Новые правила составления доверенности. Представитель действует по доверенности: на что обратить внимание

Доверенность является гражданско-правовой сделкой, поэтому она обязательно должна соответствовать всем требованиям предъявляемым к сделкам законом. В частности, доверенность может быть выдана лишь на совершение правомерных юридических действий; воля представляемого должна формироваться свободно и быть адекватно выражена в доверенности; доверенность, выданная юридическому лицу, может касаться лишь совершения сделок, не противоречащих специальной правоспособности и т.д. Кроме того, составление доверенности подчиняется ряду специальных правил, несоблюдение которых может повлечь за собой недействительность доверенности. Основные требования, предъявляемые к доверенности, сводятся к следующему.

Во-первых, доверенность должна быть оформлена письменно. Доверенность не может быть устной. По общему правилу, для действительности доверенности достаточно того, чтобы она была облечена в простую письменную форму. При этом она может составлена как в виде особого документа, названного доверенностью, так и в любом другом виде, например в форме письма, телеграммы, факса, части договора, содержащей описание полномочий представителя, и т.п. Важно одно: в доверенности должны быть четко отражены полномочия представителя, а также другие реквизиты, необходимые для доверенности. Функции доверенности могут выполняться и некоторыми другими письменными документами, например служебным удостоверением директора филиала, страхового агента, путевым листом, выдаваемым водителю и т.п.

В случаях, прямо указанных в законе, к форме доверенности предъявляются повышенные требования. Обычно они выражаться в том, что доверенность должна быть определенным образом удостоверена. Так, в нотариальном порядке должны быть удостоверены доверенности на совершение сделок, требующих нотариальной формы, за исключением случаев, предусмотренных законом (ч.2 ст. 185 ГК). В соответствии со ст. 187 ГК нотариально должна быть оформлена доверенность, выдаваемая в порядке передоверия.

Доверенности, выдаваемые от имени юридических лиц, кроме выдаваемых в порядке передоверия, нотариального или какого-либо иного специального удостоверения не требуют. Однако к этим доверенностям предъявляются дополнительные требования. Прежде всего, такая доверенность должна быть подписана руководителем или иным уполномоченным лицом юридического лица и скреплена печатью.
Если доверенность выдается от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, и эта доверенность выдается либо на получение или выдачу денег и других материальных ценностей, то такая доверенность должна быть не только подписана руководителем юридического лица и скреплена печатью, но и подписана главным бухгалтером юридического лица.

Формы доверенностей на совершение операций в банке и доверенностей на совершение сделок в области внешней торговли (внешнеэкономических сделок) определяются специальными правилами.

Во-вторых, важное значение имеет срок действия доверенности. Максимальный срок действия доверенности не должен превышать 3 лет с момента выдачи доверенности (ст. 186 ГК). Если в доверенности не указан срок, на который выдана доверенность, то в этом случае срок действия доверенности 1 год с момента ее выдачи и по истечении года доверенность утрачивает свое действие. Если указан срок 2 года, она действует 2 года, если указан срок 5 лет, то доверенность будет действовать только 3 года. Исключение составляет нотариально удостоверенная доверенность, выданная для совершения действий за границей, которая сохраняет силу до ее отмены, если в самой доверенности не содержится указаний о конкретном сроке ее действия.

На доверенности обязательно должна стоять дата ее совершения, т.е. дата выдачи. Доверенность, на которой не указана дата выдачи доверенности, ничтожна, т.е. такая доверенность не порождает никаких юридических последствий.

В-третьих, доверенность является именным документом. Это означает, что в доверенности должно быть указано лицо, которому она выдана, а также лицо, которое доверенность выдало, т.е. доверитель. Полезно знать, что доверенность может быть выдана как на имя одного лица, так и на имя нескольких лиц, которые могут выступать сообща или каждый по отдельности. Выдать доверенность может также не только одно лицо, но и несколько лиц.

Как писать доверенность, образец. Что такое генеральная доверенность? Как написать доверенность на ребенка? Отмена доверенности: как аннулировать доверенность

Как написать доверенность на ребенка? Отмена доверенности: как аннулировать доверенность Оформление доверенности позволяет сделать нашу жизнь проще. С помощью данного документа можно решить целую массу проблем, практически не выходя из дома. Если вы не знаете как написать доверенность, зачем необходимо нотариальное удостоверение доверенности, как правильно составить доверенность на сопровождение ребенка по России, как отозвать доверенность и какой максимальный срок действия доверенности, то наша статья поможет вам разобраться в этом на конкретных примерах.

