1с документооборот 8 корп описание. Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами
"1С:Документооборот 8 КОРП" ориентирован на бюджетные учреждения, а также средние и крупные коммерческие предприятия и предназначен для комплексного решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
- централизованное безопасное хранение документов;
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- учет входящих, исходящих и внутренних документов;
- учет обращений граждан;
- учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора;
- учет и контроль переадресации документов в сторонние организации и из них;
- использование сертифицированных механизмов ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов;
- обработка персональных данных в соответствии с Федеральным законом №152-ФЗ;
- просмотр и редактирование документов;
- контроль версий документов;
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
- работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
- автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;
- штрихкодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание штрихкодов и регистрационных штампов на титульные листы бумажных документов, поиск документов и файлов по штрихкодам;
- автоматизация коллективной работы пользователей с документами и файлами с использованием таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, согласование, утверждения, регистрация;
- условная маршрутизация бизнес-процессов, настраиваемая пользователями;
- поддержка сложных процедур согласования, например параллельное, последовательное или смешанное согласование с использованием условий маршрутизации;
- поддержка нескольких резолюций в документах, в том числе и резолюций должностных лиц сторонних организаций;
- присвоение любым данным различных тематических категорий, как ручное, так и автоматическое, основанное на анализе содержания документов и файлов;
- контроль исполнительской дисциплины, в том числе и по работе с обращениями граждан;
- шаблоны процессов обработки документов, настраиваемые пользователями;
- настраиваемые связи между документами, как односторонние, так и двухсторонние;
- автоматический запуск любых бизнес-процессов по расписанию;
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты;
- загрузка файлов со сканера, в том числе и потоковая с автоматическим распознаванием штрихкодов;
- учет и контроль рабочего времени сотрудников;
- онлайн и оффлайн обмен данными с другими типовыми конфигурациями;
- обмен входящими и исходящими документами с другими СЭД в соответствии с ГОСТ Р 53898-2013.
Учет документов ведется в разрезе видов документов, в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, рекомендациям Росархива и отечественной делопроизводственной практике.
"1С:Документооборот 8 КОРП" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или среднее предприятие.
"1С:Документооборот 8 КОРП" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Функциональные возможности программы "1С:Документооборот 8 КОРП"
"1С:Документооборот 8 КОРП" в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Работа с документами
"1С:Документооборот 8 КОРП" позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.
Хранение и права доступа
В конфигурации программы "1С:Документооборот 8 КОРП" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
Дополнительно к этому все данные конфигурации "Документооборот КОРП" ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.
Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.
Регистрация входящих и исходящих документов
"1С:Документооборот 8" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.
Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
- учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
- автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
- оповещение исполнителей;
- поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
- формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
- последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Учет обращений граждан
В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.
Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты "Исполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".
Учет договоров
В "1С:Документообороте 8 КОРП" автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:
- подготовка проекта договора;
- согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
- учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
- учет и контроль сроков действия договоров;
- автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
- многовалютный учет сумм договоров;
- учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
- контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
- контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
- расторжение договора.
Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как "Список заключенных договоров", "Договоры с истекающим сроком действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "Расторгнутые договоры".
Сканирование
В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.
Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.
Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.
Электронная почта
Любой документ или файл "1С:Документооборота 8 КОРП" можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты. При использовании ЭЦП можно отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов "1С:Документооборот 8 КОРП" использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка "рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.
"1С:Документооборот 8 КОРП" обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Шаблоны документов и файлов
В "1С:Документообороте 8 КОРП" пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файлас использованием шаблона поля шаблонафайла автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.
При создании нового документас использованием шаблона, реквизитыкарточки (или документа) заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
Штрихкодирование документов
В "1С:Документообороте 8 КОРП" всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:
- распечатать на отдельном листе;
- распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
- распечатать на наклейке;
- вставить в электронный документ как изображение.
Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.
Печать регистрационных штампов документов
В "1С:Документообороте 8 КОРП" пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.
Связи между документами
В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.
Несколько резолюций в документах
В карточке документа "1С:Документооборота 8 КОРП" можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом "Рассмотрение" или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.
Переадресация входящих документов
В программе "1С:Документооборот 8 КОРП" можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.
Контроль переданных документов
Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.
