Электронный документооборот. Технологии и внедрение

Электронный офис

ИТ электронного офиса предназначены для автоматизации обработки документов и коммуникации сотрудников организации.

Программное обеспечение технологии электронного офиса состоит из двух компонентов, в состав каждого из которых может входить любое количество соответствующих приложений в зависимости от потребностей конкретной организации:

I. Компонент электронной обработки документов. Включает стандартные офисные приложения для работы со стандартными типами документов:

- Текстовый процессор (Microsoft Word, OpenOffice Writer);

- Табличный процессор (Microsoft Excel, OpenOffice Calc). Современные табличные процессоры способны выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме вплоть до проведения инженерных, финансовых, статистических расчетов, а также математического моделирования;

- Графический редактор (Adobe Photoshop, Corel Draw, GIMP) или редактор диаграмм (Microsoft Visio, DIA);

- Средства работы с презентациями (Microsoft PowerPoint, OpenOffice Impress);

- СУБД (Microsoft Access, OpenOffice Base);

- Электронные календари, планировщики .

II. Коммуникативный компонент.

- Электронная почта (e-mаil);

- Факсимильная связь .

- Телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Различают три вида телеконференций: аудио, видео и компьютерную. Последняя практически не имеет ограничений на число участников.

Одна из самых востребованных технологий электронного офиса - электронный документооборот (ЭД).

Под документом в рамках ЭД понимается материальный носитель, на котором зафиксированы некоторые сведения, отражающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся: регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.

Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом, называется системой документации (СД).

Документопоток - процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю.

Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязан-ных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на опреде-ленных рабочих местах с использованием определенных методов и средств, т. е. технология обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.

Для автоматизации этого процесса используется технология электронного документооборота. С ее помощью могут решаться следующие задачи:

Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации;

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;

Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей истории его деятельности;

Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Основной частью информационного обеспечения технологии электронного документооборота является база данных электронных документов.

Программное обеспечение рассматриваемой технологии обычно включает следующие ключевые компоненты:

- Электронная система управления документооборотом (ЭСУД) - программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию документопотоков, контроль за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т. д.;

- Система управления хранением документов - ПО, реализующее функции управления единым документарным фондом организации (централизованным архивом). Эта система обеспечивает выполнение следующих функций:

1. Централизованная регистрация всех документов, которые циркулируют в организации;

2. Ведение централизованного каталога документов организации, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т. д.);

3. Хранение документов в электронном виде в различных форматах;

4. Хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;

- Система экспорта / импорта документов ;

- Набор стандартных бизнес-приложений , используемых сотрудниками организации для подготовки документов, - текстовых процессоров, электронных таблиц и т. п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес-приложений они взаимодействуют с БД, поддерживающей структурированную информацию).

- Система управления полномочиями пользователей , обеспечивающая разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документам различной степени секретности) и регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.

В зависимости от объема и сложности выполняемых операций современные ЭСУД можно подразделить на следующие категории:

1. Системы электронной почты с расширенным функционалом . Предназначаются для структурированных процессов, состоящих из небольшого количества простых шагов. Инициатор запускает процесс, направляя электронную почту исполнителям, от которых требуются определенные действия в определенный промежуток времени.

2. Автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД) с электронной почтой применяются в малых и средних организациях с большими объемами потоков управленческих документов, характеризующимися ограниченным перечнем выполняемых, строго регламентирован-ных деловых процессов, с целью совершенствования выполнения основных делопроизводственных процедур.

3. Системы коллективной работы (groupware). В эту категорию входят многие почтовые системы (MS Exchange), главное назначение которых - обеспечение коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов. Системы коллективной работы класса groupware ориентированы на проект и рассчитаны на группы взаимодействующих сотрудников небольшого или среднего размера, совместно использующих информацию из баз данных.

4. АИС управления потоком документов (технология «docflow»). Ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации осуществляются согласно прописанному для него маршруту. Такие системы применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки. Пример популярной АИС этого класса - Documentum.

