Накладная а4. Расходная накладная

Как оформить отмену и перенос командировки?

Зачастую возникают обстоятельства, которые могут препятствовать дальнейшему выполнению служебного задания. В таких случаях необходимо правильно осуществить операцию документального оформления отмены или переноса командировки.

Рассмотрим основные вопросы и возникающие нюансы более подробно.

Нормативная база

Часть 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ гласит, что служебная командировка – это поездка сотрудника организации в определенное место для выполнения задания руководства предприятия.

Абзац 2 пункта 3 Положения о служебных командировках регламентирует, что направление сотрудника в поездку осуществляется согласно приказу по формам № Т-9 и Т-9а.

Отмена или перенос командировки должны производиться также согласно особому приказу или распоряжению.

Причем документ должен быть издан заново – запрещается вносить поправки в основной приказ о командировке.

Отмена командировки

Чтобы отменить командировку, необходимо выяснить причины, подготовить пакет соответствующей документации и правильно отразить данный аспект в финансовой и бухгалтерской отчетности.

Рассмотрим более подробно все эти нюансы.

Существует несколько обстоятельств, при которых возможно оформление отмены командировки.

В связи с болезнью/больничным

При возникновении у сотрудника временной нетрудоспособности служебную командировку необходимо отменить.

Нахождение на больничном листе предполагает выплату государственного пособия по временной нетрудоспособности. В период болезни работник не может исполнять свои трудовые обязанности, в том числе служебное поручение.

Таким образом, при возникновении временной нетрудоспособности сотрудника необходимо отозвать из командировки.

Однако нахождение в командировке во время болезни допускается, но только при письменном согласии самого сотрудника.

В таких случаях необходимо закрыть больничный лист и осуществлять трудовую деятельность в штатном режиме.

По семейным/личным обстоятельствам

Поскольку действующее законодательство не регламентирует семейные обстоятельства, при которых в обязательном порядке должен быть осуществлен отзыв работника из командировки, руководителям организации необходимо закрепить соответствующие положения в локальных нормативно-правовых актах по собственному усмотрению.

Таким образом, возможность или невозможность отмены командировки по семейным или личным обстоятельствам будут зависеть от внутренних нормативных документов.

Из-за погодных условий

Регулирование вопроса отмены командировки из-за погодных условий, а также из-за прочих обстоятельств непреодолимой силы необходимо закрепить в соответствующих локальных актах.

Чем отличается аккордная оплата труда от сдельной? Узнайте тут.

Как правильно оформить?

Рассмотрим пошаговую инструкцию по правильному оформлению отмены служебной поездки:

Для оформления процесса необходим определенный пакет документации:

Образец приказа:

Образец служебной записки:

Нужен ли авансовый отчет?

Возможны две ситуации:

Пример № 1:

Обидин С.В. по направлению руководства должен был уехать в двухнедельную командировку. Однако в день отъезда сотрудник сильно заболел. Руководитель принял решение отменить поездку. Денежные средства Обидину были выданы три дня назад. Обязан ли он их возвращать?

Работник не произвел расходов до того, как была отменена командировка. В таком случае он просто сдает денежные средства в кассу по приходному кассовому ордеру. В нем делается ссылка на приказ об отмене в качестве основания.

Пример № 2:

Савилова Н.Ю. пробыла в командировке 3 дня, после чего ей пришла телеграмма о смерти близкого родственника. Она позвонила директору, который принял решение отменить командировку. Что делать в таких случаях, когда определенная часть денежных средств уже была потрачена?

Решение:

Сотруднику необходимо составить авансовый отчет по форме № АО-1, а остаток денежных средств сдать в кассу.

Финансовая и бухгалтерская сторона вопроса
Рассмотрим более подробно некоторые финансовые и бухгалтерские нюансы, которые могут возникнуть.

Особенности возврата расходов

Все неиспользованные денежные средства, выданные сотруднику в качестве аванса, должны быть возвращены в кассу не позднее, чем через три рабочих дня после выхода на работу в связи с отменой служебной поездки.

Подтверждающим документом об использованных средствах будет являться авансовый отчет по форме АО-1:

Возврат билетов

При отмене командировки к авансовому отчету следует приложить один из двух документов в зависимости от обстоятельств:

Возврат командировочных

Неиспользованные командировочные необходимо вернуть в кассу предприятия пропорционально количеству дней командировки, которые были отменены.

Налоговые последствия

Для целей исчисления налога на прибыль следует документально обосновать потери и расходы, возникшие в связи с отменой командировки:

• удержанные компанией-перевозчиком суммы при возврате билетов следует включить в состав внереализационных расходов на дату признания;
• цену первоначально купленного билета за вычетом возвращенной суммы учесть в составе прочих расходов производства и реализации.

Пример бухгалтерских проводок при отмене командировки:

Отмена командировки - оформление и образец

В работе компаний часто возникают обстоятельства, когда того или иного сотрудника по различным причинам нужно отправить в служебную поездку или перенести на другой период. Обычно вопросы, которые касаются поездки, отзыва или отмены не регламентируются текущими нормативными актами. Но есть обширные условия в законе, согласно которым можно издать приказ об отмене.

Причины отмены командировки

На предприятиях бывают ситуации, когда необходимо отменить поездку работнику в командировку. Причины этому бывают различные:

• Задача, которую нужно было решить, была осуществлена до отправления;
• Сотрудник-специалист внезапно заболел, в результате чего поездку нужно было отменить.

