Главная » Ответы консультанта » Как написать объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей? Как правильно написать объяснительную, разъяснительную записку, чтобы не наказали: советы. Когда она требуется

Как написать объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей? Как правильно написать объяснительную, разъяснительную записку, чтобы не наказали: советы. Когда она требуется

Объяснительная записка - это документ. Он не имеет движения за пределами работы организации и доступен только для внутреннего обращения. В нем указывается, по какой причине виновник совершил тот или иной поступок.

Что послужило следствием другого отрицательного явления. Объяснительная может быть как самостоятельным документом, так и дополнением к основному. В последнем случае в нем указываются пояснения к основному.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Цель составления записки: прояснение сложившейся ситуации главным лицом. Он может быть виновным или не виновным. Она составляется для проведения внутреннего разбирательства. Выявить причины и прийти к нахождению виновного или, наоборот, его оправдания.

Согласно ТК РФ, директор организации должен запросить у обвиняемого объяснительную записку. Работник, в свою очередь, может отказаться, тогда работодатель имеет право наложить дисциплинарное взыскание без разбирательства.

Следует отметить, что запрашивать написание объяснительную записку имеет право только работодатель. Если такое обращение последовало, лучше его исполнить. Просьбы начальника отдела или вашего руководителя можно оставлять без внимания.

Объяснительная записка должна проинформировать работодателя о случившемся инциденте. Видение ситуации должно быть изложено с позиции составляющего. Иногда она пишется для разъяснения какого-либо проекта или отчета. В этом случае она пишется в произвольной форме и прикладывается к основному документы.

Как правильно написать объяснительную записку на работу

Форма объяснительной записки:

В верхнем правом углу указывается на чье имя составляется объяснительная записка (работодатель).
Под указание на кого, пишется от кого она составляется, указывая при этом должность.
По центру пишем название: «Объяснительная».
В самом тексте указываем причину случившегося и следствие поступка.
В правом нижнем углу ставим подпись и дату.

К основным правилам составления объяснительной записки относятся:

Пишите только правду. Если вскроется ложная информация, последствия отрицательно скажутся на вашей работе.
Не перекладывайте вину на коллег. В случае задействования нескольких людей, работодатель вправе запросить объяснительные у них и они изложат свое видение ситуации. Результатом станет выявление разногласий. Тем самым вы дополнительно получите врагов – коллег.
Не стоит писать: «мне не подсказали», «меня не научили» и т. д. При оформлении на работу вами подписывается должностная инструкция, в которой указан перечень необходимых знаний и умений для занимаемой должности.

При написании объяснительной записки опирайтесь на документы (должностные инструкции и т. д.). Можно указать, что неверно понял формулировку и т. д. При возможности лучше назвать документ не «Объяснительная записка», а «Пояснительная записка».

При допущении серьезной ошибки, можно опираться на большой объем работы или плохое самочувствие. В заключение можно указать, что вы признаете за собой данную ошибку, обязуетесь устранить и впредь не допускать.

Тип изложения объяснительной записки:

Изложение возможно только в деловом стиле.
Краткость, без дополнительных пояснений, не относящихся к событию.
Объяснение от 1-ого лица.
Дата и подпись обязательна.

В случае серьезного дисциплинарного проступка и возможности в будущем судебного заседания, для написания объяснительной записки лучше обратиться к юристу.

Отказ от написания записки допускается, но впоследствии будет относиться плюсом не в вашу сторону. Лучше изложить свою точку зрения в ситуации. Если вы не виноваты, обратите на это особое внимание при изложении пояснений. Можно добавить волшебную в таких случаях фразу: «В сложившейся ситуации, пришлось действовать по обстоятельствам».

При написании отдайте предпочтение набору на компьютере, чем написанию от руки. Если дело серьезное и ваше заявление будут рассматривать специалисты по форме и виду буквы они смогут сделать определенные выводы.

Пример объяснительной записки

Объяснительная записка может быть составлена по различным основаниям. Например, опоздание на работу, допущение ошибки в документах, грубое нарушение дисциплины и т. д.

Рассмотрим объяснительную записку по поводу опоздания на работу. Следует отметить, при отсутствии на работе более четырех часов, работодатель вправе уволить сотрудника.

Управляющему

ПАО «Городбанк»

в г. Ярославле

О. Г. Петрову

От контролера-кассира отдела

Корпоративных продаж

Страховой Д. Ю.

Объяснительная записка

12.04.15, я Диана Юрьевна Страхова, опоздала на рабочее место на 30 минут по следующей причине. Автобус №35 сломался на автовокзале и не пришел по расписанию на остановку «Московская» в 7:35. Это привело к ожиданию следующего автобуса, подошедшего через 30 минут.

В последующем, обязуюсь не опаздывать на работу. Выходить из дома заранее. В случае непредвиденного случая, сообщать своему непосредственному руководителю Поповой Ю. К. о причине задержи. 30 минут, на которое было совершено опоздание, обязуюсь отработать.

Страхова Д.Ю. (подпись)

После написания объяснительной записки, она предоставляется руководителю или временно исполняющему его обязанности. На документе он проставляет свое решение – резолюцию.