(кликните, чтобы открыть)

Что такое доверенность? Оформление доверенности

Важным правилом оформления доверенности является дееспособность как доверителя, так и представителя. Это значит, что участники доверенности обладают правом совершать сделки и исполнять обязанности по ним. Согласно статье 60 Конституции полная дееспособность граждан возникает с 18 лет – совершеннолетние. Дееспособность предполагает, что лицо осознанно совершает свои действия.

Как сделать доверенность и какая нужна именно вам? Гражданское законодательство предусматривает очень большое количество различных видов и форм доверенностей. В-первую очередь выделяют три основных:

Разовая доверенность – она выдается на выполнение конкретного действия. Например, вы находитесь в больнице, и получить денежный перевод самостоятельно не можете. В таком случае вы пишите от руки разовую доверенность на вашего близкого человека – жену, ребенка или друга, который получит эти деньги.

Специальная доверенность – для выполнения однородного действия на постоянной основе. Одним из примеров такого вида является доверенность на представление интересов в суде. Представим, что ваш родственник или знакомый профессиональный юрист, а может быть, просто хорошо разбирается в действующем законодательстве. Почему бы не доверить ему, как специалисту, участвовать от вашего лица в различных судебных инстанциях в качестве истца или ответчика, а вы ему за это поможете в чем-то другом? Для этого нужно просто оформить специальную доверенность.

Как оформить генеральную доверенность – она оформляется, если лицу нужно представить практически неограниченные права. Среди этого вида одной из самых распространенных является генеральная доверенность на автомобиль. С помощью нее можно совершать любые сделки с машиной. Проще говоря, если вам нужно отдать машину в полное пользование другому лицу, то оформляйте генеральную доверенность.

Кроме вышеуказанной классификации доверенности можно условно разделить на две категории – выданные юридическим и физическим лицом. Мы уже рассмотрели несколько примеров доверенностей, где доверителем выступает физическое лицо. Наряду с ними широкое распространение получили доверенности организаций. Как правило, они выдаются – юристам, адвокатам, водителям и материально-ответственным лицам для обеспечения работы компании.

Удостоверение доверенности у нотариуса

Как пишется доверенность? Гражданский кодекс позволяет оформлять большинство доверенностей «от руки». Но бывают случаи, когда удостоверение доверенности нотариусом является обязательным условием ее оформления. Таких ситуации в действующем законодательстве не много, рассмотрим каждый из них.

Во-первых, когда вы хотите выдать своему представителю доверенность с правом передоверия. Более детально об институте передоверия мы будем говорить дальше.

Во-вторых, обязательно придется посетить нотариуса, если вы хотите уполномочить своего представителя совершать действия, требующие государственной регистрации. Например, если вы решили передать в управление свой автомобиль другому лицу, то такую доверенность можно написать от руки. Дальше в статье вы сможете даже скачать ее образец. Однако если нужно уполномочить это лицо на продажу автомобиля, то тут нужно будет оформить доверенность у нотариуса. Тоже касается доверенности на продажу дома, квартиры или земельного участка – к нотариусу!

Как писать доверенность: образец, бланк, примеры

Большую часть доверенностей можно написать на белом листе бумаги от руки. Главное, чтобы она имела все обязательные и точные реквизиты, которые мы рассмотрим дальше. Самый главный вопрос – что там писать, чтобы к ней не было вопросов со стороны представителей власти или иных коммерческих структур?

Для ответа на вопрос: ? — мы постарались собрать образцы доверенностей, пользующихся самым большим спросом. Вы можете их скачать ниже, кликнув на название:

Если образца, подходящего вам тут нет, расстраиваться не стоит. Берите любую и переписывайте доверенность от руки под свои нужды, при учете обязательных реквизитов, указанных в следующем разделе! Это касается только тех доверенностей, которые не требуют нотариального удостоверения. Если ваша доверенность попадает в компетенцию нотариата, то образцов искать не надо. Как правило, у каждого нотариуса уже есть заготовленные шаблоны, где требуется только поменять ФИО и паспорт доверителя и представителя, да поставить штамп. Поэтому здесь вопроса, как правильно оформить доверенность, не возникает.

Прежде чем, переходить к следующему разделу, хочется развеять один миф. Многие граждане считают, что для надежности лучше любую доверенность заверять у нотариуса. Это массовое заблуждение – нотариального удостоверения требуют только те доверенности, для которых данный порядок установлен законом. О них мы уже сказали выше. Если вам надо выдать доверенность на управление транспортным средством, то проще всего написать доверенность от руки по предложенному выше образцу и «не ломаем голову» над поиском ближайшего нотариата – потратите лишние деньги и время!

Как составить доверенность в соответствии с законом? В статьях 185 и 186 Гражданского кодекса указано, что если при оформлении доверенности в ней не будут указаны ряд обязательных реквизитов, то ее признают недействительной. На рисунке указанном выше мы выделили пять составляющих, чтобы правильно оформить доверенность, на которые следует обратить особое внимание.