О подобных ситуациях необходимо заранее позаботиться, а денежные средства вернуть обратно на счет компании. В отделе бухгалтерии предусматривается также срок возврата подобных денежных средств: как правило, трудящийся должен в течение трех рабочих дней до окончания срока сделать отчет и направить в бухгалтерию компании.

Если служебная записка об отмене поездки была аннулирована, то срок возврата денежных средств нужно предусмотреть в виде условия, которое может быть трактовано в самом приказе. Но учтите некоторые особенности. Если в случае отмены командировки уже были израсходованы денежные средства, билеты на транспортное средство не удалось вернуть обратно, то сотрудник не сможет вернуть их обратно в кассу. Кроме того, он понесет дополнительные убытки. В этих случаях потребуется провозгласить приказ по поводу компенсации сотруднику стоимости билетов, которые не были использованы.

Внимание! Эти расходы, как правило, вносятся в документы для снижения суммы налогообложения по доходу. Однако они должны соответствовать двум условиям:

• Служебная поездка в другую компанию должна быть связана с получением дополнительного дохода;
• Причина была представлена в соответствии с подтверждающими документами.

Отмена командировки в связи с болезнью

Оплата больничного не зависит от того, болеет ли сотрудник дома или находится в командировке. В любом случае ему понадобятся средства по временной нетрудоспособности. Первое, что необходимо сделать сотруднику по причине болезни - обратиться к врачу для того, чтобы ему был открыт больничный. Если же издается приказ об отмене служебной поездки в связи с болезнью, в качестве подтверждающего документа служит больничный лист. Его можно получить у лечащего врача.

Отмена командировки из-за погодных условий

Если удалить эти приказы не представляется возможным и они находятся в журнале учета конкретной организации, то нужно сформировать повторный приказ об отмене служебной поездки.

Например, это будет выглядеть так: в результате плохих погодных условий нужно отменить отправление Сидорова с такого-то по такое число.

Также следует отменить приказ о направлении в командировку, включая командировочное удостоверение.

Отмена суточных при командировках в 2018 году

В 2017 году Министерство финансов издало приказ под номером 749 , согласно которому термин суточные выплаты в период командировок по Российской Федерации отменяется. Если речь идет о зарубежных маршрутах, то их размер останется прежним. То есть в среднем общий размер будет от 40 до 50 долларов в США каждый день. Все зависит от конкретной принимающей стороны.

Почему было принято подобное решение? Российская Федерация нуждается в дополнительных поступлениях в бюджет. Суточные на данный момент не только снижали поступления от НДФЛ, но и страховые взносы по причине отсутствия налогообложения.

Учет невозвратных билетов при отмене командировки

Если сотрудник купил билеты на самолет и они не подлежат возврату, это создаст определенные проблемы. Он может отказаться воспользоваться услугами перевозчика, при этом уплаченная за поездку плата не будет утверждена. Даже если служебная поездка была отменена, компания может учесть цену невозвратных билетов по причине иных расходов.

При этом, в руках у вас должны быть следующие документы:

• Приказ о том, что служебная поездка переносится или вовсе не учитывается;
• Различные документы, которые подтверждают стоимость билетов;
• Документ, который подтверждает, что вами был куплен билет. Это может быть справка компании перевозчика, дополнительное приложение к билету и тому подобное.

Как оформить отмену командировки сотрудника?

Отмена командировки оформляется так же, как и направление в служебную поездку. Иными словами, если был приказ на служебную поездку, то должен быть дополнительно приказ о том, чтобы ее перенести или не утвердить. После предоставления необходимо оформить отчет по невозвратным тратам. Дополнительно приложите подтверждающие документы о не возврате. Все денежные средства, которые он не успел израсходовать, должны быть возвращены обратно в кассу.

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Примеры составления приказа об отмене служебной командировки

Командирование сотрудника в служебную поездку сопровождается оформлением соответствующей документации. Предписанный ею порядок действий и временные рамки должны соблюдаться. Однако нередко возникают ситуации, когда по определенным обстоятельствам необходимо перенести поездку или отменить ее вовсе. Возникает актуальный вопрос, как это делается правильно и какие образцы документации оформляются в данном случае.

Примеры приказов об отмене служебной командировки и их составление

Если был издан приказ о направлении в служебную поездку , то она должна состояться в соответствии с его предписанием. Для отмены командировки необходимо издать отдельный образец, который будет указывать на соответствующую причину:

• командирование работника перестает быть востребованным;
• наличие личных обстоятельств, из-за которых сотрудник не может исполнить поручение;
• невозможность отбыть в установленный срок из-за болезни;
• имеются чрезвычайные обстоятельства - стихийные бедствия, аварии или иные обстоятельства, препятствующие исполнению обязанностей.

Текст приказа об отмене командировки должен включать в себя основание - документ, по которому отменяется назначение. Обычно им является служебная записка, которая и указывает на причину. Соответственно она же прилагается к основному акту.

Также при составлении необходимо указать, какой документ отменяется текущим приказом. Если процедура выдачи командировочных уже была осуществлена, то следует также оговорить и возврат денег, а также возмещение убытков, связанных с возвратом билетов и других предварительных расходов.

Для лучшего понимания данных моментов, можно рассмотреть примеры отмены командировок на отдельных образцах.

Приказ об отмене командировки в связи с болезнью

Вопрос об отмене командирования по болезни может иметь различные решения. Можно выделить следующие варианты:

• болезнь командированного работника до отправления;
• заболевание в ходе самой поездки;
• болезнь одного из командируемых, вследствие которой отменить назначение приходится всем.

Если работник заболел уже после отправки, то его необходимо отозвать из назначения. Однако при его согласии и незначительности заболевания можно издать приказ о продлении командировки на тот период, который необходим сотруднику. В этом случае по прибытию он должен будет представить больничный лист.

