Главная » Военные » Выдержка из приказа как оформить. Что такое выписка из приказа — образец и пример оформления

Выдержка из приказа как оформить. Что такое выписка из приказа — образец и пример оформления

Могут принимать документы различного характера для регулирования процесса своей деятельности. Одним из видов документов поручительного характера юридических лиц является приказ.

Принятие сотрудника на работу, реорганизация структурных подразделений, премирование служащих – все это регулируется приказами организации. Однако документы могут быть достаточно объемными по содержанию, поэтому существует возможность оформить выписку из приказа.

Что такое выписка из приказа

Приказ — это документ распорядительного характера, который оформляется руководителем предприятия или иными уполномоченными лицами. Он содержит поручения подчиненным подразделениям и сотрудникам, обязательные для выполнения. Как оформляется выписка из этого документа, и для каких целей ее составляют?

Как сделать выписку из приказа о приеме на работу

Понятие и суть

Выписка из приказа — это заверенный в надлежащем порядке документ, который содержит отдельные положения или разделы приказа, требуемые запрашивающей стороной. Выписка имеет юридическую силу и с ее помощью можно официально подтвердить изложенные в приказе пункты.

Форма и содержание

Оформление выписки происходит в соответствии с теми же правилами, что и для приказа. Документ должен быть выдан на фирменном бланке, содержать реквизиты организации и следующие сведения:

название документа;
дата и место выдачи;
регистрационный номер;
заголовок к тексту;
основное содержание;
подпись и элементы удостоверения (печать, штамп и т.п.).

Выписка отличается от самого приказа названием, в ней указываются только конкретные пункты основного документа, и ставится подпись заверяющего лица. Кроме того, в выписке допускается сокращение преамбулы приказа.

Функции

Выписка позволяет предоставить адресату только требуемые сведения без необходимости оформления полностью заверенной копии приказа. Подтверждения сведений с помощью выписки удобно в том случае, если приказ имеет большой объем.

В некоторых случаях приказы хранятся в одном экземпляре с запретом копирования, например, если его отдельные положения содержат конфиденциальные данные. Также старые архивные приказы могут плохо сохраниться для четкого копирования. В вышеуказанных случаях без выписки не обойтись.

Кроме того, оформление выписки может потребоваться в таких ситуациях:

подтверждение увольнения или принятия на работу, если в по каким-то причинам эти записи отсутствуют, она утеряна или повреждена;
подтверждение стажа для пенсионных начислений;
премирование сотрудников;
предоставление информации для государственных органов.

Выписка из приказа об увольнении

Нормативное регулирование

Вопрос предоставления выписки из приказа следует рассматривать в привязке к положениям Трудового кодекса РФ. Так, статья 62 данного нормативного акта регламентирует, что работодатель при поступлении запроса от сотрудника организации на предоставление документа, связанного с рабочими моментами, должен выполнить эту просьбу.

Список обязательных к выдаче документов по запросу содержит копии приказов, но не включает в себя выписки из них. Однако перечень является открытым: если приказ имеет отношение к трудовой деятельности лица в организации, то он имеет полное право его запросить.

Порядок получения документа

Для получения выписки необходимо обращаться непосредственно в организации, компании или учреждения, которые выдали приказ. Работнику нужно подать заявление о выдаче выписки в письменной форме, после чего в течение 3 дней получить от работодателя документ.

Законы не содержат требований к порядку оформления выписки, однако в соответствии с правилами делопроизводства и общими нормами права выписка должна сохранять основные реквизиты приказа.
Для формирования выписки берется лист, на котором отображаются реквизиты образца приказа, а вид документа меняется на «Выписку из приказа» с сохранением оригинального номера и даты документа. Далее следует преамбула и слово «Приказываю».
Из распорядительной части документа в выписку включают необходимые положения, после чего указывается должность и ФИО выдавшего приказ лица без его подписи (на ее месте просто ставится слово «Подпись»).
Далее выписка заверяется: указывается запись «Верно», подпись оформившего ее сотрудника, его ФИО и должность, дата и печать организации.

Отличием выписки из документа по личному составу является отсутствие указаний причин выдачи приказа – в преамбуле сразу пишется «Приказываю», после чего следует пункт о принятии сотрудника, его переводе и т.п.

О принятии на работу

Выписка из приказа о приеме на работу составляется в соответствии с общими правилами, ее основной текст зачастую состоит из одного пункта, содержащего положение о назначении сотрудника на должность. При оформлении выписки из приказа о назначении руководителя заверителем бумаг является само руководящее лицо компании.

О премировании

Документы о премировании зачастую принимаются относительно списка нескольких сотрудников. Компания или работники иногда заинтересованы в неразглашении сведений из такого приказа. В соответствии с этим каждому сотруднику при запросе может быть выдана на руки выписка, содержащая данные только о его поощрении.

