Главная » Снилс » Что значит регламент. Примеры употребления слова регламент в литературе

Что значит регламент. Примеры употребления слова регламент в литературе

- (фр. Reglement, от regler установлять, приводить в порядок). Инструкция, устав, распоряжение, постановление: правила какой либо службы, письменно разъясненные. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910.… … Словарь иностранных слов русского языка

- (от фр. règlement): cвод постоянных или временных правил, регулирующих внутреннюю организацию и формы деятельности палаты или однопалатного парламента, а также правовое положение депутата. Правила принимаются палатами в соответствии с… … Википедия

РЕГЛАМЕНТ, регламента, муж. (от франц. règlement) (офиц.). Устав, свод правил, устанавливающий порядок работы или деятельности. Парламентский регламент. Духовный регламент Петра I. || Порядок ведения заседания. Установить регламент. Соблюдать… … Толковый словарь Ушакова

регламент - а, м. règlement, > пол. reglament. 1. устар. Инструкция, служебный устав, свод правил. БАС 1. Реглемент или указ.. како содержать себя чинно и послушно в Академии, школьникам. 1716. // Битовт 34. Его Величество по утру слушал Регуламент… … Исторический словарь галлицизмов русского языка

регламент - Документ, который принят международным договором Российской Федерации, ратифицированным в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, или федеральным законом, или указом Президента Российской Федерации, или постановлением… … Справочник технического переводчика

См … Словарь синонимов

регламент - РЕГЛАМЕНТ, а, м. (или соблюдай регламент, держи регламент, блюди регламент и т. п.). Реплика, призывающие собеседника к краткости; при распитии спиртного из одного стакана на всех призыв к тому, кто замешкался, поторопиться и не задерживать… … Словарь русского арго

Регламент - (лат. regula норма, правило, от regere править, управлять; англ. time limit; польск. reglament; фр. reglement) 1) нормативный акт, устанавливающий порядок деятельности гос ного органа, коммерческой или некоммерческой организации. Напр., в РФ… … Энциклопедия права

Современная энциклопедия

Регламент - (Regulations act) — организационно распорядительный документ крупной компании (общества), содержащий совокупность правил, регулирующих порядок бизнес процесса или его этапов. Регламент содержит обязательные для исполнения организационные… … Экономико-математический словарь

Регламент - (французское reglement, от regle правило), 1) совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, учреждения, организации (например, регламент Государственной думы). 2) Порядок ведения заседаний, конференций, съездов.… … Иллюстрированный энциклопедический словарь

Книги

Регламент о содержании Корпуса кадетского , . Регламент о содержании Корпуса кадетского: Утвержден 18 ноября 1731 г. MK Сборник 64/ 9:Печатан в Москве: При Сенате, 30 нояб. 1731: Воспроизведено в оригинальной авторской орфографии…
Регламент о управлении Адмиралтеиства , . Регламент о управлении Адмиралтейства и Верфи и о должностях Коллегии адмиралтейской, и прочих всех чинов при Адмиралтеистве обретающихся. Печатася повелением благочестивейшего государя Петра…

Прежде чем отвечать на этот вопрос, следует выяснить, что это за документ. Регламент работы подразумевает под собой некий свод документов, в котором указан порядок действий или правил, которые регулируют определенный рабочий процесс. При этом все действия должны регламентироваться специальными, заранее установленными сроками.

Как написать регламент работы - образец

Следует назначить соответствующего квалифицированного человека, который будет осуществление определенных работ, которые будет определять руководитель организации в регламенте. Поэтому эту работу должен выполнять ответственный сотрудник.

Необходимо обязательно обозначить определенный предмет регламента для формирования специального бизнес-проекта. При этом нужно обратить внимание, чтобы это касалось самих работ, которые будут напрямую связаны с созданием, а также выпуском товаров для клиентов компании и для получения прибыли.

Затем нужно провести небольшое собрание. Это очень важно, когда рабочий процесс, который подробно описан в регламенте сталкивает одинаковые интересы разных подразделений и ведомств. При этом важно, чтобы представители структурных подразделений пришли на собрание. В свою очередь ответственное лицо по регламенту должно объяснить всем более подробно о значении и важности рабочего процесса. Именно поэтому нужно внимательно выслушать мнение всех заинтересованных в этом лиц и после чего учтите все мнения.

Правильно написать регламент работы значит, нужно как можно подробнее описать бизнес-процесс. При этом будет хорошо если рабочий процесс не столь сложный, а за него отвечает сотрудник, который может довольно четко представлять всем окружающим этапы производственной деятельности. После этого вместе со всеми сотрудниками нужно обсудить регламент. Но если бизнес-проект является более сложным, тогда все работники должны подробно расписать производственную деятельность на определенных участках работы.

Соберите все нужные материалы (документально подтвержденную информацию), а после чего обсудите их с другими сотрудниками.

