Главная » Служащим и северянам » Выплаты пособий при увольнении соглашению сторон. Процедура увольнения по соглашению сторон с выплатой компенсации

Выплаты пособий при увольнении соглашению сторон. Процедура увольнения по соглашению сторон с выплатой компенсации

Налоговый консультант

Вы решили сменить место работы и стать главным бухгалтером в другой организации. Успешно выдержав отбор кандидатов на эту должность, Вы оформляете трудовые отношения с работодателем. Какие особенности оформления трудовых отношений у главного бухгалтера?

Оформление трудовых отношений

Прием на работу оформляется подписанием трудового договора. С главным бухгалтером все организации имеют право заключать продолжительностью до пяти лет (ст. 59 Трудового кодекса РФ, далее ТК РФ). Срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника. На практике встречаются работодатели, которые хотят принимать на работу главного бухгалтера всего на год, а после сдачи годового баланса решают, продлять ли его контракт или нет. Но и главные бухгалтеры сами могут по какой-то причине желать заключения срочного трудового договора, например с целью изменить его условия в части заработной платы при перезаключении.

Работодатель справе установить главному бухгалтеру для того, чтобы убедиться в его трудовых качествах. Продолжительность испытательного срока может достигать шести месяцев. Следует помнить, что периоды болезни или отсутствия на работе по другим причинам в испытательный срок не включается (ст.70 ТК РФ).

Если работник не выдержит испытания, то его вправе уволить, не выплачивая выходное пособие, без согласия профсоюза (если он есть на предприятии). Однако работнику нужно сообщить об этом письменно не позднее чем за три дня.

Во время испытательного срока работник и сам может уволиться в любой момент, предупредив об этом администрацию предприятия также за три дня.

В трудовом договоре главного бухгалтера может быть предусмотрена материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба согласно ст. 243 ТК РФ. Как правило, размер взыскания не должен превышать среднемесячный заработок.

Главного бухгалтера можно уволить, если из-за его решения был причинен ущерб имуществу предприятия либо он разгласил коммерческую тайну. Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, утвержден постановлением Правительства РФ от 5 декабря 1991 г. N 35. В соответствии с этим перечнем не является коммерческой тайной информация, которая содержится в учредительных документах, документах о платежеспособности предприятия, например в балансе и отчете о прибылях и убытках, а также в налоговой отчетности.

Главного бухгалтера могут уволить в случае, если изменился собственник имущества предприятия. Новая администрация может это сделать в течение трех месяцев со дня передачи предприятия новому собственнику. При этом новый собственник обязан выплатить главному бухгалтеру компенсацию в размере не ниже трех средних месячных заработков.

Оформляя контракт, по возможности, поинтересуйтесь причиной, по которой уходит прежний коллега. Может оказаться, что работодатель придерживается тактики приема на работу главного бухгалтера с испытательным сроком в полгода и обещанием перспективы повышения заработной платы по его завершении. За этот период сдается 2 баланса, новички прикладывают старания и усилия, разбираясь в специфике деятельности организации и даже в ошибках предыдущего бухгалтера, а потом их просто увольняют, экономя на будущей зарплате. Не забудьте, что по кодексу, работодатель обязан предоставить уведомление об увольнении в письменной форме, подробно изложив, что именно его не устроило в кандидате.

Итак, контракт составлен и основные его положения оговорены. Пора принимать дела.

Отметим, что в законодательстве нигде не закреплен порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому. Некоторые ведомства ранее регламентировали этот порядок. Достаточно назвать письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21 февраля 1992 г. N 11-13/575 «О порядке приема- сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера-начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения Российской Федерации», и «Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР», утвержденную Минздравом СССР 28 мая 1979 г. N 25-12/38.

Их можно принять для сведения, но опираться на них в нынешней жизни целиком нельзя.

Приказ о назначении главного бухгалтера

При вступлении в должность важно выяснить: имеется ли лицо, у которого Вы должны принять дела, и как это лицо настроено передавать дела новому главному бухгалтеру? Не секрет, что передача дел зависит от отношений между уходящим бухгалтером и работодателем, а также от порядочности уходящего. Предшественник может просто хлопнуть дверью и уйти, ничего не объясняя, или будет на новичке возмещать свои обиды на прежнее руководство.

Часто дела принимать просто не у кого, потому что бывший главный бухгалтер уже уволен. В этом случае может оказаться, что дела переданы руководителю организации или заместителю главного бухгалтера. Каждый должен решить для себя, следует ли ему проявлять излишнюю инициативу и подписывать самостоятельно составленный акт сдачи-приемки, или не стоит. Ведь никакой передачи дел при отсутствии прежнего работника не происходит.

Если Вам повезло и Ваш предшественник работает, руководитель обязан издать Приказ (распоряжение) о назначении нового главного бухгалтера организации. При этом в течение небольшого отрезка времени фактически работают два главных бухгалтера. Поэтому на практике новичка принимают на работу в другой должности, а впоследствии назначают главным, либо наоборот изыскивают возможность оплатить работу прежнему главному бухгалтеру без потери заработной платы.

В приказе лучше оговорить:

фамилию, имя и отчество лица, принимающего обязанности главного бухгалтера;
сведения о характере исполнения обязанности - временный или постоянный;
период, в течение которого организуется прием-передача дел. Срок для увольнения работника в соответствии с ТК РФ не должен превышать двух недель. Поэтому в зависимости от даты увольнения прежнего работника определяется период, в течение которого предстоит передать дела.
персональный состав комиссии по приему-передаче дел (если она будет организована). К приказу также может прилагаться регламент (график) работы комиссии.
необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторской компании, вышестоящей организации и др.).

Привлечение аудиторской организации является оптимальным и безболезненным вариантом смены главного бухгалтера. Аудиторская фирма представит отчет о состоянии учета и отчетности в организации, на основе которого будет составлен приемо-сдаточный акт по передаче дел бухгалтером.

В приказе оговаривается срок, в который каждый их главных бухгалтеров будет вести текущие дела и руководить работой бухгалтерии, подписывать все расчетные документы (накладные, счета, кассовые ордера, чеки, платежные поручения и другие первичные документы), а также установлен порядок смены банковских карточек организации.

Смена подписей может, к примеру, произойти после окончания ревизии кассы или подписания акта приема передачи дел.

Учитывая, что главный бухгалтер как должностное лицо является членом ряда комиссий (списанию основных средств, товарно-материальных ценностей и т.д.), нужно не забыть указать изменения в их составе.

За что отвечает главбух

Вновь приходящий главный бухгалтер заинтересован в том, чтобы строго разграничить ответственность за свои действия и действия своего предшественника.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации Он же несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Это установлено Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Перечислим основные моменты ответственности главного бухгалтера. Проанализировав их каждый должен решить для себя: в каком порядке он будет принимать дела и на что обратит особое внимание.

Ответственность может наступить в рамках трудового законодательства, о котором мы уже сказали, в рамках Налогового Кодекса, Уголовного кодекса и Кодекса РФ об административных правонарушениях (КОАП РФ).

По Уголовному кодексу РФ (ст. 199) наказание грозит бухгалтеру в случае уклонения от уплаты налогов "путем включения в бухгалтерские документы заведомо искаженных данных о доходах или расходах либо иным путем" в крупном размере (сумма свыше 100 000 рублей). В этом случае главного бухгалтера могут лишить права занимать подобную должность на срок до пяти лет либо арестовать на срок от четырех месяцев до шести лет. Наказуемо и причинение ущерба путем обмана (ст. 165), злоупотребления полномочиями (ст. 201), халатного отношения (ст. 293) и подделки документов (ст. 327).

