Как писать объяснительные грамотно. Пример объяснительной записки об опоздании на работу

Когда сотрудник игнорирует или по иным причинам не справляется со своими обязанностями, прописанными в трудовом договоре, то, прежде чем назначить взыскание в виде штрафа, выговора или даже увольнения, начальство первым делом потребует предоставить объяснительную записку. В документе должны быть подробно указаны уважительные причины невыполнения служебных обязанностей или допущенных ошибок во время работы. Обязанности, которые должен выполнять нанятый сотрудник, прописываются либо при заключении договора при приеме на работу, либо в должностной инструкции. Новичка обязаны ознакомить с перечнем должностных обязанностей, в свое время сотрудник обязан подтвердить то, что ознакомлен с ними и обязан исполнять в надлежащем виде.

Правила составления объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей

При написании объяснительной на имя начальника, необходимо учитывать несколько негласных правил:

• не пытайтесь обмануть начальство, приукрашивая действительность или описывая события, которых не было на самом деле – руководство может все проверить, в итоге ложь станет отягчающим обстоятельством;


• в записке не стоит винить в произошедшем коллег и тем более начальство, такие действия могут только ужесточить вероятное дисциплинарное взыскание;


• не надо писать о том, что вы якобы чего-то не знали, такое признание только подтвердит вашу некомпетентность как работника, а также укажет на то, то должностную инструкции вы не изучали;


• не стоит прибегать к резким выражениям и угрозам, такой прием лишь настроит ваше руководство против вас.

Старайтесь писать объяснительную записку таким образом, чтобы у начальства сложилось о вас хорошее мнение. Честность и искреннее раскаяние будут только плюсом, этот факт непременно следует учесть.

Пишите текст правдиво и простыми словами, указывая, что именно вы не выполнили и по какой причине это случилось. Особенно подробно стоит расписать причину невыполнения ваших обязанностей или ошибок во время их исполнения. Можно сослаться, например, на плохое самочувствие, которое мешало адекватно выполнить требования начальства в силу сильного недомогания.

Также допускается указать, что вы неправильно поняли задание начальства. Еще один оправдательный вариант – слишком большая загруженность, из-за которой вы не успели выполнить задание или совершили ошибку, например, из-за большого наплыва клиентов.

Важное условие: честно и спокойно признавайте свой промах и не вините в нем других. Не лишним будет приписать в конце записки, что впредь вы постараетесь не допускать подобных ошибок.

Как оформляется объяснительная:

• в верхнем углу справа пишется ФИО и должность адресата, а также полное название компании;


• ниже стоит указать ФИО и должность сотрудника, автора объяснительной записки;


• еще ниже в центре листа указывается название самого документа;


• текст объяснительной;


• в конце классически ставятся инициалы, подпись и дата написания.

Подобная форма оформления – это стандартный вариант для большинства документов такого рода: объяснительных, жалоб, претензий и прочих форм.

Объяснительная, написанная сотрудником, вместе с докладной запиской от начальника отправляется к вышестоящему руководству, которым и будет принято решение по поводу дисциплинарного взыскания.

Работник имеет полное право не писать никаких объяснений, однако в таком случае он должен знать, что отсутствие объяснительной не влияет на дисциплинарные взыскания. Вместо объяснительной в таком случае вместе с докладной запиской отсылается акт об отказе.

Образец 1

Директору ОАО «Каравелла» Гущиной А.Е.

От старшего продавца Мироновой Н.И.

Объяснительная записка

Я, Миронова Наталья Ивановна, работаю в должности старшего продавца с августа 2015 года, с должностными обязанностями и внутренними распоряжении компании ознакомлена. По поводу жалобы на меня со стороны клиентки прилагаю пояснительную записку. Моя рабочая смена занимает период с 9:00 до 18:00, как и рабочий график магазина по будням с 9:00 до 18:00. Я не обслужила покупательницу 12.09.16 в 18:05 по причине того, что касса уже была снята, а время работы магазина закончено, отдел закрыт. Виноватой себя не считаю.

16.09.2016 Миронова Н.И (подпись)

Образец 2

Директору ООО «Замтехстрой» Захарову Д.Б.

От начальника отдела программного обеспечения Михальченко О.И.

Объяснительная записка

Я, Михальченко Олег Иванович, занимаю должность начальника отдела программного обеспечения на предприятии с сентября 2013 года. Со своими должностными обязанностями, а также внутренними распоряжениями фирмы, ознакомлен и выполняю неукоснительно. Сбой в работе отдела произошел 11.11.2016 в 14:25 по причине перебоя передачи электричества. Мной были приняты все необходимые меры по устранению неполадок в электросети. В ходе обращения в соответствующие инстанции, было выяснено, что произошла авария по причинам, по причинам, не зависящим от меня и остальных сотрудников фирмы. Прошу принять данные к сведению. Прилагаю к записке квитанцию от электрика, удостоверяющую проведение ремонтных работ.

