Современные технологии хранения электронных документов. Реферат: Электронные архивы: отечественный опыт в оцифровке документов

В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (оцифрование документов, сетевые технологии и т.д.).

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые.

Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных. Служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначены для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу. По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и др.

Так, в архиве Государственной Думы применяется база данных по учету документов и дел - БД «Поступление и выбытие» (поля - признак поступления/выбытия, дата поступления/выбытия дела, год поступления/ выбытия, вид хранения, подразделение ГД,"индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, номер фонда, год документов, номер компактуса, номер шкафа, номер полки, номер прохода, сторона прохода, номер хранилища, место хранения, количество дел). База данных заполняется на основе сдаточных описей дел, отчетами служит переводная таблица шифров, топографические указатели, описи дел, сводные статистические сведения о поступлении и выбытии документов.

Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.

Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний.

В 1996-1997 гг. была начата работа по созданию серии интегрированных типовых автоматизированных информационно-поисковых систем под общим названием «Архивный фонд», которые совмещали бы в себе функции всех справочников по учету документов (архивной статистике) и раскрытию содержания документов на разных уровнях:

архивного фонда и описи фонда; единицы хранения (дела); документа.

В настоящее время общеотраслевая программа «Архивный фонд» внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов. Она представляет собою интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции учетных и информационных справочников на уровне фонда и описи: списка фондов, книги поступлений документов, листа фонда, карточки фонда, путеводителя по архиву, книги учета поступлений страхового фонда, исторической справки, аннотированного реестра описей (последний в еще не запущенной в эксплуатацию версии). С помощью данной программы архивисты имеют возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учета - Паспорт государственного архива, музея, библиотеки, а также множество других отчетов.

Программа работает в сетевом режиме, имеет современный графический интерфейс.

Общеотраслевая программа «Архивный фонд» призвана решить задачу компьютеризации учета документов в масштабе отрасли и создать единую систему централизованного государственного учета. (Это нашло отражение в Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ за 1997 г.)

Помимо общеотраслевой программы «Архивный фонд» существует общеотраслевая программа «Фондовый каталог субъекта Федерации», которая позволяет получить сводный паспорт государственных архивов субъекта Федерации, а также провести сравнение данных паспортов одного и того же архива за разные годы.

П омимо общеотраслевых программы по учету созданы в большинстве архивов, например в Московском городском объединении архивов внедрена интегрированная система «Учет-НСА». Преимуществом системы является наличие «умной» технологии внесения изменений в учетные документы, предусматривающей не

Киселев И.Н. Информационная система архива: модель и воплощение // Отечественные архивы. - 1997. - № 6. - С. 28 - 36.

только выполнение всего возможного формального и логического контроля вводимых данных, но и динамическое построение элементов меню, соответствующих тому или иному типу акта. Программа реализует учет документов как подсистему, позволяя поэтапно вести работу, начиная от внесения данных акта (приема- передачи, выделения дел на уничтожение и др.) и заканчивая паспортом архива. Большинство учетных форм система позволяет получать в качестве отчетов. Подсистема научно-справочного аппарата реализует несколько видов электронных архивных справочников (описи, указатели, каталоги и др.). Программа является достаточно качественным, но дорогостоящим продуктом, что мешает широкому распространению ее в архивах.

Информационно-поисковые базы данных. Эта категория базы данных служит для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

В архивах учреждений РФ существуют информацион- но-поисковые системы (ИПС) трех типов: 1)

использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки); 2)

создание единой интегрированной информационно-поисковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения; 3)

создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.

Последовательно рассмотрим эти три типа ИПС. 1.

При использовании базы данных информационного массива создание автоматизированной информационно-поисковой системы должно базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, прежде всего на таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, электронные номенклатуры дел и описи, классификаторы учреждений, структурных подразделений и видов документов.

Основой для создания интегрированной поисковой системы по документам долговременного (или постоянного) срока хранения в архиве учреждения является электронная регистрационноконтрольная картотека (РКК), создаваемая в делопроизводстве в ходе регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Основными полями БД электронной РКК по управленческой документации являются: вид документа, автор, корреспондент, дата (документа и получения/отправки), регистрационный номер, краткое содержание (аннотация); реквизиты: резолюция, исполнитель, срок исполнения, индекс дела по номенклатуре.

Каждая запись электронной РКК связана с записью электронной номенклатуры дел по полю («индекс дела по номенклатуре»), что позволяет осуществить переход от поиска на уровне документа фонда к поиску на уровне дела. Основными полями БД электронной номенклатуры является индекс дела, заголовок дела (вид документа, автор, корреспондент, содержание, дата и место события), количество дела, томов, частей, срок хранения и статья по перечню.

При формировании полей целесообразно использовать международный стандарт описания архивной документации (ISACG), который лег в основу раздела о НСА проекта Основных правил работы государственных архивов (2000). Согласно ISACG реквизитами описания документа являются вид документа, автор, адресат, содержание (аннотация), справочные данные (количество листов, дата документа), поисковые данные (номера фонда, описи, единицы хранения, документа, листов документа в деле), условия доступа и использования (подлинность, способ воспроизведения, язык документа). Реквизитами описания единицы хранения - дела - являются: название учреждения, название структурной части, название вида дела или вида документов, автор, адресат, корреспондент, вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документов дела, место события, местонахождение автора, адресата или корреспондента документов, даты событий, крайние даты документов дела, подлинность, степень полноты, способ воспроизведения, язык документов.

При завершении хранения единиц управленческой документации в делопроизводстве дела передаются в ведомственный архив в течение установленного инструкцией по делопроизводству срока. База данных на документы также поступает в ведомственный архив после предварительной обработки. База данных электронной номенклатуры преобразуется в базу данных электронной описи дел. Записи фильтруются по сроку хранения документов, в архивной БД остаются сведения о делах постоянного и долговременного хранения. Заголовки дел в номенклатуре уточняются и редактируются.

Основными полями БД электронной описи являются: номер дела по описи дел структурного подразделения, номер дела по сводной описи, заголовок дела, подлинность/копийность, крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов. При формировании базы данных электронной описи целесообразно учитывать требования к описанию единицы хранения в ISACG, приведенные выше. Каждая карточка единицы хранения связана с регистрационной карточкой документа. Таким образом, формируемая база данных представляет собой совокупность описи дел и электронного каталога.

Для унификации ввода информации и ускорения поиска, исключения ошибок при вводе целесообразно разработать для базы данных классификаторы отраслей экономики (или использовать ОКОНХ), стран и регионов, субъектов РФ, корреспондентов, видов документов и др.

Поисковые возможности ИПС первого типа будут усилены в случае соединения информационно-поисковой системы с системой электронного документооборота (полного или частичного). Для этого в инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ) следует предусмотреть категории документов, подлежащих обязательному сканированию (с последующим оптическим распознаванием символов). Для исходящих и внутренних документов сканирование не требуется, так как файл документа имеется на одном из жестких дисков. Текстовый файл документа соединяется с регистрационной карточкой документа.