Но новому главному бухгалтеру пока это не грозит.

В соответствии с рядом статей КОАП РФ главбуха могут оштрафовать за многие нарушения, в том числе за:

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1) от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ),

Нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе или органе государственного внебюджетного фонда от 5 до 10 МРОТ, а ведение деятельности без постановки на учет в этих органах (ст. 15.3) от 20 до 30 МРОТ,

Нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организации (ст. 15.4) от 10 до 20 МРОТ,

Нарушение сроков представления налоговой декларации (ст. 15.5) от 3 до 5 МРОТ,

Нарушение порядка представления статистической информации (ст. 13.19) от 30 до 50 МРОТ,

Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ст. 15.6) от 3 до 5 МРОТ,

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которым понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 % (ст. 15.11) от 20 до 30 МРОТ,

Несоблюдение установленного порядка ведения учета, составления и представления отчетности по валютным операциям, нарушение установленных сроков хранения учетных и отчетных документов от 50 до 100 МРОТ (ст. 15.25 КоАП РФ).

Следовательно, при приеме дел особое внимание надо уделить кассовым и расчетным документам, наличию и срокам сдачи отчетности и сведений в налоговые и иные органы.

Главный бухгалтер, в частности, несет ответственность в случаях:

Неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего явились ошибки в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;

Принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат действующему законодательству, нарушения правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;

Несвоевременной и неправильной выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;

Нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской и кредиторской задолженностей и других потерь, за несвоевременное взыскание денежных начетов с виновных лиц;

Составления недостоверной бухгалтерской отчетности, за нарушение сроков представления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов.

В связи с этим наличие документов, их оформление важно проверить в ходе приема-передачи дел. Кроме того, следует уделить внимание отражению в учете выявленных недостач, а также выверке взаиморасчетов с поставщиками и покупателями организации.

Бухгалтерские документы

За какой период следует проверить наличие документов?

Согласно статье 87 НК РФ налоговые инспекции вправе проверить деятельность налогоплательщика за три календарных года. Если в течение этого времени организацию уже проверяла налоговая инспекция, будущему главбуху необходимо изучить акт проверки. В этом случае бухгалтер может проверять только ту документацию, которая образовалась в деятельности после акта проверки.

Если проверки не было, то следует помнить, что по закону "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться не менее пяти лет (ст. 17), и поэтому именно за этот период должны быть в наличии.

На определенную, согласованную с уходящим главным бухгалтером дату все учетные процессы за истекший период должны быть завершены. Это означает, что должны быть выполнены все бухгалтерские записи за истекший период, укомплектованы в дела первичные документы, служащие основанием для каждой выполненный записи,
сформирован оборотный баланс, формы бухгалтерской и налоговой отчетности.

К передаче готовятся книги и журналы регистрации: ценных бумаг, доверенностей, регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста, кассовая книга; учета счетов-фактур полученных и выданных, покупок и продаж, регистрации банковских чековых книжек и др.

Бухгалтерские документы должны быть подшиты в дела согласно номенклатуре дел, разработанной на предприятии. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел и журналов (книг) регистрации, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Некоторые бухгалтеры требуют, чтоб все листы были пронумерованы и описаны. Но согласитесь, в ином учреждении эта процедура может занять весь срок передачи дел. К тому же, отсутствие документа не спасает от ответственности в дальнейшем.

Если выяснилось, что некоторые из необходимых журналов (книг) отсутствуют, об этом делается соответствующая запись в акте приема-передачи, а журнал (книга) заводится со дня приемки дел.

Проверка состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности

Проверка всего бухгалтерского и налогового учета за период в 3 года в короткий срок нереальна. Как правило, передача дел производится на основе последнего представленного бухгалтерией баланса.

На практике операции проверяются выборочно или, к примеру, сплошным порядком по какому-либо разделу за выбранный срок. Можно выбрать период наибольшего оборота по счету продолжительностью в месяц, квартал и проверить отражение в учете операций сплошным порядком.

Проверяется соблюдения требований ведения бухгалтерского учета (п. 7 Положения по бухгалтерском учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/ 98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.1998 № 60н). Обращается внимание на соблюдение правильности оформления первичных документов, служащих основанием для отражения операций в бухгалтерских регистрах, наличие подписей уполномоченных лиц.

При необходимости право подписи этих лиц подтверждается соответствующими учредительными документами, доверенностями или приказами.

Данные оборотных ведомостей по счетам, журналов-ордеров, оборотных балансов, главной книги сверяются с бухгалтерской и налоговой отчетностью.

Основательно нужно проверить налоговую отчетность по всем уплачиваемым налогам. Первостепенными налогами в данном случае являются налог на прибыль и НДС.

В отчетности следует обратить внимание не только на правильность заполнения форм, но и на отметку о приеме документа, на срок его сдачи и наличие всех необходимых подписей.

Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указываются в акте приема-передачи дел. Обычно, оформляются бухгалтерские справки за подписью уходящего главного бухгалтера или временно исполняющего его обязанности. Внесение исправлений в регистры бухгалтерского учета может ложиться как на нового главного бухгалтера, так и на прежнего.

Инвентаризация

Нужно ли проводить инвентаризацию при смене главных бухгалтеров?

Вспомним, что обязательные случаи ее проведения установлены п. 2 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Эти же положения содержатся в п. 1.5 приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", п. 27 Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" и п. 22 Приказ Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов".

Проведение инвентаризации обязательно:

· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

· при смене материально ответственных лиц;

· при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

· в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· при реорганизации или ликвидации организации;

· в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Если Вы принимаете дела в преддверии составления годовой отчетности, и дата обязательной инвентаризации определена в учетной политике предприятия, а инвентаризация не проводилась, Вы имеете полное право ставить вопрос о проведении обязательной инвентаризации имущества и обязательств при приеме дел.

Если на принимаемом в Ваше ведение предприятии главный бухгалтер является материально-ответственным лицом, а это возможно в соответствии со ст. 243 ТК РФ и должно быть оговорено в трудовом контракте, инвентаризация также обязательна.

При совмещении главным бухгалтером должности кассира проводится инвентаризация кассовой наличности. По результатам проверки составляется отдельный акт проверки кассы, который подписывают как сдающий, так и принимающий дела бухгалтерии, а также кассир и представитель администрации. Этот акт является приложением к акту приема-сдачи дел.

Если же материальная ответственность не предусмотрена, а времени на сдачу-приемку дел мало, будет не лишним посмотреть итоги последней инвентаризации, проведенной на предприятии. В любом случае следует отметить в акте према-передачи дел

дату и результаты прежней инвентаризации, а также оговорить с руководителем проведение инвентаризации вначале Вашей работы.

На практике бухгалтеры проводят инвентаризацию финансов (смотрят остатки по кассе, на расчетных счетах, дебиторскую и кредиторскую задолженности), другие требуют и инвентаризации основных средств и материально-производственных запасов. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в порядке, предусмотренном Положением по ведению бухгалтерского учета.

Акт приема-передачи дел

В итоге приема-передачи дел оформляется приемо-сдаточный акт. В акте указывается, на какую дату осуществлена передача дел.

Простейшей формой акта приема-сдачи является опись дел, принимаемых главбухом. Однако, на наш взгляд, этого не достаточно для дальнейшей работы главного бухгалтера. Но это выгодно и уходящему сотруднику. Новичок просто на слух воспринимает многие вещи в процессе передачи дел. И при составлении первого своего баланса окажется в затруднении при дефиците информации. Поэтому в акте рациональнее указать информацию об остатках по счетам с расшифровкой. Тогда всю нужную информацию новичок может почерпнуть из акта и не беспокоить ушедшего сотрудника или руководителя.