Если определена мера взыскания, составляется приказ или иной документ. К ним уже прикладывается записка.

Объяснительная записка об опоздании

Директору

ЗАО «Строительная компания «Омега»

Павличенко Г. Р.

От секретаря Звенцовой О. К.

Объяснительная записка

Я, Звенцова Оксана Константиновна, опоздала 25.06.14 на работу на 3 ч. Утром, спускаясь по лестнице из квартиры многоэтажного дома, стала свидетелем драки. Подъехавшие полицейские в принудительной форме попросили стать свидетелем происшествия. С ними проехала в полицейский участок №3, по улице Ромашкина, д.1. Составление протокола заняло 2,5ч. После этого я отправилась на работу. О своем опоздании был предупрежден заместитель директора Иванов Олег Викторович. Прошу учесть уважительную причину опоздания.

Звенцова О. К. (подпись)

Образец объяснительной записки о прогуле

Руководителю ОАО «МТС»

Орлову С. С.

от продавца-консультанта Игрова О. В.

Объяснительная записка

Я, Игров Олег Владимирович, 19 мая 2015 года отмечал с друзьями свое 20-тилетие. Вследствие большого количества алкогольной продукции, празднование продолжалось до раннего утра. Закрыв на пару минут глаза, проснулся только в обед 20 мая. На работу идти было уже поздно. Прошу принять во внимание уважительные обстоятельства праздника.

Игров О. В. (подпись)

Ошибка на работе, в зависимости от последовавших за ней событий, может стать как досадным недоразумением, так и причиной тяжелых и даже драматических последствий. Скорее всего, в порыве сиюминутного гнева, начальство не сможет, да и не захочет, слушать доводы кадровика о том, что неправильное принятое решение сотрудника и халатность в работе – совсем ни одно и то же. Когда эмоции поостынут, правильно оценить произошедшее и его первопричины поможет объяснительная записка об ошибке в работе, предусмотрительно затребованная у работника.

Нормативная база

После обнаружения или признания ошибки, специалист может услышать в свой адрес достаточно нелестных слов: и о халатности, и о штрафах, и о «плохой» статье в трудовой. Даже если руководитель настолько горяч, что начнет грозиться еще до подробного анализа ситуации, работник должен помнить о нормах законодательства, которое в большинстве случаев станет на его защиту.

В первую очередь, нужно уяснить, что Трудовой кодекс не содержит таких понятий как ошибка, халатность или штраф. Самое строгое дисциплинарное наказание – увольнение без предварительных процедур– предусматривает только п.6 ст. 81 ТК РФ за грубые нарушения трудовых обязанностей:

Прогул;
Пьянство;
Разглашение сведений, составляющих тайну или персональную информацию;
Хищение;
Пренебрежение к охране труда.

Как видно, единственную ошибку ни под один пункт не подведешь. Для того, чтобы расставание «по статье» стало реальностью, нужно допускать оплошности в работе систематически, да еще и умышленно, п. 3 или п. 5 ст. 81 ТК.

В любом варианте, уволить сразу никто не посмеет, разрешает принимать такое решение только по итогам рассмотрения объяснительной об ошибке в работе. Тот же порядок предусмотрен при разбирательстве в степени виновности и размерах нанесенного поведением работника ущерба, ст. 247 ТК . Руководитель обязан затребовать письменное объяснение и дать сотруднику два рабочих дня на его составление. Отказ от предоставления не препятствует применению в отношении работника дисциплинарной ответственности, если он был оформлен актом и подписан свидетелями, ст. 193 ТК.

Пошаговая инструкция по подготовке объяснительной

В любой неприятной рабочей ситуации, как не было трудно возражать начальству, работнику нужно понимать, что во внимание будут брать только аргументы, изложенные на бумаге. Вот почему устные беседы хороши лишь до того момента, как начнется документальное фиксирование обстоятельств и частностей. Как только работодатель попросил расписаться в требовании об объяснении, слова сразу теряют какой-либо вес.

От того, считает ли сотрудник себя виноватым в произошедшем, или он может выдвинуть контраргументы, будет зависеть и то, как написать объяснительную об ошибке в работе. Однако, принцип ее составления один и тот же:

Пишем шапку. Здесь нужно определить адресата, его должность и ФИО. Вполне возможно, что документ будет перенаправлен за пределы компании, например, в ФНС или ФСС.
Полностью указываем ФИО и должность работника в родительном падеже.
Наименование бумаги «Объяснительная записка об ошибке в работе».
Внятно излагаем суть. Придерживаться нужно делового стиля, не допуская пустых обвинений и не подкрепленных документами утверждений. Ситуация должна быть описана объективно и подробно, но без пространных формулировок и рассуждений.
Предлагаем пути решения проблемы или описываем уже сделанные в этом направлении шаги. Тут же можно упомянуть о тех мероприятиях, которые были предприняты, чтобы предотвратить ошибку.
Делаем вывод. Окончание повествования должно содержать в себе позицию самого сотрудника по поводу виновной стороны.
Ставим дату и подпись

Ознакомиться с примером объяснительной можно у нас на сайте ()

