Какие организации имеет право проверять росстандарт. Служба стандартизации и сертификации

Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).

Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

• Почетных листах и грамотах.
• Страховых (медицинских) полисах.
• Служебных и наградных удостоверениях.
• Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
• Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
• Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
• Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

• Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
• Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
• Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
• Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
• Заявления граждан и организаций.
• Векселя.
• Налоговые декларации.
• Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Некоторые нюансы применения клише

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.

Факсимиле: необходимость, удобство и законность

В условиях высокой конкуренции и увеличении производительности организации создают и получают множество самых разных документов, требующих подписи руководителя.

Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации - факсимиле.

Но каким правовым статусом будет обладать эта подпись?

На документах какого рода ее можно ставить, чтобы это было законно?

Ответы на подобные вопросы приведены в каждом пункте данной статьи.

На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.

Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.

В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле , которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.

Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле .

Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.

Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

Печать наделяет бумагу юридической силой и должна подкрепляться подписью уполномоченного лица.

Штамп стандартизирует документы, указывая на их принадлежность конкретной организации.

Факсимиле тоже позволяет наделять бумаги юридической силой, но только в определенных случаях, указанных в нормати?вных правовых актах или в договоре сторон.

Основные факторы, вызывающие необходимость использовать факсимиле:

• руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
• большой объем документов , которые руководителю необходимо лично подписать;
• ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
• ускорение оформления и заключения сделок между организациями.

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

• отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
• отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
• финансовым отношениям;
• административным отношениям.

Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон

Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:

• такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
• соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.

Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.

Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.

Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.

Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах

Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.

И вердикты различных судов разделились:

1. Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
2. Другие считают это допустимым , поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.

Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.

Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.

Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.

Возможные риски употребления аналога личной подписи сближаются с рисками, сопровождающими употребление гербовых и простых печатей.

Эти риски формулируются в виде вопросов:

• у кого находится устройство факсимиле?
• насколько адекватно пользуется своими полномочиями лицо , которому доверили факсимиле?
• где хранится факсимиле?

Факсимильная подпись разрешается

На основе анализа разнообразных правовых актов, регламентов и инструкций из разных регионов страны выделим документы, на которых можно поставить факсимильную подпись:

• письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
• почетные грамоты, пригласительные открытки , бумаги извещающего характера;
• копии различных официальных бумаг;
• квитанция по аккредитиву;
• кассовая книга , приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
• документы по учету сырья и материалов;
• ведомости и прочие документы , учитывающие заработную плату сотрудников;
• ведомости и табели , учитывающие личный состав, отработанное время;
• акт приемки или передачи работ и услуг;
• удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
• наградные удостоверения;
• различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
• свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
• полисы обязательного медицинского страхования.

Факсимильная подпись запрещается

Употребление факсимиле имеет некоторые существенные запреты.

Запрещается утверждать факсимиле документы следующего типа:

• законы , нормативные акты;
• налоговые декларации;
• трудовой договор ;
• письменное уполномочивание , доверенность;
• вексельные документы;
• различные платежные документы;
• первичные учетные документы;
• счета-фактуры;
• конкурсные документы;
• различные заявления физических и юридических лиц.

Порядок применения факсимильной подписи

Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.

То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ) .

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Если правильно составить такой акт , то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

Можно выделить достаточно значимые преимущества употребления факсимиле в документообороте организации:

• сокращение количества времени на изучение документации;
• факсимиле позволяет указывать на лицо, которое ее применило;
• при наличии договора сторон о применении факсимиле можно проводить в достаточно малые сроки любые соглашения и операции между организациями;
• обмен документацией внутри самой организации и с другими организациями существенно ускорится;
• упрощение и ускорение работы бухгалтерского состава и руководителей.

Законы, инструктивные письма, положения и др. позволяют достаточно широко применять факсимильный аналог подписи в хозяйственной деятельности организации и в обработке многих документов.

Но вместе с этим, применение факсимиле налагает определенную ответственность на руководителей и лиц, уполномоченных использовать такую подпись, поскольку часто документы, заверенные факсимиле становятся причиной судебных разбирательств.

Заменить факсимиле можно выписыванием доверенности на определенные действия или заверением документов ответственным и доверенным сотрудникам.

pozvoniuristu.ru

Правила использования факсимиле

Очень часто возникают вопросы, когда можно использовать факсимиле, а когда обязательно требуются оригинальные подписи. Поэтому чтобы избежать в будущем возможных недоразумений, предлагаю статью Евгения Кобзева (руководитель проекта «Электронный бухгалтер «Эльба») о правилах использования факсимиле.

Закона о факсимильной подписи нет. Однако есть четкое понимание (сложившееся с годами благодаря бесконечным судебным разбирательствам) того, когда можно, а когда нельзя использовать аналог собственноручной подписи.

Факсимиле, как правило, проставляется на документах, которые не подразумевают существенную материальную или иную ответственность. Так, аналог подписи может быть представлен на счетах, актах, накладных и договорах. Этот момент необходимо заранее обсудить с контрагентом и составить соглашение, подтверждающее юридическую значимость подобных документов. Кроме того, использовать факсимиле можно в ходе переписки (внутри фирмы и с партнерами).

Перечень случаев, когда аналог подписи использовать настоятельно не рекомендуется, куда внушительнее. Сюда относятся: подготовка контрактов на крупные суммы, сдача бухгалтерской отчетности (вот нельзя и все тут), формирование платежных документов, оформление доверенности, проведение операций с векселем, подготовка заявления на открытие расчетного счета и др.

Есть набор стандартных ситуаций, на которых попадаются большинство предпринимателей. По идее, факсимиле существует для того, чтобы пользоваться им в момент отсутствия руководителя. Но всегда нужно помнить о том, что в этом мире не все так просто.

1) Новый сотрудник

Новый сотрудник пришел устраиваться на работу, и ему необходимо заполнить все необходимые документы. Руководитель неожиданно уехал в командировку, поэтому бухгалтер для ускорения процесса решила воспользоваться факсимиле. Между тем законодательством установлено, что трудовой договор должен содержать оригиналы подписей (ст. 67 ТК). Соответственно, документы, оформленные на нового сотрудника с использованием факсимиле, недействительны. Это также касается приказа о приеме на работу.

2) Право на возмещение НДС

При выставлении счетов-фактур поставщику в большинстве случаев проще воспользоваться аналогом подписи. Однако инспекторы к факсимильной подписи относятся, мягко говоря, с подозрением и считают, что покупатель после приобретения товара на таких «условиях» не вправе рассчитывать на возмещение НДС.

В законодательстве нет четкого указания на то, можно ли при подписании счетов-фактур использовать факсимиле. В ст. 169 НК (а именно в пункте 6) говорится о том, что налоговый регистр должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем фирмы. Однако ничего не сказано – какими должны быть подписи. В то же время счета-фактуры, подписанные факсимиле, нельзя зарегистрировать в книге покупок и продаж, так как есть ряд норм для их заполнения.

