Главная » Иные пенсионные выплаты » Расхождение при фактической приемке. Учет расхождений фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, выявленных при инвентаризации

Расхождение при фактической приемке. Учет расхождений фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, выявленных при инвентаризации

Составление акта о расхождении происходит в случаях, когда выявляется разница между товарами, пришедшими к грузополучателю и теми параметрами, которые заявлены в отношении данных товаров в сопроводительных документах.

ФАЙЛЫ

На каком этапе заполняется акт

Процедура доставки товара достаточно проста:

грузоотправитель загружает товар,
экспедитор довозит его до места назначения, где его разгружают на складе покупателя.

При этом при погрузке товар взвешивается, проверяется и все параметры вносятся в необходимые документы, то же самое происходит при его получении.

Как раз в момент разгрузки и может выясниться, что показатели, внесенные в грузосопроводительные документы, не согласуются с теми, что получены при доставке. Составить акт об этом нужно тут же, на месте, пока водитель, транспортирующий груз, не отбыл восвояси.

Что может послужить основанием для составления акта

Даже нарушение целостности упаковки служит достаточным основанием для оформления документа.

Акт может быть написан в случае, если полученная продукция не соответствует по качеству, товарным свойствам, наименованиям, внешнему виду, сорту, объему (причем учитываются как излишки, так и недостача) и тому подобное.

Основные моменты составления акта о расхождении

Акт о расхождении имеет унифицированную форму ТОРГ-2, рекомендованную к применению (при условии, что товары отечественного происхождения). Заполнять документ можно от руки (обязательно шариковой ручкой) или на компьютере. Если используется второй вариант, то после формирования бланк надо распечатать в нужном количестве экземпляров и подписать. Акт состоит из четырех страниц, каждая из которых подлежит обязательному заполнению.

Образец заполнения акта о расхождении

Заполнение первой страницы формы ТОРГ-2

В начале документа пишутся сведения о компании, в которую прибыл товар:

ее полное наименование,
адрес,
телефон,
вид деятельности,
структурное подразделение, осуществившее приемку груза
ссылку на документ, послуживший основанием к составлению акта (обычно это приказ или распоряжение директора).

Все вносимые данные должны быть идентичны тем, что прописаны в учредительных бумагах.

Акту нужно присвоить номер и вписать в бланк дату его написания. Строки справа, отведенные для утверждения, заполняет руководитель фирмы.

Далее, в пункте «Место приемки» указывается фактический адрес получения груза, отмечается дата привоза и ссылка на сопроводительные документы (с указанием их наименования, номера, даты создания). Тут же вписывается способ вызова представителя отправителя товара и заполняются строки, посвященные грузоотправителю, производителю, поставщику – везде надо указать соответствующее название предприятия, адрес, контактный телефон.

Если продукция была застрахована, это также нужно отметить, вписав сведения о страхователе.

В следующую часть акта вносятся:

данные о документах, на основании которых произведена поставка (ссылка на договор, номер счета-фактуры, также при необходимости следует внести номер железнодорожной накладной, ветеринарного свидетельства, коммерческого акта);
способ доставки (ж/д, водный или воздушный транспорт, автомобиль и т.д.);
дата отправления;
некоторые подробности о месте загрузки (склад, пристань, станция, терминал и т.п.).

Ниже идет таблица, в которую нужно вписать точное время отбытия и прибытия, вскрытия, выдачи груза (вплоть до минут). Если в период разгрузки были какие-то паузы, это тоже надо отметить.

Заполнение второй страницы формы ТОРГ-2

Вторая страница формы ТОРГ-2 начинается с внесения сведений о состоянии транспортного средства, а также наличии ярлыков, пломб и пр. маркировок на продукции.

оттисках на грузе,
количестве занимаемых мест,
виде упаковки (мешок, ящик, контейнер, паллета и т.п.),
наименовании товара,
всё, что касается веса (единица измерения, нетто-брутто).

Если есть какие-то особые дополнительные сведения, их следует вписать в последний столбик. Под таблицей надо указать были ли зафиксированы факты нарушения целостности пломб или ярлыков.

Вторая таблица на этой странице акта касается собственно сведений о расхождении : сначала сюда вносятся показатели из сопроводительных документов, заполненных отправителем, затем те, которые были получены при проверке поступившего груза. В итоге вписывается расхождение (со знаком + или -).