Предоставьте всем сотрудникам предварительно написанный регламент. В будущем это может положительно повлиять на правильное ведение диалога и разработку корректировок. При этом каждый сотрудник должен высказать свое мнение по этому поводу.

Передайте откорректированный текст регламента руководству организации для его утверждения.

Как написать регламент работы – это достаточно интересный вопрос, который требует тщательного рассмотрения, и детализации информации, ведь это достаточно важный документ для дальнейшей работы компании.

Рабочий регламент – это документ, предназначенный для четкого описания функциональных обязанностей каждого сотрудника во избежание трудностей с пониманием ими своего предназначения и для предотвращения многократных инструктажей новых сотрудников.

Вы узнаете:

Что такое рабочий регламент.
Для чего он нужен организации.
Как написать и внедрить рабочий регламент.
Какие ошибки часто допускают во время написания регламента.

Зачем нужен рабочий регламент

Регламент, прописанный в документе, является для предприятия основополагающим документом, на основании которого и строится рабочий процесс. Рабочий регламент является своеобразным метрономом, благодаря которому слаженно и четко музыканты исполняют мелодии, также и на предприятии слаженно трудится весь коллектив и каждый исполнитель в отдельности.

Пример текста регламента подготовила редакция журнала «Коммерческий директор».

Термин «слаженность» предполагает собой следующее:

Каждый сотрудник нацелен достигнуть поставленных целей, которые в совокупности приводят к достижению общего результата;
Все действия сотрудников синхронизированы;
Процесс протекает неразрывно, даже если происходит смена управления или увольнение кого-то из сотрудников.

Коллектив начинает работать слаженно в результате создания единого круга понятий, принятых общих требований к входам и выходам налаженных подпроцессов, доступности информации о протекании процессов, временной или периодической синхронизации действий.

Рабочий регламент – это объединение правил о принятии решений исполнителями в разных ситуациях в один документ. Нужно отметить, что подобные документы верхнего уровня отображают общие принципы предприятия, цели и пограничные отметки принятия решений, а документы нижнего уровня содержат уже готовые варианты решений, которые можно достичь в результате совокупности действий. Все это позволяет найти оптимальную «интеллектуальную нагрузку», которая будет возложена на конечных исполнителей. Им уже не нужно будет тратить время на обдумывание простых действий, все свои усилия они смогут направить на решение более важных и узкоспециализированных задач.

Благодаря применению стандартизации заметно увеличивается средний уровень компетенции сотрудников, что приводит к общему повышению качества и снижению стоимости процессов. Стандартизация приводит к эффекту «бережливого производства».

С точки зрения закона, рабочий регламент упрощает внутренние взаимодействия между подразделениями или сотрудниками на предприятии, существенно облегчая задачу руководству и снижая бюрократический порог. На предприятии, где отсутствует применение рабочих регламентов, и есть только один вариант взаимодействия между подразделениями – через руководство, инициатор составляет служебное письмо руководителю, который, поставив свою подпись, отправляет другому руководителю. И так далее, пока письмо не достигнет непосредственно того, чьи сотрудники должны выполнить инициированную в письме работу. Этого можно избежать, если нормативный акт дает сотрудникам возможность напрямую взаимодействовать с различными подразделениями предприятия.

Рабочий регламент на предприятии включает:

Обязательные процессы, подлежащие регламентированию на основе действующего законодательства;
Типовые процессы, требующие конкретного предписания действий;
Процессы, требующие участия большого количества сотрудников или обработки солидного объема информации;
Процессы, требующие больших финансовых вложений;
Процессы повышенной важности для клиентов;
Процессы, требующие предельной прозрачности.

Чаще всего руководство компаний предпочитает регламентировать процессы такие, как:

Обслуживание клиентов и развитие с ними отношений;
Снабжение предприятия всеми необходимыми ресурсами: финансовый менеджмент, управленческий учет, работа с подрядчиками и поставщиками, составление бюджета, кадровая политика, работа с оборудованием;
Поддержание жизнедеятельности самого предприятия: внедрение систем безопасности, ведение документооборота, слаженность работы органов управления и контроля.

Руководитель отдела продаж: как стать отличным управленцем

Как разработать регламент общения с клиентами

Введение стандартов обслуживания позволит компании повысить доход и степень удовлетворенность клиентов ее товарами или услугами. Как его внедрить и что в него включить, узнайте в статье электронного журнала «Коммерческий директор».

Виды регламента рабочего времени

Регламент, который регулирует всю деятельность предприятия, как единого юридического лица (устав, миссия, договор учредителей, правила внутреннего распорядка и др.);
Регламент, направленный на регулировку работы персонала (положение о подразделениях, модели рабочих мест, должностные инструкции, контракты и др.);
Регламент, обеспечивающий информационную поддержку (делопроизводство, документы, классификаторы, типовые банки данных и др.);
Регламент, с помощью которого регулируется порядок работы с техникой на рабочих местах (размещение, паспорт, инструкции по эксплуатации и др.);
Регламент, позволяющий визуализировать процесс управления (матрица функций, графических процессов, технологические карты и др.).