3) Сделки с финансовыми последствиями

Специалисты ИФНС считают, что на всех документах, имеющих финансовые последствия, должны стоять оригиналы подписей. Между тем Гражданский кодекс наделяет факсимильные соглашения юридической силой. А поскольку оформление договором относится к сфере гражданского, а не налогового законодательства, то можно смело ставить аналоги подписей. Но при этом важно не забывать о методах защиты собственных интересов.

Так, к примеру, лучше в соглашении прописать условия использования факсимиле и представить в документе образцы личных подписей обеих сторон. При этом важно помнить о возможности подписания одностороннего соглашения, когда факсимиле использует только один из контрагентов.

Таким образом, вариантов использования факсимиле не так уж много. Но даже если сосредоточиться только на взаимоотношениях с контрагентами, можно сэкономить значительную часть времени.

Факсимиле — это. Использование факсимиле

Одна из значимых обязанностей руководителей — подписание огромного количества самых разнообразных документов. Эта, простая, на первый взгляд, работа занимает порой немало времени, и дарит далеко не самые приятные эмоции. Но есть достойное решение – факсимиле, это специальный штамп, точно копирующий подпись. Для чего нужна такая печать и где ее взять?

Факсимиле – это достойная альтернатива ручной подписи

Во многих организациях полномочия подписывать официальные бумаги имеет не только генеральный директор, но и его заместитель или заместители. Однако и при таком распределении обязанностей не всегда руководящий состав имеет возможность своевременно и лично поставить личные подписи на всех, того требующих документах. Именно для решения подобных проблем был придуман штамп факсимиле. Это печать, максимально точно повторяющая рукописную подпись. Само слово «факсимиле» в дословном переводе с латыни (fac simile) означает – «сделать подобное». Что особенно приятно, заказать такой штамп сегодня может каждый желающий руководитель. Попробуем разобраться, для чего он нужен и на каких документах его уместно использовать.

Факсимиле – неотъемлемый спутник сильно занятых руководителей. Такая печать позволяет заверять множество важных бумаг с максимальной скоростью или при отсутствии уполномоченного лица на рабочем месте. Иными словами факсимиле – это незаменимая вещь для компаний с большим документооборотом, и руководителей, часто отправляющихся в командировки/отсутствующих в офисе по иным причинам. Что особенно удобно, использовать печать, оставляющую оттиск в виде личной подписи может непосредственно уполномоченное заверять документы данной категории лицо, или кто-то из его помощников. Здесь и возникает достаточно сложный момент – как имея факсимиле, быть уверенным в том, что сотрудник, имеющий право его использовать не превысит своих полномочий? Идеален случай, если печатью-подписью пользуется только непосредственно ее владелец. Но зачастую это бывает не так, и в этом случае следует хорошо подумать, кого из сотрудников допустимо уполномочить использовать факсимиле.

В современном законодательстве РФ нет подробных и исчерпывающих положений и правил относительно использования любых заменителей авторской подписи. Однако изучив ряд нормативных документов, можно сделать вывод о том, что печати и штампы факсимиле могут применяться в случаях, предусмотренных законом и при соглашении сторон. При этом во втором варианте данный пункт (возможность замены подписи ее оттиском или иным способом копирования) должен быть прописан отдельно. Важно понимать, что факсимиле это полноценный аналог рукописного автографа. Соответственно, печать, поставленная на документе, придает бумаге ту же юридическую важность и значение, что и подпись уполномоченного лица. Факсимиле недопустимо использовать, для бумаг, подписание которых чревато материальными последствиями и обязательствами для сторон. Финансовые документы, обращения и запросы в налоговую службу, и федеральные организации, а также векселя, доверенности и образцы подписи всегда должны выполняться в рукописном варианте.

Когда уместно использовать факсимиле?

Любая организация может внести отдельные правила и положения относительно использования средств для заверения документации, заменяющих рукописную подпись. В этом случае использование факсимиле должно осуществляться с советующими нормами, прописанными в уставе и иных нормативных документах компании. Также в официальной документации необходимо указать перечень лиц, имеющих полномочия хранить и использовать данную печать. Для каких же бумаг может использоваться факсимиле? Теоретически это все виды документации, подписание которых не влечет за собой материальной ответственности. Желательно, чтобы в самом тексте документов, указывалась возможность данного варианта заверения. Помните о том, что факсимиле на документах имеет такую же силу, как настоящая подпись. При необходимости аннулировать бумаги, утвержденные данным способом, будет так же сложно, как и подписанные вручную. Если необходимо подписать какие-то бумаги и руководитель не имеет возможности выполнить эту работу лично, можно обойтись и без факсимиле. Альтернативный вариант – оформить временную доверенность от лица сотрудника, уполномоченного заверять нужный вид документации.

Как получить свой штамп факсимиле?

Заказать изготовление печати, копирующей личную подпись можно в любой организации, предлагающей услуги по созданию штампов. Подобные компании имеются сегодня во всех достаточно крупных городах. Представлять какие-либо документы для заказа факсимиле не требуется. Что особенно приятно, печати и штампы, повторяющие личную подпись, стоят обычно недорого (в пределах 500-800 рублей), и могут быть изготовлены за несколько дней.

Использование факсимиле на первичных документах: можно, но осторожно!

Факсимиле на сегодняшний день является не только статусной вещью, но и дает возможность быстро оформлять различные хозяйственные сделки, вести руководителю свою деятельность максимально оперативно. Между этим, пользуясь факсимиле , или как еще говорят факсимильной подписью , руководителям также следует помнить о законодательных требованиях к оформлению документов. Итак, речь пойдет о некоторых ограничениях при использовании факсимиле при подписании первичных документов.

Общие вопросы использования факсимиле

Не обращая внимания на достаточно распространенное применение терминов «факсимиле » и «факсимильная подпись » национальное законодательство не содержит официального определения этого термина. Но, отсутствие официального определения может бать оправданным, поскольку термин «факсимиле» достаточно широко раскрыт в словарях.

В соответствии с п. 5.23 ГСТУ 4163-2003 «Требования к оформлению документов» подпись как реквизит документа состоит из названия должности лица, которое подписывает документ (полной, если документ напечатан не на бланке, сокращенной - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициала и фамилии. То есть подпись другими словами можно сформулировать как уникальную совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приемов, служащая для идентификации человека.

В большинстве именно на основании приведенного определения суды рассматривают дела и выносят соответствующие решения. Например, в определении Харьковского апелляционного административного суда от 03.03.2008 г. по делу №22-а-845\08 сказано что «факсимиле - это точное воспроизведение какого-либо графического оригинала, в том числе подписи, фотографическим способом, печатью, другой репродукцией; это клише, печать, при помощи которых можно многоразово воспроизводить собственноручную подпись лица. Факсимиле используется, как правило, должностным лицом, в обязанности которого входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг. Факсимиле приравнивается к собственноручной (оригинальной) подписи и имеет с ней одинаковую юридическую силу». Относительно слов «имеет одинаковую юридическую силу» существует много споров, поскольку далеко не все согласны с мнением о равноценности факсимильной подписи и обычной подписи.

