Работодатель обязан отдать трудовую книжку. Что делать, если вам не хотят отдавать трудовую книжку при увольнении? Как вызвать подмогу в борьбе с работодателем
Ситуации, когда работнику требуется восстановить свою утраченную трудовую книжку, нередки. Перспектива длительного хождения по предыдущим местам работы и архивам может ужаснуть любого. Но так ли все сложно? Как можно восстановить трудовую книжку оптимальным способом? Разберемся, что представляет собой процедура восстановления трудовой книжки и можно ли как-то ее упростить.
Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки
Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.
Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила), а также пункты 7.1. - 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту - Инструкция).
Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.
Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки
С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:
- потеря ее самим работником;
- утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
- ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
- массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).
Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку).
Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат.
Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую.
В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником
Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.
Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна.
Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения).
Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет.
Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.
Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации
Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно.
Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов.
Самый простой случай - когда работник прежде не имел никаких иных мест работы.
Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации.
В дубликат вносятся:
- надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
- сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа - военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);
- сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении - на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
- сведения о награждениях и поощрениях - согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).
При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.
Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).
Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации
Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные.
Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом.
Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы.
Причем наименование организации, производящей запись, не вносится.
Запись может выглядеть так:
"Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня".
Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф. Т-2, приказов и пр.).
Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов).
Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены.
Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина
Восстановление трудовой книжки при утере ее работодателем или в результате чрезвычайной ситуации
В случаях, когда вина в утрате трудовой книжки работника лежит на работодателе, он обязан сам восстановить этот документ, не возлагая на работника сбор подтверждающих документов.
Порядок действий по оформлению дубликата общий.
Но от работника тут не требуется написания заявления об оформлении дубликата утраченной трудовой книжки.
Как восстановить трудовую книжку, если ликвидировано предприятие (организация), где прежде трудился работник
Это, пожалуй, самая сложная ситуация, ведь при ней придется искать правопреемника ликвидированного юридического лица либо ходить по различным архивам в поиске документов.
Итогом этого должны стать либо документы-первоисточники (их заверенные копии), упоминавшиеся выше, либо архивные справки.
Запрос в архив оформляется в виде заявления в свободной форме на имя директора. Там должны быть указаны следующие данные:
- ФИО заявителя;
- интересующий период;
- суть запроса и цель, для которой запрашивается информация;
- контактные данные заявителя (адрес и телефон).
Единого утвержденного образца архивной справки для восстановления трудовой книжки не существует.
Образец архивной справки для восстановления трудовой книжки
Разумеется, только надлежаще заверенная подписью и печатью организации справка будет являться основанием для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки.
Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии
Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия.
Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой.
Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ
Строго говоря, ПФ РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж. А это косвенно подтверждает факт его работы в определенный период у конкретного работодателя, но не более.
Иными сведениями, необходимыми для заполнения дубликата (о должности, на которую принимался работник, переводе на другую постоянную работу, дате и основании увольнения, сведениях о награждениях, наконец, приказах, послуживших основанием для внесения записей в трудовую книжку), ПФ не обладает. Следовательно, справок — оснований для записей в дубликат трудовой книжки ПФ РФ выдавать не может.
Тем не менее наличие в Пенсионном Фонде информация о страховом стаже работника делает в некоторых случаях нецелесообразным само восстановление трудовой книжки после ее утери.
Речь идет о ситуациях, когда работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года (именно тогда началась регистрация граждан в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования), до этого времени факт работы подтверждался только записями в трудовых книжках, трудовыми договорами и др. бумажными документами.
В подобных случаях не возникает проблем с тем, как восстановить страховой стаж при утере трудовой книжки.
Однако не стоит забывать, что записи в трудовой книжке имеют значение не столько для социального страхования или пенсионного обеспечения в далеком будущем, но и для подтверждения опыта работы по конкретной специальности (профессии) при трудоустройстве в данный момент. Поэтому трудовые книжки восстанавливают и довольно молодые работники, имеющие важную для их карьеры информацию в этом утраченном документе.
