Главная » Социальная » Какие ошибки допускаются в больничном листе. Как сделать исправления в больничном листе работодателю

Какие ошибки допускаются в больничном листе. Как сделать исправления в больничном листе работодателю

Грамотная работа руководителя по подбору специалистов кадровой службы позволит избежать многих ошибок при ведении документооборота на предприятии. Принятые законы и нормативно-правовые акты, регламентирующие процесс оформления больничного листа, стали более сложными. Но наряду с этим значительно облегчилась обработка данных с помощью автоматизированных систем. Строгий учет выписанных листков о временной нетрудоспособности, территориальными органами управления Фонда соцстраха, позволил значительно сократить мошеннические действия, связанные с фальсификацией данных при выплате больничных пособий.

Необходимо отметить, что за покупку подложного больничного листа работник несет уголовную ответственность. В соответствии со статьей 324 Уголовного Кодекса России он может быть оштрафован судом на сумму равную восьмидесяти тысячам рублей, или его могут приговорить к трехмесячному аресту. Согласно статье 15.1 Закона от 29 декабря 2006 года номер 255-ФЗ с мнимого больного будет взыскана вся сумма выплат по нетрудоспособности. Так что «притвориться» больным может быть очень накладно.

Введенные нормы кодировки вносимых данных позволяют отследить каждый больничный лист не только до учреждения, где он выписан, но и точно определить медицинского работника, который отвечает за правомерность его выдачи.

Много времени для этого не понадобится. Всю необходимую информацию предоставит поисковая система программного обеспечения, установленного во всех подразделениях Фонда соцстраха. Исправления в больничном листе допускаются, но к ним предъявляются жесткие требования.

Типичные ошибки при заполнении листка нетрудоспособности

Каждый может ошибиться при заполнении документа. Для того чтобы больничный лист не признали испорченным необходимо соблюдать следующие правила заполнения информационных ячеек:

заполнение производится на русском языке,
буквы должны быть заглавными, печатными,
разрешается использовать чернила только черного цвета,
необходимо использовать перьевые, гелевые, капиллярные ручки или печатающие устройства,
запрещается использование шариковых ручек,
вносимая информация не должна заходить за границы полей ячейки,
записи делаются, начиная с первой клетки (ячейки),
при нанесении печати запрещается выходить за установленные границы, при попадании оттиска печати на информационное поле листок считается испорченным.

Исправление ошибок допускается. Фондом социального страхования для некоторых случаев даются инструкции, как действовать в том или ином случае. Это сокращает возможные претензии по оформлению. Кроме того, правильное заполнение способствует наиболее быстрой обработке информации, а, соответственно, и полагающиеся сотруднику выплаты можно получить быстрее.

Мнение эксперта

Мария Богданова

Если больничный лист выдаётся сотруднику, который работает на индивидуального предпринимателя, то печать можно ставить только при её наличии. Если печать у ИП отсутствует, что законом вполне допустимо, то никаких дополнительных пометок делать не нужно.

Что делать, если работодателем допущена ошибка при заполнении листка нетрудоспособности?

В письме Фонда соцстраха от 18 октября 2012 года под номером 15-03-14/05-12954 дается разъяснение, как исправить больничный лист. В нем сказано, что, если ошибку допустил работодатель необходимо аккуратно зачеркнуть неверные данные, а с другой стороны (на оборотной) написать правильную информацию. Затем написать «исправленному верить» и подтвердить подписью руководителя или лица в этом уполномоченном (имеющего доверенность на право подписи, заверенную нотариусом) и печатью организации.

Должно ли оплачивать ФСС больничный лист, если у медучреждения нет лицензии на оформление таких документов?

Данный случай нередкий. Он может возникнуть по причинам халатного отношения медучреждения к вопросу лицензирования своей деятельности в соответствии с действующим законодательством, регламентирующим процесс выписки листка нетрудоспособности. Поэтому необходимо заранее уточнять о наличие лицензии у медицинской организации. И только после этого подавать документы в фонд соцстраха на возмещение денежных средств, потраченных на выплату пособия работнику.