5. Системы автоматизации бизнес-процессов (технология «workflow»). Ориентированы на модель бизнес-процесса, в который может быть вовлечено большое коли-чество сотрудников, имеющих дело с различными типами информации. Автоматизируются все стадии - от описания сценария взаимодействия сотрудников (карта или маршрут бизнес-процесса): кто, что, как и когда должен сделать в рамках конкретного процесса, до реального управления выполнением заданий: уведомления о необходимости провести ту или иную работу, ее контроль и мониторинг, замена исполнителей и т. п. К наиболее известным АИС такого класса относятся WorkRout-II (АО «Весть»), Staffware (StaffwarePlc) и FormFlow (JetForm).

Основан в 1995 году. В 90-х годах в России началось формирование рынка СЭД (систем электронного документооборота). Российские заказчики СЭД тогда впервые продемонстрировали заинтересованность в повышении эффективности своей работы за счет внедрения новых технологий электронного оперативного учета и автоматизации бизнес процессов. В 1995 году состоялась первая конференция-выставка DOCFLOW по теме электронного документооборота и автоматизации управления. Это было первое мероприятие подобного рода в России.

На сегодняшний день DOCFLOW представляет собой масштабный проект, объединяющий регулярные отраслевые мероприятия по документообороту, специализированный информационно-аналитический портал, образовательные программы международного уровня, регулярные открытые вебинары с ведущими экспертами отрасли, исследования и аналитику рынка. В конце 2008 года был созван Экспертный Совет DOCFLOW.

Отраслевые мероприятия DOCFLOW

Ежегодные конференции, выставки и форумы, признанные большинством специалистов отрасли ключевыми событиями на рынке электронного документооборота и автоматизации управления в России и странах СНГ. Это объясняется расширенным форматом их проведения, сочетающим экспозиционную выставочную программу и дискуссионно-аналитические секции. Специальный формат мероприятий по документообороту позволяет узнать о новостях электронного документооборота, увидеть решения в действии, обменяться опытом. В ходе профессиональных дискуссий и общения сами посетители и участники мероприятий DOCFLOW вносят значительный вклад в развитие рынка электронного документооборота.

Портал DOCFLOW.ru

Независимый информационный ресурс с ежемесячной аудиторией более 35 000 посетителей. На портале размещены материалы по теме электронного документооборота и смежным тематикам. Вниманию читателей представлены актуальные новости участников рынка СЭД и ECM, описания успешных внедрений, аналитические обзоры, каталоги компаний и продуктов.
Команда создателей портала ставит своей целью облегчить общение поставщиков и покупателей и объединить в едином информационном пространстве DOCFLOW людей, заинтересованных в развитии отрасли электронного документооборота.

Вебинары DOCFLOW

Регулярные online семинары, посвещенные самым актуальным вопросам рынка управления корпоративной информацией. Проект призван дать системное представление о том, какие задачи может решить компания за счет ECM (Enterprise Content Management), как, и с помощью каких технологий. Online семинары читают руководители ведущих российских и международных компаний, члены Экспертного Совета DOCFLOW. Вебинары проходят в трех формах: мастер-классы, успешные проекты и тренды. На мастер-классах профессионалы рынка дают практические советы, обсуждают методы, технологии и обзоры решений в области СЭД и ECM. Вебинар в форме успешных проектов предлагает конкретные примеры внедрений и обзор используемых технологий. Доклады в форме трендов предоставляют собой анализ результатов исследований, аналитические обзоры рынка, обсуждение тенденций. Записи всех вебинаров доступны для скачивания на сайте проекта.

Исследования DOCFLOW

В рамках проекта ежегодно проводятся исследования опыта заказчиков и потребительских предпочтений на российском рынке СЭД и ECM. Данные исследования включают вопросы готовности заказчиков к использованию систем автоматизации документооборота и решений класса ECM на своих предприятиях, возможные трудности при внедрении и выбираемые пути их преодоления, предпочтения компаний в выборе технологий и предлагаемых решений, динамику расходов и инвестиционные тенденции. Участие в опросе принимают не менее 500 респондентов.

