Главная » Снилс » Договорная работа на предприятии. Оценка результатов исполнения договоров

Договорная работа на предприятии. Оценка результатов исполнения договоров

Действия, составляющие содержание договорной работы, группируются по стадиям, на каждой из которых работниками корпорации решаются вопросы формирования и исполнения договорных обязательств.

Перечень вопросов, которые необходимо решить в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждой отдельной организации и различных хозяйственных связей.

Вместе с тем основные виды и направления договорной работы обычно включают следующие стадии.

Подготовка к заключению договоров

Порядок и сроки заключения договоров обусловлены порядком и сроками планирования корпорациями своей производственно-хозяйственной деятельности. Основная масса договоров заключается во второй половине календарного года, даже ближе к его завершению. В связи с этим появилось понятие договорной кампании как работы по массовому оформлению договорных отношений на очередной год. Потребность в проведении таких кампаний более ощутима у предприятий, заключающих значительное количество договоров. Для заключения отдельных договоров (неординарных, сложных по характеру и по количеству согласовываемых сторонами вопросов либо по их субъектному составу) требуется подготовка, причем особая.

преддоговорные контакты с будущими контрагентами; 2)

разработка основных условий; 3)

подготовка бланков договорной документации; 4)

составление планов проведения договорной кампании.

Первые два пункта подготовительной стадии реализуются, как

правило, путем переговоров с контрагентами. Именно переговоры определяют суть договорных отношений, от них многое зависит. Сам процесс переговоров - дело психологически очень трудное. Вот почему в западных компаниях не только для облегчения труда переговорщиков, но и прежде всего для достижения нужного эффекта от переговоров составляется специальная внутренняя инструкция (корпоративный акт), своего рода перечень «ценных ука- заний» для ведения переговоров". В частности, в ней сотрудникам рекомендуется вести переговоры: -

целенаправленно; -

динамично; -

гибко («нет» менять на «да, но...»).

В ходе переговоров можно приглашать партнеров на обед или ужин (на дом - только при тесных контактах плюс при наличии симпатии). Если сотрудник сам принимает приглашение прийти на домашний ужин, он должен приобрести цветы, сувенир и т. п. для хозяйки дома.

Оценка оснований заключения договоров

Главный вопрос, который должно решить предприятие, - заключать или не заключать договор. Оценка базируется главным образом на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится организация. Однако право предприятия выбирать контрагентов по договору на основе своего усмотрения нельзя абсолютизировать. Если принимается решение об отказе от заключения договора при наличии предварительного договора или договора о намерениях, у организации возникает обязанность аргументировать свой отказ, причем сделать это нужно до того, как предполагаемый контрагент совершит определенные действия, связанные с материальными затратами.

Оформление договорных отношений

Заключение договоров может включать следующие этапы: 1)

работа над проектами договоров; 2)

урегулирование разногласий; 3)

конкретизация содержания заключенных договоров; 4)

изменение или расторжение договоров.

Проекты договоров, как правило, разрабатываются службой, ответственной за ведение договорной работы. Результаты фиксируются в документах, выполненных в виде проекта договора, протокола разногласий или другой договорной документации. Эти документы подлежат всестороннему рассмотрению службами, отвечающими за участки работы, связанные с техническим, произ водственным, материальным, финансовым и правовым обеспечением исполнения договоров. Традиционная форма проверки соответствия проектов договорной документации интересам предприятия - визирование.

Разработанные проекты договорных документов подлежат рассмотрению и подписанию руководителем или другими должностными лицами, уполномоченными на заключение договора от имени предприятия.

Информация о договоре (воля сторон) может фиксироваться традиционными способами (языковые правила, специальные термины, таблицы для формулирования отдельных договорных условий) , а также в электронном виде.

Составленный проект договора передается контрагенту.

Во многих случаях содержание договора вызывает возражения контрагента, и тогда требуется применение процедуры разрешения разногласий. Работа, связанная с урегулированием разногласий, во многом сходна с работой над проектом договора: в обоих случаях стоит задача отыскать вариант, приемлемый для сторон и отвечающий их законным интересам.

На практике распространены следующие виды информации о договорах: -

непосредственное ознакомление заинтересованных лиц с договорной документацией, что обычно удостоверяется их подписью; -

передача подразделениям выписок из договоров (копий договорных документов); -

издание специально составленных документов, содержащих систематизированную информацию об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т. д.).

Нарушение порядка доведения договорной информации до исполнителей должно рассматриваться как серьезное дисциплинарное нарушение, влекущее применение мер ответственности.

Контроль над исполнением договоров

Деятельность по контролю над исполнением договоров направлена на поддержание соответствия работы предприятия задачам достижения конечных результатов производства, установ- ленным в договорах. Осуществляется она путем сравнения данных об условиях договоров с данными о ходе производства. Контроль может быть периодическим (задекаду, месяц, квартал и т. д.), выборочным, сплошным, постоянным. Использование компьютеров позволяет наладить точный и постоянный контроль над процессом выполнения договорных обязательств.

Оценка результатов исполнения договоров

определение результатов исполнения договоров путем сравнения предусмотренных в договоре показателей с фактически достигнутыми; -

анализ результатов исполнения с точки зрения возможности применения мер стимулирования или, возможно, санкций; -

разработка мероприятий, направленных на улучшение исполнения договоров, устранение причин их нарушения.

По итогам оценки результатов исполнения обязательств к сотрудникам могут применяться меры поощрения или негативные санкции, а также разрабатываются мероприятия, направленные на устранение недостатков в организации производства, повышение уровня исполнительской дисциплины, предъявляются претензии к недобросовестным контрагентам.

Описанные выше стадии договорной работы лучше зафиксировать в корпоративном акте, поскольку работники могут меняться. Правила же составления столь важных юридическихдокументов, как договоры, должны оставаться и непременно выполняться.

Как видим, договорная техника довольно сложна. Нарушение ее правил, порой даже самых, на первый взгляд, мелких, например несвоевременное доведение до сведения исполнителей договора его условий (заданий по договору), способно причинить организации немалые убытки. Получается, что скрупулезное исполнение договорной техники - залог успешной деятельности организации.

Литература

Бахтин С. В. Субправо. СПб., 2002.

Брагинский М. И. О нормативном регулировании договоров//Журнал российского права. 1997. № 1.

Брагинский М. И., Витрянский В. В. Договорное право. М., 1997. Калабеков Ш. В. Договор как универсальная правовая конструкция: автореф. дис.... канд. юрид. наук. М., 2004.

Кашанша Т. В. Предпринимательство: правовые основы. М., 1994. Пугинский Б. И. Правовые средства повышения эффективности производства. М., 1980.

Хойер В. Как делать бизнес в Европе. М., 1991.

Хохлов С. А. Договорная работа. Свердловск, 1986.

Хохлов С. А. Организация договорной работы в народном хозяйстве. Красноярск, 1986.

Еще по теме Стадии договорной работы:

§ 1. Соотношение договорного обязательства и договорной ответственности
25.2. Отличия стадии производства в порядке судебного надзора от стадии пересмотра судебных решений, не вступивших в законную силу
356. Для каких категорий работников с семейными обязанностями установлены ограничения при направлении в служебные командировки, привлечении к работе в ночное время, к сверхурочной работе, к работе в выходные и праздничные дни?

