Работодатель обязан отдать трудовую книжку. Как восстановить трудовую книжку

Кадровые документы с нуля для ООО — это определенный перечень документов, которые должны оформляться на предприятии с момента его создания. О том, каков этот список, какие бумаги в него входят и как его оформить, расскажем в нашей статье.

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
2. Устав ООО.
3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
6. Положения о создании филиалов, подразделений.
7. Перечень аффилированных лиц.
8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить.

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
   • трудовой договор;
   • приложения к трудовому договору;
   • трудовая книжка;
   • личное дело сотрудника;
   • прочие документы.
2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу - это какие приказы?»
3. Внутренняя служебная переписка.
4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу» .
5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):

1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек - скачать» .
2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
3. Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
4. Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
5. Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
6. Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
7. Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2

Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:

1. Трудовая книжка. О ее оформлении рассказывается в статье «Образец заполнения трудовой книжки в 2016 году» .
2. Штатное расписание. О том, как его составить, можно узнать из статьи«Составляем штатное расписание для ООО в 2015 году (образец)» .
3. Личные карточки на сотрудников по форме Т-2.
4. График отпусков. О порядке их предоставления можно узнать из статьи «Порядок предоставления отпусков по Трудовому кодексу .
5. Трудовые соглашения с приложениями к ним. О порядке заключения трудового договора рассказывается в статье .
6. Распоряжения и приказы, а также документы, служащие их обоснованием, такие как докладные записки, акты и пр.

Оформляем документы с нуля

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
2. Изучить уставную документацию ООО.
3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году ».
6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ» .
7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек» .
8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу» .

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

ТК РФ дополнен гл. 48.1, которая содержит особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, а также микропредприятий (закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Вступает она в законную силу 01.01.2017 .

Так, по условиям указанной главы, микропредприятия получат право отказаться от оформления следующих кадровых документов (ст. 309.2 закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ):

1. Графика сменности.
2. Положения об оплате труда.
3. Правил внутреннего трудового распорядка.
4. Положения о премировании.

При этом определенные условия, которые в иных организациях регулируются указанными локальными нормативно-правовыми актами, работодатель будет обязан внести в трудовой договор. С 01.01.2017 микропредприятия должны будут заключать трудовые договоры по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Некоторая кадровая и учетная документация может стать обязательной в ООО при наличии определенных условий, например:

1. Коллективный договор. Может стать обязательным при наличии волеизъявления о его заключении хотя бы одной из сторон трудовых отношений. Статья «Коллективный договор - обязателен или нет?» /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ поможет разобраться в этом вопросе.
2. Положение о порядке премирования. Оно становится обязательным в том случае, если никакие иные акты, а также трудовой договор не содержат условий о порядке начисления премий и дополнительных выплат.
3. График сменности. Становится обязательным, если организация работает по сменам. Подробнее об этом можно узнать из статьи «Что такое сменный график работы по ТК РФ».(/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/).
4. Положение о хранении коммерческой тайны. Его необходимо применять в том случае, если в трудовом соглашении с работником прописываются условия, а также перечень указаний, которые входят в коммерческую тайну.
5. Документация, относящаяся к иностранным работникам, а также к правилам их приема. При наличии таких работников должны обязательно присутствовать следующие документы:
   • уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином (п. 8 ст. 13 закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 № 115-ФЗ);
   • трудовая книжка установленного образца (ч. 1 ст. 66 ТК РФ);
   • документы об образовании;
   • документы, подтверждающие законность нахождения такого лица на территории РФ;
   • документы, свидетельствующие о законности осуществления трудовой деятельности;
   • иные бумаги, необходимые в силу специфики деятельности предприятия.

Составление кадровых документов с нуля для ООО требует анализа учредительных документов, а также деятельности, которой организация собирается заниматься, и контингента работников, которых планируется нанимать. С 2017 года особую специфику приобретает кадровый учет на микропредприятиях.

Если вы решили заняться предпринимательской деятельностью и открыть собственное ООО, то вам, в первую очередь, предстоит собрать пакет необходимых для этого документов и зарегистрировать свою фирму в налоговой инспекции. Не торопитесь обращаться за помощью в компании, обещающие быстро осуществить этот процесс за определенную плату. Попробуйте это сделать самостоятельно, а наша статья обязательно вам в этом поможет.

