30-2003, который носит рекомендательный характер. Но мы вспомним еще два важных документа:

• Единая Государственная система делопроизводства. Основные положения (ЕГСД);
• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

«Единая Государственная система делопроизводства. Основные положения», одобренная Государственным комитетом Совета Министров СССР по науке и технике постановлением № 435 от 04.09.1973 г.

2.3.17. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. В состав подписи входит: обозначение должности лица, подписывающего документ… личная подпись и ее расшифровка…

Фрагмент документа

Свернуть Показать

«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», одобренная коллегией Главархива СССР приказом № 33 от 25.05.1988 г.

2.3.1.11. В состав реквизита «подпись» входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, составленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка...

Как видите, в обоих документах используется термин «личная подпись». Но законодательство умалчивает, какая именно подпись считается личной. Фактически личная подпись может быть:

• собственноручной,
• факсимильной и
• цифровой.

Процитированные нами фрагменты ГОСТа Р 6.30-2003 и ЕГСД не содержат требований о заверении документов собственноручной подписью. А других документов, которые запрещали бы проставлять факсимильную подпись на организационно-распорядительной документации, нет!

Как уже отмечалось в первой части статьи, если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов , на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден. Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде .

Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.

Исходя из личного опыта многолетней работы с документами в крупных компаниях, автор статьи может сказать, что необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.

Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов . В этом случае в Инструкции по дело­производству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующее положение:

Пример 16

Свернуть Показать

Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора.

Пример 17

Свернуть Показать

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

Пример 18

Свернуть Показать

Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.

Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать читателям использовать такие ограничения и в своей организации, ­закрепляя их в локальных нормативных актах.

Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:

• специального соглашения (Пример 20) или
• двустороннего приказа (Пример 19).

Приведенные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать существенным моментом.

Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации, но и во внутренних нормативных документах . Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.

Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом , ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ).

Еще одна тонкость, с которой вы можете столкнуться при использовании факсимиле. При направлении документов в госструктуры следует внимательно изучать полученные запросы и правила представления документов. Там могут быть свои ограничения.

Пример 21

Свернуть Показать

В Объявлении о проведении конкурсного отбора образовательных учреждений высшего профессионального образования, внедряющих инновационные образовательные программы (утв. Распоряжением Минобрнауки от 15.03.2006 г. № Р-5) сказано:

«Использование при подписании заявки на участие в конкурсе или ее страниц факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи ­не допускается. Несоблюдение настоящего требования влечет отклонение заявки».

Конечно, оговорить все возможные случаи использования факсимильной подписи при переписке в рамках одной статьи нереально. Но данные нами рекомендации помогут вам избежать самых распространенных ошибок.

Доверенности

Оформление доверенности позволяет одному лицу письменно уполномочить другое лицо на совершение определенных действий перед третьими лицами.

Доверенность от юридического лица выдается за подписью его руководителя (или иного компетентного лица) с приложением печати этой организации. Если доверенность оформляет физическое лицо, то печать на ней отсутствует.

На каждой доверенности присутствуют, как минимум, две подписи:

• того, кто доверяет, и
• того, кому доверяют.

Обе эти подписи в обязательном порядке должны быть собственноручными. Иначе доверенность будет признана недействительной.

Кадровые документы

В этой сфере «царствует» Трудовой кодекс РФ, который оперирует понятиями «подпись должностного лица», «подпись работника», но не углубляется в возможность использования факсимиле или цифровой подписи. И если их появление в гражданско-правовых отношениях только начинается, то в сфере трудовых отношений оно сейчас грозит признанием документов недействительными.

Поэтому дадим однозначный ответ о невозможности использования факсимиле на трудовых договорах и приложениях к ним, в трудовых книжках, а также в унифицированных формах по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

Первичные бухгалтерские документы

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, формы которых не утверждены постановлениями Госкомстата, должны иметь обязательный реквизит - личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления.

В первичных учетных документах, формы которых утверждены, предусмотрен реквизит «Подпись», который подразумевает оригинальный росчерк лица, ответственного за совершение хозяйственной операции.

Позиция фискальных органов относительно использования факсимиле на первичных бухгалтерских документах известна - они против! Это означает, что расходы, фигурирующие в таких документах, будут исключены ­из состава затрат предприятия, учитываемых при налогообложении прибыли.

