Главная » Военные » Образец заполнения журнала входящей и исходящей корреспонденции. Некоторые секреты входящих документов

Образец заполнения журнала входящей и исходящей корреспонденции. Некоторые секреты входящих документов

Когда выгоднее взять отпуск - перед декретом или после
Каждому работнику положен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, а в некоторых ситуациях и больше. Очередность использования отпусков утверждается работодателем, разумеется, с учетом пожеланий работников.

Но есть ситуация, когда разрешается взять отпуск не по графику (причем работодатель не вправе отказать). Речь идет о женщинах, планирующих в ближайшее время родить ребенка. То есть можно взять отпуск перед декретом.

Они могут выбрать, когда им использовать очередной отпуск: до отпуска по беременности и родам, после или сразу после выхода на работу. А когда именно отпуск будет выгоднее для самой женщины: перед декретом или после него? Давайте обсудим.

Конечно, в первую очередь стоит учитывать собственное самочувствие. И если на работу ездить уж совсем тяжело, то лучше взять отпуск до декрета, тем самым продлив его.

Но медицинские аспекты мы сейчас обсуждать не будем. Выясним, когда выгоднее использовать отпуск в финансовом отношении. Как этот выбор отразится на сумме отпускных и пособий по беременности и родам, а также по уходу за ребенком? Разберем три ситуации:

Женщина берет отпуск перед отпуском по беременности и родам;

Сразу после окончания отпуска по беременности и родам и перед началом отпуска по уходу за ребенком;

После окончания отпуска по уходу за ребенком.

Расчет отпускных

Напомним некоторые правила расчета отпускных и социальных пособий. Согласно статье 114 ТК РФ на время ежегодного оплачиваемого отпуска за работником должен сохраняться средний заработок. Как его определить, рассказывается в статье 139 ТК РФ.

Порядок определения среднего заработка для расчета отпускных

Особенности определения среднего заработка указаны в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее - Положение о среднем заработке).

Если расчетный период отработан полностью, то средний заработок для расчета отпускных рассчитывается путем деления суммы выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, на среднее число календарных дней в месяце - 29,4 (абз. 1 п. 10 Положения о среднем заработке).

Календарным месяцем считается период с 1-го по последнее число месяца (абз. 1 п. 4 Положения о среднем заработке).

Если же период отработан не полностью, то сумма выплат делится на количество календарных дней, приходящихся на отработанный период. Количество дней определяется как сумма календарных дней в каждом из 12 месяцев расчетного периода.

Число календарных дней в календарном месяце, отработанном не полностью, рассчитывается так: среднемесячное число календарных дней (29,4) делится на количество календарных дней этого месяца и умножается на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце (абз. 3 п. 10 Положения о расчете пособий).

Учитываемые и исключаемые выплаты. В расчет включаются все виды выплат, предусмотренные принятой системой оплаты труда. В пункте 2 Положения о среднем заработке перечисляются выплаты, включаемые в расчет, а в пункте 3, наоборот, невключаемые. Напомним, что к выплатам, не учитываемым при определении среднего заработка, относятся начисления вне системы оплаты труда (социального характера и пр.). В пункте 5 Положения о среднем заработке указаны периоды, а также начисления, которые исключаются из расчета.

Порядок определения среднего заработка для расчета пособий в связи с материнством

Пособие по беременности и родам для женщин, имеющих страховой стаж от шести месяцев, определяется исходя из 100% среднего заработка (п. 1 ст. 11 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее - Закон № 255-ФЗ). Правда, рассчитывается в данном случае средний заработок по иным правилам.

С начала этого года расчетный период для исчисления среднего заработка определяется как два календарных года, предшествующих году, в котором наступил страховой случай (ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ). В расчет включаются выплаты, на которые начислялись взносы в ФСС РФ.

Работница может воспользоваться правом на замену лет расчетного периода, если будут выполняться условия, установленные частью 1 статьи 14 Закона № 255ФЗ.

Сумма выплат, включаемых в расчет, делится на количество календарных дней в двух годах. Однако из расчетного периода исключаются дни, приходящиеся на периоды (п. 3.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ):

Временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, а также отпуска по уходу за ребенком;

Освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.

Важное уточнение. Средний дневной заработок для исчисления пособия по беременности и родам не может превышать величину, определяемую путем деления на 730 суммы предельных величин базы для начисления страховых взносов в ФСС РФ, установленных на два календарных года, предшествующие году наступления отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком (ч. 3.3 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

Пособие по уходу за ребенком до полутора лет определяется исходя из 40% среднего заработка. Его сумма за полный календарный месяц вычисляется как произведение величины, составляющей 40% среднего дневного заработка на 30,4 календарного дня (ч. 1 ст. 11.2 и ч. 5.1 ст. 14 Закона № 255ФЗ). При этом средний дневной заработок рассчитывается в том же порядке, что и для исчисления пособий по беременности и родам.