Выписки из приказа по основной деятельности

Об увольнении

Выписку из данного приказа зачастую запрашивают бывшие сотрудники организации. Обращаться для ее получения нужно в кадровую службу компании – именно специалисты кадрового делопроизводства и будут заниматься ее оформлением.

Такая выписка содержит следующие данные:

реквизиты компании;
ФИО и должность увольняемого сотрудника;
преамбула приказа;
пункт Трудового кодекса, на основании которого сотрудник уволен;
ФИО лица, подписавшего приказ;
подпись кадрового работника.

Для получения выписки с прошлого места работы гражданин не обязан иметь причину для затребования документа и указывать ее в заявлении.

Другие случаи

Данные некоторых приказов могут потребоваться не только сотрудникам, но и другим отделам или структурным подразделениям самой компании, например, для ведения отчетности либо бухгалтерского учета. Чаще всего для внутренней необходимости выписки делают из таких приказов:

по основной деятельности;
об учетной политике;
о командировках;
об отпуске.

Нюансы оформления

Работник имеет право направить заявление на оформление выписки в электронной форме на основании ст.312.1 Трудового Кодекса РФ. Выписку из приказа также можно отправить сотруднику на электронный адрес либо почтовым отправлением в соответствии с просьбой служащего в своем заявлении. Это удобно в тех случаях, когда человек работает удаленно, однако для заверения может потребоваться специальная электронная подпись.

При необоснованном отказе должностных лиц в предоставлении выписки из приказа следует требовать от них официального ответа в письменном виде с указанием причины отказа.

Пример выписки из приказа о назначении на должность директора школы

При официальном трудоустройстве непременно работодателями формируются соответствующие приказы, на основании которых специалисты принимаются на работу в компанию. Нередко делается один документ на нескольких сотрудников, поэтому он обладает значительным объемом.

Поэтому если требуется предоставить сведения из приказа в разные организации или непосредственному работнику, то делается обычно выписка из приказа, а не полностью он копируется. Эта бумага обладает своими особенностями и может потребоваться в различных ситуациях.

Выписка, которая формируется по определенному приказу, на основании которого конкретный человек был оформлен на работу фирму, представлена специальным распорядительным документом.

Важно! На ней в обязательном порядке должны сохраняться реквизиты компании, но основные данные относятся непосредственно к определенному специалисту, трудоустроенному в организации.

Потребоваться этот документ может для разных целей, причем запрашивать его может как сам работник, так и разные государственные организации. Он заменяет стандартный приказ, который обычно обладает значительным объемом, поэтому гарантирует упрощение предоставления сведений о специалисте.

Как оформить приказ о приеме на работу и получить соответствующую выписку – смотрите в этом видео:

Когда и кому может потребоваться выписка из приказа

Этот акт может потребоваться по разным целям, причем по ст. 62 ТК работодатели не обладают возможностью отказывать своим работникам, если им по каким-либо причинам потребуется выписка.

ТК РФ Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Важно! Предоставляются по запросу сотрудникам фирмы разные документы, которые имеют отношение к их работе или трудоустройству.

К особенностям предоставления документа относится:

составляется выписка на основании заявления работника, которое делается непременно в письменном виде. вы узнаете, как составить заявление на получение выписки из протокола общего собрания;
формируется акт в течение трех дней после получения отделом кадров соответствующего заявления;
оптимальным считается использование именно выписки, если одним приказом зачислялось на работу сразу несколько человек, поэтому данный документ обладает значительным объемом и нецелесообразно делать его копию;
в акте содержится только некоторый фрагмент , поэтому он может доказывать конкретный стаж работника, а в этом случае предоставить его требуется в органы соцзащиты, чтобы была правильно определена трудовая пенсия;
выписка может потребоваться в разные государственные органы, причем она выступает подтверждением тех или иных фактов;
в ней не содержатся все сведения, которые имеются в приказе, поэтому есть возможность охранить конфиденциальность в отношении некоторых данных;
обычно этот акт имеет только один пункт, который и требуется подтвердить, а сюда относится назначение конкретного человека на определенную должность или предоставление отпуска.

Важно! Выписка является официальным документом, поэтому она может применяться в суде или иных организациях, так как обладает юридической силой.

Образец заполнения выписки из приказа о приеме на работу.

Кто и когда формирует такой акт

Содержит он только необходимые сведения для работника, а остальные данные остаются нетронутыми, поэтому формирование выписки считается наиболее предпочтительным для граждан и работодателей, чем создание копии всего приказа.

Обычно необходимость в формировании этого акта возникает в ситуации, когда работник вынужден контактировать по разным причинам с различными государственными или муниципальными властями.