- Авторское право - Аграрное право - Адвокатура - Административное право - Административный процесс - Акционерное право - Бюджетная система - Горное право‎ - Гражданский процесс - Гражданское право - Гражданское право зарубежных стран - Договорное право - Европейское право‎ - Жилищное право - Законы и кодексы - Избирательное право - Информационное право - Исполнительное производство - История политических учений - Коммерческое право - Конкурсное право - Конституционное право зарубежных стран - Конституционное право России - Криминалистика - Криминалистическая методика -

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

по аудиторской деятельности

Контроль и ревизия договорной дисциплины

Введение

Заключение

Введение

В действующей организации должна осуществляться договорная работа, т. е., правовая деятельность, направленная на регулирование взаимоотношений с контрагентами с помощью договоров. Данная работа имеет два цикла: заключение договора (подготовка, оформление, согласование условий) и использование договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль хода и результатов выполнения договорных обязательств). Действия, составляющие содержание работы по заключению и исполнению договоров группируются по стадиям:

Договорная дисциплина - обязанность организации и граждан заключать договоры на основаниях и в порядке, установленных законом и иными нормативными актами, своевременно и точно исполнять обязанности, предусмотренные договором и относящимися к нему нормами права. Заключение договора влечет возникновение взаимных прав и обязанностей для его участников. Эти права и обязанности создаются соглашением самих сторон на основе принципа свободы договора, использования дозволений и рекомендаций, содержащихся в законе и иных нормативных актах. Создаваемые участниками договора права и обязанности дополняются императивными требованиями закона и иных правовых норм, относящихся к соответствующему договору и обязательных для сторон.

Свобода заключения договора и определения его условий предполагает точное исполнение его участниками принятых на себя по договору обязанностей и требований относящихся к договору норм права. Несоблюдение условий договора (в том числе относящихся к договору норм права) представляет собой правонарушение либо нарушение законности. Хотя договоры заключаются по соглашению его участников, обеспечение их своевременного и точного исполнения затрагивает важнейшие интересы государства. В укреплении договорной дисциплины заложены значительные резервы повышения эффективности экономики, обеспечения нормальных условий развития общества.

Ревизия соблюдения договорной дисциплины обязательно должна начинаться с ревизии системы документооборота. В крупной организации, как правило, существует юридический отдел или отдел по работе с договорами. Однако даже при наличии такого отдела движение договоров в организации представляет собой сложный процесс. В этом процессе участвуют службы организации:

Отделы снабжения, сбыта, которые могут заниматься составлением договоров или получать их от контрагентов;

Канцелярия (регистрация), должностные лица, визирующие договоры;

Руководство организации (подписание);

Отделы, ведущие претензионную работу.

Ревизору необходимо составить схемы движения договоров и проверить их фактическое движение.

Руководствуясь номенклатурой дел, ревизору необходимо выяснить, какие дела, связанные с договорами, должны вестись в организации, в каких подразделениях. Минимальным перечнем дел являются журнал регистрации договоров, договоры с поставщиками и покупателями. Перечень зависит от размера организации и характера ее деятельности. Фактический контроль ведения установленных дел необходимо провести во всех подразделениях организации. Важным моментом системы документооборота является регистрация договоров. Ревизору необходимо определить, в какой момент регистрируются договоры - до подписания руководителем или после. Подписание договора без регистрации в журнале может привести к тому, что договор будет отправлен контрагенту без регистрации. Регистрироваться должны договоры как составляемые непосредственно в организации, так и полученные от контрагентов.

При заключении договоров с поставщиками на основании утвержденного положения либо решения руководителя по каждому индивидуальному случаю должны изучаться предложения с целью наиболее эффективного использования финансовых средств.

Исследование предложений поставщиков обязательно проводится при заключении договоров на поставку оборудования, при привлечении строительных и подрядных организаций, в случае заключения договоров на консультационные и информационные услуги. Ревизору следует проанализировать материалы о конкурсном отборе поставщиков. При отсутствии данных материалов либо сомнении в реальности проделанной работы необходимо отразить данный факт в акте ревизии.

Цель работы - рассмотреть особенности контроля и ревизии договорной дисциплины.

Для достижения цели будут решены следующие задачи:

Изучить сущность и основные направления контроля договорной дисциплины;

Исследовать ревизионную работу по договорной дисциплине;

На практических примерах рассмотреть эти вопросы.

1. Сущность и основные направления контроля договорной дисциплины

Договорная дисциплина - это вид экономической деятельности по созданию договорных отношений, направленной на реальное и надлежащее исполнение создаваемой договором обязанности при помощи системы общеобязательных норм и системы внутреннего правового регулирования. Под системой внутреннего правового регулирования в рамках данного исследования мы понимаем совокупность упорядоченных локальных нормативных актов организации разной юридической силы, разрабатываемых и принимаемых органами управления организации в пределах своей компетенции, созданную в целях наиболее эффективного и всестороннего правового регулирования отношений, возникающих в деятельности общества, направленной на устойчивое получение прибыли и повышение эффективности управления обществом.

Посредством договора возможно предусмотреть применение других правовых средств, обеспечивающих строгую и точную реализацию создаваемой договором обязанности, определить их содержание. Таким правовым средством для укрепления «договорной дисциплины» служит юридическая ответственность. Правовые санкции и «договорная дисциплина». Н.Д. Егоров определяет гражданско-правовую ответственность как санкцию, применяемую к правонарушителю в виде возложения на него дополнительной гражданско-правовой обязанности или лишения принадлежащего ему гражданского права. В понимании В.С. Белых, санкция есть правовое средство, указывающее на неблагоприятные (имущественные, организационные) последствия для субъектов предпринимательской деятельности в случае совершения ими правонарушения посредством применения предусмотренных законодательством и (или) договором правовых охранительных мер. Понятие «санкция» шире понятия «меры ответственности» и включает также меры защиты.

Юридическая ответственность - применение к правонарушителю мер государственного принуждения, выражающихся для него в лишениях (обременениях), предусмотренных санкцией юридических норм или заключенного договора. К мерам гражданско-правовой ответственности за нарушение договорной дисциплины в предпринимательской практике обычно относят: возмещение причиненных убытков (ст. 393 ГК РФ), взыскание неустойки (ст. 330 ГК РФ), потерю стороной, нарушившей договор, суммы задатка (ст. 381 ГК РФ), взыскание процентов, подлежащих уплате за нарушение денежного обязательства в виде неправомерного пользования чужими денежными средствами (ст. 395 ГК РФ).

По мнению В.Ф. Яковлева, среди всех мер гражданско-правовой ответственности главная роль принадлежит возмещению убытков. Легальное определение понятия убытков сформулировано в ст. 15 ГК РФ. Под убытками понимаются расходы, которое лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права, утрата или повреждение его имущества, а также неполученные доходы, которые это лицо получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено.