Еще одна таблица содержит детальные сведения о товаре (если наименований несколько, то для каждого из них в ней отводится отдельная строка). Сюда вносятся:

его название,
номер места в транспортном средстве,
единица измерения (прописью и в виде кода),
артикул (при наличии),
сорт,
количество,
цена (за единицу),
общая сумма.

Заполнение третьей страницы формы ТОРГ-2

На третьей странице акта указываются следующие сведения.

Информация об условиях хранения и транспортировки. Сюда можно вписывать любые параметры, способные повлиять на качество товара: температуру, влажность, освещенность, воздухообмен и т.д.
Состояние упаковки и маркировки в момент внешнего осмотра, а также соответствие проштампованных клише маркировке отправителя.
Дата вскрытия тары, а также утверждается (или не утверждается) то, что оттиски и пломбы соответствуют состоянию, указанному в грузосопроводительных бумагах.
Сведения о проверке (выборочная она была или полная) и каким способом проводилась; если проверка носила выборочный характер, то нужно написать основание для ее проведения.

В таблицу на странице три нужно написать данные о тех параметрах груза, которые зафиксированы на момент приемки: сорт, артикул, количество, цена, сумма.

Если был выявлен брак или бой груза, это тоже следует внести.

Затем регистрируются отклонения (недостача или излишки – количество, сумма разницы) и номер паспорта изделия, если таковой имеется.

Заполнение четвертой страницы формы ТОРГ-2

Четвертая страница включает в себя:

сведения об определении количества товара (каким путем оно проводилось: взвешивание, подсчет и т.п.);
сведения о месте данной операции;
использованные в процедуре приборы (их наименование, тип, номер, клеймо);
вписать характер выявленных расхождений (недовес, перевес, плохое качество, дефекты, бой и т.п.);
заключение комиссии (обычно тут указывается информация о том, следует ли предъявлять кому-либо претензии и если да, то кому именно).

Последняя часть акта содержит

сведения о членах комиссии, присутствовавших при его составлении: пишутся их должности и ФИО,
а также данные о представителе грузоотправителя (его должность, ФИО и ссылка на доверенность).

Если к акту прилагаются какие-то дополнительные подтверждающие документы, то их количество нужно внести в бланк.

Затем все подписывается главным бухгалтером фирмы, и в завершении выносится вердикт руководителя.

При оформлении поставки товаров может возникнуть ситуация, при которой количество товаров, зарегистрированное в финансовом документе Поступление товаров и услуг, не совпадает с фактически принятым количеством. В программе предусмотрена возможность регистрировать данные о расхождениях и печатать сопутствующие документы: Акт о приемке товаров (ТОРГ-1) и Акт о расхождениях при поступлении товаров (ТОРГ-2, ТОРГ-3).

Фактически оформление данной операции можно разбить на следующие этапы:

регистрация расхождений при приемке товаров,
оформление актов по результатам расхождений.

Регистрация расхождений при приемке товаров

Порядок работы по регистрации расхождений при приемке товаров зависит от того, каким образом происходит приемка товаров.

1-й вариант. Оформление финансового документа и фактическая приемка на склад происходят одновременно (неордерный склад).

2-й вариант. Оформление финансовых документов и фактическая поставка товаров производятся разными пользователями (например, бухгалтером и кладовщиком), и эти операции разделены во времени (ордерный склад).

Рассмотрим порядок действий пользователей при оформлении поставки по каждому из этих вариантов.

1-й вариант. Оформление финансового документа и фактическая приемка на склад происходят одновременно (неордерный склад)

В документе Поступление товаров и услуг на странице Товары по факту заполняется информация о товарах, которые фактически поступили на склад. Табличная часть документа может быть заполнена в соответствии с ранее заполненным заказом поставщику или вручную.

При заполнении информации о фактически принятом товаре менеджер может использовать сканер штрихкодов или терминал сбора данных. Предусмотрена также возможность использования электронных весов для взвешивания весового товара. Предварительно все эти устройства должны быть подключены, и их параметры должны быть определены в обработке Подключаемое оборудование (раздел Администрирование - Настройки РМК и оборудование). После заполнения информации о фактически поступивших товарах менеджер производит сверку поступивших товаров с теми позициями, которые указаны в печатной форме накладной поставщика.