Отмена командировки по семейным обстоятельствам

Отменить командирование по личным или семейным обстоятельствам достаточно непросто. Дело в том, что законодательством не регламентируются причины, которые в данной ситуации могут считаться обоснованными. То есть, решение о том, отменять поездку в связи с указанными причинами или нет, остается за работодателем.

• беременные женщины;
• сотрудники, на попечении которых находятся недееспособные родственники.

Если к примеру командируемая сотрудница узнала о своей беременности, то она подает служебную записку. В этой ситуации работодатель не имеет права направлять ее по служебному заданию. В остальных случаях решение остается за руководителем.

Приказ об отмене командировки генерального директора

Оформление документации при командировании директора ничем не отличается от соответствующего образца для рядового сотрудника. Есть только два вопроса, которые в данной ситуации стоит рассмотреть:

• кем подписывается приказ об отмене командировки генерального директора;
• как передаются полномочия на время отсутствия.

Командировочные документы могут оформляться директором на собственное имя. Законодательством это не запрещается. На время передачи обязанностей образец может оформляться и уполномоченным лицом. Поэтому во избежание вопросов, если обязанности уже были переданы, то отменить командирование лучше заместителю.

Передача полномочий со своей стороны требует издания отдельных нормативов: приказа о наделении дополнительными обязанностями и соответствующая доверенность .

Отмена командировки и возмещение стоимости билетов

Чтобы правильно отменить командирование, необходимо учитывать срок возврата денег. Законодательство определяет данный период в три дня. За это время сотрудник должен либо отбыть по назначению, либо вернуть выданные средства.

Нередко возникает ситуация, когда часть средств уже была потрачена. Приобретение билетов, бронирование жилья или транспорта, иные предварительные расходы - все это необходимо учитывать. Когда поездка отменяется, следуют растраты и штрафы за возврат.

Законодательство указывает, что все понесенные убытки должны быть возмещены сотруднику. Для этого он должен вместе с остатком средств представить в бухгалтерию квитанции о понесенных расходах.

Образец заполнения приказа об отмене командировки

Документ не имеет официально определенной формы, однако при его составлении необходимо учитывать определенные аспекты:

• должно быть указано наименование организации, полное имя ее руководителя;
• проставляется порядковый номер и указывается форма акта;
• прописываются реквизиты норматива, по которому сотрудник направлялся в служебную поездку;
• приводится информация по командируемому - полное имя и занимаемая должность;
• необходимо указать на основание - служебную записку, а также причину, по которой назначение следует отменить;
• составляется порядок действий для возврата и возмещения средств;
• в конце проставляются подписи и расшифровки всех лиц, которые должны быть ознакомлены с данным актом.

К приказу необходимо приложить сопутствующие документы - служебную записку, квитанции о понесенных расходах.

Вопрос-ответ 48: Отмена командировки и возврат командировочных

Отмена командировки и возврат командировочных

По приказу руководителя организации возникла необходимость отменить командировку сотрудника. Однако командировочные он уже получил. Как оформить документы?

На практике может возникнуть ситуация, когда работодатель вынужден отменить либо перенести заранее запланированную командировку на другой срок. Причины могут быть разными: необходимость в командировке отпала (например, вопрос решили по телефону), болезнь командируемого сотрудника и т. д.

Следует сразу отметить, что нормативно утвержденных правил по оформлению отмены командировки нет. В связи с этим представляется целесообразным предусмотреть порядок отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например в Положении о командировках.

Что касается командировочных, то работник, безусловно, должен вернуть их в кассу организации. Однако здесь встает вопрос о сроке такого возврата. Пунктом 4.4. Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, предусмотрено, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет. Однако в нашем случае командировка не состоялась. Чтобы не возникало лишних вопросов, думается, такой срок целесообразно предусмотреть в приказе (распоряжении) об отмене командировки.

Обратите внимание, что здесь может возникнуть две ситуации:

Ситуация 1. Если сотрудник к моменту отмены командировки не производил расходов, то проблем нет. Он просто сдает деньги по приходному кассовому ордеру в кассу. В ордере в качестве основания указывается приказ об отмене командировки.

Полезный советПредусмотрите правила отмены командировки в локальном нормативном акте

Ситуация 2. Сотрудник уже произвел расходы, которые могут быть использованы в дальнейшем. Например, было закуплено оборудование для презентации. В этом случае расходы можно учесть в бухгалтерском и налоговом учете если не сразу, то когда состоится следующая командировка. Тогда работник составляет авансовый отчет, остаток сдает в кассу.

Если работник в установленный срок не вернет выданные ему суммы, то работодатель в соответствии со ст. 137 ТК РФ имеет право удержать их из его заработной платы. Такое решение работодатель должен принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размера удержаний.

При этом следует помнить, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы применительно к данному случаю не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).

Подробнее хотелось бы остановиться на расходах, которые вернуть невозможно. Речь идет о билетах к месту командировки, а также о визах в другие государства. Если сразу после отмены командировки билет не удалось сдать или вернули только часть денег, то и работник не может вернуть всю сумму в кассу. Возникает убыток. При этом нужно издать приказ о компенсации работнику стоимости неиспользованных билетов. А в авансовом отчете работник укажет эти билеты.

Этот убыток можно учесть в целях налогообложения прибыли. Дело в том, что перечни расходов и убытков в ст. 265 НК РФ являются открытыми. Арбитражные суды будут смотреть на соответствие расходов ст. 252 НК РФ. Здесь решающую роль играют два условия:

• командировка должна быть связана с деятельностью, направленной на получение дохода;
• причина ее отмены не надуманна, а вызвана не зависящими от организации обстоятельствами.