Командообразование как способ идеального управления персоналом

Нужен ли рабочий регламент в офисе

Множество отвлекающих действий от основного рабочего процесса все чаще подталкивает руководителей к составлению жесткого регламента рабочего дня. Что нужно учесть при этом?

Трудовой кодекс РФ информирует нас о том, что каждый работник имеет право на перерыв в течение рабочего дня продолжительностью не менее 30 минут, но не дольше двух часов. Это время не считается рабочим, и его продолжительность регламентируется исключительно работодателем.

Как правило, на продолжительность обеда многие организации отводят 1 час времени, и так как он не оплачивается, то работник может расходовать его по своему усмотрению. Получается так, что с основным временем перерыва, который обычно начинается через 4 часа с момента начала работы, все боле менее понятно, а с периодическими отлучениями сотрудников на «перекуры» и прочие «пятиминутки» дело обстоит серьезнее и требует более тщательного разбирательства.

Работа в офисе на 90 % связана с занятостью у компьютеров. Законом рекомендовано: чтобы предупредить утомляемость сотрудников, находящихся за персональными компьютерами, требуется чередовать их деятельность, меняя работу за ПК на занятость без него.

В случае, если формат деятельности предприятия требует постоянного взаимодействия с ПК, то необходимо организовывать перерывы на 10-15 минут каждый час. Это поможет снизить нервно-эмоциональное напряжение, расслабит зрительные мышцы и окажет сопротивление с гиподинамией. Даже прогулка по офису, непродолжительный релакс в комнате отдыха для сотрудников, стакан воды или чашка чая помогут разгрузить трудовой день.

Так сложилось, что в любом коллективе сотрудники делятся на 2 категории: трудоголики и лентяи. Первые - явные труженики и передовики производства, с ответственностью и радостью берут на себя инициативу, выполнив свою часть работы переключаются на помощь неуспевающим коллегам, решают задачи предприятия помимо тех, что предписаны им рабочим регламентом. Вторые - делают столько, сколько предусматривает регламент, но чаще – меньше. Выполнив работу в пределах своих обязанностей, проводят время в социальных сетях, безмерно пьют чай и общаются между собой.

Ограничить время перерывов для сотрудников, которые работают в офисах за компьютерами можно от 59 до 90 минут, если рабочий день составляет 8 часов. В основном информация о перерывах указана в нормативных актах предприятий в виде трудового распорядка или приказа директора. Каждый новый сотрудник оповещается о регламенте учета рабочего времени под подпись. Если нормы и правила меняются, то коллектив должен быть официально об этом уведомлен. В случае единовременного невыполнения рабочего регламента сотрудник должен понести дисциплинарное взыскание. При постоянном нарушении должно последовать увольнение.

Регламент рабочего времени должен предусмотреть письменное обозначение времени перерывов. Желательно строго указать продолжительность и периоды перерывов в течение рабочего дня. Для того, чтобы проконтролировать время отсутствия сотрудников на рабочем месте, существует специальные программы учета рабочего времени. Это могут быть приложения, установленные на ПК сотрудника, либо профессиональное ПО в виде корпоративных инфосистем. Элементарным способом всегда был и остается стикер, на котором указано время перерыва.

Для курящих сотрудников разработать регламент еще сложнее. Перед работодателем стоит дилемма: стоит ли считать время на «перекуры» в общее время перерывов? И каким образом можно противостоять частым отлучкам с рабочего места заядлых курильщиков?

Для борьбы с этим явлением существует множество практик. Приведем примеры некоторых из них:

Введение запрета на курение на территории предприятия. Применение не всегда эффективно в связи с риском опозданий из-за «побегов за угол».
Повышение заработной платы сотрудникам без вредных привычек. Это прекрасный мотиватор. К тому же понижение зарплаты курильщикам будет являться нарушением прав гражданина.
Увеличение рабочего дня курильщиков на время длительности перекуров. Этот вариант вполне жизнеспособен. Остается только наладить программу учета времени.

Как подавить сопротивление, если сотрудники не хотят принимать рабочий регламент

Восемь жестких, но рабочих способов подавить сопротивление персонала, предлагает редакция журнала «Коммерческий директор».