Обзоры рынка DOCFLOW

Одним из направлений деятельности проекта DOCFLOW является создание практических руководств для специалистов в области ЕСМ, включающих в себя полезную и актуальную информацию по вопросам внедрения и использования технологий управления корпоративной информацией. Материалы, разрабатываемые DOCFLOW, содержат обзоры экспертных мнений, практические советы от ведущих специалистов рынка, аналитику, учебные пособия и подборку тематических статей.

Эти решения стали такими же привычными, как системы электронного документооборота, а новизну в программу привнесли Большие Данные, бизнес-аналитика, совместная работа и распознавание данных, мобильность и облака.

Вендоры представляли самые свежие продукты из своего ассортимента, такие как, например, облачное решение для автоматизации документооборота в средних компаниях DirectumRX и система «1С:Документооборот 2.0» с интерфейсом «Такси». Всего доклады на Docflow представили 19 организаций, в том числе компания «Ферреро Россия», сумевшая перейти на новую платформу без остановки согласования документов, Евразийский банк, где переход на новую СЭД в 16 филиалах занял всего четыре дня, и «Такеда», серьезно инвестирующая в кастомизацию WSS Docs. Один из наиболее масштабных и эффектных проектов реализован в холдинге «Комплексные энергетические системы», там консолидировали поддержку и разработку, заменив единой системой порядка 20 решений. При этом стоимость внедрения единой системы оказалась сопоставима с затратами только на поддержку одной из прежних СЭД.

Места хватит всем

Основная особенность российского рынка СЭД/ECM – использование самых различных подходов и технологий – от бумажного делопроизводства до современных методов управления контентом, в том числе мобильных и облачных решений, отметила в своем обзорном докладе Наталья Храмцовская, эксперт компании ЭОС по управлению документацией. Такая многоукладность означает, что на рынке по-прежнему существуют ниши для продуктов разного класса. Одни компании только осваивают простенькие системы, а другие уже ставят перед собой задачу интеграции созданного ПО.

Но большинство внедренных СЭД ориентированы на «конвейерное производство» бумажных и подобных им организационно-распорядительных документов и не рассчитаны на потребности сегодняшнего дня - применение в качестве корпоративных хранилищ информации и документов. В них нет развитых инструментов структуризации, поиска и бизнес-аналитики, не предусмотрено отслеживание сроков хранения, проведение экспертизы ценности, уничтожение документов и передача на архивное хранение. Между тем именно эти возможности все чаще и чаще необходимы пользователям.

Меняются не только технологии – законодательство переписывается каждый квартал, оставаясь при этом достаточно «дырявым». А потому в ряде случаев, например при разработке ПО для длительного хранения документов, разработчикам и заказчикам приходится действовать на свой страх и риск, отметила Храмцовская.

Выступления на Docflow подтверждают: организации, в том числе государственные, постепенно уходят от традиционной российской системы документооборота и обмена неструктурированными электронными документами, переходя к коллективному использованию баз данных и обмену структурированными документами. При этом центр тяжести автоматизации смещается с организационно-распорядительной документации на поддержку основной деятельности – от бухгалтерской «первички» до научно-технической документации. К примеру, ФНС фактически отказалась от прежней системы и перешла на технологии массовой обработки документов от ABBYY, уменьшив потребность в персонале, занятом в этом бизнес-процессе, в десять раз.

Кризис ECM не помеха

Кризисные явления не подрывают интерес к СЭД/ECM и даже способны стимулировать его, поскольку сотрудники стоят дороже, чем оборудование и ПО, полагает Храмцовская. Сокращение персонала и одновременное увеличение объемов работы заставляют организации, включая государственные, автоматизировать свои рутинные процессы.