Форму акта каждый знает, можно взять за основу любой. А вот содержательную часть составить в цейтноте и эмоциях бывает затруднительно. Дадим примерный перечень вопросов (разделов), которые может содержать Акт приема-сдачи дел. Он может уточняться, расширяться, сокращаться в зависимости от конкретных условий и объема деятельности организации.

1. Общая характеристика бухгалтерского учета и организации работы бухгалтерии

Сведения об организации работы в самой бухгалтерии. Штат, его укомплектованность, текучесть кадров и ее причины. Распределение обязанностей между сотрудниками, наличие должностных инструкций. Квалификация сотрудников и работа по ее повышению.

Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм бланков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно. Обеспеченность бланками форм первичных документов и учетных регистров, отчетности.

Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности (книгами, программами). Наличие ведомственных инструктивных положений и инструкций.

Обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой.

Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная). Состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них.

2. Состояние учета денежных средств.

Касса. Наличие кассира и действующего договора на полную материальную ответственность с ним. Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов (марки почтовые, государственной пошлины, вексельные, оплаченные авиабилеты и др.). Состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе, их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел.

Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах.

Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.

3. Состояние учета расчетных операций

Наличие выписок из счетов в банке, договоров и других документов расчетного характера.

Инвентаризации расчетов с контрагентами, наличие актов сверки взаимных расчетов, на какую дату урегулированы расхождения. Ведение претензионной работы. Реальность дебиторской и кредиторской задолженности. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности, с указанием виновных в этом лиц.

Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам.

Банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения.

4. Состояние учета амортизируемого имущества (основных средств и нематериальных активов)

Дата последней инвентаризация имущества, ее полнота и качество, отражение в учете. Инвентаризационные описи, в каком виде и у кого они хранятся. Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания. Инвентарные карточки на . Ответственные хранители ценностей, имеется ли приказ об их назначении.

5. Состояние материального учета

Наличие актов (сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков) выверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц, дата последней выверки. Дата последней инвентаризации материальные ценности, ее результаты. Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов, наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.

6. Состояние расчетов с работниками

Сведения о штатном расписании, наличии трудовых контрактов. Задолженности по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета, наличие налоговых карточек по НДФЛ и ЕСН.

7. Отчетность

Соблюдение требования составления месячного бухгалтерского баланса, установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов, достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов. Наличие налоговых регистров.

8. Хранение документов

Обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел, подшиты и пронумерованы ли документы. Правильность оформления изъятие или уничтожения документов по причине истечения предельного срока хранения.

Справка о наличии и сохранности печатей, штампов и т.д.

9. Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи

Перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др.

Отмечается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов.

10. Остатки по проверенным счетам.

Подтверждаются остатки по проверенным счетам и их расшифровка. Желательно подтвердить остатки по счетам денежных расчетов (касса, банк, расчеты с поставщиками и покупателями, сотрудниками), а также счетам учета иного имущества.

11. Подписи

Главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии или представителя администрации.

В случае несогласия сдающего с какими-либо положениями акта, уходящий бухгалтер вправе сделать при подписании акта соответствующие мотивированные оговорки.

Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, из которых: первый представляется на утверждение руководителю учреждения, второй остается у передающего дела. Если дела передает филиал или представительство организации, акт составляется в трех экземплярах, один из которых представляется в головную организацию.

О смене главного бухгалтера нужно уведомить налоговые органы. Обычно они требуют сдать форму № Р14001, приказ о назначении, данные его паспорта (ксерокопию).

В зависимости от стиля работы новой компании уведомляются постоянные партнеры и подразделения.

Нужно формировать акт приема передачи дел при увольнении главного бухгалтера? Какие документы в нем перечислять? Приведем актуальный образец акта приема-передачи, который может потребоваться при увольнении (смене) главного бухгалтера организации.

Акта приема-передачи: составлять или нет

Когда из организации увольняется главный бухгалтер он должен передать новому бухгалтеру документы и прочие бухгалтерские «дела». В этих целях составляют приказ о приеме-передаче и указывают в нем состав передаточной комиссии. Также см. « » Издание такого приказа позволяет проконтролировать процедуру смены главного бухгалтера и зафиксировать передаточные документы.

После того, когда процедура передачи дел завершена, логично составить акт приема-передачи дел, в котором будет конкретный перечень переданных документов.

Пример акта

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера это произвольный документы. Унифицированного бланка – не существует, а четкие требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.

При приеме-передаче должны передаваться все документы, которые относятся к сфере деятельности главного бухгалтера за период как минимум пять лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В нашем образце акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера мы перечислили лишь некоторые документы и ценности, которые могут передаваться при смене бухгалтера. Вы можете ознакомиться и, при желании,

Ответ на вопрос:

При смене главного бухгалтера необходимо разработать четкую схему передачи дел уходящим и приема дел новым сотрудником. В ней предусматривают порядок и сроки приема-передачи дел, период, в течение которого каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела, руководить работой бухгалтерии, а также подписывать документы. Разработанная схема утверждается приказом руководителя организации. Также в нем указываются лица, несущие ответственность за выполнение данного приказа.

Процедура передачи дел состоит из следующих этапов:

Издание приказа руководителя организации о приеме-передаче дел;

Проведение инвентаризации имущества и обязательств организации;

Ознакомление с внутренними документами компании;

Непосредственно передача дел, включая передачу первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;

Проверка состояния учета и отчетности;

Оформление и утверждение руководителем акта приема-передачи дел.

До увольнения главного бухгалтера и на момент передачи дел двух бухгалтеров в организации быть не может.

При передаче дел имеет значение, приглашен на должность главного бухгалтера другой работник или нет, ведь у работодателя в случае увольнения бухгалтера по собственному желанию есть только две недели и на поиск нового работника (ст. 80 ТК РФ), и на саму передачу. Продлить данный срок и задержать прежнего работника для передачи дел работодатель не имеет права.

Если подходящая кандидатура до истечения срока уведомления не найдена, дела нужно будет передать другому сотруднику, назначенному приказом руководителя, например заместителю главного бухгалтера или иному работнику. Принять дела может и непосредственно руководитель, поскольку в силу ст. 7 Закона N 402-ФЗ https://budget.1kadry.ru/#/document/99/902316088/bssPhr276/ именно он организует ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета.

В случае если новый главный бухгалтер найден, возникает вопрос, каким образом и когда передавать дела, поскольку кандидат на должность может не найти времени появиться на будущей работе до своего трудоустройства. Кроме этого, не являясь работником организации, он не имеет права расписываться в акте приема-передачи, тем более что после принятия дел он может вообще передумать и отказаться от должности.

Оптимальный вариант - когда оба бухгалтера работают одновременно. Некоторые специалисты рекомендуют принять кандидата изначально на другую должность, например заместителя главного бухгалтера, а после освобождения должности главного бухгалтера осуществить перевод. Либо перевести главного бухгалтера на должность заместителя, а кандидата принять на должность главного бухгалтера. Но и в первом, и во втором случае, прежде всего, нужно, чтобы имелась должность заместителя главного бухгалтера, причем вакантная. Поэтому данные варианты не только не всегда могут быть применены, но и достаточно проблематичны.