Заявление на восстановление трудовой книжки
Такое заявление работника имеет первостепенное значение для старта оформления дубликата: им работодатель одновременно извещается об утере трудовой книжки и необходимости в 15-дневный срок подготовить фактически новую трудовую книжку работника.
Образец заявления об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной
В Калининграде произошел интересный случай. Бывший работник отсудил у ООО «Аргогаз»
850 000
р. за невыданную
трудовую книжку. Почти 2 года
после увольнения компания отказывалась возвращать ему трудовую, после чего бывший сотрудник подал иск в суд.
Согласно словам потерпевшего, он проработал
на предприятии
3 года.
А после
увольнения ему отказались возвращать трудовую книжку, из-за чего
сотрудник не мог
устроиться на другую
работу.
Калининградский районный суд встал на сторону
истца и постановил
взыскать с предприятия
850 тысяч
рублей. Ответчик не согласился
с таким
решением и подал
апелляцию, однако областной суд признал первое решение законным и обоснованным.
И …
в этом
месяце (около недели назад) потерпевший получил материальную компенсацию. А предприятие
потеряло не малую
сумму.
Кто виноват? И как
обезопасить себя от действий
недобросовестного работодателя?
Когда работодатель должен вернуть трудовую книжку?
Работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику в день
прекращения трудового договора, согласно ч.5 ст.80 Трудового кодекса и ч.3 п.35 Правил ведения и хранения
трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
Днем прекращения трудового договора считается последний рабочий день, за исключением
случаев, когда сотрудник фактически не работал,
но за ним
сохранялось место работы (отпуск, больничный и декретный
отпуск).
Иногда происходят непредвиденные случаи, из-за которых
трудовая книжка не может
быть выдана увольняемому вовремя:
- неверная запись в трудовой
книжке;
- отсутствие сотрудника на рабочем
месте в день
увольнения;
- конфликт с работодателем.
В любом случае, кадровая служба компании должна попытаться сделать все возможное, чтоб избежать конфликтов.
Инструкция для эйчара
1. Вернуть как можно скорее.
Если у вас
нет возможности вернуть трудовую книжку в день
увольнения, то вышлите увольняемому уведомление о необходимости
забрать трудовую. Об этом
говорится в правиле,
установленном в ч.6 ст.84.1 Трудового кодекса.
2. Выслать по почте.
Вы можете выслать бывшему сотруднику документ по почте с его
письменного согласия. Это разрешено
в ч.6 ст.84.1 ТК РФ и п.36 Правила ведения трудовых книжек.
После получения трудовой книги, работник должен выслать «расписку» о получении
документа.
3. Передать через доверенного представителя.
Передать трудовую книжку уволенному сотруднику можно через его представителя. Второй при получении трудовой должен предоставить доверенность. В этом
документе должны быть указаны сведения о поручителе
и доверенном
лице (ФИО, паспортные данные, адрес места жительства). Так же
в тексте
должно быть пописано, на какие
действия уполномочен представитель.
4. Если работник
отказался взять трудовую книжку, зафиксируйте его отказ письменно.
Иногда сотрудники увольняются из-за возникших
конфликтов с руководством.
В этом
случае они часто отказываются забирать трудовую книжку, так как считают, что в ней
сделана некорректная запись об увольнение,
и требуют
ее переформулировать.
Не зависимо от того,
по какой причине, сотрудник отказывается забрать свою трудовую, попросите его написать письменный отказ. Этот документ
снимет ответственность с работодателя
за задержку
выдачи документа.
5. Храните не выданные
документы до востребования.
Трудовые книжки, которые работники не получили
при увольнении, должны храниться у работодателя
до востребования.
Это правило
установлено законодательством РФ, а конкретно
п.43 Правил ведения трудовых книжек в редакции
Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132. Трудовые книжки должны храниться в архиве
не менее
50 лет.