Предусмотрите правила отмены командировки в локальном нормативном акте

В соответствии с ч. 2 ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. На практике, учитывая недостаточно подробное нормативное регулирование вопросов командирования, работодатели стремятся как можно больше нюансов учесть на локальном уровне.

Так, может возникнуть необходимость отменить командировку сотрудника в тот момент, когда уже оформлены все необходимые командировочные документы. Порядок действий в подобных случаях рекомендуем зафиксировать в локальном нормативном акте, например в Положении о командировках.

В этом документе следует предусмотреть перечень случаев, в которых командировка может быть отменена, а также последовательность необходимых действий и порядок оформления документов.

Учитывая, что направление в командировку производится по распоряжению работодателя, ее отмена должна осуществляться таким же образом. Полагаем, что в первую очередь работодатель должен издать приказ (распоряжение) об отмене командировки с указанием причин, по которым командировка не состоялась.

В качестве основания для отмены в приказе (распоряжении) желательно указать документы об обстоятельствах отмены командировки, если таковые имеются (например, реквизиты письма из организации, куда направлялся сотрудник, о том, что в командировании сотрудника нет необходимости; листка нетрудоспособности сотрудника, если поездка отменена по причине его болезни, свидетельство о смерти родственника и т. д.).

Арбитражные суды опираются на определения Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П и 366-О-П. В них говорится, что «налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности. Следовательно, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности, закрепленного в ст. 8 Конституции Российской Федерации, налогоплательщик осуществляет эту деятельность на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность». Иначе говоря, расходы признаются вне зависимости от их успешности.

Минфин России признал оправданными расходы на билеты по отмененной командировке:

• в случае смерти близкого родственника работника (письмо от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338);
• при перемене маршрута командировки (от 02.05.2007 № 03-03-06/1/252). В то же время в отношении расходов на визы (если командировка отменена) позиция Минфина России однозначна — расходы нельзя учесть (письмо от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134). Правда, это письмо выпущено в то время, когда еще не было вышеприведенной позиции Конституционного Суда РФ. Сейчас налоговому органу доказать в Арбитражном суде несоответствие таких расходов ст. 252 НК РФ будет весьма трудно.

www.pro-personal.ru

Командировка отменена: как отразить расходы на невозвратный авиабилет и удержание за отмену брони гостиницы

Сотруднику была отменена командировка в день отъезда в связи с направлением в другую. Организацией ранее была забронирована гостиница и приобретен авиабилет по невозвратному тарифу.Как отразить в налоговом и бухгалтерском учете невозвратный авиабилет и штраф за незаезд в гостиницу? Как учитывать НДС с невозвратного авиабилета и штрафа за незаезд в гостиницу?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

НДС по неиспользованному билету и предъявленный гостиницей к вычету не принимается.

Для целей налогообложения прибыли расходы на приобретение билета и на уплату штрафа гостинице учитываются в составе внереализационных расходов без учета сумм предъявленного НДС.

В бухгалтерском учете затраты на приобретение билета и уплату штрафа гостинице учитываются в составе прочих расходов.

На основании ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение связанных с ней расходов. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации-работодателя (ст. 168 ТК РФ).

НДС предъявленный гостиницей

В соответствии с п. 1 ст. 146 НК РФ объектом обложения НДС является реализация товаров (работ, услуг) на территории РФ. На основании пп. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ налоговая база по НДС увеличивается на суммы, связанные с оплатой реализованных этим налогоплательщиком товаров (работ, услуг). Из анализа ст. 162 НК РФ следует, что суммы санкций за нарушение договорных условий и суммы возмещения убытков или ущерба прямо в ней не упомянуты.

При этом Минфин России указывает, что штрафные санкции у продавца (поставщика, исполнителя), в соответствии со ст. 162 НК РФ, облагаются НДС, как средства, связанные с расчетами за реализованные товары (работы, услуги) (письма Минфина России от 11.01.2011 N 03-07-11/01, 16.08.2010 N 03-07-11/356, от 11.09.2009 N 03-07-11/222, от 28.04.2009 N 03-07-11/120, от 16.04.2009 N 03-07-11/107, от 11.03.2009 N 03-07-11/56, от 06.03.2009 N 03-07-11/54 и от 24.10.2008 N 03-07-11/344).

Правда, в последнее время позиция финансового ведомства меняется (письма Минфина России от 30.10.2014 N 03-03-06/1/54946, от 04.03.2013 N 03-07-15/6333).

При получении доходов, увеличивающих налоговую базу, организация-исполнитель выписывает счет-фактуру в одном экземпляре и регистрирует его в книге продаж (п. 18 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). То есть заказчику-должнику такой счет-фактура не предъявляется. Если исполнитель все же выставит должнику счет-фактуру, то НДС, исчисленный с суммы штрафных санкций, к вычету у должника не принимается (письмо Минфина России от 14.02.2012 N 03-07-11/41).

Кроме того, при признании в составе расходов неустоек (штрафов, пени) необходимо учитывать, что на основании п. 1 ст. 170 НК РФ суммы НДС, предъявленные налогоплательщику, не включаются в расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, за исключением случаев, предусмотренных п. 2 ст. 170 НК РФ. При этом в ст. 170 НК РФ не предусмотрен учет в стоимости товаров (работ, услуг) сумм НДС по предъявленным санкциям за нарушение условий договоров. Поэтому в рассматриваемой ситуации велика вероятность возникновения налоговых споров по вопросу учета в составе расходов суммы НДС по признанному организацией расходу в виде штрафа (письмо Управления ФНС по г. Москве от 30.03.2005 N 20-12/20856).