Поскольку порядок передачи дел законодательством не установлен, в каждой организации он свой в зависимости от фактических обстоятельств. Считаем, что будущий главный бухгалтер все же должен принять участие в передаче дел (тем более что это в его интересах), но акт приема-передачи при этом подписывается или руководителем, или другим уполномоченным работником. Тогда уже при оформлении нового бухгалтера придется составить еще один акт приема-передачи.

В приказе о передаче дел следует указать :

Лиц, ответственных за прием и передачу дел, если на момент увольнения главного бухгалтера замена ему еще не найдена, в приказе указывается лицо, которое будет принимать дела;

Сроки приема-передачи дел;

Дату, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период;

Порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел.

Образец приказа смотрите ниже.

По необходимости можно провести инвентаризацию всего имущества и обязательств организации . Рекомендуем провести хотя бы выборочную инвентаризацию имущества и обязательств организации.

Случаи обязательного проведения инвентаризации :

Смена материально ответственных лиц;

Выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

Реорганизация или ликвидация организации.

Инвентаризацию денежных средств в кассе (на расчетных счетах) целесообразно проводить всегда, когда происходит смена главного бухгалтера, независимо от того, выполняет ли главный бухгалтер обязанности кассира и является ли он материально ответственным лицом.

Учредительные документы организации,

Наличие документов о регистрации ККТ, находящейся в собственности организации,

Наличие приказов об утверждении налоговой и бухгалтерской учетной политики компании.

Кроме того, новому главному бухгалтеру необходимо удостовериться в наличии следующих документов:

Утвержденного плана счетов организации;

Налоговых регистров;

Налоговой и бухгалтерской отчетности;

Оборотно-сальдовой ведомости (главной книги), а также регистров синтетического и аналитического учета;

Книги покупок и книги продаж, журналов учета полученных и выданных счетов-фактур;

Отчетности по страховым взносам во внебюджетные фонды;

Актов выполненных работ (оказанных услуг), товарных накладных и иных первичных документов;

Бухгалтерских справок;

Актов сверок с налоговыми органами, решений и актов по проводимым проверкам;

Инвентаризационных описей;

Кассовых документов, выписок банка и платежных поручений;

Договоров с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами;

Кадровых документов, документов, подтверждающих задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;

Порядка документооборота между сотрудниками компании, а также между головной организацией и ее подразделениями и филиалами (при их наличии);

Должностных обязанностей сотрудников бухгалтерии;

Списка лиц, имеющих право подписи на первичных документах, который должен быть утвержден приказом руководителя.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

Факт передачи дел от увольняющегося бухгалтера необходимо оформить актом приема-передачи. Он составляется после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Форма этого акта законодательством не предусмотрена, поэтому он заполняется в произвольной форме в двух экземплярах и подписывается как увольняющимся главным бухгалтером, так и новым. Утверждает данный акт руководитель организации. Первый экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй - остается в организации

В акте приема-передачи отражаются :

Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;

Дата передачи дел;

Реквизиты приказа руководителя, на основании которого передаются дела новому главбуху;

Опись передаваемых документов с указанием их наименований и количества. Если перечень таких документов достаточно велик, то можно указать соответствующие папки документов с приложением по ним описи к акту. Например: "Налоговые регистры по налогу на прибыль за 2011 г.", "Акты оказанных услуг за 2011 г." и т.д. Причем не надо фиксировать в данном акте документы, относящиеся к компетенции других бухгалтеров (например, по учету заработной платы или кассы);

Серия и номер неиспользованных банковских чеков, а также наименование и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;

Ошибки и неточности в учете, бухгалтерской и налоговой отчетности, выявленные в ходе проверки;

Список отсутствующих документов;

Пояснения и замечания к акту увольняющегося главного бухгалтера и лица, принимающего дела.

В акте приема-передачи дел фиксируется состояние учета в организации, перечень и количество передаваемых документов, ошибки, отсутствующие ценности и документы, а также прочие существенные моменты, выявленные в ходе передачи дел.

Образец акта смотрите ниже.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Может ли в организации быть два главных бухгалтера, например на время передачи дел увольняющегося главбуха новому сотруднику

Н.З. Ковязина

Нет, не может.

Закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и Трудовой кодекс РФ не предполагают существования в одной и той же организации нескольких (более одной) должностей главного бухгалтера. В указанных нормативных актах должность «главный бухгалтер» упомянута в единственном числе. Вторым лицом после главного бухгалтера может выступать его заместитель или другой назначенный сотрудник, но не еще один главный бухгалтер (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Таким образом, два главных бухгалтера в одной организации одновременно работать не могут, в том числе временно.

Совет: на время передачи дел с новым сотрудником можно заключить или принять его на должность заместителя главного бухгалтера с последующим .

Формы:

Образец приказа о приеме-сдаче дел

Общество с ограниченной ответственностью "Роза"

ПРИКАЗ N 85

г. Москва

О порядке приема-передачи дел

В связи с увольнением 05.04.2010 Ивановой Надежды Михайловны с должности главного бухгалтера ООО "Роза" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить заместителя главного бухгалтера Петрову Людмилу Васильевну ответственной за прием бухгалтерской и налоговой документации от главного бухгалтера Ивановой Надежды Михайловны.

Акт приема-передачи составить на основе описи передаваемых документов.

2. Представить 02.04.2010 мне на утверждение акт приема-передачи дел в 2 экземплярах.

Генеральный директор

ООО "Роза" ________________ В.П. Васильков

Образец акта приема-передачи дел при смене главного бухгалтера

Образец акта приема-передачи дел при смене

главного бухгалтера

Общество с ограниченной ответственностью "Компания"

ИНН 77034500296

117345, Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО "Компания"

------- (В.В. Ефремов)

Акт приема-передачи документов ООО "Компания"

Согласно приказу от 17.04.2012 N 30 в период с 18 апреля по 2 мая 2012 г. главный бухгалтер И.А. Сидорова передала, а заместитель главного бухгалтера Е.А. Петрова приняла следующие документы:

Наименование папки	Количество
Учетная политика организации за 2009 - 2012 гг.	1
Налоговая и бухгалтерская отчетность за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г.	4
Налоговые регистры за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г.	4
Отчетность в фонды за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г.	4
Акты оказанных услуг (полученные и выданные) за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г.	13
Документы для работы с налоговой инспекцией (сверки, решения)	1
Акты сверок расчетов с контрагентами за 2009 - 2011 гг.	1
Инвентаризационные описи за 2009 - 2011 гг.	3
Книги покупок и продаж за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г.	13
Журналы регистрации счетов-фактур полученных и выданных за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г.	13
Товарные накладные, полученные за 2009 - 2011 гг. и I квартал	10
Договоры с поставщиками и покупателями	4

Также переданы и приняты: печать организации, банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с N АЕ 15812 по N АЕ 15840), ключи от сейфа, ключи от системы "клиент - банк", наличность в сумме 5000 руб.

Выявленные ошибки в учете и отчетности:

Не представлена отчетность по НДС за I квартал 2011 г.;

Неверно посчитана сумма авансовых платежей по налогу на прибыль, подлежащая уплате в I квартале 2012 г.

Приложения к акту:

1. Акт инвентаризации денежных средств в кассе, дебиторской и кредиторской задолженности по состоянию на 2 мая 2012 г.

2. Копия аудиторского заключения за 2011 г.

4. Опись первичных документов, содержащихся в передаваемых папках документов.

Документы сдал: Сидорова главный бухгалтер И.А. Сидорова

Документы принял: Петрова зам. главного бухгалтера Е.А. Петрова

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Зоя РЫЖЕВСКАЯ
Журнал "Московский бухгалтер" N 5/2002г.