Равноценна ли факсимильная подпись собственноручной?

Согласно статье 5 Закона «О бухгалтерском учете» обязательным реквизитом первичных документов является личная подпись либо другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в совершении хозяйственной операции (ч. 2 ст. 9).
Согласно п.2.5. Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утв. Приказом Минфинансов N 88 от 24.05.1995 документ может быть подписан лично, с применением факсимиле , штампа, символа либо другим механическим или электронным способом удостоверения.

То есть получается, что использование факсимиле для целей бухгалтерского учета вполне допустимо и не противоречит законодательству. Но здесь следует заметить, что согласно ч. 3 ст. 207 ГКУ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи при помощи средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи либо другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Именно этим положением руководствуются государственные органы, которые утверждают, что факсимильная подпись может ставиться на первичном документе, только если об этом прямо сказано в утвержденном уполномоченным органом порядке заполнения такого первичного документа.

Письма Минюста от 10.01.2005 г. №19-45-1590 и Минфина от 19.01.2005 г. №31-04200-30-29/819 содержат ссылки одновременно и на ст. 207 ГКУ, и на п. 2.5 Положения №88, проводя, таким образом, между ними некую параллель. Нацбанк в письме от 30.10.2006 г. №25-113/2453-11507 также сделал вывода о том, что применение факсимиле не допускается, если прямого указания об обратном не содержит специальный нормативный акт.

Следует сказать, что согласно ч. 1 ст. 202 ГКУ сделкой является действие лица, направленное на получение, изменение либо прекращение гражданских прав и обязанностей. Таким образом, под сделкой можно понимать только то действие, в том числе оформленное документально, которое отражает определенное волеизъявление субъекта. Если же документ только фиксирует состоявшийся факт (например, акт приемки-передачи, товарная накладная), он не охватывается определением сделки. То есть, госорганы, применяя ко всем первичным документам предписания ГКУ, касающиеся сделок, неоправданно расширяют понятие сделки.

Только в случае если в специальном нормативном акте содержаться прямой запрет на использование факсимиле, то, конечно, в таком случае можно использовать только личную подпись. Например, прямой запрет на использование факсимиле содержится в следующих нормативных документах:

• Относительно денежных чеков - глава 1 раздела III «Кассовые операции банков с клиентами» Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 14.08.2003 г. №337;
• Относительно расчетных документов при безналичных расчетах в национальной валюте - Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. №22;
• Относительно платежных поручений в иностранной валюте либо банковских металлах - Положение о порядке исполнения банками документов на перечисление, принудительное списание и арест средств в иностранных валютах и банковских металлах и изменениях в некоторые нормативно-правовые акты Национального банка Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 28.07.2008 г. №216;
  Относительно векселей - Закон Украины «Об обращении векселей» от 05.04.2001 г. №2374-III.

Прямое разрешение на использование факсимиле содержится:

• Относительно чеков, предназначенных для выплаты пенсий - Положение о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2000 г. №520;
• Относительно договоров, доверенностей от имени определенного лица - Гражданский кодекс Украины.

По мнению многих если законодательный акт, предусматривающий специальные требования к оформлению того или иного первичного документа, в качестве реквизита называет личную подпись, использование факсимиле в этом случае может быть расценено как неправильное оформление первичного документа. В качестве примера можно привести п. 1.11 Инструкции о порядке осуществления контроля за экспортными, импортными операциями (название с изменениями, внесенными постановлением Правления НБУ от 22.08.2008 г. №255), утвержденной постановлением Правления НБУ от 24.03.99 г. №136. В соответствии с ним копии документов, которые подаются резидентом в банк, удостоверяются собственноручно подписью резидента (уполномоченного лица) и оттиском его печати (при наличии). В этом случае использование факсимиле, конечно, будет необоснованно.

Судебная практика в основном свидетельствует о достаточно лояльном отношении судов к использованию факсимильной подписи (напр., см. определение ВАСУ от 17.05.2007 г. возможность использования факсимиле при оформлении актов приема-передачи как первичных документов была признана).

Относительно налоговых накладных: согласно п. 18 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом ГНАУ от 30.05.97 г. №165, все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять поставку товаров (услуг), и скрепляются печатью такого налогоплательщика-продавца. Поскольку в приведенном пункте ничего не сказано о возможности либо невозможности применения факсимиле, Госкомпредпринимательства в письме от 19.03.2004 г. №1699 сделал вывод, что все составленные экземпляры налоговой накладной должны быть подписаны собственноручно уполномоченным плательщиком налога осуществлять продажу товаров (работ, услуг) лицом без использования аналогов воспроизведения собственной подписи (факсимильной подписи).

В определении ВАСУ от 29.05.2008 г. №К-13190/06, от 06.02.2007 г. №К-9000/06 суд не считает, что только собственноручная подпись может быть поставлена на налоговой накладной, а значит, проставление факсимиле вместо личной подписи при наличии всех обязательных реквизитов не является основанием для непринятия налоговой накладной.

В определении ВАСУ от 06.09.2006 г. исходил из того, что Закон о бухучете не содержит каких-либо оговорок в отношении способа выполнения подписи должностным лицом предприятия, учреждения, организации, и если такой оговорки нет и в специальном акте, не имеет значения, каким образом поставлена подпись - нанесением рукописного текста или нанесением оттиска подписи с помощью факсимиле. Тем не менее, учитывая позицию налоговой инспекции, предпочтительнее будет не использовать факсимильную подпись на налоговых накладных.

В любом случае, как при оформлении хозяйственных правоотношений, заключении договоров, так и при подписании первичных документов, мы рекомендуем предварительно заключить между сторонами соглашение об использовании факсимиле (факсимильной подписи) с образцами собственноручных подписей уполномоченных лиц (например, путем подписания отдельного документа, включения дополнительного раздела в договор или обмена письмами).

Итак, факсимиле, или, другими словами, использование факсимильной подписи может допускаться в случаях, когда специальный нормативно-правовой акт, регулирующий оформление первичных документов, не содержит прямого запрета на использование факсимиле. Но все же для того чтобы избежать возможных споров с контрагентами или проверяющими целесообразно будет предварительно оговорить возможность использования факсимиле на определенных документах.

Порядок изготовления факсимиле

Для того чтобы иметь возможность использовать факсимиле руководителю желательно издать соответствующий приказ о порядке использования факсимильной подписи. Приказ об использовании факсимиле должен содержать:

1. перечень должностных лиц, подписывающих документы с использованием факсимиле;
2. перечень документов, которые могут быть подписаны с использованием факсимильной подписи;
3. способы хранения факсимиле и доступа к нему;
4. перечень лиц, ответственных за хранение факсимиле;
5. образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей должностных лиц.