Ежегодный отпуск начался перед отпуском по беременности и родам

Женщина берет очередной отпуск перед началом отпуска по беременности и родам. Кому это может быть удобно и выгодно? Да в принципе всем, кто не хочет потерять очередной отпуск и откладывать его на неопределенное время.

Отметим один важный момент. Здесь нужно заранее выяснить дату начала отпуска по беременности и родам, чтобы очередной отпуск на него не наложился.

Если взять очередной отпуск до отпуска по беременности и родам, то общая продолжительность отдыха будет следующей:

140 календарных дней (в сложных случаях более) отпуска по беременности и родам;

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им полутора или трех лет по выбору женщины, то есть период от окончания отпуска по беременности и родам до дня, когда ребенку исполнится полтора или три года.

Если женщина взяла очередной отпуск до отпуска по беременности и родам, родила через 70 дней после его начала и не выходила на работу до того, как ребенку исполнилось три года, общая продолжительность отдыха составит 3 года 98 дней.

Расчет отпускных и пособий

Если женщина использует очередной отпуск до начала отпуска по беременности и родам, отпускные и пособия рассчитываются по общим правилам без каких-либо особенностей. Поэтому сразу перейдем к примеру.

А.И. Соколова работает менеджером по закупкам в ООО «Полет». С 10 июня 2014 года она собирается уйти в отпуск по беременности и родам (это ее первая беременность).

По этой причине А.И. Соколова решила использовать очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 13 мая 2014 года, о чем написала заявление на имя руководителя организации. Рассчитаем суммы отпускных исходя из следующих данных (см. таблицу).

	Сумма выплат, руб.		Сумма выплат, руб.	Количество календарных дней в периоде	Сумма выплат, руб.	Количество календарных дней в периоде




	42 500, в том числе пособие по временной нетрудоспособности - 3411	30, в том числе 3 дня временной нетрудоспособности


	44 900, в том числе отпускные - 42 900
			45 400, в том числе отпускные - 37 103	31, в том числе 28 дней отпуска
Сентябрь
			40 900, в том числе пособие по временной нетрудоспособности - 5685	31, в том числе 5 дней временной нетрудоспособности


Итого за период

Рассчитаем сумму отпускных

Определим сумму учитываемых выплат для расчета отпускных. Так как очередной отпуск начнется в мае, то среднедневной заработок для его оплаты нужно рассчитывать за период с мая 2013 года по апрель 2014 года включительно.

Таблица Данные о выплатах в пользу А.И. Соколовой

Из таблицы видно, что период отработан не полностью, из него нужно исключить выплаты и время очередного отпуска в августе и болезни в октябре 2013 года. Сумма выплат, включаемая в расчет, составляет 471 012 руб. (41 900 руб. + 42 800 руб. + 43 200 руб. + 45 400 руб. – 37 103 руб. + 43 400 руб. + 40 900 руб. – 5685 руб. + 41 300 руб. + 42 400 руб. + 172 500 руб.).

Определим количество учитываемых дней в расчетном периоде. По условию не полностью отработаны август и октябрь 2013 года.

В августе на отработанный период приходится три календарных дня (31 календ. дн. – 28 календ. дн.). Значит, в расчет за этот месяц включаем 2,85 календарных дня (29,4 календ. дн. : 31 календ. дн. × 3 календ. дн.).

В октябре на отработанный период приходится 26 календарных дней (31 календ. дн. – 5 календ. дн.). В расчете будет значение 24,66 календарных дня (29,4 календ. дн. : 31 календ. дн. × 26 календ. дн.).

Остальные 10 месяцев отработаны полностью, поэтому количество дней в них будет равно 294 календарных дня (29,4 календ. дн. × 10 мес.).

Общее количество дней в периоде - 321,51 календарных дня (294 календ. дн. + 2,85 календ. дн. + 24,66 календ. дн.).

Среднедневной заработок для оплаты отпуска составляет 1465 руб. (471 012 руб. : 321,51 календ. дн.), а сумма отпускных - 41 020 руб.

Ежегодный отпуск после отпуска по беременности и родам, но до отпуска по уходу за ребенком

Женщина использует очередной отпуск сразу по окончании отпуска по беременности и родам. Когда это может быть удобно и выгодно? Прежде всего в том случае, если работница не собирается использовать отпуск по уходу за ребенком до достижения им полутора или трех лет. Ведь если идти в очередной отпуск после окончания декрета, отпуск по уходу за ребенком уменьшается на время очередного отпуска. Соответственно женщина потеряет часть пособия по уходу за ребенком, приходящуюся на период очередного отпуска.

Общая продолжительность отдыха

Если использовать ежегодный отпуск сразу по окончании отпуска по беременности и родам, то общее время отдыха будет состоять:

28 календарных дней (или более) очередного отпуска;

Отпуска по уходу за ребенком до достижения им полутора или трех лет по выбору женщины. В данном случае это будет период от окончания очередного отпуска до дня, когда ребенку исполнится полтора или три года.