В поле № по док. заполняется номер строки товара, как он зарегистрирован в печатной форме документа поставки. Используя команду Сверка строк – Упорядочить по номерам строк документа, можно упорядочивать список товаров в соответствии с теми номерами строк, которые указаны в печатной форме документа поставщика. Допустим, что в результате проверки обнаружилась пересортица товаров: поставщик поставил нам товар «Кофеварка JACOBS (Австрия)», вместо указанного в печатной форме накладной товара «Кондиционер Электа».

Таким образом, есть расхождения между фактической поставкой и теми данными, которые зарегистрированы в печатной форме накладной которые необходимо зарегистрировать. Менеджер устанавливает флажок Есть расхождения. При установке этого флажка становятся доступными страницы Товары по данным поставщика и Расхождения.

Теперь необходимо заполнить табличную часть Товары по данным поставщика. В табличную часть Товары по данным поставщика будет автоматически перенесена та информация по данным поставщика, которая заполнена на странице Товары по факту. Строки будут упорядочены в соответствии с номерами строк в печатной форме накладной поставщика, указанными в поле № по док. Если при сверке фактически принятых товаров с данными поставщика какой-либо номер строки был пропущен (недопоставка товара), то в табличной части Товары по данным поставщика будет добавлена дополнительная строка с данным номером. В нашем примере была пропущена 1-я строка. Поставщик в соответствии с печатными формами документов должен был поставить товар «Кондиционер Электра», однако его в наличии нет.

В табличной части Товары по данным поставщика информация должна быть заполнена в полном соответствии с печатной формой документа поставки. Добавим в табличную часть тот товар, который был зарегистрирован в печатной форме поставщика, но не был фактически принят на склад. То есть фактически зарегистрируем недопоставку товара.

После заполнения информации в табличной части Товары по данным поставщика следует перейти на страницу Расхождения и заполнить информацию о расхождениях в соответствии с введенными данными.

В текущем случае поставщик поставил лишние 10 кофеварок, но недопоставил 10 кондиционеров. Необходимо решить, как отражать эти данные в нашем учете. При фиксации расхождений программа предложит выбрать вариант отражения расхождений, укажем, что эти расхождения произошли по вине поставщика. Если эти расхождения произошли по вине перевозчика или по нашей вине, то необходимо зафиксировать факт отнесения этих расходов на счет перевозчика или отнести их на свой счет на странице Расхождения.

Если согласиться принять вместо кондиционеров кофеварки. Недостачу (разницу в цене товаров) можно отнести за счет поставщика. Эта разница будет учтена при дальнейших взаиморасчетах с поставщиком. Список зарегистрированных расхождений можно посмотреть в отчете Анализ расхождений.

На основании зарегистрированных данных о расхождениях можно оформить акт приемки товаров и акт о расхождениях. Но прежде чем рассказать о том, как оформить эти акты, рассмотрим второй вариант регистрации расхождений при приеме товаров.

Рассмотрим следующую ситуацию. С поставщиком было заключено соглашение на поставку товаров, оформлен и подтвержден документ Заказ поставщику. В соответствии с перечнем товаров, зарегистрированных в заказе поставщику, поставщик доставил товары на склад. Кладовщик принял эти товары на склад. При приемке был оформлен документ Приходный ордер на товары в соответствии с распоряжением Заказ поставщику. После проверки принятых товаров в документе Приходный ордер на товары был установлен статус Принято. Финансовые документы поставки поставщик прислал позже. Необходимо сверить фактическую поставку товаров с финансовыми документами поставщика.

В заказе поставщику с помощью отчета Состояние выполнения можно проконтролировать, какое количество товаров было принято на склад кладовщиком.

Теперь нужно зарегистрировать информацию о финансовом документе поставки. Финансовый документ поставки можно оформить на основании Заказа поставщику.

В оформленном документе поставки требуется произвести сверку данных с печатной формой документа поставки, указать номера строк в соответствии с тем, как зарегистрированы товары в печатной форме документа.

После того как произошла сверка с первичной формой документа, нужно заполнить документ информацией о фактически принятых товарах (Заполнить – Перезаполнить по приемке).

В момент заполнения программа задает вопрос о заполнении табличной части по данным поставщика.