Место и дата оформления доверенности

(№ 1 на схеме)

В соответствии с частью 1 статьи 186 Гражданского кодекса доверенность, на которой не указана дата ее оформления, считается ничтожной – иными словами недействительной. Наверное, вы не раз обращали внимание на то, что дата во всех доверенностях пишется прописью, однако в законе об этом правиле оформления ни слова. Данная практика получила широкое распространение благодаря нотариусам. Именно они стали прописывать дату прописью, что исключает возможность подделать или оспорить дату выдачи доверенности. В дополнение в шапке указывается место оформления доверенности. Как правило, это просто название населенного пункта, где она выдана.

Информация о доверителе и представителе

(№ 2 на схеме)

Следующей обязательной частью любой доверенности является персональная информация о доверителе и представителе. Если доверенность выдается от одного физического лица к другому, то в ней должны быть указаны их паспортные данные – серия, номер, выдавший орган и дата. Наряду с в доверенность вписывают место и дату рождения, а также адрес регистрации.

Очень часто встречаются доверенности, где доверителем выступает организация, а представителем физическое лицо. В таком случае доверенность, выданная , должна содержать следующую информацию – ИНН, КПП, ОГРН, а также юридический и фактический адрес организации.

Важно

Следует отметить, что согласно нормам Гражданского кодекса отсутствие полной детализации информации об участниках доверенности не является основанием для признания ее недействительной. Однако сведения указанные в доверенности должны однозначно идентифицировать доверителя и представителя.

Полномочия представителя

(№ 3 на схеме)

При оформлении данного раздела доверенности необходимо уйти от общих формулировок и максимально уточнить полномочия представителя. Обратите внимание на наш пример. В данном случае доверитель уполномочил своего представителя выступать от его имени в широком списке контролирующих органов по вопросам согласования технических работ в нежилом помещении. При этом доверитель наделил своего представителя правом получать и представлять документы, а также справки, связанные с данными работами.

Действующее законодательство позволяет выдать доверенность на заключение сделок и совершение определенных действий. При этом можно уполномочить представителя заключать как все сделки, так и конкретный перечень.

Рассмотрим на примере. Доверитель дает право своему представителю совершать все юридически значимые действия с его автомобилем. В данном случае представитель может делать с машиной все что хочет – продавать, сдавать в аренду, снимать с учета и т.д. Но в доверенности можно указать и конкретный перечень прав представителя, например, только сдавать автомобиль в аренду. Такую аналогию можно провести и с доверенностями на совершение определенных действий. Например, нанятого вами юриста можно уполномочить представлять интересы только в суде или же во всех инстанциях и контролирующих органах.

Кстати, при покупке автомобиля, важно знать, как и аресты.

Срок действия доверенности и передоверие полномочий по доверенности

(№ 4 на схеме)

Срок действия доверенности является еще одним важным реквизитом. Согласно пункту 1 статьи 186 Гражданского кодекса его отсутствие в доверенности автоматом устанавливает срок ее жизни – на один год. Если доверителю нужен максимальный срок доверенности, то его нужно указать и желательно, как в нашем примере, прописью. Бессрочная доверенность чаще всего делается с целью сделать доверенность на максимально длительный срок. На какой срок выдается доверенность? Максимальный срок действия доверенности – это три года. Оформить доверенность без срока действия нельзя. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.

Статьей 187 Кодекса установлен институт передоверия, (т.е. можно составить передоверие по доверенности) который позволяет лицу, выдавшему доверенность, разрешить своему представителю передоверить права другому лицу на свое усмотрение. Что это значит?

В нашем примере доверенность выдана юристу, оказывающему услуги по согласованию технических работ с компетентными органами. Вместе с тем, по просьбе юриста доверитель наделил его правом передоверия полномочий. Данное уточнение позволило самому юристу выдать аналогичную доверенность своему помощнику, который впоследствии выполнял его поручения – передача и прием документов, оплата госпошлины и т.п.

Доверенности, оформленные в порядке передоверия, должны быть заверены нотариусом. Кроме того, представитель может передоверить свои права другому лицу только на срок указанный в первоначальной доверенности.

Доверенность с правом передоверия из нашего образца, выдана юристу на один год с правом передоверия. Исходя из этого, он сможет передоверить права своему помощнику в рамках срока действия полученной им доверенности. При этом передоверие представителя своих прав третьему лицу не лишает его возможности самостоятельно решать вопросы, на которые он уполномочен. Данное правило установлено пунктом 6 статьи 187 Гражданского кодекса.