Многих наших читателей удивит тот факт, что в законодательстве нигде не закреплен порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому. Но почти каждый главбух хоть раз, но принимал дела у своего предшественника. При этом большинство из них отмечают, что "в наследство" новичку уволившийся главбух оставляет массу проблем.При передаче дел от одного главного бухгалтера другому должен соблюдаться определенный порядок. Однако законодательно он не установлен, если, конечно, не принимать во внимание инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами, утвержденную Минздравом СССР аж в 1979 году и предназначенную для подведомственных организаций.Главный бухгалтер имеет право разработать собственную методику передачи дел. Чем же руководствоваться в этом случае? Одни бухгалтеры ищут нужную информацию в специализированных изданиях, другие перечитывают лекции, бережно сохраненные еще с институтских времен, третьи обращаются за советом к коллегам.В этой статье мы рассмотрим основные моменты, связанные с процедурой передачи дел.

Первым делом - приказ

Первый шаг в процессе сдачи дел должен сделать не главбух, а руководитель организации, в которой меняется столь ответственный сотрудник. По федеральному закону N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" ответственность за организацию бухучета несет именно руководитель предприятия. Он издает приказ о приеме на работу заместителя главного бухгалтера (или помощника главбуха, старшего бухгалтера и т.д.), который впоследствии станет главным. При такой формулировке можно избежать сомнительной ситуации, когда в одной организации в течение пусть даже небольшого отрезка времени работают два главбуха. В приказе должен быть обозначен срок приема-сдачи дел бухгалтерии. По нашему мнению, он не может превышать двух недель, отведенных на увольнение Трудовым кодексом РФ. Также в приказе указываются ФИО будущего главбуха, состав комиссии по приему-сдаче дел (если она будет организована), сведения о привлечении аудиторской фирмы (если планируется проведение аудиторской проверки).

Обратите внимание

Чтобы сдача-приемка дел прошла, как говорится, без сучка, без задоринки, к процессу можно привлечь аудиторов. Они оформляют аудиторское заключение, на основе которого составляется приемо-сдаточный акт. Правда, раскошелиться на подобное "удовольствие" готова не каждая фирма.Если новому главбуху пришлось принимать дела самостоятельно, он должен приложить максимум усилий к тому, чтобы обезопасить себя от ответственности за ошибки предшественника (см. вставку).Разумеется, весь бухгалтерский учет проверить невозможно. Например, документацию, "возраст" которой более трех, но менее пяти лет, просматривать необязательно. Достаточно проверить либо ее наличие в самой организации, либо факт сдачи документов на хранение в государственный или частный архив. Напомним, что по закону "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться не менее пяти лет (ст. 17). Хотя статья 23 НК РФ уменьшает этот срок ровно на один год, по нашему мнению, в данном случае лучше руководствоваться именно законом о бухучете. К тому же и архивное законодательство устанавливает пятилетний срок на хранение основных бухгалтерских документов. Кстати, сроки хранения документов недавно были обновлены. 6 октября 2000 года Росархив выпустил Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. С документацией, скопившейся в организации в последние три года, работать придется более тщательно. По статье 87 НК РФ налоговые инспекции вправе проверить деятельность налогоплательщика за три календарных года. Если в течение этого времени организацию посещала налоговая инспекция, будущему главбуху необходимо изучить акт проверки. Также в этом случае бухгалтер может проверять только ту документацию, которая относится к "послепроверочному" периоду.За этот период (три календарных года или со дня последней выездной проверки) необходимо проверить наличие всех первичных, учетных и отчетных документов. Кроме того, стоит уделить внимание не только бухгалтерским, но и налоговым регистрам. Правда, проверить удастся только лишь их наличие.Если у бухгалтера много времени и сил, то он может проверить соблюдение всех требований ведения бухгалтерского учета, установленных действующим законодательством. Однако для этого придется сверить даты совершения хозяйственных операций и их отражение в бухучете, проверить соответствие данных оборотных ведомостей по счетам, журналов-ордеров, балансов, главной книги, бухгалтерской и налоговой отчетности. Выполнить такой обЪем работы невозможно, поэтому можно ограничиться выборочной проверкой.Основательно нужно проверить налоговую отчетность по всем уплачиваемым налогам. Первостепенными налогами в данном случае являются налог на прибыль и НДС. В отчетности следует обратить внимание не только на правильность заполнения форм, но и на отметку о приеме документа, на срок его сдачи и наличие всех необходимых подписей. Все ошибки и неточности, выявленные при проверке, будущий главбух должен указать в акте приема-сдачи дел.

Сдал-принял

Простейшей формой акта приема-сдачи является опись дел, принимаемых главбухом. Однако, на наш взгляд, этого не достаточно для дальнейшей работы главного бухгалтера. Кроме описи в акт приема-сдачи нужно занести информацию об остатках по счетам по итогам проведенной инвентаризации. (Примерное содержание акта приема-сдачи дел представлено в таблице).Вопрос о том, обязана ли организация проводить инвентаризацию при смене главного бухгалтера, является спорным. Одни бухгалтеры проводят только инвентаризацию финансов (смотрят остатки по кассе, на расчетных счетах, дебиторскую и кредиторскую задолженности), другие требуют и инвентаризации основных средств и материально-производственных запасов.С одной стороны, по нормам, установленным Минфином России, при смене материально ответственного лица инвентаризация всех активов баланса должна проводиться в обязательном порядке. Это требование установлено и в приказе Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", и в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Однако в настоящее время главные бухгалтеры практически не подписывают договоров о полной индивидуальной материальной ответственности.С другой стороны, с 1 февраля этого года (дата вступления в силу ТК РФ) руководители организаций вправе возлагать на главных бухгалтеров полную материальную ответственность (ст. 243 ТК РФ). Если этот пункт занесен (или будет занесен) в трудовое соглашение, то бухгалтер обязан проводить инвентаризацию. Если же материальная ответственность не предусмотрена, а времени на сдачу-приемку дел мало, то сведениям об основных средствах и МПЗ, отраженным в последнем годовом балансе, можно поверить. В этом случае будет не лишним посмотреть итоги последней инвентаризации, проведенной на предприятии, и инвентарные карточки на основные средства. Эту информацию сравнить с той, что отражена в последнем годовом балансе. В ряде случаев новые главные бухгалтеры настаивают на составлении так называемого передаточного баланса. Правда, не всегда эта идея находит понимание у увольняющихся главбухов, поэтому на практике новые главные бухгалтеры принимают дела по последнему годовому балансу.Результаты проверки баланса заносятся в акт приемки-сдачи дел. В данном случае можно рекомендовать бухгалтерам не включать в акт ту информацию, которую они не проверяли. Другими словами, если бухгалтер проверил только остатки, например, по счетам 50, 51, 62, 70, 01, 02, то их и следует подтвердить в акте приемки. Также в нем должны быть зафиксированы все выявленные главбухом-новичком нарушения, ошибки и неточности. Если он обнаружит пропажу каких-либо документов или журналов, это тоже нужно отразить в приемо-сдаточном акте.Кроме главных бухгалтеров акт сдачи-приемки подписывает руководитель организации и члены приемо-сдаточной комиссии (если, конечно, таковые есть и утверждены приказом). После того как акт подписан, бухгалтеры заменяют банковскую карточку. Кстати, до последнего дня работы "старый" главбух подписывает все текущие документы под чутким контролем новичка. В конце всей процедуры новый главбух должен уведомить о кадровых перестановках налоговую инспекцию, партнеров организации, ну, и естественно всех сотрудников фирмы.