Многие руководители ошибаются, когда в приказе на использование факсимиле наделяют правом пользования факсимильной подписью других должностных лиц – то есть тех, чья подпись не заверяется. Это является нарушением правил оформления первичных документов и документооборота в целом, поскольку только лицо, чья подпись воспроизводится с помощью факсимиле, может им пользоваться. Следует помнить, что цель использования факсимиле - заменить рукописный текст, позволяющий идентифицировать определенное должностное лицо, на его аналог, который воспроизводится с помощью технических средств. При этом требование о том, что подписать документ должно конкретное должностное лицо (собственноручно или с помощью факсимиле), поскольку именно он несет ответственность за достоверность подписываемого документа. В случае отсутствия должностного лица, имеющего право пользоваться факсимиле, такое лицо должно издать соответствующий приказ о наделении определенными полномочиями других сотрудников предприятия или внесением изменений в учредительные документы.

Согласно абз. 2 п. 6 Условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию штемпельно-граверных мастерских, изготовлению печатей и штампов, утвержденных приказом МВД Украины от 11.01.99 г. №17, факсимиле изготавливаются штемпельно-граверными мастерскими (участками) без разрешений органов внутренних дел, но обязательно по ходатайству юридических или физических лиц.

В качестве заключения, хочется еще раз напомнить о том, что законодательство содержит довольно широкие возможности для использования факсимиле в хозяйственной деятельности и оформлении первичных документов. В то же время руководителю всегда следует помнить о претензиях контролирующих органов к документам, подписанным с помощью факсимиле. Очень часто такие документы становятся поводом для судебных тяжб. Так что будьте внимательны, принимая решение об использовании факсимиле .

Факсимиле правила использования

Использование факсимиле

Факсимиле – это штамп, воспроизводящий посредством клише подпись официального лица. Использование факсимильной подписи позволяет значительно облегчить работу организации. Зачастую возникают ситуации, когда необходимо срочно поставить подпись уполномоченного лица, которого нет на месте. Или в условиях большого потока документов руководителю надо подписать, и желательно с наименьшими временными затратами, целую кипу бумаг. В этих случаях факсимиле может ускорить и упростить рабочий процесс.

Документ, подписанный факсимильной подписью, несет юридическую силу. Но факсимильная подпись не всегда равнозначна рукописной. Согласно законодательству Российской Федерации, факсимильная подпись может быть использована в случаях, когда это не противоречит закону, или когда на это дано согласие обеих сторон заключения сделки. К примеру, при оформлении большинства гражданско-правовых сделок факсимиле можно пользоваться без ограничений (опять же таки по предварительному соглашению сторон). Факсимильная подпись также часто сопровождает деловую переписку.

Факсимиле не используется при выдаче разного рода доверенностей и оформлении документов, подразумевающих материальную или иную ответственность, а также на счет-фактурах. Если рассматривать налоговые или бухгалтерские документы, они вступают в силу при условии наличия настоящей подписи соответственного лица.

Правила использования факсимильной подписи регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 160 ч. 2).

Во избежание злоупотреблений при использовании факсимиле, мы рекомендуем организованно подойти к этому процессу. А именно написать инструкцию по его применению, где четко указать:

• точный перечень документов, где можно поставить факсимильную подпись;
• лицо, ответственное за хранение факсимиле;
• список лиц, которые имеют право на использование факсимиле;
• контрольный образец оттиска факсимильной подписи.

Изготовление Факсимиле в Самаре

Для заказа факсимиле Вам достаточно предоставить образец подписи на чистом листе бумаги в отсканированном виде, и отправить нам на почту (лучше несколько вариантов, и при этом указать приоритетный). Далее следует определиться с выбором оснастки, в чем сотрудники нашей компании с радостью окажут Вам содействие.

Заказывая данную услугу у нас, Вы получаете качественно выполненный заказ по привлекательной цене.

Через каждую компанию проходит огромное количество документации различного типа. Практически все бумаги требуют официальной подписи руководителя организации. Однако не всегда управляющее лицо может собственноручно подписать документы по причине отъезда, командировки, повышенной занятости. На помощь в этом случае приходит факсимиле – аналог подписи руководящего лица. Каков порядок использования факсимильной подписи на предприятиях, и имеет ли она юридическую силу?

Правовое положение подписи-клише

С помощью подписи-аналога облегчается работа бухгалтерии – при значительном объеме документации можно завизировать большое количество бланков. Документ с подобной подписью имеет юридическую силу, однако факсимиле используется только в случаях, прописанных в нормативных актах компании или в договорах партнеров (ст. 160 ГК РФ).

До 2017 года официального понятия факсимиле в законодательной базе РФ не было. Несмотря на фигурирование подписи-аналога в многочисленной внутренней документации компании, юридического определения понятию до сих пор не дано.

Случаи, когда компаниями используется факсимиле, могут быть такими:

• Отсутствие руководителя.
• В целях ускорения договоров и сделок между партнерами-организациями.
• Массовое скопление бумаг, нуждающихся в личной подписи главы компании.
• Для упрощения оборота документации внутри предприятия.

Основной недостаток факсимиле, в отличие от собственноручной подписи руководителя, состоит в том, что при заверении документа штампом нельзя с уверенностью сказать, что он отражает волю человека, чью подпись он повторяет.

В компании должен действовать строгий механизм определения правового статуса и юридической силы документов, заверенных штампом.

Чтобы исключить риски и ввести в компании подписание бумаг факсимиле официально, руководитель должен выдать документ (разработать правовой акт), регламентирующий использование и хранение штампа. В акте прописывается перечень документов, разрешенных к подписи с помощью факсимиле. Также указываются сотрудники компании, которым можно применять штамп в работе. Они обязаны должным образом хранить подпись-аналог и отвечать за ее правомерное применение. При правильном составлении акта признание такой подписи недействительной невозможно, а уполномоченные лица в случае невыполнения своих обязанностей привлекаются к ответственности.

Где не применяется подпись-штамп

В компании должны действовать четкие правила использования факсимиле. Ответственные сотрудники обязаны знать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. Нельзя использовать штамп для подписания:

• Первичных бухгалтерских документов.
• Законодательных актов, нормативных документов.
• Деклараций налогового формата.
• Договоров трудоустройства сотрудников.
• Официальных доверенностей.
• Векселей.
• Платежных бланков.
• Заявлений, полученных от юридических или физических лиц.
• Конкурсной документации.

Где разрешается применять подпись

Выделяют перечень документов, в которых можно применять факсимиле. Однако следует помнить, что использовать механическую подпись может только доверенное лицо, указанное в официальном приказе руководителя.

Подпись-штамп можно использовать:

• В квитанциях, приходных, расходных ордерах.
• В бланках по учету сырья.
• В удостоверениях.
• Для подписания патентов, сертификатов, свидетельств ФС по интеллектуальной собственности.
• В ведомостях, справках о заработной плате сотрудников.
• В табелях, свидетельствах о ЕГЗ, страховых полисах.
• В приказах, благодарственных бумагах, почетных грамотах, извещающей документации.
• Факсимиле можно заверять копии внутренних документов.