Также нередко выписка используется во внутренней работе компаний. Она делается в ситуациях:

чтобы начислить зарплату сотруднику, бухгалтер должен изучить сведения из приказа;
кадровая служба при создании личного дела на конкретного работника так же должна получить выписку;
для разных соцслужб или фондов работнику надо доказать свой стаж, поэтому запрашивается на работе этот акт;
если теряются другие документы, то требуется документация в МВД или суд.

Для ее получения требуется составить соответствующий запрос, причем через три дня после его предоставления должна быть готова данная официальная бумага. Для ее получения надо обращаться в отдел кадров.

Форма и структура выписки из приказа о приеме на работу

Существует два вида выписки, так как ее можно получить из приказа по личному составу или по основной деятельности фирмы. Отсутствует строгая форма данного документа, но он должен содержать основную информацию:

в шапке акта указываются те же сведения, что и в самом приказе, причем должна содержаться на бумаге эмблема или товарный знак компании;
ниже прописывается название предприятия, которое должно быть таким же, как и в учредительной документации;
указывается регистрационный номер, который должен соответствовать номеру приказа;
датируется акт тем же числом, что и приказ;
в констатирующей части требуется написать слово «приказываю», если в этом имеется необходимость и если оно имеется в самом приказе;
далее идет распорядительная часть, содержащая информацию исключительно о конкретном работнике фирмы, для которого готовится документ, а именно его ФИО, должность и иные данные.

Важно! Во время формирования данного документа не допускается пользоваться сокращениями, но разрешены утвержденные аббревиатуры.

Допускается формировать документ от руки или в печатном виде. В конце ставится подпись и инициалы, а также должность лица, занимающегося составлением и подписанием акта. Личная подпись сотрудника, для которого делается выписка, не требуется.

Пример выписки о приеме на работу.

Этапы составления документа

Чтобы получить правильную выписку, обладающую юридической силой, учитываются правила ее формирования:

первоначально надо найти приказ, из которого будет переписываться информация, а для этого надо пользоваться ;
прописывается правильное название компании, дата и номер приказа, из которого берутся сведения, а также указывается место, где составлялся этот документ;
далее прописывается название акта – Выписка из приказа;
после идет констатирующая часть, для чего обычно пишется слово «Приказываю»;
далее переписывается пункт из распорядительной части документа, который и требуется сотруднику;
ниже ставится должность и подпись лица, который подписал приказ;
делается заверительная надпись, поэтому пишется слово «Верно», а после прописывается должность и ставится подпись лица, заверяющего документ.

Важно! Любая выписка, которая предоставляется в государственные органы или иные инстанции, должна быть заверена печатью фирмы, чтобы она обладала юридической силой.

Как не совершить ошибок

Если выявляются ошибки или заведомо ложные сведения в таком акте, то это может стать причиной многих негативных последствий. Выписка не будет приниматься судом или государственными органами, а также работник не сможет доказать свой стаж или иные сведения о своей работе.

Важно! Нередкими считаются ситуации, когда работникам приходится судиться с компаниями за то, что в самом приказе, а соответственно и в выписке содержится недостоверная информация.

Чтобы не допустить ошибок при создании этого документа, учитываются нюансы:

требуются не только подписи, но и их расшифровки;
обязательно на акте ставится печать фирмы. Может ли ИП работать без печати – читайте ;
желательно скачать специальный бланк выписки, чтобы он обладал нужным внешним видом;
заверительная надпись нужна, если акт передается в другие организации, а для применения внутри фирмы она не требуется;
выписки являются бессрочными.

Заключение

Таким образом, сделать данный акт достаточно просто. Он считается прекрасной альтернативой копирования всего приказа. Содержит только актуальные и нужные сведения для работников.

Обладает юридической силой, поэтому может применяться для разных целей в процессе сотрудничества с различными государственными органами или даже при обращении в суд.

В какой форме составлять приказ о приеме на работу – смотрите в этом видео:

Как составить выписку из приказа об увольнении

Выписка из приказа об увольнении составляется на основании самого приказа, который в соответствии с ТК РФ имеет унифицированную форму (№ Т-8).

Согласно условиям ст. 62 ТК РФ работодатель по заявлению сотрудника в течение 3 дней обязуется выдать ему копии документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудника. Как указано в определении Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750, с подобным требованием может также обращаться и уволенное лицо. А значит, вполне допускается выдача выписки из приказа об увольнении.

Унифицированной формы этого документа нет, однако она содержит в себе все сведения, прописанные в приказе об увольнении, но в сжатой форме.

Обычно в выписке нет части, описывающей причины увольнения. Указываются только итоговые сведения, то есть распорядительная часть приказа. Но по требованию сотрудника может быть воспроизведена и другая информация, содержащаяся в приказе об увольнении.

Необходимость в составлении подобной выписки может возникнуть при предъявлении документов в Пенсионный фонд или иные организации.