Если женщина родит ребенка через 70 дней после начала отпуска по беременности и родам и позже решит использовать отпуск по уходу за ребенком до достижения им трех лет, то суммарная продолжительность отдыха составит 3 года 70 дней, то есть на 28 календарных дней меньше, чем в первой ситуации.

Расчет отпускных

Пособие по беременности и родам. На расчет пособия по беременности и родам время очередного отпуска не повлияет. Ведь пособие рассчитывается исходя из выплат за предшествующие годы.

Пособие по уходу за ребенком. Величина пособия по уходу за ребенком может отличаться от той, что была в первой ситуации, если отпуск по уходу за ребенком начнется в другом году.

Например, отпуск по беременности и родам у женщины закончится в начале декабря 2014 года, затем она возьмет очередной отпуск, а отпуск по уходу за ребенком начнется уже в январе 2015 года. Тогда расчет среднего заработка для пособия по уходу за ребенком будет проводиться уже на основании выплат за 2013 и 2014 годы. Соответственно в расчет будут включены отпускные, ведь на их сумму начисляются взносы в ФСС РФ. И если сумма выплат, облагаемых страховыми взносами, значительна, то величина пособия может возрасти.

Отпускные. Что касается отпускных, то в их расчет опять же не включаются сумма пособия и время отпуска по беременности и родам. Поэтому на их сумму повлияют только выплаты за месяцы, предшествующие началу декрета. Будут ли отпускные больше или меньше, чем в первой ситуации, зависит от конкретного случая. Например, женщина получила в последний месяц перед декретом крупную премию за производственные результаты. Сумма отпускных будет больше, если очередной отпуск брать после декретного, нежели до.

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1, изменив их. Отпуск по беременности и родам А.И. Соколовой также начинается 10 июня 2014 года. Вычислим суммы отпускных, если А.И. Соколова напишет заявление об использовании 28 календарных дней очередного отпуска по окончании отпуска по беременности и родам, то есть с 28 октября 2014 года. Добавим, что за май А.И. Соколовой были начислены оклад и премия в общей сумме 42 900 руб. Месяц отработан полностью. А за июнь 2014 года начисления за работу составили лишь 11 400 руб., так как с 10 июня 2014 года начался декретный отпуск.

1. Рассчитаем сумму пособий по беременности и родам и по уходу за ребенком

Сумма пособия по беременности и родам А.И. Соколовой примем 186 986,8 руб.Величина пособия по уходу за ребенком до полутора лет за полный месяц также останется равной 16 241,14 руб.

2. Рассчитаем сумму отпускных

Сумма отпускных несколько изменится. В расчет следует включать выплаты с октября 2013 года по сентябрь 2014 года.

Сумма учитываемых выплат равна 345 715 руб. (40 900 руб. – 5685 руб. + 41 300 руб. + 42 400 руб. + 43 500 руб.+ 42 600 руб. + 42 600 руб. + 43 800 руб. + 42 900 руб. + 11 400 руб.).

Определим количество учитываемых дней. В октябре 2013 года в расчет берется 24,66 календарных дня.

7 месяцев (с ноября 2013 года по май 2014 года) отработаны полностью, поэтому количество дней за эти месяцы составит 205,8 календарных дня (29,4 календ. дн. × 7 мес.).

В июне 2014 года на отработанный период приходится 9 календарных дней (с 1-го по 9-е число). Поэтому в расчет включаем 8,82 календарных дня (29,4 календ. дн. : 30 календ. дн. × 9 календ. дн.).

С июля по сентябрь 2014 года отработанных периодов не было.

Общее количество учитываемых дней - 239,28 календарных дня (24,66 календ. дн. + 205,8 календ. дн. + 8,82 календ. дн.).

Среднедневной заработок составит 1444,81 руб. (345 715 руб. : 239,28 календ. дн.), а сумма отпускных - 40 455 руб. (1444,81 руб. × 28 календ. дн.). Сумма отпускных получилась немного меньше, чем в примере 1 (40 455 руб. < 41 020 руб.). Так что в указанных условиях А.И. Соколовой выгоднее было использовать отпуск до начала отпуска по беременности и родам.

Ежегодный отпуск по окончании отпуска по уходу за ребенком до полутора или трех лет

Разберем последнюю ситуацию. Работница берет очередной отпуск непосредственно перед выходом на работу, то есть после отпуска по уходу за ребенком.

Подводных камней он не содержит, поэтому в принципе его можно использовать, если есть желание.

Общая продолжительность отдыха

Общая продолжительность отпуска складывается:

Из 140 календарных дней (в сложных случаях более) отпуска по беременности и родам;

Отпуска по уходу за ребенком до достижения им полутора или трех лет по выбору женщины. Это период от окончания декретного отпуска до дня, когда ребенку исполнится полтора или три года;

28 календарных дней (или более) очередного отпуска.

Для женщины, родившей ребенка через 70 дней после начала декретного отпуска и решившей использовать отпуск по уходу за ребенком до достижения им трех лет, общая продолжительность отдыха будет равна 3 года 98 дней.