Рабочий регламент: плюсы и минусы от внедрения

Письменное документирование любых повторяющихся действий сотрудников, сроков выполнения различных задач;

Снижается нагрузка руководителей относительно вопросов разъяснения обязанностей персоналу. Такие регламенты будут особенно эффективны на тех предприятиях, где происходит частая смена сотрудников на одних и тех же должностях, посменная работа;

Благодаря грамотно составленному описанию рабочего процесса можно минимизировать разногласия между сотрудниками, искоренить вмешательство руководства в рабочий процесс до утверждения регламента. Этот процесс работает так: допустим, есть регламент, который утвержден генеральным директоров, не вызывающий вопросов. Но, если вопросы появляются и имеют под собой весомую подоплеку, то меняем рабочий регламент. Таким образом, деятельность организации становится прогнозируемой;

При составлении регламента на предприятии можно пошагово проанализировать существующие бизнес-процессы и предотвратить дублирующие действия, лишние детали, тем самым избавить сотрудников предприятия от надобности делать «пустую» работу, просто потому что так «было заведено». Ведь всем известно, что впустую потраченное работником время – это отсутствие прибыли или пустая трата денег организации;

Регламент – это детально разработанный процесс или комплекс принятых мер, разложенных по полочкам, учитывающий все нюансы. Процедуру его внедрения можно провести один раз, а в последствии вносить поправки и дополнения, если это будет необходимо;

Достаточно внедрить систему регламентов в основных процессах на предприятии, чтобы легко определить структуру деятельности и упростить непосредственно процесс управления и контроля результатов;

Применение регламентов осложнено во время кризиса, когда предприятие переживает не лучшие свои моменты;

Нужно понимать, что введение жестких регламентов, как и любых установленных рамок и нормативов, часто подавляют проявление творческой нотки и инициативы в некоторых процессах (например, в продажах). Причина легко объяснима. Когда сотруднику по пунктам расписаны его действия, то ему необязательно выдумывать что-то новое и свое. Но, однако, сам по себе ни один регламент не ответит на все вопросы. С его помощью сотрудник сможет лишь научиться ориентироваться в часто повторяющейся ситуации;

Рабочий регламент, составленный некачественно, может навредить существующим бизнес-процессам на предприятии и даже увеличить затраты. Многие руководители зациклены на централизации всех и вся на предприятии.Так, например, в одном из столичных предприятий ввели регламент, предписывающий проведение всего документооборота через их центральный офис. Это было направлено на упорядочение процессов оформления документов и сокращение ставок специалистов на местах, то есть изначально было запланировано снизить затраты. Но на практике вышло наоборот: дочерние офисы в регионах отправляли всю документацию в головной офис для акцепта, что чрезвычайно замедляло их работу. В центральном же офисе сложилась ситуация повышенной нагрузки, что привело к необходимости увеличения штата и другим лишним расходам. Таким образом, не была достигнута поставленная цель, результат оказался прямо противоположным.

Прежде чем разрабатывать рабочий регламент на производстве нужно навести порядок

Дмитрий Ким,

генеральный директор компании «Апатит-Электромашсервис», Апатиты (Мурманская область); кандидат социологических наук

Относительно недавно, в июне 2012 года, наша компания вступила на путь перемен. В первую очередь изменению подлежала организационная структура компании. Мы сформулировали цели в формате Smart, разработали внутрикорпоративные ценности, выбрали направление на образование команды, открыли собственный университет, наладили коммуникации внутри нашей организации. В данный момент мы разрабатываем новую систему мотивации и оплаты труда и столкнулись с тем, что уровень задач не соответствует административным регламентам. Мы уже сейчас видим плюсы и минусы, понимаем, каким образом лучше будет изменить существующую систему документооборота.

Пожалуй, как на любом предприятии, у нас существуют свои стандарты. Детально с ними ознакомившись, мы поняли, что все они одного типа и не отражают сути управления процессами. Выделили два типа регламентов для управленческой деятельности:

Регламенты структуры управления. Это стандартные документы, которые помогают упорядочить взаимодействия между управленцами при выполнении поставленных им задач. Данный вид предусматривается законодательством и включает в себя все необходимые предприятию документы: положения, штатное расписание, должностные инструкции, инструкции по ТБ и прочее. На нашем предприятии невозможно было даже запомнить перечень всех этих бумаг, что уж говорить об их исполнении!
Регламенты процессов управления. Данные документы определяют процедуры выполнения разного рода операций.Их появление зачастую обусловлено возникновением проблемы на предприятии или слишком дорогим способом ее решения. Они появляются редко, хотя и ощутимо приносят результат и упрощают работу.

Структура и реквизиты рабочего регламента

Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:

Общие положения.
Термины, определения, сокращения.
Описание процесса.
Ответственность.
Контроль.