Нюансы составления записки	Если вина признается	Если вина не признается
Вывод	Работнику остается только «посыпать голову пеплом» и пообещать, что впредь такого не повторится. Отдельно нужно упомянуть о том, что в действиях специалиста не было умысла или корысти.	Вывод о собственной невиновности или солидарной ответственности нужно обозначить сразу, чтобы его нельзя было трактовать по-своему. Если сотрудник считает, что ситуация вышла из-под контроля, потому что кто-то ранее не выполнил свои обязанности, то нужно написать и об этом.
Аргументы	В качестве оправдания можно сослаться на утомление, перегруженность, пиковую активность в трудовом процессе или плохое самочувствие	Самый правильный подход к делу оправдания действий сотрудника состоит в четком соблюдении должностной инструкции. Если все было сделано в строгом соответствии с этим документом, то работник может смело ссылаться на это, даже если для предприятия наступили нежелательные последствия. Отдельно нужно упомянуть ситуацию, выходящую за рамки понятия о нормальных условиях работы. В этом случае нужны документы, подтверждающие намерение работника сделать все правильно, и что ему в этом помешало.
Приложения	Подтверждающие документы вряд ли понадобятся. Разве что справка от врача для большего сочувствия.	Здесь нужно проявить предусмотрительность и запастись бумагами: о внезапном ухудшении здоровья, о действиях сторонних организаций, о техсостоянии оборудования или достаточности материального обеспечения. Подойдут даже свидетельские показания.

После предоставления объяснительной, у работодателя есть 30 дней для рассмотрения и принятия решения о взыскании, ст. 193 ТК.

Особенности объяснительных

Если речь заходит о трудовом праве, то в нем говорится, что решение о предоставлении или непредоставлении объяснительной записки об ошибке в работе принимается работником самостоятельно. Ответственности лишь за то, что сотрудник отказался письменно объяснять свое поведение, кодекс не предусматривает.

Немного другой подход к этому вопросу у контролирующих органов. Например, Налоговый кодекс РФ предполагает финансовый штраф за отказ от предоставления пояснений. Что касается ситуаций с привлечением полиции или расследований несчастных случаев, то тут отказ от дачи показаний может обернуться уголовной ответственностью.

Нужно сказать, что объяснительные в адрес государственных инстанций обычно пишутся не от имени сотрудника, допустившего ошибку, а от имени хозяйствующего субъекта. Объяснение сотрудника, чаще всего, документ для внутреннего использования или основание для принятия кадровых решений. Как вариант, оно может стать полезным для выбора лица, из доходов которого будет удержан наложенный на компанию штраф или другой материальный ущерб.

Разъяснения в налоговую

Как известно, в России взят курс на уменьшении количества проверок для бизнеса. Но мало кто отдает себе отчет в том, что любая предоставленная в ИФНС бумага подвергается камеральной проверке. Это означает, что после сдачи отчетности налоговые инспекторы анализируют ее содержание, сопоставляют показатели внутри самого отчета и с имеющимися в распоряжении ФНС данными. Вплоть до встречных проверок.

Если выявлено расхождение, фискалы имеют право потребовать объяснений, ст. 88 НК РФ . Несмотря на то, что этот документ не является отчетом, его нужно направить инспектору в пятидневный срок, поскольку опоздание или отказ от предоставления может стоить 5000 рублей.

Есть две формы подачи объяснений:

собственно письмо в произвольной форме с подробным описанием причин возникновения расхождений;
Направление нового отчетного или уточняющего расчета (декларации), если отклонения стали результатом ошибки ответственного за его составление лица.

Пояснительные документы в ФСС

Если у Фонда нет вопросов к предоставленной отчетности, это не означает, что других объяснений его работники не потребуют. Чаще всего это касается обстоятельств и причин назначения соцпособий по нетрудоспособности в результате бытового травматизма.

Более строгие требования к письменным пояснениям предъявляются к предприятию, если там зафиксирован несчастный случай или факт производственного увечья. Обязательным мероприятием по расследованию этого происшествия считается сбор и анализ объяснительных от потерпевшего и свидетелей, ст. 229.2 ТК.

От того, как сам пострадавший опишет свои действия и соотнесет их с необходимостью выполнять свои должностные обязанности, будет зависеть квалификация его травмы и сумма страховых выплат. Если объяснительная не предоставлена сознательно или получить ее нет возможности, то это не станет основанием для остановки расследования. Тогда выводы будут строить на показаниях очевидцев и результатах экспертиз.

Дисциплинарное взыскание можно применить не позднее полугод после его совершения. Исключение сделали только для тех ошибок, которые выявлены при аудиторской проверке. Наказание за них может быть применено даже спустя два года, ст. 193 ТК.

Объяснительная об ошибке от бухгалтера

Бухгалтерский и налоговый учет таят в себе столько подводных камней и условностей, что редкий специалист в этой области смог избежать ошибок. Опасность этой профессии в том, что любая неточность грозит финансовыми потерями:

Ошибка в сумме рассчитанной зарплаты – неприятности с работником, вплоть до суда;
Занижение обязательств по налогам и сборам – неприятности и штрафы от ФНС;
Опоздание со сроками оплаты или предоставления отчетности – административная ответственность или санкции по НК РФ.