При положительном ответе на вопрос программа автоматически перенесет информацию по данным поставщика в табличную часть Товары по данным поставщика, а табличная часть Товары по факту будет заполнена фактически принятыми на склад товарами. В документе будет установлен флажок Есть расхождения. Далее необходимо выполнить все те действия по фиксации расхождений, которые были описаны в предыдущем случае. По результатам анализа расхождений менеджер должен согласовать с поставщиком дальнейшие действия: поставщик производит допоставку товаров в соответствии с финансовыми документами; недопоставка товаров произошла по вине транспортной компании; за недопоставку товаров платит страховая компания; поставщик признает факт недопоставки; расходы по недопоставке списываются на счет поставщика и т. д.

Следует обращать внимание на тот факт, что программа контролирует количество товаров, поступивших по заказу. Если фактически принято больше товаров, чем указано в заказе поставщику, то программа не сможет провести данный документ. В этом случае строку с товаром следует разбить на две строки: товар, поступивший сверх заказанного количества, следует указать отдельной строкой. Предусмотрена команда для автоматического разбиения строк. Товар, поступивший сверх заказа, будет отмечен в строке соответствующим признаком (сверхзаказа).

В соответствии с приведенным примером поставщик недопоставил нам товаров на сумму 67 280 рублей. Информацию о сумме расхождений мы сможем увидеть не только в форме документа, но и в списке документов поступления.

По результатам расхождений оформляются документы Акт приемки товаров и Акт о расхождениях.

Оформление акта приемки товаров и акта о расхождениях

Акт приемки товаров и акт о расхождениях оформляются на основании документа Поступление товаров и услуг.

Акты приемки товаров оформляются в том случае, если необходимо зафиксировать факт поступления товара на склад не только сопроводительными документами поставщика, но и нашим первичным документом. Перед использованием акта необходимо установить флажок Акты приемки в разделе Администрирование – Закупки. Документ не осуществляет никаких движений и служит для формирования унифицированной печатной формы ТОРГ-1. В документ необходимо ввести недостающую информацию для печати ТОРГ-1. Оформленные акты можно увидеть в списке Акты приемки товаров (список открывается соответствующей командой панели навигации в разделе Закупки).

Если на основании зафиксированных расхождений нужно оформить и распечатать акты о расхождении товаров (унифицированные формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3), то можно оформить документ Акт о расхождениях при приемке товаров. Перед использованием акта необходимо установить флажок Акты о расхождениях при поступлении товаров в разделе Администрирование – Закупки. Документ также не осуществляет никаких движений и служит для формирования унифицированных печатных формТОРГ-1 и ТОРГ-2. В документе необходимо заполнить недостающую информацию для печати унифицированных форм.

В программе существует возможность в момент поступления товара зафиксировать расхождения между фактически принятым товаром и товаром, зафиксированным в первичных сопроводительных документах нашего поставщика. После фиксации расхождений, возникшие недостачи можно отнести на взаиморасчеты со сторонней организацией (например, страховой или транспортной) или на прочие расходы. Образовавшийся излишки можно отнести на прочие доходы. На основании зафиксированных расхождений можно оформить и распечатать акты о расхождении товаров (унифицированные формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3). Если необходимо зафиксировать факт поступления товара на склад не только сопроводительными документами поставщика, но и нашим документом, то можно оформить акт о приеме товара (унифицированная форма ТОРГ-1).

Как зарегистрировать факт расхождения при поставке товаров?

В этом случае строку с товаром следует разбить на две строки: товар, поступивший сверх заказанного количества, следует указать отдельной строкой. Предусмотрена команда для автоматического разбиения строк.
Товар, поступивший сверх заказа, будет отмечен в строке соответствующим признаком (сверхзаказа). В соответствии с приведенным примером поставщик недопоставил нам товаров на сумму 67 280 рублей.
Информацию о сумме расхождений мы сможем увидеть не только в форме документа, но и в списке документов поступления. По результатам расхождений оформляются документы Акт приемки товаров и Акт о расхождениях.

Прием товара: если выявлены расхождения по количеству

В случае обнаружения несоответствия товаров условиям договора покупатель обязан составить акт по форме N ТОРГ-2 или по форме N ТОРГ-3, утвержденным постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (далее - Постановление N 132). Если речь идет о российском товаре, то применяется форма N ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей», если об импортном, то применяется форма N ТОРГ-3 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров».