Любой работник хоть раз в жизни попадал в ситуацию опоздания на рабочее место, невозможности выхода на службу или исполнения должностных обязанностей качественно и в срок. Любое из таких нарушений может произойти по причинам как уважительным, так и неуважительным. Какими их посчитает начальник, зависит от того, как сумеет объяснить произошедшее провинившийся сотрудник.

Если предстоит писать объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей

По поводу возникшей ситуации ему предстоит высказаться в письменном виде, а именно составить документ, именуемый объяснительной запиской. Данная бумага носит пояснительный либо оправдательный характер.

Следует понимать, что объяснительная записка начальнику относится к числу официальных документов и оформление ее производится по определённым правилам. Содержание ее - информация, служащая объяснением причин допущенного проступка или нарушения. Назначение - предоставить возможность работнику продемонстрировать свой взгляд на возникшую проблему (ситуацию), изложить суть дела своими словами и оправдаться (по возможности) в глазах руководства.

В правильном оформлении объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей, как и любого официального документа, заинтересован тот, кто ее составляет, а именно допустивший нарушение работник. От того, насколько удачной и грамотной будет подача ситуации в его изложении, зависит решение руководства о наложении меры взыскания.

Как это сделать?

Очень важно попытаться донести до начальства причины случившегося. Ведь порой вины работника в недоразумении нет или же она минимальна. Если же, рассмотрев все обстоятельства дела, руководство всё же признает подчинённого виновным, к нему возможно применение дисциплинарных мер - вплоть до увольнения за невыполнение должностных обязанностей. Поэтому отношение к оформлению записки должно быть серьезным.

В определённых предусмотренных законодательством случаях составление ее обязательно. В других - объяснить ситуацию работнику предлагается по собственной инициативе. Часто при этом можно услышать вопрос: обязан ли провинившийся предоставлять объяснительную записку?

Следует знать, что данное действие относится к его правам, а не к обязанностям. Что это значит? Дело в том, что самого понятия объяснительной записки как такового в законодательстве нет. Формулировка действующего ТК РФ гласит о "затребовании объяснений в письменном виде". Предоставлять их работник обязан в случаях нарушений дисциплины труда, неисполнении собственных обязанностей или совершения неправомерного поступка. При этом устная форма объяснения не принимается.

О сути документа

Объяснительная записка оформляется не только в случае дисциплинарных нарушений, но и в других ситуациях. К числу последних можно отнести любое действие, в котором требуется оправдаться. Например - причинение ущерба рабочему имуществу.

В связи с этим важно уяснить себе суть упомянутого документа. Она заключается в письменном изложении произошедшего случая. Объяснительная записка не содержит каких-либо заявлений или просьбы разобраться в ситуации спора. В этом главное отличие ее от служебных документов другого вида, например, заявления либо докладной о невыполнении должностных обязанностей.

Таким образом, в написании и предоставлении ее начальству заинтересован сам провинившийся, так как данный документ дает ему шанс письменно донести до руководства собственную точку зрения на ситуацию. В то же время принудить его к обязательному написанию такой записки никто не вправе. В случае нажима он может подать жалобу в надзорную инстанцию.

Поговорим о правовой базе

Статья 193-я ТК РФ указывает, что объяснительная записка должна быть написана работником до того, как к нему могут быть применены дисциплинарные меры (издан приказ о невыполнении должностных обязанностей). На составление и подачу ее ему дается два дня. В случае невыполнения указанного действия может быть сформирован соответствующий акт.

Важно понимать, что при отсутствии официальных объяснений ответственности за нарушение избежать всё равно не удастся. Если работник не использует свое законное право оправдаться, это остаётся его личной проблемой.

Кроме того, данный документ упоминается в статье 247-й ТК РФ. В ней закреплено положение, согласно которому, в случае нанесения ущерба для выяснения причины случившегося требование ко всем причастным лицам предоставить письменные объяснения является законным и обязательным. В случае отказа от или передачи работодателю составляется соответствующий акт. Но официальной формы данного документа (пояснительной записки) на законодательном уровне так и не утверждено.

Форма объяснительной записки

Данная бумага относится к одной из специфических форм деловых документов. Соответственно, все правила оформления подобных актов при ее написании должны быть соблюдены. Писать следует на листе формата А4. В шапке документа приводится должность получателя (чаще всего это руководитель фирмы) вместе с данными самого работника, его должностью, структурным подразделением. Затем в обязательном порядке идет название документа и сам текст.