Более подробное описание содержания разделов приведено в таблице:

Раздел
Общие положения	Назначение регламентирующего документа (Настоящий регламент определяет порядок…); Область его применения: объекты или работники организации, которых касается регламент; Нормативные документы, на которых основан новый регламент (если они есть); Порядок, утверждающий или отменяющий действие регламента; Внесение изменений и поправок.
Термины, определения, сокращения	Определение применяемых терминов; расшифровка аббревиатур и сокращений, используемых в тексте регламента. Термины должны быть упорядочены по алфавиту. Каждый из них пишется с новой строки в единственном числе, а его определение указывается через тире без слова «это». В качестве источников для определенийрекомендуется использовать законодательные акты, госстандарты и другие нормативные документы.
Описание процесса	Пошаговое описание процесса. Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых определяет очередной этап процесса. В разделе указываются работники, задействованные в выполнении, описываются действия каждого и результаты
Ответственность	Участники процесса несут ответственность за неисполнение пунктов регламента (дисциплинарную, административную, уголовную). Последняя относится к сложным производственным процессам, связанным с риском для здоровья и жизни сотрудников.
Контроль	Указание Ф.И.О. должностного лица, который назначается ответственным за контроль над исполнением регламента, а также, при необходимости, указываются средства контроля.

К числу основных реквизитов документа относят:

Наименование организации;
Дату и номер документа, место его составления;
Гриф утверждения;
Наименование документа;
Текст документа;
Приложение (если есть);
Визы согласования.

Оформление всех перечисленных реквизитов нужно производить на основании требований ГОСТ Р 6.30-2003.

Что указывать в приложении рабочего регламента

Идеальным вариантом в качестве приложения к регламенту станет модель бизнес-процесса. Обычно ее изображают в виде блок-схемы, но также возможно выведение основных параметров в таблицу или даже вербальное описание процесса. Графическое изображение модели бизнес-процессов создается с помощью компьютерных приложений.

Изначально, эта схема напоминает хитросплетение линий и геометрических фигур, но уже при детальном рассмотрении становится понятно, что в схеме зашифрован строгий порядок действий для выполнения различных процессов. Конкретно на изображенной схеме – процесс делопроизводства. Визуализация схемы удобна в большинстве случаев для восприятия и понимания, чем текстовая документация. На схеме четко видно начало каждого этапа, взаимодействие между этапами, и чем все заканчивается.

На нашей схематической модели бизнес-процесса о «согласовании проекта документа» выделены такие важные параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Если новый работник ознакомится с этой схемой, то он незамедлительно будет подготовлен к выполнению определенного функционала на определенном этапе, будет знать, как вести себя в ситуации, связанной с этим процессом.

Рабочий регламент снимает с руководителя необходимость заниматься мелочным контролем

Денис Рогалёв ,

генеральный директор завода «Техно», Рязань

В начале моего руководства на предприятии в 2010 году мы выпускали порядка 100 тыс. тонн готовой продукции в год, что было существенно ниже заявленной по паспорту производительности завода (она равняется 180 тыс. тонн в год). Нам предстояло повысить планку и увеличить мощность завода. Для этого мы разработали новые описания процессов, с помощью которых добились выявленияруководителями проблемных зон на местах и незамедлительного их устранения путем создания регламента организации рабочих мест.

Практически полгода нам потребовалось для доработки регламентирующих документов. Все это время мы работали в режиме повышенного дискомфорта. Но через 6 месяцев разработки решений, назначения ответственных людей, определения четких сроков исполнения мы пришли к главному выводу и создали стандарты работы, при которых руководителю не нужно было контролировать каждый шаг подчиненных ему людей. Это поспособствовало учету рабочего времени и контрою над выполнением работы.

Каждое новое описание процессов мне приходилось создавать с нуля, хотя должного опыта на тот момент у меня не было. Мы начали с описания стандартных операционных процедур, внедряя бережливое производство, и через некоторое время большинство процессов пришли в норму. С опытом создание регламентов происходит по четкому алгоритму действий, и только за последний год работы на нашем заводе запустили 15 новых стандартов.

Как разработать рабочий регламент: пошаговая инструкция

Шаг 1. Определите предмет регламента.

Шаг 2. Определите ответственное лицо. За регламент должен отвечать один сотрудник, который будет нести ответственность за осуществление этого процесса.

Шаг 3. Проведите собрание в коллективе. Если регламентируется рабочий процесс, в котором сталкиваются интересы нескольких подразделений, то важно правильно запустить его - провести собрание ключевых участников процесса. Ответственный за рабочий регламент сотрудник должен объяснить, насколько для компании важен обсуждаемый вопрос и каким образом его лучше решить. Необходимо выслушать мнение всех заинтересованных сотрудников и учесть их пожелания.

Шаг 4. Опишите процесс. Объем описания зависит от конкретного бизнес-процесса. Если этот процесс не является сложным, и сотрудник, который за него отвечает, детально представляет себе все этапы его выполнения, то лучше поручить ему самостоятельно составить регламент. После этого он должен обсудить его с остальными участниками собрания.

Если процесс сложный, то каждый его участник должен составить свою часть работы. После все материалы компонуются в один документ и обсуждаются.

Шаг 5. Обсудите будущий регламент. Базовый текст рабочего регламента нужно предоставить на обсуждение всем участникам группы с целью последующей его корректировки. Каждый участник высказывает свое мнение, делает замечания, выдвигает предложения и обосновывает их.

