Главная » Пенсионерам » Порядок и способы документирование информации. Положение о порядке документирования информации, учета и регистрации государственных информационных ресурсов

Порядок и способы документирование информации. Положение о порядке документирования информации, учета и регистрации государственных информационных ресурсов

Введение
Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что понятие "документированная информация" основано на двуединстве информации и материального носителя. В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации.
В итоге мы получаем в качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник статей, фонд документов, банк данных или иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Высокую степень актуальности имеет в настоящее время именно документированная информация. Документы при формировании единого информационного пространства органов федерального, регионального и местного уровней циркулируют довольно активно.
Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований.
Документирование информации позволяет зафиксировать ее на определенном носителе, придать ей необходимую организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве. Исходя из этого, изучение документа как формы организации и представления информации в процессах управления имеет важное самостоятельное научное и практическое значение.
Открывшийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, ставят перед документоведением, архивоведением, и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы.
Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать определение понятию документированной информации.
2. Проанализировать свойства документированной информации.
3. Раскрыть материальную составляющую документа.
4. Рассмотреть документы на различных современных носителях информации.

Глава 1. Документированная информация

Под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах) 1 . Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации.
Таким образом, документ является первичной основой информационных ресурсов.
Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано с предметом их исследований.
В делопроизводстве нужно, прежде всего, обеспечивать быстрое нахождение документа, а также проследить в случае необходимости его маршрут по инстанциям, включая его создание, согласование, исправление, снабжение визами, учетными номерами и пр. Кроме того, важно быть уверенным, являлось ли действительным создателем документа то учреждение или должностное лицо, которое значится его автором. Отсюда особое внимание к официальным реквизитам: бланку установленного образца, подписи, печати, регистрационным номерам. Документ понимается в первую очередь как официальная информация с реквизитами, позволяющими ее аутентифицировать и учитывать.
У архивиста основные задачи - сохранить документы в целости и обеспечить учет, чтобы при необходимости выдать их пользователю. Содержание документа и его внешняя форма интересуют архивиста лишь постольку, поскольку они представляют ценность для его клиентов. Функция учета объединяет архивиста с делопроизводителем, но в другом их миссии различаются: архивист обязан сохранить и сам документ, и реквизиты неизменными в том виде, в каком они поступили в архив. Поэтому он склонен трактовать документ как помещенный на хранение материальный носитель с идентифицируемой информацией, имеющей потребительскую ценность.
Документоведение выделяет три основных составляющих при раскрытии термина «документ»:
1) документ - материальный объект;
2) документ - носитель информации;
3) документ - документированная информация.
Под документированной информацией или документом (закон рассматривает эти понятия как равнозначные) понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (где информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления) 2 .
Эта же формулировка приводится и в Федеральном Законе «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г. № 85-ФЗ, сохраняя жесткую взаимосвязь информации, содержащейся в документе, и материального носителя данной информации
Из термина «документированная информация (документ)», содержащегося упомянутых законах, вытекают три основных признака документа.
Первый из них - наличие материального носителя информации. В качестве такового, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отображение определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы на различных материальных носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители, документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео- и звукозаписи.
Вторым признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.
Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в анализируемом термине, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.
Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.
В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации. В итоге мы получаем в качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник статей, фонд документов, банк данных или иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.
Не менее важна для управленческой документации и проблема носителя информации, который претерпевает изменения по мере исторического развития. Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

1.2 Свойства документированной информации
Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.
Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.
Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.
Релевантностью (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.
С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации - её ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.
Ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели.
В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение.
Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.
Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное, как ценность информации в определённых конкретных условиях.
С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается.
Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности. Достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.
Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.
С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.
Одно из свойств документированной информации - её доступность, т.е. возможность получения потребителем.
Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.
Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.
Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.
Таким образом, свойства документированной информации - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями.

1.3 Виды документирования информации

1.3.1 Текстовое документирование

Письменная речь сделала запечатление информации и ее передачу на расстояние и во времени более надежным. Происхождение и развитие письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития.
Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетическое, 8–6 тыс. лет до н.э.) – “письмо в картинках” [Приложение 1]. Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. Источник формирования пиктограмм – первобытное искусство, период, когда первобытные рисунки стали применяться не только для познания мира, но и для коммуникативных целей, т.е. передач каких-либо сообщений и для закрепления их во времени.

У любого народа, стоявшего на уровне первобытнообщинного строя, существовало “рисунчатое письмо”. Языком рисунков пользовались многие народы нашей страны, не имевшие письменности, вплоть до начала XX века.

Вторая ступень – идеографическое (логографическое) письмо [Приложение 2]. В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Настоящее письмо, т. е. письмо, передающее звуковую речь, появляется при зарождении классового общества. Его первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья.

В логографическом письме изобразительные знаки для конкретных предметов остались картинками. А для передачи общих понятий использовались слова со сходным звучанием.

В Китае традиции древнего иероглифического письма живы до сих пор. Логографические знаки используется и в настоящее время (знаки доллара, фунта стерлингов и т. п.). Достоинством логографического письма является его большая емкость (компактность), так как знак – это целое слово. Для передачи одного и того же текста требуется в 4 раза меньше знаков, чем русских слов.

Третья ступень – слоговое письмо [Приложение 3]. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).

Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35–40 до 200–300 знаков. Древнейшие слоговые знаки возникли во II тыс. до н.э. в шумерском письме из логограмм.

Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового в II тыс. до н.э. Появление буквенно-звукового письма имело огромное значение для развития мировой культуры.