За не выданную
вовремя трудовую книжку работодатель может быть привлечен к административной
ответственности по ст.5.27 КоАП РФ. Штраф для организации составит от 30 000
до 50 000 руб.
Кроме того, к административной
ответственности может быть привлечено и должностное
лицо компании, ответственное за выдачу
трудовой книжки. Штраф в этом
случае -
от 1000 до
5000 руб.
(п. 1 ст.
5.27 КоАП РФ).
Помимо указанных штрафов, сотрудник может потребовать возмещение материального ущерба в эквиваленте
неполученной зарплаты за срок
отсутствия у него
трудовой книжки.
Как бороться с работодателем,
который не выдает
трудовую книжку?
В интернете много блогов и сайтов,
где специалисты делятся с собеседниками
примерами из своей
профессиональной практики, в том
числе и историями
о том,
как им не возвращают
трудовые книжки.
Если вы не получили
трудовую книжку, оставьте в отделе
кадров письменное обращение с просьбой
выдать вам трудовую. В этом
случае работодатель обязан выдать ее не позднее
3-х рабочих дней со дня
обращения работника.
Если и это
не помогло,
то обращайтесь в суд
с иском
о возмещении
ущерба, связанного с задержкой
трудовой книжки. Так как
согласно ст.234 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику не полученный
им заработок во всех
случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Под эту
статью попадают случаи отказа работодателем вернуть уволенному сотруднику трудовую книжку.
Кстати, учитывая то,
что работодатель лишил сотрудника возможности зарабатывать, потерпевший имеет право на компенсацию
морального вреда.
Приходилось ли вам сталкиваться с работодателем, который отказывался выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику?
Из-за пожаров этим летом многие остались без документов, в том числе, возможно, без трудовых книжек. Утрата трудовой книжки могла произойти и по другим причинам (например, работник потерял трудовую или она пришла в негодность). В любом случае утраченные трудовые книжки работникам нужно восстановить: работодатель должен выдать каждому работнику дубликат трудовой книжки
(Пункты 31, 33, 34 , изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила)). Зачастую оформлением дубликата занимается бухгалтер, поэтому мы расскажем, как это нужно сделать.
В каких случаях нужно выдавать работнику дубликат
Это ситуации, когда трудовая книжка:
Была утрачена (в том числе в результате чрезвычайной ситуации) бывшим работником, который еще не устроился на новую работу;
Была утрачена работодателем, в том числе в результате чрезвычайной ситуации;
Пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и др.).
Правила подтверждения стажа работника и оформления дубликата книжки в каждом из названных случаев имеют свои особенности.
Если книжка утрачена бывшим работником
К вам может обратиться бывший работник, который пока еще не устроился на новое место работы, с просьбой выдать ему дубликат трудовой книжки в связи с ее утратой. И вы обязаны выдать ему дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи им заявления .
Выдача дубликата взамен утраченной трудовой книжки предполагает восстановление всех записей, содержавшихся в ней. Поэтому, если у работника до прихода на работу в вашу организацию была другая работа, ему необходимо документально подтвердить стаж предшествующей работы.
Заметьте, если к вам на работу устроился новый работник, который до этого потерял свою трудовую книжку, то вы не должны ее ему восстанавливать . В такой ситуации по его заявлению вы просто оформляете ему новую трудовую книжку, в которой первой записью о работе указываете работу в вашей организации.
Это нам подтвердили в Минздравсоцразвития России.
Ковязина Нина Заурбековна, заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России
"В случае если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка по причине ее утраты, то работодатель, принимая его на работу, может оформить ему только новую трудовую книжку. То есть указывать общий трудовой стаж до поступления на работу к этому работодателю и восстанавливать записи о предыдущих местах работы в новой трудовой книжке, в отличие от дубликата, не является обязанностью работодателя".