Важно

Если представитель решил передоверить права другому лицу, то он обязан вас уведомить об этом и получить согласие. В противном случае он будет нести персональную ответственность за действие (бездействие) уполномоченного им лица.

Подпись доверителя

(№ 5 на схеме)

Последним реквизитом, который делает доверенность действительной, является подпись доверителя. Когда вы будете подписывать доверенность лучше не только оставить автограф, но и расшифровать фамилию, имя и отчество. В нашем примере данные реквизиты по понятным причинам затерты. Ваша подпись в доверенности является гарантом ее подлинности и законности оформления. Действие доверенности начнется только с момента ее подписи, без данного реквизита ее нигде не примут.

Прекращение действия доверенности и отмена доверенности

Логическим завершением нашей статьи про оформление доверенности является конечная точка ее жизни – прекращение действия. Полный перечень оснований для прекращения доверенности указан в статье 188 Гражданского кодекса:

• истечение срока, на который она выдана;
• отмена доверенности самим доверителем либо отказ представителя от вверенных ему полномочий;
• смерть доверителя или представителя, а также ликвидация организации, выдавшей доверенность.

Последствиями прекращения действия доверенности является прекращение права передоверия, если такое было предусмотрено. При этом если вы решили аннулировать доверенность, то по закону необходимо уведомить своего представителя и оформить отзыв доверенности. При прекращении действия доверенности, представитель обязан немедленно вернуть ее доверителю.

Как отменить доверенность и можно ли аннулировать доверенность? Отмена любой доверенности зависит от того, в какой форме она составлена. Если говорить о том, как аннулировать доверенность, составленную в простой письменной форме, то следует в письменном виде уведомить доверенное лицо об отзыве доверенности.

Как отозвать нотариальную доверенность? Действия по отзыву доверенности у нотариуса, аналогичны тем, которые предпринимаются при отмене доверенности, выданной в простой письменной форме. Вам потребуется обратиться к нотариусу, который вам выдал доверенность, и уведомить его о своем намерении отменить документ. И уже нотариус может самостоятельно отправить уведомление об отзыве доверенности и известить о том, что его полномочия завершены.

Доверенность на ребенка

Зачастую доверенность на сопровождение несовершеннолетнего ребенка по России не обязательна, но желательна. Обязательной является доверенность на . Для поездки с ребенком сопровождающему крайне желательно иметь следующие документы:

• паспорт;
• свидетельство о рождении или паспорт ребенка (если он ему уже выдан);
• доверенность на перевозку ребенка без родителей.

Доверенность на ребенка составляется даже когда он путешествует с близкими родственниками, например с бабушкой или дедушкой.

Подпишитесь на свежие новости

Строго установленного образца по написанию доверенности на право подписи документов не определено. Предприятия и организации вправе писать ее в свободной форме либо разработать собственный шаблон такого документа. Для предъявления по назначению подойдет как рукописный, так и печатный вариант доверенности.

ФАЙЛЫ

Кто и на кого может выписывать доверенность на право подписи

Юридические лица выписывают такие документы, как правило, на своих сотрудников: юристов, главных бухгалтеров, руководителей подразделений и т.д. Оформлением документа обычно занимается либо секретарь, либо юрист предприятия, затем доверенность передается на подпись руководителю.

Не пользуйтесь передоверием — лучше выдать доверенность сразу нескольким лицам.

Иногда доверенности выписываются с правом передоверия, но это влечет за собой необходимость заверения данного документа у нотариуса. Поэтому чаще всего руководство организаций предпочитает выдавать доверенности сразу на несколько представителей.

Основные особенности доверенности на право подписи

Доверенность может быть генеральной (с неограниченными полномочиями); специальной (для выполнения поручений в обозначенный период) или разовой (на осуществление одного конкретного задания).

Если доверенность заполняется на подписание строго определенных документов, их нужно вписать предельно четко, желательно каждый документ отдельным подпунктом.

Предъявлять доверенность можно в любые организации: как государственные (суды, налоговые инспекции, почтовые отделения, внебюджетные фонды и т.д.), так и коммерческие (банки, другие организации и предприятия).

Однозначно определенных норм на заполнение доверенности нет, тем не менее, при ее оформлении нужно соблюдать основные правила, рекомендуемые в делопроизводстве при выписывании подобного рода документов. В числе прочего, доверенность на право подписи документов обязательно должна включать в себя информацию о доверителе и персональные сведения о доверенном лице. Также здесь должен быть указан срок действия доверенности и подписи обеих сторон.

Следует отметить, что чем шире полномочия доверенного лица, тем более подробную информацию о сторонах следует вписывать в доверенность.