Первоначальное славянское письмо в период формирования у славян племенного строя представляло собой простейшие знаки типа “черт и резов”. B VII–VIII веках славяне, как и другие народы, заимствовали греческое письмо, преобразованное в протокирилловское. С конца IX века существовали две азбуки: глаголица [Приложение 4] и кириллица [Приложение 5]. По своему алфавитно-буквенному составу кириллица и глаголица почти совпадали, но начертания букв были различны. В кириллице буквы были геометрически просты, а в глаголице буквы, наоборот, были замысловаты.

Более удобная кириллица очень быстро почти повсеместно вытеснила глаголицу. Этому способствовало и стремление государства к унификации письма. В дальнейшем русское письмо (в отличие от западноевропейского) почти непрерывно развивалось.

Появление полуустава – результат стремления ускорить процесс написания документов. В XIV веке возникает и декоративное письмо – вязь.

На смену полууставу приходит скоропись, для которой характерно совмещенное изображение соседних букв. В XVIII веке скоропись отличается введением гражданского шрифта и нового алфавита (в 1708 г. была проведена реформа азбуки: кириллицу заменила гражданская азбука), она продолжает развиваться в гражданской письменности XIX–XX веков Завершающим этапом является современное письмо [Приложение 6].

Письмо и письменность приняли на себя запечатление звуковой речи и сохранение содержащейся в ней информации о явлениях объективной действительности. Письмо стало устойчивым средством запечатления и передачи информации.

С изобретением англичанином Генри Милем пишущей машины появляется машинопись как способ текстового документирования. Во второй половине XIX века (с 1867 года) началось промышленное изготовление пишущих машин. Машинопись быстро вытеснила ручные способы при окончательном оформлении документа и копировании. Однако и в настоящее время ручное текстовое документирование остается распространенным способом первоначального составления документа.

Поскольку человек говорит в 5–6 раз быстрее, чем пишет, издавна у разных народов появилась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так появилась стенография – скоростное письмо, ведущееся с помощью особых кратких знаков и по быстроте превосходящее обычное письмо в несколько раз. Скорость в стенографической записи приобретается за счет краткости знаков, сокращения и пропуска элементов слов, слитности написания слов и словосочетаний. Скорость стенографической записи доходит до 120 и более слов в минуту.

Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий, общественных организаций, коммерческих фирм, частных предприятий и отдельных лиц.

1.3.2 Техническое документирование

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

Возникновение технической документации относится к глубокой древности и связано с развитием техники и изменениями в организации производства. Уже в рабовладельческих государствах все крупные сооружения строились на основе технической документации. В Русском государстве наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов можно найти в житиях и летописях. В XVI–XVII веках техническая документация образуется в приказах, деятельность которых связана со строительными работами и эксплуатацией мануфактур. С развитием производства происходит быстрый рост технической документации. Есть много вариантов классификации технической документации. Например, ее делят на группы: машиностроительная, архитектурная, геодезическая, специальная.

В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются следующим образом:

1. Технические документальные материалы – результат записи средств производства. К ним относятся проектно-конструкторские документы, отвечающие на вопрос: что представляет собой предмет промышленного производства (изделие) или объект капитального строительства.

2. Технические документальные материалы – запись процессов труда. Материалы этой группы дают ответ на вопрос: как изготовить изделие и построить объект капитального строительства.

3. Технические документальные материалы, в группу которых входит документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой и др.

4. Технические документальные материалы – запись процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, т. е. материалы, фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию технических средств.

В состав групп могут входить чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические карты, картографические материалы, проектные документы и др.

1.3.3 Фотодокументирование

Появление фотодокументов относится к первой половине XIX века и связано с изобретением фотографии (от греч. “photos” – свет, “grapho” – пишу, рисую, т.е. в буквальном переводе – светопись).
Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности и вызвало к жизни новый вид документов. Фотография – совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. При фотосъемке возникает скрытое изображение, превращаемое проявлением и закреплением в негативное изображение. С негативов при печатании получают позитивное изображение – отпечаток. Кроме того, во второй половине XX века для любительских съемок появились фотоаппараты, дающие возможность сразу после съемки получить готовую фотографию. Открытие фотографии датируется 1839 годом, когда появилась публикация об изобретенном во Франции художником Дагером первом технически разработанном фотографическом процессе, названном дагерротипией.
Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом 3 .
Фотодокументы отличаются существенной особенностью – они возникают в момент событий и на месте событий, что придает им большую ценность.
Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и других материалах со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей.

1.3.4 Кинодокументирование
Кинематограф изобретен братьями Люмьер в 1895 году во Франции и одновременно Складовским в Германии и Самарским и Акимовым в России.
Кинодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении.
Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров. Таким образом, кинодокумент – это комплекс изображений, полученных фотографическим путем.
Кинодокумент определяется как “изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом” 4 . Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, как и фотодокументы, возникают в момент событий. Материалом для кинодокументов служит кинопленка, созданная на специальной основе. В России кинопроизводство возникло в начале XX века. Первые фильмы были документальными, затем стали появляться видовые и трюковые фильмы.
Кино вооружало человечество новым мощным средством познания и просвещения. В документальном кино фиксируются все важнейшие события жизни нашей страны. Кинодокументацию можно разделить на три группы:

1.3.5 Фонодокументирование и аудиодокументирование
К концу XIX века относится появление еще одного вида документов – фонодокумента (звуковой документ). Под фонодокументом понимается “документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи” 5 .
Запись звука производится на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, диске, лазерном диске и т. д. Первые попытки записать звук относятся к 1807 году, но первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 году (валики фонографа Эдисона).
Фонограф был одним из изобретений Эдисона, которым он особенно гордился.
Уже с 1888 года механическая запись звука производится на плоских дисках (грампластинках). С начала XX века зазвучали оптическая фонограмма и магнитная лента. В настоящее время магнитная звукозапись является самой распространенной. Запись звука осуществляется намагничиванием в разной степени магнитного слоя на носителе. Сфера применения фонодокументов огромна. В настоящее время фоно- и аудиодокументирование используется едва ли не во всех областях человеческой деятельности: для записи хода различных совещаний, заседаний, деловых встреч, телефонных переговоров, деловых писем, устных распоряжений и указаний с целью последующего их перепечатывания. Звукозапись используется в современных телекоммуникационных системах в качестве голосового почтового ящика; в промышленном, политическом, бытовом шпионаже; с целью фиксации кризисных ситуаций.