НДС по билету

В силу п.п. 1, 7 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму исчисленного НДС на суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. При этом из письма ФНС России от 21.05.2015 N ГД-4-3/ следует, что требование об учете произведенных расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль актуально и в отношении расходов на командировки.

Одним из обязательных условий для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, является принятие на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав (абзац второй п. 1 ст. 172 НК РФ). Данное положение распространяется и на суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки.

Таким образом, вычет суммы НДС, выделенной в билете, приобретенном организацией для командированного работника, возможен только тогда, когда услуги по перевозке будут оказаны, а соответствующие расходы будут приняты на учет.

Билет сам по себе удостоверяет лишь заключение договора перевозки пассажира (п. 2 ст. 786 ГК РФ), но не факт оказания услуги по перевозке. В связи с этим считаем, что организация в рассматриваемой ситуации не сможет принять к вычету выделенную в не использованном работником билете сумму НДС.

Официальных разъяснений по данному вопросу нами не обнаружено. Иную позицию организация должна быть готова отстаивать в суде. При этом из постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.01.2009 N 09АП-17459/2008 следует, что наличие у налогоплательщика использованных проездных билетов не является обязательным условием для вычета НДС в отношении фактически оплаченных услуг по перевозке, но при наличии счета-фактуры.

Сумму уплаченного при приобретении проездного билета НДС, не подлежащую вычету, организация, по нашему мнению, не сможет учесть и в налоговом учете (п. 1 ст. 170 НК РФ).

Налог на прибыль

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).

Расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, могут быть учтены налогоплательщиками в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Как отмечается в письме Минфина России от 21.12.2007 N 03-03-06/1/884, перечень командировочных расходов, предусмотренный указанной нормой, является закрытым.

Нормы НК РФ не уточняют, могут ли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ учитываться расходы, связанные с приобретением не использованного и не возвращенного командированным работником проездного билета.

Из письма Минфина России от 14.04.2006 N 03-03-04/1/338 следует, что организация вправе учесть при определении налоговой базы расходы на приобретение не использованного в связи с изменением срока возвращения из командировки и не подлежащего возврату командированным работником билета (дополнительно смотрите письмо Минфина России от 02.05.2007 N 03-03-06/1/252).

Из постановлений ФАС Северо-Западного округа от 09.07.2009 по делу N А21-6746/2008, ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15, на наш взгляд, также прослеживается возможность квалификации расходов на возмещение командированному работнику затрат на неиспользованный проездной билет в качестве расходов на командировку и их учет при формировании налогооблагаемой прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Наряду с этим следует учитывать, что перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, является открытым (смотрите, например, пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), что означает возможность признания в налоговом учете любых затрат, отвечающих требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и прямо не поименованных в ст. 270 НК РФ.

Нормы ст. 270 НК РФ не содержат прямого запрета на включение в расчет налоговой базы по налогу на прибыль расходов на не использованные командированным сотрудником и не возвращенные им проездные билеты.

В связи с этим и учитывая, что планируемая командировка не состоялась, а также принимая во внимание п. 7 ст. 3, п. 4 ст. 252 НК РФ, считаем, что расходы на приобретение билета могут быть признаны в налоговом учете на основании пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ как внереализационные расходы, при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Для оценки выполнения предусмотренных п. 1 ст. 252 НК РФ критериев целесообразно учитывать позиции, выраженные судьями в определениях КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П и N 366-О-П, постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53.

Поскольку приобретение билета в рассматриваемой ситуации осуществлялось с целью проезда работника в служебную командировку, считаем, что понесенные организацией расходы следует рассматривать в качестве связанных с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода.

По нашему мнению, в данном случае организации целесообразно документально подтвердить не только сам факт осуществления расходов, но и их обоснованность (экономическую оправданность). Перечень таких документов является открытым.

Для подтверждения обоснованности произведенных расходов организации следует иметь, например, следующие документы:

— решение (приказ) о направлении работника в командировку (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749);

— внутренние документы, свидетельствующие об отмене и причинах отмены планируемой командировки.

Расходы в виде штрафа за отказ от проживания в гостинице, предусмотренный сторонами договора за невыполнение условий возмездного договора по бронированию мест в гостинице, уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций на основании пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, при условии их соответствия положениям ст. 252 НК РФ (письма Минфина России от 29.11.2011 N 03-03-06/1/786, от 25.09.2009 N 03-03-06/1/616). Напомним, сумма штрафа учитывается без НДС.

Бухгалтерский учет

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утвержден приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) оплаченные организацией билеты являются денежными документами и учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы» счета 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.

По дебету счета 50 отражается поступление денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 — выдача денежных документов из кассы организации.

Соответственно, операция по приобретению билета и списанию его стоимости в бухгалтерском учете отражается следующими проводками:

Дебет 60 (76) Кредит 51
— перечислены денежные средства на приобретение билета;

Дебет 50, субсчет «Денежные документы» Кредит 60 (76)
— отражено поступление билета в сумме фактических затрат на его приобретение (с учетом НДС).

Полагаем, что билет был выдан сотруднику под отчет, так как командировка отменена в день выезда:

Дебет 71 Кредит 50, субсчет «Денежные документы»
— выдан билет работнику, направленному в командировку.

Поскольку в рассматриваемой ситуации командировка не состоялась и сотрудник не воспользовался приобретенным билетом, то расходы на его приобретение признаются прочими расходами (п.п. 4, 12, 17, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», далее — ПБУ 10/99).