Таким образом современные системы документооборота позволяют осуществить гипертекстовый поиск по тексту документа и контекстный поиск по реквизитам регистрационной карточки (полям базы данных).

Примером изложенного выше является «текущий» архив Министерства иностранных дел (МИД), в котором используются следующие базы данных: комплексы задач «Учет и контроль несекретных документов» и «Учет и контроль секретных документов». В состав информационного массива входит регистрационно-контрольная картотека, журналы движения документов внутри организации, номенклатуры дел, внутренние описи (досье) дел. Функции системы - регистрация входящих и исходящих документов, регистрация движения документов внутри организации и резолюций, контроль исполнения документов, формирование и распечатка журналов передачи документов от исполнителя к исполнителю, формирование и распечатка внутренних описей дел. Основной таблицей является регистрационная карточка документа, полями - регистрационный номер документа, дата регистрации документа, номер экземпляра документа, тип документа (вид), код автора документа, исполнитель, номер входящего документа, дата документа, краткое содержание, подпись исполнителя, количество экземпляров документа, код адресата, кому отправлено, дата отправки, дата возврата, резолюция, автор резолюции, дата резолюции, дата списания документа в дело, индекс дела по номенклатуре, номер дела по описи, дата сдачи в архив, номер описи, дата уничтожения, коды сотрудников, имеющих право уничтожения документов. Отчеты, получаемые из системы: сводка документов, находящихся на исполнении (по структурным подразделениям в заданном интервале дат или с истекшим сроком исполнения), журнал наличия документов, находящихся в данный момент в подразделении, сводный журнал регистрации документов (за год), внутренние описи каждого дела, сводка о документообороте за год. Система может одновременно работать с тремя базами данных (за три года). Для ускорения ввода информации в систему включены справочники (коды адресатов, номенклатура дел за текущий год, коды исполнителей и др.). Такая система после списания документов постоянного и долговременного хранения в дело передается вместе с документами данного года в ведомственный архив и служит для подокументного поиска, т.е. выполняет функции архивного каталога. При этом база данных «фильтруется» по номерам дел - из нее исключаются записи с номерами дел, срок хранения которых истек. Однако система с точки зрения методики архивного дела не свободна от недостатков. Например, в нее вводится код сотрудника, уничтожившего документы, но не вводится основание уничтожения (номер и дата протокола экспертной комиссии, номер и дата акта об уничтожении). В системе есть лишь единственный реквизит, позволяющий отслеживать списание документа в дело и использовать ее для поиска данных в ведомственном архиве - индекс дела по номенклатуре. Это делает необходимым создание особой базы данных («электронная опись») для поиска по заголовкам дел. 2.

Информационно-поисковую систему второго типа, т.е. создание единой интегрированной информационно-поисковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения, рассмотрим на примере центрального аппарата Министерства по налогам и сборам РФ и его учреждениях (управлениях МНС по субъектам Федерации и районных налоговых инспекциях).

Комплексная система документооборота построена по единой методике во всех учреждениях МНС, что позволяет направлять данные из регионов в единый федеральный банк данных, который обрабатывается специальным структурным подразделением - Государственным научно-информационным вычислительным центром (ГНИВЦ) МНС. Состав информационного массива - система автоматизации документооборота и делопроизводства «Босс- референт», система управления персоналом «Босс-кадровик». Первая подсистема включает в себя следующие базы данных: «Корреспонденция» (регистрационная картотека), «Согласование» (журнал регистрации движения документов от руководства к исполнителю и обратно и др.), БД «Архив» (описи дел и каталоги, созданные на базе БД «Регистрация» путем фильтрации данных).

БД архива представляет собой совокупность информационных массивов, формируемых после окончания каждого делопроизводственного года на основе БД «Корреспонденция». База данных интегрируется на основе двух массивов - картотеки единиц хранения (поля - номер дела, номер описи, вид документа, автор, корреспондент, содержание, подлинность/копийность, способ воспроизведения, дата начала дела, дата окончания дела и др.) и связанной с ней картотеки документов (поля аналогичны полям БД «Корреспонденция»). Найдя дело, можно просмотреть все карточки документов, входящих в дело. Такое построение информационной системы ведомственного архива является наиболее грамотным с точки зрения методики архивного дела.

Данная система электронной документации распространяется на управленческую документацию. Введение единого стандарта работы с электронными документами в рамках ведомства, обеспечивающего управляемость, защищенность и доступность документов, является важной особенностью работы с банком данных «Реестр налогоплательщиков». Все эти системы электронного делопроизводства реализованы единым системным интегратором (компанией АЙТИ) на одном программном обеспечении.

Аналогичная интегрированная система поиска документной информации в делопроизводстве и архиве создана в Центральном банке РФ с 1997 г.

(на 370 рабочих местах в центральном аппарате и более чем на 100 рабочих местах в ГУ ЦБ по г. Москве). В 2000 г. состав введенного массива данных составлял более 500 тыс. записей. Система ЦБ РФ интересна тем, что с 1999 г. компьютеризация делопроизводства осуществляется в рамках создания типовой системы во всех территориальных учреждениях ЦБ России (это более 4 тыс. автоматизированных рабочих мест). Информатизация осуществляется на базе интегрированной автоматизированной системы «ДЕЛО» («Дело-96»), созданной фирмой «Электронные офисные системы» на базе СУБД Огаск.

Состав первого информационного массива системы - база данных сетевой структуры из регистрационных карточек (РК) документов, связанных между собой (первичные, вторичные обращения, приложения), дополняющих друг друга, образующих гипертекстовые сети зарегистрированных документов с возможностью навигации (передвижения по связкам между РК и просмотра цепочки взаимосвязанных документов). Второй массив - электронные документы, созданные в делопроизводстве и связанные с РК каждого документа.

Функции системы: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, обработка и хранение электронных документов, присоединенных к картотеке, механизм управления ходом работ (маршрутизация) - автоматическая передача электронных копий документов исполнителям, контроль исполнения документов, формирование реестров рассылки документов, надпечатка конвертов, отправление документов с помощью систем электронной почты, поиск документов по реквизитам регистрационной карточки и по тексту, регламентация прав доступа.

Достоинством системы является поддержание архивного хранения как в традиционной, так и в электронной форме. Для использования системы в качестве поискового средства в ведомственном архиве служат реквизиты «индекс дела по номенклатуре», «архивный номер дела» (по описи), «номер сдаточной описи», «подпись списавшего». Для хранения документов в электронном архиве служат следующие реквизиты: «дата архивации», «режим архивации», «комментарий к архиву».

Интегрированная информационная система делопроизводства может быть создана путем включения в единый комплекс всех подсистем (банков данных), существующих в организации.

Примером может служить Единая система электронного документооборота администрации г. Санкт-Петербурга, созданная с целью комплексного решения проблем электронного документооборота и делопроизводства в органах власти.

