Главная » Военные » Функции документа в управлении организацией. Функции документов

Функции документа в управлении организацией. Функции документов

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Эссе на тему : « Управленческая функция документа »

Прежде чем рассуждать об управленческой функции документа я бы хотел раскрыть такие понятия как документ и управление. Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Управление - процесс воздействия на систему для перевода её из одного состояния в другое, либо для поддержания её в установленном режиме деятельности.

Из понятия документа можно увидеть важность этого термина и его значение для человека. Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется, прежде всего, для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и так далее. Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения. Теперь перейдем к раскрытию функций документа.

Функция документа - это, прежде всего, его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Если рассматривать такую дисциплину, как делопроизводство, то она может нам дать общие и специфические функции документа. К общим относятся: информационная, социальная, коммуникативная и культурная. К специфическим: управленческая, правовая и научно-историческая. Нас интересует управленческая и, обращаясь к понятию управления, можно сказать, что документ в данной функции выступает как средство управленческой деятельности. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе управления.

Управление может быть эффективным лишь при наличии актуальной или даже опережающей информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией их оперативный характер. Оперативную информацию, необходимую для управленческой деятельности можно разделить на два вида: осведомительную и распорядительную. Осведомительная информация формируется, главным образом, на низших уровнях управления. В процессе передачи ее вверх, т. е. при движении от низших ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация образуется на высших уровнях управления. При движении ее вниз средние и низшие звенья управления обычно вырабатывают дополнительную информацию и происходит ее увеличение.

Управленческие документы отражают как структуру, так и стадии и этапы управления и в то же время, сами оказывают серьезное воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения. Например, чтобы абитуриент, который сдал документы на поступление в высшее учебное заведение, узнал о своем поступлении, он должен дождаться приказа о зачислении студентов от декана этого вуза, в данном случае, приказ - документ управленческого характера. управление документ реквизит

Таким образом, правленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Документированная информация как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Анализ ОАО "Камско-Устьинский гипсовый рудник", особенности организации службы документационного обеспечения управления.

курсовая работа , добавлен 22.11.2013

Рассмотрение эволюции документа в его историческом развитии, современное определение документа, основные функции документа в жизни человека и общества. Свойства и признаки документа, его атрибутивность, функциональность, структурность, информационность.

реферат , добавлен 09.02.2010

Характеристика понятия о документе - средстве закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях или явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Признаки, функции и свойства документа.

курсовая работа , добавлен 12.01.2011

курсовая работа , добавлен 20.12.2011

Поняття управлінського документа, його значення та функції. Наукові підходи щодо класифікації функцій документа. Способи документування документів. Роль документа в житті людини та суспільства. Основні вимоги до організації сучасного діловодства.

курсовая работа , добавлен 30.12.2013

Носитель информации как материальная составляющая документа. Появление искусственных носителей на полимерной основе. Форма материального носителя электронной информации, а также проблема установления доказательственной силы машиночитаемого документа.

курсовая работа , добавлен 25.04.2014

Основные положения документооборота в организации. Характеристика документа в области качества. Этапы документооборота на предприятии. Анализ документов процесса производства продукции. Разработка и совершенствование документа производственного процесса.

курсовая работа , добавлен 19.10.2013

Теоретический анализ возникновения письменности и появления документа. Древние рукописные книги. Понятие и значение документа в управленческой деятельности. Особенности делопроизводства в России. Столбовое, коллежское и исполнительное делопроизводство.

курсовая работа , добавлен 01.12.2009

Понятие о деловом документе как материальном носителе фиксированной информации. Функциональные системы документации в организации. Реквизиты и оформление делового документа. Место составления и гриф утверждения. Заголовок к тексту. Служебное письмо.

реферат , добавлен 14.11.2013

Теоретический анализ предприятия, как объекта управления. Анализ состояния процесса автоматизации предприятия. Изучение особенностей оперативного управления основным производством. Входные документы функциональной подсистемы. Форма выходного документа.

Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.

Функция документа – это целевое назначение, присущее ему.

Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций, и потому разграничить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

1)Поскольку понятие ”документ” неразрывно связано с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией является информационная . Она присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит запечатление (фиксация), сохранение, передача информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе. Социальная информация – это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях. Следовательно, социальная функция документа – это отражение в нем деятельности, места и роли данного человека в обществе.

2) Тесно связана с информационной коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя специфика – передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция – это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.

В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:

Документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (то есть от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному – законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);

Документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

3) В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. В управленческой функции также можно выделить две основные подфункции:

Стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности;

Обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной социальной роли.

Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, организации, предприятия.

Правовая функция – функция фиксации, закрепления, изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, постановления и др.) акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.). Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения.

В эту категорию входят имеющие юридическое значение удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании и др.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.).

В принципе, любой документ может быть доказательством, тем самым он временно будет наделен правовой функцией.

5) Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета – это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы, прежде всего, многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно-распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации.

Основные виды учета находят отражение в статистических и финансово-экономических документах.

6) Одна из важнейших функций документа – культурная . В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно- и аудиовизуальных способов запечатления.

Культурную функцию выполняет крупный комплекс документов (например, научно-техническая документация, произведения искусства). В них находят отражение уровень научного и технического развития общества, специфика научного и художественного творчества на определенном этапе социальной эволюции.

Следовательно, культурная функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе. В этой функции документы можно рассматривать как инструкцию по применению этих знаний, норм, навыков и т.д., а само документирование – как процесс закрепления, концентрации и передачи культуры.

7) Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда, когда поступил на постоянное хранение.

Документ сочетает в себе, как отмечалось, несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, социальную, коммуникативную, исторического источника).

Знание той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т. д.

Существуют функции, время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая, учета), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).

Функции документов, их целевое назначение определяются необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

Главная, наиболее обобщающая функция документа -- это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.

Информационная функция -- это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме документа (отчет о НИР -- статья -- монография -- учебник -- энциклопедия: документы расположены по степени увеличения информационной емкости). Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и др.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); 2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.) Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Мемориальная (памятниковая) функция -- "способность документа служить внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).

Гедоническая функция -- способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диафильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, магнитные фонограммы и т.п.).

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (например, учебник -- учебная, указ -- правовая, афиша -- рекламная).

Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего, с какой целью создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ -- для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа.

Знание функций документа позволяет:

Ё определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;

Ё правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;

Ё осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);

Ё определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, органах НТИ, архивах, книжных магазинах и т.п.;

Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин – архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учета, статистики и др. Например, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, для специалиста в области управления – средством фиксации и передачи управленческих решений.

В отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач. Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле, как это определено в государственном стандарте на терминологию в области документоведения и архивоведения: «Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами , позволяющими ее идентифицировать».

Причина появления любого документа – необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.

Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:

это может быть отдельный документ;
система документов (документы, применяемые в определенной сфере деятельности);
вся совокупность разнообразных систем документации, т. е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе.

Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Юридическое понятие документа - составленный в порядке, предусмотренном законом, удостоверяющий факт (рождения, вступления в брак и т.п.), подтверждающий право на что-либо (диплом, завещание и т.п.) или носящий служебный характер. То есть, форма удостоверения событий и фактов в виде письменного акта.

В уголовно-процессуальном законодательстве документ указывается в качестве одного из видов доказательств (ст. 74 УПК РФ). Кроме того, ст. 84 УПК предусматривает, что документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменном, так и в ином виде. К ним могут относиться материалы фото- и киносъемки, аудио- и видеозаписи, иные носители информации. Поэтому в криминалистике термин «документ» употребляется в более широком смысле как текстовый или графический материал, выполненный любым способом: написанный от руки, напечатанный типографским или машинописным способом, нарисованный, начерченный или выгравированный, а также магнитные ленты и диски, кинофотонегативы и позитивы, другие носители доказательственной информации.

Криминалистическое понятие документа – объект исследования в судебно-технической экспертизе документов, представляющий собой предмет (бумага, картон и т.п.), на котором знаками запечатлены мысли и факты.

Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» определяет понятие документа как: Документ - материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

История развития документов

Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относят примерно к 30 веку до н. э. Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления. Например, стрела - символ войны.