1.3.6 Документирование с применением электронно- вычислительной техники
Как уже отмечалось, документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно- вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.
Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).
Третья четверть XX века характеризуется быстрым внедрением и развитием вычислительной техники.
Быстрое распространение компьютеров и увеличение количества документов, создаваемых средствами вычислительной техники, обусловили издание в 1984 году ГОСТ 6.10.4–84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. 10 января 2002 принят Федеральный закон “Об электронной цифровой подписи”.
В конце XX века появляется новый способ фиксации информации – Интернет.

Глава 2. Современные материальные носители документированной информации
Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.
Материальную составляющую документа определяет материальный носитель информации - материальные объекты, в которых сведения находят свое отражение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.
Носитель документированной информации – это “материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде” 6 .
Появление современных носителей связано и с тем, что за полвека своего существования сменилось уже пять поколений компьютеров, причём от поколения к поколению на порядок и более возрастали их производительность и ёмкость запоминающих устройств. А также появлялись новые, более совершенные периферийные устройства – принтеры, сканеры, копиры, а в настоящее время всё чаще используются многофункциональные устройства (МФУ), которые облегчают работу офисных служащих, позволяющие получать твёрдую копию документа не только из памяти компьютера, но с современного носителя.

2.1 Классификация современных материальных носителей
Документ представляет собой двуединство информации и материального носителя. Поэтому важными признаками, которые могут быть положены в основу классификации, являются особенности строения, формы материала, на котором фиксируется информация. В частности, по этому критерию всё многообразие документов содержащихся на современных материальных носителях можно представить в виде класса:

материальной основе

В свою очередь, документы на искусственной материальной основе можно отнести к многослойным, в которых имеется как минимум два слоя – специальный рабочий слой и подложка.
Существуют также энергетические носители.
По форме материального носителя информации документы могут быть:

пластиковые карты

В зависимости от возможности транспортировки материальных носителей документы можно разделить на:

В зависимости от способа документирования документы на современных носителях информации можно разделить на:

Документы на современных материальных носителях информации, как правило, не поддаются непосредственному восприятию, считыванию. Информация хранится на машинных носителях, а часть документов создаётся и используется непосредственно в машиночитаемой форме.
По предназначенности для восприятия рассматриваемую документы относятся к машиночитаемым. Это документы, предназначенные для автоматического воспроизведения находящейся в них информации. Содержание таких документов полностью или частично выражено знаками, приспособленным для автоматического считывания. Информация записывается на магнитных лентах, картах, дисках и подобных носителях.
Документы на современных носителя информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, видеовоспроизводящей аппаратуры или компьютера.
По характеру связи документов с технологическими процессами в автоматизированных системах различают:

специальные формы

установленном порядке

бумажном носителе

вычислительной машины

2.2 Характеристика современных материальных носителей
2.2.1 Магнитные носители
Из всех носителей магнитных документов выделится магнитный диск – носитель информации в виде диска с ферримагнитным покрытием для записи. Магнитные диски делятся на жёсткие (винчестеры) и гибкие (дискеты).
Жёсткие магнитные диски, называемые винчестерами, предназначены для постоянного хранения информации, используемой при работе с персональным компьютером и устанавливаются внутри него.
Винчестеры значительно превосходят гибкие диски. Они имеют лучшие характеристики ёмкости, надёжности и скорости доступа к информации. Поэтому их применение обеспечивает скоростные характеристики диалога пользователя и реализуемых программ, расширяет системные возможности по использованию баз данных, организации многозадачного режима работы, обеспечивает эффективную поддержку механизма виртуальной памяти. Однако стоимость винчестеров намного выше стоимости гибких дисков.
Различают два вида жёстких магнитных дисков.
Жёсткий диск – встроенный накопитель на жёстком магнитном диске пакет закреплённых один над другим магнитных дисков, извлечение которых в процессе эксплуатации электронных вычислительных машинах является невозможным.
Съёмный жёсткий диск – пакет магнитных дисков, заключённых в защи
и т.д.................

Лекционное занятие

Практическое занятие

(очная форма 2 час., заочная форма 5 лет обучения 0 час.,

1. Основные правовые понятия, применяемые при документировании информации.

2. Правовое регулирование делопроизводства.

3. Правовое регулирование архивного дела.

4. Обязательный экземпляр документов.

5. Правовые основы создания и применения электронных подписей.

Задание

В марте 2012 года Президент России Дмитрий Медведев поручил проработать вопрос о возможности отказа от бумажного документооборота в пользу электронного. Медведев сообщил, что на совещании по экономическим вопросам руководители многих российских банков «говорили о тоннах бумаг, которые никогда и никем не востребуются, но они прямо предусмотрены законодательством об архивном деле и другими законами».

Подготовьте проект соответствующих изменений в Закон об Архивном деле.

Контрольные вопросы

1. Раскройте содержание понятия «документ»

2. Раскройте содержание понятия «документированная информация» в соответствии с действующим законодательством РФ.

3. Раскройте содержание понятия «электронный документ» в соответствии с действующим законодательством РФ.

4. Раскройте содержание понятия «делопроизводство» в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. Раскройте содержание понятия «Архивное дело» в соответствии с действующим законодательством РФ.