Быстро возрастает роль хранилищ электронных документов, а также инструментов, обеспечивающих их сохранность и эффективное использование, в том числе бизнес-аналитики и Больших Данных. Причем для управления большими объемами информации нужны новые инструменты и масштабируемые решения. Надежды на то, что единым хранилищем электронных документов сможет стать корпоративная система ECM, не оправдались. Большая часть документов создается и хранится в специализированных системах (учетных, почтовых, мгновенных сообщений). Попытки заставить сотрудников перебрасывать в документные системы всю документированную информацию влекут за собой большие затраты, которые не всегда окупаются, даже под угрозой увольнения сотрудники не делают того, в чем не видят практического смысла. По мнению Храмцовской, концепция централизованного управления документами с использованием одной системы не оправдала ожиданий, и СЭД/ECM нового поколения должны будут стать для пользователя интерфейсом ко всем информационным ресурсам, необходимым в принятии управленческих решений: государственным реестрам и регистрам, электронным архивам, социальным сетям и сайтам.

Вопрос об интероперабельности решений различных производителей при оперативном обмене документами или переносе базы в новую систему сегодня перешел в практическую плоскость: интероперабельности требуют клиенты, так что поставщикам предстоит вплотную заняться стандартизацией СЭД/ECM.

Курс на импортозамещение значительно облегчил российским разработчикам конкуренцию с иностранными поставщиками, дал определенное преимущество отечественным производителям и собственникам инфраструктуры, а также повысил интерес к вопросам информационной безопасности, в частности к защите персональных данных.

Рискованное счастье

Наряду с ростом интереса к современным решениям Храмцовская отметила еще одну немаловажную тенденцию, несущую риск участникам рынка СЭД/ECM. Активный переход государства и бизнеса на электронные технологии бросил «в объятия» поставщиков ПО массу новых пользователей, которым нужны недорогие решения, автоматизирующие привычную им технологию работы с документами. В результате компании-лидеры становятся заложниками собственного успеха: они тратят много сил на обслуживание «экосистемы», сложившейся вокруг старых решений, но уделяют недостаточно внимания созданию и продвижению инновационных продуктов. В условиях стремительных технологических, организационных и правовых перемен такое поведение чревато отставанием.

Через пять-семь лет технологии, законодательство и деловые процессы настолько изменятся, что большинство ныне продаваемых решений превратятся в лучшем случае в продукты для начинающих, уверена Храмцовская. Преимущество получат те разработчики, которые уже сегодня займутся формированием облика ПО завтрашнего дня. «Нам придется решать проблему долговременного хранения, никуда не денемся», – констатировала она.

Масштабы использования облаков, вероятнее всего, будут расти относительно спокойно, а мобильные технологии переориентируются с руководителей на поддержку деятельности основной массы сотрудников. В среднесрочной перспективе можно ожидать появления обязательных требований к электронным документам и системам, где они хранятся. Поставщикам придется разработать новые продукты либо существенно переработать старые, а часть ныне широко используемых систем уйдет с рынка, прогнозирует Храмцовская.

DocTrix DocFlow включает автоматизацию основных процессов делопроизводства, договорной деятельности, контроля исполнения поручений.
В качестве основы для построения системы электронного документооборота используется платформа автоматизации бизнес-процессов DocTrix Platform.В качестве редактора бизнес-процессов может использовать графический редактор рабочих-процессов Nintex Workflow или собственный редактор рабочих процессов ZFlow, интегрированные с DocTrix Platform. Такой подход даёт ряд существенных преимуществ по сравнению с другими решениями:

• Система настраивается, а не разрабатывается.
• Быстрый запуск системы.
• Снижается совокупная стоимость владения системой.
• Заказчик имеет возможность самостоятельно развивать и расширять систему, осуществлять техническую поддержку и не привязан к стоимости или занятости сотрудников Исполнителя.
• Заказчик получает среду (DocTrix Platform + ZFlow (или Nintex Workflow)), которая даёт возможность автоматизации других процессов компании и построения экосистемы бизнес-процессов компании.