Какие документы подтверждают стаж
К таким документам, в частности, относятся:
Письменные трудовые договоры;
Справки, выдаваемые работодателями с предыдущих мест работы;
Справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
Выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
Лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
Решение суда об установлении трудового стажа.
Могут ли иные документы подтверждать стаж работника, нам разъяснили в Минздравсоцразвития России.
Посоветуй работнику
Если организации, в которой работал сотрудник, больше нет, а кадровые документы она в архив не передала, можно обратиться в суд по месту жительства с заявлением об установлении стажа работы . Для этого нужно найти минимум двух коллег по прежней работе, которые подтвердят работу в той организации в конкретный период.
"Вносить записи о трудовом стаже работника в дубликат трудовой книжки можно только на основании документов, подтверждающих трудовые отношения. К таким документам относятся: выписки из приказов о приеме на работу и об увольнении, лицевые счета, ведомости на выдачу зарплаты.
Документы индивидуального (персонифицированного) учета (формы СЗВ-К и СЗИ-5), подтверждающие страховой стаж для целей пенсионного обеспечения, а также копия или выписка из трудовой книжки не являются документами, подтверждающими трудовые отношения. Поэтому на их основании делать записи о трудовом стаже в трудовой книжке работника нельзя".
После представления бывшим работником подтверждающих его стаж документов вам нужно внести эти данные в дубликат.
Оформляем дубликат
Шаг 1 . Просим бывшего работника написать заявление о выдаче дубликата в произвольной форме и берем у него документы, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей (если такая работа была).
Генеральному директору ООО "Блеск"
Смирнову И.А.
от Абрамовой Ирины Александровны
Заявление
В связи с утратой трудовой книжки в результате пожара прошу выдать мне дубликат трудовой книжки.
Стаж работы до поступления на работу в ООО "Блеск" подтверждаю прилагаемыми документами:
1. Справка ООО "Заря" о работе в должности экономиста в период с 17 марта 1997 г. по 16 марта 1998 г. от 15.09.2010 N 31.
2. Копия приказа о приеме на работу в ЗАО "Весна" на должность ведущего экономиста в плановый отдел от 01.04.1998 N 10к.
3. Копия приказа об увольнении по собственному желанию из ЗАО "Весна" от 28.02.2007 N 12к.
Шаг 2 . Со всех представленных документов о стаже снимаем копии, заверяем их, оставляем у себя . На копии должна стоять надпись "Копия верна", должность и Ф.И.О. лица, заверившего копию, его личная подпись, а также дата заверения. А оригиналы документов верните работнику.
Шаг 3 . Оформляем дубликат трудовой книжки . Он заполняется по тем же правилам, что и сама трудовая книжка, но с определенными особенностями.
На первой странице в верхнем правом углу трудовой книжки вы пишете "Дубликат".
Сведения о работнике на первой странице дубликата указываются на дату его выдачи.
Хотя выдача дубликата взамен утраченной книжки и предполагает восстановление всех записей, что были в ней, это не относится к титульному листу. Информацию о работнике на титульном листе вам нужно вписать по имеющимся данным на момент выдачи дубликата, а не на момент выдачи первоначальной трудовой книжки. К примеру, если к моменту выдачи дубликата работник поменял фамилию либо получил профессиональное образование более высокого уровня, то в дубликате нужно сразу указать измененную фамилию и сделать запись о высшем образовании на основании предъявленного диплома.
Если представленные работником документы о работе у предыдущих работодателей содержат неполные данные, то дополнять их при заполнении дубликата вам не нужно.
Сведения о работе в вашей организации на основании данных личного дела работника вы вносите в дубликат после записей о предыдущих местах работы (если они были).
Шаг 4 . После того как дубликат заполнен, вносим сведения о его выдаче в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них .
Шаг 5. Выдаем дубликат бывшему работнику и получаем с него деньги за бланк трудовой книжки .