Бизнес-процессы и работа пользователей
В программе "1С:Документооборот 8 КОРП" коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:
- Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
- Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
- Согласование:
приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. В "1С:Документообороте 8 КОРП" поддерживаются такие варианты согласования, как:
- параллельное;
- последовательное;
- смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
- Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
- Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
- Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
- Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
- Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа - рассмотрение, исполнение, списание в дело.
- Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходящего документа - согласование, утверждение, регистрация.
Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли "Директор", и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, - самому директору или его заместителю.
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 100 тысяч рублей, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров - другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.
Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.
Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.
Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.
Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.
Поиск
Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.
В "1С:Документообороте 8" реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.
Учет рабочего времени и контроль исполнения
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.
В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
Организация распределенной информационной базы
В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.
Обмен данными с другими типовыми конфигурациями
В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.2":
- "Управление производственным предприятием", 1.3.6;
- "Управление торговлей", 11.0.6;
- "Бухгалтерия предприятия", 2.0.15;
- "Управление нашей фирмой", 1.2.2.
Дополнительно к программе приложены правила обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.1":
- "Бухгалтерия предприятия КОРП", редакция 2.0;
- "Комплексная автоматизация", редакция 1.0;
- "Зарплата и управление персоналом", редакция 2.5;
- "Управление производственным предприятием", редакция 1.2;
- "Управление торговлей", редакция 10.
Веб-сервисы работы с файлами
"1С:Документооборот 8 КОРП" может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между "1С:Документооборотом 8 КОРП" и другим приложением (например, другой информационной базой, работающей на платформе "1С:Предприятие 8.2") осуществляется при помощи веб-сервисов.
«1С:Документооборот 8» представленный в конце 2009 г., является преемником программного продукта «1С:Архив 3». Решение выполняет задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. «1С:Документооборот 8» позволяет автоматизировать полный цикл обработки официальных и внутренних документов коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота; а также обеспечить в организации централизованное безопасное хранение, оперативный доступ, поиск и эффективную работу с официальными и внутренними документами любых типов (офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.). «1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.
По сравнению с версией «ПРОФ» версия «КОРП» поддерживает учет договоров, штрихкодирование документов и файлов, потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов, автоматическое заполнение файлов по шаблонам, печать регистрационного штампа на бумажных документах, настройку и использование условий маршрутизации, учет и использование графиков работы, веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборота 8» из других приложений, расширенный поиск документов и файлов по реквизитам, категоризацию данных и др.
Для автоматизации широкого спектра задач в сфере делопроизводства и документооборота фирма "1С" в декабре 2010 г. выпустила новый программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП" на платформе "1С:Предприятие 8.2". При разработке программного продукта были проанализированы и учтены пожелания пользователей, опыт эксплуатации решения "1С:Документооборот 8 ПРОФ", а также более чем десятилетняя практика использования в сотнях организаций, предприятий и учреждений программного продукта "1С:Архив" – предшественника программного продукта "1С:Документооборот 8".
Программа "1С:Документооборот 8" является комплексным решением для автоматизации учета документов, организации коллективной работы сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины и решения ряда других задач.
Следует отметить, что сферой применения продукта "1С:Документооборот 8 ПРОФ" являются малые и средние коммерческие предприятия, а также государственные учреждения с простой организационной структурой и несложным документооборотом. Характерной особенностью версии ПРОФ программы "1С:Документооборот 8" является простота внедрения. После выпуска в конце 2009 г. версия "1С:Документооборот 8 ПРОФ" была внедрена и успешно эксплуатируется в настоящее время более чем в 200 учреждениях и организациях, в том числе в Управлении федеральной службы судебных приставов по Воронежской области, санатории "Волжский утес", Управлении ЗАГС Свердловской области, на предприятии "ЮИТ Уралстрой" и т.д.
Прикладное решение "1С:Документооборот 8 КОРП" включает в свой состав более широкий спектр функциональных возможностей, чем версия продукта ПРОФ, и его рекомендуется использовать для автоматизации государственных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.
Программа "1С:Документооборот 8 КОРП" обеспечивает централизованное безопасное хранение документов. Оперативный доступ сотрудников к документам для просмотра или редактирования в решении реализован с учетом их пользовательских прав. Предусмотрены регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, полнотекстовый поиск документов по их содержанию. Обеспечиваются коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля за исполнением документов, а также маршрутизация документов, которая настраивается для каждого вида документов по отдельности. Программа позволяет автоматически загружать документы из электронной почты и со сканера. При этом сканирование документов возможно в потоковом режиме. Реализованы учет и контроль рабочего времени сотрудников. Предусмотрена работа с решением "1С:Документооборот 8 КОРП" в режиме распределенной информационной базы.
Программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП" полностью соответствует действующим стандартам и нормам. В их число входят, например, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98, Федеральный закон от 27.07.06 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти, общие требования к документам и службам документационного обеспечения и другие нормативные акты. Для подписания, а также шифрования документов и файлов в программе используются сертифицированные механизмы электронной цифровой подписи.
Решение создано на технологической платформе "1С:Предприятие 8.2" и поддерживает работу пользователей через Интернет, в том числе с использованием низкоскоростных каналов связи. Поддерживается также работа приложения в режиме тонкого и веб-клиента. При этом для работы веб-клиента можно использовать различные интернет-браузеры: Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome и Safari под управлением операционных систем Microsoft Windows, Linux и Mac OS. Таким образом, в программе обеспечивается поддержка сотрудников, работающих вне офиса.
Работа с документами
В программе "1С:Документооборот 8 КОРП" предусмотрены ведение учета и регистрация входящих и исходящих документов. Решение позволяет работать с документами любых типов. Это могут быть, например, документы на бумаге, телефонограммы или факсограммы, файлы с текстами, изображениями, аудио- и видеофайлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Для каждого документа в системе формируется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива, а также сложившимся отечественным традициям делопроизводства.
В процессе регистрации автоматически выполняется генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам. Кроме того, каждому документу в системе автоматически присваивается штрихкод. Сформированный штрихкод можно распечатать на отдельном листе или поверх титульного листа бумажного документа, распечатать на наклейке или вставить в электронный документ как изображение. Штрихкоды используются в дальнейшем для быстрого поиска учетных карточек документов и при потоковом сканировании для автоматического прикрепления файлов к документам.
"1С:Документооборот 8 КОРП" также позволяет выводить на печать регистрационный штамп документа с названием организации, регистрационным номером, датой регистрации и штрихкодом.
При регистрации документа в системе можно инициировать несколько процессов, например запустить процедуру рассмотрения документов с последующей постановкой на контроль, а также выполнить оповещение исполнителей. В карточке документа можно указать несколько резолюций. Резолюции формируются автоматически с помощью бизнес-процесса "Рассмотрение" или вводятся вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать как сотрудники собственного предприятия или учреждения, так и должностные лица сторонних организаций.
Учет обращений граждан
В программе предусмотрены регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 2.05.06 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". Реализован учет дубликатов и повторных обращений. Кроме того, ведется учет обращений граждан, переадресованных в сторонние организации, а также полученных ответов.
Для работы с обращениями граждан предназначено специальное рабочее место, которое позволяет быстро получить доступ ко всем поступившим обращениям граждан, к истории переписки и другой сопроводительной информации по обращениям. Проанализировать и проконтролировать работу с обращениями граждан можно с помощью отчетов "Исполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений" и "Список обращений граждан".
Учет договоров
В решении "1С:Документооборот 8 КОРП" автоматизирован полный жизненный цикл договоров и сопутствующих им документов, включая этапы создания проекта договора, внутреннего и внешнего согласования, а также исполнения. Ведется учет всех документов, которые связаны с договорами, например актов, дополнительных соглашений. Предусмотрен контроль за сроком действия договоров. Реализована возможность автоматического продления срока действия договора по правилам, которые заданы в договоре.
Ведется учет финансовых обязательств по договору и контролируется их исполнение. Предусмотрен многовалютный учет сумм договоров. Система позволяет контролировать наличие сопроводительных документов по договору, например счета-фактуры, а также возврат экземпляров документов по договору, переданных на согласование в стороннюю организацию.
Проанализировать работу с договорами можно с помощью отчетов "Список заключенных договоров", "Договоры с истекающим сроком действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров" и "Расторгнутые договоры".
Бизнес-процессы и работа пользователей
Для коллективной работы с документами в решении "1С:Документооборот 8 КОРП" предусмотрены бизнес-процессы "Рассмотрение", "Исполнение", "Согласование", "Утверждение", "Регистрация", "Ознакомление" и "Поручение". При этом бизнес-процесс "Согласование" поддерживает варианты последовательного, параллельного и смешанного согласования, в том числе с учетом маршрутизации. Бизнес-процесс "Обработка входящего документа" предназначен для автоматизации полного цикла обработки входящего документа, включая рассмотрение, исполнение и списание в дело. Аналогично для автоматизации полного цикла создания исходящего документа, включая согласование, утверждение и регистрацию, применяется бизнес-процесс "Обработка исходящего документа".