Утвержденной формы объяснительной записки не существует. То есть единых требований к ее заполнению законом в законодательстве не содержится. Но мы все же приводим для наших читателей один из в качестве общего ориентира.

Стиль изложения, используемый работником, должен быть деловым. При написании важно соблюдать стилистические и грамматические правила языка. Допускается присутствие технических терминов и профессионального сленга, но использовать не следует. Никакой двусмысленности данный документ содержать не должен, поэтому текст обязан быть написан логическим и чётко выверенным стилем. Изложение случившегося происходит всегда от первого лица, корректным языком, грамотно, без стилистических и орфографических ошибок.

Что важно упомянуть

Все обстоятельства, послужившие причиной проступка или правонарушения, должны быть изложены подробно. Поведение самостоятельно оценивается с точки зрения правомерности. Обязательно должны быть указаны все существенные обстоятельства, содействующие совершению проступка.

Необходимо подчеркнуть признание либо непризнание вины, а также зафиксировать мнение пишущего по поводу наступивших последствий обсуждаемого проступка и отношение его к предстоящему привлечению к ответственности. Следует ли самому оценивать свои действия в тексте объяснительной? Если наличие вины признается работником, это необходимо указать с последующим уточнением о недопустимости будущих подобных нарушений.

Чаще всего выполняют объяснительную записку от руки. Как вариант можно набрать её на компьютере, но с психологической точки зрения подобный документ вызовет меньше доверия у работодателя в связи с некоторой своей шаблонностью. Начальник может заподозрить, что подходящий по смыслу текст элементарно скачан (с внесением минимальных правок) из интернета, где во множестве имеются примеры объяснительных записок на все случаи жизни.

Кто и когда может потребовать объяснительную

Потребовать отчета работника в случае невыполнения им собственных трудовых функций имеет право тот, кто непосредственно отвечает за результат выполнения данного производственного задания. Но право требовать написания объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей принадлежит лишь руководителю предприятия либо непосредственному начальнику.

Выше уже упоминалось, что объяснительные записки в обязательном порядке пишутся в случаях дисциплинарных проступков либо причинения материального ущерба фирме. Следует теперь уточнить, что конкретного предприятия могут быть закреплены и иные ситуации, в которых работодатель имеет право потребовать письменных объяснений. В этом случае объяснение может быть получено на основании так называемого требования работодателя.

Документ, именующийся требованием, оформляется на специальном бланке и подлежит регистрации в отдельном журнале, как любая Его предоставляют сотруднику под подпись с указанием даты передачи. Данное число позволяет ориентироваться в соблюдении законности при составлении объяснительной.

В случае возможных судебных разбирательств оформленное надлежащим образом требование послужит свидетельством того, что работодатель вёл процедуру расследования причин случившегося и принимал решение о мерах взыскания с соблюдением всех норм закона. Если работник не только отказывается писать объяснительную, но и получать на руки требование, необходимо составить об этом акт.

Психологические нюансы

Следует иметь в виду, что невыполнение задания может быть обусловлено совершенно разными обстоятельствами. Порой это случается безотносительно к поведению работника. Если он не чувствует за собой никакой вины, это требуется в убедительной форме обосновать, сопроводив серьезными доказательствами.

Крайне не рекомендуется пытаться при написании объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей перекладывать вину либо ответственность на других лиц, в частности, на того же руководителя. Маловероятно, что данная линия поведения найдет понимание у начальства.

Например, вы допустили ошибку по невнимательности - в связи с плохим самочувствием. Можно написать, что причиной проступка явилось переутомление, но не стоит подчеркивать, что исходным фактором послужило долгое отсутствие отпуска по вине того же самого начальника.

Что еще должно быть в тексте

Стандартное окончание объяснительной - признание осознания последствий поступка и обещание приложить все возможные усилия для исправления ситуации, а также заверение в недопустимости аналогичных ошибок впредь.

От промахов в трудовой деятельности не застрахован никто из сотрудников - от новичков до опытных работников. Ошибки являются следствиями самых разных причин, которые могут быть как объективными, так и субъективными. Каждая из них должна быть подробно обрисована в тексте объяснительной, все обстоятельства и предпосылки случившегося - описаны достаточно подробно.

Не стоит обвинять в случившемся коллег, но в случае отсутствия вины выдумывать ее искусственно также не рекомендуется. Обстоятельства, изложенные в документе, должны соответствовать реальным.

Другие поводы к написанию объяснительных

Если объяснительная пишется за такой вид проступка, как опоздание, то следует понимать, что данное событие относится к дисциплинарным нарушениям и причины его совершения должны быть объяснены. Если обстоятельства дела будут признаны руководством уважительными, наказания можно будет избежать. В противном случае опоздавшего ждёт применение дисциплинарных мер воздействия.