Дело не обойдется простым обращением в ФСС с разъяснением о том, что вам не было известно о наличие лицензии у медиков. Свою правоту придется отстаивать в суде. Есть предприятия, которые выиграли судебные тяжбы с ФСС и которые проиграли. Поэтому рекомендуется перестраховаться и принять меры к своевременной проверке информации о наличие у медорганизации права оформлять больничный лист.

Что делать если при оформлении больничного листа работник ошибся в написании названия организации работодателя?

В соответствии с письмом, которое поступило с комментариями от ФСС России под номер 10-09/10/7103 от 26.03.2013, разъяснение такое. В случае ошибки в написании организации она признается незначительной, так как Фонд соцстраха имеет возможность идентифицировать предприятие по регистрационным данным. Поэтому больничный лист не считается испорченным. И по нему необходимо провести оплату пособия.

Мнение эксперта

Мария Богданова

Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

В настоящее время законодательство РФ допускает в больничных листах не более двух ошибок. Если их допущено большее количество, то документ будет признан недействительным. Для уточнения значимости допущенной ошибки можно обратиться в региональный ФСС. Это позволит своевременно решить проблемы по неточному заполнению листка по временной нетрудоспособности и избежать возможных судебных разбирательств.

Правильное заполнение больничного листа сохранит время и нервы, потраченные на решение вопросов по исправлению ошибок. Этого можно избежать, если принять меры к информированию работников о единообразном указании правильно написанного названия организации в соответствии с учредительными документами. Часто и врачи допускают ошибки. Самая распространенная из них, если медик оставил пробел между инициалами. Согласно разъяснениям, которые дает ФСС это считается недочетом и не является поводом в отказе возмещения выплаченных пособий. При условии сохранения читаемости других записей.

Образец исправления больничного листа работодателем

Для примера можно рассмотреть случай, когда работник ООО «Звезда» ошибся при заполнении строки «даты начала работы». Ранее по тексту был рассмотрен способ исправления ошибки при заполнении больничного работодателем. В данном случае ошибку можно классифицировать, как внесение лишних данных, так как работник имеет действительное трудоустройство в компании «Звезда». А запись, которую он сделал, пишут в случае, если трудовой договор утратил свое действие во время болезни. Для исправления ошибочно внесенных данных следует сделать следующее:

аккуратно зачеркнуть информацию, внесенную в строку «дата начала работы» сделанную сотрудником ООО «Звезда»,
на обратной (другой) стороне больничного листа делают запись указанного содержания: «Строку дата начала работы считать незаполненной»,
сделанные исправления заверяются подписью руководителя ООО «Звезда» и ставится печать предприятия.

Исправления в больничном листе могут быть разными: использование прописных букв при заполнении, пропущенные клетки или использование запрещенных знаков (тире, кавычки и т.д.). Если допущенные ошибки не искажают информацию, они могут быть признаны техническими недочетами и не потребуют переоформления. Такой порядок установлен в письме ФСС под номером 14-03-18/15-12956 от28.10.2011 года. В противном случае потребуется заново заполнить лист.

Мнение эксперта

Мария Богданова

Особое внимание следует обратить на оттиски печатей. Они должны располагаться в специально отведенных местах, быть хорошо читаемы и не заступать на заполненные ячейки. На бланке имеется место для четырех печатей:

первая ставится во время открытия больничного лечащим врачом.
вторая – в день его закрытия.
третья – работодателем.
четвёртая будет присутствовать только в том случае, если сотрудник был направлен на медико-социальную экспертизу.

Допустима ли незначительная ошибка в больничном? Правильно – нет, поскольку при ее наличии Фонд социального страхования имеет право отказать работодателю в страховом возмещении. А что делать, если ошибка все-таки обнаружена? Разберем несколько практических ситуаций.