Шаг 6. Утвердите регламент. После обсуждения текст поддается корректировке, а затем утверждается Генеральным Директором. Регламент утверждается двумя способами:

Напрямую (руководитель собственноручно расписывается на документе);
Косвенно (путем издания приказа). В данном случае в гриф утверждения будут внесены регистрационные данные приказа.

Прописывайте четкие инструкции

Александр Груздев ,

генеральный директор и собственник компании «Вихар», исполнительный директор компании VG Ultra, Москва

В нашей компании предусмотрена должность директора по качеству (или менеджера по качеству), на которого и возложена обязанность составления регламентов. Он придерживается следующих этапов в составлении:

Определение рабочих процессов;
Выстраивание диаграммы процессов и их взаимодействия между собой;
Детальное описание процессов;
Составление текста регламента.

Специалист по качеству изучает трудовой распорядок сотрудников в различных подразделениях, чтобы составить описания стандартных ситуаций, например: «Газовая станция должна быть осмотрена при помощи следующих технических средств… По окончании должен быть написан подробный отчет». Специалист службы качества должен иметь полное представление о всех рабочих процессах, знать должностные обязанности сотрудников предприятия, иметь соответствующий уровень квалификации и профессионализма.

Ставим острые вопросы и пытаемся сформировать картину процесса

Леонид Волков ,

независимый член совета директоров ОАО «Концерн Чувашгосснаб», Чебоксары

Алгоритм разработки регламента в нашей компании состоит из нескольких этапов:

Определение конечной цели. Мы стараемся выявить дополнительное конкурентное преимущество, полученное за счет внедрения регламентов бизнес-процессов. Поставленная цель должна быть предельно понятна каждому сотруднику в организации. Иначе следование регламенту станет дополнительной нагрузкой и превратится в «обязаловку».
Комплексное исследование имеющегося бизнес-процесса, помогает определить слабые места, создать возможность оптимизации бизнес-процессов.
Оптимизация и проектирование бизнес-процесса. При проектировании мы предусматриваем пару-тройку сценариев:или оставляем прежний, или создаем новый с нуля, или корректируем тот, что есть.
Документирование процесса. Рукописный вариант проекта бизнес-процесса переносится в электронный вид.
Внедрение бизнес-процесса. Основополагающим факторов является то, чтобы каждый участник рабочего процесса имел представление, что именно он должен делать, и как достижение результата отразится на оплате его труда.

Все этапы проходят в форме открытого обсуждения. Ведущая роль в создании регламента отводится руководителю рабочей группы или руководителю проекта: именно он будет отвечать за конечную разработку и внедрение бизнес-процессов в реальную практику. Задачей этого человека является задавать острые вопросы и суметь представить четкую картину процесса, ведь каждый участник смотрит на один и тот же процесс со своей точки зрения, а объективная картина может вырисоваться только тогда, когда будут опрошены и выслушаны все. Каждый должен осознавать свою ответственность в создании бизнес-процессов. Иногда компании нанимают сторонние консалтинговые фирмы для разработки рабочего регламента, и это является одной из серьезных ошибок. Да, для Вас смогут расписать, что, кому и как делать. Но, в большинстве своем, сотрудники Вашей компании отнесутся к данному документу, как к чужеродному. В нем не будут учитываться все тонкости и нюансы взаимодействия внутри Вашего предприятия.

В зависимости от сложности проекта на его разработку уходит от четырех месяцев до года. Это именно тот период, когда внедрение нового регламента будет давать результаты.

Как внедрить рабочий регламент

После того, как все заинтересованные стороны дали свое согласие, нужно подготовить план дальнейших действий для запуска регламента. Этим планом может стать приказ или приложение к приказу об утверждении рабочего регламента. К действиям относятся:

Признание предыдущих локальных регламентов как утратившими свою силу.
Внесение новых локальных нормативных актов для активации работы нового регламента;
Разработка новых локальных нормативных актов, которые понадобятся для работы по новому регламенту;
Доработка или внедрение новых модулей автоматизированных информационных систем;
Изготовление новых бланков неунифицированных документов, используемых в соответствии с принятым регламентом;
Изменения и/или дополнения к штатному расписанию;
Поиск кандидатов на новые должности, назначение или перевод работников на новые должности;
Обучение исполнителей процесса новым правилам работы;
Разъяснительная работа среди исполнителей процесса;
Сопровождение членами рабочей группы (разработчиками регламента) работы исполнителей в рамках нового процесса («опытно-промышленная эксплуатация» нового регламента);
Корректировка текста регламента по итогам «опытно-промышленной эксплуатации»;
Введение в действие скорректированной версии регламента;
Определение процедур контроля качества регламента.