Объяснительная по такому случаю относится к кадровым документам. Она должна быть передана непосредственно руководителю либо в отдел по работе с персоналом (отдел кадров). Если речь идёт о прогуле, под которым законодательством понимается отсутствие на рабочем месте всю смену или подряд 4 часа в течение одного дня (смены), то можно предполагать расторжение трудового соглашения.

Именно потому в данном случае работник особенно заинтересован в предоставлении приемлемого объяснения своих действий. Уважительными могут быть признаны подтвержденные документально следующие причины: болезнь самого сотрудника или его близких, авария, смерть кого-то из членов семьи, несчастный случай либо стихийное бедствие. Причём любую из этих причин следует подтвердить документально.

Можно ли не писать записку и чем это грозит?

Как уже было упомянуто, обязательным данное действие не является. В написании ее в первую очередь заинтересован сам работник в целях положительного решения разрешения ситуации. Статьи 193-я и 246-я Трудового кодекса предлагают отказ от предоставления объяснительной зафиксировать при помощи специального акта. Но шансы избежать наказания при этом, естественно, значительно уменьшаются. Других конкретных последствий отказ от написания не несет.

Лишая себя возможности высказать личное мнение и предоставить свое видение ситуации, чаще всего вы не добьетесь смягчения дисциплинарного взыскания (например, отмены выговора за невыполнение должностных обязанностей). Ведь любому руководителю подобный отказ покажется нежеланием признавать собственную вину или ошибку, особенно в тех случаях, когда она очевидна.

На заседании комиссии по государственному строительству и местному самоуправлению 21 мая депутаты рассмотрели отчет Контрольно-счетной палаты Москвы о проверке внутригородских муниципальных образований.

Как рассказал аудитор КСП Вячеслав Литвинцев, в ходе проверки внутригородских муниципальных образований (ВМО) были выявлены серьезные нарушения. По результатам обследования эффективности использования средств субвенций из бюджета города и городского имущества, переданного ВМО для организации досуговой и спортивной работы с населением оказалось, что площадь нежилых помещений и спортивных площадок не всегда соответствовала тому, что записано в договорах передачи этого имущества. В среднем по городу площадь неиспользуемых спортивных площадок составляет 2%, нежилых помещений - 10%. При этом из городского бюджета выделяются деньги на спортивную и досуговую работу с населением на этих площадках. Также установлено, что движимое имущество, находящееся на спортивных площадках, не всегда соответствовало перечням этого имущества. "Нежилые помещения и спортивные площадки, переданные муниципалитетам, не используются в полном объеме вследствие либо необходимости их капитального ремонта, либо аварийного состояния. В ряде районов установлены факты нецелевого использования государственного имущества. Были установлены и факты предоставления в префектуры недостоверных отчетов. Сумма ущерба бюджету города Москвы составила 713,6 тыс. рублей, из них только по району Отрадное - 119,2 тыс. рублей", - заявил Вячеслав Литвинцев.

Ряд муниципальных образований аудиторы проверили более детально и выявили значительно более серьезные нарушения.

В ходе проверки ВМО Хамовники было выявлено неправомерное и неэффективное расходование средств субвенций, предоставленных муниципалитету, на сумму 1 млн. 629,6 тыс. рублей. На часть площадей отсутствовали правоустанавливающие документы. Так, 846,2 кв. метра использовалось вне надлежащего оформления документов, 410,8 кв. метра не использовалось, 122 кв. метра использовалось не по назначению.

В ходе проверки ВМО Басманное было выявлено неправомерное и неэффективное использование бюджетных средств в общей сумме 923,6 тыс. рублей, а сумма ущерба городскому бюджету составила 624,4 тыс. рублей.

В ходе проверки целевого и эффективного использования бюджетных средств ВМО Можайское при исполнении муниципального контракта были выявлены наиболее серьезные нарушения. Муниципалитет принял работы, объем которых не соответствовал фактическому. Кроме того, были проведены работы, в которых не было необходимости. Наконец, на ряд работ были завышены расценки. В результате этих действий бюджету ВМО Можайское был нанесен ущерб в размере 3 млн. 086,2 тыс. рублей. Материалы проверки направлены в Управление Федеральной службы безопасности РФ по Москве и Московской области.