Самым ответственным этапом в этом деле является сбор документов для открытия общества с ограниченной ответственностью. Кстати, теперь документы можно сдавать не только при личном посещении налоговой или с помощью услуг близлежащего почтового отделения, но и по интернету в электронном виде при помощи специальной программки на сайте ФНС России . Итак, вам нужно будет подготовить следующие документы:

1. Устав ООО в двух экземплярах, причем оба должны быть подлинниками. Если вы планируете сдавать по интернету, достаточно одного экземпляра в электронной форме. Не забудьте, что устав должен быть нотариально заверен, как и копии паспортов всех учредителей и учредительного договора.
2. Если учредитель один, то необходимо подготовить его решение о создании ООО. В случае когда существуют соучредители, потребуется протокол собрания. Оба документа заверяются у нотариуса.
3. Заявление о регистрации ООО по утвержденной форме № Р11001. Его можно заполнить, распечатав бланк или воспользовавшись услугами сайта ФНС. Заявление предоставляют нотариусу для его личного заверения.

С помощью нашего сайта вы сможете скачать следующие виды бланков и примеры заполнения документов, необходимых для регистрации ООО:

Открывая ООО, серьезно отнеситесь к его месту регистрации. Лучше всего, если адрес регистрации фирмы и адрес проживания самого директора или учредителя будут совпадать. Для этих целей сгодится также адрес офиса, взятого вами в аренду на основании договора. Но тогда придется подготовить сам договор аренды помещения. Самое главное, чтобы по этому адресу налоговые органы могли легко установить с вами связь. Некоторые предпочитают покупать уже готовое ООО у специализирующихся на этом фирм. В таких случаях, как правило, адресом приобретенной организации является место, где уже зарегистрировано множество фирм. Если такое имеет место быть, то лучше проверить сей факт с помощью специального сервиса , ведь этот признак для налоговиков является намеком на то, что фирма, возможно, “однодневка”, а отсюда может возникнуть масса проблем. Договор потребуется при посещении нотариуса.

Как вы понимаете, что если есть директор предприятия, то должен быть и приказ о его назначении, а также трудовой договор. Его нужно заключить до того, как появятся работники в вашей организации. Договор и приказ следует взять с собой при походе в нотариальную контору. Теперь пришло время подумать о системе налогообложения, под которой будет работать ваше предприятие. Лучше всего, если вы сможете попасть под упрощенную систему , ведь это намного выгоднее и удобнее. Однако под ней могут работать фирмы, у которых годовой доход не больше 60 млн. рублей, а численность рабочих – не больше 100 человек. Если ваша фирма соответствует этим условиям, то можете в налоговой инспекции заполнить заявление о применении “упрощенки”.

Если вы плодотворно сходили к нотариусу и подготовили должным образом документы, перечисленные в пункте 1, то можете с ними отправляться в налоговую, предварительно оплатив госпошлину в одном из отделений банка вашего города. На 2014 год она приравнивалась к 4000 рублей. Самую точную сумму вы сможете узнать на сайте ФНС.

Налоговая примет решение в течение 5 рабочих дней. В результате вашему Обществу присвоят ИНН и КПП, а вам выдадут свидетельство о регистрации и свидетельство о постановке на учет, а также объяснят план дальнейших действий. Документы можно получить самому или отправить доверенное лицо с нотариально оформленной доверенностью.

Из-за пожаров этим летом многие остались без документов, в том числе, возможно, без трудовых книжек. Утрата трудовой книжки могла произойти и по другим причинам (например, работник потерял трудовую или она пришла в негодность). В любом случае утраченные трудовые книжки работникам нужно восстановить: работодатель должен выдать каждому работнику дубликат трудовой книжки (Пункты 31, 33, 34 , изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила)). Зачастую оформлением дубликата занимается бухгалтер, поэтому мы расскажем, как это нужно сделать.

В каких случаях нужно выдавать работнику дубликат

Это ситуации, когда трудовая книжка:

Была утрачена (в том числе в результате чрезвычайной ситуации) бывшим работником, который еще не устроился на новую работу;

Была утрачена работодателем, в том числе в результате чрезвычайной ситуации;

Пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и др.).