Как аукнется, так и откликнется

Наверняка на практике бухгалтер не сможет применить многие шаги описанного выше алгоритма. И дело здесь не в ненужности каких-либо положений, а в том, что передача дел зависит от отношений между уходящим бухгалтером и работодателем, а также от элементарной человеческой порядочности.Увольнение - дело, как правило, малоприятное. Редко получается так, что главный бухгалтер уходит на повышение или по личным позитивным причинам. Конечно, в этом случае он приложит усилия к тому, чтобы оставленная фирма не разорилась после его ухода, а новый главный бухгалтер не утонул "в делах минувших дней".Однако на практике главбухи-новички почти не получают помощи от своих предшественников. Последние уходят, зачастую оставляя за собой настоящие "руины". В лучшем случае, уходя, "старый" главбух сдает все дела руководителю организации по акту приемки-сдачи. В худшем - в преддверии сдачи годового баланса новичку никто не может обЪяснить, что творится в бухгалтерии. К тому же зачастую руководству фирмы просто "не досуг" принимать дела у бухгалтера по какой-то описи. Конечно, в этом случае главному бухгалтеру не следует проявлять излишнюю инициативу и подписывать самостоятельно составленный акт сдачи-приемки. Ведь никакой "сдачи" не происходит. Еще хуже, когда бывший главный бухгалтер, раздосадованный несправедливостью руководства, вымещает все свои обиды на ни в чем не повинном новичке. В такой ситуации не помогут никакие инструкции или методики. Остается только пожелать главным бухгалтерам быть взаимно вежливыми. Ведь сегодня главбух сдает дела, а завтра он уже и сам будет принимать их у кого-то. Мир тесен: Как знать, быть может, главбух, пришедший на ваше место, через несколько лет сдаст дела вам же.

Виновата ли я, что: главбух?
По Трудовому кодексу РФ:
В соответствии со статьей 238 ТК РФ руководитель организации вправе потребовать от главбуха возмещения ущерба, причиненного предприятию. Например, если налоговая инспекция оштрафует организацию за неправильное ведение бухучета, то директор фирмы вправе вычесть эту сумму из зарплаты бухгалтера (размер взыскания не должен превышать среднемесячный заработок).
В новом КОАП РФ статей, по которым главбуха могут оштрафовать, более чем достаточно (см. табл.).

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций	Статья 15.1.	от 4 000 до 5 000 рублей.
Невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций	Статья 15.2.	от 2 000 до 3 000 рублей.
Нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организации	Статья 15.4.	от 1000 до 2000 рублей.
Нарушение сроков представления налоговой декларации	Статья 15.5.	от 300 до 500 рублей.
Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля,	Статья 15.6.	от 300 до 500 рублей.
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности	Статья 15.11.	от 2 000 до 3 000 рублей. Под грубым нарушением понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.
Нарушение порядка представления статистической информации	Статья 13.19.	от 3 000 до 5 000 рублей.

По Уголовному кодексу РФ:
По статье 199 УК РФ главного бухгалтера могут лишить права занимать подобную должность на срок до пяти лет либо арестовать на срок от четырех месяцев до шести лет. Такое наказание грозит бухгалтеру в случае уклонения от уплаты налогов "путем включения в бухгалтерские документы заведомо искаженных данных о доходах или расходах либо иным путем" в крупном размере (сумма свыше 100 000 рублей). Отметим, что привлечение к уголовной ответственности по статье 199 подтверждено пунктом 10 постановления пленума Высшего Суда РФ от 4 июля 1997 г. N 8.
В УК РФ есть и другие статьи, на основании которых главбухов могут привлечь к ответственности. Например, причинение ущерба путем обмана (ст. 165), злоупотребление полномочиями (ст. 201), халатность (ст. 293) и подделка документов (ст. 327). Впрочем, случаи привлечения к ответственности по этим статьям очень редки.
Акт приема-сдачи дел может содержать:
I. Общий раздел
1. Касса и учет денежных средств. В описании можно указать, кто ведет денежные операции организации (кассир или подотчетное лицо), а также зафиксировать условия хранения наличных средств, состояние записей в кассовой книге, остаток наличных в кассе, хранение в кассе иных ценностей.
2. Учет расчетных операций. В описании можно указать реальность дебиторской и кредиторской задолженностей, наличие просроченных и безнадежных задолженностей, наличие актов сверки и сумм, своевременно не перечисленных в бюджет.
3. Сведения о соблюдении сроков предоставления отчетности.
4. Сведения об учете основных средств, материальных и нематериальных активов. Здесь можно привести сроки и итоги последней инвентаризации имущества, указать, в каком виде хранятся инвентарные описи, книги, карточки, ФИО (или должность) ответственных за хранение ценностей, сведения о наличие актов сверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц.
5. Сведения о правильности оформления и хранения документов. В описании можно указать период, за который хранится документация, и место ее хранения (бухгалтерия или архив). Также важно отметить, подшиты и пронумерованы ли документы в папках.
6. Сведения о штатном расписании, фонде заработной платы, персонифицированном учете, наличии и заполнении налоговых карточек по НДФЛ и ЕСН.
7. Сведения об организации работы в самой бухгалтерии. Здесь стоит указать, как распределены обязанности между сотрудниками, имеются ли бланки учета и отчетности, разработаны ли должностные инструкции и т.д.
II. Основная часть
1. Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи.
2. Остатки по проверенным счетам.
III. Подписи главного бухгалтера, сдающего дела, главного бухгалтера, принимающего дела, руководителя организации (или представителя администрации).

К начальнику бухгалтерской службы предъявляют специфичные требования, так как он создает имидж компании на инвестиционном рынке и получении преференций контрагентов. Существуют особенности смены главбуха и приема на должность нового сотрудника. Он должен максимально обезопасить себя от претензий руководства, контролирующих органов в будущем.

В настоящее время нормативные акты, регулирующие порядок передачи дел, отсутствуют. В некоторых ведомствах он прописан, но организация имеет права сама установить правила передачи и приема дел главбуха. Основное требование - ориентация на Закон РФ «О бухгалтерском учете».

Увольнение и прием

Основные правила предусмотрены в ТК страны. Трудовой договор должен инициируется работником или руководителем и иметь максимальный срок 5 лет. Иногда руководство компании отдает предпочтение меньшему сроку, чтобы проверить качество работы и дать возможность сотруднику изменить условия труда: заработная плата, рабочий день и др. Трудовое законодательство разрешает руководителям устанавливать испытательный срок на эту должность 6 месяцев. Если главбух не прошел назначенный срок, то его увольняют без выходного пособия и согласия профсоюза. Однако специалист имеет право знать причины его несоответствия должности, которые послужили причиной отказа в оформлении на постоянное место.

В ТК оговорено, что отсутствие сотрудника по болезни или иным уважительным причинам не засчитывают за испытательный срок.

Причины увольнения могут быть следующие:

нанесения ущерба организации;
разглашение коммерческой тайны;
по собственному желанию.

Коммерческой тайной является информация, известность которой имеет коммерческую ценность для других лиц. Ее владелец принимает специальные меры для сохранности. Существует ряд условия для этого:

Ознакомление руководителя бухгалтерской службы под роспись с перечнем информации, которую считают коммерческой тайной.
Ознакомление под роспись с режимом и ответственностью за нарушение коммерческой тайны.
Создание условия для соблюдения коммерческой тайны сотрудником.

В ФЗ «О коммерческой тайне» ст. 5 предусмотрен ряд данных, которые не считаются коммерческой тайной в организации.

Главный бухгалтер на испытательном сроке может уволиться после уведомления начальства в любой день. Увольнение лица на срочном контракте при смене собственника возможно только при выплате компенсации в объеме трехмесячного заработка.