По мнению председателя комиссии МГД по государственному строительству и местному самоуправлению Татьяны Портновой (фракция "ЕДИНАЯ РОССИЯ"), необходимо выявлять системные нарушения и принимать меры к тому, чтобы они в дальнейшем не повторялись. Одна из проблем заключается в том, что помещения переданы муниципалитетам в состоянии, непригодном для организации работы с населением. "Город должен был передать отремонтированные помещения, пригодные для работы. Мне кажется, город должен все помещения, которые находятся в неудовлетворительном состоянии, капитально отремонтировать, а затем уже содержать их будут органы местного самоуправления", - заявила Татьяна Портнова.

Существует еще ряд проблем. В частности, некоторые помещения не переведены из жилого в нежилой фонд, для выполнения работ выбираются случайные организации, зачастую - фирмы-однодневки, а в органах местного самоуправления очень низкий уровень финансового контроля.

В настоящее время, по словам Вячеслава Литвинцева, в городе проводится инвентаризация всего имущества, переданного муниципалитетам, и ведется работа по изменению существующего порядка расчета субвенций. Кроме того, Департаментом территориальных органов исполнительной власти подготовлен ряд проектов модельных муниципальных актов, определяющих порядок реализации ими отдельных государственных полномочий.

Подводя итоги обсуждения, Татьяна Портнова отметила, что органы местного самоуправления должны более активно работать на территории. В том числе используя площадки, которые не переданы им для ведения досуговой работы, но которые имеются в районах. Это кинотеатры, школьные залы, межшкольные стадионы, ФОКи и другие объекты.

Как отметила в интервью "Московскому собранию" после окончания заседания Татьяна Портнова, в ходе обсуждения депутаты и представители исполнительной власти попытались выявить системные нарушения.

Они заключаются в использовании переданных помещений. Либо эти помещения непригодны для проведения работы с населением, либо они не отремонтированы, и их надо ремонтировать. Надо принимать решение. Если они непригодны - значит, их надо вернуть в город и использовать по другому назначению. Если же они пригодны, но требуют ремонта, то они должны быть капитально отремонтированы за счет города. И после этого муниципальные учреждения смогут ими пользоваться. А в том состоянии, в котором они сегодня, муниципалитеты работу проводить не могут. И оказывается, что деньги на эту работу они получают, а вести ее негде. Да, они могут делать это на других площадях. Но в каждом районе необходимо выяснить, есть ли эти площади. Есть ведь учреждения культуры, есть прекрасные залы в школах. Есть спортивные комплексы. Но есть районы, где этого всего не хватает. То есть каждый район требует четкой и детальной проработки. Это в ходе заседания комиссии подтвердили и представители Департамента территориальных органов исполнительной власти города Москвы.

Основные нарушения связаны с тем, что деньги из бюджета на проведение этой работы выделяются, а проводить работу либо нет возможности на тех площадках, которые выделены, либо муниципалитет не видит других площадок. Это не всегда злой умысел. Иногда нет возможности. А иногда, конечно, нарушения вполне осознанные, и такие материалы надо передавать уже в прокуратуру. Например, в Можайском районе, судя по тем документам, которые мы получили из Контрольно-счетной палаты Москвы, это явно злой умысел. Потому что такие деньги "отмыть", ничего не отремонтировав, - это достаточно серьезно. По документам все сделано. А на самом деле никто ничего не делал, а деньги списали.

Вызвало вопросы у аудиторов и то, как муниципалитеты проводят мероприятия. Допустим, в ходе проверки оказывается, что организации, с которой заключен договор, нет. Куда ушли эти деньги? А договор заключен, мероприятие вроде как прошло. Я сама бывала на таких мероприятиях. Я это называю "я с Митрошкой и поп с гармошкой". Бывает такое, когда полтора выступающих, и три жителя из окна смотрят на это мероприятие. Все, деньги списали. И вроде как прошло замечательное районное мероприятие. А есть другие примеры. Проходят реально широкомасштабные районные мероприятия, на которые затрачены не только большие деньги, но и колоссальные усилия.

Результат заседания комиссии я вижу в том, что каждый район имеет свои потребности, зачастую разные, в проведении различных мероприятий и в использовании переданных им помещений. Где-то помещений достаточно. Это не только те помещения, которые выделены муниципалитету, но и просто те, которые имеются в районе. И надо каждому району ставить определенные задачи. В том числе в зависимости от состава населения. Например, у нас есть полностью молодежные районы. Там необходимо заниматься спортом и досугом, на таких-то площадях. А есть центральные районы, где население в основной массе немолодое. И площадей там практически нет. Так, может, использовать кинотеатры, какие-то другие помещения? А не просто говорить: дайте нам площади, а мы не будем знать, что с ними делать. Есть спальные районы, куда население в основном возвращается после работы. Там жители отдыхают в выходные - в парках, скверах и других публичных местах. Значит, муниципалитету нужно ориентироваться на это. Да, существуют клубы. Но надо работать с людьми и в тех местах, где они собираются. Идти к населению. Не звать куда-то на праздники, а, наоборот, выйти к людям и сказать: знаете, у нас будет замечательный праздник в таком-то парке, приходите!