Таким образом, отдыхать она будет столько же, сколько те, кто выбрал первый вариант.

Расчет пособий и отпускных

Величина пособия побеременности и родам будет той же, что и в первых двух ситуациях.

Пособие поуходу за ребенком бухгалтер рассчитает на основании того же среднего заработка, который использовался для расчета пособия по беременности и родам.

Отпускные. Что касается отпускных, то здесь будут следующие нюансы.

В данной ситуации 12 месяцев перед отпуском женщина не работала, а ухаживала за ребенком. Поэтому следует брать в расчет предыдущий период, когда было отработанное время (п. 6 Положения о среднем заработке).

Понятно, что это будут 12 месяцев, предшествующих отпуску по беременности и родам. То есть величина отпускных будет практически той же, что и во второй ситуации, когда очередной отпуск начинается сразу по окончании отпуска по беременности и родам.

Проиллюстрируем сказанное на примере.

Пример 3

Воспользуемся условиями предыдущих примеров. Предположим, что А.И. Соколова планирует использовать очередной отпуск по окончании отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет. Ежегодный оплачиваемый отпуск ей будет предоставлен с 20 августа 2017 года на 28 календарных дней. Определим суммы пособий по беременности и родам, по уходу за ребенком до полутора лет и отпускных.

1. Пособие по беременности и родам

Так как пособие по беременности и родам исчисляется исходя из заработка за два предшествующих календарных года, то сумма его не изменится по сравнению с предыдущими примерами. Она составит 186 986,8 руб.

2. Пособие по уходу за ребенком

Величина пособия по уходу за ребенком до полутора лет за полный месяц опять же будет равна16 241,14 руб.

3. Отпускные

Так как отпуск начинается в августе 2016 года, то по идее следует брать в расчет выплаты за период с августа 2016 года по июль 2017 года. Однако А.И. Соколова в это время будет находиться в отпуске по уходу за ребенком, а не работать. Поэтому средний заработок нужно исчислять за отработанный период до отпуска по беременности и родам, то есть с июля 2013 года по июнь 2014 года.

Сумма выплат за указанный период равна 440 612 руб. (43 200 руб. + 45 400 руб. – 37 103 руб. + 43 400 руб. + 40 900 руб. – 5685 руб. + 41 300 руб. + 42 400 руб. + 43 500 руб. + 42 600 руб. + 42 600 руб. + 43 800 руб. + 42 900 руб. + 11 400 руб.).

За август 2013 года количество дней принимаем равным 2,85 календарных дня, за октябрь - 24,66 календарных дня, за июнь 2014 года - 8,82 календарных дня (см. примеры 1 и 2).

Остальные 9 месяцев расчетного периода отработаны полностью, следовательно, будет отработано 264,6 календарных дня (29,4 календ. дн. × 9 мес.).

Общее количество учитываемых дней - 300,93 календарных дня (2,85 календ. дн. + 24,66 календ. дн. + 8,82 календ. дн. + 264,6 календ. дн.). Средний дневной заработок составит 1464,17 руб. (440 612 руб. : 300,93 календ. дн.), а сумма отпускных - 40 997 руб. (1464,17 руб. × 28 календ. дн.). Итак, сумма отпускных получилась чуть меньше, чем в примере 1, но немного больше, чем в примере 2 (40 455 руб. < 40 997 руб. < 41 020 руб.). Но в принципе различия совсем незначительные.

Часто беременные работающие женщины используют ежегодный оплачиваемый отпуск перед декретным. Трудовой кодекс РФ предусмотрел такую возможность для будущих мам, даже если отработано совсем немного времени.

Можно ли взять трудовой отпуск перед отпуском по БиР

Когда пойти в ежегодный оплачиваемый отпуск - перед отпуском по беременности и родам или после - может решить сама будущая мама (ст. 260 ТК РФ). О стаже работы, который в обычном случае должен быть не меньше 6 месяцев, женщине в положении можно не думать.

По закону (ст. 122 ТК РФ), работнику могут предоставить отпуск до того, как он отработает минимальный положенный для этого шестимесячный срок только по согласию работодателя. Отпуск перед декретом авансом предоставляют следующим категориям:

женщинам перед отпуском по БиР или после него (ч.3 ст. 122 ТК РФ);
усыновителям;
мужчинам в период нахождения их жен в отпуске по БиР;
иное.

Будущая мама может отработать самый минимальный срок, и написать заявление на оплаченный трудовой отпуск в размере не менее 28 дней (или большем, если полагается по закону). Это и есть отпуск авансом.

Какой по продолжительности можно взять отпуск перед декретом, сколько положено в 2019 году добавить на отдых будущей маме к отпуску по БиР зависит только от желания декретницы, а не от фактически отработанного ею времени.

Законодательное регламентирование

Статья 255 Трудового Кодекса (ТК) РФ прописывает четкие временные рамки предоставления декретного отпуска. Они должны находиться в обязательном соответствии со сроком беременности, установленном в медицинском учреждении. Начало декретного отпуска приходится на срок 70 дней до предполагаемых родов, если женщина беременна одним ребенком и 84 дня, если двумя и более. Инструкцию, как рассчитать, когда уходить в декрет, можно найти по ссылке .