Подтверждением позиции налогового ведомства является письмо МНС России от 01.04.2004 г. № 18-0-9/000042 «Об использовании факсимиле подписи». Оно запрещает использование факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые по­следствия. Позиция Минфина РФ озвучена в его письме от 26.10.2005 г. № 03-01-10/8-404: он придерживается аналогичного мнения.

Но письма фискальных органов - это разъясняющие документы, они не являются нормативными. Здесь уместно вспомнить старую русскую ­поговорку: «Царские милости бояре через свое сито просеивают».

Дело в том, что Закон «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, что позволяет некоторым юристам рассматривать факсимильную подпись в качестве надлежащей. Поэтому есть отдельные примеры, когда отказ налоговых органов в признании первичного документа, подписанного факсимильной подписью, суд признавал неправомерным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 г. № А42-4217/2006). Но в большинстве случаев суды встают на сторону налоговых органов.

Поэтому в настоящий момент позиция фискальных органов является определяющей! И присутствие факсимильной подписи на полученном вами первичном бухгалтерском документе грозит вам большими проблемами.

Нельзя не вспомнить о счетах-фактурах . Счет-фактура служит основанием для принятия НДС к вычету или возмещению и, следовательно, является документом налогового учета. Отношения в области налогообложения регулируются Налоговым кодексом РФ .

Дело в том, что объемы оформляемых счетов-фактур в отечественных организациях столь велики, что требование об их подписании руководителем организации и ее главным бухгалтером становится слабовыполнимым. Возможность использования на таких документах факсимиле фискальные органы отметают. Остается только один способ решения проблемы - издать доверенность или приказ, которым данная обязанность возлагается на других должностных лиц. В крупных организациях с большим объемом оформляемых счетов-фактур есть сотрудники, основное рабочее время которых занято подписанием этих документов.

Количество документов, постановка факсимиле на которые не вызывает сомнений, минимальное, а количество рисков - максимальное. Организация единого порядка работы с факсимиле требует подготовки большого количества документов, что может быть оправдано только в крупных компаниях. Поэтому, прочитав статью, каждый должен решить для себя вопрос о том, быть или не быть факсимиле в его организации. Но если вы все-таки решите использовать факсимиле, то желаем терпения и, конечно же, удачи в столь непростом и ответственном деле.

Сноски

Свернуть Показать

Факсимильная подпись представляет собой механическую копию личной подписи физического лица на бумажном документе. Она воспроизводится в виде оттиска печати или штампа.

Факсимильные штампы имеются во многих компаниях. Они предназначены для решения организационных проблем. Ведь работник, наделенный правом подписи, не всегда может поставить ее самолично. Например, по причине временного отсутствия на рабочем месте. Мы решили разобраться, в каких случаях использование факсимиле допустимо, то есть не повлечет за собой последствий, неблагоприятных для компании. С этой целью мы проанализировали законодательство.

Отметим, что в государственных стандартах по оформлению документации реквизит «подпись» подразумевает ее собственноручное выполнение. Однако такие ГОСТы носят рекомендательный характер (см. таблицу).

ГОСТы по оформлению документации

Источник определения	Термин «подпись»
	Определение	Локализация в источнике
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст)	Подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица	Пункт 3.2.1.58
ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст)	В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи	Пункт 3.22
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом)	Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица	Раздел 2
Единая система конструкторской документации. Основные надписи. ГОСТ 2.104-2006 (введен приказом Ростехрегулиро­вания от 22.06.2006 № 118-ст)	Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица	Пункт 3.1.4

Гражданско-правовые сделки

Пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ характеризует факсимиле как средство механического копирования, а факсимильное воспроизведение подписи – как аналог собственноручной подписи. Иных определений факсимильной подписи в других федеральных законах не имеется. Следовательно, данные определения носят универсальный характер.

Впрочем, этого следовало ожидать. Ведь через факсимильную подпись гражданин реализует личные права и приобретает обязанности. Предназначение аналога (от греческого «analogos» – соответствующий) – заменять собой оригинал. Поэтому логично ожидать, что аналог собственноручной подписи ее собой заменяет. Он должен выполнять те же функции, что и личная подпись, в том числе – идентифицировать подписавшегося субъекта.