Факсимиле облегчает работу бухгалтерии и документооборот компании. Однако чаще всего именно документы, подписанные факсимиле, становятся предметом судебных разбирательств. Чтобы избежать неприятностей, процесс использования штампа должен четко прописываться в документе, выданном руководителем. Движение факсимиле внутри компании следует строго контролировать и фиксировать в журнале по учету выдачи штампов и печатей организации.

Подпись на документе может быть выполнена различными способами. Она может быть собственноручной, факсимильной или электронной цифровой. В данной статье речь пойдет о применении факсимильной подписи в делопроизводстве.

Энциклопедии и словари трактуют факсимиле как клише-печать, воспроизводящее подпись (от лат. fac simile – сделай подобное). В законах нет определения понятия «факсимиле». Однако оно встречается в некоторых инструкциях и положениях, принятых ведомствами и организациями. Например, Инструкция о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России, утвержденная приказом МВД России от 06.02.2007 № 130, определяет факсимиле как устройство, содержащее клише точного воспроизведения графического оригинала подписи конкретного лица для нанесения оттисков на бумажные носители. В Положении о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле, бланков и вывесок администрации района, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений района, утвержденном постановлением главы Нижневартовского района от 06.12.2007 № 1555, факсимиле определяется как точное воспроизведение каким-либо способом собственноручной подписи.

Факсимильная подпись высокого качества практически не отличается от сделанной собственноручной. В определении, приведенном в Современном экономическом словаре (М.: ИНФРА-М, 2007), сказано, что факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Указанное утверждение, на наш взгляд, является слишком оптимистичным. На практике дело обстоит сложнее.

Зачем нужно факсимиле? Чем вызвано использование факсимильной подписи? В данном случае можно назвать две основные причины: во-первых, большой объем документооборота в организации, при котором руководитель вынужден тратить слишком много времени на то, чтобы поставить на всех документах личную подпись; во-вторых, отсутствие или занятость руководителя в то время, когда должны быть подписаны документы.

Следует сказать и о рисках, существующих при использовании факсимиле. Они сходны с рисками, которые сопровождают применение гербовых и простых печатей. В чьих руках находится факсимиле? Правильно ли распоряжается своими полномочиями лицо, которому доверено факсимиле?

Каков правовой статус факсимильной подписи? Какая нормативная база существует по этому вопросу? При ответе на эти вопросы, как правило, ссылаются на Гражданский кодекс Российской Федерации (далее – ГК РФ).

Извлечение

из Гражданского кодекса Российской Федерации

Статья 160. Письменная форма сделки

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Таким образом, исходя из норм Гражданского кодекса, факсимильную подпись можно использовать в нескольких случаях: во-первых, если такая возможность напрямую предусмотрена законом ; во-вторых, по соглашению сторон , т.е. условие об использовании факсимильного воспроизведения подписи должно быть включено в договор.

В указанных случаях факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же силу, как и собственноручная подпись. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (п. 3 ст. 75 «Письменные доказательства») говорит о том, что документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором. Вместе с тем следует иметь в виду, что согласно п. 3 ст. 2 ГК РФ гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в т.ч. к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.

Как закрепить возможность использования факсимильной подписи по соглашению сторон? Соглашение об использовании факсимиле может быть зафиксировано отдельно или включено в договор. Например, в договор поставки (имеющий личные подписи) можно ввести следующее положение: «Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимильной подписи на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, изменения или прекращения».

В автоматизированных правовых системах можно найти множество примеров того, как формулируются в договорах положения о возможности использования факсимильной подписи. Приведем некоторые из них.

Так, в формах договоров, утвержденных приказом Минобрнауки России от 01.10.2007 № 276, даны следующие формулировки:

Договор образовательного кредита: «Стороны пришли к соглашению об использовании Банком факсимильного воспроизведения подписи лица, уполномоченного подписывать настоящий Договор, дополнительные соглашения к нему и другие документы, заключаемые между Банком и Заемщиком в связи с предоставлением Кредита».

Договор о предоставлении поручительства: «Стороны пришли к соглашению об использовании Поручителем факсимильного воспроизведения подписи лица, уполномоченного подписывать настоящий Договор».

В форме Договора управления многоквартирным домом, утвержденной постановлением Администрации города Сургута от 01.10.2007 № 3168, указано: «От имени Управляющей организации договор подписывается ее директором. Подпись директора может быть выполнена в виде факсимильного оттиска. Оригинал подписи директора и его факсимильный оттиск имеют одинаковую юридическую силу. Подпись заверяется печатью Управляющей организации».

На каких документах может проставляться факсимильная подпись, а на каких это запрещается законодательством? Рассматривая эти вопросы, обратимся, прежде всего, к положениям локальных нормативных актов, непосредственно посвященных использованию факсимиле, а также регламентов и инструкций, определяющих порядок ведения делопроизводства.

Инструкции и положения о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле

В ряде инструкций и положений, посвященных использованию печатей и штампов, содержатся требования к факсимиле. Основная часть этих требований связана с установлением порядка изготовления, учета, хранения и уничтожения факсимиле. Вместе с тем в указанных правовых актах называются виды документов, на которых может проставляться факсимильная подпись, а также виды документов, на которых ее использование не допускается.

Извлечение

из Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России (утверждена приказом МВД России от 06.02.2007 № 130)

9. В подразделениях системы МВД России разрешается иметь и допускается использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя (уполномоченного заместителя руководителя) подразделения на документах, не влекущих за собой материальную или иного другого вида ответственность (если иное не было предусмотрено соглашением сторон).

Особенности учета, хранения и использования факсимиле отражаются в отдельной инструкции, утверждаемой руководителем соответствующего подразделения МВД России.

Извлечение

из Положения о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (утверждено приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 24.01.2006 № 4)

4.14. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Генерального директора Судебного департамента используется по его прямому указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись Генерального директора Судебного департамента, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Ответственным должностным лицом за использование и хранение штампа является управляющий делами.

Извлечение

из Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле, бланков и вывесок администрации района, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений района (утверждено постановлением главы Нижневартовского района от 06.12.2007 № 1555)

VIII. Использование клише с факсимильным изображением подписи

8.1. В администрации района могут использоваться клише с факсимильным изображением подписей Главы района и заместителей главы района.

8.2. Оттиском клише с факсимильным воспроизведением соответствующей подписи разрешается заверять в текущей деловой переписке:

копии подписанных в установленном порядке документов;

поздравительные, приветственные письма и телеграммы;

другие документы по прямому указанию Главы района, заместителей главы района за исключением случаев, указанных в пункте 8.3 Положения.

8.3. Запрещается применять оттиск клише с факсимильным воспроизведением подписи при выдаче доверенностей, подписании платежных документов и других документов, имеющих финансовые последствия, а также использовать указанные клише при оформлении подлинников всех документов.