Правила подтверждения стажа работника и оформления дубликата книжки в каждом из названных случаев имеют свои особенности.

Если книжка утрачена бывшим работником

К вам может обратиться бывший работник, который пока еще не устроился на новое место работы, с просьбой выдать ему дубликат трудовой книжки в связи с ее утратой. И вы обязаны выдать ему дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи им заявления .

Выдача дубликата взамен утраченной трудовой книжки предполагает восстановление всех записей, содержавшихся в ней. Поэтому, если у работника до прихода на работу в вашу организацию была другая работа, ему необходимо документально подтвердить стаж предшествующей работы.

Заметьте, если к вам на работу устроился новый работник, который до этого потерял свою трудовую книжку, то вы не должны ее ему восстанавливать . В такой ситуации по его заявлению вы просто оформляете ему новую трудовую книжку, в которой первой записью о работе указываете работу в вашей организации.

Это нам подтвердили в Минздравсоцразвития России.

Ковязина Нина Заурбековна, заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

"В случае если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка по причине ее утраты, то работодатель, принимая его на работу, может оформить ему только новую трудовую книжку. То есть указывать общий трудовой стаж до поступления на работу к этому работодателю и восстанавливать записи о предыдущих местах работы в новой трудовой книжке, в отличие от дубликата, не является обязанностью работодателя".

Какие документы подтверждают стаж

К таким документам, в частности, относятся:

Письменные трудовые договоры;

Справки, выдаваемые работодателями с предыдущих мест работы;

Справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;

Выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;

Лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;

Решение суда об установлении трудового стажа.

Могут ли иные документы подтверждать стаж работника, нам разъяснили в Минздравсоцразвития России.

Посоветуй работнику

Если организации, в которой работал сотрудник, больше нет, а кадровые документы она в архив не передала, можно обратиться в суд по месту жительства с заявлением об установлении стажа работы . Для этого нужно найти минимум двух коллег по прежней работе, которые подтвердят работу в той организации в конкретный период.

"Вносить записи о трудовом стаже работника в дубликат трудовой книжки можно только на основании документов, подтверждающих трудовые отношения. К таким документам относятся: выписки из приказов о приеме на работу и об увольнении, лицевые счета, ведомости на выдачу зарплаты.

Документы индивидуального (персонифицированного) учета (формы СЗВ-К и СЗИ-5), подтверждающие страховой стаж для целей пенсионного обеспечения, а также копия или выписка из трудовой книжки не являются документами, подтверждающими трудовые отношения. Поэтому на их основании делать записи о трудовом стаже в трудовой книжке работника нельзя".

После представления бывшим работником подтверждающих его стаж документов вам нужно внести эти данные в дубликат.

Оформляем дубликат

Шаг 1 . Просим бывшего работника написать заявление о выдаче дубликата в произвольной форме и берем у него документы, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей (если такая работа была).

Генеральному директору ООО "Блеск"

Смирнову И.А.

от Абрамовой Ирины Александровны

Заявление

В связи с утратой трудовой книжки в результате пожара прошу выдать мне дубликат трудовой книжки.

Стаж работы до поступления на работу в ООО "Блеск" подтверждаю прилагаемыми документами:

1. Справка ООО "Заря" о работе в должности экономиста в период с 17 марта 1997 г. по 16 марта 1998 г. от 15.09.2010 N 31.

2. Копия приказа о приеме на работу в ЗАО "Весна" на должность ведущего экономиста в плановый отдел от 01.04.1998 N 10к.

3. Копия приказа об увольнении по собственному желанию из ЗАО "Весна" от 28.02.2007 N 12к.

Шаг 2 . Со всех представленных документов о стаже снимаем копии, заверяем их, оставляем у себя . На копии должна стоять надпись "Копия верна", должность и Ф.И.О. лица, заверившего копию, его личная подпись, а также дата заверения. А оригиналы документов верните работнику.

Шаг 3 . Оформляем дубликат трудовой книжки . Он заполняется по тем же правилам, что и сама трудовая книжка, но с определенными особенностями.

На первой странице в верхнем правом углу трудовой книжки вы пишете "Дубликат".