Как написать доверенность на право подписи документов

• В самом верху документа пишется слово «Доверенность» и ставится номер доверенности по внутреннему документообороту, если он необходим. Ниже в одной строке указывается населенный пункт, в котором оформляется документ, и дата его заполнения (число, месяц (прописью), год).
• Далее следует вписать реквизиты юридического лица-доверителя : полное наименование предприятия (с указанием его организационно-правовой формы), ОГРН, ИНН, КПП (найти можно в учредительных бумагах организации), его юридический и фактический адрес.
• Затем заполняем должность сотрудника, от имени которого составляется данный документ. Обычно это директор, генеральный директор организации или лицо, уполномоченное на подписание таких бумаг: следует указать его фамилию, имя, отчество (имя-отчество можно указать в виде инициалов), а также документ, на основании которого действует доверитель (как правило, в этой строке пишут «На основании Устава», «Доверенности» или «Положения»).
• Теперь персональные сведения о доверителе. Здесь вносится его фамилия, имя, отчество и документ, удостоверяющий личность (наименование, серия, номер, когда и кем выдан), регистрация по месту жительства.
• Следующая часть документа содержит подробное описание полномочий , которые возлагает на доверенное лицо доверитель: тут нужно вписать полный перечень документов, которые представитель имеет право подписывать.
• Затем указывается срок , на который выдана доверенность. В соответствующей строке следует вписать дату, до которой доверенность является действительной. Здесь можно указать любой период, если же конкретных цифр не будет, то доверенность автоматически будет считаться действительной в течение года с момента подписания.
• После этого нужно указать, обладает ли представитель правом передоверять кому-либо свои полномочия.
• Далее доверенное лицо ставит под документом свою подпись , которую удостоверяет руководитель организации. Последний также расписывается под доверенностью и ставит печать предприятия .

  Надо сказать, что с 2016 года юридические лица не обязаны пользоваться печатями при оформлении документов.

После написания доверенности

Закон не обязывает доверителей заверять все выписываемые доверенности у нотариусов. Однако существует определенные виды доверенностей, которые все же следует нотариально удостоверять. В частности, необходимо заверять доверенности, предъявляемые в некоторые государственные организации (например, суды), а также для выполнения определенных действий (получение документов в государственных органах и пр.). Здесь лучше будет совершить звонок нотариусу и проконсультироваться конкретно по вашему случаю.

Д оверенность - это прежде всего документ, поэтому его нельзя рассматривать отдельно от общего документооборота компании. А раз так, то как и для любого другого документа, должен быть определен порядок его оформления и составления, согласования, подписания, регистрации, выдачи, хранения, порядок отзыва, контроля исполнения доверенностей. Если с порядком отзыва мы разобрались в прошлом номере журнала, то с остальными перечисленными задачами предлагаем разобраться сейчас.

Способы регламентации работы с доверенностями

На многих предприятиях порядок работы с доверенностями не регламентирован. Обычно доверенности готовятся юристами, и порядок подготовки доверенностей определен, скажем так, «на словах». Но на крупных предприятиях, как правило, он закрепляется в локальном нормативном акте. Причем возможны два варианта:

• утверждение общего порядка выдачи и регистрации доверенностей приказом организации (Пример 20);
• утверждение Инструкции о порядке подготовки, выдачи, учета, отзыва и контроля исполнения доверенностей (Пример 21).

В том случае, когда Предприятие выдает большое количество доверенностей, порядок работы с доверенностями требует более четкой регламентации, поэтому такой порядок может закрепляться в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по подготовке, учету, выдачи, отзыву и контролю использования доверенностей.

Рассмотрим, какие же основные разделы будет содержать такая Инструкция (обращаем внимание на то, что разделы эти примерные, вы можете их дополнять или исключать в соответствии с вашими потребностями):

1. Общие положения.
2. Нормативные ссылки.
3. Общие правила работы с доверенностями на предприятии:
1. Порядок оформления запроса на подготовку доверенности.
2. Подготовка доверенностей (ответственные, оформление на фирменном бланке, разработка типовых форм доверенностей, требования к тексту доверенности).
3. Подписание, проставление оттиска печати, регистрация и выдача доверенностей (ведение журнала регистрации доверенностей).
4. Порядок отзыва доверенностей.
5. Контроль исполнения доверенностей.
6. Порядок ведения регистрационного дела доверенностей.
4. Ответственность по Инструкции.
5. Порядок пересмотра Инструкции.

Инструкция утверждается приказом предприятия (Пример 21).

Ранее мы рассмотрели различные варианты отзыва доверенностей . Локальными нормативными актами необходимо предусмотреть тот из них, что вам более подходит. Кроме того, следует четко прописать, в какие сроки должна быть возвращена доверенность, которая отозвана.