Также делаем запись о выдаче дубликата в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки, а работник расписывается в ней в получении дубликата.
"Стихийная" утрата трудовых книжек работодателем
Если трудовые книжки были утрачены работодателем в результате чрезвычайных обстоятельств (в том числе из-за пожара), организация также должна оформить работникам дубликаты.
Однако записи в дубликат трудовой книжки в этом случае нужно вносить на основании акта комиссии по установлению стажа. Эта комиссия создается по решению органа исполнительной власти субъектов РФ (например, в Тамбовской области такая комиссия создана и действует на основании Постановления администрации Тамбовской области от 13.07.2004 N 626).
Какие еще ситуации, приведшие к массовой утрате трудовых книжек работодателем, относятся к чрезвычайным, нам разъяснили в Минздравсоцразвития России.
Ковязина Н.З., Минздравсоцразвития России
"К случаям массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций, при которых стаж работников также устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ, относится массовая утрата трудовых книжек (более одной трудовой книжки) в случае пожара, произошедшего на территории работодателя и не связанного с объявлением чрезвычайной ситуации, или кражи сейфа у работодателя".
Во всех случаях массовой утраты трудовых книжек вам нужно оформить и подписать у руководителя заявление с обращением в комиссию по восстановлению трудового стажа в произвольной форме.
Его можно оформить, к примеру, так.
В Комиссию по установлению трудового стажа
работников при массовой утрате работодателем трудовых
книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций,
созданную постановлением администрации Тамбовской
области
От: Общества с ограниченной ответственностью "Крокус"
Адрес: 393190, г. Котовск Тамбовской области,
ул. Свободы, д. 19
Заявление
Прошу организовать работу по установлению трудового стажа работников в связи с массовой утратой трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации - пожара в офисе ООО "Крокус", расположенном по адресу: 393190, г. Котовск Тамбовской области, ул. Свободы, д. 19, произошедшего 8 августа 2010 г., в результате которого утрачены трудовые книжки трех работников.
Прошу установить трудовой стаж следующим работникам ООО "Крокус":
1) Баранову Ивану Ивановичу, 1975 года рождения;
2) Смолиной Ольге Николаевне, 1970 года рождения;
3) Соколовой Татьяне Петровне, 1980 года рождения.
Прошу включить в состав комиссии Савельеву Ирину Николаевну, бухгалтера ООО "Крокус".
Приложение: Справка Управления государственной противопожарной службы по Тамбовской области от 11.08.2010 N 188.
Генеральный директор
ООО "Крокус" Волков И.И. Волков
Печать
Если в вашем регионе не создана такая постоянно действующая комиссия, то свое заявление об установлении трудового стажа работников вам нужно адресовать в орган по труду вашего субъекта РФ (в разных регионах он называется по-разному, например в Москве это Департамент труда и занятости), дополнив его просьбой о создании такой комиссии.
За разъяснениями о том, устанавливает ли комиссия стаж по конкретным периодам работы с указанием места работы или только общую продолжительность трудового стажа, мы обратились в Комиссию по установлению трудового стажа работников при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций, созданную постановлением администрации Тамбовской области.
Гордеева Елена Ивановна, начальник управления труда и социального развития Тамбовской области, председатель Комиссии по установлению трудового стажа работников при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций
"Комиссия устанавливает факт работы, сведения о профессии (должности) и продолжительность трудового стажа работников у данного работодателя. Если работник до поступления к этому работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются конкретные периоды работы, профессии (должности) и продолжительность трудового стажа у каждого работодателя.
При этом общий трудовой стаж комиссия устанавливает на дату составления акта (или на дату массовой утраты трудовых книжек, то есть на дату чрезвычайного события)".
Может ли работодатель, у которого произошла массовая утрата трудовых книжек, самостоятельно установить работникам стаж по последнему месту работы, если у него сохранились приказы о приеме на работу, не обращаясь в региональную комиссию по установлению трудового стажа работников?