Между тем аналог собственноручной подписи допустимо применять не всегда. Так, документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписывают лично (ст. 44 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате»).

Гражданский кодекс (п. 2 ст. 160) гласит: при совершении сделок использование факсимильной подписи допускается по соглашению сторон.

На первый взгляд кажется, что условие об использовании факсимиле должно быть зафиксировано в договоре, подписанном лицами, совершающими сделку (п. 1 ст. 160 Гражданского кодекса). Однако на основании пунктов 1 и 3 статьи 434 Гражданского кодекса договор может быть заключен путем обмена документами.

Предположим, вам выставлен счет на оплату, в котором применена факсимильная подпись. Такой документ признается Если вы оплатили этот счет, то совершили акцепт, которым безоговорочно подтвердили принятие всех условий счета (п. п. 1, 3 ст. 438 ГК РФ), в том числе – согласие на дальнейшее использование в договорных отношениях факсимильной подписи.

Не исключено, что иную точку зрения придется отстаивать в суде.

Ну а бухгалтеров в первую очередь волнуют налоговые правоотношения.

Первичные учетные документы

Налог на добавленную стоимость

Налогообложение прибыли

По мнению Минфина России (письмо от 13.04.2015 № 03-03-06/20808), документы, имеющие финансовые последствия, с факсимильным воспроизведением подписи руководителя не являются оправдательными документами для целей Правда, названное письмо относилось к признанию расходов. Но суммы, относящиеся у одной стороны договора к расходам, у противоположной стороны обычно образуют доходы. Следуя логике министерства, по двусторонним документам за факсимильной подписью налоговым инспекторам придется не признать не только расходы одной стороны, но и доходы другой. Между тем такого прецедента практика не припомнит.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 1 ст. 252 НК РФ). Так почему же контролирующие органы и даже порой суды отказывают в признании документов, составленных в полном соответствии с гражданским законодательством? Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ). А законодательство о бухгалтерском учете, как мы выяснили выше, не запрещает принимать к учету документы, подписанные посредством факсимиле. Наконец, недостаток оформления первичного документа можно исправить справкой бухгалтера.

Анализировать противоречивую арбитражную практику по делам о применении факсимильной подписи мы не станем. Ведь конкретная позиция того или иного суда непредсказуема. Давайте подойдем к решению вопроса с глобальных позиций.

Суды признают расходы тогда, когда они носят реальный характер. При этом незначительные недостатки оформления первичной документации во внимание не принимаются (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 27.02.2009 № 07АП-233/09 по делу № А45-12409/2008-17/366). Кроме того, взимание налогов производится исходя из фактической способности налогоплательщика к их уплате (п. 1 ст. 3 НК РФ). По этой причине суды отклоняют отказы в признании расходов по формальным основаниям.

Полагаем, что такие аргументы позволят склонить проверяющих в вашу пользу.

Мы вовсе не призываем поголовно переходить на факсимиле. Порой целесообразнее оформить доверенность на другого сотрудника, который может заменить подписанта. Наша цель – поддержать читателя в налоговом споре.

Трудовые отношения

Допустимо ли применять факсимиле в сфере

Из статьи 5 Трудового кодекса не следует применимость гражданского законодательства к трудовым отношениям. Вместе с тем в ней указано, что трудовые отношения регулируются коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами.

Анализ текста Трудового кодекса показывает, что словосочетание «личная подпись» в нем не применяется. На этом основании полагаем, что правомерность факсимильного воспроизведения подписи может быть установлена коллективными договором, соглашением или локальным нормативным актом (в частности, соответствующим приказом руководителя компании).

Кроме того, факсимиле, хотя предусмотрено гражданским законодательством, изготавливается персонально на работника, а значит – фактически в рамках трудовых отношений. Для идентификации юридического лица служит печать. Следовательно, факсимильное воспроизведение подписи работника удостоверяет выполнение им своей трудовой функции. А значит, утверждение о том, что факсимиле в трудовых отношениях неприемлемо, не соответствует действительности. Ведь работник в гражданско-правовых отношениях самостоятельно не участвует.