Сведения о работнике на первой странице дубликата указываются на дату его выдачи.

Хотя выдача дубликата взамен утраченной книжки и предполагает восстановление всех записей, что были в ней, это не относится к титульному листу. Информацию о работнике на титульном листе вам нужно вписать по имеющимся данным на момент выдачи дубликата, а не на момент выдачи первоначальной трудовой книжки. К примеру, если к моменту выдачи дубликата работник поменял фамилию либо получил профессиональное образование более высокого уровня, то в дубликате нужно сразу указать измененную фамилию и сделать запись о высшем образовании на основании предъявленного диплома.

Если представленные работником документы о работе у предыдущих работодателей содержат неполные данные, то дополнять их при заполнении дубликата вам не нужно.

Сведения о работе в вашей организации на основании данных личного дела работника вы вносите в дубликат после записей о предыдущих местах работы (если они были).

Шаг 4 . После того как дубликат заполнен, вносим сведения о его выдаче в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них .

Шаг 5. Выдаем дубликат бывшему работнику и получаем с него деньги за бланк трудовой книжки .

Также делаем запись о выдаче дубликата в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки, а работник расписывается в ней в получении дубликата.

"Стихийная" утрата трудовых книжек работодателем

Если трудовые книжки были утрачены работодателем в результате чрезвычайных обстоятельств (в том числе из-за пожара), организация также должна оформить работникам дубликаты.

Однако записи в дубликат трудовой книжки в этом случае нужно вносить на основании акта комиссии по установлению стажа. Эта комиссия создается по решению органа исполнительной власти субъектов РФ (например, в Тамбовской области такая комиссия создана и действует на основании Постановления администрации Тамбовской области от 13.07.2004 N 626).

Какие еще ситуации, приведшие к массовой утрате трудовых книжек работодателем, относятся к чрезвычайным, нам разъяснили в Минздравсоцразвития России.

Ковязина Н.З., Минздравсоцразвития России

"К случаям массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций, при которых стаж работников также устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ, относится массовая утрата трудовых книжек (более одной трудовой книжки) в случае пожара, произошедшего на территории работодателя и не связанного с объявлением чрезвычайной ситуации, или кражи сейфа у работодателя".

Во всех случаях массовой утраты трудовых книжек вам нужно оформить и подписать у руководителя заявление с обращением в комиссию по восстановлению трудового стажа в произвольной форме.

Его можно оформить, к примеру, так.

В Комиссию по установлению трудового стажа

работников при массовой утрате работодателем трудовых

книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций,

созданную постановлением администрации Тамбовской

области

От: Общества с ограниченной ответственностью "Крокус"

Адрес: 393190, г. Котовск Тамбовской области,

ул. Свободы, д. 19

Заявление

Прошу организовать работу по установлению трудового стажа работников в связи с массовой утратой трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации - пожара в офисе ООО "Крокус", расположенном по адресу: 393190, г. Котовск Тамбовской области, ул. Свободы, д. 19, произошедшего 8 августа 2010 г., в результате которого утрачены трудовые книжки трех работников.

Прошу установить трудовой стаж следующим работникам ООО "Крокус":

1) Баранову Ивану Ивановичу, 1975 года рождения;

2) Смолиной Ольге Николаевне, 1970 года рождения;

3) Соколовой Татьяне Петровне, 1980 года рождения.

Прошу включить в состав комиссии Савельеву Ирину Николаевну, бухгалтера ООО "Крокус".

Приложение: Справка Управления государственной противопожарной службы по Тамбовской области от 11.08.2010 N 188.

Генеральный директор

ООО "Крокус" Волков И.И. Волков

Печать

Если в вашем регионе не создана такая постоянно действующая комиссия, то свое заявление об установлении трудового стажа работников вам нужно адресовать в орган по труду вашего субъекта РФ (в разных регионах он называется по-разному, например в Москве это Департамент труда и занятости), дополнив его просьбой о создании такой комиссии.

За разъяснениями о том, устанавливает ли комиссия стаж по конкретным периодам работы с указанием места работы или только общую продолжительность трудового стажа, мы обратились в Комиссию по установлению трудового стажа работников при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций, созданную постановлением администрации Тамбовской области.