Состав информационного массива - электронные специализированные системы делопроизводства (служебная корреспонденция, письма и обращения граждан, контроль исполнения и др.); банки документов [БД «Кодекс», документы канцелярии губернатора и территориальных органов администрации, служебная корреспонденция, нормативно-право- вые и другие документы, тексты которых необходимы в работе; индивидуальные и групповые системы подготовки документов (базы данных с набором шаблонов всех видов исходящих документов, оформленных по правилам унифицированной системы организационно-распорядительной документации - УСОРД); корпоративные сервисы (электронная рассылка уведомлений, справок и других материалов, оперативный доступ к банкам и базам данных); обмен данными между системами].

Функции системы: учет и контроль движения документов, внедрение единых принципов регистрации, учета и движения документов, единой технологии ведения делопроизводства, списания документов в дело и подготовки описи, а также сквозной системы контроля исполнения; создание эталонных банков электронных документов (шаблонов), электронная рассылка документов по всем учреждениям системы из вышестоящих в нижестоящие.

Особенностями данной системы электронного документооборота является то, что все подсистемы ведутся в рамках единой информационной системы, на одном программном обеспечении, с высоким уровнем стандартизации и унификации данных. 3.

Рассмотрим третий тип информационно-поисковой системы, когда возможно создание отдельной информационной базы в делопроизводстве или архиве.

Такой подход реализован, например, в архиве Государственной Думы Федерального собрания РФ. Для поиска документов в делопроизводстве Госдумы используется с 1998 г. система «Дело», аналогичная описанной выше системе Центрального банка РФ. В архиве же создается отдельная информационно-поисковая система. Состав информационного массива: тематическая картотека законопроектов (БД «Законопроекты»), включающая данные по всем документам, создаваемым в ходе законодательной процедуры, картотека личного состава аппарата Госдумы («Персоналии»).

Функции системы: исполнение запросов о прохождении законопроектов, справок по личным запросам депутатов и других пользователей информации, ведение классификаторов, получение отчетов в заданной форме и др.

База данных «Законопроекты» ведется путем заполнения электронных карточек законопроектов (поля: вид документа законодательной процедуры, субъект законодательной инициативы, отрасли законодательства, ответственный комитет, дата документа, стадия рассмотрения, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, номера листов в деле, номер фонда). Особый набор полей предусмотрен для карточки документа. Таким образом, система представляет собой подокументную опись законопроектов. Состав полей

БД «Персоналии»: ФИО, группа кадрового состава, подразделение Госдумы, дата приема в Госдуму, дата увольнения из Госдумы, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, количество листов в деле, номер фонда, номер хранилища, номер компактуса, номер шкафа, номер полки, номер прохода, сторона прохода. Для удобства ввода информации система имеет множество классификаторов (подразделений, субъектов законодательной инициативы, отраслей законодательства и др.) Так же, как и в системе МИД, одним из классификаторов является номенклатура дел Госдумы, что обеспечивает связь с системой делопроизводства.

При создании отдельной информационной системы в ведомственном архиве учреждения вся работа по вводу данных выполняется архивистами. Поэтому Росархив рекомендует автоматизированный справочный аппарат ведомственного архива формировать на основе информационно-поисковой системы, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее элементов, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы и др. Однако есть одно существенное препятствие, мешающее использованию в поисковой работе архива электронной делопроизводственной картотеки. Дело в том, что основным классификатором данных в делопроизводстве является номенклатура дел организации, которая переутверждается каждый год. Это заставляет архивистов хранить массив данных за каждый год в отдельной базе данных. В ведомственном архиве, где документы хранятся долговременно, для поиска по каждому году неудобно загружать отдельную базу данных. Поэтому создание самостоятельной информационной системы архива позволяет осуществлять сквозной поиск за весь период хранения документов, причем базы данных привязаны к традиционным справочникам, составляемым в ведомственном архиве (сдаточная опись дел структурного подразделения, сводная опись дел учреждения) и даже топографии хранилища (шкафы, стеллажи, полки и т.д.).

Кроме того, если в учреждении отсутствует автоматизированная система регистрации документов, создается БД описаний на уровне документов - электронный каталог, основными полями которого являются: индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа. Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими тему, персоналии, географию. Индексация документов в электронном каталоге осуществляется на основе единого классификатора документной информации.

Карточка электронной картотеки/каталога (запись БД) может быть связана с текстовым файлом документа или отсканированным изображением документа. В первом случае возможен гипертекстовый поиск информации по содержанию документа. Поиск информации по полнотекстовым документам может осуществляться по дескрипторам, которые выбираются из тезауруса по классификационным индексам, а также по словам естественного языка из текста документа.

Для государственных архивов в 1995 г. Росархивомбыла разработана концепция информатизации архивного дела России, на основе которой была создана Программа информатизации на 1997 - 2000 гг. В соответствии с концепцией предусмотрено создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов.

Развитие телекоммуникационных систем должно улучшить обеспечение пользователей архивной информацией, более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными органами государственной власти.

Одним из важнейших направлений компьютеризации, согласно концепции, является разработка типовых (общеотраслевых) баз данных по основным направлениям работы архивов (комплектование, учет, обеспечение сохранности документов, создание справочников системы НСА, использование).

Применение типовых технологий (так называемых типовых модулей) обеспечивает совместимость баз данных, созданных различными архивными учреждениями, возможность объединить их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между учреждениями разных уровней. При этом обязательно должна соблюдаться преемственность традиционных и автоматизированных справочников, а также различных версий автоматизированных справочников. Последнее очень важно в условиях быстрого старения программного обеспечения.

В соответствии с концепцией информатизации архивного дела в государственном архиве целесообразно создание интегрированной информационной системы (ИИС) архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении. Эта система должна быть многоуровневой и многофункциональной, включать в себя описания архивных документов, автоматизированную поддержку учета и поиска архивных документов; контроль за обеспечением сохранности документов; ведение списков источников комплектования, учета использования документов архива.

Однако возможно использование архивом и собственных программных разработок, в которых должны предусматриваться: включение в структуры информационных массивов обязательных реквизитов, т. е. обязательного перечня полей БД с их спецификациями;

Концепция информатизации архивного дела // Вестник архивиста. - 1996. - № 1. - С. 69.

обязательные процедуры обработки данных и представления результатов обработки (выходных форм) по основным направлениям деятельности архива в традиционной или электронной форме.

Очень важной частью работы по внедрению информационных технологий является сопровождение программного обеспечения (ПО), включающего:

усовершенствование ПО в соответствии с дополнительными требованиями архива, возникшими в ходе эксплуатации;

адаптацию, т.е. приспособление ПО к изменяющимся условиям работы, установление связей с другими программами;

коррекцию, т.е. исправление ошибок в программе, выявленных на стадии эксплуатации.