Обновлённый личный кабинет

Главная страница системы может быть настроена индивидуально под каждого пользователя: при авторизации сотруднику становится доступна информация, соответствующая его роли в системе. В личном кабинете отображаются актуальные данные по документам и задачам, находящиеся в процессе выполнения или на контроле пользователя.

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией

DocTrix DocFlow автоматизирует все функции канцелярии, связанные с входящей и исходящей корреспонденцией: регистрацию, направление по маршруту рассмотрения, подготовку проектов документов, их регистрацию, отправку, хранение и поиск. Для каждого документа в системе создаётся карточка, к которой можно прикрепить один или несколько файлов. Такое упорядоченное хранение корреспонденции позволяет быстро искать нужные документы, исключает риск потери, и обеспечивает быструю обработку данных.

Что появилось в 2016 версии?

• Повышена скорость работы системы
• Возможность автоматического создания карточек входящих документов из исходящих документов других обществ холдинга.
• Поддержка нескольких адресатов.
• Настраиваемые интерфейсы журналов документов для пользователей и делопроизводителей.
• Улучшенная система поиска.
• Улучшенная эргономика карточки.

Входящие документы

Жизненный цикл входящего документа состоит из следующих стадий:

Номера входящих писем формируются автоматически при регистрации документа – это может быть как простая последовательность, так и составной номер, в зависимости от подразделения назначения, адресата или других параметров.

Входящий документ может быть отправлен на рассмотрение адресату. Адресат изучает документ, после чего может подготовить резолюцию и передать письмо своим коллегам для ознакомления или выполнения поручений.

После исполнения поручений по письму, документ считается исполненным. По истечению срока давности входящего документа Делопроизводитель может перенести его в Дело.

1. В системе могут быть заранее настроены несколько шаблонов карточки документа. Шаблоны могут быть созданы администратором, или же самим пользователем.
2. Автоматическое создание карточки из исходящего документа. Для холдинговых или распределённых предприятий в DocTrix DocFlow 2016 реализована возможность автоматического создания внутренних входящих из исходящих документов других обществ. Делопроизводителю необходимо только зарегистрировать документ.

Исходящие документы

Исходящее письмо может быть создано в системе с нуля, или же быть подготовлено в ответ на входящий документ. В системе реализована возможность связывания документов, администратором могут быть настроены разные типы связок.

У исходящего письма есть ответственный исполнитель, который может отправить его по маршруту согласования и подписания. После прохождения по маршруту письмо попадает к делопроизводителю на регистрацию, прикрепеление скан-копий и отправку Получателю. В системе поддерживается возможность контроля получения письма Получателем.

Согласование писем доступно без входа в систему, по средствам email-сообщений.

В DocTrix DocFlow 2016 мы реализовали несколько особых функций для данного модуля:

1. Отложенный номер. Эта функция позволяет зарегистрировать документ, как только он поступает к делопроизводителю. Документу присваивается номер, который секретарь может сообщить передающей стороне. В дальнейшем секретарь сотрудник может снять пометку «отложенный номер» и согласовать документ, при этом его номер останется прежним.
2. Подписание вне системы. Эта функция удобна в случае подписания документа вне системы. Такой документ регистрируется в системе, не инициируя при этом процессов согласования и подписания.
3. Формирование документа по шаблону. В системе могут быть заранее настроены несколько шаблонов карточки документа. При создании карточки, делопроизводитель может выбрать один их них, что приведёт к изменению набора полей карточки и автоматическому заполнению части реквизитов. Шаблоны могут быть созданы администратором, или же самим пользователем.
4. Подтверждение отправки исходящего документа. Делопроизводителю доступна функция подтверждения отправки и получения письма.

Организационно-распорядительный и нормативный документооборот

DocTrix DocFlow автоматизирует работу со всеми видами организационно-распорядительных документов (ОРД).

Жизненный цикл ОРД включает в себя стадии:

Что появилось в 2016 версии?