В программе предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом некоторых условий. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 100 тыс. руб., будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров – другой. Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.
Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.
Программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП" является универсальным и может быть легко настроен с учетом специфики любого учреждения или организации.
«1С» в 3 раза увеличивает стоимость своей СЭД
Фирма «1С» объявила в мае 2011 года о повышении с 8 июня 2011 г. стоимости программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».
Как отмечали в компании в декабре прошлого года, в связи с существенным развитием функционала «1С:Документооборот 8» было принято решение о разделении продукта на версии «ПРОФ» и «КОРП». Версия «ПРОФ» предназначена для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот. В свою очередь, «КОРП» ориентирована на бюджетные учреждения, а также средние и крупные коммерческие предприятия со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.
Первоначально, новую цену на решение для документооборота в средних и крупных компаниях планировали установить еще в марте на уровне 120 тыс. руб. Однако затем эти сроки отодвинули на июнь, а новую стоимость продукта снизили до 98 тыс. руб.
До 8 июня обе версии решения – «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Документооборот 8 ПРОФ» - еще можно приобрести по старой цене 30 тыс. руб. При этом, как отмечают в «1С», цена на версию для СМБ-компаний («ПРОФ») после объявленной даты меняться не будет.
Осенью 2011 года, в рамках партнерского семинара, «1С» также планирует обсудить сокращение в конфигурации «Документооборот ПРОФ» выходящей за рамки версии «ПРОФ» функциональности, такой как: настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел, учет передачи дел в архив, уничтожение дел, учет по вопросам деятельности, составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов.
Планируется, что перечисленные возможности будут поддерживаться только в конфигурации «Документооборот КОРП» начиная со следующей версии, которая будет выпущена ориентировочно в октябре 2011 г. Окончательное решение будет принято по результатам обсуждения с партнерами-франчайзи.
Кроме того, пользователям версии «ПРОФ» предоставляется возможность до 1 октября 2011 г. получить без дополнительной оплаты обновление конфигурации «Документооборот КОРП» на сайте компании или через партнеров-франчайзи «1С», а также приобрести документацию по данной конфигурации на стандартных условиях. После указанной даты переход с версии «ПРОФ» на версию «КОРП» будет возможен только на стандартных условиях апгрейда по цене 68 150 руб.
Цели и задачи проекта
- Повысить прозрачность согласования документов, перевести этот процесс в электронный вид
- Создать систему контроля выполнения задач
- Централизация хранения электронных документов
- Возможность коллективной работы над документами
Результаты проекта
- Сокращено время согласования договоров
- Исключён риск потери документов
- Повышена исполнительская дисциплина за счёт отслеживания выполнения задач и регламентации процессов документооборота
Информация о заказчике
Группа Компаний «Сетера» представляет собой многопрофильный холдинг, охватывающий компании различных отраслей.
Среди крупнейших компаний, входящих в холдинг: ООО «ДЕЗ Калининского района» - это одна из самых крупных управляющих компаний в Челябинске; Семейный курорт «Утёс»; ООО «Многоотраслевое жилищно – коммунальное объединение - 2».
Цели и задачи проекта
- Структурировать документацию предприятия;
- Автоматизировать работу с договорами;
- Повысить надежность и качество учета входящей и исходящей документации.
Результаты проекта
- Значительно возросла эффективность управления потоками документов;
- Исключены потери договоров и других документов;
- Сократились сроки создания и обработки договоров;
- Оптимизирован обмен документами между подразделениями, что привело к увеличению продуктивности работы сотрудников.
Информация о заказчике
Компания «Южуралавтобан» более двух десятилетий занимается строительством автомобильных дорог в Челябинской области, включая областной центр, а также оказывает услуги по содержанию и ремонту автодорог. Кроме того, предприятие строит и обслуживает мосты и другие искусственные сооружения. За 2015 год компания выполнила работы по прокладке, ремонту и реставрации более 100 км. автодорог. В 2016 году введено в эксплуатацию еще 75 км. дорог.