Убытки традиционно делятся на реальный ущерб, который иногда именуют положительным ущербом, и упущенную выгоду, для которой существует еще одно равнозначное наименование - неполученные доходы. Реальный ущерб - это, во-первых, фактически понесенные стороной расходы, возникшие в результате нарушения договора ее контрагентом. Во-вторых, он может быть выражен в расходах, которые придется понести в будущем для устранения последствий нарушения договора. В совместном Постановлении Пленумов Верховного Суда РФ и Высшего Арбитражного Суда РФ от 01.07.2013 г., №6/8 «О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» указано на то, что необходимость таких расходов и их предполагаемый размер должны быть подтверждены обоснованным расчетом, доказательствами, в качестве которых могут быть представлены смета (калькуляция) затрат на устранения недостатков товаров, работ, услуг, договор, определяющий размер ответственности за нарушение обязательств, и т. п.

Под упущенной выгодой понимают доходы, которые были бы получены кредитором при обычных условиях, если бы обязательство не оказалось нарушено должником. При определении этих доходов ст. 393 ГК РФ предписывает учитывать предпринятые для их получения меры и сделанные с этой целью приготовления. Кроме того, размер неполученного дохода должен определяться с учетом разумных затрат, которые пришлось бы понести кредитору, если бы обязательство было исполнено надлежаще. В указанном выше совместном Постановлении Пленумов Верховного Суда РФ и Высшего Арбитражного Суда РФ от 01.07.2012 г., №6/8 говорится, что по требованию о возмещении убытков в виде неполученного дохода, причиненных недопоставкой сырья или комплектующих изделий, размер такого дохода должен определяться исходя из цены реализации готовых товаров, предусмотренной договорами с покупателями этих товаров, за вычетом стоимости недопоставленного сырья или комплектующих изделий, транспортно-заготовительских расходов и других затрат, связанных с производством готовых товаров.

Помимо ГК РФ правило о полном возмещении убытков содержится в ряде иных кодификационных актов. Земельным кодексом (ст. 62) установлено, что убытки, причиненные нарушением прав собственников земельных участков, землепользователей, землевладельцев и арендаторов, подлежат возмещению в полном объеме, в том числе упущенная выгода, в порядке, предусмотренном гражданским законодательством. Аналогичное правило включает п. 2 ст. 365 Таможенного кодекса РФ, где указывается, что убытки, возникшие ввиду неправомерных решений, действий или бездействия таможенных органов либо их должностных лиц при проведении таможенного контроля, возмещаются в полном объеме, включая упущенную выгоду. В Налоговом кодексе РФ (ст. 103) определено, что причиненные неправомерными действиями налоговых органов и их должностных лиц убытки возмещаются в полном объеме, с учетом неполученных доходов. Определяя понятие и виды убытков, ст. 15 ГК РФ не раскрывает механизма (порядка) возмещения убытков. Отсутствие механизма возмещения убытков вызывает значительные трудности на практике.

Неполучение прибыли и расходы по уплате санкций;

Простои с последующим форсированием производства - расходы на выплату зарплаты;

Необходимость замены сырья, материалов.

Обеспечение «договорной дисциплины» во внутрихозяйственных отношениях. Особый интерес в регулировании отношений, возникающих при реализации «договорной дисциплины», представляют локальные нормативные акты. В ситуации, когда Временная методика устарела, а не разработанность новой вызывает трудности в правоприменительной практике, субъектам предпринимательской деятельности необходимо разрабатывать локальные акты в системе внутреннего правового регулирования, регламентирующие порядок выявления и фиксации убытков как инструмента укрепления «договорной дисциплины». По мнению В.С. Белых, такой документ может оказать работникам предприятия методическую помощь в определении размера и доказывании убытков, причиненных нарушением контрагентами договорных обязательств, и в конечном итоге привести к сокращению имущественных потерь. В рамках системы внутреннего правового регулирования в коммерческих организациях также могут быть разработаны стандарты организации:

1. СТО (СТП) «Договорная дисциплина. Организация исполнения гражданско-правовых договоров». Содержание стандарта может быть:

О задачах стандарта, компетенция структурных подразделений по организации договорной дисциплины и ведение учета и контроля за выполнением плана реализации;

Порядок уточнения производственной программы на основе содержания договоров, об организации отгрузки продукции;

Порядок сбора информации и осуществление контроля за надлежащим и реальным исполнением договоров и ряд других вопросов.

2. СТО (СТП) «Методика определения размера ущерба (убытков), причиненного нарушениями в сфере договорной дисциплины».

Для оценки состояния договорной дисциплины организаций возможно ввести статистические показатели:

Количество заключенных организацией гражданско-правовых договоров;

По какому количеству договоров и сколько нарушений договорной дисциплины было допущено организацией;

По какому количеству договоров и сколько нарушений договорной дисциплины было допущено контрагентами;

Сумма причиненных контрагентам потерь от нарушения договорной дисциплины;

Сумма причиненных контрагентами организации потерь от нарушения договорной дисциплины;

Статистика нарушений договорной дисциплины.

2. Ревизия договорной дисциплины

Договором признается соглашение 2-х или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ).

В соответствии со ст. 420 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Согласно общему правилу условия договора определяются по усмотрению сторон, однако отдельные его условия могут быть предусмотрены в законе или правовом акте. В действующей организации должна осуществляться договорная работа, т. е., правовая деятельность, направленная на регулирование взаимоотношений с контрагентами с помощью договоров. Данная работа имеет два цикла: заключение договора (подготовка, оформление, согласование условий) и использование договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль хода и результатов выполнения договорных обязательств).

Действия, составляющие содержание работы по заключению и исполнению договоров группируются по стадиям:

1. подготовка к заключению договоров;

2. оценка оснований заключения договоров;

3. оформление договорных отношений;

4. доведение содержания договора до исполнителей;

5. контроль за исполнением договора;

6. оценка результатов исполнения договора.

Каким требованиям должен соответствовать договор как юридический документ, и какие реквизиты для этого необходимы? Форма документа согласно ст. 161 ГК РФ должна быть письменная (составлен документ и подписан сторонами). Договор может быть заключен путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (ст. 434 ГК РФ).

Еще один способ заключения договора - выписка и оплата счета. Для того, чтобы счет выполнял соответствующие функции договорного документа, в нем должны быть указаны:

Дата выдачи;

Наименование продавца и его банковские реквизиты;

Наименование покупателя;

Наименование товара (услуги);

Цена на единицу товара;

Общая сумма счета или причитающегося платежа;

Подпись уполномоченного лица, выписавшего счет.

В счете указывается срок, в течение которого должен быть произведен платеж по счету (при розничных и мелкооптовых продажах).

Дата подписания договора - важнейший его реквизит. Указание конкретной даты заключения договора необходимо для того, чтобы точно знать, каким нормативным актом следует руководствоваться как при заключении, так и при исполнении договора.

Место совершения сделки. По законодательству местом совершения сделки определяются:

Правоспособность и дееспособность лиц, совершающих, совершающих сделку;

Форма сделки.

Это особенно важно при заключении внешнеторговых контрактов и договоров с фирмами государств - членов СНГ.

Точное указание должности, ФИО лица, подписавшего договор (директор, ген. директор). В случае подписания договора по доверенности, должна быть приложена доверенность с подписью лица, выдавшего ее, и печатью организации. В этом случае печать на договоре не требуется.

Сотрудник организации, подписавший документ, не будучи на то уполномоченным, самостоятельно отвечает за последствия подписанного.