Вот почему ответственный за допущенное нарушение бухгалтер напишет не только объяснительную записку об ошибке на работе на имя директора, но еще должен будет предоставить уточняющую отчетность.

Если трудовой договор специалиста предусматривает возмещение штрафов, вынесенных по вине конкретного бухгалтера, то сумму финансовой санкции удерживают из его зарплаты. В случае отсутствия данного пункта в контракте работника, то удержать можно только сумму среднего заработка за месяц, и только с согласия работника, ст. 137 ТК. Если бухгалтер возражает и в пояснении привел свои аргументы, то возмещение ущерба возможно только через суд.

Письменные пояснения от медсестры

Медицина — еще одна сфера, в которой специалисты всех рангов несут огромную ответственность не только как наемные работники, но и как профессионалы, влияющие на жизнь и здоровье людей. И если цена неправильно заполненных форм и журналов, обычно, невелика, то ошибки в манипуляциях и проведении процедур оборачиваются самыми тяжелыми трагедиями. Это, в равной степени, касается представителей и младшего, и среднего медпесонала.

Чаще всего, объяснения медсестры вынуждены писать по поводу жалоб пациентов или неточностей в работе. Если последствия таких ошибок не выходят за рамки организационных проблем, то письменное покаяние сотрудницы станет основанием для наложения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК) или отказа от него (ст. 192 ТК).

Более серьезные последствия потребуют расследования и могут дойти до судебного разбирательства. Тогда, уже на этапе составления объяснительной записки об ошибке в работе, нужно внимательно сопоставить действия медсестры с утвержденными Минздравом нормативами и должностными обязанностями. Необходимо также заострить внимание на том, что ситуация не стала результатом пренебрежения к своим трудовым функциям или злого умысла.

Особенность профессии медсестры состоит еще и в том, что на них возлагается большая морально-этическая ответственность за самочувствие пациентов. Нарушения в этой области может также стать предметом разбирательства и вынесения взыскания. От того, насколько аргументировано изложит свою позицию медработник, будет зависеть, достаточно ли простых извинений или нужно будет привлекать вышестоящие инстанции.

Одна из попыток определения профессиональной ошибки гласит, что это форма добросовестного заблуждения при выполнении должностных обязанностей. Из этого следует, что человек не преследовал цель навредить и даже не предполагал такого развития событий. И если работнику удается составить объяснительную записку так, чтобы работодатель не усомнился в его искренности, то и наказание, обычно, применяется наиболее щадящее или не применяется вообще.

Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.

Когда сотрудник игнорирует или по иным причинам не справляется со своими обязанностями, прописанными в трудовом договоре, то, прежде чем назначить взыскание в виде штрафа, выговора или даже увольнения, начальство первым делом потребует предоставить объяснительную записку. В документе должны быть подробно указаны уважительные причины невыполнения служебных обязанностей или допущенных ошибок во время работы. Обязанности, которые должен выполнять нанятый сотрудник, прописываются либо при заключении договора при приеме на работу, либо в должностной инструкции. Новичка обязаны ознакомить с перечнем должностных обязанностей, в свое время сотрудник обязан подтвердить то, что ознакомлен с ними и обязан исполнять в надлежащем виде.

Правила составления объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей

При написании объяснительной на имя начальника, необходимо учитывать несколько негласных правил:

не пытайтесь обмануть начальство, приукрашивая действительность или описывая события, которых не было на самом деле – руководство может все проверить, в итоге ложь станет отягчающим обстоятельством;

в записке не стоит винить в произошедшем коллег и тем более начальство, такие действия могут только ужесточить вероятное дисциплинарное взыскание;

не надо писать о том, что вы якобы чего-то не знали, такое признание только подтвердит вашу некомпетентность как работника, а также укажет на то, то должностную инструкции вы не изучали;

не стоит прибегать к резким выражениям и угрозам, такой прием лишь настроит ваше руководство против вас.

Старайтесь писать объяснительную записку таким образом, чтобы у начальства сложилось о вас хорошее мнение. Честность и искреннее раскаяние будут только плюсом, этот факт непременно следует учесть.

Пишите текст правдиво и простыми словами, указывая, что именно вы не выполнили и по какой причине это случилось. Особенно подробно стоит расписать причину невыполнения ваших обязанностей или ошибок во время их исполнения. Можно сослаться, например, на плохое самочувствие, которое мешало адекватно выполнить требования начальства в силу сильного недомогания.

Также допускается указать, что вы неправильно поняли задание начальства. Еще один оправдательный вариант – слишком большая загруженность, из-за которой вы не успели выполнить задание или совершили ошибку, например, из-за большого наплыва клиентов.

Важное условие: честно и спокойно признавайте свой промах и не вините в нем других. Не лишним будет приписать в конце записки, что впредь вы постараетесь не допускать подобных ошибок.