Цели и задачи проекта
- Ускорение работы с документацией предприятия;
- Обеспечение контроля за согласованием;
- Исключение ошибок, связанных с человеческим фактором.
Результаты проекта
- Существенно ускорены все операции с документами: создание, согласование, поиск и архивация;
- Исключены ошибки, связанные с человеческим фактором;
- Налажен надежный контроль за ходом согласования, сокращены сроки его проведения;
- Созданы инструменты оценки исполнительской дисциплины.
Информация о заказчике
«Медсервис» - современный лечебно-оздоровительный комплекс, расположенный в г. Салават. Является одним из крупнейших медицинских центров Башкортостана. Круглосуточный стационар на 310 коек принимает пациентов терапевтического, хирургического, травматологического, гинекологического, неврологического и урологического направления. Действует также дневной стационар на 27 коек. Кроме того, в центре работают педиатрическое отделение, отделение эстетической медицины и косметологии, отделение восстановительного лечения и реабилитации, стоматология и другие. Амбулаторно-поликлиническое отделение является первичным звеном мощностью 1200 посещений в день, куда можно обратиться за медицинской помощью и получить консультацию и лечение у 15 терапевтов и 33 квалифицированных специалистов узкой направленности (ЛОР, окулист, эндокринолог и т.д.).
Цели и задачи проекта
Основной целью проекта было повышение эффективности документооборота компании. Для этого было необходимо:
- Создать единое хранилище электронных документов;
- Оптимизировать процессы взаимодействия отделов и маршруты согласования документов;
- Ускорить работу с документацией и поиск нужных документов.
Результаты проекта
- Благодаря централизованному хранению документов, время поиска нужных данных сокращено до нескольких минут;
- Согласование документов и дальнейшая работа с документами стала прозрачной для сотрудников предприятия, работа по документам стала более структурированной;
- Усилен контроль за исполнительской дисциплиной;
- Повышена эффективность взаимодействия между подразделениями предприятия.
Информация о заказчике
Агрохолдинг «Равис» работает в Челябинской области с 1981 года и на сегодняшний день является одним из лидеров мясного птицеводства Уральского федерального округа. Агрохолдинг объединяет 10 сельскохозяйственных предприятий, занимающихся кормопроизводством, производством и переработкой мяса бройлера, свинины и говядины.
Предприятие ежегодно производит 100 000 тонн мяса птицы, более 20 000 тонн молока, свыше 1500 тонн свинины и 65 000 000 инкубационных яиц в год, более 100 000 тонн зерна и 160 000 тонн собственных кормов.
Компания реализует продукцию через сеть фирменных магазинов, в которую входят около 300 торговых точек. В ассортименте торговой марки «Равис» более 200 наименований продукции.
Цели и задачи проекта
Главная цель проекта состояла в повышении эффективности документооборота группы компаний. Для этого было необходимо:
- Повысить контроль за деятельностью предприятий группы;
- Исключить потери документов, ускорить поиск и минимизировать негативное влияние человеческого фактора;
- Сократить сроки согласования договоров;
- Поднять исполнительскую дисциплину за счет усиления контроля за выполнением задач, в том числе и в рамках проектной деятельности.
Результаты проекта
- Использование общей базы документооборота позволило сформировать единые центры обслуживания для всех предприятий группы: отдел договорной работы, финансово-экономическая служба, служба безопасности, строительный надзор, служба закупок и логистики;
- Полностью исключены потери бумажных документов, значительно ускорен поиск нужных файлов в едином хранилище;
- Сроки заключения договоров сокращены до 3-5 рабочих дней;
- Автоматизирован контроль исполнения резолюций по письмам, контроль исполнения протоколов совещаний, поручений руководителей;
- Исключены случаи утверждения документов без надлежащего согласования;
- Благодаря автоматической проверке сроков исполнения задач и усилению контроля повышен уровень исполнительской дисциплины на предприятиях. Количество своевременно и в полном объеме выполненных поручений выросло с 80-85% до 95%.
Информация о заказчике
Группа компаний «КОНАР» основана в 1991 году. Промышленная группа включает в себя 9 предприятий в трех регионах РФ, занимающихся разработкой, проектированием и комплексным обеспечением для газовой, нефтяной и нефтехимической промышленности. С мая 2005 года система менеджмента качества головной компании АО «КОНАР» сертифицирована в соответствии с требованиями MS ISO 9001:2008.