Разновидностью предметного документа является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. Древние инки использовали «кипу» - к основной толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры, нити и лоскуты различного цвета, каждый элемент имел свое значение.

Египетская пиктографическая надпись (около 3200 до н. э.)

Позже появилось рисуночное, или пиктографическое, письмо (от лат. «пиктус» - писаный красками, греч. - «графо» - пишу). Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном иллюстрирующие события из жизни племени.

Первоначально каждый рисунок передавал какое-либо событие. С течением времени рисунки упрощались, в какой-то мере стандартизировались и заменялись знаками, обозначающими слова. Позже знаками стали обозначать слога, а потом и отдельные буквы. Так возникла иероглифическая система. Постепенно рисунки становились схематичными, появилась скоропись. У египтян рисунки скорописи были округлыми, волнистыми, у шумеров - заостренными, угловатыми (клинопись).

Так, независимо друг от друга в разных частях мира зарождались различные системы письменности.

Образец хеттского иероглифического письма

В Европе (на острове Крит и в Древней Греции) и на Среднем Востоке письменность появилась на несколько столетий позже, а в Китае - только во II тысячелетии до н. э.

Различные виды письменности господствовали в странах Востока три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная система - финикийская и восходящая к ней арамейская, затем греческая и др.

Финикийцам, как торговому народу, нужна была простая и удобная письменность для составления коммерческих документов, и они создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. Самые древние найденные финикийские надписи относятся к XIII веку до н. э. С IX века до н. э. финикийское письмо быстро распространилось во многих странах и заимствовалось греками, арабами, евреями.

Греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово или слог, а определенный звук (звуковая система).

Кириллица (славянская азбука) была создана на основе греческого алфавита, а затем реформировалась на протяжении XVI - XIX веков. Современный русский алфавит - результат реформ и постепенного исключения неиспользуемых греческих букв.

Развитие письма: 1 - древнеегипетские иероглифы, 2 - синайское иероглифическое письмо, 3 - финикийские буквы, 4 - греческий алфавит

Таким образом, все системы письменности делятся на три типа:

1. Рисуночная, или пиктографическая, система. Содержала еще не тексты, а рисунки, изображающие, о чем идет речь.

2. Символическая, или идеографическая, система. Один рисунок обозначает уже не событие, а одно слово (например, древнеегипетские документы, клинописные документы народов Междуречья).

3. Звуковая, или буквенная, система (например, финикийское и греческое письмо).

С течением времени древние системы письменности вытеснялись и заменялись другими.

Слово «документ» в русский язык пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Основными источниками российского делопроизводства XVIII века были «формулярники» и «письмовники» (сборники образцов документов). В них регламентировались состав, форма и содержание документов. В 1720 г. Петром I был утвержден «Генеральный регламент», определяющий структуру и делопроизводство в канцеляриях, правила регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д. Им же были разработаны «Генеральные формуляры» документов.

Затем появляются термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются «счетные документы», «исторические документы». Важнейшими источниками нашего времени являются классификаторы (в частности, Общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД), Унифицированные системы документации (УСД), ГОСТ и др.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.

Например, так выглядит эволюция представляемого документоведением понятия «документ»:

документ – материальный объект;
документ – носитель информации;
документ – документированная информация.

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

Функции документов

Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.

Выделяются функции общие и специальные. Общие функции – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Общие функции документов

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить на:

ретроспективную (относящуюся к прошлому);
оперативную (текущую);
перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), характеризующую количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Социальная информация - это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях. Следовательно, социальная функция документа - это отражение в нем деятельности, места и роли данного человека в обществе.

документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Специальные функции документов

Управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности, они специально созданы для целей управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный, – отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной документации.

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции, и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета), и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, «аттестат зрелости» выполняет информационную, культурную, социальную, правовую функции и функцию исторического источника.

Документирование управленческой деятельности

Деятельность учреждений, организаций, предприятий фиксируется в различных видах документов. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов. Вид документа объединяет его разновидности. Так, например, протокол - вид документа; его разновидности: протокол собрания, протокол заседания, протокол разногласий и др. Или акт - вид документа; его разновидности: акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт приемки товаров по качеству и др.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

1) документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия;

2) документы по функциям управления. Составляют их работники коммерческих, финансовых органов, бухгалтерии, статистики, плановых и других подразделений.