Для эффективного ведения и использования БД, организации распределенных БД, обмена файлами и сообщениями, коллективной подготовки документов и т.п. в архиве целесообразно установление локальной вычислительной сети (ЛВС), работой которой руководит администратор сети.

Для сохранения массива данных очень важное значение имеет защита информации от несанкционированного доступа и своевременное конвертирование данных в новые версии программы. Доступ к архивным базам данных регулируется системой парольной защиты компьютеров и информационных массивов, которая обеспечивает доступ, как правило, на трех уровнях в режимах «пользователя», «редактора» и «администратора».

Однако пока не создана ни одна информационно-поисковая система, раскрывающая содержание документов, приемлемая для большинства архивов (типовая электронная опись, типовой электронный систематический каталог). Эти задачи должна решить новая версия отраслевой программы «Архивный фонд».

Организация внедрения информационных технологий в архиве. Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов. 1.

Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации. 2.

Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных (структура БД, таблицы, поля, отчеты и т.д.). Как правило, фирма - системный интегратор - предлагает самостоятельно провести обследование делопроизводства. Однако в штате этих фирм очень редко бывают специалисты по делопроизводству и архивному делу, поэтому лучше осуществить эту работу собственными силами. Постановка задачи и техническое задание должны быть составлены специалистами службы ДОУ и архива, а также службами информационного обеспечения (АСУ, информцентра) совместно. Техническое задание на внедрение автоматизированной системы архива, формат представленных данных согласуется с Росархивом. 3.

Поиск подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы - системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надежность выбранного вами приложения, солидность фирмы. 4.

Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации - сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п. 5.

Создание, установка и адаптация программы осуществляется программистом или фирмой - системным интегратором - на основе технического задания. 6.

Сертифицирование и регистрация программного продукта. 7.

Поддержка и обслуживание системы.

При выборе программного обеспечения предпочтение должно отдаваться комплексным автоматизированным интегрированным системам, соответствующим отечественным и международным стандартам, ориентированным на непрерывную модификацию и развитие, что позволит снизить расходы на интеграцию различных локальных систем, их эксплуатацию и сопровождение.

Выбор фирмы - системного интегратора - целесообразно проводить на конкурсной основе, с учетом анализа внедренных разработчиком действующих отраслевых систем, стабильности его положения на рынке, качества разработок. Обязательным условием является наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем в соответствии с международными стандартами качества. Целесообразно заключение с фирмой - системным интегратором - договора о долговременном сотрудничестве.

Таким образом, архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта, он должен быть способен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по ее совершенствованию. 9.3.

Игорь Николаевич Киселев, заместитель начальника отдела обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива.

Доклад был представлен на заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве по теме "Информационные технологии в архивном деле: актуальные проблемы и пути их решения" 4 июня 2008 года.

В современных условиях нет необходимости говорить о месте и значимости автоматизированных информационных технологий для архивного дела. Отошли в прошлое дискуссии о направлениях и допустимых границах использования компьютеров, на повестке дня - обсуждение приоритетов в этой сфере, особенностей конкретных технологических решений, наиболее эффективных способах их использования.

Информационные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности, хотя и в разной степени. Наиболее полно и результативно технологии используются в сфере научно-справочного аппарата и государственного учета, началось продвижение в области комплектования. Определенные шаги сделаны также в той части сферы обеспечения сохранности архивных документов, которая связана с информацией о состоянии документов. Что касается использования, то сделано и делается немало, но впереди - необозримое поле деятельности.

Никакая информатизация невозможна без технической инфраструктуры. Согласно отчетным данным, оснащенность отрасли компьютерами последних поколений заметно увеличилась. В федеральных архивах имеется 845 таких компьютеров, в государственных архивах регионов - 5 068, в муниципальных архивах - 3 652 компьютера. Много это или мало? Ответ может дать отчетный показатель, недавно введенный Росархивом, согласно которому по состоянию на 01.01.2008 г. на один современный компьютер приходится от полутора до трех штатных сотрудников архива, то есть оснащенность техникой остается недостаточной.

Наблюдается значительный рост локальных вычислительных сетей: в федеральных архивах развернуты 10 ЛВС, 187 - в госархивах субъектов Российской Федерации. В муниципальных архивах имеется 25 сетей, однако очевидно, что потребность этих архивов в ЛВС невелика.

Для четкого «разграничения полномочий» в сфере информационных технологий между центром и регионами, для устранения дублирования работ сразу обозначим функции, которые Росархив принял на себя:

● разработка и предоставление архивным учреждениям отрасли унифицированного общеотраслевого программного обеспечения;

● ведение общеотраслевых БД и представление в сети Интернет объединенных архивных информационных ресурсов;

● содействие льготному приобретению стандартного программного обеспечения.

Приведем иллюстрацию к последнему пункту. Как известно, благодаря усилиям Росархива федеральные архивы, госархивы субъектов РФ и муниципальные архивы включены в Программу академического лицензирования компании Microsoft. В прошлом году только федеральные архивы закупили 439 лицензий и лицензионных продуктов этой компании на общую сумму 672,6 тыс. рублей. При рыночной стоимости этих лицензий и продуктов в 2974,2 тыс. руб. реальная экономия составила 2301,6 тыс. руб. или 77%.

Для оценки пройденного пути в архивной информатизации и определения дальнейших шагов сопоставим ее цели и имеющиеся результаты, а затем сформулируем ближайшие задачи. Подчеркнем, что речь идет об усредненных тенденциях в общероссийском масштабе.

С самого начала процесса автоматизации архивной работы в центре внимания Росархива находилось построение автоматизированной системы централизованного государственного учета архивных документов. Основных причин для этого было две. Первая: в первой половине 90-х годов в ряде региональных государственных архивов появились разные компьютерные программы по учету со своим форматами данных. Было совершенно ясно, что если не ввести этот процесс в единое русло, то мы никогда не построим общую систему, поскольку главное условие ее существования - унифицированные структура и форматы описания архивных документов. Вторая причина состоит в том, что именно в процессе государственного учета накапливается информация, необходимая для всех остальных направлений архивной деятельности - прежде всего НСА, а также обеспечения сохранности, комплектования и использования. Так возник программный комплекс (ПК) «Архивный фонд», выполняющий функции базового программного обеспечения в системе госучета.

Важно подчеркнуть, что система изначально планировалась не как точная копия «карточной» системы централизованного госучета, а с более широкими информационными и функциональными возможностями.

Стратегическими целями автоматизированной системы централизованного госучета были определены следующие:

● полный охват архивов всех уровней и органов управления архивным делом;

● учет всех видов документации;

● полный учет архивных документов на уровнях фонд - опись - единица хранения;

● автоматизированное формирование архивных учетных документов.

По состоянию на 01.01.2008 г. в системе работают все 14 федеральных архивов с фондовой организацией документов. Число региональных государственных архивов, включенных в систему, достигло 211, т.е. 91% (оставшиеся 19 госархивов, как предполагается, войдут в систему в течение одного - двух лет); количество участвующих в работе системы муниципальных архивов составило 1246 (51,9%), эти архивы демонстрируют стабильно высокие темпы прироста, что позволяет прогнозировать их полное вхождение в систему в ближайшие годы; ПК «Фондовый каталог» ведут 53 субъекта РФ. Система в целом включает 1452 архива в 82 субъектах Федерации.