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 71
— списана стоимость неиспользованного билета (без НДС);

Дебет 19 Кредит 71
— учтен НДС, выделенный в неиспользованном билете;


— НДС, выделенный в неиспользованном билете, не подлежащий вычету, отнесен на прочие расходы.

Операции по учету штрафа гостиницы отражаются следующими записями:

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 76, субсчет «Расчеты по претензиям»
— отражена сумма признанного организацией штрафа гостиницы (без НДС) (п.п. 12, 14.2 ПБУ 10/99);

Дебет 19 Кредит 76, субсчет «Расчеты по претензиям»
— учтен НДС, предъявленный гостиницей;

Дебет 76, субсчет «Расчеты по претензиям» Кредит 51
— оплачен штраф гостиницы;

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 19
— НДС, предъявленный гостиницей, учтен в составе прочих расходов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

• Ипотека под 6% для семей с двумя детьми и многодетных Российские семьи, в которых с 1 января 2018 года по 31 декабря 2022 года появится второй или третий ребенок, смогут получить ипотеку на льготных условиях - под 6% годовых. При этом ипотечный кредит должен быть оформлен на покупку жилья на первичном […]
• Пособие коронарография КоронарографияДиагностическая коронарография - это ведущий метод исследования сосудов сердца, благодаря которому появилась возможность визуальной диагностики заболеваний коронарных (сердечных) сосудов. В мировой практике коронарография является «золотым стандартом» в диагностике […]
• Изменения в ч. 2 Ст. 159 УК РФ, по УК какой редакции будут судить, если преступление совершено в 2014г? В ч.2 ст. 159 УК РФ. Значительный ущерб изменен с 2500 на 5000 руб. Изменения были 2016г. Преступление было совершено 2014г. На основание ч.1 ст. 9 УК РФ. По какой редакции УК РФ будет нести наказание в […]
• Образец приказа о завершении специальной оценки условий труда в организации. Автор: Irena. 05 Июль 2015 в 16:17 ОБРАЗЕЦ Наименование организации ПРИКАЗ №_____ от «____»__________20____г. О завершении проведения специальной оценки условий труда и утверждении ее результатов 1. Работу по проведению […]
• Высеченное на каменном столбе правило ЗАДАНИЕ № 54 Решите два кроссворда "На берегах Тигра и Евфрата". 1-й кроссворд Если вы правильно решите кроссворд, то в клетках по горизонтали, выделенных рамкой, прочтете имя героя мифа, который спасся во время потопа. По вертикали: 1. Один из древнейших городов, царем […]
• Морфологические нормы имени существительного; Упражнение 34. Укажите случаи неправильного или стилистически не оправданного употребления лиц женского или мужского пола. Исправьте предложения. 1. Кассирша опять долго отсутствовала. 2. Главная бухгалтер закончила работу. 3. Главную партию исполнял мой любимый […]

Товарная накладная - первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю. В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС. Кроме того, товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации.

Бланк товарной накладной содержится в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации под названием - форма ТОРГ-12 . Он составляется в двух экземплярах, один из которых остается у организации-поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей. Второй экземпляр товарной накладной передается покупателю (грузополучателю) и может служить основанием для оприходования этих ценностей и вычета по НДС.

Товарная накладная, бланк которой не соответствует унифицированной форме, может быть принята к учету организацией-покупателем. Статья 252 НК РФ не требует принимать в качестве подтверждения только унифицированные накладные - важно, чтобы первичные документы доказывали, что организация действительно понесла расходы и содержали обязательные реквизиты. Однако налоговые инспекторы могут отбраковать такой документ, сославшись на пункт 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Поэтом, по возможности необходимо настаивать, чтобы поставщики товара выписывали унифицированную форму товарной накладной.

Оформление накладной также нередко вызывает споры с фискальными органами. Налоговики требуют, чтобы все поля формы торг-12 были заполнены, а сам бланк был скреплен печатью продающей стороны. Иначе ставится под сомнение право покупателя отражать расходы на покупку товара и принимать вычет по НДС. Судебная практика показывает, что в случаях, когда в других документах отражена недостающая информация, а в доверенностях по форме М-2 или М-2а есть оттиск печати торгующей организации, как правило, накладная-12 признается действительной. Но лучше, конечно, перестраховаться и заполнить документ так, как указывает образец товарной накладной .

При участии в операции купли-продажи перевозчика эксперты рекомендуют отказаться от формы Торг-12 и для списания товара у грузоотправителей и оприходования у грузополучателей использовать другой унифицированный документ - товарно-транспортную накладную. В этом случае, в нем необходимо ввести колонку «НДС», а в графах «Цена» и «Сумма» указать «в том числе НДС».

Заполнение накладной лучше начинать с даты. Согласно п. 4 ст. 9 закона о бухучете первичный документ необходимо составлять в момент совершения операции, либо сразу же после ее окончания. Налоговики требуют, чтобы дата в бланке накладной совпадала с датой отгрузки.

Законодательство разрешает внесение несущественных изменений в бланки унифицированных форм первичной учетной документации. Так, при составлении товарной накладной допускается расширение и сужение граф и строк, включение дополнительных строк (в том числе свободных) и складных листов для удобства размещения и обработки информации.

См. также:

Товарная накладная ТОРГ-12 - это документ, которым сопровождается поставка товарно-материальных ценностей. Форма не является обязательной для применения.