Противоположная точка зрения состоит в том, что применение факсимиле работодателем недопустимо. И у нее имеются сторонники. На наш взгляд, тут целесообразно занять позицию «зри в корень». Применение факсимиле повлечет неблагоприятные последствия для работника или для работодателя, если оно было использовано недобросовестно, ненадлежащим лицом, с превышением его должностных полномочий. С равным успехом подпись руководителя можно подделать, от этого никто не застрахован.

Предотвращение злоупотреблений

Поскольку факсимильное воспроизведение подписи порождает права, обязанности и ответственность (как самого работника-подписанта, так и организации-работодателя), факсимиле требует надлежащего хранения. Условия хранения должны исключать злоупотребления оттиском, его несанкционированное применение.

Как правило, факсимиле выдается уполномоченному (доверенному) лицу, на которое возлагается ответственность за его использование.

По сути, передачу факсимиле можно приравнять к выдаче другому работнику доверенности на совершение операций, относящихся к обязанностям подписанта. При этом круг полномочий лица, которому доверено факсимиле, необходимо четко очертить.

Татьяна Коробейникова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

• 15.01.18

  В письме от 08.12.17 № 03-03-06/1/81951 Минфин ответил на вопрос организации, которой контрагент предложил заверять первичные документы факсимильной подписью уполномоченных лиц. Под документальным подтверждением расходов понимается оформление документов в соответствии с законодательством РФ либо в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены расходы, и (или) наличие... 2966

• 15.01.18

  Об учете расходов и применении вычетов НДС в случае подписания контрагентом первичных документов факсимиле 2512

• 09.01.17

  ООО «С» (заказчик) и ООО «М» (исполнитель) заключили договор на оказание услуг, связанных с проведением рекламной кампании в средствах массовой информации и наружной рекламой. В подтверждение исполнения договора были представлены счета-фактуры и акты выполненных работ. По результатам выездной проверки ИФНС доначислила налог на прибыль, НДС, пени и штраф, установив, что контрагент не обладал материальными и трудовыми ресурсами, не нес расходов... 1807

• 31.08.16

  ООО «Э» (заказчик) и ООО «М» (поставщик) заключили договоры поставки жести белой. В подтверждение исполнения договора были представлены договоры поставки, спецификации, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, в том числе международные, грузовые таможенные декларации. Документы со стороны ООО «М» подписаны руководителем компании – О. По результатам выездной проверки ИНФС доначислила НДС, пени и штраф, указав на неправомерность вычета по... 2080

• 28.01.16

  Опубликовано определение судьи ВС по делу А21-9443/2014, о котором мы писали ранее. По результатам выездной проверки ИФНС отказала в вычете НДС, указав, в частности, на подписание от имени контрагентов документов с использованием факсимиле. Суды первой и апелляционной инстанций отменили решение инспекции, отметив, что обязанность по составлению счетов-фактур возлагается на продавца, а действующее налоговое законодательство не запрещает... 2508

• 05.10.15

  Опубликовано постановление коллегии судей окружного арбитражного суда по делу А21-9443/2014, о решениях судов первой и апелляционной инстанций по которому мы писали ранее. Компания заключила договор на поставку продукции, а затем заявила по этой сделке вычет в налоговой декларации по НДС. По результатам выездной проверки ИФНС отказала в вычете, указав на отсутствие у контрагентов необходимых ресурсов и подписание документов от имени... 2186

• 21.09.15

  В письме от 27.08.15 № 03-07-09/49478 Минфин напомнил, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Пунктом 2 статьи 160 ГК предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного... 5 4442

• 21.09.15

  О возможности составления счетов-фактур с использованием факсимильной подписи 4859

• 13.08.15

  ЗАО заявило налоговый вычет в декларации по НДС по операции приобретения металлопродукции у ООО. По результатам выездной проверки ИФНС отказала в вычетах, установив, что первичные документы и счета-фактуры от имени ООО подписаны с использование факсимиле. Также инспекция установила, что ООО зарегистрировано незадолго до заключения договора по адресу массовой регистрации. Суды (дело № А73-8042/2014) признали решение инспекции законным, ... 1632