Мы пришли к выводу о том, что в каждом районе обязательно должен быть свой подход, и каждый муниципалитет должен разрабатывать свою программу работы с населением и рационального использования тех активов, которые передал им город. При этом сам район должен решить, какие направления работы с населением нужно развивать. Ведь муниципалитет как никто знает, кто живет на территории и чем интересуется. Они должны сказать: нам под наши задачи нужно, чтобы разрешили использовать ФОК, или межшкольный стадион, или еще что-то. Инициатива должна быть снизу. А городские власти тогда скажут: мы даем вам ФОК на пять часов. Даем межшкольный стадион, где вы можете со своими тренерами организовывать спортивные мероприятия. Даем кинотеатр для досуговой работы. Вообще там, где муниципалитеты грамотные, они сами знают, что им делать.

И когда такие муниципалитеты поднимают вопрос о том, что им нужны еще полномочия, мне всегда хочется сказать: давайте вы выполните хотя бы те полномочия, которые уже переданы. Да, это иногда не совсем "вкусно". Это не распределение палаток, торговли и не согласование строительных площадок с гаражами. Но это то, что связывает вас с населением, а не с коммерсантами и исполнительной властью, - заявила Татьяна Портнова.

У каждого порой бывают "проколы" по работе - опоздания, вольные или невольные нарушения дисциплины и т. п. Чего следует ждать от работодателя в этих случаях?

Статья 193 Трудового Кодекса гласит, что применение дисциплинарного взыскания работодателем к работнику в случае нарушения должно предваряться письменным объяснением последнего. То есть необходимо взять с него объяснительную записку. Что это такое? Как писать объяснительные? Столкнувшиеся с этим впервые часто теряются и начинают паниковать. Между тем, все не так страшно.

Объяснительная записка - это документ, содержащий официальную версию случившегося от лица "проштрафившегося" сотрудника с его подписью и датой. Отказ подчиненного предоставить требуемое объяснение - не повод для наложения взыскания. Но в этом случае (если объяснительный документ отсутствует в течение двух рабочих дней) должен быть составлен соответствующий акт.

Кто может ее потребовать?

Отсюда вывод - объяснительную имеет право требовать именно работодатель, а не все подряд (например, представитель проверяющих органов такого права не имеет). И другой - объяснительную все же лучше написать, чтобы максимально прояснить ситуацию и зафиксировать документально имеющиеся уважительные причины нарушения.

В случае дальнейших разногласий с начальством объяснительная - официально принятый документ, что может сработать в вашу пользу. Отсутствие же ее дает право начальству истолковывать ваши действия по собственному усмотрению.

Не врите!

Есть негласные правила по поводу того, как писать объяснительные, которые обязательно нужно соблюдать во избежание еще больших неприятностей. Прежде всего, никогда не пишите в объяснительной неправду. Вероятность уличения в недостоверности очень велика, и вы ложью еще больше испортите репутацию.

Не пытайтесь переложить вину на коллег, так как в этом случае объяснительные затребуют еще и от них. Каждый предоставит собственную версию, и неизвестно еще, какие подробности могут при этом всплыть. А врагов точно наживете.

"Я не знал..."

Не пишите, что вам чего-то не объяснили и чему-то не научили. Существует должностная инструкция, ее вы подписывали при приеме на работу. В норме все ваши обязанности, зона ответственности и большинство форс-мажорных ситуаций должны быть в ней четко прописаны. Лучше перед тем, как писать объяснительные, еще раз пройтись по ее положениям, чтобы точно знать, чего писать не надо.

Если же вы будете упорствовать в собственном неведении, работодатель затребует объяснительную уже от вашего непосредственного руководителя, который при вашем приеме был обязан все рассказать и показать. А это ничем не лучше объяснительных от коллег.

Инструкция - наше все

Как писать объяснительные по всем правилам? Для придания веса документу лучше составлять его, ссылаясь на пункты должностной инструкции. Явные промахи можно подать как неверную трактовку. А если уж так хочется кого-то обвинить, без излишних эмоций сошлитесь на недоразумения на почве разного истолкования этих самых пунктов. Или, в крайнем случае, на предвзятое к себе отношение.

Маленькая хитрость: чтобы свести к минимуму ощущение собственной вины и придать ситуации деловой характер, озаглавьте документ не "Объяснительная" а "Пояснительная записка".

Если ваше нарушение слишком наглядно, и выкручиваться смысла нет, лучший выход - сослаться на болезнь, плохое самочувствие, перегрузки на работе. В этом случае в конце обязательно укажите, что признаете ошибку и впредь обязуетесь подобного не допускать.