Вот что нам разъяснила по этому поводу председатель такой комиссии в Тамбовской области.
Гордеева Е.И., Управление труда и социального развития Тамбовской области
"Исключительное право на установление трудового стажа работников при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций, согласно Правилам, имеет комиссия по установлению трудового стажа, создаваемая органами исполнительной власти субъектов РФ. Работодатели не вправе даже при наличии документов, подтверждающих факты трудовой деятельности работников, устанавливать им трудовой стаж".
Итак, комиссия на основании документов, имеющихся у работника (справок, копий приказов и т.п.), а при их отсутствии - на основании показаний двух и более свидетелей, работавших с ним у одного работодателя, и ответов по запросам с предыдущих мест работы составит акт с указанием продолжительности общего трудового стажа на момент составления акта, периодов работы, должностей в отношении каждого работника.
На основании этого акта вы внесете записи в дубликат трудовой книжки.
При выдаче дубликата в такой ситуации с работника не нужно взимать плату за бланк трудовой книжки. Затраты на приобретение бланков трудовых книжек (включая НДС) вы можете отнести на расходы для целей налогообложения прибыли.
Если трудовая книжка испорчена
Может случиться так, что трудовая книжка не полностью утрачена, а лишь пришла в негодность (порвана, обгорела и т.п.). В этом случае вам тоже нужно оформить работнику дубликат.
Если в испорченной трудовой книжке все записи читаемы, то работнику не нужно собирать документы, подтверждающие стаж работы. Вы просто оформите ему дубликат на основании этой трудовой книжки. А на первой странице испорченной трудовой книжки сделаете запись: "Взамен выдан дубликат трудовой книжки N __________".
Если в испорченной трудовой книжке, выданной на руки работнику, некоторые записи из-за обгорания, обрыва страниц стали нечитаемыми, то работник должен представить вам документы, подтверждающие эти периоды работы. После чего вы внесете соответствующие записи в дубликат.
Предупреди работника
Записи в трудовой книжке подтверждают также и стаж для исчисления пособия по временной нетрудоспособности. Чтобы получать выплаты по больничному в максимально возможном размере, в интересах работника при оформлении дубликата собрать документы со всех предыдущих мест работы.
Если же трудовая книжка пришла в негодность при массовой утрате трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайной ситуации, то в этом случае такие периоды работы нужно устанавливать через комиссию по установлению стажа.
Этого подхода придерживаются и в Минздравсоцразвития России.
Ковязина Н.З., Минздравсоцразвития России
"Если трудовая книжка пришла в негодность (порвана, обгорела и т.п.), то в ней делается запись о выдаче дубликата и взамен нее выдается дубликат, в который переносятся записи из пришедшей в негодность трудовой книжки. В этом случае работнику не нужно представлять подтверждающие стаж работы документы. Если же некоторые записи из-за обгорания, обрыва страниц стали нечитаемыми и трудовая книжка пришла в негодность по вине работника, ему придется собирать документы по предыдущим местам работы. А если произошла массовая утрата трудовых книжек работодателем, то работодателю придется обращаться в региональную комиссию по восстановлению трудового стажа".
Восстановление трудовой книжки - дело хлопотное порой не только для работника, но и для компании. Если произошла массовая утрата трудовых книжек в компании, то, чтобы выдать работникам их дубликаты, вам придется обратиться в специально созданную в вашем регионе комиссию по установлению стажа. Если же трудовую книжку утратил работник, то вам останется только перенести в дубликат сведения о предыдущей работе, представленные работником.
И так, если вас ждет первое официальное трудоустройство, то по закону трудовую книжку вам должна оплатить организация, где вы будете работать. Трудовая книжка нужна для внесения записей об устройстве на работу на полный рабочий день, частичную занятость или по совместительству с учетом ставки, об увольнении сотрудника по специальной статье ТК РФ, ведь уход работника может быть связан с самыми различными обстоятельствами.