При смене бухгалтера состояние финансовой отчетности обязательно оценивают и фиксируют в актах. Письменное оформление данных проверки поможет новому сотруднику снять ответственность за достоверное предоставление информации, выявить неправильное определение налоговой базы, ошибки в бух.отчетности и налоговых регистрах.

Кому передать дела?

Принять дела у уходящего главного бухгалтера может несколько лиц. Наиболее часто - это новый главбух. Но может произойти так, что нового сотрудника еще нет, а старый - имеет законное право покинуть занимаемую должность. Тогда при наличии нескольких бухгалтеров можно временно передать дела им.

В затруднительную ситуацию попадают малые предприятия, где главный бухгалтер является всей бухгалтерией. Дела принимает руководитель компании, так как он несет ответственность за организацию бухучета.

Если руководитель против приема дел, то предыдущий главбух должен письменно оформить этот факт. При отказе руководителя подписать протокол с отказом, необходимо сделать следующее:

составить опись дел для сдачи (2 экземпляра);
отправить один экземпляр в налоговую службу заказным письмом или под расписку налогового инспектора.

Если сотрудник не может передать дела (заболел, умер), то руководитель должен издать указ о приеме их другим лицом.

Порядок передачи дел

Сегодня нет нормативного документа, который полностью регламентирует порядок передачи дел главбуха. Для исключения многих ошибок следует придерживаться пошаговой инструкции, отражающей максимальное число факторов. Она имеет рекомендательный характер, является обобщенной.

Если главный бухгалтер давно уволился, а нового на тот момент не приняли, то принимать дела нет у кого. Тогда передача не происходит.

Самостоятельная передача дел включает этапы:

Подписание распоряжения о назначении нового бухгалтера.
Инвентаризация финансовых обязанностей.
Акт приема отчетных и учетных документов.
Приложение к акту.
Организационные мероприятия.

Комиссия формируется по необходимости, когда выявлены массовые нарушения, отрицательные результаты налоговой проверки и др. В него входят другие работники бухгалтерии, важных подразделений. В приказе оговаривают полномочия комиссии.

Составление приказа

Закон № 129 ФЗ гласит, что компания может самостоятельно выбирать для себя нормы и этапы приема-передачи дел главбуха. Работодателю необходимо выпустить нормативный акт в форме инструкции, приказа, распоряжения, где будет подробно писан порядок передачи обязанностей.

На практике наиболее распространенным является приказ с указанием:

Причин приемки-передачи обязанностей.
Срока, в течение которого каждый бухгалтер руководит бухгалтерской службой и подписывает документацию.

При уходе главбуха по своему желанию у работодателя в распоряжении есть 2 недели на расторжение трудовых обязательств. Если происходит смена собственника и увольнение инициировано администрацией, то предельный срок на прерывания трудовых отношений равен 3 месяца после возникновения у нового владельца права собственности.

Ответственного за передачу документов лица - уходящий главбух.
Ответственного за прием лица - новый главбух или руководитель организации при исполнении им обязанностей.
Лиц, участвующих в приеме-передаче - аудиты, вышестоящие органы, специальная комиссия.
Дату окончания процесса передачи дел - это время завершения учетного процесса за прошедший период. Как правило, дата должна учитывать сроки сдачи бухгалтерской, налоговой отчетности.
Обязанности и полномочия нового главбуха.

Окончание учетных процессов

В приказе прописывают дату, когда предыдущий главбух обязан прекратить учетные процессы. Требуется:

сформировать первичные документы;
предоставить налоговую, статистическую, бухгалтерскую отчетность, все расчеты по выплате страховых взносов;
оформить бухгалтерские записи.

Все передаваемые документы обязательно подшивают.

Инвентаризация

Независимо от наличия договора материальной ответственности требуется организовать инвентаризацию финансовых средств на счетах и кассах.

Выявленные расхождения отражают на счетах в соответствии с Положением по бухгалтерской отчетности. Излишки приходуют по их рыночной стоимости на момент инвентаризации, сумму требуется занести в финансовый результат (увеличение дохода). Недостачу и порчу имущества считают издержками, при превышении ущерба их норм - на виновное лицо. Если подобное не выявлено, то убытки записывают в увеличение расходов или финансовый результат.

Закон о бухучете (ст. 12 п. 2) предусматривает обязательную проверку состояния имущества, обязательств согласно данным бухучета при смене материально ответственного лица. Данные отражают в актах и описях, составленных в 3 экземплярах:

для бухгалтерии;
увольняющемуся сотруднику;
новому главбуху.

Бумаги прикладывают к составленному акту.

Инвентаризация обязательна:

перед годовой отчетностью, если ранее она не проводилась;
если с главбухом оформлен договор о материальной ответственности в полном объеме.

На малых предприятиях целесообразно провести полную инвентаризацию имущества, обязательств. В крупных организациях на это уходит много времени, трудовых ресурсов. В подобных случаях рекомендуют прибегнуть к выборочной проверке доходов и расходов, финансовых вложений, задолженности.

Проверка

Передача дел должна сопровождаться актом проверки отчетности и бухучета. В большинстве случаев лучше воспользоваться услугами аудиторской компании. Это позволит получить независимое заключение по ведению учета. Если подобное неосуществимо, то новый сотрудник должен выполнить всю работу самостоятельно.

В первую очередь стоит проверить операции текущего года, так как часть налоговых деклараций будет сдаваться за последний год. Это период будет включать время, когда новый главбух не работал в организации.

Обратить внимание следует на:

учредительные документы, государственную регистрацию, протоколы собрания наблюдательного совета и учредителей, постановку на учет в ФНС, регистрацию ККТ;
отчетность, которую вправе проверить налоговая - за 3 года, текущий год;
система документооборота, учетная политика, обязанности в бухгалтерии;
выписка со счетов, договора, акты сверки и остальные расчетные документы;
материалы инвентаризации;
регистры налогового, бухгалтерского учета;
акты проверок за 3 предыдущих года;
акты сверок с бюджетными, внебюджетными фондами;
судебные разбирательства с сотрудниками, контрагентами, контролирующими органами;
материалы о растратах, недостачах и хищений.

На время передачи учетные процессы обязаны быть завершенными - произведены бухгалтерские записи за прошедший период, скомплектована первичка, сформирован оборотный баланс, налоговая и финансовая отчетности.

Первичку и регистры подшивают, группируя с номенклатурой дел: список журналов и дел.

Составление акта

Для разграничения ответственности нового (принимающего) и предыдущего (передающего) бухгалтеров необходимо составить акт. Документ так же используется для представления во время приема-сдачи дел:

первичной документации, материального учета, отчетности;
ведущих финансовых показателей.

Во время составления и сдачи акта у нового сотрудника должны быть необходимые книги и журналы: доверенности, кассовая книга, книга покупок/продаж, счет-фактур, учета ценных бумаг, регистрация чековых книжек. При отсутствии перечисленных документа это фиксируют в акте и заводят новые на дату приемки.

Правильность данных учета производится при помощи выборочной проверки. Для важных операций используют сплошной способ проверки.

При оценке учетных данных проверяют:

полноту;
рациональность;
своевременность;
осмотрительность;
непрерывность деятельности;
отсутствие противоречий;
имущественную обособленность;
последовательность использования учетной политики;
соблюдение правил учетной политики;
оформления первичных документов учета;
временную определенность факторов хоз.деятельности;
регистрация и наполнение регистров бух.отчетности.

Развернутый документ позволит новому специалисту оптимизировать работу на начальном этапе за счет содержания сведений учетного, отчетного и организационного характера.