Листок нетрудоспособности, или, как мы привыкли его называть, — «больничный » — уникальный документ. Почему? Потому что, во-первых, документ медицинский, подтверждающий нетрудоспособность работника в определенный период. Во-вторых, документ финансовый, и является основанием для выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Опытный бухгалтер знает: к вопросам правильного заполнения больничного необходимо проявлять максимальное внимание.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Ой, а вот здесь ошибка в больничном!

Бланк листка нетрудоспособности состоит из двух разделов. Один из них заполняется медицинской организацией, в которой проходил лечение работник, второй — работодателем. Права на ошибку у врачей нет. Совсем. По той простой причине, что действующее законодательство не предусматривает возможности внесения исправлений в раздел, заполняемый медиками.

Если медики допустили в больничном ошибку, то он считается испорченным и взамен него выдается дубликат листка нетрудоспособности. Это обстоятельство — настоящая головная боль для бухгалтера, поскольку изменить что-либо самостоятельно в данном разделе они не могут.

Пропущенная ошибка чревата тем, что в дальнейшем ФСС откажется оплачивать этот больничный за счет государственных средств. Поэтому работодатель зачастую предпочитает перестраховаться. И порой первая реакция бухгалтера — отправить работника обратно в поликлинику или больницу за дубликатом. Однако так делать нельзя.

Исправления в больничном. Кто должен подписаться?

«Правильная запись подтверждается подписью» — такая формулировка содержит в пункте 65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности (утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н), регламентирующем порядок внесения исправлений. Как видите, слово «подпись» употреблено в единственном числе. Поэтому под исправлениями на больничном достаточно подписи руководителя или главного бухгалтера. Подписи обоих в данном случае не требуется.

Подпись иного лица под исправлениями возможна только тогда, когда руководитель или главный бухгалтер передали свои полномочия на подписание больничных другому сотруднику (сотрудникам) организации. Такое право у них есть, но делается это на основании доверенности, а не приказа, как практикуют многие работодатели. При этом печать, также, как и на лицевой стороне больничного, не обязательно должна быть гербовой. Достаточно печати бухгалтерии или кадровой службы.

Если работодатель ошибочно заполнил строку, которая заполнению не подлежит

Как внести исправления в больничный в этой ситуации? Порядок выдачи листков нетрудоспособности не содержит ответа на этот вопрос, а на практике такая ситуация возникает нередко. Чаще всего ошибаются работодатели при заполнении строк «Дата начала работы» и «в т.ч. нестраховые периоды» . Между тем, в строке «Дата начала работы» указывается число, месяц и год, с которого работник должен был приступить к работе в случае аннулирования трудового договора, если заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до его аннулирования. Редчайший случай на практике! Во всех остальных случаях эта графа не заполняется.

Разъяснения этой интересной ситуации мы найдем в письме ФСС России от 18.10.2012 № 15-03-14/05-12954. Так, в строке «в т.ч. нестраховые периоды» указывается количество полных лет, месяцев прохождения работником военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом РФ от 12.02.1993 № 4468-1 с 1 января 2007 года. Таким образом, если работник никогда не проходил службу в указанных органах либо уволился из них до 1 января 2007 года строка «в т.ч. нестраховые периоды» также не заполняется.

Если эта строка все-таки по ошибке заполнена, следует зачеркнуть запись, а затем на оборотной стороне бланка сделать следующую запись - «Строку «Дата начала работы» считать незаполненной» и подтвердить подписью и печатью.

Перерасчет пособия по временной нетрудоспособности по просьбе сотрудника

Еще одна проблема, связанная с правильным заполнением больничного, возникает, когда работник обращается к работодателю с заявлением о перерасчете среднего заработка для пособия по временной нетрудоспособности в тех случаях, когда это приводит к увеличению пособия. Такое нередко происходит с новыми работниками, которые в двух предыдущих годах работали у другого работодателя и работник своевременно не предоставил новому работодателю справку о сумме заработной платы (утв. приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н).