Нормативные акты

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (действующая редакция) «Об электронной подписи» // СПС «КонсультантПлюс».

Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (действующая редакция) «Об обязательном экземпляре документов» // СПС «КонсультантПлюс».

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (действующая редакция) «Об архивном деле в Российской Федерации» // СПС «КонсультантПлюс».

Федеральный закон от 29.12.1994 N 78-ФЗ (действующая редакция) «О библиотечном деле» // СПС «КонсультантПлюс».

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст // СПС «КонсультантПлюс».

Основная:

Дополнительная:

Коржов В.Ю. Комментарий к Федеральному закону от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (постатейный) / под ред. Н.Н. Ковалевой // СПС КонсультантПлюс. 2011.

Похило Е. Как наилучшим образом организовать документооборот в компании? // Акционерный вестник. 2012. N 12.

Семизорова Е.В., Тульская О.В. Актуальные вопросы применения судами электронных документов // Информационное право. 2013. N 5.

Семизорова Е.В. Обеспечение юридической значимости электронных документов // Информационное право. 2011. N 2.

Степанюк О.С., Степанюк А.В. Проблема межотраслевого подхода к толкованию понятия «Официальный документ" // Российский судья. 2013. N 4.

Чамуров В.И. Электронные документы в сети Интернет как доказательства в российском судопроизводстве // Информационное право. 2013. N 4.

Тема 5. Правовая защита конфиденциальной информации

Лекционное занятие

(очная форма 2 час., заочная форма 5 лет обучения 0 час.,

3 года обучения 0 час., 3,5 лет обучения 0 час.)

4. Правовой режим тайны.

Практическое занятие

(очная форма 2 час., заочная форма 5 лет обучения 0 час.,

3 года обучения 0 час., 3,5 лет обучения 2 час.)

1. Защита информации и ограничение доступа к информации.

2. Понятие и виды правовых тайн.

3. Участники отношений, складывающихся в сфере защиты конфиденциальной информации.

4. Правовой режим тайны.

5. Правовые последствия разглашения конфиденциальной информации.

Самостоятельная работа студентов

(очная форма час., заочная форма 5 лет обучения час.,

3 года обучения час., 3,5 лет обучения час.)

Ваше мнение

1. Парень переписывался с девушкой в социальной сети ВКонтакте. Спустя несколько дней девушка опубликовала часть их переписки на своей странице. Публикация содержала сведения, распространения которых парень не хотел.

Имеется ли в данной ситуации какое-либо правонарушение? Изменится ли что-то, если парень оскорблял девушку в опубликованной части переписки?

2. Ознакомьтесь с видеороликом "Загрязнение почвы в Китае - "государственная тайна", http://youtu.be/qImuzvoN1kM. Существует ли в российском законодательстве лингвистическая неопределенность, о которой говорится в ролике?

Контрольные вопросы

1. Что понимается под конфиденциальностью информации?

2. Что лежит в основе деления тайн на первичные и производные?

3. В чем разница между государственной и коммерческой тайнами?

4. Что такое грифование? При документировании каких тайн оно используется?

5. Назовите основные обязанности обладателя информации, составляющей тайну.

Нормативные акты

Конституция Российской Федерации, принята всенародным голосованием 12.12.1993, с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ // СПС «КонсультантПлюс».

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (действующая редакция) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СПС «КонсультантПлюс».

Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (действующая редакция) «О государственной тайне» // СПС «КонсультантПлюс».

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (действующая редакция) «О персональных данных» // СПС «КонсультантПлюс».

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (действующая редакция) // СПС «КонсультантПлюс».

Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (действующая редакция) «О коммерческой тайне» // СПС «КонсультантПлюс».

Федеральный закон от 21.11.2011 N 323-ФЗ (действующая редакция) «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» // СПС «КонсультантПлюс».

Федеральный закон от 02.12.1990 N 395-1 (действующая редакция) «О банках и банковской деятельности» // СПС «КонсультантПлюс».

Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 (действующая редакция) «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" // СПС «КонсультантПлюс».

Основная:

Кузнецов П.У. Основы информационного права. Учебник для бакалавров. - М.: ПРОСПЕКТ, 2014.

Информационное право. Учебник для бакалавров / под ред. Рассолова И.М. - М.: ПРОСПЕКТ, 2013.

Бачило И.Л. Информационное право. Учебник. - М.: Юрайт, 2013.

Паршуков М.И. Понятийный аппарат информационного права в законодательстве, науке и образовательной деятельности // Информационное право. 2013. N 3.

Савельев Д.А. Информационное право и электронное государство. Вводный курс. Учебное пособие. - Санкт-Петербург: НИУ ИТМО, 2012.

Электронный учебник. CD Информационное право. Городов О.А. - М.:КноРус, 2012.

Дополнительная:

Волчинская Е.К. К юбилею Закона Российской Федерации «О государственной тайне» // Информационное право. 2013. N 2.

Волчинская Е.К. О проблемах формирования правовой системы ограничения доступа к информации // Информационное право. 2013. N 4.

Журавлев М.С. Персональные данные в трудовых отношениях: допустимые пределы вмешательства в частную жизнь работника // Информационное право. 2013. N 4.

Кротов А.В. Защита права на неприкосновенность частной жизни при реализации информационных прав посредством телефонной связи // Информационное право. 2013. N 2.

Потрашкова О.А. Коммерческая тайна: проблемы правовой защиты // Информационное право. 2013. N 1.

Северин Р.В. Сущность убытков в информационной сфере предприятия // Информационное право. 2013. N 1.

Стрельников В. Персональным данным - особую защиту // ЭЖ-Юрист. 2013. N 12.

