Форма м 7 заполненная. Оформление акта о приемке материалов: форма М7

Акт о приемке материалов формы М7 оформляется, когда осуществляется прием материальных ценностей без сопутствующих документов, либо они пришли не в полном объеме или не соответствуют качеству, указанному поставщиком. Для таких случаев существует форма М7 — это юридическая претензия отправителю материала, поставщику. Если вы составили приемный акт, то форма М4 (приходный ордер) не оформляется. Акт о приемке формы М7 был установлен и утвержден Госкомстатом России номер 71а.

Порядок приемки материалов

Приемка товаров начинается с проверки форм. Вместе с ними должны быть переданы транспортные, сопроводительные, либо расчетные документы. При отсутствии таковых следует связаться с поставщиком. Если поставщик сообщил, что документов нет, либо они были утеряны по пути, необходимо оформление акта приемки материалов формы М7.

Если документы при товаре имеются, следует проверить его количество. Количество материала должно соответствовать цифрам, указанным в сопроводительных актах и количеству, заказанному у поставщика. Можно одновременно проверять количество и качество товара. Если имеется количественное расхождение или брак и бой, то следует позвонить поставщику.

Если отсутствуют документы, на поступившие материалы, что делать?

Следует привлечь всех сотрудников компании для поиска форм у себя на складе, в бухгалтерии, на месте хранения самих материалов. Наличие одного вида актов из перечисленных обязательно для приемки:

• товарно-транспортная накладная;
• удостоверение качества;
• накладные;
• счет-фактура и какие-либо индивидуальные документы товара.

При отсутствии перечисленных документов необходимо позвонить поставщику, водителю, если была компания по перевозке, то туда также. В случае утери или полного отсутствия документов на товар, необходимо составить акт о приемке материалов формы М7.

Акт о приемке материалов оформляется в нескольких случаях: если товар поступил без сопроводительных документов или если были выявлены качественные и количественные расхождения с теми сведениями, которые были указаны в сопроводительных документах. В этих случаях акт заполняет специальная комиссия. Как правильно внести все данные, разберемся в статье.

ФАЙЛЫ

Общие сведения

Форма М-7 была утверждена в 1997 году, 30 ноября Постановлением Госкомстата №71а. Но с 2013 года все унифицированные формы перестали носить обязательный характер. Компания может решить самостоятельно, использовать ли ей готовые бланки или разработать собственные. И тот и другой вариант нужно будет зафиксировать в учетной политике. Важно помнить, что самостоятельно созданные бланки должны иметь ряд обязательных реквизитов, чтобы иметь юридическую силу.

К сведению! Акт о приемке материалов — юридическое основание для того, чтобы написать претензию организации-поставщику. В том случае, если компания составляет акт по форме М-7, нет надобности заполнять приходный ордер по форме М-4.

Заполняет и подписывает документ специально созванная приемная комиссия. В нее обязательно должны входить материально ответственное лицо, например, кладовщик, и представитель организации-отправителя груза. Можно также пригласить представителя комитета по защите прав потребителей либо сотрудника-представителя незаинтересованной компании.

Такие действия, как создание комиссии и заполнение акта по форме М-7, необходимы для документальной фиксации наличия расхождения по качеству и количеству товара с данными сопроводительной документации. В свою очередь, правильно заполненный акт о приемке материалов — это подтверждение того, что имело место несоответствие показателей. В случае незаполнения такой бумаги поставщик сможет обратиться в суд, поскольку не будет доказательств расхождения данных по материалам. Именно поэтому компании-получателю груза важно вовремя и по всем правилам зафиксировать брак или недостачу.

Заполняем акт о приемке материалов по форме М-7

Форма состоит из 4 листов, каждый из которых нужно заполнить.

Первый лист

Первым делом указывают следующую информацию:

• номер акта;
• наименование организации;
• код по ОКПО;
• дату составления акта;
• место составления;
• время начала и окончания приемки материалов (указывают часы и минуты);
• данные о сопроводительных документах;
• наименование, адрес, телефон компаний отправителя, поставщика, получателя, страховой компании;
• дату отправки материалов со склада отправителя;
• реквизиты договора поставки.