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденными Постановлением N 132, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3 применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика.

Недопоставка товара и ответственность за нее

Если была допущена счетная ошибка и товары фактически были отгружены в меньшем количестве, чем по документам, поставщик просто исправляет учет в соответствии с выявленными ошибками (корректируются валовые доходы и налоговые обязательства по НДС, остатки товаров по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль). Если же товары были отгружены в том количестве, которое было указано в документах, а впоследствии в силу определенных причин утеряны (к примеру, украдены в процессе перевозки), то они не считаются использованными в хозяйственной деятельности продавца.

В силу данных обстоятельств сторнируются валовые доходы и налоговые обязательства по НДС (отсутствует факт поставки), но одновременно исключаются и валовые расходы с налоговым кредитом по НДС, которые приходятся на эти товары. При получении компенсации от виновного лица возмещение прямого ущерба не включается в валовые доходы продавца по п.п.

Контроль расхождений при оформлении поставок товаров

Оформление финансовых документов и фактическая поставка товаров производятся разными пользователями (например, бухгалтером и кладовщиком), и эти операции разделены во времени (ордерный склад). Рассмотрим порядок действий пользователей при оформлении поставки по каждому из этих вариантов.

1-й вариант.

Инфо

Оформление финансового документа и фактическая приемка на склад происходят одновременно (неордерный склад) В документе Поступление товаров и услуг на странице Товары по факту заполняется информация о товарах, которые фактически поступили на склад. Табличная часть документа может быть заполнена в соответствии с ранее заполненным заказом поставщику или вручную.

Регистрация расхождений при поставке товаров

Закона о налоге на прибыль. Заметим, что на практике при выявлении факта недостачи стороны иногда договариваются о замене ранее выписанной налоговой накладной на меньшую сумму. Однако если факт наличия недостачи фиксируется документально, то вариант замены документов неприемлем.

Внимание

Ведь в этих случаях товар приходуется, как правило, на основании двух документов - накладной и акта о выявленной недостаче. Соответственно, «подкорректированная» налоговая накладная заведомо будет означать, что этот документ был выписан не на дату возникновения налоговых обязательств, а позже, и соответственно, возможны претензии в части признания по нему налогового кредита.

Поэтому для покупателя важно в таких случаях потребовать от продавца именно выписки Расчета корректировки к налоговой накладной. Бухгалтерский учет сверхнормативных недостач Учет у покупателя.

Откорректирован налоговый кредит, приходящийся на недопоставленный товар 947 644 30 - - 11. Осуществлена допоставка товара 685 702 240 200 - 12. Отражены налоговые обязательства по НДС 702 643 40 - - Вариант 2. На сумму недостачи уменьшается количество поставленного товара по договору 7.

Составлен акт о недостаче товара 704 685 240 -200 - 8. Отсторнирован НДС в части недопоставленного товара (сторно) - - - - 9.

Откорректированы расходы в части себестоимости недопоставленного товара (сумма условная) - -150 947 281 150 - - 10. Откорректирован налоговый кредит, приходящийся на недопоставленный товар 947 644 30 - - 11.

Возвращена предоплата покупателю 685 311 240 - - Если выявлен сверхнормативный излишек О наличии сверхнормативного излишка покупатель обязан сразу же оповестить поставщика и возвратить ему лишний товар (ч. 2 - 3 ст. 670 ГКУ).

Расхождение количества товаров по документам и по факту

Суды накопили достаточно прецедентов, связанных с недопоставками, поэтому сложилось следующее ее определение. Недопоставка товаров – это нарушение поставщиком прописанных в договоре поставки или в других товаросопроводительных документах условий относительно объема фактически доставленного товара.

Иными словами, на склад покупателя прибыло меньше товара, чем было указано:

в договоре поставки;
в счете-фактуре;
в накладной и др.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! По имеющемуся судебному прецеденту к недопоставке относят также отсутствие возможности совершить выборку товара, если в этом виновен поставщик. Не относится к недопоставке задержка с привозом всего товара или его очередной партии – такое нарушение называется непоставкой.