- Когда Вам должны вернуть трудовую?
- Что делать, если Вам её не хотят возвращать?
- Как вызвать подмогу в борьбе с работодателем?
Когда Вам должны вернуть трудовую книжку?
Каждый работодатель знает, что должен отдать трудовую книжку своему сотруднику в день увольнения. Если работник не пришел, то организация обязана уведомить его в письменном виде о том, что нужно забрать трудовую. Также по письменной просьбе сотруднику трудовую книжку могут прислать почтой. Если же бывший работник сам пришел и просит вернуть трудовую, то согласно ТК РФ организация должна выдать ее в течение трех дней.
Нередки в нашей стране ситуации, когда работодатель специально удерживает у себя трудовую, находит разные предлоги, например, что выдаст ее после того, как сотрудник доделает незаконченный проект, или вообще сообщает о выявленной задолженности, которую нужно погасить. Это противозаконные меры, и с ними необходимо бороться.
Что делать, если Вам не хотят её возвращать?
Статья 391 ТК РФ гласит о том, что если вам не хотят отдавать трудовую, то пока запрещено . Первое, что вы должны сделать, если попали в такую неприятную ситуацию, написать претензию директору, где вы будете не согласны с позицией работодателя по поводу невыдачи трудовой. Также в претензии вы должны попросить, чтобы вам прислали письменный ответ в течение десяти рабочих дней. Кстати, претензию лучше написать в двойном экземпляре: первый - для начальника, второй – для принявшего лица. Причем во втором случае не забудьте попросить подписать претензию человека, который ее взял, а также указать занимаемую им должность, фамилию, имя, отчество и дату принятия.
Как вызвать подмогу в борьбе с работодателем!
Если все-таки ответ так и не пришел к вам, тогда сотрудник имеет право обратиться с заявлением в письменной форме в свою организацию о создании комиссии по трудовым спорам, которая должна сформироваться в течение трех дней из равного числа представителей работников этой компании и из представителей работодателя, который может пригласить сотрудников инспекции по труду. На рассмотрение заявления сотрудника у комиссии есть ровно десять дней, если в течение этого времени она так и не вынесет своего решения, тогда пора идти в суд.
Существует ряд норм трудового законодательства, которые обязывают работодателя своевременно выдавать сотруднику трудовую книжку при увольнении. Своевременно – значит, в установленные сроки. Рассмотрим мнение законодательства, в какие сроки выдается трудовая при увольнении. Знать об этом важно, поскольку нарушение данных норм грозят работодателю не только административными санкциями, но и взысканием денежных средств, в пользу работника за вынужденный прогул, по решению суда. То есть, хоть само увольнение сотрудника может произойти законно и в пределах установленного правового поля, взыскание средств за вынужденный прогул с предприятия, происходит по причине того, что работнику не вовремя выдали трудовую книжку.
Сроки выдачи трудовой книжки при увольнении
Трудовую книжку, положено выдавать сотруднику заполненной и оформленной должным образом, в день его увольнения. По правилам ТК РФ, трудовая книжка и окончательный расчет с сотрудником выдается в последний день его работы, который и считается днем увольнения. Кроме этого, статья 84.1 ТК устанавливает, как должна оформляться трудовая, и порядок ее выдачи сотруднику.
Если сотрудник присутствовал на работе в свой последний рабочий день, работодатель не имеет право удерживать у себя трудовую книжку при увольнении сотрудника.Выдача трудовой книжки при увольнении за виновные действия сотрудника, так же должна происходить, как и при обычном увольнении по инициативе работника или работодателя. Но бывают ситуации, когда сотрудник попросту отказывается от получения трудовой книжки, или, отсутствует на работе в день своего увольнения.