Реквизиты сторон. В отношении каждой стороны должны быть указаны:

Почтовые реквизиты;

Местонахождение (юридический адрес организации);

Фактический адрес;

Отгрузочные реквизиты (для контейнеров, железнодорожных отправок);

Банковские реквизиты.

Основные вопросы, решаемые в процессе ревизии договорной дисциплины:

1. Ревизия системы документооборота по договорам. Ревизору необходимо составить схему движения договоров и проверить их фактическое движение. Важный момент - регистрация договоров. Подписание договоров без регистрации в журнале может привести к тому, что договор может быть отравлен без регистрации. В организации обязательно должна действовать система визирования договоров. Ревизируемая организация должна предоставить проверяющим утвержденный список лиц, имеющих право визирования и подписания договоров с образцами их подписей;

2. Выборочная документальная проверка соответствия договоров, заключенных организацией за ревизуемый период, требованиям действующего законодательства;

3. Выборочная документальная проверка условий договоров, заключенных организацией за ревизуемый период;

4. Анализ договоров. В случае выявления в ходе ревизии условий договоров, не соответствующих требованиям действующего законодательства, ревизор выясняет, действительны ли данные сделки. При выявлении недействительных сделок ревизор выясняет, признается данная сделка недействительной по решению суда (оспоримая сделка), либо без такого решения (ничтожная сделка);

5. Ревизия контроля за исполнением договоров. Ревизор должен изучить систему контроля за исполнением договоров: действенна ли она;

6. Ревизия правомерности совершения крупных сделок. Ревизору нужно проверить соблюдение организацией условий: решение о совершении крупных сделок должен принимать совет директоров единогласно или общим согласием собрания акционеров (большинство голосов).

Заключение

В настоящее время реализация любого коммерческого мероприятия невозможна без заключения договора. Именно с помощью договора воплощаются замыслы и расчеты его участников, их стремление получить прибыль. Все деловые отношения между субъектами рынка регламентируются законодательством и теми условиями, которые они предусмотрели при заключении договора. И успех всего коммерческого предприятия зачастую зависит от того как грамотно составлен и оформлен договор, потому что именно в договоре определяются права и обязанности сторон, их ответственность, цена, сроки, порядок расчетов и т. д.

Существует множество различных видов договоров, немало различных по значимости и объёму условий, имеющих свои особенности для различных видов договоров, которые требуют однозначной и юридически грамотной трактовки. Правильно составленный договор - это надежная гарантия от правовых конфликтов и материальных убытков. Вместе с тем при определенных условиях - это фактор, способный принести предприятию определенный доход, обеспечить четкость и слаженность взаимодействия сторон. Ревизия договоров даёт оценку правовым аспектам договорных обязательств, позволяет оценить возможность их исполнения и влияние на финансово-хозяйственную деятельность предприятия по каждому конкретному договору. Качество договорных обязательств - важный фактор, влияющий на эффективность финансово-хозяйственной деятельности предприятия в целом. Правовая ревизия договоров позволит создать эффективную договорную базу в компании.

Руководитель, заключая договор, должен иметь полную уверенность в том, что предлагаемый к подписанию договор максимально соответствует потребностям организации. Такую уверенность обеспечивает система визирования договоров. В данном случае должностные лица несут ответственность в соответствии со своими обязанностями. Виза начальника отдела снабжения свидетельствует о необходимости осуществления покупки, начальника планово-экономического отдела - о соответствии цены и наличия запланированных средств, виза главного бухгалтера - об отсутствии трудностей с отражением данной операции в бухгалтерском учете, виза начальника юридического отдела - о соответствии текста договора действующему законодательству. В организации обязательно должна действовать система визирования договоров. Ревизору необходимо убедиться, что все заключаемые договоры имеют визы согласования, выявить факты подписания не завизированных договоров и отразить данные факты в акте ревизии. аудиторский экономический ревизия

Ревизуемая организация должна представить проверяющим утвержденный список лиц, имеющих право визирования и подписания договоров с образцами их подписей. Ревизору требуется выборочно, а при возможности сплошным способом проверить соответствие образцов подписей подписям, имеющимся на договорах.

Очень часто в преамбуле к договору указывают генерального директора, а ставит свою подпись его заместитель. Подобные случаи могут привести к негативным последствиям. Выявленные факты несоответствия подписей должны быть отражены ревизором в документах.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Общая характеристика финансового контроля, его функции и задачи. Осуществление контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении финансовых и хозяйственных операций. Методика проверки учетной документации во время ревизии.

контрольная работа , добавлен 28.10.2011

Сущность финансового контроля, его виды и методы, отличия аудита от ревизии. Методы документального контроля, инвентаризация и ревизия, права и обязанности ревизора. Документальное оформление итогов ревизии; типичные нарушения, выявленные при ревизии.

курс лекций , добавлен 12.11.2010

Основные задачи и направления внешнего финансового контроля. Организация проведения ревизии. Контроль и ревизия операций по выбытию животных. Проверка правильности составления бухгалтерских проводок по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

контрольная работа , добавлен 29.07.2010

Характеристика видов финансового контроля. Контрольно-ревизионная политика в современных условиях. Фактические и документальные ревизии. Контроль и ревизия операций по расчетным счетам в банке. Фиксирование выявленных в процессе проверки отклонений.

контрольная работа , добавлен 15.07.2011

Этапы развития контроллинга в Германии. Основные функции контроллера начала 40-х годов. Ревизия как разработка и сопровождение системы внутреннего контроля и ревизии, взаимодействие с внешними органами ревизии. "Официальный" перечень задач контроллера.

презентация , добавлен 18.02.2014

Порядок проведения ревизий торговой и финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций. Программа ревизии с перечнем вопросов. Состав участников ревизии. Акт ревизии. Оформление и реализация результатов. Права и обязанности ревизоров.

контрольная работа , добавлен 21.01.2012

Внешний и внутренний контроль, их взаимосвязь и отличия. Ключевые цели и задачи контрольных мероприятий. Планирование и этапы проведения ревизии финансово-хозяйственной деятельности организации. Порядок взыскания материального ущерба с виновного лица.

контрольная работа , добавлен 06.10.2012

Организационные основы ревизий. Происхождение слова "ревизия". Классификация ревизии. Цель ревизии или проверки. Инструкция о порядке проведения ревизий и проверок. Составление акта ревизии. Ревизии кассовых операций: цели, этапы и объекты проверки.

реферат , добавлен 07.11.2008

Общие вопросы контроля и ревизии расчетных операций. Аналитическое исследование материалов инвентаризации. Контроль и ревизия расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками. Принципы бухгалтерского учета кредитных операций предприятия.

контрольная работа , добавлен 20.11.2010

История становления и развития контроля и ревизии. Предметная область проведения проверок. Сущность, роль и основные функции контроля в управлении. Роль и функции контроля в управлении экономикой. Классификация контроля в зависимости от его субъекта.

Оценка оснований заключения договоров

Базируется главным образом на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится предприятие и каждый из потенциальных контрагентов. Решение об отказе заключить договор при наличии предварительного соглашения необходимо аргументировать, причем до того, как контрагент совершит действия, связанные с материальными затратами.

3. Оформление договоров. Этапы:

разработка проектов;
урегулирование разногласий;
конкретизация содержания заключенных договоров;
их изменение или расторжение.