Терещенко Л.К. Правовой режим персональных данных и безопасность личности // Закон. 2013. N 6.

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. -М., 1998.-С. 1,п. 3. .

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы - от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации - сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием Там же. - С. 2, п. 32. и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24 - ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Данным законом (ст. 5) также установлено, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения - это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей» ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. М., 1998.-С. 2, п. 22..

Официальный документ - это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке» Там же. - С. 2, п. 23..

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством - юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» Там же. - С. 2, п. 25..

Из определения следует, что при документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать действующие на момент создания документа общегосударственные правила его составления и оформления.

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.

Документы, выполняя информационную функцию, обладают определенной информационной емкостью (информационным потенциалом), т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Каждый документ может дать представление об определенной отрасли деятельности, характеристику социальных отношений. Но эта характеристика будет неполной, если изучать единичные документы. Социальность и точность информации возрастает, если единичный документ сравнить с другими группами однотипных документов, которые относятся к одной отрасли деятельности, к одному периоду во времени и пространстве.

Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее социальных аспектах, т.е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности (как существа общественного) в определенной социальной структуре.

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты Советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача - передача информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание - это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.

Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю).

Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).

Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы и т. п.).

В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

Существуют две группы документов, наделенных правовой функцией:

1) изначально обладающие ею;

2) приобретающие ее на время.

В первую группу можно включить документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся правовые акты представительных и распорядительных органов, т.е. все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правила и др.), а также свидетельствующие о правоприменительной практике. Сюда же входят: договорные документы, т.е. документы, фиксирующие договорные отношения; документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих, изменяющих или прекращающих правоотношения, но имеющих определенный правовой статус (метрические свидетельства, паспорта, дипломы, аттестаты, удостоверения личности и т. п.), а также оправдательные финансовые документы (акты, накладные, платежные поручения и др.).

Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, на основе протокола заседания аттестационной комиссии происходит издание приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой тарифной сетке (ETC) сотруднику. В силу определенных обстоятельств документ может быть доказательством, т.е. временно обладать правовой функцией.

Неправовая документация используется как основание для принятия правовых актов. Так, плановая документация может быть основанием для принятия распорядительного документа, которым она утверждается.

На основе документов, наделенных правовой функцией, возникают определенные правоотношения - административные, трудовые.

Учетная функция документа характеризует прежде всего количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.

Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный - находят свое выражение путем составления статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документов. Учет необходим не только для выражения количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства истины. Учетные документы могут быть первичными, сводными. Они нагляднее других документов показывают стадии преобразования информации и ее использования.

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.

Документ также выполняет функцию исторического источника. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.

В управленческих документах преобладает управленческая функция, но, в то же время, эти документы выполняют и другие функции - информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничено (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

Контрольные вопросы и задания

1. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?

2. Что включает в себя понятие «документ»?

3. Какие языки и способы документирования вы знаете?

4. Назовите современные виды носителей информации.

5. Каким законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов?

6. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?

7. Что обуславливает юридическую силу официального документа?

8. Что понимается под полифункциональностью документа?

9. Назовите основные блоки (группы) функций документа. Чем характеризуется каждый блок?

10. Как меняется действие функций во времени?

Документ–

Способы документирования.

Слоговое письмо

Буквенно-звуковое письмо

Машинопись

Описание производства

Описание зданий и сооружений

Описание процессов труда

Средства документирования.

1. Простые – карандаш, ручка

Классификация носителей документной информации.

Бумага, магнитные и оптические диски, фото-видео-аудио пленки, технологические процессы

Основные признаки и свойства документа.

Свойства:

Атрибутивность (наличие слагаемых, без которых существовать не может, информационная и материальная части)

Функциональность

Структурность

Признаки.

Внешние:

1. Наличие смыслового семантического содержания.

2. Стабильная вещественная форма

3. Предназначенность для использования в соц. Коммуникации.

4. Завершённость сообщения.

Внутренние:

1. Язык, стиль, юридическая и управленческая сила.

Понятие «функции документа». Общие и специфические функции документа.

Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - полифункциональный объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций.

1. Информационная

2. Социальная

3. Правовая

4. Документ как средство организации управления

5. Коммуникативная

6. культурная

8. защиты информации

9. историческая

Юридическая сила документов (бумажных и электронных). Необходимые реквизиты.

В законодательстве:

С помощью удостоверяющего письма, прилагающегося к электронному документу.

С помощью электронной цифровой подписи.

Реквизиты:

1. Наименование организации (ОКПО)

2. Местонахождение организации (ОКАТО)

3. Наименование документа (ОКУД)

4. Дата создания, время записи документа на носитель.

5. Код лица ответственного за правильность оформления документа

Задачи защиты информации при ее документировании.

Задача защиты информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на решение следующих задач:

Обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации

Соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа

Реализация права на доступ к информации

Конфиденциальность информации и конфиденциальность документов.

Конфиденциальная информация – ценная информация, утрата которой представляет серьезную опасность организации или частному лицу.

Конфиденциальность информации – это обязательное для получивших доступ к этой информации требование не передавать эту информацию третьим лицам без согласия владельца

Ограничения доступа к информации установленные федеральным законом:

Соблюдение конфиденциальной информации, доступ к которой ограничен федеральным законом.

Информация, составляющая гос. тайну в соответствии с законодательством РФ.

Сведения, составляющие коммерческую тайну.

Информация полученная гражданами подлежит защите, в случаях если на эти лица федеральным законом возложены обязанности по соблюдение конфиденциальности.

Информация, составляющая профессиональную тайну,

Информация, составляющая проф. тайну.

Информация о частной, личной и семенной жизни.

Персональные данные гражданина.