• Модуль ОРД включил в себя функционал работы с нормативными документами.
• Реализованы процессы подготовки и согласования нормативных документов.
• Стали доступны операции над документами, связанные с решениями по другим документам: замена, отмена, ввод в действие и прочее.
• Реализована функция пересмотра и актуализации нормативных документов.
• Расширены функции согласования и утверждения протоколов, добавлено автоматическое формирование поручений по принятым решениям.

В DocTrix DocFlow реализован справочник организационно-распорядительных и нормативных документов. Он включает в себя такие виды документов как приказы, распоряжения, регламенты, инструкции и другие. Список видов документов может быть расширен ответственным сотрудников.

В справочнике также определяется порядок согласования, подписания и формат регистрационного номера каждого вида документа.

Совместная работа с проектом документа обеспечена дополнительными возможностями ведения обсуждения непосредственно в карточке документа. При соответствующей версии Microsoft SharePoint становится доступна функция одновременного редактирования документа несколькими пользователями в режиме реального времени. Внутри модуля ОРД и НД есть собственный контроль исполнения, который предусматривает более широкие возможности контроля поручений.

Внутренняя корреспонденция

Жизненный цикл исходящего документа включает в себя стадии:

Что появилось в 2016 версии?

• Возможность создания собственных видов внутренних документов (служебных записок) ответственными сотрудниками.

Работа с договорами

Жизненный цикл договора включает в себя стадии:

В системе предусмотрена возможность отслеживания состояния договора на всех этапах его жизненного цикла, а также контроля выполнения поручений по договору. Электронный архив договоров позволяет быстро находить нужный документ по любым реквизитам.

DocTrix DocFlow поддерживает работу с версиями документов: в системе всегда можно увидеть, какие изменения были внесены в договор тем или иным сотрудником.

Что появилось в 2016 версии?

• Улучшены внешний вид и эргономика карточек.
• Добавлена возможность создания контрольных точек по договору.
• Расширена система уведомлений.
• Расширены возможности работы с контрагентами (отслеживание статуса и благонадёжности, комментарии, хранилище связанных документов).
• Возможность отслеживания циклов согласования договоров.
• Настраиваемые маршруты с параметрами очереди согласования, просмотр статуса согласования.

Работа с основными договорами

Карточка договора имеет расширенный набор полей. В ней, как и в модуле входящих документов, возможна работа с шаблоном карточки, когда заполнение многих полей происходит автоматически. Маршруты обработки договоров отличаются для каждого заказчика, но логика процесса одинакова: подготовка проекта, согласование, подписание, фиксация согласования с контрагентом, ознакомление, сопровождение договоров.

Система отслеживает срок действия договора, автоматически отправляет напоминания соответствующим сотрудникам. Карточка договора содержит в себе множество признаков, таких как местоположение оригинала, параметры авто пролонгации, подписан ли оригинал и другие.

Работа с приложениями

Предусмотрена работа с несколькими видами приложений (приложение к рамочному договору, допсоглашение, соглашение о расторжении, спецификации). В зависимости от выбора приложения изменяются маршруты согласования и утверждения.

Приложения имеют логическую связь с договорами и могут изменять их статус. К примеру, при подписании какого-либо соглашения основной договор перестаёт действовать.

Контрагенты

Этот модуль позволяет вести расширенную информацию о контрагенте. Сотрудники могут делиться опытом о работе с организацией, вносить контрагентов в чёрный список, работать с расширенным набором полей.Справочник контрагентов

Справочников контрагентов DocTrix DocFlow может быть интегрирован с внешними учётными системами.

Контроль исполнительской дисциплины

Данный модуль предназначен для назначения и контроля исполнения поручений.

Что появилось в 2016 версии?

• Реализована возможность подтверждения исполнения поручения контролёром.
• Реализована подсветка просроченных поручений в представлениях.
• Улучшена эргономика карточки поручения.
• Добавлена возможность просмотра вложенных документов и связанных записей документа непосредственно из карточки поручения.
• Реализована возможность созданий периодически повторяющихся поручений.
• Возможность отмены исполнения поручения.