Традиционно основным показателем с точки зрения полноты государственного учета является количество описаний фондов, введенных в систему. По федеральным архивам этот показатель на 01.01.2008 г. составил 55,4 тыс. фондов, или 81,6% от паспортных данных. Государственные архивы субъектов РФ ввели в систему 398,3 тыс. описаний фондов (84,3% от паспорта). Вклад муниципальных архивов составил 166,3 тыс. описаний (48,5%). В целом введено 620,0 тыс. описаний, или 70,2% от всех фондов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах страны.

Увеличение информационного потенциала системы госучета предусматривает ввод в БД «Архивный фонд» сведений об описях (как частей фонда). В целом по отрасли в архивах введены данные о 913,2 тыс. описей, что составляет 58% от их количества по паспорту. Наилучших результатов здесь достигли государственные архивы регионов - 67,1% или 627,8 тыс. описаний. Ниже средних по отрасли показатели у федеральных (45,3%) и муниципальных архивов (44,3%). Значимость информации об описях заключается прежде всего в том, что она является необходимым элементом для точного подсчета объемных показателей госучета в архиве; во-вторых, эту ступень нельзя миновать при вводе информации о единицах хранения. Наиболее же важное обстоятельство - именно на этом уровне фиксируется с достаточной определенностью наличие в архивных документах сведений по личному составу, относящихся к конкретному фондообразователю.

В развитии системы, наряду с ее количественным ростом, в настоящее время на первый план выходит задача наращивания ее информационной полноты. Имеется в виду ввод информации по всем полям, обязательным к заполнению в соответствии с «Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (этот Порядок скоро перестанет быть «временным», став частью Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, разрабатываемого Росархивом взамен существующего Регламента государственного учета документов АФ РФ).

В заполнении БД «Архивный фонд» есть свои лидеры - регионы, в которых государственные и муниципальные архивы ввели основную информацию обо всех фондах и описях: Удмуртская Республика, Алтайский край, Краснодарский край, Калининградская, Нижегородская, Свердловская, Тюменская и Челябинская области, Ямало-Ненецкий автономный округ. В 17 субъектах РФ 100% таких данных введены только госархивами. Наконец, в 4-х регионах только муниципальные архивы ввели все основные сведения на уровнях фонда и описи. Пять федеральных архивов (ГА РФ, РГАДА, РГАЛИ, РГАНТД, РГАСПИ) ввели основную информацию по всем фондам; РГАНИ, филиал РГАНТД и РГВИА ввели более 96% описаний фондов; процент введенной информации об описях в перечисленных федеральных архивах - от 85 до 100.

Вся приведенная статистика означает, что во многих архивов закончился или заканчивается важный и трудный этап длительной монотонной работы по вводу данных без немедленной отдачи, и наступило время пользоваться результатами работы - вести полноценный автоматизированный учет, получать сводные данные, автоматически формировать архивные учетные документы.

Процесс накопления информации в электронном формате об архивных документах подошел к моменту, когда на повестку дня выдвигается задача массового ввода в систему сведений на уровне единицы хранения (единицы учета). Эта работа в ряде архивов ведется. Государственные архивы регионов ввели в БД «Архивный фонд» 1 417,5 тыс. заголовков дел, муниципальные архивы - 1 291,9 тыс. заголовков. Эти цифры превышают общее количество записей на уровне фонда, однако они составляют соответственно лишь 1,0 и 2,3 процента от объема хранящихся дел. По федеральным же архивам в системе содержатся только 0,2% заголовков дел.

Задача ввода этих данных в архивах решается двумя путями. Архивы с небольшими объемами документов самостоятельно осуществляют ручной ввод. В других случаях используется так называемая массовая (или поточная) оцифровка описей - выбранная на конкурсной основе фирма вводит структурированные описания дел в стандартном формате (например, в формате MS Access) в базу данных, из которой информация легко может быть конвертирована в БД «Архивный фонд». Так, в ГА РФ и РГАЭ создан массив объемом около 2,5 млн. описаний единиц хранения, который может быть использован как самостоятельный информационный ресурс, а также как сведения для включения в БД «Архивный фонд».

Сформулированная выше цель по охвату автоматизированным учетом всех видов документации будет полностью достигнута в рамках 4-й версии ПК «Архивный фонд», разработка которой в настоящее время завершается. В новой версии программы добавляется возможность учета кино-, фоно-, видеодокументов, а также документов на электронных носителях. Можно будет распечатывать опись и, заверив ее надлежащим образом, получать полноценный традиционный документ госучета. Более полной автоматизации учета архивных документов будет способствовать и функция пересчета объемных показателей при движении документов. В программе будут также автоматически создаваться паспорт архива и практически все учетные формы, являющиеся приложениями к новым «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации...».

Новая версия ПК «Архивный фонд» реализуется на современной программной платформе со своими внутренними форматами представления данных, что влечет за собой необходимость соответствующей модернизации ПО «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог». Разработка этих программ запланирована на 2009 год. Предполагается ежегодная передача из БД «Архивный фонд» в эти базы данных не только информации на уровне фонда, как это происходило в «карточной» системе централизованного госучета, но и сведений на уровнях описи и единицы хранения. Передача такого состава информации об архивных документах диктуется не столько потребностями госучета, сколько необходимостью формирования межархивного НСА регионального и отраслевого масштаба.

Продолжается работа по автоматизации процессов комплектования архивов. Прошла опытную эксплуатацию первая пробная версия ПО «Источники комплектования», главная цель которой (как и 1-й версии ПК «Архивный фонд») - сбор замечаний и предложений для уточнения структуры и функций программы. Сейчас ведется анализ присланных предложений и формируются технические требования к промышленной версии программного обеспечения.

Важнейшим шагом в деле обеспечения сохранности станет реализуемая в 4-й версии «Архивного фонда» возможность создания и хранения фонда пользования. В ней (как и в 3-ей версии) предусматривается ввод описаний на уровне отдельного документа, но при этом к описанию можно будет присоединять файлы любых форматов. Таким образом, можно будет сканировать и предоставлять пользователям не только тексты документов, но и их изображения, цифровые копии фотоотпечатков и негативов, фоно-, кино- и видеозаписей.

В сфере НСА автоматизированные архивные технологии оказывают сильное влияние на способы создания и ведения научно-справочного аппарата к архивным документам, а также принципиально изменяют характер доступа пользователя к НСА и способы поиска информации.