Применение информационных технологий в сфере документооборота.

Позволяет: - сократить сроки получения, обработки документов - уменьшить затраты на копирование и распространение документов - оптимизировать документооборот внутри различных структур - повысить эффективность работы орган-ии - гарантирует рассмотрение документов - контролировать исполнение документов и принятие решений

Проблемы построения электронного документооборота и принципы его реализации.

Возникновение барьеров (технических, програм-х, технологических) между информацией, зафиксир. в док-те и пользователем
- при обработке возможна утрата информации
- рост угроз со стороны злоумышленника в связи с распространением ИТ
- постоянное обновление ПО
Принципы:
- для документов не создается бумажных версий
- все переносится в электронный вид(возможность получения всей информации одновременно)

Проект «Электронная Россия». Основные цели и задачи.

Это часть административной реформы, которая предоставит гражданам защиту от оснащенных компьютерами чиновников; предоставит гражданам и государству удобства электронного учета документооборота и публикации.

Проект «электронная Россия» позволит решить старые бюрократические проблемы бумажной волокиты. Заработает реальный принцип «одного окна»; что сократит время обращения гражданам в десятки раз.

Основные законодательные предпосылки рассмотрения документа как объекта нападения и защиты.??????

Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

Источники информации.

1. Обладатели информации – руководители организации, её персонал, люди взаимодействующие с персоналом организации.

2. Общедоступные источники – публикации о фирме и её разработках.

3. Служебные источники – документации, базы данных.

4. Физические источники – электромагнитные поля и акустические волны, излучения и наводки.

5. Частные источники – личные дневники и рабочие планы сотрудников.

Методы получения информации от ее источников.

Легальный метод – «невинный шпионаж», «разведка в бизнесе». Получение сведений в соответствии с законами.

Нелегальный метод – получение ценной информации незаконным путём, с целью доступа к защищенной информации. Воровство, копирование, шантаж, подкуп, перехват информации, шпионаж.

Организационные каналы несанкционированного доступа к документам.

Организационные каналы – легальные способы получения доступа к информации.

Поступление злоумышленника на работу.

Связь с сотрудниками или клиентами компании.

Поиск сообщников среди персонала.

Тайное проникновение или по фиктивным документам в организацию.

Непосредственное участие в деятельности компании в роли партнера или клиента.

Использование коммуникационных средств организации (конференции и др.)

Типы и виды документов.

1. По происхождению

Официальные

2. По способу документирования

Рукописные

Графические

Фотодокументы

Фонодокументы

Документы созданные с ПК

Видеодокументы

3. По месту составления

Входящие документы

Внутренние документы

Исходящие документы

4. По количеству отражаемых вопросов

5. По ограничению доступа

Общедоступные

Конфиденциальные

Секретные

6. По способу изложения

Индивидуальные

Трафаретные

7. По форме представления

Подлинники (первый или единственный экземпляр документа)

Копии (повторяет полностью документ)

Дубликат (точная копия документа обладающая юридической силой оригинала)

8. По степени подлинности

Подлинные

9. По сроку хранения

Постоянного

Долговременного (более 10 лет)

Временного хранения (менее 10 лет)

10. По сфере употребления

Управленческие

Технические

11. По способу передачи

Телеграммы

Понятие «документ», «документирование», «делопроизводство».

Документирование – запись информации на различных материальных носителях.

Документ– это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Делопроизводство – обеспечение документирования и организации работы с официальными документами.

Способы документирования.

1.Текстовое документирование – запись информации на различных носителях.

Пиктографическая система (рисунки)

Идеографическая система (письмо, значки)

Слоговое письмо

Буквенно-звуковое письмо

Машинопись

2. Техническое документирование – документы которые отражают результат строительного и технического проектирования, конструирования, изготовление изделий, промышленные процессы.

Описание производства

Описание зданий и сооружений

Описание процессов труда

Описание результатов научных исследований

Описание явлений и процессов природы

Описание процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания

3. Фотографирование – совокупность процессов способов получения изображения на сверхчувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки.

4. Кинодокументирование – документ созданный кинематографическим способом.

5. Фонодокументирование – документ содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

6. Аудио-видео документирование – документ содержащий изображение и звуковую информацию.

7. Машинное документирование – документ набранный с помощью ЭВМ.

Средства документирования.

1. Простые – карандаш, ручка

2. Механические – аудио-видеотехника, диктофон.

3. Средства компьютерной техники

УТВЕРЖДЕНО
Приказом гендиректора УзАСИ
от 10.02.2006 г. N 42,
зарегистрированным МЮ
04.04.2006 г. N 1558

Положение о порядке документирования информации,
учета и регистрации государственных
информационных ресурсов

В настоящее Положение внесены изменения в соответствии с
Приказом гендиректора УзАСИ, зарегистрированным МЮ
02.06.2007 г. N 1558-1

§ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Положение о порядке документирования информации, учета и регистрации государственных информационных ресурсов (далее - Положение), в соответствии с законами Республики Узбекистан "Об информатизации", "Об электронной цифровой подписи", "Об электронном документообороте", "О гарантиях и свободе доступа к информации" и постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан N 256 от 22 ноября 2005 года "О совершенствовании нормативно-правовой базы в сфере информатизации" определяет порядок предоставления документированной информации, участников документирования, их права, обязанности и ответственность, основные требования к учету и регистрации государственных информационных ресурсов, а также права и обязанности собственников и владельцев государственных информационных ресурсов и порядок доступа к государственным информационным ресурсам.

2. Действие настоящего Положения распространяется на физические и юридические лица независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности, осуществляющие документирование информации, а также формирование государственных информационных ресурсов.