После того как товар по фактическому количеству приняли на склад, менеджер по закупкам может приступать к оформлению документа Поступление товаров и услуг. Документ может быть оформлен следующим образом:

Если склад не автоматизирован (у кладовщика отсутствует компьютеризированное рабочее место), то перед поступлением товара менеджер предварительно передает на склад в бумажном виде распоряжение о приемке товара.
В случае поступления товара по заказу поставщику таким распоряжением может являться распечатанный бланк заказа. Если заказ не использовался, то распоряжением для приемки могут являться копии сопроводительных документов поставщика.

Склад в процессе приема товара ставит в распоряжении отметки о фактическом количестве принятого товара.

Законодательное регулирование случаев недопоставки Поскольку недопоставка – это нарушение условий договора, юридически она подпадает под требования к договорам купли-продажи, поскольку является их разновидностью. Эти договора проходят по ведомству гл. 30 ГК РФ (параграф 3 «Купля-продажа»). П. 5 ст. 454 ГК РФ подтверждает, что договор поставки относится к купле-продаже по умолчанию, если в его тексте не предусмотрены другие особенности. В гл. 30 ГК РФ недопоставка регламентируется ст. 511 и 512.

Возмещение убытков вследствие недопоставки пострадавшая сторона может осуществить в соответствии с п. 1 ст. 393 ГК РФ. Если недополученный товар был оплачен заранее, кроме возврата денег, могут быть взысканы и проценты – эту норму предусматривает ст.

395 ГК РФ. Односторонний отказ от договора поставки обосновывается в пп. 1, 2 ст. 523 ГК РФ.

Автоматизируйте оформление документов. Более 50 бланков!

Бесплатная онлайн программа для торговли и склада

Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться к Класс365. 0 руб/мес!

Данная форма применяется для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.
Данная унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132.

Обратите внимание! Разница между формами № ТОРГ-2 и ТОРГ-3 состоит в том, что акт по форме ТОРГ-2 составляется на отечественные товары, а акт по форме ТОРГ-3 на импортные.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Посмотреть образец заполнения: стр.1 стр.2 стр.3 стр.4

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Класс365
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить акт о расхождении

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. В акте указываются только те товары, по которым было выявлено расхождение (по количеству или качеству). В конце акта делается отметка: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». В товарно-транспортной накладной делается отметка о составлении акта об установленном расхождении.

Обратите внимание! Акт составляется в четырёх экземплярах. Акт оформляется специально созданной комиссией и экспертом организации-получателя с обязательным участием представителей поставщика. Также акт может быть составлен представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации. Далее акты передаются в бухгалтерию с прикреплёнными счетами-фактурами, накладными и т.д. Печать в акте не ставится.

Шапка документа в акте заполняется так же, как и в форме ТОРГ-1 .

В акте указываются сведения о дате и времени прибытия товаров. Сведения о товарах заполняются по сопроводительным транспортным документам.

При заполнении таблицы расхождений по количеству мест и массе в актируемой партии товара, обнаруженных на складе товарополучателя, в строке «По документам поставщика» указываются сведения из товаросопроводительных документов, в строке «фактически» - фактическое наличие, в строке «расхождение +,-» указывается разница между количеством товара по документам поставщика и фактическим.

В поле «Заключение комиссии» записывают выводы приёмочной комиссии с указанием точного количества брака, боя, недостач товаров и общей суммы выявленных убытков.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
Печатать документы с изображением подписи и печати
Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
Рассылать документы по email прямо из системы
Вести учет товаров на предприятиях торговли

КЛАСС365 это не только система учёта товара , он позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Покупатель (получатель), которому поставлены товары ненадлежащего качества, вправе предъявить поставщику требования, предусмотренные ст. 475 Гражданского кодекса РФ (п. 1 ст. 518 ГК РФ). В соответствии с п. 2 ст. 475 ГК РФ, в случае существенного нарушения требований к качеству товара (обнаружения неустранимых недостатков, недостатков, которые не могут быть устранены без несоразмерных расходов или затрат времени, или выявляются неоднократно, либо проявляются вновь после их устранения, и других подобных недостатков) покупатель вправе отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы.

1. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.

Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ):

наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
личные подписи указанных лиц.

Абзацем 2 п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ предусмотрено, что своевременное и качественное оформление первичных учётных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Унифицированные формы первичной учётной документации по учёту торговых операций, утверждены Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132.