Что такое форма ТОРГ-12

Товарная накладная ТОРГ 12 довольно часто применяется организациями для оформления товарно-материальных ценностей (ТМЦ), измеряемых в штуках или весе. Руководитель организации может не использовать данную форму (см. ФЗ-402 «О бухучете»). Товарная накладная (скачать ее можно будет ниже) имеет ряд преимуществ, о которых расскажем в этой статье.

Скачать ТОРГ 12 можно в конце статьи.

Форма товарной накладной ТОРГ 12 входит в альбом унифицированных форм (ОКУД 0330212). Однако с вступлением в силу закона 402-ФЗ первичные документы не обязательно должны быть унифицированной формы. Достаточно того, чтобы документ содержал весь перечень обязательных реквизитов, поименованных в законе.

Однако унифицированная форма ТОРГ 12 (скачать бланк можно ниже) настолько удобна, что многие предприниматели не отказались от использования этой товарной накладной по нескольким причинам:

1. Она привычна и понятна.
2. Отвечает требованиям нормативных актов.
3. В случае необходимости товарная накладная послужит основанием при решении спорных ситуаций, например, претензий к качеству приобретенного товара (Закон № 2300-1).
4. Подтверждает факт получения или отгрузки товара (ст. 458 ГК РФ ).
5. Является обоснованием принятия НДС.
6. Служит подтверждением истечения гарантийного срока (Закон № 2300-1) и т. д.

Основание для оформления товарной накладной ТОРГ-12

Если предусмотрена продажа товара, то основанием оформления товарной накладной является договор.

Как правило, цена и количество передаваемой продукции указываются в договоре или в приложениях (спецификациях). Возможен вариант, когда по условиям договора цена товара определяется действующим прейскурантом компании, а количество — в заявке от покупателя.

Альтернативой формой является универсальный передаточный документ (Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/).

Товарная накладная ТОРГ-12, правила заполнения

Товарную накладную ТОРГ 12 составляет продавец. Форма содержит информацию о продавце, покупателе, наименовании товара, его количестве и стоимости, сведения о материально-ответственных лицах, которые товар отгрузили и получили.

Сроки хранения документа

Срок хранения накладной бухгалтер должен начать отсчитывать после окончания отчетного года. Для определения срока обратимся к ст. 17 402-ФЗ: для всех первичных документов этот срок составляет пять лет. Необходимо придерживаться его и для накладной ТОРГ 12, но только в том случае, если данным документом организация не подтверждает размер убытка, переносимого на будущее. Если же это происходит, то, в соответствии со ст. 283 НК РФ , документ может храниться дольше.

Ответственность за составление и учет

Сотрудники организаций должны обращать внимание на детали заполнения документа. Зачастую это помогает минимизировать правовые и налоговые риски компаний.

Обратите внимание на печать! Так, например, печать не является обязательным реквизитом (не поименована в списке обязательных реквизитов в 402-ФЗ). Но в товарной накладной ТОРГ 12 печать должна стоять, т. к. она предусмотрена формой. По данному вопросу могут возникнуть разногласия при зачете НДС с налоговой инспекцией. С другой стороны, если грузополучатель получил товар по доверенности, заверенной печатью организации, то в накладной ее ставить не обязательно. В этом случае достаточно прикрепить к накладной доверенность и обеспечить хранение этих двух документов вместе.

Лица, которые подписали накладную со стороны продавца и грузополучателя, несут, в том числе, и уголовную ответственность в случае, например, хищений или краж товара. Поэтому бухгалтерам необходимо обращать особое внимание на наличие всех необходимых подписей в документе при принятии его к учету.

ТОРГ 12 также заполняется покупателем в случае возврата товара поставщику. В данном случае происходит «обратная» реализация. Правила заполнения документа в этом случае остаются неизменными.

ТОРГ-12, образец заполнения 2019

Любое имущество имеет свою ценность, будь то деньги или товар, поэтому обязательно его передача кому-либо должна фиксироваться на бумаге. Движение денег достаточно подтвердить банковской выпиской, контрольно-кассовыми документами и т.д. А вот продукция при передаче сопровождается расходными накладными, которые содержат всю финансовую информацию о перемещаемых объектах.

Расходной накладной называют документ, согласно которому отпускаются материальные средства. Единой формы она не имеет, но обладает юридической силой. Согласно расходной накладной бухгалтеры проводят операции, связанные с движением товарно-материальных ценностей. И в случае выявления каких-либо расхождений даже спустя некоторое время, согласно этому документу могут производиться разбирательства с претензиями и последующим обращением в суд.

Не смотря на то, что единой формы накладной нет, но законодательством все-таки регулируется данный документ. Из письма Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 № 1-794/32-5 получается, что:

• Любое перемещение продукции от продавца к покупателю фиксируется товаросопроводительными документами, в т.ч. и накладными;
• Формируются только материально ответственными лицами;
• Накладные требуются как для подтверждения расходования, так и для оприходывания средств, в т.ч. и при возврате бракованного товара продавцу;
• Ответственное лицо, отпускающее товар во время работы, должно подтверждать прием и сдачу своей смены приходно-расходной накладной.

Учитывая все эти аспекты, можно сказать, что расходная накладная больше нужна для учета продукции внутри самой организации. Это обусловлено еще и простотой оформления.

Часто расходную накладную формируют по одной из унифицированных форм:

Это совсем необязательно, но доступность бланков, которые можно беспрепятственно скачать с нашего сайта, решает проблему быстро.

Правила заполнения

Расходная накладная формируется только материально ответственным лицом в двух экземплярах, один из которых остается у стороны отдающей, другой - у принимающей. В ней указываются основные параметры, требующиеся для учета на складе. Так как единой формы нет, то можно указывать любые дополнительные данные.