Положения об использовании факсимиле в регламентах органов государственной власти и местного самоуправления

В регламентах вопросы использования факсимильной подписи обычно излагаются в том же ключе, что и в инструкциях, посвященных печатям и штампам. Так, в них достаточно подробно описывается порядок учета и хранения факсимиле, но о документах, на которых может проставляться факсимильная подпись, лишь упоминается в общих формулировках.

В п. 13.1.2.9 Регламента Правительства Москвы (утвержден постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП, в ред. от 11.09.2007) установлено, что использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.

В Регламенте работы Администрации Тверской области (утвержден постановлением Губернатора области от 02.07.2003 № 73-пг, в ред. от 05.09.2007) указано, что штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области, заместителей Губернатора области разрешается при необходимости использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование этого штампа при оформлении подлинников всех документов не допускается.

В ст. 52 Регламента администрации города Костромы (утвержден постановлением Администрации г. Костромы от 05.05.2004 № 1256, в ред. от 21.11.2007) установлено следующее: факсимильная подпись-печать Главы города используется управляющим делами для проставления на страховых полисах, приветственных адресах и в других случаях направления подписанных Главой города документов, имеющих идентичное содержание, но предназначенных для отправки разным адресатам, а также его советником при направлении входящих документов от имени Главы города должностным лицам Администрации для сведения или учета в работе.

В Регламенте администрации города Смоленска (утвержден постановлением Главы города от 31.10.2006 № 3392, в ред. 08.11.2007) указано, что штампы с факсимильным воспроизведением подписи Главы города, заместителей Главы города разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование этих штампов при оформлении подлинников документов не допускается.

Извлечение

из Регламента Администрации Псковской области (утвержден постановлением Администрации Псковской области от 15.10.2007 № 397)

11. Использование аналогов собственноручной подписи

11.1. Документы Администрации области могут быть согласованы либо подписаны с использованием аналогов собственноручной подписи (электронная цифровая подпись, факсимильное воспроизведение подписи).

На документах Администрации области, исполненных на бумажных носителях, может быть использовано факсимильное воспроизведение подписи губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата.

На документах Администрации области, имеющих вид электронного сообщения, могут быть использованы электронные цифровые подписи губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата, руководителей структурных подразделений аппарата Администрации области и органов исполнительной власти области.

11.2. В случае необходимости руководитель органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области вправе использовать факсимильное воспроизведение своей подписи (далее – факсимиле) при оформлении служебных документов.

Порядок использования факсимиле руководителя органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области устанавливается нормативным правовым актом соответствующего государственного органа. На руководителей органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата Администрации области в полном объеме распространяются нормы настоящего раздела.

Необходимость изготовления штампов с факсимиле определяется руководителями органов исполнительной власти области и согласовывается с руководителем аппарата.

11.3. Необходимость изготовления штампов с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата определяется соответственно губернатором области, заместителями губернатора области, руководителем аппарата.

Необходимость изготовления и порядок использования ключей электронных цифровых подписей (далее – ключи ЭЦП) губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата, руководителей органов исполнительной власти области и структурных подразделений аппарата Администрации области определяется нормативным правовым актом Администрации области, регулирующим порядок работы с документами с использованием автоматизированных систем электронного документооборота.

Указанные должностные лица определяют порядок использования материальных носителей аналога собственноручной подписи (личный ключ электронной цифровой подписи, штамп с факсимиле) и несут персональную ответственность (дисциплинарную, административную, уголовную и материальную) за их использование, а также обеспечивают их сохранность.

11.4. Изготовленные в соответствии с заявками штампы с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата учитываются в управлении финансово-хозяйственного обеспечения Администрации области в журнале учета по форме приложения № 2 к настоящему Регламенту и выдаются ответственным за их использование под роспись.

11.5. Штампы с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата разрешается использовать по прямому указанию губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата при подготовке документов, где требуется их подпись.

Использование штампа с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата на документах бухгалтерской отчетности, первичных учетных документах, карточках с образцами подписей установленного образца, доверенностях на получение материальных ценностей не допускается.

Факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата может быть использовано на копиях подписанных в установленном порядке документов и материалов, а также на документах и материалах, подписанных или согласованных с использованием ЭЦП при переносе на бумажный носитель.

11.6. В случае временной передачи материальных носителей аналога собственноручной подписи по решению должностного лица работнику своего секретариата, органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области на указанный период времени обеспечение правильности хранения и использования штампов с факсимиле возлагается соответственно на секретариат указанного должностного лица, работника органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области.

11.7. Об утере материальных носителей аналога собственноручной подписи незамедлительно ставится в известность руководитель аппарата.

11.8. Пришедшие в негодность, утратившие значение штампы с факсимиле уничтожаются в управлении финансово-хозяйственного обеспечения Администрации области по акту. В журнале учета по форме приложения № 2 к настоящему Регламенту проставляются соответствующие отметки. […]

Приложение № 2 к Регламенту Администрации Псковской области

учета штампов с факсимильным воспроизведением подписи

Положения об использовании факсимиле в инструкциях по делопроизводству

Инструкции по делопроизводству также весьма лаконично говорят о том, на каких документах можно проставлять факсимильную подпись.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов (утверждена приказом Федеральной службы судебных приставов от 27.12.2006 № 179)

9.9 […] Штамп факсимиле используется по прямому указанию Директора при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись директора, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Использование указанного штампа при оформлении директивных писем не допускается.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в аппарате Администрации Ивановской области (утверждена распоряжением Главы Администрации Ивановской области от 22.12.2003 № 1658-р, в ред. от 24.01.2007)

23.8. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Главы Администрации Ивановской области или его заместителей разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края (утверждена постановлением главы администрации Краснодарского края от 29.12.2004 № 1315, в ред. от 24.10.2007)

2.42. […] Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании приглашений, извещений и т.п. При этом первый экземпляр документа должен быть подписан непосредственно руководителем.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области (утверждена постановлением Губернатора Саратовской области от 01.06.2006 № 88, в ред. от 02.02.2007)

15.3. Факсимиле подписи ставится на документах только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит. На факсимильную подпись гербовые печати не ставятся.

иметь личную подпись руководителя.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (утверждена распоряжением Губернатора Хабаровского края от 11.08.2006 № 491-р)

Использование факсимильной подписи определяется распорядительным документом организации, в котором устанавливается: чья факсимильная подпись в организации может использоваться как аналог собственноручной подписи; в каких случаях ставится факсимильная подпись и кто проставляет факсимильную подпись.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в администрации Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области (утверждена указом губернатора Воронежской области от 15.01.2007 № 3, в ред. от 28.12.2007)

8.2.3. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области, первого заместителя губернатора области разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов при подготовке поздравительных адресов, открыток и иных документов в случаях, когда один и тот же документ направляется более чем в четыре адреса.

Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в администрации города Курска (утверждена постановлением администрации города Курска от 15.08.2003 № 1503)

9.6. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы города проставляются руководителем аппарата главы города, при необходимости, на копиях подписанных в установленном порядке документов, грамотах и благодарственных письмах. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.