Форма написания

Как грамотно написать объяснительную? Все объяснительные пишутся по определенному шаблону, который включает, прежде всего, указание организации, должности и ФИО того лица, которому она адресована. Затем - от кого именно (также с указанием должности) и наименование "Объяснительная (либо пояснительная) записка".

Текст, как правило, начинается со слов "Относительно..." или "Касательно...", за которыми следует непосредственное описание ситуации. Оно должно быть информативным, но без несущественных подробностей, и написано строго по сути дела.

В конце объяснительной указывается фамилия составителя, ставится его подпись и текущая дата.

Когда она требуется

В каких случаях пишется объяснительная на работе? Перечень возможных ситуаций приводится в Трудовом кодексе. Давайте рассмотрим их подробнее.

Чаще всего объяснительные пишутся в случаях нарушения трудовой дисциплины. К ним относятся: опоздания, отсутствие в течение 4 часов и более на рабочем месте, появление в нетрезвом виде на работе. Кстати, в последнем случае вас могут уволить немедленно.

Проверяй проверяющего

Другой, не менее частый вариант - проверки и ревизии. По их итогам составляется акт с перечислением всех выявленных нарушений и несоответствий. Такой акт обязательно должен содержать ссылку на нарушенный вам пункт инструкции.

Бывает, что проверяющие копируют форму акта из предыдущих проверок (нарушения, как правило, однотипные), не удосужившись проверить актуальность законов и инструкций. В этом случае возможны ссылки на уже отмененные положения.

Как правильно написать объяснительную в этом случае? В собственных интересах вам следует сопоставить вменяемые вам нарушения с пунктами должностной инструкции. В отдельных случаях может выйти, что нарушения как такового не было. Укажите это в оправдательном документе. Если же акты составлены не по форме или не содержат ссылок на нормативные положения, доказать нарушение будет сложно, если вообще возможно.

Ох уж эти коллеги...

Еще встречается вариант, когда служебную записку на вас "накатали" из соседнего отдела или структурного подразделения. Причин тому может быть очень много. Как реагировать? Если претензии предъявляет вышестоящее начальство, лучше подробно отчитаться во избежание недоразумений.

Когда же ябедничают коллеги одного с вами уровня, не будет лишним выяснить подоплеку происходящего и предъявить начальству собственную версию. Как правильно написать объяснительную в данной ситуации? Вопрос непростой, многое зависит от сложившихся отношений и атмосферы в коллективе.

Что же следует писать в тех случаях, когда объяснение неизбежно?

Если вы опоздали

Итак, рассмотрим опоздание на работу (широко распространенный вариант). Строго говоря, в действующем ныне ТК отсутствует понятие «опоздание». Закон оперирует термином «рабочее время» и ведет речь об «отсутствии на рабочем месте без уважительных причин». То есть работодатель имеет право применить санкции, если вас не было на работе в любой промежуток рабочего дня.

Какие именно санкции? Если из-за вашего отсутствия производство не остановлено и убытков не случилось, максимальная штрафная мера - выговор либо замечание. Но понятие «опоздание», как правило, регламентируется собственными (внутренними) нормативными положениями организации, которые вы подписывали при приеме на работу.

Не теряйтесь

Пример объяснительной записки об опоздании на работу привести достаточно сложно - каждый случай индивидуален. Но общие принципы ее написания, конечно же, существуют. Данная бумага, как и прочие, пишется на имя руководителя и несет разъяснение ситуации и причин опоздания. Обязательно указывается дата составления и, конечно же, личная подпись.

Если вы планируете в дальнейшем оспаривать грозящие последствия опоздания, позаботьтесь о написании данного документа в двух экземплярах. Первый отправится в канцелярию, второй с отметкой секретаря о принятии остается у вас.

Хороший пример объяснительной записки об опоздании на работу - когда после указания причин нарушения уточняется свое отношение к ситуации, допустим, "на основании всего изложенного причину опоздания считаю уважительной".

Если имеются какие-либо документы в оправдание вашего отсутствия на работе (справка о посещении поликлиники, повестка в суд и т. п.), их нужно приложить к объяснительной.

Вы - прогульщик

В случае прогула, каковым Трудовой кодекс считает отсутствие в течение 4-х часов и более на своем рабочем месте, причина чаще всего неуважительная. Исключением может стать форс-мажорная ситуация - например, курьер организации при выполнении обязанностей задержан работниками полиции и доставлен в отделение для выяснения личности. Причем возможность связаться с начальством и прояснить ситуацию у него отсутствовала. В оправдание необходимо предоставить копию протокола.