На текущий момент промышленная группа включает в себя:
- АО «КОНАР» – производство деталей трубопроводов, производство задвижек до диаметра трубы – 1200 мм производство опор для нефтепроводов,инжиниринг.
- ООО «КОНАР» – производство магистральных шиберных задвижек.
- ООО «БВК» – совместный с Chividale Spa литейный завод по производству сложных корпусных изделий весом до 25 тн/шт.
- ООО «Станкомаш» – завод по производству фонтанной арматуры для нефтедобычи, производство изделий специального назначения;
- ООО «ВЭББ» – строительно-монтажная организация.
- ООО «Энерготехсервис» – обслуживание инфраструктуры;
- ООО «Индустриальный парк «Станкомаш» – управляющая компания, предоставляющая комплекс услуг, территорию и промышленную инфраструктуру для размещения и развития производственных предприятий.
- ООО «СП Конар – Чимолаи»- совместное с Chimolai Spa (Италия) предприятие по производству сложных металлоконструкций.
- АО «ЭСКОН» – производство металлоконструкций.
Фирма "1С" извещает пользователей и партнеров о выпуске 21.12.2010 г. нового прикладного решения "1С:Документооборот 8 КОРП":
В связи с существенным развитием функционала продукта на основе анализа опыта применения и пожеланий пользователей и партнеров принято решение о разделении продуктов на версию ПРОФ и версию КОРП. Это позволит обеспечить простоту внедрения для массового использования и поддержку мощной функциональности для корпоративного рынка.
Планируется увеличение цены продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" после обсуждения на партнерском семинаре в феврале 2011 года. В марте 2011 года может быть установлена следующая цена:
"1С:Документооборот 8 КОРП" ориентирован на бюджетные учреждения, а также средние и крупные коммерческие предприятия и предназначен для комплексного решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
- централизованное безопасное хранение документов;
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- учет входящих, исходящих и внутренних документов;
- учет обращений граждан;
- учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора;
- учет и контроль переадресации документов в сторонние организации и из них;
- использование сертифицированных механизмов ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов;
- обработка персональных данных в соответствии с Федеральным законом №152-ФЗ;
- просмотр и редактирование документов;
- контроль версий документов;
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
- работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
- автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;
- штрихкодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание штрихкодов и регистрационных штампов на титульные листы бумажных документов, поиск документов и файлов по штрихкодам;
- автоматизация коллективной работы пользователей с документами и файлами с использованием таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, согласование, утверждения, регистрация;
- условная маршрутизация бизнес-процессов, настраиваемая пользователями;
- поддержка сложных процедур согласования, например параллельное, последовательное или смешанное согласование с использованием условий маршрутизации;
- поддержка нескольких резолюций в документах, в том числе и резолюций должностных лиц сторонних организаций;
- присвоение любым данным различных тематических категорий, как ручное, так и автоматическое, основанное на анализе содержания документов и файлов;
- контроль исполнительской дисциплины, в том числе и по работе с обращениями граждан;
- шаблоны процессов обработки документов, настраиваемые пользователями;
- настраиваемые связи между документами, как односторонние, так и двухсторонние;
- автоматический запуск любых бизнес-процессов по расписанию;
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты;
- загрузка файлов со сканера, в том числе и потоковая с автоматическим распознаванием штрихкодов;
- учет и контроль рабочего времени сотрудников;
- онлайн и оффлайн обмен данными с другими типовыми конфигурациями;
- обмен входящими и исходящими документами с другими СЭД в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010.
Учет документов ведется в разрезе видов документов, в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, рекомендациям Росархива и отечественной делопроизводственной практике.
"1С:Документооборот 8 КОРП" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или среднее предприятие.
"1С:Документооборот 8 КОРП" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
В связи с выпуском "1С:Документооборота 8 КОРП" программные продукты 4601546071880 "1С:Документооборот 8" (аппаратная защита) и 4601546081117 "1С:Документооборот 8" с 15.12.2010 г. получают новые названия, цена не меняется:
Продукт с программной защитой "1С:Документооборот 8 ПРОФ" в настоящее время продается только на территории Российской Федерации, а продукт "1С:Документооборот 8 ПРОФ (аппаратная защита)" продается в Азербайджане, Армении, Беларуси, Грузии, Казахстане, Кыргызстане, Латвии. Литве, Молдове, Таджикистане, Туркменистане, Узбекистане, Украине, Эстонии.