Хотя закон четко устанавливает правила выдачи трудовой книжки, с обязательным отнесением ответственности на работодателя за несвоевременность в ее выдаче, есть несколько оснований освободить предприятие от данной ответственности:
- если работник находится на больничном;
- если работник заключен в места лишения свободы;
- если работник находится в отпуске, за границей и т.п.;
- если работник прогулял день своего увольнения;
- если работник публично отказался получить трудовую на руки, о чем есть составленный документ;
- если предприятие направляло работнику уведомление явиться за трудовой книжкой, но сотрудник проигнорировал это требование.
Поскольку трудовая книжка выдается работнику на руки в день увольнения, если работника нет на рабочем месте в этот день, не дожидаясь выяснения причины его отсутствия, этим же днем нужно направить сотруднику уведомление с требованием явиться на предприятие, и получить расчетные и трудовую. Именно с этого момента работодатель освобождается от предусмотренной законом ответственности за несвоевременную выдачу трудовой.
Если нарушен срок выдачи трудовой книжки при увольнении
В случае, когда невозможно вовремя выполнить обязанность выдать сотруднику трудовую книжку в день его увольнения, нужно данную ситуацию должным образом отразить в документации и личном деле данного сотрудника. Для этого нужно, или составить акт о том, что работник отказывается получить трудовую книжку на руки, или же, составить документ об отсутствии сотрудника на рабочем месте, внести сведения в табеля рабочего времени сотрудника.
Все указанные акты и документы должны быть подписаны работодателем и сотрудниками организации. Это важно, поскольку в случае обращения сотрудника в суд, в его пользу может быть взыскана сума вынужденного прогула за весь период, пока трудовая книжка находилась на предприятии. Если работника на предприятии не было, и работодатель не позаботился о том чтобы направить уведомление ему о том, чтобы сотрудник забрал свою трудовую книжку, суд может расценить такую ситуацию, как нарушение требований Трудового кодекса о выдаче трудовой книжки при увольнении сотрудника.
Например, сотрудника уволили за виновные действия, и он отказывается являться на работу и получать трудовую книжку. По истечении нескольких месяцев, он обращается в суд для того, чтобы обязать работодателя выдать ему трудовую, и компенсировать время вынужденного прогула. Более того, данный сотрудник может утверждать, что работодатель умышленно отказался выдать ему документ. В этом случае, процессуальное законодательство обязывает доказать свою правоту не работника, а предприятие на котором он работал.
При наличии всех вышеуказанных документов в личном деле сотрудника, суд сочтет действия самого работника незаконными, и в удовлетворении иска откажет. Но, если работодатель не проявил осмотрительности, не составлял акты, табеля учета, и не направлял сотруднику уведомления (даже одно), то такие действия работодателя, суд расценит критично.
Вынужденная задержка выдачи трудовой книжки при увольнении
Нормами ТК предусмотрена обязанность работодателя оплатить сотруднику время вынужденного прогула при задержке выдачи трудовой книжки. Выплата производится из расчета среднего заработка данного сотрудника. При этом, законодатель не предусматривает «смягчающих обстоятельств» для предприятия в случае неправомерной задержки выдачи рабочего документа сотрудника.
Вынужденной можно назвать задержку выдачи трудовой книжки, когда сотрудник сам отказался ее получать, и не пожелал, чтобы ему направили ее почтой. В этом случае, работодатель освобождается от денежных санкций, если докажет, что он принял все необходимые меры для своевременной выдачи сотруднику трудовой книжки.
Если сотрудник в день своего увольнения болел, и не смог прийти на предприятие за трудовой книжкой, работодатель может направить ее почтой. Но, только после получения письменного согласия самого работника.
Не стоит забывать требовать от сотрудника, который получает трудовую книжку, поставить свою подпись о том, что он получил на руки трудовую книжку. Ведь потом, он может утверждать, что не получал ее, а предприятие не сможет доказать факт ее выдачи. Безусловно, такие ситуации происходят не всегда, но все же, нужно знать, как поступить, чтобы обезопасить себя от возможных проблем и конфликтов с бывшими работниками.