Касаемо очередного ежегодного оплачиваемого отпуска – здесь ситуация немного иная. Статья 123 ТК РФ декларирует, что отпуск каждому из работников организации предоставляются строго в соответствии с графиком, который должен быть составлен не позднее, чем за 2 недели до наступления нового календарного года. Если женщина знает, что находится в положении, то она может попросить скорректировать график отпусков в связи с тем, что желает уйти в отпуск перед декретом или после него.

Стоит отметить: по статье 124 ТК РФ в некоторых исключительных случаях ежегодный оплачиваемый отпуск может переноситься на следующий год (но не более, чем на 1 год). Если перед декретом женщина имеет право на два отпуска, то она вправе взять их оба, один за другим.

Законодательством не регламентируется, что беременные женщины в отношении предоставления очередного отпуска находятся на особом положении. Лишь в ст. 260 ТК РФ сказано, что работница вправе попросить работодателя предоставить ей очередной отпуск либо перед началом ее декретного отпуска, либо же сразу после него, а ст. 125 ТК РФ говорит о том, что отзывать беременную сотрудницу из отпуска запрещено.

Стоит отметить, что отсутствие отпускного стажа не влияет на возможность предоставления беременной ежегодного отпуска, а это значит, что работница может не только отгулять свой уже заработанный отпуск, но и взять его авансом, в счет будущей трудовой деятельности. При этом, как указано в ст. 125 ТК РФ, женщина вправе запросить как весь временной интервал ежегодного отпуска, так и только его часть. Как можно разбивать отпуск по Трудовому кодексу, читайте .

О возможности получить очередной оплачиваемый отпуск перед декретом — далее в видео

Порядок действий, если решено взять ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по БиР

Если будущая мама решила воспользоваться своим правом и перед декретным отпуском взять ежегодный оплачиваемый, ей нужно сделать следующее:

Узнать у своего акушера дату начала отпуска по БиР. Трудовой отпуск не должен совпасть с отпуском по БиР.
Если женщина работает во вредных условиях, с ненормированным графиком и др., она имеет право на дополнительные дни отпуска. Их нужно прибавить к дням основного отпуска. Если не отгуливался отпуск за последние два года, берется весь положенный по закону период за этот срок.
От названной акушером даты начала отпуска по БиР отступить на число дней основного и дополнительного отпуска. Например, 28+5 (число дней дополнительного отпуска) = 33. Если акушер поставит в больничном дату ухода в отпуск по БиР 1 мая, работнице нужно писать заявление работодателю с просьбой предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с 29 марта.

Стоит отметить: законодательно разрешено использовать ежегодный оплачиваемый отпуск после декретного отпуска. Однако, стоит быть внимательной с датами. Отпуска не должны накладываться друг на друга, ведь получать две выплаты за один период незаконно. Больше информации об очередном отпуске после декретного отпуска и о расчетном периоде можно найти .

Если отпуск авансом женщина брать не хочет, рассчитать дни отпуска перед декретом, зная фактически отработанное время в организации, очень просто. За каждый отработанный месяц предоставляется 2,33 дня оплаченного отпуска.

Если отработано не полное число месяцев, то при определении числа дней отпуска действует правило: месяц, в котором отработано менее 15 дней не берется для расчета, более этого количества - считается за целый.

Таким образом, если женщина отработала 8 месяцев и 20 дней, ей положен отпуск в размере:

2,33 х 9 = 20,97 календарных дней.

Необходимость взять оплачиваемый ежегодный отпуск есть, но положенное время для его предоставления не отработано. Например, работница недавно устроилась и, не отработав 6 месяцев, собирается идти в декрет (о работниках, которые могут уйти в отпуск только по истечении 6 месяцев работы, читайте ). Либо женщина трудится в организации давно, но срок очередного отпуска еще не наступил. Закон разрешает беременной взять отпуск авансом с расчетом, что в дальнейшем она отработает положенное время.

Отпуск авансом, почему его не любят работодатели

Пойдет работница в отпуск перед декретом или после не так важно для работодателя. Больше его заботит, отработано ли работницей достаточное количество времени для получения такого отпуска. Если нет, по закону, отпуск ей нужно будет предоставить авансом, а это может быть невыгодно предприятию.

После окончания декретного отпуска женщина может уволиться. По закону, с нее нужно будет удержать выданную авансом отпускную компенсацию. На практике это сделать сложно. В случае увольнения организация вправе взыскать только 20% от последней зарплаты (ст. 137 ТК РФ). По закону увольняющийся обязан отработать 2 месяца перед увольнением, не больше. За это время взыскать всю сумму не успеют.

Заявление оформляется стандартно. В правом верхнем углу указывается название организации, фамилия и инициалы ее руководителя, фамилия, имя и отчество заявителя.