В действующей версии ПК «Архивный фонд» архивист имеет возможность создавать электронный аналог описи, автоматически формировать структурированные тексты путеводителей по фондам архива с необходимыми видами указателей к путеводителю, краткие справочники, различного рода тематические перечни фондов и дел, вести любого вида каталоги. В 4-й версии программы можно будет также создать реестр описей как отдельный справочник. «Фондовый каталог» позволяет автоматически формировать тексты межархивных справочников, вести каталоги. Главное в указанных в этих программах заключается не столько в подготовке печатных изданий, сколько в их способности непосредственно выполнять функции электронного НСА.

Все более значительную роль информационные интернет-технологии играют в сфере использования архивных документов. Если говорить о внутриархивном сегменте использования, то, как представляется, на общеотраслевом уровне логично разработать и предоставить архивам типовое решение по автоматизации работы читального зала. Росархив приступил к этой работе. Близка к завершению разработка действующей модели ПО под условным названием «Контроль и учет движения дел и документов в архиве», в функции которого входит учет пользователей читального зала, автоматизированное формирование требований (с помощью электронных описей), передача требований по локальной сети в хранилище и т.д.. Системой фиксируется, где фактически находится дело в каждый момент времени, формируются статистические отчеты по использованию архивных документов, выполняются некоторые другие функции. Ясно, что система должна сопрягаться с информацией, накопленной в БД «Архивный фонд». ПО ориентировано на крупные архивы, в дальнейшем будет решаться вопрос о подготовке его упрощенного варианта для муниципальных архивов.

Как известно, в использовании архивных документов есть функции факультативные и строго обязательные. Можно не подготовить виртуальную выставку, не опубликовать отчет о мероприятии, но нельзя проигнорировать миллионы социально-правовых запросов. Современные информационные технологии могут, по крайней мере, сократить сроки их исполнения, ощутимо компенсировать хроническую нехватку архивных кадров на этом направлении. Росархив в течение последних лет не прекращает попыток получить необходимые финансовые средства для создания и ведения единой базы данных по местам хранения документов по личному составу (сначала - по федеральным архивам, затем по архивам отрасли, архивам организаций). В настоящее время появились перспективы получения государственной поддержки этого нужного и для архивов и для граждан проекта.

● Определены конкретные методики построения и функции специализированных архивных технологий.

● Определены составы и структуры формируемых информационных массивов баз данных.

● Внедрено или находится в процессе разработки общеотраслевое программное обеспечение по основным направлениям архивной деятельности.

● Введены в базы данных и практически используются значительные архивные информационные ресурсы.

Результаты свидетельствуют, в частности, о том, что общими усилиями создана основа для построения интегрированной информационной системы государственного (муниципального) архива, и эта задача, сформулированная как стратегическая более 10 лет назад, переходит теперь в практическую плоскость.

Необходимость такой интегрированной информационной системы архива очевидна, ибо она позволит оптимизировать информационные массивы и потоки, устранить дублирование функций и данных при информатизации различных направлений архивной деятельности.

Модель (логическая схема) этой системы, как представляется, состоит из ряда связанных между собой информационных и функциональных блоков. Информационным ядром ее является хранилище описаний документов на всех уровнях, а также массив оцифрованных образов документов (фонд пользования), «прикрепленных» к описаниям документов. Блок «Учет» формирует и хранит паспорта, результаты проверок наличия, другие архивные учетные документы. В блоке «Сохранность» регулярно формируются и хранятся сведения о состоянии документов, соответствующие отчетные формы, паспорта архивохранилищ, и т.п. Блок «НСА» ответствен за формирование справочников, ведение каталогов и указателей. В блоке «Комплектование» сосредоточены данные об организациях-источниках комплектования архива и о хранящихся в них документах, о работе с источниками комплектования, формируется статистическая отчетность. Из этого же блока информация о принятых документах после обработки поступает в основное хранилище. В блоке «Читальный зал» сконцентрирована информация о пользователях, о выдаче дел, формируются сведения о степени востребованности архивных документов, и др. Частью системы является блок «Запросы и услуги» с очевидными функциями.

Во внедрении автоматизированных архивных технологий остро стоит проблема нехватки квалифицированных кадров. В этой связи хотелось бы отметить, что для отдельных видов информационных работ архиву не обязательно содержать в штате высококвалифицированных программистов. Сейчас в стране активно развивается рынок информационных услуг, в том числе и для архивов. Появились коммерческие организации, готовые создавать архивное программное обеспечение, проводить массовую оцифровку документов и описей, разрабатывать архивные сайты, обслуживать технику и стандартное ПО. Практика федеральных и региональных архивов свидетельствует о том, что услуги таких фирм - зачастую более реалистичный путь решения задачи, нежели попытки выполнить работу собственными силами.

Важной и далеко еще не полностью освоенной и оцененной архивистами сферой применения информационных технологий в архивном деле является сеть Интернет. Перед архивными сайтами открыты огромные возможности, которые неуклонно расширяются вместе с технологическим прогрессом.

Основные цели присутствия архивов в Интернете в самой сжатой форме выглядят следующим образом:

● предоставление общей справочной информации об архивных документах и архивах;

● постоянное информирование об архивной деятельности;

● содействие поиску архивных документов и получению архивных услуг;

● взаимное информирование архивистов и обсуждение профессиональных архивных вопросов;

● популяризация архивного дела, формирование позитивного имиджа архивов у граждан и общества.

За последние годы на архивных сайтах размещен огромный и разнообразный материал, в целом соответствующий сформулированным целям, растет интерактивное взаимодействие архивов с пользователями сайтов. В этой статье нет возможности для детального анализа всех достоинств, недостатков, особенностей архивных сайтов по каждому из перечисленных направлений. Однако для обсуждения этой проблематики недавно появилась своя площадка - научно-практический семинар-совещание «Российские архивные сайты: опыт, проблемы, перспективы развития» (май 2007 г., Чебоксары; май 2008 г., Московская область).

В соответствии с рекомендациями первого из этих семинаров проведен мониторинг сайтов федеральных архивов, органов управления архивным делом и государственных архивов субъектов РФ (экспертную оценку по 53-м критериям осуществляла Е.В.Боброва, контент-девелопер портала «Архивы России»). Первые пять мест заняли сайты ГА Пермской области, Главархив Москвы, Архивная службы Республики Татарстан, ГАС Удмуртской Республики, РГАНТД и «Архивы Карелии» (поделили пятое место). В итоговой таблице (будет опубликована на портале «Архивы России» вместе с методикой мониторинга) обращает на себя внимание огромный разброс в качественном уровне архивных сайтов - первые пять позиций занимают сайты, получившие от 89 до 115 баллов, в то время как 28 сайтов (из 66) набрали менее 30 баллов.

Процесс архивного сайтостроения только разворачивается, причем в трудных кадровых и финансовых условиях. В настоящее время представительство отрасли в сети выглядит так: отраслевой портал «Архивы России »; 6 сайтов федеральных архивов; всего лишь 34 сайта органов управления архивным делом и 26 сайтов региональных государственных архивов. Здесь учтены только самостоятельные сайты, количество кратких страничек на сайтах вышестоящих и сторонних организаций как минимум удвоило бы приведенные цифры. Однако все эти странички никак нельзя признать сколько-нибудь полноценным архивным представительством в Сети, они содержат лишь краткую справочную информацию, дополненную иногда текстом Положения об архиве или органе управления, в редких случаях также общим перечнем архивных услуг.