После того как рабочая группа определилась с мероприятиями по внедрению нового процесса, руководитель предприятия издает приказ об утверждении и введении в действие нового регламента. Нужно отметить тот факт, что из-за продолжительности мероприятий даты утверждения и введения документа в действие будут различаться.

Как показывает практика, работа над регламентом будет продолжаться и после его принятия и внедрения в рабочий процесс. Это связано с тем, что меняется бизнес, практика выявляет точечные нюансы и ошибки, детали, которые не были замечены рабочей группой. В связи с этим работа над оптимальным вариантом продолжается на протяжении долгого времени. Когда объем изменений и дополнений станет достаточно большим, то следует выпустить новую редакцию регламента. Выступить с таким предложением должен, в первую очередь, сотрудник, в чьи обязанности вменен контроль над исполнением регламента.

Работу над текстом регламента должен осуществлять«держатель», который обладает необходимыми знаниями как в сути регламентируемого процесса, так и в принципах работы над текстами локального и нормативного характера.

Какую роль играет генеральный директор в регламентации процессов

Участие первого лица компании в процессе регламентации зависит:

От предмета регламента. При разработке регламента пересмотра цен или внесения изменений в ассортимент продукции участие генерального директора необходимо, так как могут приниматься важные решения и перераспределяться обязанности.
От эффективности исполнения описываемого процесса. В случае, если нужно задокументировать налаженный процесс, генеральный директор не должен вникать в суть вопроса. Но, если ключевой вопрос регулярно выходит из-под контроля, то руководителю важно проследить за утверждением данного регламента и проконтролировать процесс его выполнения.
От заинтересованных сторон. В ситуациях, когда обсуждается регламент, регулирующий взаимодействие нескольких подразделений предприятия, руководители которых равны по своему статусу, и при этом обсуждаются важные стратегические вопросы (например, ценообразование, где задействованы юристы, продавцы, производители, снабженцы и др.), то принимать решения по этому регламенту должен генеральный директор.

9 типичных ошибок рабочего регламента

Регламент оторван от практики. Очень важно доверить контроль над созданием регламента человеку, который имеет непосредственное отношение к рабочему процессу на предприятии. Допустим, когда компания выросла до крупных размеров, руководство может позволить создать специальный отдел, который будет заниматься развитием бизнеса. Именно этому отделу поручено создание регламентов. Такой отдел ставит задачу описать все, что происходит на предприятии, а с какой целью это делается – им не важно. Когда регламент пишут люди, не задействованные в реальный рабочий процесс, то реально руководящий этим процессом человек действовать по составленной схеме не будет. Поэтому регламент не работает.
В регламенте отсутствует гибкость. Многие пытаются как можно подробнее описать протекание процессов для составления регламента. Это происходит в связи с незнанием разницы между написанием регламента и описанием процессов. Но, если поставлена задача автоматизировать процессы, то такие подробные описания призваны помочь людям. Когда именно возникает потребность в регламенте? Когда в реальном процессе принимает участие большое количество работников, действия дублируют друг друга, но каждый трактует их по-своему (сроки, ответственность и т. п.). Составленный рабочий регламент направлен на то, чтобы снять все разночтения и разногласия: действие такое-то, раз в месяц, ответственный тот-то, и т.д. И нужно учесть необходимость предоставить исполнителям определенную свободу действий, чтобы была возможность принятия решений в определенных ситуациях (не ответить клиенту с течение часа, а сделать это немедленно, если того требует ситуация).
Нет стимулов. При отсутствии качественной системы мотивации не выручит ни один регламент. Если в документе указано, что финансовый отдел должен поставить свою визу в договоре в течение двух дней, то эту запись можно трактовать двояко. В первом случае, финансист может не предпринимать никаких действий раньше, чем наступление вечера второго дня, во втором случае, договор должен быть завизирован финансистами при любых обстоятельствах, но лучше это сделать быстрее. Таким образом, люди должны быть замотивированы на выполнение регламента.
Большой объем текста. Оптимальный размер документа- не более 5-7 страниц.
Сложность текста, длинные составные предложения. Предпочтительнее сокращать фразы до конкретных и понятных предложений.
В терминах и названиях используются синонимы. Важно, чтобы однажды упомянутый термин использовался на протяжении всего текста.
Использованы сокращения без расшифровки. Недопустимо. Любое сокращение требует расшифровки (в скобочках или в виде сноски).
Не обозначены конкретные исполнители. Очень важно знать людей, несущих ответственность за выполнение того или иного регламента.
Не все шаги описаны. Бывают случаи, когда часто повторяющиеся в процессе работы действия кажутся очевидными. Но их все равно нужно детально описать, так как регламент будет предназначен и для новичков в том числе.

Информация об авторе и компании

Александр Груздев, генеральный директор и собственник компании «Вихар», исполнительный директор компании VG Ultra, Москва. Компания VG Ultra – официальный представитель белорусской компании Belatra в России, производителя программного обеспечения и процессорных устройств для игровых автоматов. Компания образована в 2005 году, штат – восемь человек.