3. В данном Положении используются следующие термины и определения:

документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

информационный ресурс - информация, банк данных, база данных в электронной форме в составе информационной системы;

информационные ресурсы ограниченного доступа - информационные ресурсы, содержащие информацию о государственных секретах и конфиденциальную информацию или информацию, доступ к которой ограничен собственниками информационных ресурсов;

государственные информационные ресурсы - информационные ресурсы, формирующиеся из:
информационных ресурсов государственных органов;
информационных ресурсов юридических и физических лиц, созданных за счет средств государственного бюджета;
информационных ресурсов юридических и физических лиц, содержащих государственные секреты и конфиденциальную информацию;
документированной информации юридических и физических лиц, предоставляемой в установленном порядке;

владелец информационных ресурсов - юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение, пользование и распоряжение информационными ресурсами или информационными системами в пределах прав, установленных законом или собственником информационных ресурсов, информационных систем;

собственник информационных ресурсов - юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение, пользование и распоряжение в полном объеме информационными ресурсами или информационными системами;

информационная система - организационно упорядоченная совокупность информационных ресурсов, информационных технологий и средств связи, позволяющая осуществлять сбор, хранение, поиск, обработку информации и пользование ею;

метаданные - информация, описывающая информационное наполнение базы данных, которую сообщают пользователям, когда фрагмент данных был обновлен в последний раз.

§ 2. ПОРЯДОК ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ

4. Документированная информация составляется, отбирается, обрабатывается, систематизируется, обеспечивается соответствующими реквизитами с учетом источника, формы, назначения и носителя.

5. Документированная информация может выступать в виде электронного документа или зафиксированной на носителе информации.

6. Документирование информации является обязательным условием включения информации в государственные информационные ресурсы.

7. Юридические и физические лица обязаны в установленном порядке предоставлять документированную информацию в соответствующие государственные органы для формирования государственных информационных ресурсов.

8. Собственники и владельцы информационных ресурсов в пределах своей компетенции предпринимают необходимые меры для обеспечения защиты документированной информации.

9. Защите подлежит любая документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю или иным юридическим и физическим лицам.

§ 3. ПОРЯДОК ПРЕОБРАЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ В ЭЛЕКТРОННУЮ ФОРМУ

10. Преобразование информации в электронную форму представляет собой процесс представления информации в форму набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, с учетом ее однозначного восприятия.

11. Хранение информации в электронной форме осуществляется на запоминающих машинных носителях.

12. Информация в электронной форме может быть представлена в текстовой, графической, звуковой, видео- и мультимедийной (комбинация текстовых, графических, звуковых и видеоформатов) формах.

13. Каждый формат должен иметь свое расширение, позволяющее однозначно его характеризовать по типу.

14. Используемые форматы должны поддерживать возможность преобразования в архивные форматы.

15. Информация может быть преобразована в электронную форму в вышеуказанных форматах с помощью соответствующих редакторов или путем сканирования (текстовый, графический форматы).
При этом информация должна преобразовываться в электронную форму с использованием открытого стандартизированного программного средства, с учетом возможности ее последующего восприятия потребителями.

16. Информация должна быть преобразована в электронный вид с учетом возможности ее дальнейшего использования - просмотр, вывод на печать или редактирование.

§ 4. ОБЩИЕ ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИНФОРМАЦИОННЫМ РЕСУРСАМ

17. Программные и аппаратные средства, используемые для функционирования информационных ресурсов, должны быть лицензионными и сертифицированными.

18. Доступ к государственным информационным ресурсам осуществляется через информационные системы государственных органов и Интернет с учетом правил пользования этими сетями (специализированные финансовые, новостные и другие сети).

19. Защита государственных информационных ресурсов должна обеспечиваться посредством проведения комплекса организационно-технических мероприятий, направленных на решение следующих основных задач:
предотвращение утечки, хищения, утраты, искажения, блокировки, подделки информационных ресурсов и иного несанкционированного доступа к ним;
блокирование каналов утечки государственных информационных ресурсов;
предотвращение специальных программно-технических воздействий, направленных на разрушение и искажение информации в государственных информационных ресурсах;
выявление специальных закладных устройств съема или разрушения информации, внедренных в технические средства и выделенные помещения.

20. Собственники и владельцы государственных информационных ресурсов должны обеспечивать сохранность государственных секретов и конфиденциальной информации, содержащейся в информационных ресурсах.

§ 5. ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ
РЕСУРСОВ

21. Собственники и владельцы государственных информационных ресурсов обязаны зарегистрировать государственные информационные ресурсы в Реестре государственных информационных ресурсов и информационных систем государственных органов. (Пункт в редакции Приказа гендиректора УзАСИ, зарегистрированного МЮ 02.06.2007 г. N 1558-1)

22. Юридические и физические лица, являющиеся собственниками, владельцами государственных информационных ресурсов, подают в Узбекское агентство связи и информатизации (далее - УзАСИ) заявку на их регистрацию по форме, приведенной в приложении N 1.

23. Извещения о начале разработки государственных информационных ресурсов для их учета направляются в УзАСИ в 30-дневный срок со дня начала соответствующего этапа работы по базам данных, разработка которых является составной частью или отдельным этапом работы, предусмотренным в договоре или в техническом задании на ее выполнение.

24. Регистрационные заявки направляются для регистрации государственных информационных ресурсов в 15-дневный срок с момента сдачи их в эксплуатацию.

25. Ответственность за полноту и достоверность сведений, указанных в регистрационной заявке, несет владелец (собственник), представивший заявку на регистрацию государственного информационного ресурса в установленном законодательством порядке.

26. Неправильно оформленные регистрационные заявки возвращаются владельцам (собственникам) государственного информационного ресурса в недельный срок с момента получения заявки с указанием причин возврата. Заявитель обязан в 20-дневный срок со дня получения возвращенной регистрационной заявки исправить ее и отправить повторно для регистрации.