Поручения по документу

По любому документу системы (кроме исходящих писем) можно создать поручение на исполнение. Поручение может быть назначено конкретному сотруднику, группе сотрудников или адресована на роль в системе. Первый из перечисленных исполнителей назначается ответственным исполнителем, остальные соисполнителями.

Каждый из исполнителей в рамках своего поручения может создавать дочерние поручения своим подчинённым, формируя цепочку исполнения.

Для модуля протоколов можно создавать отсроченные поручения. Это удобно при проведении совещаний: принятые решения вносятся в систему с пометкой о необходимости создания поручения. После согласования протокола совещания, система автоматически создаёт поручения указанным исполнителям.

Свободные поручения

Свободные поручения создаются для выполнения заданий, не связанных с документом. Инициатор указывает исполнителей и контролёра, которым приходят соответствующие уведомления. При выборе автором поручений нескольких исполнителей – первый из них назначается в качестве ответственного, остальные – в роли соисполнителей. Поручение получает статус завершённого только в случае соответствующей визы контролёра.

Подсистема напоминаний и уведомлений

В DocTrix DocFlow 2016 реализована гибкая система напоминаний.

• Уведомления по почте о назначении задачи или поручения. Письмо содержит ссылки на вложения карточки документа, основные реквизиты документа, лист согласования (для задач согласования и подписания), а также кнопки принятия решения по документу.

• Уведомления о просроченных задачах и поручениях. Администратором могут быть заданы основные настройки периодичности отправки напоминаний, а также задана групповая отправка сведений по просроченным задачам.

Отчетность

Система DocTrix DocFlow позволяет направлять пользователям задачи по документам, а также контролировать сроки и объёмы их исполнения. Информация о выполненных и просроченных поручениях представляется в виде отчетов в формате Excel с различными фильтрами и группировками.

Полученные данные можно использовать для анализа затрат рабочего времени каждого сотрудника и равномерного распределения нагрузки персонала. DocTrix DocFlow обеспечивает прозрачность всей цепочки исполнения заданий, включая связанные и подчинённые задачи.

В DocTrix DocFlow 2016 появилась возможность формирования отчетов по исполнительской дисциплине и статистике работы с документами в Microsoft PowerBI.

Электронный архив

В DocTrix DocFlow реализован удобный структурированный архив, позволяющий хранить документы и их атрибуты, осуществлять поиск, формировать ведомости и реестры документов.

Расширенный поиск по архиву помогает быстро найти нужный документ по его реквизитам или содержанию вложенных файлов.

Дополнительно ведется учет места хранения и перемещения документа в архиве.

СЭД для государственных организаций

На платформе DocTrix создана специализированная АИС DocFlow Government , удовлетворяющая требованиям и стандартам госорганов и организаций местного самоуправления. Функции системы не ограничиваются процессами электронного документооборота: это полноценная АИС, включающая работу с обращениями горожан, межведомственное взаимодействие и функции электронного правительства.В 2012 года АИС DocFlow Government передана в промышленную эксплуатацию Администрации г. о. Самара.

Демонстрация работы АИС DocFlow Government.

IS-DocFlow – это система автоматизации делопроизводственной деятельности, предназначенная для осуществления оперативного контроля движения документов в процессе их исполнения, а также для проведения аналитической, статистической обработки данных о документах и их исполнении.

DocFlow представляет собой совокупность следующих программных модулей:
регистрация документов - позволяет упорядочить работу канцелярии и других подразделений, занимающихся регистрацией документов;
электронный документооборот - позволяет сократить бумажный поток между сотрудниками, находящимися как в одном офисе с локальной сетью, так и в территориально разделенных офисах. Обмен документами становится контролируемым и управляемым;
контроль исполнительской дисциплины - предоставляет визуальные средства контроля исполнения и возможность формирования разнообразных отчетов, отражающих исполнительскую дисциплину.