Далее после названия документа - «заявление» - излагается суть просьбы. Указывается, какой продолжительности отпуск хочет взять заявительница, ссылка на статью ТК РФ. Если есть возможность получить не только оплату за дни отпуска, но и материальную помощь, следует указать эту просьбу в заявлении. Завершающие строчки - дата и роспись.

Обратите внимание: если у женщины есть опасения, что работодатель может оказаться недобросовестным, то стоит написать два заявления. Один экземпляр предоставить руководителю, а второй (с отметкой о принятии) оставить у себя в качестве письменного доказательства.

После резолюции на заявлении руководителя документ направляют в бухгалтерию и кадровую службу. Подготавливается приказ, который в случае проверки станет подтверждением причины отсутствия работницы на рабочем месте, и оформления начисления. После издания приказа декретница ознакомляется с ним, подтверждая росписью согласие с распоряжением.

Трудовой отпуск предоставляется по графику, составляемому за 2 недели до окончания года. Беременным и некоторым другим категориям отпуск предоставляется не по графику, а по желанию, в удобное для них время.

Если уйдя в оплачиваемый отпуск женщина попадает на больничный, все дни болезни ей затем возвращаются и переносятся на другой период. Например, выйдя из отпуска по уходу она может отгулять те дни отпуска, что провела на больничном.

Остались вопросы? Задавайте их в комментариях к статье

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.
Контроль внешней и внутренней работы сотрудников
Приведение в действие решений руководства в указанное время.
Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.

Заполнение журнала регистрации входящих документов – работа, выполняемая офис-менеджером, дело-производителем или референтом, секретаря. Если такие сотрудники отсутствуют на предприятии, руководитель может сам назначить человека, который отвечает за заполнение таких бумаг.

Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:

Количеству граф в журналах.
Регистрационным формам входящей документации. Она бумажная или электронная.

Регистрация входящих документов в бумажной форме

Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.

В журнале информация о входящих документах вписывается с левой и правой стороны. Пишется всё ручкой, допускается применение чернил чёрного или фиолетового, синего или голубого цвета. Рекомендуется использовать шариковые ручки, они способствуют сохранению информации на больший срок.

Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете

Регистрация входящих документов в электронной форме

Для этого тоже назначается ответственное лицо. Оно использует привычный файл для внесения изменений. Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls. На бумаге журналы не дублируют.

Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения. Единственные искажения возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем. Потому бумажные варианты считаются предпочтительным вариантом.

Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ – читайте

Электронный документооборот

Система электронного документооборота – это способ, облегчающий регистрацию входящей документации.

Отдельную карточку создают для каждого документа. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.

Единственная опасность такого документооборота – в том, что к документам иногда получают доступ лица, не имеющие отношения к конкретному запросу. Злоумышленники с большей вероятностью взломают базу, даже если у каждого сотрудника будет отдельная страничка с паролем.

Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц. Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений. А в электронной форме хранятся распоряжения или приказы от руководства.

О графах журнала регистрации

В журнале регистрации входящих документов основными станут графы:

С указанием на исполнителя.
Содержательной части
Корреспондентских данных
Разновидности деловых бумаг
Регистрационного номера.

Регистрация требует присвоения номеров для всех входящих бумаг. Это надпись из цифр и букв.

Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:

Цифра с кодом структурных подразделений по штатному расписанию идёт вначале.
Второй символ изображает номер самого журнала.
Последним стоит порядковый номер по документу.

Для разделения цифр используют косую черту или тире.

В дате пишут день, месяц и год, когда деловая бумага поступила в организацию. Дата и регистрационные номера прописываются справа, в нижней части.

Корреспонденция входящего вида бывает внешней или внутренней.

К основным типам бумаг относят:

Текст справок и распоряжений.
Записки с объяснениями.
Записки служебного вида
Заявления, телеграммы
Письма

Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители – это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте.

Что на счёт дополнительных граф?

Исполнительной отметки.
Резолюции

Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте. Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения.

В журнале регистрации резолюцию прописывают полностью. Благодаря этой информации легче отследить, как выполняются поручения. По итогам ознакомления с документом и определённых действий ставят отметку. Не рекомендуется ставить слова «выполнено». В будущем из-за этого возникают неприятные ситуации.

Дата резолюции – ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа. И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги.

Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается. И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.

Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей:

Сколько листов входит в документ?
Каким способом деловая бумага была доставлена?
Что можно сказать в примечаниях?
В каком по номеру деле описан документ и его вопрос?

Образец журнала регистрации входящих документов:

Заполнение журнала: по каким правилам это делается?

Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе. Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью.

Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение. Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.

Регистрация документов начинается с четвёртой страницы. Книга нумеруется до начала работы. Запрещено выдёргивать даже одну страницу. Хранится документ на протяжении 5 лет. Прошивка не обязательна, поскольку к документам полной отчётности журналы не относятся.