• 24.06.15

  ООО «Б» (покупатель) заключило договоры на поставку морепродуктов и рыбы с ООО «А» и «Р», затем заявило вычет в налоговой декларации по НДС. По результатам выездной проверки ИФНС отказала в вычетах, сославшись на отсутствие у контрагентов необходимых условий для исполнения договоров (отсутствуют основные средства и персонал), а также указав, что счета-фактуры подписаны факсимиле. Суды первой и апелляционной инстанций (дело №... 2064

• 21.01.15

  Законодательство о бухгалтерском учете оперирует понятием первичные учетные документы. Первичные учетные документы являются документами, служащими основанием для отражения фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете организации (ч. 1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)), и информацией для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете (ст. 313 НК РФ). 4369

• 30.06.14

  Предприниматель (агент) и ЗАО (принципал) в январе 2007 года заключили агентский договор, по которому предприниматель в интересах и за счет ЗАО осуществлял поиск, закупку, предпродажную подготовку и последующую реализацию продукции. Во исполнение этого договора ИП заключил субагентские договоры с физлицами. Агент и далее, в свою очередь, субагенты получили денежные средства принципала с целью закупки товара. В мае того же года агентский... 2472

• 18.06.14

  Между предпринимателем (покупатель) и ООО (продавец) был заключен договор на приобретение пшеницы и кукурузы. По результатам выездной налоговой проверки инспекция доначислила ИП налоги, в частности НДС, НДФЛ, пени и штраф по операциям с ООО, указывая, в частности, на подписание счетов-фактур с использованием факсимиле. Инспекцией также установлено, что ООО налоговую отчетность не представляет, налоги не уплачивает, по месту регистрации... 2098

• 17.06.14

  Правила подписания счетов-фактур введены пунктом 6 статьи 169 НК РФ. Там не говорится о факсимиле. Значит, счет-фактура, заверенный только факсимильной подписью, не позволяет вычесть НДС. Об этом напомнил ФАС Северо-Кавказского округа (постановление от 30.05.14 № А32-2968/2012). Его вывод соответствует постановлению Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11. ... 4 2674

• 08.04.14

  По результатам выездной проверки компании доначислен налог на прибыль, НДС, а также пени и штраф. Инспекция сочла неправомерным отнесение к расходам части затрат по приобретению подсолнечника у ООО «Г» и ООО «А» на общую сумму 2,6 млн рублей в результате завышения цены относительно рыночной. Доначисления по НДС произведены в результате неправомерных налоговых вычетов в отношении ряда контрагентов по недостоверным счетам-фактурам, оформленным... 1938

• 06.02.14

  Инспекция в результате проведения выездной налоговой проверки установила, что представленные компанией в обоснование налоговых вычетов по НДС счета-фактуры, оформленные от имени контрагента, содержат неверный КПП продавца, некорректный адрес, а в некоторых подписи руководителя и главного бухгалтера выполнены путем проставления факсимиле. Суды трех инстанций (дело № А79-13124/2012) отказали компании в применении налоговых вычетов по... 1 2136

• 18.10.13

  Кроме того, налоговики, не учитывая, что списание материалов согласно учетной политике для целей налогообложения организации происходит по средней стоимости, неправомерно доначислили налог на прибыль. 1944

• 11.10.13

  Является ли нарушением действующего законодательства подписание товарных накладных подписью, произведенной путем проставления факсимиле? 20399

• 25.06.13

  Налоговики при проверке обнаружили документы, оформленные с применением факсимиле. Затраты на приобретение сырья зачли, а в вычтенный НДС доначислили. Суд по данному эпизоду фискалов поддержал. 3985

• 30.05.12

  Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц. 14521

• 18.04.12

  На очередном Всероссийском спутниковом онлайн-семинаре компании «Гарант» были рассмотрены актуальные вопросы по НДС и новым утвержденным формам документов. Мероприятие провела Ирина Генриховна Спирина, действительный член ИПБ России, преподаватель Московской высшей школы экономики. 5030

• 05.12.11

  Запрет факсимильной подписи на счетах-фактурах стал результатом разбирательства в Высшем арбитражном суде между налоговиками и красноярским заводом холодильников «Бирюса». Такая позиция суда может распространиться на все первичные документы бухучета, отмечают эксперты. Два года назад Высший арбитражный суд (ВАС) вынес ряд решений, разрешающих факсимильные подписи в налоговых и бухгалтерских документах. Однако теперь судьи сочли, что такое... 1486