Основное назначение вышеуказанного документа — сокрытие конфиденциальной информации, т. к. сведения, содержащиеся в приказе об увольнении, относятся к персональным данным (ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Образец выписки приказа об увольнении

Выписка из приказа об увольнении оформляется на фирменном бланке предприятия.

Для того чтобы этот документ имел юридическую силу, необходимо соблюсти следующие требования по его содержанию:

Документ обязательно должен содержать наименование «Выписка» и дату.
Обязательно указание сведений о приказе, на основании которого составляется выписка, а именно даты и номера, а также Ф.И.О. уволенного сотрудника.
Текст выписки должен включать те сведения, которые необходимы лицу. Следует учесть тот факт, что если необходим полный текст приказа, выдается его копия. Необходимости в составлении выписки в этом случае нет.
Под текстом необходимо указать должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего приказ об увольнении. Необходимости в проставлении на выписке подписи этого лица нет.
Выписку из приказа обязательно необходимо заверить, причем делать это нужно в том же порядке, что и заверение копии — по правилам ГОСТ Р 6.30-2003. То есть проставить надпись «Верно», должность лица, составившего документ, его подпись, фамилию и инициалы, а также дату. Далее на документе ставится печать предприятия. Однако допустимо, что это будет печать отдела кадров.

Выписка из приказа об увольнении составляется на бланке предприятия и содержит краткие сведения. Заверяется этот документ подписью лица, уполномоченного на подписание подобного рода документов, а также печатью предприятия. Выдать выписку необходимо в течение 3 дней с момента поступления соответствующего запроса.

Выписка — это такой же распорядительный документ, сохраняющий все реквизиты организации, но содержащий информацию только об определенном сотруднике.

Как правило, они могут потребоваться в государственные и муниципальные органы (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии) или же в другие органы и инстанции, возможно вышестоящие.

В каких случаях она делается?

Заверяется выписка из приказа пометкой «Верно» и личной подписью уполномоченного сотрудника, как правило, это руководитель кадрового органа. Обязательными являются расшифровка подписи с указанием даты заверения.

Должностное лицо пишет заверительную надпись от руки или же может воспользоваться специальным штампом, если таковой имеется.

Если документ предназначается для сторонней организации, то необходима печать. Ее оттиск должен захватывать подпись и фамилию должностного лица, заверяющего выписку из приказа.

Также на нейдолжна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации. Для внутренней работы заверительная надпись печати не требует.

Срок действия и срок хранения

Нет никакого регламентирующего документа, который бы говорил о сроках действия выписок из приказа о приеме на работу, следовательно, они являются бессрочными.

Сроки хранения выписок из приказа о приеме на работу зависят от того, в каком деле они хранятся.

Так, например, в личных делах они будут храниться постоянно. Отдельно формировать дело с выписками не имеет смысла, так как уже имеется дело с самими приказами.

Итак, оформляя выписку из приказа о приеме на работу, следует быть очень внимательным, как и с любым кадровым документом. Но если соблюдать все нормы кадрового делопроизводства, то в этом нет ничего сложного.

Многие кадровики ошибочно считают, что выписка из приказа и его копия - это одно и тоже. Читайте о том, как правильно оформить этот документ, когда он требуется, скачайте образцы

Читайте в нашей статье:

Когда требуется

Органы социальной сферы, инспекторы ГИТ, судьи и другие уполномоченные лица периодически требуют у компаний и организаций документы, касающиеся одного из работников. При этом в полном тексте такого документа могут упоминаться другие люди, которые к полученному запросу никакого отношения не имеют.

Не дать затребованный документ - невозможно, как и разглашать конфиденциальные данные других сотрудников. В решении этой дилеммы поможет выписка – копия той части документа, которая относится к конкретному человеку, содержащая преамбулу и те положения приказа, которые нужны направившему запрос лицу. Если приказ состоит из одного-двух пунктов и касается только одного сотрудника, гораздо проще его отксерокопировать, но большие документы нуждаются в ином оформлении.

Как правильно оформить

Строго определённого порядка оформления выписки нет, но есть несколько пунктов, которые обязательно должны быть указаны:

название предприятия;
дата;
место составления;
подпись ответственных лиц, которые вправе заверять подобные документы.

Выписку можно напечатать, написать от руки, отксерокопировать нужный кусок приказа и допечатать на него нужные данные. Самое главное - наличие «живой» подписи уполномоченного сотрудника.

Период действия и хранения

В законодательстве не установлен срок действия для выписки, поэтому по умолчанию этот документ считается бессрочным. Срок хранения зависит от того, откуда были взяты сведения.

Так, приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 утверждён Перечень типовых архивных документов. В пункте 656 этого Перечня сказано, что личные дела, в том числе заявления, копии приказов, должны храниться 75 лет.

Но если сделанная выписка относится к документам, которые не входят в состав личных дел, то храниться она будет только пять лет (п. 665 Перечня).

Просмотров