Проекты разрабатываются, как правило, службой, ответственной за ведение договорной работы, и вместе с протоколом разногласий или другой подобной документацией передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением предприятия. Традиционная форма проверки соответствия проектов интересам и возможностям предприятия – визирование.

4. Доведение содержания договоров до исполнителей. Возможно в следующих формах:

передача заинтересованным лицам договорной документации, что обычно удостоверяется их подписью;
передача подразделениям предприятия копий или выписок этих документов;
издание систематизированной информации об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.п.).

Контроль исполнения.

Имеет целью поддерживать работы в параметрах, отвечающих условиям контрактов, для чего данные о ходе работ сопоставляются с обусловленными показателями. Контроль может быть выборочным, сплошным, периодическим, постоянным.

Оценка результатов исполнения договоров.

Складывается из:

выводов об успехе (неуспехе) путем сравнения фактически достигнутых показателей с целями сделок;
анализа результатов на предмет возможности применить к исполнителям меры поощрения или санкции;
разработки мероприятий, способных улучшить исполнение договоров.

Принципы ведения договорной работы

Как и любой иной вид человеческой деятельности, договорная работа базируется на ряде принципов, представляющих собой основополагающие подходы к организации и ведению данной работы, обеспечивающие достижение высокого конечного результата.

Выделяют правовые и организационно-управленческие принципы ведения договорной работы.

К правовым принципам договорной работы относятся:

1) принцип законности;

2) принцип добросовестности и честной деловой практики;

3) принцип разумности;

4) принцип сотрудничества;

5) принцип обязательности (ненарушаемости) договора;

6) принцип баланса частных и публичных интересов.

Организационные принципы договорной работы включают:

1) принцип технологичности;

2) принцип непрерывности;

3) принцип эффективности;

4) принцип инициативности.

Принцип законности означает , что все совершаемые в процессе договорной работы действия ее субъектов и исполнителей в обязательном порядке должны соответствовать установленным действующим законодательством нормативным ограничениям, запретам и предписаниям.

Нарушение принципа законности влечет применение установленных законодательством мер ответственности как гражданско-правового, так и публично-правового характера (административных и уголовных).

Принцип добросовестности и честной деловой практики является важнейшим принципом современного договорного права . Он закреплен в Принципах европейского договорного права (далее - ПЕДП), Принципах международных коммерческих договоров (далее - Принципы УНИДРУА), Своде принципов, правил и норм Lexmercatoria CENTRAL (далее - Свод СЕНТРАЛ), ряде других авторитетных источников международного и зарубежного договорного права. Согласно устоявшимся правилам, субъекты применения договорного инструментария не вправе исключить или ограничить действие данного принципа.

Добросовестность означает добропорядочность и соблюдение разумных стандартов честной деловой практики, принятых в определенной сфере бизнеса*(7). Это значит, что договорный инструментарий должен применяться честно, без намерения обмануть или причинить вред контрагенту, другим хозяйствующим субъектам, обществу и государству.

Правовыми последствиями несоблюдения принципа добросовестности и честной деловой практики могут являться: 1) отказ в защите прав, 2) применение мер ответственности, 3) прекращение договора путем одностороннего отказа пострадавшего лица или на основании судебного решения, 4) применение правила "contraproferentem" (толкование договорного условия противоположно интересам предложившей его недобросовестной стороны) и др.

В российской правовой системе принцип добросовестности и честной деловой практики должного законодательного закрепления пока не получил.

Международные источники современного договорного права (ПЕДП, Принципы УНИДРУА, Свод СЕНТРАЛ) выделяют следующие недобросовестные условия договоров:

1) неоправданные - создающие существенное неравновесие в договорных отношениях, т.е. такие, которые создают существенные преимущества только одной стороне или являются настолько односторонними, что это неоправданно с учетом обстоятельств, существовавших на момент заключения договора;

2) исключающие - освобождающие сторону от обязанности проявлять максимальные усилия, которые предпринимало бы аналогичное ей разумное лицо в сходных обстоятельствах при исполнении договорных обязательств, либо от ее обязанности действовать в соответствии с требованиями разумности, осмотрительности, заботливости, добросовестности, осторожности и т.д., обычными для данного вида хозяйственной деятельности;

3) заведомо неясные - которые непонятны контрагенту в момент заключения договора, а потому не вызывают у него возражений, но имеют своей целью создать неожиданные преимущества включившей их стороне в случае судебного разбирательства спора;

4) неожиданные - имеющие такой характер, что другая сторона не могла разумно его ожидать;

5) исключающие или ограничивающие обязанность стороны действовать в соответствии с принятыми в коммерческой практике добросовестностью и честностью.

Принцип разумности означает , что договорный инструментарий должен применяться таким образом, как его применяли бы в схожей хозяйственной ситуации большинство субъектов экономического оборота. Разумными принято считать не любые действия "среднего" субъекта, а лишь те, которые совершаются добросовестно, т.е. действия субъекта, не желающего нанести вред своим контрагентам, другим хозяйствующим субъектам, обществу и государству, а также предпринимающего все возможные усилия для предвидения и недопущения подобного вреда.

В российском законодательстве принцип разумности пока должным образом не закреплен . Косвенно он упоминается применительно к цене товара (ст. 524, 738 ГК); расходам (ст. 520, 530, 744 ГК РФ); срокам (ст. 314, 345, 375 ГК РФ); мерам, принимаемым для уменьшения убытков (ст. 404, 750, 962 ГК РФ); ведению дел (ст. 72, 76 ГК РФ); приобретению товара у другого лица (ст. 524 ГК РФ); предвидению изменения обстоятельств (ст. 451 ГК РФ); пониманию интересов присоединившейся к договору стороны (ст. 428 ГК РФ) и др. В налоговом законодательстве он упоминается применительно к оценке соответствия цены договора уровню рыночных цен (ст. 40 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ)); расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли (ст. 252 НК РФ) и др.

Тем не менее в судебной практике данный принцип используется довольно часто. процедуры их исполнения.

Принцип сотрудничества имеет важное значение в современной договорной практике. Он закреплен ст. 1:202 ПЕДП, которая гласит, что "каждая сторона обязана сотрудничать с другой стороной в целях полного исполнения договора". Аналогичные правила содержатся в ст. IV.5.9 Свода СЕНТРАЛ и ст. 5.3 Принципов УНИДРУА. Нарушение принципа сотрудничества рассматривается как одно из проявлений недобросовестности.

В российском законодательстве принцип сотрудничества также пока не закреплен. Некоторые ученые и практики считают это неуместным, ссылаясь на рыночный характер формируемых в нашей стране экономических отношений, предполагающих соперничество хозяйствующих субъектов.

Однако опыт договорной практики стран с развитой системой рыночного хозяйства убеждает в обратном: договорный инструментарий приносит максимальный эффект только в тех случаях, когда применяющие его субъекты активно сотрудничают друг с другом на всех этапах становления и реализации договорных отношений. В противном случае экономические функции договора реализуются слабо. Поэтому следует всячески стремиться к подобному сотрудничеству, а не игнорировать его.

Принцип обязательности (ненарушаемости) договора является важнейшим принципом современного договорного права. Он закреплен в ст. 1.3 Принципов УНИДРУА, ст. IV.1.2 Свода СЕНТРАЛ, ряде других источников договорного права.

Данный принцип гласит, что договор, заключенный надлежащим образом, обязателен для исполнения ("pactasuntservfanda"). Стороны договора должны исполнить все ожидаемые от них по договору обязательства, если только в законном порядке они не будут освобождены от исполнения либо договор не будет изменен или расторгнут в порядке, предусмотренном законодательством либо самим договором.

В российском праве закреплен принцип надлежащего исполнения договорных обязательств (ст. 309 ГК РФ), который несколько отличается от принципа обязательности договора. Он означает, что договорные обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства и требованиями законодательства, обычаями делового оборота и обычно предъявляемыми требованиями в установленный договором или законом срок. Нарушение данного принципа влечет применение мер ответственности, в том числе посредством государственного принуждения.

Частным проявлением принципа надлежащего исполнения обязательств является требование реального их исполнения. Указанное требование теряет актуальность в развитых экономиках, когда необходимые товары (работы, услуги) можно без труда приобрести у альтернативных поставщиков. В условиях неразвитого, монополизированного рынка, когда отсутствует или крайне затруднена возможность приобретения необходимых ресурсов у альтернативных поставщиков, требование реального исполнения договорных обязательств представляет существенную значимость. Поскольку в России цивилизованный рынок пока не создан, существует объективная потребность в соблюдении субъектами договорных отношений требования реального исполнения договорных обязательств в тех случаях, когда объекты имущественного оборота не могут быть свободно приобретены у альтернативных поставщиков.

Принцип баланса частных и публичных интересов является важнейшим принципом договорной работы. Он означает, что при применении договорного инструментария должен быть обеспечен баланс частных интересов субъектов применения данного инструментария и публичных интересов общества и государства. Договоры не могут использоваться в целях ущемления интересов государства и общества. В частности, недопустимо использование договорного инструментария в целях создания формальных условий для получения налоговой выгоды и уменьшения налоговых платежей.

Нарушение данного принципа рассматривается как одно из грубейших нарушений в сфере экономического оборота, причем как на международном уровне, так и внутри России*(9). Правовым последствием соответствующего нарушения являются санкции гражданско-правового и публично-правового характера.

Принцип баланса частных и публичных интересов является относительно новым для российской договорной практики хозяйствования. Ранее, в годы административно-плановой экономики, действовал принцип приоритета государственных интересов над интересами хозяйствующих субъектов. После перехода к построению рыночной системы хозяйствования стала наблюдаться другая ситуация, когда хозяйствующие субъекты при формировании и реализации договорных отношений стали всячески игнорировать экономические интересы контрагентов, государства и общества. В российской литературе можно найти всевозможные "рекомендации" по терминологической, арбитражной и иной оптимизации условий договора, позволяющей реализовывать подобные цели.

Однако необходимо осознавать, что эффективная реализация экономических функций договора возможна только в том случае, если договор обеспечивает справедливый баланс экономических интересов его участников, государства и общества. Опыт убеждает, что если та или иная сторона договора пытается добиться преимуществ за счет явного или скрытого ущемления интересов другой стороны, то договор из инструмента созидания превращается в средство разрушения хозяйственных связей, причем не только на уровне его участников, но и в масштабах экономики всей страны. Если хозяйствующие субъекты при использовании договоров не учитывают интересы государства и общества, а тем более сознательно действуют им во вред, договор становится орудием совершения разнообразных публично-правовых правонарушений (налоговых, таможенных, бюджетных и др.), что влечет применение к хозяйственным руководителям и специалистам мер административной и уголовной ответственности.

Принцип технологичности означает , что все входящие в содержание договорной работы мероприятия должны быть оптимальным образом упорядочены и сведены в ясный и понятный для исполнителей этих мероприятий алгоритм практических действий. Данный принцип обусловлен отнесением договорной работы к сфере управленческой деятельности.

Принцип непрерывности означает, что договорная работа должна носить постоянный характер, не прерываясь ни на минуту. Любые перебои в договорной работе резко снижают ее результативность, а нередко делают бесполезной.

Принцип эффективности означает, что договорная работа должна строиться таким образом, чтобы при минимуме затрат на ее осуществление обеспечивать достижение максимальных конечных результатов.

Принцип инициативности означает, что при ведении договорной работы необходимо проявлять разумную инициативу и творческий поиск оптимальных управленческих решений в условиях постоянно меняющейся хозяйственной и правовой среды. Безынициативность исполнителей приводит к снижению эффективности договорной работы, неудовлетворительным конечным результатам.

Данный этап договорной работы нацелен на подчинение внутренней и внешней деятельности фирмы требованию надлежащего исполнения условий заключенных договоров.

Организация исполнения договоров включает:

1) доведение содержания условий заключенных договоров до ответственных исполнителей;

2) преобразование ответственными исполнителями условий заключенных договоров в акты стратегического и оперативного бизнес-планирования;

3) практическая реализация запланированных в целях выполнения договорных обязательств бизнес-процессов;

4) отчет исполнителей о ходе реализации бизнес-процессов, осуществляемых в рамках исполнения договорных обязательств.

1. Точное и своевременное доведение содержания условий заключенных фирмой договоров до ответственных исполнителей является исходным моментом организации исполнения договоров. Практика показывает, что многие нарушения возникают только потому, что ответственные исполнители несвоевременно или в неполном объеме получают необходимую информацию о заключенных фирмой договорах.

Ответственные исполнители должны обеспечить оперативное отражение всех требований, вытекающих из заключенных договоров, в актах стратегического и оперативного бизнес-планирования деятельности фирмы. При отсутствии надлежащей информации о содержании заключенных договоров они, так же как и подчиненные им специалисты, не смогут направить должные усилия на неукоснительное исполнение принятых фирмой договорных обязательств. Поэтому на фирме должна быть создана надежная система доведения информации о содержании заключенных договоров до ответственных лиц.

Законодательство не устанавливает каких-либо требований к формам и методам доведения информации об условиях заключенных договоров. На практике применяются следующие формы доведения такой информации:

1) непосредственное ознакомление ответственных исполнителей с договорной документацией.

Использование данной формы допустимо в тех фирмах, где число заключаемых договоров невелико. Обычно по указанию руководителя фирмы или в соответствии со сложившимся в фирме порядком ответственные исполнители сами изучают и оценивают тексты заключенных договоров на предмет наличия в них условий, которыми им необходимо будет руководствоваться при выполнении управленческих и служебных функций, делают выписки из договоров или фиксируют содержание обязательств в иной форме, удобной для их оперативной работы. В принципе, функция "доведения" при данной форме работы заключается в передаче договорных документов ответственным исполнителям, обычно с отметкой "для сведения и руководства в работе". Факт ознакомления с содержанием договора, как правило, удостоверяется подписью соответствующего ответственного исполнителя либо отметкой работника, ведущего делопроизводство по договорам, в регистрационных карточках, журналах или иных учетных формах;

2) передача ответственным исполнителям выписок из договоров (копий договорных документов).