Факсимильная подпись допускается

Приведенные выше извлечения из регламентов и инструкций показывают, что факсимильная подпись может проставляться на поздравительных, приветственных и благодарственных письмах, грамотах, приглашениях, извещениях, а также на копиях документов. Использование факсимильной подписи этим перечнем документов не ограничивается. В законодательстве содержатся и другие нормативные правовые акты, непосредственно указывающие на возможность использования факсимильной подписи.

Служебные удостоверения. На практикераспространено проставление факсимильной подписи на служебных удостоверениях. Порядок использования факсимильной подписи при оформлении служебных удостоверений закрепляется в соответствующих ведомственных положениях и инструкциях.

Так, Инструкция о порядке оформления и выдачи служебных удостоверений работникам Министерства юстиции РФ (утверждена приказом Минюста России от 24.12.2001 № 340) устанавливает, что в отдельных случаях удостоверение может быть заверено штампом с факсимильным воспроизведением подписи Министра юстиции Российской Федерации. Право оформления факсимильной подписи Министра в этих случаях предоставляется руководителю Департамента делопроизводства или лицу, его замещающему. Основанием для оформления факсимильной подписи на удостоверении является письменная заявка руководителя Департамента государственной службы и кадров или лица, его замещающего.

Положением о служебном удостоверении работника Федеральной антимонопольной службы (утверждено приказом ФАС России от 10.11.2004 № 167) установлено, что служебные удостоверения начальникам и заместителям начальников управлений центрального аппарата ФАС России, руководителям территориальных органов ФАС России и их заместителям подписывает руководитель ФАС России. Остальным работникам центрального аппарата ФАС России и территориальных органов ФАС России служебное удостоверение заверяется штампом с факсимильным воспроизведением подписи руководителя ФАС России. Подпись, факсимильное воспроизведение подписи руководителя ФАС России скрепляются оттиском гербовой печати ФАС России, фотография работника скрепляется голографической печатью с эмблемой ФАС России.

Удостоверения к наградам. Факсимильная подпись может использоваться при оформлении удостоверений к наградам. Например, в п. 6 Положения о порядке присвоения звания «Ветеран труда Вологодской области» и выдачи удостоверений «Ветеран труда Вологодской области» (утверждено постановлением Правительства Вологодской области от 13.07.2007 № 893) установлено, что записи, произведенные в удостоверении, заверяются путем факсимильного воспроизведения подписи начальника департамента труда и социального развития области и гербовой печатью департамента труда и социального развития области.

Почетные грамоты. Факсимильная подпись может проставляться на почетных грамотах. В данном случае представляет интерес письмо Минтруда России от 18.10.1999 № 6873-КС «О ведомственных знаках отличия в труде, учитываемых при присвоении звания "Ветеран труда"», посвященное статусу Почетной грамоты Профсоюза машиностроителей Российской Федерации. В письме сказано, что Почетная грамота должна быть скреплена печатью ЦК Профсоюза машиностроителей Российской Федерации и подписью Председателя ЦК Профсоюза машиностроителей Российской Федерации, в том числе учитывается и факсимильное воспроизведение указанной подписи.

Патенты, свидетельства Роспатента. Порядок использования факсимильной подписи при оформлении патентов на изобретения и промышленные образцы, свидетельств на полезные модели, свидетельств на товарные знаки и знаки обслуживания, свидетельств на право пользования наименования места происхождения товара определен Роспатентом (приказ от 03.09.1993 № 60 «Об утверждении нормативных актов, касающихся регистрации изобретений, полезных моделей, промышленных образцов, товарных знаков, наименований мест происхождения товаров». Установлено, что подпись председателя Роспатента может воспроизводиться с помощью факсимиле начальником Отдела государственных реестров Роспатента или его заместителем.

Факсимильная подпись может воспроизводиться и на других документах Роспатента, например на уведомлениях об отказе в удовлетворении поступившего ходатайства о продлении срока действия патента или о восстановлении его действия (приказ Роспатента от 31.05.2007 № 56).

Свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ). Инструкция о порядке хранения, оформления, выдачи и учета свидетельств о результатах ЕГЭ в 2006–2007 годах (утверждена руководителем Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки 07.04.2006) допускает использование факсимильных подписей руководителей и заместителей руководителей органов управления образованием субъектов Российской Федерации (далее – ОУО). В п. 1.6 Инструкции сказано, что сведения, указанные в свидетельстве, заверяются оригинальной (или факсимильной) подписью руководителя (заместителя руководителя) и гербовой печатью ОУО (или администрации субъекта Российской Федерации). В случае проставления в свидетельство факсимильной подписи руководителя ОУО в Федеральный центр тестирования вместе с протоколами ГЭК по утверждению результатов ЕГЭ представляется подпись в электронном виде.

Страховые медицинские полисы. Применение факсимильной подписи в страховых медицинских полисах можно проиллюстрировать положением из Правил обязательного медицинского страхования Пермского края (утверждены постановлением Правительства края от 22.12.2006 № 99-п, в ред. от 21.09.2007), в соответствии с которым страховой полис в обязательном порядке заверяется печатью и подписью (факсимиле) уполномоченного представителя Страхователя, печатью и подписью (факсимиле) уполномоченного представителя страховой медицинской организации.

Прямой запрет на использование факсимильной подписи

Использование факсимильной подписи имеет ограничения. В их основе может лежать прямой запрет на использование факсимильной подписи, закрепленный в нормативных правовых актах. Так, многие регламенты и инструкции по делопроизводству запрещают использование факсимильной подписи при оформлении подлинников всех документов.

Практику прямого запрета на использование факсимильной подписи на определенных видах документов можно проиллюстрировать следующими примерами.

Законы и другие правовые акты. Федеральные законы собственноручно подписывает Президент Российской Федерации. Законы субъектов Российской Федерации также должны иметь «живые» подписи. Например, в ст. 38 Закона Орловской области от 15.04.2003 № 319-ОЗ «О правотворчестве и нормативных правовых актах Орловской области» (в ред. от 06.12.2007) содержится следующее положение: «Губернатор Орловской области собственноручно подписывает подлинник закона Орловской области. Использование факсимильной подписи не допускается».

Конкурсная документация. В правовых актах, определяющих порядок проведения конкурсов, аукционов, тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Этот запрет может быть изложен в весьма кратком виде. Например, в требованиях, установленных приказом Департамента города Москвы по конкурентной политике от 13.07.2007 № 70-01-167/7 «Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы» (в ред. от 05.10.2007) сказано: «При подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в состав такой заявки, не допускается применение факсимильных подписей».

Встречаются и более развернутые формулировки. Так, в требованиях к документации, установленных приказом Рособразования от 02.07.2007 № 1182 «Об утверждении типовых форм извещения на проведение открытого аукциона на поставку товара, документации об открытом аукционе на поставку товара и Положения об Аукционной комиссии Федерального агентства по образованию», этот запрет сформулирован следующим образом: «Использование при подписании заявки на участие в аукционе факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, либо иного аналога собственноручной подписи не допускается. Несоблюдение настоящего требования влечет признание заявки на участие в аукционе по лоту несоответствующей требованиям документации об аукционе и отказ в допуске участника, подавшего такую заявку, к участию в аукционе по соответствующему лоту».