В акте рассматривают следующие моменты:

Организация бухучета - характеристика работы бухгалтерии, ведения учета.

В организации работы рассматривают укомплектованность бухгалтерской службы, распределение обязанностей, наличие квалификации работников, должностных инструкций и штатного расписания. Отчетность и бухучет должен вестись по унифицированным и типовым формам учетной документации, используются специализированные или специально созданные для этих целей внутри организации бланки.
Наличие ведомственных инструкций, обеспечение учета нормативной базой - программным обеспечением, книгами.
Наличие у персонала оргтехники, компьютеров.
Общая характеристика бухучета. Состояние регистров аналитического и синтетического учета, наличие расхождений. Форма и система бухучета (мемориально-ордерная, компьютерная, журнально-ордерная,).

Состояние учета финансовых средств.

Касса. Присутствие кассира, договора на материальную ответственность. Порядок и место хранения денежных и наличных средств. Ведение кассовой книги, остаток средств и финансовых бумаг в кассе.
Перечень банковских счетов организации. Указывают их все номера и банковские отделения. Остаток средств берут из банковских выписок и сверяют с учетными данными. Присутствие уведомлений ФНС об открытых счетах.
Наличие чековой книжки, неиспользованные номера в ней.

Соответствие остатка финансовых средств, кассовых записей бухгалтерским записям должно быть зафиксировано отдельным актом. Его необходимо приложить к акту передачи дел.

Учет расчетных операций.

Присутствие выписок с банковских счетов и бумаг расчетного характера.
Кредиты в банках, задолженность по ним и сроки погашения.
Акты сверки расчетов с контрагентами, дата урегулирования расхождений. Претензионная работа. Действительные задолженности. Безнадежная и просроченная дебиторская задолженность.
Задолженность перед бюджетом, акты сверки по расчетам с ФНС.

Учет амортизированного имущества (нематериальные активы, основные средства). Время и отражение в отчете последнюю инвентаризацию имущества. Вид и место хранения описей инвентаризации. Присутствие актов ввода, выбытия и списания ОС. Наличие инвентарных карточек и приказов назначения ответственных работников за сохранность ценностей.
Состояние материального учета. Акты выверки бухгалтерских записей и данных материально ответственных сотрудников (снятие натуральных остатков, сличительные ведомости). Данные последней инвентаризации. Отражение фактов хищения и недостачи, актов ревизии, обследования. Ведение аналитического учета материалов. Присутствие расходной и приходной документации по передвижению материальных ценностей.
Расчет с работниками. Штатное расписание, трудовые контракты. Наличие задолженностей перед работниками. Характеристика персонифицированного учета.
Отчетность. Соблюдение сроков подачи бухотчетности и налоговых деклараций, их достоверность. Решение учредителей о выплате дивидендов и утверждения отчетности. Налоговые регистры.
Хранение документации. Надежность хранения, контроль бланков строгой отчетности, бухгалтерского архива. Присутствие описей дел.
Перечисление первичных, бухгалтерских документов по составленной описи.

Список передаваемых штатных расписаний, смет, соглашений, договоров, регистров, папок первичных документов, обязательств и др.
Отсутствие любых документов и первичных регистров бухучета.

Остаток по проверенным счетам. Подтверждение и расшифровка остатков счетам. Рекомендуют подтверждать остатки по финансовым расчетам и счетам учета имущества.
Перечень отсутствующей документации. Предыдущий главбух обязан написать объяснительную на имя руководителя, где указывает причины нарушений. Неточности и ошибка в отчетности, оформлении документации, найденные во время проверки. Все лучше фиксировать бухгалтерскими справками с подписью уходящего сотрудника.
Замечания и пояснения принимающего дела главбуха к акту увольняющегося работника. Указывают несогласия с положениями акта.
Фиксация факта передачи печати и фирменных штампов, ключей к «Клиент-Банку» и сейфам, сертификаты спецоператора связи.

В крупных компаниях в штате присутствует несколько бухгалтеров. В акте тогда следует отразить только документы, находящиеся под контролем главбуха.

Подписи и расшифровки принимающего и сдающего бухгалтера, членов комиссии.
Дата передачи.

Акт станет основанием для приказа (распоряжения) руководства о передаче дел.

Первичная документация, бухгалтерская отчетность, регистры следует хранить установленный правилами архивного дела срок, но минимум 5 лет. В наличии должны быть все документы за этот период.

К акту прикладывают документы:

акт инвентаризации финансовых обязательств: акты сверки расчетов с внебюджетными и бюджетными фондами, дебиторской и кредиторской задолженности;
акт инвентаризации активов, обязательств;
акт инвентаризации финансовых средств в кассе, опись ценных бумаг, бланков строгой отчетности;
аудиторское заключение о соответствии бухочетности;
перечень регистров, учетных документов, отсутствующих во время приема-передачи дел.

Заключительный этап

После передачи дел, подписания акта и увольнения предыдущего главбуха следует выполнить:

Уведомить ФНС о новом главбухе. Закон не предусматривает обязательного уведомления, а соответственно и ответственность за отсутствия не предусмотрена. Однако налоговики требуют письмо-уведомление с печатью организации и копией приказа а назначения, паспортные данные нового сотрудника.
Во всех финансовых организациях, где отрыты счета, оформить новые карточки.
С первого дня вести недостающие учетные регистры.
Если требуется подать уточненные декларации.
Исправить выявленные ранее ошибки.

Ответственность

После замены главбуха появляется вопрос ответственности настоящего и предыдущего сотрудника. Главбух не может привлекаться к любой ответственности, связанной с неправильным ведением бухучета, уклонением от налогов предыдущим сотрудником. Лицо привлекают к административной ответственности при наличии вины. Требуется доказать присутствие прямого умысла сокрытия прибыли, что полностью снимает вину нового главбуха.

При истечении срока давности привлечение к ответственности ушедшего сотрудника становится невозможным. Например, при нарушении валютного или финансового законодательства срок составляет 1 год с момента правонарушения, а по остальным основаниям - только 2 месяца. Если правонарушение является длящимся, то срок отсчитывается с момента обнаружения.

Если будет выявлено, что бывший бухгалтер причинил ущерб организации, то при наличии договора материальной ответственности он обязан его возместить. Если подобного документа нет, то объем компенсации равен среднемесячному заработку.

Каждый главный бухгалтер обязан знать о размере административных взысканий за:

Неправильное ведение кассовых операций и работа с наличными средствами - 4-5 тыс. руб.
Несоблюдение сроков постановки на учет в государственные фонды и налоговые органы - 0,5-1 тыс. руб.
Деятельность без учета в перечисленных органах - 2-3 тыс. руб.
Несоблюдения срока подачи декларации - 0,3-0,5 тыс. руб.
Несоблюдение сроков подачи сведений о закрытии, открытии банковских счетов - 1-2 тыс. руб.
Отсутствие данных для налогового контроля - 0,3-0,5 тыс. руб.
Грубые нарушения в бухотчетности или предоставление искаженных сумм бухотчетности свыше 10% - 2-3 тыс. руб.
Неправильный порядок учета валютных операций и предоставление отчетности по ним - 4-5 тыс. руб.
Неправильное предоставление статической информации - 3-5 тыс. руб.

Новый главбух должен принять дела у предыдущего сотрудника. Составленный акт передачи поможет исключить ряд проблем в будущем, выявит недочеты предшественника, исключит грубые ошибки во время работы и др. Он составляется в произвольной форме, но должен охватывать максимальный объем информации по отчетности.

Просмотров