Как оформляется объяснительная:

в верхнем углу справа пишется ФИО и должность адресата, а также полное название компании;

ниже стоит указать ФИО и должность сотрудника, автора объяснительной записки;

еще ниже в центре листа указывается название самого документа;

текст объяснительной;

в конце классически ставятся инициалы, подпись и дата написания.

Подобная форма оформления – это стандартный вариант для большинства документов такого рода: объяснительных, жалоб, претензий и прочих форм.

Объяснительная, написанная сотрудником, вместе с докладной запиской от начальника отправляется к вышестоящему руководству, которым и будет принято решение по поводу дисциплинарного взыскания.

Работник имеет полное право не писать никаких объяснений, однако в таком случае он должен знать, что отсутствие объяснительной не влияет на дисциплинарные взыскания. Вместо объяснительной в таком случае вместе с докладной запиской отсылается акт об отказе.

Образец 1

Директору ОАО «Каравелла» Гущиной А.Е.

От старшего продавца Мироновой Н.И.

Объяснительная записка

Я, Миронова Наталья Ивановна, работаю в должности старшего продавца с августа 2015 года, с должностными обязанностями и внутренними распоряжении компании ознакомлена. По поводу жалобы на меня со стороны клиентки прилагаю пояснительную записку. Моя рабочая смена занимает период с 9:00 до 18:00, как и рабочий график магазина по будням с 9:00 до 18:00. Я не обслужила покупательницу 12.09.16 в 18:05 по причине того, что касса уже была снята, а время работы магазина закончено, отдел закрыт. Виноватой себя не считаю.

16.09.2016 Миронова Н.И (подпись)

Образец 2

Директору ООО «Замтехстрой» Захарову Д.Б.

От начальника отдела программного обеспечения Михальченко О.И.

Объяснительная записка

Я, Михальченко Олег Иванович, занимаю должность начальника отдела программного обеспечения на предприятии с сентября 2013 года. Со своими должностными обязанностями, а также внутренними распоряжениями фирмы, ознакомлен и выполняю неукоснительно. Сбой в работе отдела произошел 11.11.2016 в 14:25 по причине перебоя передачи электричества. Мной были приняты все необходимые меры по устранению неполадок в электросети. В ходе обращения в соответствующие инстанции, было выяснено, что произошла авария по причинам, по причинам, не зависящим от меня и остальных сотрудников фирмы. Прошу принять данные к сведению. Прилагаю к записке квитанцию от электрика, удостоверяющую проведение ремонтных работ.

Правильно составленный документ, который объясняет причину ошибок в работе или нарушений трудовой дисциплины, позволяет работнику оправдать свои действия, а руководителю — определить степень вины подчиненного.

Как бы ни старались работники различных сфер, на производстве, в офисе, на стройке, в конторе или отделе, рано или поздно у каждого из них возникает ситуация, в которой приходится объяснить свои действия (или бездействие) работодателю, оформив мысли в письменной форме.

Документ, объясняющий причины какого-то происшествия, события или поступка работников, называется «объяснительная записка» (сокращенно – «объяснительная» ).

Наличие объяснительной позволяет выяснить все обстоятельства, при которых были совершены ошибки или проступки, определить виновность сотрудника в происшествии.

Причин, по которым руководитель может потребовать подчиненного описать происшествие в объяснительной, достаточно много. Среди самых распространенных:

опоздание
неявка
отсутствие на работе
самовольный уход до окончания рабочего дня (смены)
отказ от выполнения обязанностей
ошибки в работе
невыполнение должностных обязанностей
выявление нарушений комиссией, проверкой
нарушение трудовой дисциплины

Не стоит сразу воспринимать «в штыки» предложение руководителя написать объяснительную. Написанная объяснительная – изложение работником собственного видения ситуации. Этот документ не позволит начальству трактовать все по-своему и наказать невиновного подчиненного.

ВАЖНО: Уголовный Кодекс России предупреждает, что свидетельствовать против самого себя никто не обязан. Поэтому, если изложенные в объяснительной факты подтвердят виновность работника, писать ее он не обязан.

Если руководитель не получил объяснительную через 48 часов после того, как работника попросили ее предоставить, он имеет право применить дисциплинарное наказание.

ВАЖНО: Все объяснительные «подшиваются» к личному делу работника и хранятся 75 лет.

Узнать, на чье имя следует писать объяснительную записку, может каждый работник. Для этого достаточно заглянуть в «Правила внутреннего трудового распорядка». Там четко обозначены руководители, в чьем непосредственном подчинении находится работник. Объяснительная должна быть написана на имя одного из этих людей.

Если группа рабочих собрана из разных подразделений, то все эти люди на время выполнения трудового задания подчиняются руководителю группы. Следовательно, руководитель может требовать объяснительную записку, которая будет написана на его имя.

Как правильно начать, закончить объяснительную записку, что написать в пояснении: правила написания объяснительных записок, инструкция по написанию

Строгих правил оформления объяснительной не существует, форма документа относительно свободная. Но существует несколько условий, которые нужно соблюсти при написании:

Сверху в правом углу обозначают, кому и от кого предназначена записка (с указанием ФИО, должностей и названия предприятия).
Посередине строки: «Объяснительная».
Далее, с абзаца, сам текст в свободной форме с указанием точного времени, даты и обстоятельств происшествия (от первого лица).
После текста объяснительной работник вправе разместить приложения, в которых кратко собраны факты, подтверждающие его невиновность.
Ниже, начиная с левого угла: должность работника, далее – подпись и расшифровка.
Последней, в левом углу, ставится дата – день, когда составляется объяснительная.