Итак, в таблицу требуется внести:

1. Отметку об опломбировании груза.
2. Количество мест.
3. Вид упаковки.
4. Название продукции или номера контейнеров.
5. Единицы измерения.
6. Массу груза.
7. Особые примечания отправителя по накладной.

Затем располагается таблица с информацией о дате и времени, когда груз прибыл на станцию назначения, был выдан, вскрыт вагон или иное транспортное средство, груз был доставлен на склад компании-получателя.

Второй лист

Здесь необходимо описать условия хранения материалов на складе или в ином помещении организации-получателя, в каком состоянии находились тара и упаковка в момент осмотра продукции. Далее нужно указать, каким методом было выявлено количество недостающей продукции: взвешиванием, счетом, обмером и т.д.

Третий лист

Здесь необходимо внести данные о браке, недостаче или излишках продукции. Сначала заполняют таблицу с такой информацией, как код вида операции, структурное подразделение, вид деятельности, склад, код поставщика, корреспондирующий счет, номер сопроводительного документа.

Вторая таблица должна содержать такие сведения:

• наименование и номенклатурный номер материальных ценностей;
• единицы измерения (название и код);
• фактические данные и по документам о сорте, количестве, цене и сумме товара;
• порядковый номер записи по складским документам;
• данные о браке, бое, а также недостачах и излишках (количество, сумма);
• номер паспорта.

Четвертый лист

На этом листе пишет свое заключение приемная комиссия, располагается перечень прилагаемых документов. Далее ставят свои подписи члены комиссии, кроме того, указывают реквизиты документов о полномочиях и наименовании организации, выдавшей их.

В самом конце ставят дату, когда были приняты и оприходованы материальные ценности, указывают реквизиты коммерческого акта, и ставит свою подпись заведующий складом.

Внимание! Акт должен утвердить руководитель получившей груз организации. Он указывает свою должность и ставит подпись на первом листе в правом верхнем углу.

Что важно помнить

1. Акт должен быть заполнен в 2 экземплярах. Один отправляют в бухгалтерию для того, чтобы отразить операцию в бухучете. Второй будет необходим для написания и отправления претензии поставщику. Его передают в отдел снабжения или также в бухгалтерию, а затем он отправляется компании-поставщику вместе с претензией.
2. Хранить документ в организации после заполнения требуется в течение 5 лет.
3. Исправлять фактические ошибки, такие как неправильно указанная дата или сумма и т.д., необходимо стандартным способом: зачеркнуть ошибку, написать сверху правильные данные, завизировать исправления фразой «Исправленному верить» и подписью. Вносить исправления нужно, уведомив всех членов комиссии.

В настоящее время, для наиболее эффективной деятельности, бухгалтерия должна располагать следующими первичными документами: бланки доверенностей М-2 и М-2а, приходный ордер, акт о приемке материалов, лимитно-заборная карта, требование-накладная и другие.

Бланки доверенностей М-2 и М-2а.

Доверенность – первичный учетный документ установленной формы, применяемый для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по договору. Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством по формам № М-2 или № М-2а. Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материалов по доверенности носит массовый характер.

Доверенность оформляется бухгалтерией в одном экземпляре и выдаётся под расписку получателю. Доверенность должна обязательно содержать:

1. наименование и код ОКПО организации, выдавшей доверенность;

2. номер и дата составления доверенности;

3. срок действия доверенности (как правило, не более 15 дней);

4 наименование потребителя и плательщика - указывается полное наименование организации, её почтовый адрес, расчётный счёт и наименование банка организации; если потребитель и плательщик совпадают, то в поле «плательщик» пишут «он же»;

4. паспортные данные сотрудника, на которого оформлена доверенность;

5. наименование поставщика – организации, у которой нужно получить ценности по данной доверенности;

6. наименование, номер и дата документа, по которому нужно получить ценности (оплаченный счёт, платёжное поручение);

7. перечень товарно-материальных ценностей, которые следует получить по доверенности.

Доверенность должна содержать образец подписи сотрудника, на которого она выписана. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. В конце доверенности ставится печать организации.

М-4. Приходный ордер

Данная форма применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.
Один приходный ордер может быть оформлен на несколько наименований материалов в случае, если они поступили по одной накладной.
На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день.

Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

Страховая компания. Указывается наименование компании, застраховавшей груз. Если груз не был застрахован, то ставится прочерк.

Номер документа (сопроводительного). Указывается номер документа, по которому поступили материалы, накладная или товарно-транспортная накладная.

Номер документа (платежного). Указывается номер документа, по которому были оплачены поступившие материалы, – платёжное поручение или платёжное требование. Цена (графа 7). Указывается стоимость единицы материала без учёта НДС. Сумма НДС (графа 9). Указывается сумма НДС для всего количества материала. Номер паспорта (графа 11). Номер паспорта указывается, если материал содержит камни или драгоценные материалы. К таким материалам прилагается специальный паспорт. Порядковый номер по складской картотеке (графа 12). Сюда записывается номер карточки учёта материалов (форма М-17).

М-7. Акт о приемке материалов.

Данная форма применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.
В случае составления приемного акта приходный ордер (форма № М-4) не оформляется.

В верхней части акта указываются наименования, адреса, телефоны, отправителя, поставщика и получателя материалов, а также место составления акта, время начала и окончания приёмки. Если груз был застрахован, то указывается страховая компания.

На 1-й странице формы в разделе «По сопроводительным транспортным документам значилось» указываются данные из накладной поставщика. На 2-й странице пишутся условия хранения продукции на складе получателя, состояние тары и упаковки продукции. Также указывается, каким образом было определено количество недостающей продукции. На 3-й странице акта указываются выявленные сведения о браке, бое, недостаче и излишках материалов с точным количеством и стоимостью. На 4-й странице приводится заключение приемочной комиссии и перечисляются документы, прилагаемые к акту.

Акт составляется комиссией в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика. Каждый член комиссии, включая кладовщика, принимающего материалы, подписывает акт. Акт утверждается руководителем организации-получателя материалов.

Акт – документ, который на бумаге свидетельствует о свершившихся действиях или событиях. Чтобы оформить акт приемки материалов по количеству существует специальная форма, обязательная к применению. Пример заполнения представлен в шаблоне ниже. Кроме стандартного унифицированного бланка, существуют и специальные требования, инструкции и правила по заполнению, выдвигаемые от министерства.

Акт приемки материалов свидетельствует о свершившемся действии во время приемки материалов. Документ используется при оформлении товара, имеющего материальную ценность, сопровождающихся платежными документами и расходящиеся с бланками (сопровождающими). При этом используется акт по оформлению с формой №М7. Данная форма является юридическим основанием, чтобы в будущем предоставить поставщику те или иные претензии.

Акт приемки передачи материалов обязательно должен включать такую информацию: вес, количество, целостность пломбы, марка, знак и другая информация. Плюс ко всему, отдельно указывается целостность/состояние тары и упаковки. Также в документе указывается количество материала, которое недостает на момент приемки. Дополнительно может быть составлен .

Акт заполняет уполномоченная комиссия, в которой должен быть завскладом, куратор поставщика, представитель отдела снабжения или другое лицо незаинтересованного предприятия.

Материалов составляется и подписывается в двух экземплярах.

Во время составления следует указать:

1. Адрес организации, которая будет получать товар и поставщика.
2. Название компаний и контактные данные получателя и поставщика.
3. Телефонные номера обеих сторон.
4. Дата, год приемки.
5. Номер сертификационного документа, накладной, договора и прочее.
6. Информация о страховой компании, если груз был застрахован.

Разделы документа

Бланк разделяется на четыре части:

• 1 страница. Пишется информация о документах, приложенных к товару.
• 2 страница. Характеристика условий, где хранился товар. Здесь следует описать целостность упаковки или ее отсутствие. Если во время осмотра было выявлено, что материала нет в достаточном количестве или он полностью отсутствует – данный факт следует указать.
• 3 страница. Подробно излагаются все выявленные нарушения, если таковы были обнаружены – бой, брак, дефекты и прочее. Записывается количество и их цена.
• 4 страница. Подводятся итоги, сделанные экспертной комиссией, даются соответствующие рекомендации, прикрепляются дополнительные приложения.

В состав членов комиссии входят представители обеих заинтересованных сторон. Обычно, ее возглавляют материально ответственное лицо организации и представитель поставщика.