Гордеева Елена Ивановна, начальник управления труда и социального развития Тамбовской области, председатель Комиссии по установлению трудового стажа работников при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций

"Комиссия устанавливает факт работы, сведения о профессии (должности) и продолжительность трудового стажа работников у данного работодателя. Если работник до поступления к этому работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются конкретные периоды работы, профессии (должности) и продолжительность трудового стажа у каждого работодателя.

При этом общий трудовой стаж комиссия устанавливает на дату составления акта (или на дату массовой утраты трудовых книжек, то есть на дату чрезвычайного события)".

Может ли работодатель, у которого произошла массовая утрата трудовых книжек, самостоятельно установить работникам стаж по последнему месту работы, если у него сохранились приказы о приеме на работу, не обращаясь в региональную комиссию по установлению трудового стажа работников?

Вот что нам разъяснила по этому поводу председатель такой комиссии в Тамбовской области.

Гордеева Е.И., Управление труда и социального развития Тамбовской области

"Исключительное право на установление трудового стажа работников при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций, согласно Правилам, имеет комиссия по установлению трудового стажа, создаваемая органами исполнительной власти субъектов РФ. Работодатели не вправе даже при наличии документов, подтверждающих факты трудовой деятельности работников, устанавливать им трудовой стаж".

Итак, комиссия на основании документов, имеющихся у работника (справок, копий приказов и т.п.), а при их отсутствии - на основании показаний двух и более свидетелей, работавших с ним у одного работодателя, и ответов по запросам с предыдущих мест работы составит акт с указанием продолжительности общего трудового стажа на момент составления акта, периодов работы, должностей в отношении каждого работника.

На основании этого акта вы внесете записи в дубликат трудовой книжки.

При выдаче дубликата в такой ситуации с работника не нужно взимать плату за бланк трудовой книжки. Затраты на приобретение бланков трудовых книжек (включая НДС) вы можете отнести на расходы для целей налогообложения прибыли.

Если трудовая книжка испорчена

Может случиться так, что трудовая книжка не полностью утрачена, а лишь пришла в негодность (порвана, обгорела и т.п.). В этом случае вам тоже нужно оформить работнику дубликат.

Если в испорченной трудовой книжке все записи читаемы, то работнику не нужно собирать документы, подтверждающие стаж работы. Вы просто оформите ему дубликат на основании этой трудовой книжки. А на первой странице испорченной трудовой книжки сделаете запись: "Взамен выдан дубликат трудовой книжки N __________".

Если в испорченной трудовой книжке, выданной на руки работнику, некоторые записи из-за обгорания, обрыва страниц стали нечитаемыми, то работник должен представить вам документы, подтверждающие эти периоды работы. После чего вы внесете соответствующие записи в дубликат.

Предупреди работника

Записи в трудовой книжке подтверждают также и стаж для исчисления пособия по временной нетрудоспособности. Чтобы получать выплаты по больничному в максимально возможном размере, в интересах работника при оформлении дубликата собрать документы со всех предыдущих мест работы.

Если же трудовая книжка пришла в негодность при массовой утрате трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайной ситуации, то в этом случае такие периоды работы нужно устанавливать через комиссию по установлению стажа.

Этого подхода придерживаются и в Минздравсоцразвития России.

Ковязина Н.З., Минздравсоцразвития России

"Если трудовая книжка пришла в негодность (порвана, обгорела и т.п.), то в ней делается запись о выдаче дубликата и взамен нее выдается дубликат, в который переносятся записи из пришедшей в негодность трудовой книжки. В этом случае работнику не нужно представлять подтверждающие стаж работы документы. Если же некоторые записи из-за обгорания, обрыва страниц стали нечитаемыми и трудовая книжка пришла в негодность по вине работника, ему придется собирать документы по предыдущим местам работы. А если произошла массовая утрата трудовых книжек работодателем, то работодателю придется обращаться в региональную комиссию по восстановлению трудового стажа".

Восстановление трудовой книжки - дело хлопотное порой не только для работника, но и для компании. Если произошла массовая утрата трудовых книжек в компании, то, чтобы выдать работникам их дубликаты, вам придется обратиться в специально созданную в вашем регионе комиссию по установлению стажа. Если же трудовую книжку утратил работник, то вам останется только перенести в дубликат сведения о предыдущей работе, представленные работником.