Представим, что такой работник представил справку. Бухгалтеру придется сделать перерасчет пособия за все прошлое время, но не более, чем за три года, предшествующих дню предоставления справки. Однако, больничный лист давно уже заполнен работодателем, и в том числе, строки, где указывается заработок для исчисления пособия и сумма пособия. Неужели все это необходимо исправлять? Конечно, нет. Теоретически это возможно, но исправить, по меньшей мере, пять неверных записей абсолютно нереально, для этого на оборотной стороне бланка просто нет места.

Поэтому, уже заполненный на основании первоначальных сведений о заработке работника больничный следует оставить без изменений, а перерасчет суммы пособия произвести на отдельном листе.

Виды пособий

Виды пособий (страховое обеспечения по обязательному социальному страхованию):

пособие по временной нетрудоспособности;
пособие по беременности и родам;
единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в мед. учреждениях в ранние сроки беременности;
единовременное пособие при рождении ребенка;
ежемесячное пособие на ребенка до 1,5 лет.

Больничный лист – документ с двойным действием. Доказывает, что человек пропустил работу по уважительной причине и служит основанием для выплаты пособия. Поэтому ошибки там не допустимы. Читайте, как работодателю сделать исправление в больничном листе в 2019 году, смотрите образец.

Законодательная база по больничным листкам

Порядок выдачи листков нетрудоспособности, включающий в себя и правила их исправления, утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н. Если у вас возникает вопрос, где сказано про то или иное требование, смело обращайтесь к данному акту. На основании именно этого приказа мы составили и образец исправления в больничном листе 2019, который найдете в нашей статье.

Какие организации вправе выдавать бюллетени

Прежде чем начать разговор о возможных ошибках при документировании нетрудоспособности населения, скажем про статус медицинских организаций. Медучреждение должно иметь специальную лицензию, в которой предусмотрено право проводить экспертизу временной нетрудоспособности. Именно такие организации ФСС снабжает необходимыми для работы бланками.

Если листок нетрудоспособности оформляет организация, у которой лицензии нет, работодатель за это ответственности не несет. Законодательно установленной обязанности проверять наличие соответствующих разрешений нет ни у заболевшего сотрудника, ни у работодателя.

Имейте в виду, что по закону в 2019 году не вправе выписывать «больничные» документы:

машины скорой помощи;
станции по переливанию крови;
приемные отделения;
бальнеологические и грязелечебницы;
центры медицинской профилактики, медицины катастроф, бюро СМЭ;
учреждения здравоохранения по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.

Что считается ошибкой в больничном листе

Больничный лист – это такой документ, который заполняется строго по установленным к нему требованиям. Шаг влево, шаг вправо тут грозят ошибкой. Следовать данному принципу должны обе стороны, участвующие в оформлении больничного: и работодатель (то есть в его лице бухгалтер или кадровик), и медработник.

Малейшая ошибка может обернуться тем, что документ будет признан недействительным. Так, любая неточность медработника делает бумагу сразу недействительной. Исправить «медицинские» ошибки нельзя. Бланк подлежит только замене с выдачей официального дубликата.

Обязательно бюллетень должен быть выписан на установленном бланке. Актуальная на 2019 год форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 347н.

Со стороны работодателя отдельные погрешности в заполнении листка можно устранить самостоятельно, то есть разрешается вносить необходимые корректировки. А некоторые ляпы даже можно оставить как есть, без какой-либо правки.

Обо всех возможных ошибках – от неверно выбранного цвета чернил до прописных букв в ячейках – поговорим далее.

Самые частые ошибки

Исправление в больничном листе в 2019 году обычно требовалось в следующих случаях:

название компании приведено не полностью;
буквы выходят за границы ячеек (по правилам все записи должны находиться в пределах границ ячеек);
вместо печатных заглавных букв – прописные (по правилам бюллетень заполняется печатными заглавными буквами гелевой, капиллярной или перьевой ручкой с чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств);
допущены лишние пробелы в инициалах;
пропущена первая ячейка в строчке (по правилам все строки листка заполняются начиная с первой ячейки с пробелами между словами).

Как мы уже сказали, некоторые неточности считаются допустимыми. И их можно игнорировать. Об этом – следующий раздел нашей статьи. Для других промахов такой поблажки нет. И ФСС примет у вас бланк, только если по общему правилу в него будут внесены исправления по установленным нормам. При необходимости воспользуйтесь предельно понятным образцом исправления, который мы привели в этой статье.

Допустимые ошибки

Выделяют ряд помарок и неточностей в больничном листе, когда можно обойтись без внесения исправлений, что значительно облегчает жизнь всех заинтересованных лиц. Это настолько незначительные несовершенства, что контролеры даже согласны с ними мириться (письмо ФСС России от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956).

Примеры простительных оплошностей:

некоторые слова написаны прописью;
в инициалах врача сделаны пробелы;
встречаются пустые ячейки без прочерков;
наименование компании-работодателя взято в кавычки или указано неточно либо с сокращениями;
название медучреждения и его местонахождение приведены в неправильной последовательности;
буквы или цифры выходят на границы ячеек;
лист сложен в два или три раза.

Во всех перечисленных ситуациях ФСС не может отказать в приемке больничного листа, если, конечно, в документе не содержатся другие ошибки либо незаконные исправления.

Разрешаются ли исправления в больничном листе

Исправления в больничном листе возможны только в части сведений, внесенных работодателем. Медицинская организация никакие правки вносить в составленный бланк не вправе. Остановимся подробнее на каждом случае, также приведем образец, который сможете использовать на практике в 2019 году и далее.

Как обновлять больничный лист врачу

В отношении врача говорить об исправлениях листа по болезни в корне не верно. Исправления в больничном со стороны медицинского работника просто не допускаются.

Если лечащий врач при заполнении данных ошибся и неточность является критической, то ему нужно взять новый бланк и переписать листок. Например, медработник может неверно указать код причины, свои инициалы либо неправильно вписать ФИО пациента.

В новом бюллетене врач обязан не только отразить верные сведения, но также указать, что бланк повторный, то есть дубликат. Для этого ставится отметка в соответствующем поле бланка.

Оба варианта – первоначальный ошибочный и повторный правильный – подлежат учету в данной медицинской организации. Просто выбросить в урну ошибочно составленный документ врач не может. Его нужно утилизовать.

Внимание: со стороны медучреждения должна стоять печать с надписью «Для больничных листов» или «Для листов нетрудоспособности». Иначе, в отсутствие подобной фразы, бланк также считается недействительным и подлежит замене. Если сотрудник получает бюллетень с неподходящей печатью, нужно идти и просить дубликат с правильным штампом. Именно дубликат, а не просто верную печать взамен неверной на тот же бланк. Такой порядок не предусмотрен законодательством.

Как сделать исправления в больничном листе работодателю

Компания имеет право откорректировать допущенные неточности самостоятельно в той части бланка, которую он заполняет. Для правок подойдет нешариковая ручка с черными чернилами. Она может быть гелевая, капиллярная или перьевая. Применять корректирующие средства (корректор или аналог) не разрешается.

Непосредственно процедура исправления в 2019 году такова. Неправильную графу зачеркните прямой линией строго по горизонтали. Рядом ничего не пишите.

Изменения внесите с обратной стороны бланка в отведенном для этого месте. Писать можно прописью, так как ячеек на оборотке листа нет. После обновленной информации поставьте пометку «Исправленному верить». Далее нужна подпись главбуха и виза руководителя, печать (при ее наличии). Образец исправления смотрите в нашей статье.

Если по ошибке вы заполнили строку, которую заполнять не нужно, на оборотной стороне бюллетеня сделайте запись о том, что строка считается незаполненной (например, «Строку «Дата начала работы» считать незаполненной»).

Внимание: ошибки, допущенные в медучреждении, работодателю править не разрешено. Даже если доктор неточно или не полностью записал со слов работника название компании. Просто в подобной ситуации в своей части бланка бухгалтер (кадровик) указывает верную информацию об организации. А именно следующие данные: ОГРН, ИНН, наименование без кавычек. Допущенные врачом неточности при таком условии считаются техническими и допустимыми.

Количество ошибок и исправлений в больничном листе

Пока мы говорили только про то, что компания, где трудится заболевший сотрудник, может в отдельных случаях поправить в больничном листе допущенные ею ошибки. И переоценить такую возможность трудно. Но есть один неприятный момент, который нужно учитывать при этом – число исправлений ограничено.

В больничном листе допускается максимум два исправления. Если правок много, Фонд социального страхования правомерно может не принять такой документ.

Объясняется такой порядок, в частности, тем, что свободное место с обратной стороны бланка, которое отведено для внесения корректировок, само ограничено.

Раньше, в листах нетрудоспособности старого образца допускалось неограниченное количество ошибок, которые могли быть исправлены самостоятельно как врачом, так и работодателем. Действующий в 2019 году бланк не может содержать более двух исправлений от работодателя. А для исправлений от представителя медучреждения вообще нет места.

Исправления в больничном листе работодателем: образец

Допустим, бухгалтер вписал в графу «Сумма пособия: за счет средств работодателя» неверную сумму. Указано: 5200 (руб.). Нужно: 7200. То есть работодателем в больничном листе допущена элементарная техническая ошибка в одной лишь цифре.

Для исправления ситуации число 5200 бухгалтер зачеркнул черной гелевой ручкой ровно прямой горизонтальной чертой.

На оборотной стороне листка в специальном пустом поле бухгалтер сделал исправительную запись:

Сумма пособия: за счет средств работодателя 7200 р. 00 к.
Исправленному верить
Директор Иванов А.Н. Иванов
Главный бухгалтер Петрова О.Н. Петрова

Еще один возможный вариант формулировки смотрите в нашем наглядном примере.

Образец исправления работодателем в больничном листе 2019

Последствия ошибок и корректировок в листке нетрудоспособности

Если ФСС не принял больничный лист для оплаты пособия, по общему правилу работодатель возвращает документ сотруднику с пометками. В них приводятся мотивы признания бланка недействительным.

Отказ ФСС принять представленный ему документ – не повод не платить социальное пособие сотруднику. В этом случае работодатель всю сумму, начисленную по листку (с учетом страхового стажа и других стандартных моментов), выплачивает за свой счет. И далее решает, с кем разбираться – отстаивать свое право на компенсацию у фонда. Или через работника обращаться в медучреждение по месту выдачи бланка, чтобы затребовать корректный дубликат. И тогда уже новый документ снова нести в соцстрах.

Поддельные бюллетени

Работник по общему правилу не несет ответственности за некорректно заполненный больничный, поскольку лично он его не создает. Поэтому с сотрудника по большому счету взятки гладки.

Бухгалтер должен тщательно проверять принятые документы на этапе их приемки и своевременно просить персонал обращаться в медучреждение за дубликатом, если это требуется.

Правда, есть и недобросовестные сотрудники, которые приносят поддельные бюллетени. В интересах работодателя проводить некий ликбез среди персонала, особенно новичков. И предупреждать, что за получение пособия по поддельному больничному грозит немаленькая уголовная ответственность (ст. 159.2 УК РФ) и даже не исключено увольнение (п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.).

Если бухгалтер (кадровик) сомневается в поддельности представленного сотрудником документа, стоит обратиться к полезному буклету, размещенному на сайте ФСС. Он так и называется Буклет «Информация для страхователей «О фальсифицированных листках нетрудоспособности». В частности, в нем указано, что поддельный лист отличается от оригинального по фактуре, цвету и рисунку водяного знака (если таковой вообще есть). Также в случае подозрений можно обратиться за помощью в свое отделение Фонда соцстрахования.

Просмотров