ВАЖНО: Излагая в объяснительной причины происшествия, работнику желательно придерживаться официально-делового стиля, без использования ненормативной лексики. В то же время требовать от подчиненного определенного стиля или краткости текста некорректно.

Как написать объяснительную записку на работе по поводу отсутствия на рабочем месте: образец, шаблон, примеры

Избежать объяснений перед начальством по поводу отсутствия на рабочем месте не удастся. Руководство вполне правомерно потребует написать объяснительную записку, ведь невыход на работу без уважительной причины является нарушением трудовой дисциплины.

В объяснительной записке необходимо указать причину отсутствия. Желательно, если она окажется уважительной, а еще лучше – если работник сможет предоставить документы, подтверждающие отсутствие на рабочем месте. Это могут быть справки, чеки или другие официальные бумаги с датой и временем отсутствия работника, подтвержденные подписью и печатью.

ВАЖНО: Нельзя давать ложную информацию, указывать неверные факты, ведь работодатель может проверить полученные в объяснительной данные.

Наиболее часто причиной отсутствия на работе в объяснительных указывают:

болезнь или необходимость срочно посетить врача
авария, поломка автомобиля
погодные условия
необходимость срочно устранить последствия затопления в квартире

Образец объяснительной по поводу отсутствия на рабочем месте:

ФИО руководителя в правом углу сверху (например: «Директору ООО «Южный берег» Самуилову Александру Алексеевичу».
Строчкой ниже – свои данные: «от бухгалтера Силиной Натальи Тимофеевны».
Ниже по центру: «Объяснительная».
С абзаца следующей строки: «28.02.2018 года я отсутствовала на работе в связи с тем, что у соседа сверху прорвало трубу, и моя квартира оказалась затопленной. Обнаружила я это в 8.00. Сразу же вызвала ремонтную бригаду и пыталась спасти от порчи собственное имущество. Бригада рабочих приехала через полтора часа после моего звонка, а к работе по устранению течи они приступили около 10.00. Ремонт был закончен в 13.30. Так как мой рабочий день длится до 14.00, приехать на работу я не успела. К объяснительной прилагаю справку из ЖЭКа, подтверждающую прорыв отопительной трубы и факт проведения ее ремонта».
Последняя строка: «1.03.2018г, подпись, Силина Н.Т.»

Как правильно написать объяснительную, разъяснительную записку, чтобы не наказали: советы

Избежать наказания за нарушение поможет правильно составленная объяснительная.

ВАЖНО: Существует мнение, что работник, который пишет «объяснительную» записку, уже соглашается с тем, что в дальнейшем его обвинят в произошедшем. Но если написать «пояснительную» или «разъяснительную» — он будет признан невиновным. Это заблуждение, поэтому не стоит придумывать новые названия для объяснительной записки, а лучше грамотно составить ее текст.

Успех объяснительной записки зависит от точности соблюдения таких правил:

Информация должна четко и кратко объяснять ситуацию.
Стиль записки должен быть деловым. Неуместны в тексте объяснительной витиеватые фразы, красноречивые обороты.
Ни в коем случае нельзя пытаться переложить свою вину на другого работника или скрыть значимые факты.
В конце повествования будут уместны извинения и обещания впредь быть внимательнее.
Следует использовать для написания объяснительной чистый лист, писать разборчиво и аккуратно.

ВАЖНО: Составляя текст объяснительной, лучше воздержаться от употребления слов, в правильности написания которых возникают сомнения. Необходимо убедиться, что при написании не допущены ошибки, либо заменить это слово синонимом.

Если работник допустил ошибку, ему придется написать объяснительную, независимо от того, что стало причиной его невнимательности. Большинство ошибок на работе происходят из-за усталости, стресса, невнимательности или нехватки опыта. Любую из этих причин можно указать в объяснительной. Главное, в конце записки пообещать впредь быть внимательнее, а в жизни приложить усилия к тому, чтобы подобное больше не повторилось.

Как написать объяснительную записку на работе по поводу жалобы: образец, шаблон, примеры

Объяснительная записка

Жалобу на работника могут оставить клиенты, недовольные уровнем обслуживания или качеством предоставляемых услуг. Объяснительную по поводу жалобы писать сложнее, чем объяснительную по любому другому поводу.

Текст записки должен раскрывать проблему, правдиво описывать сложившуюся ситуацию и оправдывать работника. С другой стороны, в объяснительных подобного рода обязательно должны присутствовать слова раскаяния и обещание впредь не допускать подобных ситуаций.

Но что писать, если инициатором конфликта стал именно клиент, а своей вины в случившемся работник не видит?