Данная форма работы применяется в фирмах со значительным объемом заключаемых договоров, а также при заключении некоторых сложных договоров. Для исполнения многочисленных и сложных по содержанию договорных обязательств в таких случаях обычно требуется задействовать более широкий круг ответственных исполнителей. Разовое ознакомление с подлинными договорными документами в подобной ситуации не является рациональным методом передачи информации. Необходима такая форма доведения договорной информации, которая обеспечивала бы постоянное обращение к ней в процессе повседневной оперативной работы.

На практике эта задача решается путем размножения основных договорных документов и передачей их ответственным исполнителям.

Более эффективным способом доведения договорной информации до заинтересованных лиц при данной форме является доведение через внутреннюю компьютерную сеть (если, конечно, фирма таковой располагает). Эффективность возрастает, если соответствующие договорные документы (спецификации, графики, ведомости) унифицированы и приспособлены для использования в процессе внутрихозяйственного планирования и управления;

3) доведение содержания заключенных договоров до ответственных исполнителей в специально составленных планово-управленческих документах, содержащих систематизированную информацию об условиях заключенных фирмой договоров.

Типичными примерами таких документов служат наборы (описи) заказов, планы поставок, разрабатываемые на основе заключенных договоров службами, ответственными за реализацию производимой предприятием продукции. Представление сводной, систематизированной информации о содержании заключенных фирмой договоров является наиболее эффективной формой организации исполнения договорных обязательств в условиях крупномасштабного производства, особенно предприятий, выпускающих продукцию (выполняющих работы, оказывающих услуги) в широкой номенклатуре и для большого числа покупателей (потребителей).

Выбор конкретных форм и способов доведения договорной информации до ответственных исполнителей определяется каждой фирмой самостоятельно. При этом должны учитываться организационная структура управления фирмы, специфика ее хозяйственной деятельности и т.д. Однако в любом случае нужно исходить из того, что выбранная система доведения должна отвечать требованию обеспечения надлежащего исполнения договорных обязательств.

Чтобы предупредить искажение договорной информации при ее доведении до ответственных исполнителей, необходимо рационально использовать существующие правовые и организационные средства. Формы отражения содержания договоров в документах бизнес-планирования рекомендуется устанавливать в локальных правовых актах фирмы. Нарушение порядка доведения содержания договоров до ответственных исполнителей, равно как и их халатное отношение к использованию соответствующей информации, должно рассматриваться как серьезное нарушение трудовой дисциплины, влекущее за собой применение мер дисциплинарной и материальной ответственности.

2. Процесс исполнения заключенных договоров предполагает переложение (преобразование) их условий в стратегические и оперативные акты бизнес-планирования хозяйственной деятельности фирмы, а также в акты оперативно-календарного планирования линейных и функциональных подразделений, ответственных за конкретное направление бизнеса компании.

Для успешной реализации данной задачи требуется разработать и внедрить специальную технологию преобразования условий заключенных договоров в соответствующие организационно-плановые документы. Практика показывает, что традиционно это один из наиболее слабых участков договорной работы отечественных фирм.

В настоящее время разрабатываются и успешно внедряются автоматизированные системы преобразования подобной информации, учитывающие организационные и иные особенности конкретной фирмы. Разработка и внедрение подобных систем требует серьезных финансовых затрат, однако эти затраты довольно быстро окупают себя, особенно в фирмах с большим объемом договорной работы.

3. После преобразования информации о принятых компанией договорных обязательствах в акты стратегического и оперативного бизнес-планирования необходимо обеспечить реальное выполнение этих планов, т.е. наладить практическое исполнение мероприятий по выполнению договорных обязательств.

4. В процессе исполнения договоров необходимо получать достоверную информацию о ходе реализации бизнес-процессов, осуществляемых в целях исполнения договорных обязательств. Для этого требуется сформировать систему отчетности ответственных исполнителей, которая должна быть максимально простой и надежной. Эта задача решается с помощью автоматизированных систем контроля.

Контроль исполнения

Контроль является необходимым условием обеспечения надлежащего исполнения заключенных фирмой договоров. Опыт показывает, что отсутствие эффективной системы контроля приводит к резкому снижению результативности применяемого фирмой договорного инструментария.

Контроль необходим в первую очередь для того, чтобы своевременно выявлять возникающие сбои и отступления в выполнении договорных обязательств для принятия оперативных мер по устранению этих сбоев, корректировке или досрочному закрытию договоров.

Контроль исполнения договоров осуществляется в двух формах:

1) внутренний контроль;

2) внешний контроль.

Внутренний контроль представляет собой деятельность, специально направленную на выявление соответствия параметров протекающих в фирме бизнес-процессов параметрам заключенных ею договоров. Указанный контроль проводится путем сравнения данных об условиях заключенных договоров с данными о ходе хозяйственной деятельности, осуществляемой для исполнения этих договоров.

Внутренний контроль по своему характеру является обобщающим и учитывает текущие результаты деятельности фирмы в целом, а не отдельных ее структурных подразделений или конкретных работников. Целесообразно устанавливать такую периодичность внутреннего контроля (ежесуточно, по декадам, помесячно, в разовом порядке), которая позволит прогнозировать и выявлять сбои в исполнении договоров как можно раньше. Основное внимание при осуществлении данного контроля необходимо обращать на степень соответствия ожидаемого или реального выполнения договорных обязательств.

В принципе внутренний контроль за исполнением договоров сводится к формуле:

"Договором предусмотрено...

На сегодня выполнено или ожидается выполнить...

Для предупреждения отклонений от условий договора необходимо принять следующие меры...".

Внутренний контроль за исполнением договоров должен осуществляться одновременно с оперативно-диспетчерским регулированием хозяйственной деятельности фирмы, которое играет ведущую роль в процессе исполнения договоров. Если акты оперативного планирования хозяйственной деятельности фирмы разработаны и приняты в строгом соответствии с условиями заключенных ею договоров, то меры по выявлению и устранению отклонений от таких актов в конечном счете ведут и к предупреждению нарушений договоров.

Формы проверки хода исполнения договорных обязательств могут быть различны. Одной из таких форм, причем, как показывает практика, достаточно удобной, является периодический контроль на основе анализа данных учета, отражающих результаты исполнения заключенных договоров за определенный период времени: за квартал, месяц, неделю и т.д.

Периодический контроль рассчитан на выявление промежуточных результатов исполнения договоров и принятие оперативных мер по исправлению выявленных отклонений. Несмотря на то что контроль как таковой направлен на обнаружение нарушений договорных обязательств, все-таки основной его функцией является недопущение срывов исполнения договоров. Поэтому следует применять такие формы контроля, которые позволяют своевременно устанавливать и устранять причины возможных отклонений исполнения договорных обязательств.

В отличие от внутреннего объектом внешнего контроля является деятельность контрагента по исполнению принятых им договорных обязательств.

Внешний контроль имеет целью:

1) выявление рисков нарушения контрагентом условий заключенного договора;

2) своевременное обнаружение допущенных контрагентом нарушений договора;

3) своевременную документальную фиксацию обнаруженных нарушений договора;

4) принятие оперативных мер по устранению последствий допущенных контрагентом нарушений.

Внешний контроль позволяет правильно оценить складывающуюся с исполнением договора ситуацию и в случае необходимости своевременно воздействовать на контрагента для недопущения срыва исполнения принятых им договорных обязательств.