27. Информационные ресурсы в 20-дневный срок с момента получения правильно оформленной регистрационной заявки включаются в Реестр государственных информационных ресурсов и информационных систем государственных органов, им присваивается регистрационный номер и оформляется регистрационное свидетельство установленного образца, которое выдается владельцу (собственнику) государственного информационного ресурса. (Пункт в редакции Приказа гендиректора УзАСИ, зарегистрированного МЮ 02.06.2007 г. N 1558-1)

28. Сведения о базе данных в государственном информационном ресурсе указываются заявителями в паспорте государственного информационного ресурса, приведенном в приложении N 2.

29. Учет государственных информационных ресурсов осуществляется при введении сведений о регистрируемых базах данных в базу метаданных.

30. В случае прекращения эксплуатации зарегистрированных государственных информационных ресурсов владелец (собственник) в 30-дневный срок письменно извещает об этом УзАСИ с указанием регистрационного номера информационного ресурса и причин прекращения его эксплуатации. После получения извещения УзАСИ отмечает данный государственный информационный ресурс как выведенный из эксплуатации и извещает об этом владельца (собственника) государственного информационного ресурса.

31. В случае внесения изменений и дополнений в зарегистрированные государственные информационные ресурсы владелец (собственник) в 20-дневный срок письменно извещает об этом УзАСИ (по форме заявки на регистрацию), что является основанием для внесения изменений и дополнений в Реестр государственных информационных ресурсов и информационных систем государственных органов. (Пункт в редакции Приказа гендиректора УзАСИ, зарегистрированного МЮ 02.06.2007 г. N 1558-1)

32. В реестре учитываются все государственные ресурсы, по которым даны заявки по учету и регистрации.

§ 6. ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

33. Порядок получения информации пользователем (указание места, времени, ответственных должностных лиц, необходимых процедур) определяется собственниками или владельцами государственных информационных ресурсов.

34. Порядок накопления и обработки документированной информации с ограниченным доступом, обеспечение информационной безопасности и порядок доступа к ней устанавливаются законодательством.

35. Отношения между собственниками и владельцами информационных ресурсов и пользователями информации из этих ресурсов осуществляются на основании договора.

§ 7. ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ

36. Доступ физических и юридических лиц к государственным информационным ресурсам осуществляется по правилам, установленным собственником или владельцем этих ресурсов в соответствии с законодательством.

37. Собственники и владельцы государственных информационных ресурсов обязаны обеспечить равноправный доступ юридических и физических лиц к базовым государственным информационным ресурсам.

38. Физические и юридические лица имеют равные права на доступ к базовым государственным информационным ресурсам, и они не обязаны обосновывать перед собственниками и владельцами информационных ресурсов необходимость получения запрашиваемой ими информации, за исключением информации, доступ к которой ограничен собственниками информационных ресурсов.

39. Отнесение государственных информационных ресурсов к категориям доступа определяется собственником государственных информационных ресурсов в порядке, установленном законодательством.

40. Собственниками и владельцами государственных информационных ресурсов могут устанавливаться платные услуги пользователям в порядке, установленном законодательством.
Собственники и владельцы государственных информационных ресурсов должны предоставлять пользователям перечень информации и услуг по информационному обеспечению, сведения о порядке и условиях доступа к государственным информационным ресурсам на бесплатной основе.

41. Юридические и физические лица, использующие информацию из государственных информационных ресурсов, должны указать ссылку на источник информации.

§8.ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ, СОДЕРЖАЩИХ ИНФОРМАЦИЮ О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

42. Персональными данными являются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.
К персональным данным относятся биографические и опознавательные данные, личные характеристики, сведения о семейном положении, социальном положении, образовании, навыках, профессии, служебном положении, финансовом положении, состоянии здоровья и пр.

43. Источниками персональных данных являются официальные документы, содержащие информацию, относящуюся к субъекту персональных данных.

44. Персональные данные о физических лицах состоят из:
фамилии, имени, отчества;
даты и места рождения;
пола;
адреса места жительства;
данных паспорта или иного документа, удостоверяющего личность и другой дополнительной информации.

45. Государственные органы в пределах своей компетенции организуют и обеспечивают сбор, обработку, хранение и использование персональных данных.

46. Персональные данные о физических лицах не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда физическим лицам или для ущемления, нарушения или ограничения прав и свобод человека и гражданина.

47. Собственники и владельцы информационных ресурсов, владеющие документированной информацией о физических лицах, получающие и использующие ее, несут ответственность за нарушение порядка использования этой информации.

48. Собственники и владельцы информационных ресурсов, чьи информационные ресурсы содержат документированную информацию о других физических и юридических лицах, обязаны дать возможность лицу ознакомиться с материалами, затрагивающими его права и законные интересы.

49. Физические и юридические лица имеют право:
на доступ к документированной информации о них;
уточнить документированную информацию в целях обеспечения ее полноты и точности.

§ 9. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

50. Юридические и физические лица при формировании и использовании государственных информационных ресурсов несут ответственность за:
нарушение правил работы с информацией, формирования и использования государственных информационных ресурсов;
хищение, утрату, искажение, блокировку и подделку информации в государственных информационных ресурсах;
нарушение законодательства по авторским правам и интеллектуальной собственности.
Юридические и физические лица при формировании и использовании государственных информационных ресурсов могут нести и другую ответственность в соответствии с законодательством.

§ 10. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

51. Настоящее Положение о порядке документирования информации, учета и регистрации государственных информационных ресурсов согласовано с Государственным комитетом Республики Узбекистан по демонополизации, развитию конкуренции и предпринимательства.

Просмотров