Условно документ делится на три части: «шапка», таблица в середине, нижняя часть.

Согласно этому делению в «шапке» может прописываться следующая информация:

• Название организации продавца;
• № договора;
• Наименование склада (города) и другие реквизиты.

Если верхняя часть в основном остается неизменной, то середина меняется полностью в каждом новом документе, кроме этого занимает большую часть накладной. В ней отображаются следующие данные:

• Перечень материальных ценностей, которые отпускаются, по принципу: в одной строчке – один артикул (наименование);
• Количество по каждой строчке отдельно (кг, тонны, шт. и т.д.);
• Стоимость по графе;
• Общая сумма по каждому наименованию (артикулу).

Нижняя часть содержит основную информацию об ответственных лицах и является итогом, включает:

• Общую сумму ценностей, передаваемых по документу;
• Данные об ответственных лицах (должность, ФИО, подпись): кто отпустил и кто принял;
• Место для печати (обозначается как «М.П.»), ставят обе стороны, если юридические лица;
• Дата, когда совершена отгрузка;
• Если продукция отпускается или принимается по доверенности, то ее данные тоже указываются здесь.

Обычно организации формируют расходные накладные по итогам смены ответственных работников или по итогам каждого операционного дня. В них отображается информация по движению мат. ценностей: проданные и возвращенные на остатки.

Образец накладной

За основу расходной накладной чаще берут формы Торг-12 или Торг-14, но многие организации создают и свои, удобные для них, варианты. Документ выполняется в программе Excel в форме таблицы и распечатывается на обычной офисной бумаге.

Для наглядности можно использовать данный образец:

В накладной всегда должны указываться только правдивые и своевременные данные.

Расходная накладная и товарная накладная - это одно и тоже?

В некоторых случаях можно считать, что товарная накладная и расходная являются одним документом. И, учитывая тот факт, что с 2013 года обязательное сопровождение материальных ценностей конкретной унифицированной формой накладной не требуется, то правильным будет согласиться с этим мнением.

И все-таки, разница у этих двух документов есть. Товарная накладная требует особой четкости в оформлении, потому что сопровождает товар от продавца к покупателю. В случае неверных параметров, указанных в ней, операции по безналичным платежам невозможно будет осуществить.

Или при возникновении претензий по количеству преданного имущества именно этот документ будет являться юридическим подтверждением сделки. И большинство организаций работают с общепризнанными формами накладных.

Расходная же накладная подходит больше для передачи ценностей внутри фирмы: от склада в торговый зал, от одной смены к другой и т.д. Просто потому, что она не имеет строгой формы и ее можно дополнять данными. На основе этого документа также работают бухгалтеры, проводятся инвентаризации и корректируются остатки.

Использовать расходные накладные нужно обязательно, хоть они и ценны в основном для внутренних целей компании, но благодаря ним на складах, производствах, магазинах царит порядок. Особенно важны они для тех компаний, которые имеют несколько подразделений с разной структурой организации и реквизитами.

Чтобы оформить отпуск товаров от поставщиков, составляется расходная накладная . Оформляет документ материально ответственное лицо: продавец, менеджер, кладовщик и т.д. Бесплатно скачать бланк расходной накладной в word или excel можно ниже.

Для внутреннего учета движения товаров и материалов можно использовать простой шаблон расходной накладной. Формат документа можете выбирать удобный для вас, например, excel.

Расходная накладная: образец

Накладная составляется непосредственно в момент совершения сделки.

Унифицированной формы расходной накладной нет. Можете разработать свой собственный шаблон. Но лучше скачайте уже готовый образец расходной накладной - в нем есть все обязательные реквизиты.

Обязательно укажите:

• номер и дату составления расходной накладной,
• название компаний-участников сделки,
• информацию о договоре, на основании которого передается товар,
• название, количество, цену и общую стоимость товара,
• реквизиты доверенности, если она используется.

Накладную обязательно должны подписать: сотрудник, который разрешил отпуск товара; сотрудник, который отпустил товар; покупатель.

Форма расходной накладной может быть любой, но с содержанием надо быть внимательным. Ведь на основании этого документа составляют бухгалтерские проводки. Если допустили ошибку - не допускайте исправлений, лучше возьмите новую расходную накладную. Бесплатно скачать бланк-2019 можно .

Но проще всего оформить документ через интернет. Бесплатно заполнить онлайн расходную накладную можно в МоемСкладе. Номер, дата и сведения о вашей компании и контрагентах при этом проставятся автоматически.

Расходная накладная: онлайн-заполнение

Заполнить расходную накладную онлайн в МоемСкладе гораздо надежнее, чем от руки - риск ошибки минимален. Документ можно сразу отправить контрагенту в удобном формате - Excel или PDF.

На практике за образец расходной накладной иногда берут один из бланков серии ТОРГ: 12, 13 или 14. Их тоже можно оформить в МоемСкладе, при этом в каждый документ можно при необходимости добавлять нужные графы.

Рассмотрим, когда надо применять каждую из этих накладных.

• ТОРГ-12 - это товарная накладная, которую используют при продаже товаров другой организации.
• ТОРГ-13 - применяется для учета движения товаров или материалов внутри компании или между материально ответственными лицами.
• ТОРГ-14 - используют в мелкорозничной торговле, на ее основании передают товары на лотки, тележки или в разносную торговлю.

Можно ли в МоемСкладе бесплатно скачать бланк расходной накладной в excel?

Да. Скачивание всех документов в МоемСкладе бесплатное. У нас документы в разных форматах - вы также можете скачать бланк расходной накладной в word. А если