Карточка с образцами подписей и оттиска печати. Инструкция Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)», допуская использование аналогов собственноручной подписи представителем клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете, а также лицами, наделенными правом первой или второй подписи, не распространяет данное правило на банковскую карточку. Вслед за ранее действовавшим Указанием Банка России от 21.06.2003 № 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати» Инструкция запрещает применение такого аналога собственноручной подписи, как факсимильная подпись. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается.Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платежному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.

Сертификат соответствия и декларация о соответствии продукции требованиям технических регламентов. В рекомендациях по заполнению формы сертификата соответствия продукции требованиям технических регламентов (утверждены приказом Минпромэнерго России от 22.03.2006 № 53) и формы декларации о соответствии продукции требованиям технических регламентов (утверждены приказом Минпромэнерго России от 22.03.2006 г. № 54) при описании порядка проставления подписей в скобках сделано уточнение: «не факсимильная».

Например:

В строке «М.П. Заявитель» ставится подпись (не факсимильная) руководителя юридического лица…;

В строке «руководитель (заместитель руководителя) органа по сертификации» ставится подпись (не факсимильная) руководителя органа по сертификации или заместителя руководителя органа по сертификации…;

В строке «эксперт (эксперты)» ставится подпись (не факсимильная), указываются инициалы имени и отчества, фамилия эксперта (экспертов)…

Заявления физических и юридических лиц. Назаявлениях, подаваемых физическими и юридическими лицами в органы государственной власти и местного самоуправления, также не могут быть проставлены факсимильные подписи. Например, в Административном регламенте администрации города Чебоксары по предоставлению муниципальной услуги «Выдача заверенных копий документов» (утвержден постановлением администрации города Чебоксары от 19.12.2007 № 296) указано: «При подготовке Заявления, представляемого в отдел по работе с обращениями граждан администрации города Чебоксары или отдел делопроизводства администрации города Чебоксары, не допускается применение факсимильных подписей».

Использование факсимильной подписи не предусмотрено

Отсутствие упоминания в нормативных правовых актах о возможности использования факсимильной подписи в определенных сферах деятельности также может расцениваться как основание для запрета ее использования.

Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. По мнению многих специалистов, использование факсимильного воспроизведения подписи в трудовом договоре и распорядительных документах по кадрам автоматически делает эти документы недействительными, т.к. в Трудовом кодексе Российской Федерации нет упоминаний о факсимильной подписи.

Доверенность. В соответствии с п. 5 ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на то его учредительными документами, с приложением печати данной организации.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Следовательно, на доверенностях факсимильное воспроизведение подписи не допускается. Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (постановления ФАС ВВО от 29.04.2005 № А11-1742/2003-К1-10/164, ФАС ПО от 27.11.2001 № А65-5421/01-СГ2-20).

Первичные учетные документы. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 03.11.2006) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать определенный набор реквизитов. К этим реквизитам относятся наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и личные подписи указанных лиц. В этой связи использование в первичных учетных документах факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления, по мнению финансовых и налоговых органов, не допускается.

Следует отметить, что есть прецеденты признания правомочности использования факсимильных подписей на таких документах, как акты и накладные (например, постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 25.06.2007 по делу № КГ-А40/5478-07)

Счета-фактуры. Наиболее острая дискуссия развернулась в последние годы по вопросу об использовании факсимильных подписей на счетах-фактурах. Порядок оформления счетов-фактур остается одним из самых злободневных вопросов для налогоплательщиков, поскольку именно счет-фактура является основанием для применения налоговых вычетов. Зачастую налоговые органы отказывают налогоплательщикам в вычетах по формальным основаниям.

Налоговая служба выступает против возможности такого проставления подписей. В выпущенных налоговиками многочисленных разъяснениях по этому вопросу отмечается, что в данном случае должны приниматься во внимание не нормы Гражданского кодекса, регулирующие гражданские правоотношения, а нормы Налогового кодекса.

В Налоговом кодексе Российской Федерации (далее – НК РФ) счетам-фактурам посвящена ст. 169. В частности, п. 2 указанной статьи предусмотрено, что счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению. В п. 6 ст. 169 НК РФ определено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

В своих разъяснениях (письмо от 14.02.2005 № 03-1-03/210/11, письмо от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@ и другие информационные письма) ФНС России ссылается на то, что ст. 169 НК РФ не предоставляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации. Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно вышеуказанной норме Кодекса не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. В связи с изложенным налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Судебная практика по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах. Мнение налоговиков однозначно: использование для подписания счетов-фактур факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера недопустимо, т.к. они не являются личной подписью. Основной аргумент налоговых органов – буквальная трактовка п. 6 ст. 169 НК РФ.

У судов нет единого подхода к возможности проставления факсимильных подписей на счетах-фактурах. Судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

В некоторых случаях федеральные арбитражные суды (ФАС) поддерживают налогоплательщиков на том основании, что факсимильное воспроизведение – это один из способов выполнения личной подписи. Такие решения содержатся в постановлениях ФАС Московского округа (от 29.05.2003 по делу № КА-А40/3264-03; от 03.11.2004 по делу № КА-А40/10060-04; от 01.03.2004 по делу № КА-А40/916-04 и другим делам), Уральского округа (от 25.08.2003 по делу № Ф09-2592/03-АК; от 06.09.2004 по делу № Ф09-3606/04-АК) и ряде других судебных решениях.

В иных случаях суды поддерживают налоговые органы, считая, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использования факсимильного воспроизведения подписей при оформлении первичных документов и счетов-фактур (постановления ФАС Поволжского округа от 29.05.2006 по делу № А57-19161/05-7, ФАС Западно-Сибирского округа от 05.05.2006 по делу № Ф04-2137/2006(21890-А75-33). Отрицательные для налогоплательщиков решения содержатся также в постановлениях ФАС Дальневосточного округа от 14.06.2006 по делу № Ф03-А51/06-2/1849 и ФАС Поволжского округа от 03.05.2007 г. по делу № А57-4249/06.

Следовательно, лучше не доводить дело до суда. Нельзя однозначно сказать, поддержит ли суд налогоплательщика. Поэтому лучше добиваться у поставщика предоставления счетов-фактур с личными подписями. А если все-таки партнер проставил в документе факсимильные подписи, то лучше потом обменяться исправленной «первичкой» по почте.

В заключение отметим, что в случае принятия решения об использовании факсимильной подписи в организации необходимо издать по этому вопросу распорядительный документ и разработать положение об использовании факсимиле с указанием в нем случаев его использования, а также назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле.

А.Ю. Чуковенков,
канд. ист. наук, зам директора Учебно-методического центра
документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»