Контроль за исполнением доверенностей возлагается на руководителя структурного подразделения, инициировавшего подготовку доверенности. Данный раздел Инструкции не является обязательным. Если же вы все-таки решите включить его, то необходимо будет прописать процедуру такого контроля. Взять на контроль исполнение всех доверенностей практически невозможно. Но в Инструкции можно прописать контроль исполнения тех доверенностей, которые выдаются, например, на совершение разовых действий или для выполнения конкретного поручения, например, для оформления и переоформления лицензий. Для контроля исполнения таких доверенностей можно обязать руководителя структурного подразделения, инициировавшего подготовку доверенности, раз в квартал (или месяц) представлять отчет о выполнении конкретных поручений, на основании полномочий, определенных в доверенностях. Отчет может представляться одному из руководителей в зависимости от организационной структуры предприятия.

Запрос на подготовку доверенностей.
Подготовка доверенностей

Подготовка доверенностей на предприятии может осуществляться:

• самим подразделением, которое выступает инициатором подготовки доверенности. В этом случае особое значение приобретают типовые формы доверенностей, которые утверждаются в установленном порядке на предприятии;
• юридической службой (или юристом при отсутствии юридической службы / юридического отдела);
• доверенности на получение товарно-материальных ценностей оформляют департаменты (управления) бухгалтерского учета.

На крупных предприятиях подготовка доверенностей возлагается на юридическую службу (юридический отдел). Поэтому должен быть четко определен порядок предоставления ей информации для подготовки доверенности. Для этих целей обычно готовится запрос. Запрос на подготовку доверенности оформляется в виде служебной записки на имя руководителя юридической службы (юридического отдела). В нем указывается:

• должность и Ф.И.О. лица, которому выдается доверенность,
• прилагается копия паспорта (частично),
• наименование организации, куда будет представляться доверенность,
• полномочия,
• срок выдачи доверенности,
• ссылка на возможность передоверия (см. Пример 22).

Если на предприятии в силу специфики его деятельности часто используются однотипные доверенности, то приказом по предприятию можно утвердить формы типовых доверенностей (Пример 23); в этом случае типовые доверенности будут готовить сами ответственные исполнители, а юридическая служба будет только проверять их тексты на соответствие типовым. Возможно также для упрощения документооборота предусмотреть подготовку доверенностей по типовой форме без соответствующего запроса. Шаблон такой доверенности можно настроить в СЭД или выложить отдельным word`овским файлом в локальной сети на сервере предприятия, чтобы все заинтересованные лица могли ею воспользоваться. Это уменьшит количество ошибок при оформлении доверенностей.

Как правильно оформить доверенность?

Но независимо оттого, кто будет составлять доверенности на вашем предприятии, следует помнить правила ее оформления, можно сделать даже своеобразную памятку на этот счет.

Ведь правильное оформление доверенности обеспечивает преимущество вашему предприятию при возникновении споров с контрагентом, а иногда позволяет выиграть дело в суде. Как оформляются реквизиты доверенности, мы расскажем чуть позже, а сейчас посмотрим, что говорит судебная практика. Я думаю, что подходы судов к вопросам оформления доверенностей многих удивят.

Судебно-арбитражная практика

Суд разъяснил, что действующее гражданское законодательство (положения статей 185,189 ГК РФ) не содержит положений о необходимости присвоения подлежащим выдаче доверенностям каких-либо номеров.

(Постановление ФАС МО от 10.09.2007, 03.09.2007 № КА-А40/8959-07 по делу № А40-76383/06-80-286)

Судебно-арбитражная практика

Свернуть Показать

В доверенности был неправильно указан адрес организации, ее выдавшей - он не соответствовал фактическому адресу общества. Это действительно имело место. Но суд разъяснил, что данное обстоятельство не предусмотрено в качестве основания для признания доверенности ничтожной, при этом сослался на п. 5 ст. 185, на ст. 182 и ст. 186 ГК РФ, а также на ст. 57 Закона «Об акционерных обществах».

(Постановление ФАС МО от 28.06.2007, 21.06.2007 № КГ-А40/4265-07 по делу № А40-61271/06-131-421)

Судебно-арбитражная практика

Отсутствие в доверенности образца подписи уполномоченного лица и указания на количество получаемого товара не свидетельствует о ее ничтожности. Так решил суд, сославшись на статьи 185 и 186 ГК РФ.

(Постановление ФАС СКО от 12.12.2006 № Ф08-6278/2006 по делу № А53-3857/2006-СЗ-43)

Анализируя Гражданский кодекс Российской Федерации, можно сделать однозначный вывод о том, что он не содержит каких-либо специальных требований к форме доверенности (они есть только к форме доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и установлены не ГК РФ). Поэтому доверенность можно составлять в произвольной форме, но при этом все-таки следует придерживаться определенных требований.