Порядок документального оформления приёмки товаров изложен в Методических рекомендациях по учёту и оформлению операций приёма, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утверждённых Письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5 (далее - Методические рекомендации).

В силу п. 2.1.7 Методических рекомендаций в случае несоответствия товаров требованиям договора поставки организация должна составить соответствующий акт, который будет являться юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.

Возврат продавцу товаров, не принятых на учёт покупателем

Если при приемке товара покупатель выявил несоответствие партии товара условиям, предусмотренным сторонами в договоре, то он составляет двусторонний акт о выявленных недостатках товара. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 утверждена унифицированная форма акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей № ТОРГ-2 (для импортных товаров - форма № ТОРГ-3).

Покупатель извещает поставщика о нарушении им условий договора и приглашает его представителя для участия в комиссии по приемке товара. Акт подписывают представители обеих сторон (возможно одностороннее составление акта при согласии поставщика или при его отсутствии), он служит основанием для предъявления претензий и исков.

Покупатель также должен выписать расходную накладную на возврат товара и передать её поставщику (п. 2.1.9 Методических рекомендаций по учёту и оформлению операций приёма, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утверждённых Письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5).

Учитывая, что форма расходной накладной не утверждена, она может быть разработана покупателем самостоятельно с учётом требований п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» или воспользоваться товарной накладной (форма № ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132).

На товарной накладной (форма № ТОРГ-12) целесообразно сделать пометку «Возврат товаров с ответственного хранения» или «Возврат некачественного (некомплектного) товара с ответственного хранения», что поможет бухгалтерам обеих организаций отделить данную операцию от обычных поставок. ТОРГ-12 составляется в двух экземплярах. Один экземпляр прикладывается к товарному отчёту, а другой - вручается покупателю и является основанием для обмена товара или получения денежной суммы за данный товар (п. 10.3 Методических рекомендаций по учёту и оформлению операций приёма, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утверждённых Письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5 (далее - Методические рекомендации)).

Вместе с актом поставщику направляется претензия, которая составляется в произвольной форме (ст. 518-519 ГК РФ).

Возврат продавцу товаров, принятых на учёт покупателем

В случае выявления брака покупатель составляет акт об обнаружении недостатков товара (в произвольной форме с учётом требования ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Унифицированной формы акта некачественного товара после его приёмки на склад не существует, поэтому такой документ организация торговли должна разработать самостоятельно и его форму закрепить в приложении к учётной политике для целей бухгалтерского учёта.

При этом покупатель также может составить в данном случае и акт, составленный по форме № ТОРГ-2.

При возврате товара продавцом оформляется накладная по форме № ТОРГ-12 с пометкой «Возврат товаров с ответственного хранения» или «Возврат некачественного (некомплектного) товара с ответственного хранения», и указанием стоимости партии товара.

Таким образом, на основании вышеизложенного, можно сделать следующий вывод:

исходя из Вашего вопроса, обнаружение бракованного товара покупателем происходит в период приёмки товара. Следовательно, в этом случае, по нашему мнению, составляется двусторонний акт о выявленных недостатках товара, документальное оформление по форме № ТОРГ-2 (для импортных товаров - форма № ТОРГ-3).

Если же бракованный товар был обнаружен после приёмки на учёт, то при его возврате применение самостоятельно разработанного покупателем «Акта о расхождениях…» правомерно.

При составлении двухстороннего документа необходимо выражение согласованной воли двух сторон и как следствие в данном документе должны присутствовать подписи (реквизиты) двух сторон. На этом основании, если рассматривать представленный в Вашем вопросе «Акт о расхождениях…», двухсторонним документом его назвать нельзя.

Исправления в первичных документах

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Аналогичное указание содержится в п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ, утверждённого Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее - Положение № 34н). (Письмо Минфина РФ от 25.01.2012 № 07-02-06/9).

Для сведения

Документом, регулирующим порядок внесения исправлений в первичные учётные документы, является Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте, утверждённое Минфином СССР 29.07.1983 № 105. Согласно п. 4.2 указанного Положения, совершённые ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются следующим образом: зачёркивается неправильный текст или сумма и надписывается над зачёркнутым исправленный текст или сумма. Зачёркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. При этом исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Исходя из Вашего вопроса, исправления в ТН и ТТН производятся представителем Покупателя и заверяются у представителя Поставщика.