Сравнение функциональных возможностей версий ПРОФ и КОРП
"1С:Документооборот 8 ПРОФ" предназначен для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот. "1С:Документооборот 8 КОРП" рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.
В таблице приводится список функциональных возможностей программы "1С:Документооборот 8" и их наличие в версиях ПРОФ и КОРП.
|
1С:Документооборот 8 |
ПРОФ |
КОРП |
|
Учет договоров | ||
|
Штрихкодирование документов и файлов | ||
|
Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов | ||
|
Автоматическое заполнение файлов по шаблонам | ||
|
Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ | ||
|
Сложное согласование документов | ||
|
Настройка дополнительных связей между документами | ||
|
Автоматическое заполнение документов по шаблонам | ||
|
Печать регистрационного штампа | ||
|
Учет нескольких резолюций по документу | ||
|
Учет и контроль переадресации входящих документов | ||
|
Учет и контроль передачи документов | ||
|
Многовалютный учет сумм в документах | ||
|
Принятие задач к исполнению | ||
|
Настройка и использование условий маршрутизации | ||
|
Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут | ||
|
Периодические бизнес-процесс | ||
|
Учет и использование графиков работы | ||
|
Иерархия бизнес-процессов | ||
|
Остановка бизнес-процессов | ||
|
Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.2 | ||
|
Веб-сервисы для работы с файлами "1С:Документооборота 8" из других приложений | ||
|
Полнотекстовый поиск любых данных | ||
|
Хранение файлов в томах на диске, а не только в информационной базе | ||
|
Коллективная работа с файлами любых типов | ||
|
Хранение и контроль версий | ||
|
Сканирование документов | ||
|
Распознавание изображений | ||
|
Учет входящих документов | ||
|
Учет исходящих документов | ||
|
Учет внутренних документов | ||
|
Автоматическая генерация регистрационных номеров | ||
|
Настройка правил учета документов в разрезе видов документов | ||
|
Ведение учета по номенклатуре дел | ||
|
Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел | ||
|
Учет передачи дел в архив, уничтожение дел | ||
|
Учет по организациям | ||
|
Учет по вопросам деятельности | ||
|
Ведение журнала передачи документов | ||
|
Настройка личного доступа к документам | ||
|
Использование ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов | ||
|
Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ | ||
|
Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности | ||
|
Настройка и использование дополнительных реквизитов | ||
|
Типовые бизнес-процессы (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение) | ||
|
Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов | ||
|
Шаблоны бизнес-процессов | ||
|
Учет затрат рабочего времени сотрудников | ||
|
Распределенная информационная база | ||
|
Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.1 | ||
|
Версионирование объектов |
Преимущества использования прикладных решений на платформе "1С:Предприятие 8"
Прикладное решение "1С:Документооборот 8 КОРП" разработано на платформе "1С:Предприятие 8.2", которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи. Описание возможностей платформы "1С:Предприятие 8.2" представлено на сайте фирмы "1С" http://v8.1c.ru/overview/release_8_2_9/
"1С:Предприятие 8" поддерживает работу с различными СУБД - файловый режим, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.
Сервер "1С:Предприятия 8" может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. Это обеспечивает при внедрении возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.
Состав продукта и порядок продаж
Программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП" включает комплект документации, регистрационную карточку и лицензионное соглашение на использование программного продукта на одном рабочем месте, конверт с пинкодами программной защиты, текущий выпуск информационно-технологического сопровождения (ИТС) и купон на оформление бесплатной полугодовой подписки на ИТС, пинкод для регистрации продукта на сайте поддержки пользователей, почтовый конверт для отправки регистрационной анкеты.
Документация по прикладному решению представляет собой книгу "1С:Предприятие 8. Конфигурация "Документооборот КОРП". Редакция 1.1. Описание". Дополнительные экземпляры данной книги могут быть приобретены отдельно:
Помимо документации по прикладному решению, продукт содержит документацию по платформе:
- "1С:Предприятие 8.2. Руководство администратора";
- "1С:Предприятие 8.2. Руководство разработчика" (в двух частях);
- "1С:Предприятие 8.2. Руководство пользователя".
Синтаксис встроенного языка и языка запросов представлен в книге "1С:Предприятие 8.2. Руководство разработчика" (в двух частях).