• 18.11.11

  Контрагент выдал счет-фактуру, заверенную факсимильной подписью руководителя или главного бухгалтера. Чиновники считают, что такой документ не позволяет вычесть «входной» НДС. Поэтому от партнера лучше потребовать счет-фактуру с обычной подписью. Если это нереально, то законность вычета придется отстаивать в суде. Здесь поможет комментируемое определение. ПРИЧИНА СПОРА Счет-фактура завизирован факсимильной подписью. По мнению чиновников,... 7 3635

• 11.11.11

  Декларацию нельзя заверять факсимильной подписью. Она не предусмотрена Налоговым кодексом. Бланк с такой подписью не может быть принят инспекцией. Данный вывод следует из постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.11.11 № А56-66090/2010. На отчетности необходима подпись руководителя юрлица. Возможна и подпись другого сотрудника. Только на него следует выписать доверенность, позволяющая представлять организацию в налоговых... 942

• 27.09.11

  Сегодня ВАС принял решение по делу общества «Красноярский завод холодильников «Бирюса» против Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Красноярскому краю, оставив без изменений решения арбитражных судов предыдущих инстанций. Обстоятельства дела полностью изложены в определении о передаче дела в Президиум ВАС от 17.06.2011 № 4134/11. Межрайонная инспекция ФНС по крупнейшим налогоплательщикам по... 2 2151

• 12.09.11

  Одним из эпизодов рассматриваемого дела в арбитражном суде стал вопрос подписи счетов-фактур штампом факсимиле. Как следует из материалов дела, инспекцией была проведена выездная налоговая проверка общества. По ее результатам компании отказано в применении вычета по НДС по счетам-фактурам. Основанием для отказа в применении вычета на основании указанных счетов-фактур послужил вывод инспекции о несоответствии порядка их заполнения требованиям... 1086

• 14.06.11

  Факсимильная подпись на первичных документах не является основанием для отмены вычета налога на добавленную стоимость (постановление ФАС Московского округа от 04.05.2011 № КА-А40/3623−11 по делу № А40−173950/09−90−1323). Налоговая инспекция отказала индивидуальному предпринимателю в вычете НДС, поскольку от имени контрагента первичные документы были подписаны не лично генеральным директором, а с помощью факсимильного... 998

• 23.12.10

  По счетам-фактурам с факсимильной подписью можно применить вычет НДС. Об этом сказано в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 10.12.2010 по делу № А53-3061/2010. Налоговое законодательство не устанавливает допустимые способы подписания счетов-фактур. Запрета на совершение подписи руководителя и главного бухгалтера путем проставления штампа-факсимиле не установлено. В данном случае требования статьи 169 НК РФ, необходимые для... 1 1097

• 16.08.10

  Разрешается ли ставить на счетах, счетах-фактурах и иных первичных учетных документах факсимильные подписи единоличного исполнительного органа организации и (или) бухгалтера? Если нет, какие последствия это влечет? 6345

• 05.08.10

  Чем поможет эта статья: Принять правильное решение, когда можно воспользоваться факсимиле взамен живой подписи, а в каких случаях лучше от этого воздержаться. От чего убережет: От претензий налоговиков к первичным документам и счетам-фактурам. А значит, и от недоимок по налогу на прибыль и НДС. 13989

• 26.07.10

  Позиция налоговиков непоколебима уже с 2005 года: вычет по «факсимильному» счету-фактуре неправомерен. Как рассказала «Главбуху» Дина Сверчкова, юрист юридической компании «Налоговик», единственный совет, который можно дать компаниям в такой ситуации: запросить у поставщика счет-фактуру с «живыми» подписями. При этом сослаться на требования инспекторов. Если же счета-фактуры с факсимильными подписями обнаружены в ходе налоговой проверки, то... 1205

• 22.06.10

  Минфин: Покупатель не может принять к вычету НДС на основании счета-фактуры, составленного с использованием факсимильной подписи 1876

• 18.06.10

  Счета-фактуры с факсимильной подписью не являются основанием для принятия НДС к вычету. Об этом в очередной раз специалисты Минфина России сообщили в письме от 01.06.2010 года № 03-07-09/33. Чиновники ссылаются на 2 статью 169 НК где сказано, что использовать факсимильную подпись разрешается лишь в случае, предусмотренном законодательством. А поскольку Налоговый кодекс не допускает подпись счетов-фактур при помощи факсимиле, то по таким... 1 1163