Ситуации, когда работнику требуется восстановить свою утраченную трудовую книжку, нередки. Перспектива длительного хождения по предыдущим местам работы и архивам может ужаснуть любого. Но так ли все сложно? Как можно восстановить трудовую книжку оптимальным способом? Разберемся, что представляет собой процедура восстановления трудовой книжки и можно ли как-то ее упростить.

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.

Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила), а также пункты 7.1. - 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту - Инструкция).

Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.

Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки

С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:

• потеря ее самим работником;
• утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
• ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
• массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).

Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку).

Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат.

Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую.

В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником

Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.

Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна.

Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения).

Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет.

Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.

Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации

Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно.

Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов.

Самый простой случай - когда работник прежде не имел никаких иных мест работы.

Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации.

В дубликат вносятся:

• надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
• сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа - военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);
• сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении - на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
• сведения о награждениях и поощрениях - согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).

При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.

Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).

Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации

Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные.

Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом.

Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы.

Причем наименование организации, производящей запись, не вносится.

Запись может выглядеть так:

"Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня".

Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф. Т-2, приказов и пр.).

Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов).

Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены.

Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина

Восстановление трудовой книжки при утере ее работодателем или в результате чрезвычайной ситуации

В случаях, когда вина в утрате трудовой книжки работника лежит на работодателе, он обязан сам восстановить этот документ, не возлагая на работника сбор подтверждающих документов.

Порядок действий по оформлению дубликата общий.

Но от работника тут не требуется написания заявления об оформлении дубликата утраченной трудовой книжки.

Как восстановить трудовую книжку, если ликвидировано предприятие (организация), где прежде трудился работник

Это, пожалуй, самая сложная ситуация, ведь при ней придется искать правопреемника ликвидированного юридического лица либо ходить по различным архивам в поиске документов.

Итогом этого должны стать либо документы-первоисточники (их заверенные копии), упоминавшиеся выше, либо архивные справки.

Запрос в архив оформляется в виде заявления в свободной форме на имя директора. Там должны быть указаны следующие данные:

• ФИО заявителя;
• интересующий период;
• суть запроса и цель, для которой запрашивается информация;
• контактные данные заявителя (адрес и телефон).

Единого утвержденного образца архивной справки для восстановления трудовой книжки не существует.

Образец архивной справки для восстановления трудовой книжки

Разумеется, только надлежаще заверенная подписью и печатью организации справка будет являться основанием для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки.

Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии

Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия.

Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой.

Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ

Строго говоря, ПФ РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж. А это косвенно подтверждает факт его работы в определенный период у конкретного работодателя, но не более.

Иными сведениями, необходимыми для заполнения дубликата (о должности, на которую принимался работник, переводе на другую постоянную работу, дате и основании увольнения, сведениях о награждениях, наконец, приказах, послуживших основанием для внесения записей в трудовую книжку), ПФ не обладает. Следовательно, справок — оснований для записей в дубликат трудовой книжки ПФ РФ выдавать не может.

Тем не менее наличие в Пенсионном Фонде информация о страховом стаже работника делает в некоторых случаях нецелесообразным само восстановление трудовой книжки после ее утери.

Речь идет о ситуациях, когда работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года (именно тогда началась регистрация граждан в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования), до этого времени факт работы подтверждался только записями в трудовых книжках, трудовыми договорами и др. бумажными документами.

В подобных случаях не возникает проблем с тем, как восстановить страховой стаж при утере трудовой книжки.

Однако не стоит забывать, что записи в трудовой книжке имеют значение не столько для социального страхования или пенсионного обеспечения в далеком будущем, но и для подтверждения опыта работы по конкретной специальности (профессии) при трудоустройстве в данный момент. Поэтому трудовые книжки восстанавливают и довольно молодые работники, имеющие важную для их карьеры информацию в этом утраченном документе.

Заявление на восстановление трудовой книжки

Такое заявление работника имеет первостепенное значение для старта оформления дубликата: им работодатель одновременно извещается об утере трудовой книжки и необходимости в 15-дневный срок подготовить фактически новую трудовую книжку работника.

Образец заявления об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной