Как заполнять товарную накладную образец. Товарная накладная

Товарная накладная — вид первичного документа, с помощью которого оформляют отгрузку материальных ценностей.

Если товар продается с НДС, к накладной прикладывается счет-фактура.

Компаниям разрешено разрабатывать свои формы первичной документации. На практике ТОРГ-12 редко заменяют иным документом, так как унифицированную форму использовать очень удобно.

Реквизиты и правила заполнения ТОРГ-12

Форма ТОРГ-12 содержит все обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Заполнение ТОРГ-12 можно начать с присвоения порядкового номера и даты.

В шапке документа указываются наименование и реквизиты продавца и покупателя. В табличной части отмечают наименование поставляемого товара, его количество, цену и общую стоимость.

В графе «Основание» продавец чаще всего указывает номер и дату договора поставки.

Накладная будет недействительной при отсутствии в ней подписей ответственных лиц.

Со стороны продавца подписать накладную должны три лица: ответственный за отпуск товара (например, кладовщик), главный бухгалтер и руководитель. На практике очень часто можно увидеть, что за всех трех лиц ставит подпись один человек. Такой вариант вполне оправдан. Главное, оформить приказ или доверенность на право подписи документа.

Со стороны получателя предусмотрены две подписи: «Груз принял» и «Груз получил». Первую подпись чаще всего ставит представитель транспортной компании, доставляющей груз покупателю. В графе «Груз получил» расписывается материально ответственное лицо. Товар по накладной может получить уполномоченное лицо покупателя по доверенности.

Подпись заверяется печатями сторон. Но с 2015 года большинство компании могут работать без печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Если организация официально отказалась от применения печати, в ТОРГ-12 ее можно не ставить.

Накладная ТОРГ-12 заполняется в двух экземплярах: один остается у поставщика, второй — у покупателя. Если груз перевозит транспортная компания, тогда дополнительно оформляется транспортная накладная.

Нужно заполнить все обязательные реквизиты ТОРГ-12. Безопаснее указать сроки отгрузки и получения товара по накладной. В случае судебных разбирательств сроки в ТОРГ-12 могут сыграть важную роль.

При использовании унифицированной формы ТОРГ-12 из нее нельзя удалять какие-либо реквизиты, зато можно добавить свои.

ТОРГ-12 можно хранить на бумаге или в электронном виде. Если накладная электронная, она должна быть заверена электронными подписями.

Вместо накладной компания вправе использовать универсальный передаточный документ (УПД). Этот документ объединяет в себе ТОРГ-12 и счет-фактуру. Используя УПД, можно значительно сократить документооборот.

Товарная накладная. Образец заполнения

Накладную можно заполнить в бухгалтерской программе. Также существуют специальные сервисы, где можно заполнить товарную накладную онлайн.

Чтобы развеять все вопросы по заполнению документа, приведем пример. ООО «РОС» отгрузило в адрес ООО «Пам» подшипники в количестве 6 штук. Каждый подшипник стоит 74 рубля без НДС. Общая сумма накладной составляет 523,92 рубля. От продавца ответственным лицом по доверенности является менеджер Синицын Т. П. Именно он подписал ТОРГ-12 в отведенных графах. Товар был лично получен у поставщика на складе Печкиным Р. О. по доверенности № 4 от 14.02.2017.

Товарная накладная ТОРГ – 12 – это документ учета торговых операций между организациями, так называемый документ первичной бухгалтерской отчетности, обязательный для любого типа предприятий, применяемый преимущественно в сфере продаж при реализации товаров и/или иных материальных ценностей. С его помощью фиксируется и регулируется каждый факт купли-продажи товаров. Выписка подобного рода товарной накладной в процессе отпуска товара — обязательное условие легальной торгово-экономической деятельности предприятий любого типа, как «ИП», так и «ООО», как небольших, так и крупных. Важно отметить, что основной задачей этого документа является учет расхода товарно-материальных ценностей, как у продавца, так и у покупателя, но уже в качестве прихода или оприходования в результате состоявшейся коммерческой сделки. Компания продавца в документах бухгалтерской отчетности использует товарную накладную ТОРГ -12 для отчета перед налоговыми органами, в равной степени, как и компания покупателя товара. Разница лишь в том, что с одной стороны это будет информация о расходе, а с другой — о приходе.

Выписка формы ТОРГ-12 по закону должна происходить при каждой отгрузке ТМЦ в адрес другой компании. В данном случае речь идет, разумеется, только о юридических лицах. Простому физическому лицу, приобретающему товар, подобный документ не требуется, так как в этом случае достаточно будет в основном кассового чека и приходно-кассового ордера (приходника). Компания продавца должна будет обязательно списать материалы в расход. Документальное оформление процедуры отпуска товара покупателю в виде товарной накладной установленного образца имеет важное значение. Подобный документ необходим для налогового учета, а также для последующего возможного возмещения НДС, которое станет невозможным в случае его отсутствия.

Существует государственный, единый для всех образец формы ТОРГ-12, который может незначительно варьироваться по желанию каждой компании в зависимости от её особенностей. Закон не обязывает Вас пользоваться исключительно этой унифицированной формой в своей коммерческой деятельности и позволяет разработать и утвердить свой собственный вариант товарной накладной подобного типа. Однако чтобы утвержденная Вами форма была признана действительной, она обязательно должна иметь в своем составе ряд конкретных пунктов, как то:

• номер и дата составления, наименование поставщика и покупателя (грузоотправителя/грузополучателя), их реквизиты;
• основание для отпуска товара (договор или счет);
• перечень отпускаемых товаров с указанием их количества и единиц измерения;
• ФИО, должности и подписи уполномоченных лиц;
• печати и подписи сторон.

Грузоотправитель обязан предоставить корректные и точные данные о грузополучателе, как то: имя, наименование организации, адрес и номер телефона, а также обеспечить качественную упаковку груза, сообщить о необходимости соблюдения температурного режима, если таковая имеется, предоставить всю необходимую сопроводительную документацию.

Вместе с тем, практика показывает, что лучше всё же придерживаться установленного образца формы товарной накладной ТОРГ-12 и использовать в своей работе именно этот унифицированный бланк, поскольку она стандартна, удобна и понятна как покупателю и продавцу, так и налоговой инспекции, что немаловажно. Закон предписывает организации хранить формы ТОРГ-12 на протяжении 5 лет.

Итак, как происходит заполнение накладной ТОРГ-12 установленного образца?

Закон позволяет заполнять данную форму, как на бумаге, так и в электронном формате. Во втором случае потребуется лишь электронная подпись. Документ заполняется в двух экземплярах (по экземпляру для каждой стороны), заверяется подписями директора предприятия, главным бухгалтером или иным уполномоченным лицом, имеющим доверенность, закрепляющую за ним право подписи подобных финансовых документов.

Правила заполнения ТОРГ-12 – простой алгоритм

• Налоговый орган в обязательном порядке предписывает учитывать то обстоятельство, чтобы дата реализации товара строго соответствовала реальным срокам, указанным в товарной накладной. Поэтому лучше всего её оформлять в момент отгрузки товара.
• В строках: «Отправитель»/»Поставщик», «Получатель»/«Покупатель»/«Плательщик» указываются точные банковские реквизиты, название, контактные телефоны компаний поставщика и покупателя. Краткое название тоже допустимо в данном случае.
• В поле «структурное подразделение» указываются данные «Организации-грузоотправителя» с перечислением ТМЦ.
• Строчка «Основание» должна содержать сведения о документе, на основании которого осуществляется реализация/отгрузка товара. Как правило, это либо договор, либо счет.
• Табличная часть формы ТОРГ-12 предполагает подробный перечень товаров, отгружаемых организации покупателя, в соответствии с ОКЕИ (общероссийский классификатор единиц измерения), кодом по ОКЕИ (если имеется), где подробно указаны все сведения о товаре и его цена с/без НДС. Внизу таблицы в нужной ячейке производится подсчет итогов и общая сумма. Номенклатурный перечень отпущенных товаров может занимать дополнительные страницы.
• Форма ТОРГ-12 может содержать также паспорта на товар или сертификаты на груз, если таковые есть, информация об упомянутом количестве листов этих приложений будет указана в соответствующей строке.
• С учетом того работает ли предприятие с НДС или не работает, заполняются графы «с/без НДС».
• Форма ТОРГ-12 должна быть заверена печатями и подписями руководителя организации, главного бухгалтера или иного уполномоченного лица, имеющего право подписи на основании доверенности. ФИО и должность лица, разрешившего отгрузку товара, также должна быть указана в установленной форме.
• Товар чаще всего доставляет и забирает курьер или экспедитор, действующий в этом случае на основании доверенности от лица покупателя. Тогда в поле «груз принял» нужно указать данные экспедитора или курьера, а выше — номер и дату его доверенности.
• Закон не запрещает расширение или добавление строк в установленный формат товарной накладной, если существует объективная необходимость. Опция заполнения формы торг-12 в режиме он-лайн позволяет внести необходимые коррективы быстро и легко в любое время.
• В самой нижней строчке справа в месте «груз получил» сотрудник склада или иное уполномоченное лицо покупателя ставит свою подпись, подтверждая получение груза.
• Важно! Чтобы при заполнении товарной накладной ТОРГ-12 данные её таблицы полностью соответствовали информации, читаемой в счет-фактуре!

Для наглядности понимания приведем примеры заполнения формы ТОРГ-12 организацией работающей с НДС и организацией с НДС не работающей.

ТОРГ-12 пример заполнения с НДС

Итак, ИП Тютькин, находящийся по адресу: 350000, г. Краснодар, ул. Парковая, дом 5 должен поставить по договору №456-З от 8/06/2017 г. своему покупателю ООО «Млечный путь» находящегося по адресу: 45622, деревня Гадюкино, Саратовская область, ул. Молочная, дом 3) следующую продукцию:

• емкость насосную П8-ЕН-150.00.000 (объём бункера 150 литров), (номенклатурный номер 1234), вес 180 кг, 1 шт., цена б/НДС 85 000 руб.;
• заквасочник тип ОЗУ-40, (номенклатурный номер 4567), вес 64 кг, 3 шт., цена б/НДС 25 000 руб.;
• запасные части для гомогенизаторов, (номенклатурный номер 8910), вес 50 кг/упаковка, 7 шт., цена б/НДС 9000 руб.

Отгрузка товара производится по адресу: 350000, г. Краснодар, ул. Парковая, дом 5 со склада поставщика. За грузом приехал водитель-экспедитор ООО «Млечный путь» с доверенностью № 1 от 11/06/2017 г. Водитель-экспедитор также имеет ТТН №3 от 12/06/2017 г. в качестве сопроводительной транспортной документации. Оба участника сделки работают в общем режиме налогообложения с НДС.

Как в этом случае будет заполняться ТОРГ-12:

• В графе «Организация-грузоотправитель» пишем «ИП Тютькин» и его реквизиты, адрес и т.д. В строке «Структурное подразделение» указываем «склад ИП Тютькин» и тот же адрес.
• В строке «Поставщик» также указывается вся информация по ИП Тютькин.
• В строке «Грузополучатель» и «Плательщик» указываются адрес и реквизиты ООО «Млечный путь».
• В поле «Основание» записывается номер и дата договора поставки, заключенного сторонами.
• В правой части бланка указываются необходимые коды, номер и дата транспортной накладной.
• Затем проставляется номер транспортной накладной, указывается ее дата, например, «№ 10 от 12/06/2017г.»

• указываем номер товара, п/п;
• указываем наименование товаров, их код (если принято номенклатурного кодирования);
• в каждой ячейке по каждому наименованию товара указывается единица измерения, количество, цена без НДС за единицу товара;
• высчитывается общий итог суммы товаров.

Если товар имеет какие-либо сопроводительные документы, паспорта, информация об этом тоже должна быть указана в форме ТОРГ-12. Вы указываете то количество листов, которое реально прилагается к грузу. Предположим, что в данном случае их 9. Эту цифру мы и ставим в форме в соответствующей строке. Затем в соответствующей строке указываем количество порядковых записей в табличной части, фактическое количество мест и массу груза.

Следующий этап – итоговая сумма, которая указывается в нижней строке прописными буквами. Готовый заполненный документ формы ТОРГ-12 заверяется печатью и подписями тех лиц, ФИО и должности которых указаны со стороны компании, поставляющей груз. В соответствующей строке на стороне покупателя вписываются дата и номер доверенности водителя-экспедитора, далее следует его подпись о том, что он «груз принял». На заключительном этапе, когда груз прибудет на склад получателя, по факту приема груза ответственное должностное лицо со стороны покупателя обязано поставить свою подпись, подтверждающую, что груз принят.

ТОРГ-12 пример заполнения без НДС

Принцип заполнения в целом идентичен предыдущему примеру. Исключение составляет заполнение только колонки НДС.

Допустим, что ООО «Честный предприниматель», находящийся по адресу: 610000, г. Киров, ул. Ленина, д. 47 согласно договору поставки № 23 от 15/04/2017 г. обязан отправить в адрес ООО «Сластёна» в г. Нижний Тагил, 622000, ул. Первомайская, д.6 следующую кондитерскую продукцию:

• ореховое печенье «Щелкунчик» (номенклатурный номер 1234), отгрузка предусмотрена в картонных коробках по 10 кг каждая, всего к отправке 8 коробок, цена 240 руб./кг;
• миндальные кексы «Лунный свет» (номенклатурный номер 4567), отгрузка предусмотрена в упаковке по 1 кг каждая, всего к отправке 20 упаковок, цена 300 руб./кг.

Отгружают товар со склада кондитерского производства ООО «Честный предприниматель» по адресу: 610000, г. Киров, ул. Ленина, д. 47. Водитель-экспедитор ООО «Сластёна», на которого выписана Доверенность № 3 от 20/05/2017г. приехал забирать груз на складе. В качестве сопроводительной транспортной документации у него есть ТТН № 11 от 21/05/2017 г.

Принцип заполнение строк формы ТОРГ-12, расположенных в верхней части документа, где указываются данные Отправителя/Продавца и прочее, остается неизменным, за исключением поля «структурного подразделения». Там мы указываем «Склад кондитерского производства».

Заполняя табличную часть формы , мы руководствуемся тем же принципом, что и в предыдущем примере, — подробно описываем товар, его характеристики, цену, порядковый /номенклатурный номер и другие показатели. Главной отличительной особенностью заполнения формы при этих исходных данных будет следующее:

• вам нужно будет обязательно указать в пункте «вид упаковки», что это коробка, полиэтиленовая упаковка, её вес, количество наименований товара в одной коробке/упаковке груза, то есть в его одном месте соответственно (10 кг в одной коробке и 20 упаковок по 1 кг). Нужно указать общее количество мест, массу нетто/брутто (общий вес груза с упаковкой и без);
• важная деталь в данном случае при проставлении цены каждого наименования товара вписать сумму без НДС. В колонке «НДС, ставка, %» пишем «без НДС», а в соседней колонке, где сумма указываем нули. Когда табличная часть будет полностью заполнена, прописываем итоговую сумму, уже без НДС соответственно.

Если груз сопровождается сертификатами, паспортами качества и другими документами, как и в предыдущем примере, указываем в нужной строке соответствующее число листов приложений. Подсчитываем точное число мест и вес груза, пишем итоговую сумму прописью, подписываем форму, указывая ФИО и должности уполномоченных лиц и т.д.

Вот таким способом оформляется унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12, единый бланк которой всегда можно найти на любом электронном специализированном ресурсе.

При отгрузке продукции или товаров индивидуальный предприниматель обязан отправить перевозчика с сопутствующим документом по форме ТОРГ-12. Без наличия накладной, заверенной со стороны делового партнёра – списать или оприходовать груз нельзя. Более того, некоторые принципиальные ИП могут и вовсе развернуть поставку обратно.

Бланк товарной накладной без НДС для ИП не требует соблюдения строгих правил при заполнении, но существует нюансы, когда некоторые погрешности в составлении первичного документа могут повлечь за собой проблемы как для руководителя, так и предприятия в целом. При составлении формы ТОРГ-12 для покупателя, можно использовать бумажную или электронную версию документа.

Товарная накладная для ИП – это первичная документация, которая применяется в операциях по движению материальных ценностей и товаров, полученных от поставщиков.

Без накладной невозможно произвести операцию по списанию и оприходованию ТМЦ и продукции.

Для предпринимателей и юридических лиц предусмотрена специальная форма бланка, несмотря на неё, заполненная товарная накладная не соответствующая регламентируемому образцу также может применяться. Главное для документа на отгрузку, наличие реквизитов компании и информация, подтверждающая расходы.

Основные правила оформления, которые нельзя нарушать:

• составляется накладная в 2 экземплярах;
• полная информация о сторонах сделки и характеристиках товара, подготовленного к отгрузке.

В связи с отсутствием единого верного образца товарной накладной без НДС для заполнения формы ТОРГ-12 у предпринимателей возникают сложности с правильным составлением документа.

Верное заполнение товарки для ИП, работающих без НДС позволяет избежать налоговых проблем и соблюдать чёткий учёт расходов при расчёте подоходного налога на общей системе налогообложения.

Строгих правил по заполнении формы товарной накладной нет, причём не только для бланка без НДС. Но предпринимателям на ОСНО с НДС необходимо относиться ответственно к оформлению данного документа, так как он служит доказательством при возврате налога на добавленную стоимость.

Более того, законодательство позволяет использовать форму, разработанную внутри предприятия. Но такой документ должен быть отображён в учётной политике компании.

В поле 13 обязательно необходимо указывать:

• «0%» (когда индивидуальный предприниматель работает по льготной ставке, применяется при экспорте);
• «Без НДС» (при отсутствии налога или ведении деятельности на соответствующем спецрежиме);
• «18%»(предприниматель, работающий на общей системе налогообложения).

Если случилось так, что поставщик предоставил вам документ с ошибкой в графе 13 или вовсе пустое поле в ТОРГ-12. Следует непременно сообщить партнёру о своём желании получить переоформленный бланк с верными данными.

Иначе при расчёте налога отстоять право на применённые вычеты в статье затрат не получится. Более того, если дело дойдёт до суда, последует отказ в признании таких документов.

Скачать шаблон товарной накладной для ИП можно в интернете.

Товарная накладная для ИП без НДС бланк относится к категории бухгалтерской первички. Визироваться накладная может исключительно лицом ответственным – , главным бухгалтером или руководителем, зарегистрированным как ИП. Но, передавать право подписи можно любому сотруднику, оформив доверенность или приказ.

ТОРГ-12 оформляется в 2 экземплярах, один из которых остаётся у поставщика и служит документальным подтверждением факта списания ТМЦ (товарно-материальных ценностей). Второй бланк передаётся покупателю вместе с отгруженным товаром и служит основанием для постановки на приход этих ТМЦ.

Накладную могут завизировать следующие стороны:

1. Три подписи от поставщика (чаще всего директор, главный бухгалтер, кладовщик или лицо, которое несёт ответственность за процесс отгрузки). Оператор, получает информацию от отдела бухгалтерского учёта и работника склада по остаткам готовой продукции или товаров, после чего составляет документ и визирует его. Порядок действий закреплён законодательством и должен быть отображён в должностной инструкции оператора.
2. Со стороны получателя груза должно быть две подписи: ответственного лица за получение товара в графе «груз получил» и руководителя (ИП) или уполномоченного сотрудника в соответствии с доверенностью или приказом организации.
3. И визирование со стороны ответственного лица, которое приняло груз, удостоверившись в целостности и сохранности ТМЦ. Им может выступать перевозчик сотрудничающей транспортной компании, или представитель покупателя с доверенностью. Руководитель организации или индивидуальный предприниматель со стороны получателя ТМЦ имеет право принимать товар без оформления дополнительной документации.

Для предпринимателя в товарной накладной предусмотрена одна графа для подписи со стороны ИП. Визировать документ, помимо него может уполномоченный наёмный сотрудник в соответствии с приказом или по доверенности.

Стоит отметить, что в графах «груз получил» и «груз принял» может расписываться одно лицо, если у него есть доверенность на получение товара или полномочия подписания первичной документации.

Важной особенностью является то, что предпринимателям разрешается вносить в документ исправления. Главное, чтобы напротив перечёркнутых ошибочных сведений ставились подписи лиц, которые внесли поправки.

Кроме вышеперечисленного пакета документов, перевозчик должен иметь заполненную форму ТТН, в которой указывается наименование, количество, единицы измерения ТМЦ, реквизиты сторон, номер договора и т. д. Пример заполнения образца можно найти на просторах сети интернет.

Товарную накладную в независимости с НДС она или нет, необходимо хранить в течение пяти лет.

Первичную бухгалтерскую документацию законодательство позволяет оформлять как на бумажном носителе, так и в электронной версии.

Более того, отправка документов осуществляется не только между участниками сделки, но и может быть направлена в ФНС по требованию сотрудников налоговой службы.

Общий порядок составления товарной накладной для ИП без НДС в электронном формате не отличается от бумажной версии. Единственное различие, что накладная такого плана оформляется в единственном экземпляре, в котором содержатся два файла.

Один электронный файл формируется для поставщика, другой для получателя груза. Визировать ТОРГ-12 не приходится, так как система уже проставляет ЭП (подпись электронного образца), причём документ утверждается обеими сторонами сделки.

Так как документ отправляется по сети Интернет напрямую грузополучателю, то не придётся составлять бумажную форму. В пути товарная накладная, заполненная ИП, водителю не потребуется, так как обязательным документом является ТТН, в которой указываются все характеристики и количество перевозимого груза.

На основании вышеперечисленного требования можно поступить следующим образом:

1. Продавец, формируя электронный документ должен отразить информацию по номеру и указать дату составления формы ТТН, с которой последует товар. Непосредственно в товарно-транспортной накладной должны быть отражены сведения о должности и ФИО перевозчика, а также информация о доверенности.
2. Получатель груза по приходу ТМЦ на склад имеет право собственноручно заполнить требуемые графы в ТТН, а затем подтвердить форму ТОРГ-12 в электронной версии.

Законодательство предусматривает обязательное заполнение строк, в которых содержится информация о доверенности и лице, ответственном в получении груза.

Законодательство РФ предусматривает возврат товара как полный, так и частичный.

Чаще всего в договоре прописаны основания для возврата такие как:

• окончание срока годности;
• несвоевременная оплата за товар;
• нарушение сроков поставки;
• приход товара без сопроводительной документации;
• отсутствие возможности реализовать продукцию;
• неудовлетворительное качество и другое.

Если предприниматель обнаружит проблему с грузом на этапе приёмки, он имеет право составить акт расхождения по количеству или качеству ТМЦ.

Но, если продукция была принята, а товарная накладная подписана со стороны покупателя, то такое действие подтверждает, что груз принят без претензий.

Для поставщика необходимо подготовить документы в виде актов об обнаружении брака, письма с претензией и прочие основания для возврата товара, не удовлетворяющего покупателя. Бумаги следует приложить к возвратной товарной накладной.

На основании образца, при заполнении товарной накладной на возврат для ИП следует указывать:

1. Реквизиты документа отправителя груза (данные ИП, осуществляющего возврат товара) такие как: расчётный счёт в банке, ИНН, БИК и корреспондентский счёт.
2. В графе получателя отметить сведения о поставщике.
3. Адрес доставки не обязательно совпадает с юридическим, заполняется фактическое место расположения, где хранится товар поставщика.
4. Графа «Поставщик» заполняется на основании данных покупателя, так как осуществляется возврат ТМЦ.
5. Плательщик является грузополучателем, согласно данной информации заполняется графа об оплате.
6. В поле «Основание» надо указать причину возврата товара/продукции.
7. Наименование, количество, единица измерения, стоимость товара и прочие показатели отображаются в табличной части документа.

В конце товарной на возврат отображается общая сумма ТМЦ, оформленных возвратной накладной.

Первичная документация по форме ТОРГ-12 хранится у индивидуального предпринимателя не менее 5 лет, а информация по первичке должна быть отображена в книге учёта.

Сотрудники налоговой инспекции имеют право запросить документы по причине плановой или внеплановой проверки.

Деятельность организаций во многих вопросах подвержена тщательному контролю и регламентируется множеством правил. Один из них - образцы заполнения товарной накладной, счета-фактуры, прочей первичной документации. Для того, чтобы деятельность фирмы полностью соответствовала требованиям законодательства, при заполнении этих документов необходимо следовать установленной инструкции. В этой статье рассматриваются образцы заполнения товарной накладной и других их назначение, структура и смысл в деятельности организаций.

Первичная документация и ее назначение

Все операции в деятельности фирмы должны быть задокументированы и отражены в налоговом, бухгалтерском и управленческом учетах. В дальнейшем все эти данные систематизируются, обобщаются, анализируются и используются различными пользователями в самых разных целях. Самая главная из них - это отчетность о результатах финансово-хозяйственной деятельности перед контролирующими органами.

К категории первичной документации относят целый ряд документов, предназначенных для оформления определенных событий в коммерческой жизни фирмы. Их отличительная черта - заполнение в момент совершения операции или сразу после него. Первичная документация является доказательством того, что операция действительно была совершена. К таким документом относят товарную накладную, товарно-транспортную накладную (ТТН), счет-фактуру, спецификацию, и некоторые другие документы.

Назначение товарной накладной

Товарная накладная - первичный передаточный документ, который составляется в момент покупателю поставщиком. Свидетельствует о состоявшейся продаже товара. Оформлен он должен быть в двух или более экземплярах. Дополнительные бумаги составляются, если товар приобретается в кредит или лизинг, при участии комиссионера, агента, а также с использованием государственных субсидий или бюджетных денежных средств. Один экземпляр полагается оставить у поставщика, второй предназначен покупателю, третий - банку, другой финансовой организации, посреднику, бюджетному учреждению.

Любая торговая операция юридических организаций и предпринимателей должна сопровождаться выписыванием товарной накладной. Бланк, образец заполнения и особенности внешнего вида документа могут незначительно отличаться. Законодательством предусмотрено несколько вариантов оформления. Но есть также и требования, под которые должны подходить все образцы заполнения товарных накладных.

Варианты оформления товарной накладной

Организации могут по-разному оформлять события, происходящие в их повседневной деятельности. Это относится и к образцам заполнения товарной накладной. Ниже приведен список вариантов, которыми может воспользоваться фирма:

• Использование официальной унифицированной формы ТОРГ-12. Зачем заново создавать велосипед, если он уже давно изобретен? ТОРГ-12 подходит для организаций с любой правовой формой, работающих во всех сферах и с любыми товарами. При этом официальная форма разработана с учетом всех требований регулирующих инстанций, с пожеланиями компаний к удобству и простоте. Все версии электронных баз данных 1С, которые используются бухгалтерами для работы с учетами фирмы, оснащены типовыми бланками ТОРГ-12.
• Разработка и утверждение собственной формы с учетом нужд организации и всех требований законодательства. Некоторые организации для удобства внутренних пользователей вносят в ТН коррективы, дополняют ее необходимыми графами, таблицами и реквизитами. Законодательством это не запрещено, если поправки не меняют сути документа, и он по-прежнему удовлетворяет пользователей искомой информацией.
• Использование унифицированной формы играющей одновременно роль товарной накладной и счета-фактуры, актуально для организаций, являющихся плательщиками НДС. Удобство заключается в отпадающей необходимости отдельной печати счета-фактуры, за счет чего экономится время, офисное пространство для хранения бумаг, материальные ценности (бумага и тонер), уменьшается риск ошибки и расхождений в пакете документов на одну хозяйственную операцию, а также риск потери его составных частей в процессе хранения.
• Использование электронной версии документов. Некоторые современные компании давно перешли на электронный документооборот. Требования к электронным накладным те же, что и к бумажным. Для использования такой формы документооборота придется обзавестись электронной подписью.
• Использование типовых журналов-книг. Типографиями выпускается огромное количество книг с бланками первичных документов, в том числе и товарных накладных. ИП образец заполнения предпочитают именно такой, так как он не требует особенных познаний в бухгалтерском учете и использования компьютерной техники. Это касается предпринимателей, рабочий процесс которых мало связан с офисной деятельностью - торговцы рыночных павильонов, разъездные предприниматели и другие.

Товарная накладная: инструкция по заполнению

ТН обязательно должна соответствовать требованиям налоговой службы. Процесс ее оформления регламентируется положениями бухгалтерского учета и НПА контролирующих инстанций. Этот документ должен содержать ряд обязательных реквизитов:

• номер и дата составления документа;
• наименования и адреса (фактический и юридический) грузоотправителя и грузополучателя;
• ИНН, расчетный счет, информация об основании осуществляемой сделки (договор, спецификация, их номер и дата);
• список отгружаемой номенклатуры, количество каждой позиции, единицы измерения, стоимость за единицу, общая сумма за позицию, общая сумма за весь список, процентная ставка НДС и ее денежное выражение;
• фамилии и инициалы лиц, ответственных за осуществляемую операцию: кто отгрузил со склада, кто дал на это распоряжение, кто получил;
• печати сторон, если они используются в деятельности (некоторые ИП работают без печати).

Товарно-транспортная накладная

Еще один документ стандартного пакета на сделку - товарно-транспортная накладная. Используется он в случае участия в процессе продажи-приобретения товарно-материальных ценностей собственного автомобильного транспорт или сторонних перевозчиков. Необходим он и для возмещения расходов на ГСМ, и для подтверждения легальности груза в процессе транспортировки работника ГИБДД, и для доказательства правомерности оказания транспортных услуг.

В организациях на данный момент используется параллельно две формы товарно-транспортных накладных. Бланки и образец заполнения у них различаются полностью. Состав реквизитов практически идентичен, но по-разному отражается в документе. Самое главное отличие форм ТТН и 1-Т - отсутствие во второй раздела со списком товара.

Правила заполнения товарно-транспортной накладной

Товарно-транспортная накладная содержит два раздела. В первом указывается следующая информация о сделке:

• дата и номер документа;
• грузоотправитель и грузополучатель, их фактические адреса, банковские реквизиты, информация об основании сделки;
• место, куда доставляется груз;
• табличная часть со списком товаров, их стоимостью, количеством мест, наличием и видом тары, единицами измерения, массой;
• фамилия и инициалы должностных лиц, которые разрешили и произвели отпуск товара, их подписи и печать фирмы-отправителя;
• должность, фамилия и инициалы, подпись перевозчика;
• должность, фамилия и инициалы, подпись лица, принявшего груз и печать получателя.

Второй раздел ТТН содержит информацию об автомобиле, осуществляющем перевозку, и его водителе. В этой части бланка должны быть указаны:

• марка, модель, регистрационный номер машины;
• ФИО водителя, его подписи в графах о приеме груза к перевозке с указанием количества мест и о сдаче груза получателю;
• прочие сведения, информирующие об особенностях груза, - токсичность, взрывоопасность, радиоактивность и так далее.

Отличия новой формы 1-Т

При перевозке собственными силами организациями используется вышеописанный образец заполнения ТТН. 1-Т пользуются в случаях, если грузоперевозку осуществляет сторонняя организация или частный водитель. Без нее невозможно доказать существования договорных отношений с водителем или транспортной компанией, соответственно нельзя списать расходы на оплату их услуг в бухгалтерском и налоговом учете.