Подписываем, регистрируем, выдаем доверенность

После подготовки проекта доверенности на представление интересов предприятия , который завизирован всеми необходимыми специалистами, доверенность ложится на подпись руководителю предприятия или иному уполномоченному лицу.

При этом доверенности на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) оформляют департаменты (управления) бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 г. № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности». Доверенность должна быть полностью заполнена, содержать паспортные данные и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. При заполнении доверенности не допускаются исправления, подчистки, помарки.

После подписания доверенности на нее проставляется оттиск печати предприятия, и доверенность передается для регистрации в то структурное подразделение, которое отвечает за учет (регистрацию, выдачу доверенностей) в соответствии с локальными нормативными актами предприятия. Следует разграничивать учет доверенностей на представление интересов предприятия и доверенностей на получение товарно-материальных ценностей.

Доверенности на получение товарно-материальных ценностей оформляют и регистрируют департаменты (управления) бухгалтерского учета. Инструкция Минфина 1967 года содержит и требования относительно регистрации таких доверенностей.

Бухгалтерия должна регистрировать ее в корешке книжки доверенностей (образец полностью заполненной доверенности по форме № М-2 см. в Примере 13 в № 5` 2010 журнала на стр. 60). В книжке доверенностей, до начала выдачи из нее доверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера делается надпись: «В настоящей книжке пронумеровано ___ листов». Количество листов указывается прописью.

Организации, у которых получение ТМЦ по доверенностям носит массовый характер, регистрацию доверенностей могут производить в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей; его форма утверждена той же Инструкцией 1967 года и содержит графы, аналогичные тем, что размещены на корешке книжки доверенностей формы № М-2 (см. Пример 24).

По журналу регистрации доверенностей бухгалтерия присваивает доверенности порядковый номер (нумерация должна вестись с начала года), следит за использованием доверенности, делая отметки в специальной графе о доставке товарно-материальных ценностей.

Журнал регистрации доверенностей на получение товарноматериальных ценностей должен храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.

Доверенность оформляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Он обязан не позднее следующего дня после каждого получения ценностей независимо от того, получены товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (в кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им ценностей (п. 7 Инструкции № 17).

После того как ТМЦ получена, подотчетное лицо представляет документ (накладную), подтверждающий ее получение, и в журнале учета доверенностей ставится соответствующая пометка с указанием номера и даты накладной. Кроме того, оформляется приходный ордер, подтверждающий передачу ТМЦ по назначению.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их учреждению на следующий день после истечения срока действия доверенности. О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе «Отметки о выполнении поручения...»). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «Не использована» и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются, при этом составляется соответствующий акт.

Лицам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, срок действия которых истек, новые доверенности не выдаются. Так предписывает Инструкция 1967 года.

Регистрация и факт выдачи доверенностей на представление интересов предприятия осуществляется структурным подразделением, определенным локальным нормативным актом. Это может быть служба ДОУ, юридический отдел или все та же бухгалтерия. Регистрация доверенностей производится в Журнале регистрации и выдачи доверенностей (возможный состав его граф приведен в Примере 25).

Регистрация доверенностей производится в Журнале в течение года в порядке возрастания номеров (сквозная нумерация). Журнал должен быть предварительно прошит и скреплен печатью предприятия. Все листы журнала должны быть пронумерованы. Подчистки, приписки и исправления в Журнале не допускаются.

Как правило, доверенность на выполнение юридически значимых действий подписывается в одном экземпляре руководителем предприятия (уполномоченным лицом) и выдается под подпись доверенному лицу (он и осуществляет последующее хранение данной доверенности). Но на практике встречаются и другие варианты местоположения доверенностей:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Положение о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании

Бланки аттестатов, книги для учета бланков об основном общем и среднем (полном) общем образовании, а также все документы (накладные, доверенности и расписки, на основании которых бланки аттестатов получены и выданы) хранятся в установленном порядке, а при смене руководителей органов управления образованием и общеобразовательных учреждений передаются новому руководителю по акту, в котором указывается состояние хранения, учета и наличия бланков с указанием их номеров.

На многих предприятиях ведется учет доверенностей в автоматизированной информационной системе . Если на вашем предприятии осуществляется такой автоматизированный учет, то ответственных за его ведение необходимо зафиксировать в приказе.

Основанием для регистрации в автоматизированной системе является доверенность, подписанная руководителем предприятия.

Как правило, при использовании автоматизированной системы учета доверенностей номер присваивается автоматически. В ней может фиксироваться та же информация, что и в журналах учета из Примеров 24 и 25. При этом регистрационные сведения можно расширить, добавив туда:

• паспортные данные, место жительства представителя;
• Ф.И.О. и должность подписавшего доверенность (руководителя организации или уполномоченного лица);
• наименование ответственного подразделения;
• реквизиты служебной записки (запроса о подготовке доверенности) с указанием, кто подписал служебную записку (запрос).

Доступ к автоматизированной системе имеют, как правило, все руководители предприятия. Такая система позволяет группировать информацию по доверенностям по различным запросам, что делает работу с доверенностями более удобной.

Порядок ведения регистрационного дела доверенностей

Срок хранения Журнала учета и выдачи доверенностей - 5 лет (ст. 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, 2000 год).

Если документооборот ведется только в бумажном виде, то вопросов по ведению журналов, в т.ч. об отражении в них факта выдачи доверенности подписью получателя, не возникает. А как быть, если журналы регистрации доверенностей ведутся в электронном виде? В этом случае в номенклатуре дел следует указать, что документ хранится в электронном виде. А вот зафиксировать факт передачи доверенности уполномоченному лицу можно следующим образом: из системы электронного учета доверенностей распечатывается регистрационная карточка доверенности, которая уже будет содержать всю информацию о выданной доверенности, включая реквизит «отметка о передаче доверенности уполномоченному лицу под подпись», при этом не потребуется заполнять эту карточку вручную. На этой распечатке получатель доверенности и должен будет расписаться. Все распечатанные карточки с оригинальными подписями можно формировать в отдельное дело, срок хранения которого будет совпадать со сроком хранения Журнала учета и выдачи доверенностей.

Обязанности по формированию регистрационного дела возлагаются на тех же ответственных лиц, что занимаются регистрацией доверенностей. Дело формируется из ксерокопий доверенностей, выданных в период одного календарного года, т.е. с 1 января по 31 декабря текущего года. К ксерокопии доверенности подшивается и служебная записка (запрос о выдаче доверенности), если таковая имела место. В случае аннулирования доверенности на ксерокопии делается отметка, например, «Доверенность отозвана приказом предприятия от 03.03.2010 № 45-о/д» . К копии также подшивается оригинал прекращенной доверенности, возвращенный уполномоченным лицом. Срок хранения дела - 5 лет, ЭК.

Следует обратить внимание на то, что Перечень типовых управленческих документов (2000 года) для некоторых доверенностей (их копий и возвращенных оригиналов) устанавливает более длительные сроки хранения . Так, статья 5 предписывает хранить постоянно протоколы заседаний и другие документы к ним (в т.ч. доверенности), если они документируют заседания коллегиальных исполнительных, контрольных / ревизионных, научных / экспертных / методических / консультативных органов организации, а также совещания у руководителя организации, собраний трудовых коллективов организации, общих собраний / пайщиков.

Сноски

Свернуть Показать

Вопрос: Организация выдала доверенность для представления интересов перед третьими лицами. Однако в доверенности не стоит подпись доверенного лица. Является ли данный реквизит необходимым? Является ли данная доверенность действительной? (Консультация эксперта, Минфин РФ, 2010)

Вопрос: Организация выдала доверенность для представления интересов перед третьими лицами. Однако в доверенности не стоит подпись доверенного лица. Является ли данный реквизит необходимым? Является ли данная доверенность действительной?
Ответ: В соответствии со ст. 153 Гражданского кодекса РФ сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.
На основании п. 2 ст. 154 ГК РФ односторонней считается сделка, для совершения которой в соответствии с законом, иными правовыми актами или соглашением сторон необходимо и достаточно выражения воли одной стороны.
Сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого (п. 1 ст. 182 ГК РФ).
Как определено п. 1 ст. 185 ГК РФ, доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
В силу п. 5 ст. 185 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.
На основании абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
Как установлено п. 1 ст. 166 ГК РФ, сделка недействительна по основаниям, установленным ГК РФ, в силу признания ее таковой судом (оспоримая сделка) либо независимо от такого признания (ничтожная сделка).
Сделка, не соответствующая требованиям закона или иных правовых актов, ничтожна, если закон не устанавливает, что такая сделка оспорима, или не предусматривает иных последствий нарушения (ст. 168 ГК РФ).
Президиум ВАС РФ в Постановлении от 16.06.2009 N 750/09 отметил, что ст. 185 ГК РФ не предусматривает в качестве обязательного реквизита доверенности подпись поверенного на ней, поэтому вывод судов в этой части не основан на законе.
В Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.09.2009 N 09АП-16337/2009-АК указано, что подпись доверенного лица не является обязательным реквизитом доверенности и отсутствие данной подписи не препятствует осуществлению доверенным лицом указанных в доверенности полномочий.
Таким образом, подпись доверенного не является обязательным реквизитом доверенности. Данная доверенность является действительной.
В.В.Половинка
Минфин России
12.10.2010