Можно ожидать, что в ближайшее время число архивных сайтов существенно возрастет. Стимулом должна послужить одобренная Распоряжением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 632-р «Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г.». В документе под термином «электронным правительство» подразумевается «новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов». Среди приоритетов Концепции - создание всеми органами власти самостоятельных сайтов и обеспечение через них доступ к ведомственным информационным системам. Применительно к архивной отрасли речь пойдет, несомненно, о широком открытом доступе к научно-справочному аппарату.

В этом направлении архивы ведут постоянную работу. На портале «Архивы России» размещены 115 справочников, на других архивных сайтах представлены еще 196 справочников различных типов и видов. Эти цифры, конечно, впечатляют, доступность НСА для пользователя расширяется - по сравнению с традиционными формами представления справочников. Однако в современных условиях этого результата уже недостаточно. Проблема в том, что архивные справочники размещены на 42-х сайтах, то есть пользователь должен разыскать каждый сайт, на нем - НСА, и затем начать поиск документов. В то же время современные интернет-технологии позволяют создать единый ресурс (физически находящийся на одном или на нескольких связанных сайтах) в унифицированном формате, с едиными правилами представления и поиска информации. Прототипом такого ресурса является база данных «Путеводители по российским архивам », размещенная на портале «Архивы России». Она содержит структурированную информацию 60 путеводителей по федеральным и региональным архивам общим объемом в 103 тыс. описаний фондов. Еще одним чрезвычайно важным и перспективным технологическим свойством этого ресурса является то, что информационное наполнение этой базы данных доступно для поисковых машин Интернета. Отсюда и высокая востребованность ресурса пользователями - в среднем 1400 посещений в сутки.

В применении информационных технологий имеются две составляющие - создание информационных ресурсов и способы работы с этими ресурсами. Можно констатировать, что по обеим составляющим архивами пройдены критические точки в наращивании информационного потенциала, приобретения опыта, разработки специальных технологий, и наступило время решать задачи расширения и повышения эффективности использования накопленных ресурсов, разностороннего применения наработанных технологий.

Использование информационных технологий в архивном деле становится все более разнообразным, они постепенно проникают во все направления архивных работ, превращаясь из экзотики в привычную, неотъемлемую и все менее выделяющуюся часть архивной повседневности. И в этом третий и, быть может, самый воодушевляющий итог современного этапа внедрения в практику автоматизированных архивных технологий.

информация архив документ делопроизводство

В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).

Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД "Архивный фонд", "Фондовый каталог" (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных "Паспорт архива", "Учет фондов", "Аннотация фондов", "Учреждения - источники комплектования", "Учет исполнения запросов", "Читальный зал", "Физическое состояние документов" и др.

При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

Информационную основу БД составляют сведения о составе и объеме документов, составе и объеме страхового фонда копий документов, государственном учете и научно-справочном аппарате к документам, составе и объеме научно-справочной библиотеки, зданиях. При разработке БД "Учет фондов" в качестве объекта автоматизации выступали функции, выполняемые госархивами по учету документов как государственной, так и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. Типовые решения ведения государственного учета для архивов Российской Федерации разного уровня вырабатывались с условием последующей адаптации к специфике каждого отдельного архива. БД способствует совершенствованию деятельности архивов по обеспечению сохранности, организации рационального хранения, оперативного адресного поиска фондов и описей, фиксации объема хранящихся дел, его изменений и подготовке статистических данных как по архиву в целом, так и по отдельным хранилищам. БД "Учет фондов" отражает и отслеживает информацию о движении документов, об учете и внесении изменений по описи, об учете и внесении изменений по фонду. Логическим продолжением компьютерной поддержки архивной деятельности в области учета документов является БД "Аннотация фонда", которая обеспечивает оперативность и качественный уровень тематического поиска и подготовки межфондовых и внутрифондовых справочников (путеводителей, кратких справочников, тематических путеводителей, указателей и др.).

По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.

Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.

Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например, "Архивный фонд", "Фондовый каталог субъекта Федерации").

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Исследование проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий. Понятие документированной информации: анализ, свойства; материальная составляющая. Документы на различных современных носителях информации: типы, характеристика.

курсовая работа , добавлен 22.08.2011


Учет и обеспечение сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации. Система научно-справочного аппарата к архивным документам. Классификация архивной документации. Архивные путеводители. Обзоры документов и другие архивные справочники.

курсовая работа , добавлен 12.10.2008


Краткая история архивоведения, законодательство об архивном деле. Состав Архивного фонда Российской Федерации и включение в него документов, защита права собственности на архивные документы. Правила комплектования, хранения и учета архивных документов.

методичка , добавлен 17.12.2009


Общие понятия об архивах и Архивном фонде. Состав и структура Архивного фонда РФ. Классификация, порядок комплектования, хранения, учёта и использования документов архива. Понятие архива электронных документов и проблемы обеспечения их сохранности.

курсовая работа , добавлен 01.09.2008


Задачи, функции, права, ответственность архивов. Организация документов, учет документов, использование документов в архиве. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов.

курсовая работа , добавлен 19.07.2008


Понятия информационных технологий, их виды, специфика и способы внедрения с целью совершенствования документационного обеспечения управления. Классификация, сравнение и общая характеристика программных продуктов электронного управления документацией.

дипломная работа , добавлен 17.05.2010


Изучение системы учета и обеспечение сохранности документов в государственном (ведомственном) архиве Российской Федерации. Размещение документов в хранилище, топографирование. Проверки наличия и состояния дел. Старение и факторы разрушения документов.

курсовая работа , добавлен 20.09.2016

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации о всевозможных аспектах развития общества. К сожалению, на сегодняшний день основными потребителями архивной информации являются лишь ученые-исследователи и граждане, обращающиеся в архив по личному запросу, поскольку большинство людей, по незнанию недооценивая значение архивной информации, считают архивы простыми хранилищами устаревших, вышедших из употребления документов. Чтобы исправить данное положение дел и повысить интерес к архивным документам, необходимо изменить существующее в общественном сознании искаженное представление об архивах и архивном деле в целом.

Сегодня отношения в сфере управления архивным делом в РФ регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», согласно которому любой пользователь имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Однако ни один архив не способен традиционными методами работы обеспечить доступ к архивной информации большому количеству посетителей.

Благодаря развитию коммуникационных технологий данный вопрос постепенно решается, поскольку появляются новые пути доступа к архивной информации. В упомянутом выше законе прописаны такие способы доступа как:

1) предоставление справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;

2) предоставление подлинников и (или) копий документов, в том числе в форме электронных документов;

3) использование информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью копирования материалов.