Основное же отличие этих двух бланков в том, что форма 1-Т не содержит товарного раздела и подробной информации о перевозимом грузе. Указать в ней можно лишь количество мест, особенности груза и упаковки, а также объявленную стоимость.

Чем руководствоваться при заполнении?

Ниже приведен список законодательных решений, касающихся оформления вышеописанных документов:

• Постановление Правительства №272 от 15 апреля 2011 года - утверждение формы 1-Т.
• Письмо Министерства финансов от 6 ноября 2014 года - о признании договорных отношений между перевозчиком и заказчиком;
• Письмо Федеральной налоговой службы от 21 марта 2013 года - об использовании форм ТТН при расчете налога на прибыль;
• Постановление Государственного комитета статистики №132 от 28 декабря 1998 года - утверждение формы ТОРГ-12.

Почему необходимо правильно заполнять первичные документы?

Любая коммерческая организация действует в целях получения прибыли. Из ее суммы она обязана уплачивать налоги и другие взносы в пользу государства. Расчет их сумм полностью зависит от правильности оформления первичной документации. Если при этом были допущены ошибки или установлены нарушения, впоследствии организация может быть обложена большими налогами, чем планировалось. Например, если неправильно оформлены документы, подтверждающие расходы, которые организация вправе вычесть из налогооблагаемой базы, ФНС может не признать их. В этом случае организация вынуждена будет нести расходы из "собственного кармана", а не за счет их включения в итоговую стоимость продукции.

Санкции за отсутствие или неправильное заполнение документов

Отсутствие экземпляров первичных документов может вызвать волну внеплановых проверок со стороны ФНС. Каждое выявленное нарушение может облагаться штрафом. В случае, если налоговая служба усмотрела в ошибках или отсутствии документации махинации, преступный умысел или попытку уклонения от налогов, организацию ждут более неприятные последствия - штрафы, налоговые санкции, административная и уголовная ответственность, предусмотренные статьями соответствующих кодексов.

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Класс365

Для любой хозяйственной операции организацией должен быть оформлен оправдательный документ. Он относится к первичному учетному документу, на основании которого ведется бухгалтерский учет. Данный документ подтвержден Федеральным законом «О бухучете».
Товарная накладная применяется для непосредственного отпуска товаров со склада при продаже товаров сторонним организациям.

Товарная накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся в организации, продающей товары, и является основанием для их списания. Второй экземпляр направляется организации-покупателю и является основанием для оприходования им полученных ценностей.

Унифицированная форма № ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Посмотреть ТОРГ-12 образец заполнения 2016: стр.1 стр.2

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Класс365
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить накладную ТОРГ-12

Данный документ в обязательном порядке составляется в 2-х экземплярах, первый из которых остается в организации, отпускающей товарно-материальные ценности. Второй экземпляр предназначен для сторонней организации, и на его основании эти ТМЦ приходуются или списываются. Обязанности по оформлению этого документа возложены на уполномоченное лицо. Следует помнить, что такие документы составляются в момент совершения или сразу после операции. Дата составления ТОРГ-12 должна совпадать с датой произведения отгрузки товара.

В этом документе предусмотрены для заполнения следующие реквизиты:

Наименование с адресом и телефоном, факсом и банковскими реквизитами банка поставщика, плательщика и грузополучателя;
. номер и дата транспортной накладной;
. должность и подпись лица, разрешившего отпуск груза и осуществившего эту отгрузку.

Кроме подписи на документе в обязательном порядке должны быть приведены расшифровки подписей всех лиц, указанных в товарной накладной. Все данные, которые будут указаны в сводной таблице ТОРГ-12, должны быть введены точно в соответствии с данными счета-фактуры.

Необходимо обратить внимание на некоторые нюансы, которые очень важно соблюсти в момент получения груза.
В случае если грузополучателем является уполномоченное лицо с наличием печати организации, то в накладной обязательно должна быть отражена его должность, подпись и ее расшифровка, печать. Если при получении товаров или грузов отсутствует печать, то заполнение накладной должно предусмотреть этот момент и указать должность лица с подписью и расшифровкой, а также должна быть выдана доверенность с датой и номером на получателя от организации.

Крайне важно соблюсти все требования при заполнении этой формы документа, так как на все нюансы налоговики обращают пристальное внимание, а по поводу оформления накладной существует целая арбитражная практика.
Зачастую налоговики очень часто придираются и находят для этого разные причины и основания, ведь такой документ можно принять на учет только в случае правильного и достоверного оформления. В случае если заполнение ТОРГ-12 было проведено не надлежащим образом, к организации будут применены штрафные санкции, и она понесет непредвиденные расходы.