• 22.12.09

  Налоговики не вправе отказывать в вычете по НДС лишь на том основании, что в счете-фактуре стоит факсимильная подпись. Эту точку зрения вслед за Высшим арбитражным судом РФ высказывают и окружные арбитражные суды. Пример тому – постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.11.09 № А13-8617/2008. Суть конфликта Инспекция сняла вычеты по НДС на том основании, что счета-фактуры были подписаны с использованием факсимиле. При этом контролеры... 968

• 25.11.09

  Компания не сможет получить налоговые вычеты по счетам-фактурам с факсимильными подписями. Как разъяснила на «горячей линии» по вопросам НДС Любовь Дудкина, заместитель начальника отдела налогообложения юридических лиц УФНС России по Красноярскому краю, в НК прописано, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо другими лицами, уполномоченными на то приказом либо доверенностью компании. Согласно пункту... 803

• 06.11.09

  Если стороны хотят использовать факсимильную подпись, то об этом стоит упомянуть в договоре. Суд установил, что подпись контрагента на первичных документах совершена с использованием факсимиле либо с помощью электрофотографических копировально-множительных устройств. При этом представитель контрагента, находящийся в местах лишения свободы, свою причастность к деятельности контрагента отрицал. Суд попытался найти ссылку в договоре на возможность... 829

• 24.07.09

  Требование об уплате налога с факсимильной подписью должностного лица налогового органа является законным. К такому выводу пришел ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 15.06.09 № Ф04-3222/2009(7672-А27-14). Компания получила из инспекции по почте не оригинал, а копию требования об уплате налога, на которой к тому же вместо собственноручной подписи начальника инспекции стояла факсимильная. Компания, так и не уплатив налог, посчитала,... 813

• 13.07.09

  Минфин: Организация не вправе принять к вычету НДС по счету-фактуре, составленному с использованием факсимильной подписи 1456

• 13.07.09

  Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Налоговым кодексом не предусмотрено. Об этом Минфин России информирует в письме от 17.06.2009 № 03-07-09/31 и обращает внимание налогоплательщиков, что счета-фактуры, составленные с факсимильной подписью, являются составленными с нарушением установленного порядка. Следовательно, они не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету.... 1 1168

• 14.05.09

  Президиум ВАС, вопреки позиции Минфина, в очередной раз признал неправомерным отказ фирме в НДС-вычете на том основании, что счет-фактура подписан факсимиле. Свою позицию высшие арбитры изложили в определении от 8 апреля 2009 г. № ВАС-3935/09. Судьи указали, что действующее налоговое законодательство не содержит норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур. В то же время в нем нет и запрета на совершение подписи... 1 1087

• 04.03.09

  Налоговая инспекция не вправе отказать фирме в вычете по НДС лишь на том основании, что счет-фактура «подписана» штампом-факсимиле. Такой вывод содержится в определении Высшего Арбитражного Суда от 13 февраля 2009 г. № ВАС-16068/08. Отказывая налоговикам в передаче дела в Президиум, участники коллегии судей указали, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом между контрагентами не свидетельствует о... 890

• 12.02.09

  Счета-фактуры, оформленные с использованием факсимильной подписи, являются составленными с нарушением установленного порядка. Это означает, что данный документ не может являться основанием для принятия сумм НДС к вычету. На данный факт указывает Минфин в письме от 22 января 2009 г. № 03-07-11/17. Финансисты отметили, что пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса установлено: использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения... 889

• 11.02.09

  Минфин вновь напомнил, что счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, не являются основанием для применения вычета по НДС 1 2737

• 11.07.08

  Таможенники не вправе отказать фирме в применении первого метода определения таможенной стоимости (по стоимости сделки с ввозимыми товарами), лишь на том основании, что контракт на импорт продукции подписан факсимиле. Таким выводом порадовал участников ВЭД ФАС Дальневосточного округа в своем постановлении от 7 июня 2008 г. № Ф03-А51/08-2/1969. В минувшем году сотрудники находкинской таможни решили, что фирма-импортер неправомерно применила... 846