Следует хорошо обдумать свое объяснение либо посоветоваться с юристом.
Не нужно признаваться в том, что невозможно проверить и доказать.
В тексте можно упомянуть о добропорядочности и исполнительности работника, отсутствии у него дисциплинарных наказаний в прошлом.
Обратить внимание работодателя на имеющиеся смягчающие обстоятельства.
Сделать себе ксерокопию объяснительной.

ВАЖНО: Если в объяснительной будут описаны объективные обстоятельства, оправдывающие сотрудника в сложившейся ситуации, с большой вероятностью ему удастся избежать наказания.

Дисциплинарный проступок – неисполнение или недостаточное (ненадлежащее) исполнение трудовых обязанностей без уважительных на это причин. Наказание за совершение проступка предусмотрено в статье 192 ТК РФ:

замечание
выговор
увольнение

Для работников прокуратуры, таможни и госслужащих закон предусматривает более строгие наказания, среди которых лишение званий, понижение в чине, предупреждение о несоответствии и другие.

Но чтобы наказать работника за проступок, работодателю придется доказать:

неправомерность действий работника
сам факт совершения работником проступка
вину работника

Поэтому, при написании объяснительной, работнику нужно обдумать каждое свое слово. В противном случае, работодатель сможет использовать даже самую маленькую «зацепку», чтобы наказать подчиненного за проступок.

ВАЖНО: Нельзя привлечь работника к ответственности за проступок, если в документе ознакомления с положением, которое он нарушил, нет его подписи.

Происшествие на рабочем месте – непреднамеренная, внезапная остановка процесса, которая может повлечь за собой травму, смерть, потерю материальных средств или иной ущерб.

В зависимости от вида происшествия и вины в нем работника, последует наказание. В лучшем случае это будет выговор и лишение премии, а в худшем – увольнение.

В объяснительной следует правдиво описать происшествие, отметив свою в нем роль. При этом важно точно указывать время. В некоторых случаях текст лучше составлять вместе с юристом.

Если проверка на работе выявила нарушения, избежать объяснений в письменном виде не удастся. А вот остаться безнаказанным можно, только в том случае, если такие нарушения были обнаружены впервые, а сам работник пользуется доверием и уважением.

В любом случае, в объяснительной нужно покаяться и пообещать, что в будущем нарушения будут исправлены и больше никогда не повторятся.

Однако если нарушения были выявлены не впервые, надеяться не на что – заслуженное наказание не заставит себя долго ждать, независимо от того, что написано в записке.

Написать объяснительную записку совсем не сложно, тем более, что какая-то особая форма для нее не требуется. Но достоверность и краткость текста, искренность, аккуратность письма и отсутствие грамматических ошибок могут помочь избежать наказания либо смягчить его.

Видео: Как правильно и грамотно написать объяснительную записку на работе?

У каждого порой бывают "проколы" по работе - опоздания, вольные или невольные нарушения дисциплины и т. п. Чего следует ждать от работодателя в этих случаях?

Статья 193 Трудового Кодекса гласит, что применение дисциплинарного взыскания работодателем к работнику в случае нарушения должно предваряться письменным объяснением последнего. То есть необходимо взять с него объяснительную записку. Что это такое? Как писать объяснительные? Столкнувшиеся с этим впервые часто теряются и начинают паниковать. Между тем, все не так страшно.

Объяснительная записка - это документ, содержащий официальную версию случившегося от лица "проштрафившегося" сотрудника с его подписью и датой. Отказ подчиненного предоставить требуемое объяснение - не повод для наложения взыскания. Но в этом случае (если объяснительный документ отсутствует в течение двух рабочих дней) должен быть составлен соответствующий акт.

Кто может ее потребовать?

Отсюда вывод - объяснительную имеет право требовать именно работодатель, а не все подряд (например, представитель проверяющих органов такого права не имеет). И другой - объяснительную все же лучше написать, чтобы максимально прояснить ситуацию и зафиксировать документально имеющиеся уважительные причины нарушения.

В случае дальнейших разногласий с начальством объяснительная - официально принятый документ, что может сработать в вашу пользу. Отсутствие же ее дает право начальству истолковывать ваши действия по собственному усмотрению.

Не врите!

Есть негласные правила по поводу того, как писать объяснительные, которые обязательно нужно соблюдать во избежание еще больших неприятностей. Прежде всего, никогда не пишите в объяснительной неправду. Вероятность уличения в недостоверности очень велика, и вы ложью еще больше испортите репутацию.

Не пытайтесь переложить вину на коллег, так как в этом случае объяснительные затребуют еще и от них. Каждый предоставит собственную версию, и неизвестно еще, какие подробности могут при этом всплыть. А врагов точно наживете.

"Я не знал..."

Не пишите, что вам чего-то не объяснили и чему-то не научили. Существует должностная инструкция, ее вы подписывали при приеме на работу. В норме все ваши обязанности, зона ответственности и большинство форс-мажорных ситуаций должны быть в ней четко прописаны. Лучше перед тем, как писать объяснительные, еще раз пройтись по ее положениям, чтобы точно знать, чего писать не надо.

Если же вы будете упорствовать в собственном неведении, работодатель затребует объяснительную уже от вашего непосредственного руководителя, который при вашем приеме был обязан все рассказать и показать. А это ничем не лучше объяснительных от коллег.