Гибкость, интеграция, модульность и масштабирование системы максимально конфигурируемы и позволяют:
настроиться на организационную структуру любой сложности;
реализовать любые последовательности и правила обработки документов;
создавать разнообразные логические функциональные наборы АРМ;
создавать шаблоны номеров регистрируемых документов любой сложности;
настраивать удобный режим автоматического напоминания;
создавать желаемое цветовое отображение «срочности» исполнения контрольных заданий;
использовать национальный шрифт при ведении делопроизводства;
выполнять автоматический запуск сканирования образа документа и его сохранение в централизованном хранилище;
подключать дополнительные модули отчетов;
создавать распределенную базу документов, объединяющую удаленные филиалы и центр в единое информационное пространство;
настраивать систему для работы как в локальной, так и в глобальной сетях.

Связь с почтовыми серверами предоставляет возможность рассылки сообщений и документов из системы IS-DocFlow через почтовый сервер всем клиентам, имеющим аналогичную систему.

Основным назначением системы IS-DocFlow является обеспечение автоматизации процессов подготовки, регистрации, структурирования, маршрутизации, хранения, архивации, поиска и обработки электронных документов, контроля их исполнения, авторизации доступа к ним. Целью создания и внедрения системы на объекте автоматизации является:
1. Использование современных технологий и автоматизация всех этапов работы с документами. Современный порядок ведения производственных процессов на предприятиях требует большого объема работы с документами. Поиск, утверждение и согласование становятся довольно сложными и обременительными процедурами, исключить которые не представляется возможным. Единственно эффективным подходом в подобной ситуации является использование современных технологий и максимальная автоматизация всех этапов работы с документами.
2. Повышение исполнительской дисциплины за счет «прозрачности» исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний оповестит всех должностных лиц о приближении сроков исполнения поручений. Формирование сводных отчетов и журналов позволит составить полную картину работы как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.
3. Повышение оперативности и качества принятия управленческих решений. Увеличение скорости принятия решений и повышение качества принимаемых решений достигается за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.

Основная функциональность системы IS-DocFlow реализуется с использованием следующих основных подсистем (рис. 1).

Сервер криптографирования и электронной цифровой подписи обеспечивает возможность генерации ключей, их протоколирование для последующего применения электронно-цифровой подписи. Хранение документов и интеграция с офисными приложениями обеспечивает хранение электронных документов, созданных приложениями MS Office (*.doc, *.xls и др. как бинарный массив в централизованном хранилище данных), и интегрированный вызов соответствующего приложения.

Традиции западного делопроизводства отличаются от наших и ориентируются в первую очередь на высокую исполнительскую дисциплину работников. К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие:
характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа к непосредственному исполнителю, минуя руководство;
отсутствие централизованного в рамках всего предприятия контроля;
регистрация документов производится непосредственными исполнителями, когда поручитель и исполнитель ведут собственные журналы, а некоторые виды документов вообще не регистрируются.

Программные системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов на предприятии, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Система электронных документов (СЭД) поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте предприятия, формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов на предприятии, т.е. по ее подразделениям и работникам. К системам данного направления относятся русифицированные версии популярных западных систем: LanDocs, PowerDOCS, DOCS Open, WorkRoute II.

Анализ действующих систем позволил выделить три основные задачи, решаемые в делопроизводстве. В таблице 1 приведена оценка анализируемых систем с точки зрения решения данных задач.

Эффективная реализация делопроизводственных задач, предполагающих централизованное ведение данных о документах всего предприятия, требует использования мощной СУБД масштаба предприятия и соответствующих средств проектирования. С учетом специфики и сложности таких задач можно сделать вывод о том, что применение каких-либо готовых популярных зарубежных прикладных пакетов возможно лишь в частных случаях или для решения частных задач, используя их в качестве отдельных компонент. Опыт наших разработчиков программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота для отечественных учреждений подтверждает полученный вывод - наиболее распространенными являются следующие специализированные системы СЭД E-Hujjat, IS-DocFlow, GERMES (таблица 1).