Если отношения с контрагентом складываются нормально, то своевременное обнаружение допущенных им дефектов исполнения на ранней стадии позволяет совместными усилиями (в том числе путем корректировки договора) исправить или компенсировать их. Если же становится ясно, что контрагент не отличается исполнительностью и добросовестностью, внешний контроль позволяет свести к минимуму возможные негативные последствия сохранения договорных связей, эффективно применять правовые средства оперативного воздействия или защиты.

Внешний контроль за исполнением договоров осуществляется путем сравнения (сверки) получаемого и принимаемого исполнения с имеющимся обязательством.

Если в процессе сверки будет обнаружено несоответствие обязательства и исполнения, необходимо документально зафиксировать данное несоответствие, а затем, не принимая недолжное исполнение, немедленно обратиться к исполняющей стороне с запросом по поводу обнаруженного дефекта. Такой запрос необходим для того, чтобы своевременно устранить возможное разночтение сторонами особенностей исполнения. Не исключено, что принимающая сторона просто имеет недостаточную или неточную информацию о порядке и параметрах исполнения обязательства.

Если на сделанный запрос не последует реакции исполняющей стороны либо она ограничится простым подтверждением наличия обнаруженного дефекта исполнения, необходимо обратиться к ней с требованием об устранении дефекта и с предупреждением об ответственности за допущенные нарушения. Практика показывает, что такие предупреждения являются довольно эффективным средством понуждения к исправлению допущенного дефекта исполнения.

Особое значение при осуществлении внешнего контроля имеет документальная фиксация допущенных контрагентом нарушений договорных обязательств.

Важность указанной процедуры проявляется в том, что наличие должным образом оформленного документа, фиксирующего факт ненадлежащего исполнения договорных обязательств, является необходимым условием для принуждения контрагента к устранению допущенного нарушения как в судебном, так и во внесудебном (претензионном) порядке.

При внешнем контроле мало выявить допущенное контрагентом нарушение, нужно еще и надлежащим образом его задокументировать. Если этого не сделать, то принудить контрагента к устранению выявленного нарушения не удастся.

Так, например, факт несоответствия наименования, массы и количества доставленного железнодорожным транспортом груза данным, указанным в перевозочном документе, должен удостоверяться коммерческим актом, составленным в порядке и по форме, указанным в ст. 119 Устава железнодорожного транспорта РФ (далее - Устав). При несоставлении соответствующего акта или составлении его ненадлежащим образом претензия и иск получателя товара к органу железнодорожного транспорта останутся без удовлетворения (ст. 120, 125 Устава).

Сложность документального оформления обнаруженных дефектов исполнения связана с необходимостью строгого соблюдения жестких формальных требований к срокам, форме и содержанию составляемых документов, а также с тем, что его выполнение, как правило, требует рассредоточения усилий между различными структурными подразделениями фирмы.

Налаживание четкой и устойчивой работы по документальной фиксации допускаемых контрагентами нарушений договоров обеспечивается за счет:

Жесткого ее закрепления при помощи локальных правовых актов компании. Как показывает опыт, такие акты целесообразно подготавливать в комплекте, закрепляя в них весь набор организационных, технических и иных требований к документам;

Предварительной разработки образцов (форм) документов, оформляемых в целях фиксации разнообразных нарушений договоров. Нормативных указаний по разработке соответствующих документов не существует, поэтому юридическая служба фирмы должна самостоятельно подготавливать такие образцы, используя тексты законодательных актов и справочную литературу;

Систематического обучения ответственных исполнителей правильному составлению и оформлению соответствующих документов.

Для достижения четкости, согласованности действий всех сотрудников, участвующих в оформлении документации о выявленных нарушениях исполнения договорных обязательств, необходимо систематически (не реже раза в квартал) проводить занятия в форме деловых игр. Практика показывает, что при регулярном повторении операций или специальном обучении исполнителей трудности в составлении документов и решении возникающих вопросов существенно уменьшаются.

В настоящее время многие фирмы активно внедряют автоматизированные системы внутреннего и внешнего контроля исполнения договоров. Эти системы устраняют одно из основных препятствий на пути налаживания постоянного контроля процесса исполнения договоров - проблему "ручного" учета, связанную с отвлечением значительного числа работников на заполнение журналов, карточек, диаграмм и выполнение рутинных, трудоемких расчетно-аналитических операций.

Автоматизированные системы контроля позволяют формировать сводную отчетность по всем договорам, находящимся в процессе исполнения. Как правило, стандартный пакет отчетности включает календарь пользователя, список текущих договоров, перечень событий. Календарь пользователя содержит данные обо всех текущих договорах и основных этапах их исполнения. Перечень событий содержит сведения о выполненных по каждому договору мероприятиях, а также напоминание о предстоящих событиях.

Автоматизированная система контроля должна содержать перечень отчетов о выполнении бизнес-планов и каждого договорного условия. Используя такой набор отчетов, можно успешно контролировать весь процесс исполнения договоров.

Для налаживания процесса контроля договоров могут применяться следующие автоматизированные системы учета и контроля: "Alfa-Contract", "Directum", KCCC "Управление договорами и проектами", Verysell "Управление договорами", Система управления "Парус", КАС "Бизнес Люкс" и некоторые другие.

В международной и зарубежной договорной практике действует правило, обязывающее договорных контрагентов сотрудничать в процессе исполнения заключенного договора и своевременно уведомлять друг друга о любых препятствиях, мешающих его исполнению*(21). В результате внешний контроль исполнения договоров существенно облегчается и становится более эффективным.

В российской договорной практике подобное правило не действует, поэтому внешний контроль исполнения договорных обязательств является очень сложным и финансово затратным мероприятием.

1. Подготовка к заключению договоров. Этапы:

преддоговорные контакты с возможными контрагентами;

разработка основных условий (подписание предварительных договоров - соглашений о намерениях);

подготовка бланков договорной документации;

составление плана договорной кампании (при большом количестве потенциальных контрагентов).

2. Оценка оснований заключения договоров

3. Оформление договоров. Этапы:

разработка проектов;

урегулирование разногласий;

конкретизация содержания заключенных договоров;

их изменение или расторжение.

4. Доведение содержания договоров до исполнителей. Возможно в следующих формах:

передача заинтересованным лицам договорной документации, что обычно удостоверяется их подписью;

передача подразделениям предприятия копий или выписок этих документов;

издание систематизированной информации об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.п.).

5. Контроль исполнения.

6. Оценка результатов исполнения договоров.

Складывается из:

выводов об успехе (неуспехе) путем сравнения фактически достигнутых показателей с целями сделок;

анализа результатов на предмет возможности применить к исполнителям меры поощрения или санкции;

разработки мероприятий, способных улучшить исполнение договоров.

Этапы договорной работы

Особенностью договорной работы является то, что она основана на локальных нормативных актах, то есть таких, которые принимаются непосредственно самими предприятиями .

Эти акты, не повторяя общих положений о договорах, содержащихся в действующем законодательстве, позволяют:

Учесть специфические особенности и условия работы предприятия, и призваны определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу;

Установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления;

Закрепить схемы исполнения договорной документации и формы учета исполнения договоров;

Определить меры стимулирования надлежащего исполнения договоров и ответственности структурных подразделений и должностных лиц за нарушение договорных обязательств;

Просмотров