Описание объектной модели полностью включено в поставку в электронном виде (в разделах справки конфигуратора и Синтакс-Помощнике). Также описание объектной модели содержится в книге "1С:Предприятие 8.2. Описание встроенного языка" (в пяти частях), ее бумажный вариант можно приобрести отдельно.
|
Приобрести продукт "1С:Документооборот 8" и необходимые лицензии "1С:Предприятия 8" можно через партнеров-франчайзи фирмы "1С" (). Сервисные услуги пользователямДля программных продуктов системы "1С:Предприятие 8" предусмотрено обслуживание по линии информационно-технологического сопровождения (ИТС). В комплект поставки программного продукта входит диск ИТС текущего выпуска и купон на бесплатное обслуживание по линии ИТС на 6 месяцев. Для получения сервисных услуг пользователю необходимо зарегистрировать купленный программный продукт в фирме "1С" и оформить бесплатную полугодовую подписку у продавшего коробку партнера по купону, входящему в комплект поставки программного продукта. Сервисные услуги по линии ИТС включают:
Обслуживание пользователей по линии ИТС осуществляют квалифицированные сервис-партнеры фирмы "1С". Список сервис-партнеров публикуется на сайте фирмы "1С": . Приобретение нового продукта по льготной цене на условиях апгрейдаПрограммный продукт 4601546085931 "1С:Документооборот 8 КОРП" можно пробрести на условиях апгрейда, то есть сдать перечисленные ниже продукты и получить скидку:
Продукт, сданный на апгрейд, снимается с обслуживания в фирме "1С". "1С:Документооборот 8 КОРП" можно приобрести на условиях апгрейда отдельно либо совместно с клиентскими и серверными лицензиями (см. раздел "Состав продукта и порядок продаж" настоящего информационного письма). Цена апгрейда вычисляется по общей формуле: стоимость приобретаемого набора продуктов "1С:Предприятия 8" минус стоимость сдаваемого продукта плюс 150 руб., но не менее половины стоимости приобретаемого набора продуктов. Организации, которые по результатам ознакомления с тестовой версией 1.1.1 планировали приобретение "1С:Документооборота 8" с расширенными функциональными возможностями на старых условиях, могут до 01.03.2011 г. получить обновление конфигурации "Документооборот КОРП" без дополнительной оплаты на сайте http://users.v8.1c.ru/ или через партнеров-франчайзи фирмы "1С", а также приобрести документацию по данной конфигурации на стандартных условиях (см. раздел "Состав продукта и порядок продаж" настоящего информационного письма). Обновление на указанных условиях предоставляется зарегистрированным пользователям продуктов 4601546071880 "1С:Документооборот 8" (аппаратная защита) и 4601546081117 "1С:Документооборот 8", имеющим действующую подписку на ИТС, по отдельному письму-заявке, в котором требуется обосновать необходимость обновления без дополнительной оплаты. Письмо-заявку можно отправить в фирму "1С" по адресу [email protected] или через партнеров фирмы "1С". Для выполнения апгрейда с продуктов "1С:Архив" необходимо вернуть в фирму "1С" регистрационные анкеты на сдаваемый программный продукт. Дистрибутивы, книги и ключи защиты остаются пользователям для завершения работы в старой программе и перевода информационных баз на продукты "1С:Предприятия 8". Для выполнения апгрейда с продукта "1С:Документооборот 8" необходимо вернуть в фирму "1С" регистрационную карточку с лицензионным соглашением, а также, в зависимости от поставки, аппаратный ключ защиты или конверт с пинкодами программной защиты. Перенос накопленных данныхПеренос документов из программы "1С:Архив" всех версий в "1С:Документооборот 8 КОРП" поддерживается в полном объеме. Методика переноса включена в поставку продукта "1С:Документооборот 8". Перенос накопленных учетных данных из типовой конфигурации "Документооборот" редакции 1.0 в типовую конфигурацию "Документооборот КОРП" осуществляется полностью. Методика переноса данных включена в поставку прикладного решения "Документооборот КОРП". Переход с ознакомительной версииПользователи, создававшие документы в ознакомительной версии "1С:Архив 8" и бета-версии "1С:Документооборот 8", могут выполнить автоматическое обновление конфигурации на финальную версию "1С:Документооборот 8 КОРП". После обновления конфигурации все созданные ранее документы будут сохранены. Настройки, которые необходимо выполнить после обновления, описаны в файлах комплекта поставки. Приложение 1.
|