Основные принципы регистрации входящей корреспонденции

В пределах одного года нумерация ставится только сквозная.
Информация допускается только полная. Смысл документа теряется, если данные приводятся лишь сокращённо.
Однократность. Через регистрацию проходят только один раз. В этот момент документам присваиваются уникальные номера.
Соблюдение сроков. Регистрация проводится в тот же день, когда деловая бумага поступает в организацию. Срок увеличивается до 3 дней, но только в исключительных случаях.

Не знаете, как заполнить журнал регистрации входящих документов – скачать образец вы можете по следующей ссылке.

Формы регистрации

Документация, для которой регистрация не обязательна:

Материалы информационного характера.
Копии распоряжений государственных органов, постановлений и нормативной документации.
«Личные» пакеты с соответствующей пометкой
Журнальные, брошюрные бумаги и книги, другая печатная продукция.
Программные описания конференций, совещаний и семинаров, приглашения на мероприятия.
Телеграммы и письма с поздравлениями.
Письма с рекламным содержанием.
Информационно-справочная документация.

В какой срок необходимо зарегистрировать ООО в налоговой и каковы последствия несоблюдения сроков регистрации, вы можете прочесть, перейдя по

О журнальной форме

Применяется, если первостепенное значение у учёта. Тогда регистрация проводится для документов с наибольшей ценностью. У каждой организации свои ценные бумаги, требующие этой процедуры. Журнальные системы актуальны для работы с документами ограниченного действия.

Это касается конфиденциальных данных. Форму журналов разрабатывают для каждого вида деловых бумаг. Дробность сведений о документе имеет разную степень.

При незначительном документообороте выбирают журнальные формы. Если объёмы увеличиваются – такая система обрастает рядом недостатков. Одновременное ведение всех документов доступно только одному человеку. Процесс регистрации отнимает слишком много времени, когда информации становится слишком много.

Невозможно организовать контроль за исполнением важных решений.

Автоматизированная и карточная формы

С помощью карточной системы легко преодолевается ряд недостатков, указанных ранее. В картотеках сведения располагаются в любой удобной последовательности. Несколько человек занимаются работой одновременно. В самом учреждении отдельно устанавливают формы, по которым проводится заполнение карточек.

Автоматизированные процессы регистрации на компьютере становятся наиболее востребованным решением для современных предприятий. Регистрация ведётся на разных рабочих местах. Сведения о документах вносятся в единую базу данных.

Предприятия и номенклатура дел

Номенклатура дел – это перечень по делам, которые заводятся в организации. Указываются сроки хранения. Оформление проводится только в порядке, установленном законодательно.

Сюда входят дела относительно структурных подразделений. То же касается журналов регистрации. Только печатные издания и научно-технические документы – не одна из частей номенклатуры.

Секретарь-референт ответственен за её составление. Эта же функция возлагается на архивиста предприятия, ответственного за работу со всеми документами. Наименования структур подразделения служат разделами. Если их нет – используют обозначения направлений деятельности, должностей руководителей или специалистов.

Дополнительные правила

Телеграммы на предприятии принимаются под расписку. Это касается и входящей, и исходящей документации. Правила регистрации остаются такими же, что и у всех писем.

Руководство компании рассматривает телеграммы, при необходимости – решает обозначенные в них вопросы. Получатель применяет бланк или журнал для переноса текста телеграммы.

При поступлении писем в электронной форме они сразу заносятся в систему. Отдельная карточка с регистрационными данными заводится для каждого письма. С сопроводительным письмом к файлу присылаются оригиналы.

Допускается применение специального программного обеспечения для упрощения регистрационных процедур. Легко ставится на персональных компьютерах. В базе данных хранятся все карточки, в них и вносятся сведения в случае необходимости.

Формы регистрации в электронном виде при желании легко распечатать на бумаге. Автоматизированные системы в эксплуатации удобнее, но никто не заставляет отказываться от бумажной формы ведения документов. Правила по оформлению документов рекомендуется закреплять в локальных нормативных актах.

Больше информации о том, как зарегистрировать входящий документ в электронном журнале на компьютере, содержится в следующем видео:

Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет

Регистрация документа — запись учетных данных о по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Следовательно, регистрация преследует три цели :

учет документов;
контроль за их исполнением;
справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

К документам, не подлежащим регистрации , как правило, относятся :

информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
все рекламные письма;
поздравительные письма и телеграммы;
приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
печатные издания (книги, брошюры, журналы);
пакеты с пометой «лично»;
копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
информационные материалы и т.д..

Формы регистрации документов

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Существуют три формы регистрации документов:

журнальная;
карточная;
автоматизированная.

Журнальная форма

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы , например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа : секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков . Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная форма

Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки , так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Автоматизированная форма

Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Регистрация входящих документов

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

дата получения;
входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;
дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;
регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
заголовок (о чем документ);
резолюция;
срок исполнения полученного документа;
исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
N& дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:

В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так:

Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148x210) или А6 (105x148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.

Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.

При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Например, добавить:

вид документа;
географическое местонахождение автора документа;
автор резолюции;
название структурного подразделения;
количество листов в документе;
количество листов приложений;
связанные документы.