Управленческая деятельность фиксируется в различных видах документов. Их можно разделить на группы:

1) распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы и др.);

2) организационные документы (уставы, положения, инструкции);

3) организационно-распорядительные документы (протоколы);

4) информационно-справочные документы (справки, сводки, обзоры, докладные записки, письма и др.);

5) претензионные документы (претензионные письма, иски, жалобы и др.).

По видам документы делятся на типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные .

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для своей системы, но носят рекомендательный характер.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Трафаретные документы изготавливаются трафаретным способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места (пробелы).

Для выработки определенных принципов составления и оформления документов, форм и методов работы с ними, производится их классификация.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документы классифицируют по различным признакам:

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

По наименованию: приказы, протоколы, акты, справки, письма и ряд других документов.

По месту составления: внутренние, составляемые работниками данного предприятия, и внешние , поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц.

По срокам исполнения: срочные, требующие исполнения вопределенный срок, и несрочные , для которых срок исполнения неустановлен.

По происхождению: служебные , затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся и конкретного лица и являющиеся именными.

По степени гласности: обычные, секретные и для служебного пользования.

По юридической силе : подлинные и подложные документы.

По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы), копии.

Подлинник - это документ, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный и подписанный. Обычно это первый экземпляр, изготовленный на бланке.

Копия - это полное воспроизведение подлинного документа. Копия должна быть заверена подписями ответственных работников аппарата, а также печатью учреждения. Нотариальные копии должны быть заверены нотариусом.

Копия документа должна воспроизводиться на бланке фирмы, организации, а если не на бланке, то при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника. На верхнем поле первого листа копии документа пишется слово” Копия“. В делопроизводственной практике имеют место такие разновидности копий, как отпуск, дубликат и выписка.

Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги.

Дубликат - это вторично воспроизведенный документ, целиком повторяющий подлинник (оригинал). Обычно дубликат выдают взамен утраченного подлинного документа.

Выписка - это копия какой-либо части подлинного документа. При этом на документе пишут заголовок ”Выписка” и указывает, из какого документа она сделана, его индекс, дату.

Выписку подписывает уполномоченное лицо, затем ее заверяют печатью. Выписка делается из договоров поставки товаров, товарных спецификаций, протоколов собраний, заседаний и др. В том случае, если выписка произведена из какого-либо нормативного документа (закона, указа, постановления правительства, инструкции), ее принято называть извлечением . Извлечения используются, как правило, в справочном порядке. При составлении служебных документов пользоваться извлечениями не рекомендуется.

По срокам хранения документы подразделяют на три группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до10лет) и длительного срока хранения (свыше 10 лет).

По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по торговле, по ценообразованию и т.д.

Функция документа - это целевое назначение, присущее ему.

Следует отметить , что не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций, и потому разграничить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

1) Поскольку понятие ”документ” неразрывно связано с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией является информационная. Она присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит запечатление (фиксация), сохранение, передача информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе. Социальная информация - это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях. Следовательно, социальная функция документа - это отражение в нем деятельности, места и роли данного человека в обществе.

2) Тесно связана с информационной коммуникативная функция документа . У этой функции есть своя специфика - передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция - это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.

В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:

Документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (то есть от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному - законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);

3) В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.

В управленческой функции также можно выделить две основные подфункции:

Обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной социальной роли.

4) Правовая функция - функция фиксации, закрепления, изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, постановления и др.) акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.). Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения.

5) Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы, прежде всего, многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно-распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации.

Основные виды учета находят отражение в статистических и финансово-экономических документах.

6) Одна из важнейших функций документа - культурная . В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно- и аудиовизуальных способов запечатления.

Следовательно, культурная функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе. В этой функции документы можно рассматривать как инструкцию по применению этих знаний, норм, навыков и т.д., а само документирование - как процесс закрепления, концентрации и передачи культуры.

7) Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда, когда поступил на постоянное хранение.

Просмотров