Данная статья посвящена последнему из перечисленных способов доступа, то есть доступу к архивной информации через глобальную сеть Интернет. Речь пойдет о возникновении этого направления в нашей стране и первых разработках в этой области, о перспективах развития, а также некоторых проблемах, которые предстоит решить.

Внедрение в архивное дело информационных технологий началось еще в 80-е гг., когда происходило сначала эпизодическое появление, а позднее массовое распространение компьютерной техники, позволяющей более качественно удовлетворять потребности пользователей. В начале 90-х гг. активное развитие получили системы управления базами данных (СУБД) для создания баз данных, в том числе интегрированных, что явилось большим шагом вперед. С переходом информационных технологий на качественно новый уровень появились и новые возможности их использования, что послужило появлению и развитию идей о создании более удобных и быстрых способов получения архивной информации.

Для обеспечения доступа к архивным материалам и информации о них через Интернет, необходимо осуществить два основных шага: в первую очередь – сформировать электронный архив, а затем – создать качественный сайт для размещения там информации об архивном учреждении, его составе и непосредственно самих архивных документов.

Формирование электронного архива является очень трудоемким и дорогостоящим процессом, который, если не углубляться в подробности, включает в себя переведение в электронный вид различных по форме материалов архива и создание на их основе баз данных. Разработка высококачественного сайта – также довольно непростая работа, поскольку при его создании приходится руководствоваться такими задачами как правильная организация всей его структуры, обеспечение адекватного функционирования, легкости и удобства в использовании и, в то же время, защищенности.

Разработки в области архивного «сайтостроения» в нашей стране начались на рубеже 2000-х гг., тогда Росархивом были подготовлены Рекомендации по созданию архивного сайта в сети Интернет (2001 г.). Они были направлены на оптимизацию работы архивов и создание сайтов высокого качества для доступа к архивным документам с помощью информационных ресурсов. Рекомендации охватывали также проблемы информационного наполнения сайта, организации его создания и поддержки, размещения в сети Интернет, формирования концепции и дизайна сайта, однако не затрагивали узкоспециализированный комплекс технических вопросов, связанных с установкой, подключением и обеспечением защиты собственного сервера.

В том же году был создан сайт «Архивы России», который сегодня имеет очень обширную структуру. На данном портале все федеральные и региональные архивы имеют свои страницы, одновременно Росархив и ряд архивов имеют собственное представительство в сети Интернет в виде сайта . Особенностью является раздел «Форум», где необходимая потребителям информация представлена в виде обсуждения. В одном из разделов портала – «Архивные online проекты» размещены фото-, фоно-, кинодокументы по конкретной тематике, которые собраны в виртуальные выставки или коллекции. В основном материалы касаются следующих тематик: Великая Отечественная война, государственность России, Советская эпоха, покорение космоса.

В 2010 г. была разработана Программа информатизации архивной отрасли на 2011-2020 гг., благодаря которой были сделаны шаги в направлении оцифровки документов Архивного фонда РФ и создания единого Центра хранения электронных документов, который призван значительно сократить финансовые затраты по комплектованию, хранению и организации использования электронных документов по сравнению с их децентрализованным хранением.

В 2012 г. Росархивом в рамках федеральной целевой программы «Культура России» (2012-2018 гг.)» были разработаны Рекомендации по созданию Интернет-выставок архивных документов, которые касаются ключевых аспектов разработки сайта архивного учреждения, а также размещения на нем виртуальных выставок. Рекомендации включают в себя информацию по отбору документов для выставок, разработке дизайн-проекта и навигации по выставке, продвижению Интернет-выставок, а также некоторые другие аспекты, призванные помочь в создании привлекательного, простого в использовании и функционального портала.

Стоит отметить, что на данный момент активная работа по размещению архивных материалов в онлайн доступе ведется не только на федеральном уровне, но и на уровне субъектов РФ. Теперь на сайтах помимо информации о самих архивах, появляются различные интереснейшие исторические материалы, хранящиеся в них. Активные разработки в этой области ведутся архивными управлениями Чувашской республики, республики Татарстан, Чеченской республики и многих других регионов.

Сайт управления по делам архивов нашей республики (Архивы Башкортостана) на данный момент менее развит, чем сайты вышеперечисленных республик, но и у нас есть интересные материалы, размещенные в онлайн доступе. Это, к примеру, такие архивные источники как ревизские сказки (переписи населения за XVIII – XX вв.). Находясь в удаленном доступе, пользователь может изучить данные по переписям населения конкретного населенного пункта, указав в дополнительных параметрах поиска годы упоминаний или современные районы, на территории которых находились интересующие пользователя населенные пункты. Зарегистрировавшись на сайте, можно просмотреть отсканированные документы в оригинальном виде и рассмотреть изображения детально. Также на сайте присутствует раздел под названием Архив музыки, однако на данный момент материалы его еще не доступны.

Таким образом, благодаря методическим разработкам за последние годы большое количество архивов обзавелись собственными сайтами, и размещают справочную информацию об архивах и архивных документах, о предоставлении различных услуг и проведении конференций, создают онлайн выставки и коллекции различных видов документов. Однако эти сайты далеко не всегда совершенны, несмотря на то, что данное направление развивается уже около 15 лет. Причиной тому служит недостаточное финансирование и отсутствие проработанной и апробированной нормативно-методической базы, а также нехватка квалифицированных кадров, которые могли бы заниматься переведением документов в электронный вид, составлением электронных баз данных, а также совершенствованием самого архивного сайта.

Важным аспектом использования архивной информации посредством Интернет-ресурсов, о котором нельзя не упомянуть, является учет современного законодательства об авторском праве. Внедрение электронных технологий принесло с собой новые проблемы, которые касаются легкости и масштабности копирования любых материалов, в том числе охраняемых. Для предотвращения этих проблем, стали активно разрабатываться и внедряться программы защиты, призванные бороться с незаконным копированием и использованием произведений, что, в свою очередь, послужило развитию противообходных программ. При всем этом, так и не появилось таких технологий, которые бы позволили обеспечить доступ к материалам для добросовестных пользователей. Поэтому можно сказать, что уровень правовой культуры и обычаев в отношении авторского права на электронную информацию пока в целом низок.

Анализ вышеперечисленных положительных моментов, а также неизбежно возникающих проблем может подвести к следующему вопросу: оправданы ли данные разработки и насколько перспективно это направление работ в целом? Безусловно, перспективно, поскольку, несмотря на все препятствия, на сегодняшний день существуют довольно успешные примеры информационных ресурсов, которые функционируют и развиваются в этой области, пусть и не очень быстрыми темпами. Информационные технологии с каждым годом все совершеннее, они становятся неотъемлемой частью практически всех отраслей человеческой деятельности, и архивное дело не является исключением. Важно лишь грамотно и ответственно подойти к исследованиям и разработкам в этом направлении, объединить опыт нескольких научных дисциплин, и тогда возможно добиться положительных результатов.