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности.

Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки , но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

С помощью раскрывающихся списков, как правило, заполняются данные (поля):

вид документа — так как количество видов документов ограниченно;
автор резолюции -список руководящих лиц организации;
структурное подразделение — список структурных подразделений;
исполнители — как правило, это поле состоит из двух частей — названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;
№ дела — связан с номенклатурой дел организации;
связанные документы — эти данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Регистрация исходящих и внутренних документов

Регистрационные формы для исходящих во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:

название подразделения, подготовившего документ,
исходящий номер документа;
дата документа;
адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;
краткое содержание документа;
фамилия исполнителя, подготовившего документ;
контрольная дата ожидаемого ответа;
ссылка на входящий документ, если документ является ответом;
номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д.

Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.

Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;
дата документа (регистрации);
краткое содержание;
подразделение, подготовившее документ;
исполнитель;
срок исполнения;
отметка об исполнении (ход исполнения);
номер дела, куда подшит документ.

Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д.

Каждый вид документа ( , ) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу по личному составу — «лс», т. е. личный состав, или «к» — кадры, к номеру распоряжения-буква «р»-распоряжение и т.д.

Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.

Любая организация в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Для порядка и сохранности деловой переписки существует система документооборота, и чем четче и слаженней она функционирует, тем меньше впоследствии возникает спорных вопросов, связанных с исполнением того или иного документа.

По большому счету, вся почта и документация делится на две группы: входящую (ту, что прислана извне) и исходящую (направляемую самой организацией по собственной инициативе или как ответ на запрос).

Что подлежит регистрации?

Для и исходящей документации ведутся два журнала, и регистрируются такие документы по отдельности.

Следует сказать, что на крупных предприятиях и в учреждениях (где существует специальный отдел по делопроизводству и велик объем исходящей документации) распространена практика использования СЭД - системы электронного документооборота. При всех плюсах такой системы ее недостатками являются:

Высокая стоимость программы, особенно для небольшой компании.
Возможность несанкционированного доступа и взлома системы.

Однако, в ряде случаев разработчиками предоставляются в бесплатное пользование демо-версии СЭД, дающие возможность решить, стоит ли переходить на данный вариант документооборота.

Если объем исходящей корреспонденции не слишком велик, целесообразней вести регистрацию в традиционном виде (в книге). Регистрируют документы, которые подлежат передаче (пересылке) другим лицам и организациям .

Такой учет позволяет:

Упорядочить переписку.
Обеспечить сохранность документов.
Контролировать исполнение документов ответственными работниками.
Следить за способами отправки корреспонденции.

Внутренние бумаги, такие как приказы по личному составу, производственная документация, служебные записки и др., учитываются отдельно. После окончания журнала его хранят в течение 5 лет .

Порядок данной процедуры в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Кто и когда его ведет?

Законодательно установленной формы журнала в нашей стране не существует. Ведение делопроизводства в отдельно взятой организации должно осуществляться согласно разработанным положениям или инструкциям.

Обязанность осуществлять регистрацию исходящей почты возлагается на определенного работника приказом или должностной инструкцией. В небольших фирмах этим обычно занимается секретарь, делопроизводитель или офис-менеджер .

Важно: учет должен вестись накопительно, с начала календарного года, без пропусков номеров. Регистрация документа осуществляется только после его подписания руководителем или уполномоченным лицом (поскольку в процессе подготовки он может быть изменен либо вовсе не подписан).

Порядок заполнения

Заводя книгу учета в бумажном виде, следует выполнить несколько действий:

Пронумеровать страницы. Журнал не относится к документам строгой отчетности, поэтому прошивать и опечатывать прошивку не нужно.
На титульном листе ставят штамп организации, дату, номер согласно номенклатуре предприятия.
Указать лицо, ответственное за ведение (ФИО, должность, каким документом возложена обязанность).

Затем идут собственно страницы для учета документов. Для корректного внесения записей необходимо разграфить листы на следующие столбцы:

Номер . Присваивается регистрируемому исходящему документу обычно по возрастанию (с начала календарного года, начиная с №1).
Дата . Проставляется календарная дата в формате день/месяц/год.
Адресат (кому направляется бумага). Может быть указан в виде наименования организации или физического лица. В ряде случаев указывают несколько адресатов (если письмо направляется более чем одному получателю).
Краткое содержание . Здесь указывают сущность документа (ответ на запрос, пояснение, ответ на обращение граждан и т. д.), иногда - количество и состав приложений к нему.
Исполнитель (лицо, подготовившее документацию).
Примечания (по необходимости, необязательная графа).

В ряде организаций с развитым делопроизводством или большим количеством подразделений книга содержит дополнительную графу «Куда помещено» , в которой указывается номер дела или папки, в которую подшивают копию исходящей бумаги. Однако в большинстве случаев достаточно подшивать копию в общую папку у того же специалиста, который отвечает за исходящую документацию.

Просмотров