Леонид Волков , независимый член совета директоров ОАО «Концерн Чувашгосснаб», Чебоксары. ОАО «Концерн «Чувашгосснаб» создан на базе Госснаба Чувашской АССР. Предприятие имеет 80-летнюю историю. Основные направления деятельности – оптовая торговля строительными и отделочными материалами и управление офисно-складскими комплексами. Оборот предприятия за 2006 год составил 25 млн долл. Штат – 190 человек.

Денис Рогалёв, генеральный директор завода «Техно», Рязань. ООО «Завод «Техно». Сфера деятельности: производство теплоизоляционных материалов; крупнейший из шести заводов по производству минераловатных изделий компании «ТехноНиколь». Численность персонала: более 400.

Дмитрий Ким, генеральный директор компании «Апатит-Электромашсервис», Апатиты (Мурманская область); кандидат социологических наук. ООО «Апатит-Электромашсервис». Сфера деятельности: машиностроение, ремонт электромашин, сервисное обслуживание горнодобывающего, обогатительного оборудования, карьерной техники; компания входит в ГК «Фосагро» Территория: головной офис – в Апатитах, филиал – в Кировске (оба – Мурманская область). Численность персонала: 1200 (в 2013 году).

На каждом предприятии существуют документы, регламентирующие деятельность этого предприятия. Например, регламент работы отдела разрабатывается для того, чтобы каждый сотрудник, задействованный в каком-либо бизнес-процессе, хорошо понимал, что он должен делать, как и когда, и что должно получиться у него в результате. Или, например, регламент взаимодействия подразделений нужен для того, чтобы отделы или подразделения компании передавали друг другу информацию или документы в определенном порядке или по установленным правилам. Для руководителя этот документ — один из главных инструментов управления. Правильно составленный регламент помогает достичь нужного результата в заданный срок. Каким же должен быть регламент бизнес-процесса?

Требования к регламенту

Критерий эффективности регламента - его доступность для исполнителя . Если менеджер детально распишет все составляющие процесса, но его подчиненные ничего не поймут - будет ли толк от такого документа?

Поэтому при составлении регламента нужно учитывать 3 основных принципа:

Регламент пишется на основании модели (схемы) бизнес-процесса. Причем качество регламента прямо зависит от того, насколько тщательно проработана схема.
Регламент имеет структуру , определенную моделью бизнес-процесса. Все основные пункты схемы бизнес-процесса должны присутствовать в регламенте, все они важны, и мы поговорим о них в следующем разделе.
Регламент должен быть написан сухим, официальным языком . Не стоит бояться канцеляризмов - гораздо важнее избежать двусмысленности. В документе используют только простые, короткие предложения с прямым порядком слов (подлежащее - сказуемое). Формулировки должны быть однозначными. Все термины и аббревиатуры следует расшифровать. Для этого составляется список терминов и определений.

Самые частые ошибки в регламенте:

Слишком большой объем. Оптимальный размер - не более 5-7 страниц.
Сложный текст, длинные составные предложения.
В терминах и названиях использованы синонимы. Одна и та же операция или документ должны на протяжении всего регламента называться одним и тем же словом.
Использованы сокращения без расшифровки.
Не обозначены конкретные исполнители.
Не все шаги описаны. Возможно, отдельные действия покажутся составителю очевидными - но их все равно нужно описать.

Регламент должен быть понятен любому сотруднику компании - как опытному работнику, так и новичку.

Структура регламента

Хороший регламент содержит описание входа и выхода бизнес-процесса (с чего начинается и чем всё должно закончиться), требования к содержанию и качеству работ, обязанности и ответственность каждого исполнителя, способы передачи информации.

Разработчику регламента удобно описывать бизнес-процесс в форме таблицы, разложив его на отдельные операции (в соответствии с моделью):

Но сотруднику будет трудно сориентироваться в такой таблице, а тем более работать по ней. Поэтому обычно регламент представляет собой многоуровневый список.

Основные пункты регламента:

Общие положения. Здесь определяют назначение документа (цель бизнес-процесса).
Термины и определения. В этом пункте приводят расшифровку терминов.
Сокращения. Здесь необходимо расшифровать все используемые в тексте сокращения.
Условия и ограничения. Здесь следует описать условия, при которых начинается процесс (в каком случае он происходит), требования к результату и ограничения - когда можно отступить от требований документа и как нужно действовать в этих случаях.
Требования к процедурам. В этой части подробно описывают все операции, входящие в бизнес-процесс, — кто, когда, что делает, что будет результатом, требования и комментарии.
Ответственность. Кто и за что отвечает.
Контроль. Кто и как контролирует результаты.

Приложения: схема бизнес-процесса, формы документов и т.д.