По нашему мнению, исправление отгрузочных первичных документов (ТН и ТТН) может вызвать вопросы со стороны налоговых органов.

Напомним, в соответствии с п. 2.1.7 Методических рекомендаций, в случае несоответствия товаров требованиям договора организация должна составить соответствующий акт, который в дальнейшем будет являться юридическим основанием для предъявления претензии поставщику. Акт составляется специальной комиссией, в которую входят представитель поставщика и материально ответственные лица торговой организации, хотя допускается составление акта и в одностороннем порядке (при согласии поставщика или его отсутствии). После составления акта делается отметка об актировании на товаросопроводительном документе к товару.

На этом основании можно сделать вывод о том, что комплект документов, состоящий из накладной по форме № ТОРГ-12, оформленной при первоначальной отгрузке, акта по форме № ТОРГ-2 (или акта, составленного в произвольной форме) и претензии будет надлежащим подтверждением фактически поставленного количества товаров, а также реально произведённых расходов.

2. В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (далее - Закон № 129-ФЗ) первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты

Первичные учётные документы организации подписываются лицами, которые являются ответственными за совершение операции (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ)

В п. 4 ст. 9 Закона № 129-ФЗ предусмотрено, что своевременное и качественное оформление первичных учётных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Подпись на первичном документе

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами (п. 3 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ, п. 14 Положения № 34н).

Подтверждением передачи полномочий на подписание первичного документа может служить:

приказ (распоряжение) руководителя организации, который следует дополнить приложением с образцами подписей уполномоченных лиц;
доверенность от имени организации, которая оформлена в соответствии со ст. 185 ГК РФ.

Если хозяйственная операция оформлена первичным документом, который подписан неуполномоченным лицом, он не может быть принят к учёту. Налоговые органы рассматривают это как грубое нарушение правил учёта, и привлекают к ответственности по ст. 120 НК РФ. Кроме того, в большинстве случаев подобное нарушение влечёт также доначисление налога.

Однако следует обратить внимание на то, что действующие налоговое законодательство не содержит норм, обязывающих налогоплательщика проверять полномочия лиц, подписывающих первичные документы.

Также, согласно правовой позиции Конституционного Суда РФ, изложенной в Определении № 329-О от 16.10.2003, налогоплательщик не несёт ответственности за действия (бездействие) третьих лиц по выполнению возложенных на них обязанностей.

По смыслу положения, содержащегося в п. 7 ст. 3 НК РФ, в сфере налоговых отношений действует презумпция добросовестности. Правоприменительные органы не могут истолковывать понятие «добросовестные налогоплательщики» как возлагающее на налогоплательщиков дополнительные обязанности, не предусмотренные законодательством.

Это даёт основание судам вставать на сторону налогоплательщика в подобных спорах (Постановления ФАС Поволжского округа от 29.09.2009 № А55-4139/2009 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 29.12.2009 № ВАС-16924/09), ФАС Центрального округа от 08.07.2009 № А48-4704/08-8).

Расшифровка подписи

Согласно абз. 1 п. 13 Положения № 34н расшифровка подписей отнесена к обязательным реквизитам первичного учётного документа.

При этом в ст. 9 Закона № 129-ФЗ не указано, что подписи на первичных учётных документах должны быть расшифрованы.

При этом унифицированные формы документов предусматривают расшифровку подписей.

Таким образом, если расшифровки подписи на первичном учётном документе нет, то налоговые органы могут предъявить претензии по этому вопросу.

Суды, как правило, приходят к выводу, что отсутствие расшифровки подписи само по себе не является основанием для пересчёта налоговой базы (Постановление ФАС Поволжского округа от 05.03.2008 № А57-4434/07-26 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 04.07.2008 № 8230/08)).

Руководитель

Консультационного отдела Левенец Н.В.

Материал, представленный в настоящей статье, предоставлен исключительно для информационных целей и может оказаться не применимым в конкретной ситуации, и не должен воприниматься как гарантия будущих результатов. За решением конкретных вопросов рекомендуем обращаться к специалистам нашей компании.
Обращаем внимание на необходимость учитывать изменения в законодательстве, произошедших после даты подготовки материала.

Просмотров