Если работника "потеряли" на работе в течение длительного времени (ситуация возможна, например, на крупном предприятии с множеством цехов и большим количеством персонала), то причины тому могут быть самыми разными. Например, острая зубная боль и срочный поход к стоматологу. Бывает, что человек не успевает или не имеет возможности предупредить о необходимости срочно покинуть работу. Тогда нужно запастись справкой из поликлиники с указанием даты и времени нахождения на приеме.

Если у вас бытовая травма

Не всякая объяснительная связана с провинностью. Порой она бывает необходима при независящих от вас обстоятельствах. Например, в случае бытовой травмы. Если вас угораздило травмироваться, что зафиксировано больничным листом, на работе придется в письменном виде подробно описать обстоятельства произошедшего. Это требуется для оплаты вашего листка нетрудоспособности.

В данном случае в комиссию по социальному страхованию организации пострадавшим предоставляется объяснительная по травме. Образец ее можно взять у председателя упомянутой комиссии. Записка должна содержать описание несчастного случая с указанием медицинского учреждения, выдавшего лист нетрудоспособности и срока действия последнего.

Объяснительная в школу

Помимо объяснительных на работе, всем родителям время от времени приходится составлять подобный документ для школы, где учится ребенок. Как правило, требуется одно - изложить причины пропуска учащимся занятий. Форма такой объяснительной может быть произвольной, но все же лучше придерживаться определенной структуры.

Как правильно написать объяснительную в школу?

В шапке документа должны присутствовать номер и название учебного заведения и фамилия лица, на чье имя он пишется (обычно это директор) в дательном падеже. Заголовок "Объяснительная записка" приводится без кавычек.

В тексте после указания факта пропуска занятий (с точной датой) приводятся собственно причины этого факта. Чаще всего это болезнь или плохое самочувствие, участие в соревновании либо семейные обстоятельства (например, поездка куда-либо).

На объяснительной обязательно должна стоять дата ее составления и подпись.

Допущение ошибки при работе способно привести к серьезным последствиям. Можно избежать проблем с начальством, доказав уважительную причину допущения ошибки. Делается это с помощью написания соответствующей .

Особенности объяснительной записки об ошибке на работе

Грамотно составленная записка поможет сотруднику отчитаться перед работодателем за неверно выполненную работу. В случае если предоставленные доводы окажутся достаточно убедительными, работодатель может вообще снять ответственность с работника. Рассмотрим ряд особенностей написания данной записки:

1. Написание объяснительной записки – ответственность не только сотрудника, но и работодателя. Дело в том, что без этой записки работодатель не может наложить взыскание.
2. Работодателю необходимо установить все обстоятельства причиненного ущерба: это также обязывает обе стороны к написанию объяснительной записки.
3. Записка пишется деловым языком – литературным или научным стилем без разговорной лексики. При этом записка составляется от первого лица.
4. Не нужно пытаться солгать, описывая ситуацию. Если в ней было задействовано несколько лиц, то написать объяснительную записку придется каждому, поэтому правда наверняка выяснится так же, как и ложь.

Вот один из примеров такой записки:

Четких правил, описывающих порядок написания объяснительной записки об ошибке на работе, нет. Однако рекомендуется набирать текст на компьютере, а не писать от руки. Это будет проще и для сотрудника, и для работодателя. Кроме того, следует уточнить в отделе кадров наличие специальных бланков для объяснительных записок: если таковые имеются, лучше воспользоваться ими.

Порядок написания объяснительной записки об ошибке на работе

Желательно при написании объяснительной записки соблюдать установленный порядок. Он состоит в формализованном формате создания любых документов. Рассмотрим данный порядок более внимательно:

1. Написание шапки . Шапка документа прописывается в верхнем правом углу. В ней следует указать должность и ФИО того, кому вы адресуете записку, а также аналогичные собственные данные.
2. Заголовок . После шапки сразу пишут “Объяснительная записка”.
3. “Тело” объяснительной . Здесь максимально подробно укажите все нюансы произошедшей ситуации. Все описанное должно быть указано максимально точно – используйте временные указатели и даты. При возможности подкрепите указанные обстоятельства доказательными фактами. Событие нужно не просто описывать, но и пояснить, то есть создать своего рода “оправдание” для произошедшего.
4. Дата и подпись сотрудника . Это последний этап написания записки. Дата написания записки ставится в нижнем левом углу, роспись – в нижнем правом.

Вот образец записки, написанной в вышеизложенном порядке:

Описывать ситуацию нужно адекватно и честно. Если известно наверняка, кто совершил ошибку, стоит указать это лицо и предоставить, по возможности, доказательства. Если виновато лицо, которое пишет записку, также стоит указать себя в роли виновника.