Инструкция - наше все

Как писать объяснительные по всем правилам? Для придания веса документу лучше составлять его, ссылаясь на пункты должностной инструкции. Явные промахи можно подать как неверную трактовку. А если уж так хочется кого-то обвинить, без излишних эмоций сошлитесь на недоразумения на почве разного истолкования этих самых пунктов. Или, в крайнем случае, на предвзятое к себе отношение.

Маленькая хитрость: чтобы свести к минимуму ощущение собственной вины и придать ситуации деловой характер, озаглавьте документ не "Объяснительная" а "Пояснительная записка".

Если ваше нарушение слишком наглядно, и выкручиваться смысла нет, лучший выход - сослаться на болезнь, плохое самочувствие, перегрузки на работе. В этом случае в конце обязательно укажите, что признаете ошибку и впредь обязуетесь подобного не допускать.

Форма написания

Как грамотно написать объяснительную? Все объяснительные пишутся по определенному шаблону, который включает, прежде всего, указание организации, должности и ФИО того лица, которому она адресована. Затем - от кого именно (также с указанием должности) и наименование "Объяснительная (либо пояснительная) записка".

Текст, как правило, начинается со слов "Относительно..." или "Касательно...", за которыми следует непосредственное описание ситуации. Оно должно быть информативным, но без несущественных подробностей, и написано строго по сути дела.

В конце объяснительной указывается фамилия составителя, ставится его подпись и текущая дата.

Когда она требуется

В каких случаях пишется объяснительная на работе? Перечень возможных ситуаций приводится в Трудовом кодексе. Давайте рассмотрим их подробнее.

Чаще всего объяснительные пишутся в случаях нарушения трудовой дисциплины. К ним относятся: опоздания, отсутствие в течение 4 часов и более на рабочем месте, появление в нетрезвом виде на работе. Кстати, в последнем случае вас могут уволить немедленно.

Проверяй проверяющего

Другой, не менее частый вариант - проверки и ревизии. По их итогам составляется акт с перечислением всех выявленных нарушений и несоответствий. Такой акт обязательно должен содержать ссылку на нарушенный вам пункт инструкции.

Бывает, что проверяющие копируют форму акта из предыдущих проверок (нарушения, как правило, однотипные), не удосужившись проверить актуальность законов и инструкций. В этом случае возможны ссылки на уже отмененные положения.

Как правильно написать объяснительную в этом случае? В собственных интересах вам следует сопоставить вменяемые вам нарушения с пунктами должностной инструкции. В отдельных случаях может выйти, что нарушения как такового не было. Укажите это в оправдательном документе. Если же акты составлены не по форме или не содержат ссылок на нормативные положения, доказать нарушение будет сложно, если вообще возможно.

Ох уж эти коллеги...

Еще встречается вариант, когда служебную записку на вас "накатали" из соседнего отдела или структурного подразделения. Причин тому может быть очень много. Как реагировать? Если претензии предъявляет вышестоящее начальство, лучше подробно отчитаться во избежание недоразумений.

Когда же ябедничают коллеги одного с вами уровня, не будет лишним выяснить подоплеку происходящего и предъявить начальству собственную версию. Как правильно написать объяснительную в данной ситуации? Вопрос непростой, многое зависит от сложившихся отношений и атмосферы в коллективе.

Что же следует писать в тех случаях, когда объяснение неизбежно?

Если вы опоздали

Итак, рассмотрим опоздание на работу (широко распространенный вариант). Строго говоря, в действующем ныне ТК отсутствует понятие «опоздание». Закон оперирует термином «рабочее время» и ведет речь об «отсутствии на рабочем месте без уважительных причин». То есть работодатель имеет право применить санкции, если вас не было на работе в любой промежуток рабочего дня.

Какие именно санкции? Если из-за вашего отсутствия производство не остановлено и убытков не случилось, максимальная штрафная мера - выговор либо замечание. Но понятие «опоздание», как правило, регламентируется собственными (внутренними) нормативными положениями организации, которые вы подписывали при приеме на работу.

Не теряйтесь

Пример объяснительной записки об опоздании на работу привести достаточно сложно - каждый случай индивидуален. Но общие принципы ее написания, конечно же, существуют. Данная бумага, как и прочие, пишется на имя руководителя и несет разъяснение ситуации и причин опоздания. Обязательно указывается дата составления и, конечно же, личная подпись.

Если вы планируете в дальнейшем оспаривать грозящие последствия опоздания, позаботьтесь о написании данного документа в двух экземплярах. Первый отправится в канцелярию, второй с отметкой секретаря о принятии остается у вас.

Хороший пример объяснительной записки об опоздании на работу - когда после указания причин нарушения уточняется свое отношение к ситуации, допустим, "на основании всего изложенного причину опоздания считаю уважительной".

Если имеются какие-либо документы в оправдание вашего отсутствия на работе (справка о посещении поликлиники, повестка в суд и т. п.), их нужно приложить к объяснительной.

Вы - прогульщик

В случае прогула, каковым Трудовой кодекс считает отсутствие в течение 4-х часов и более на своем рабочем месте, причина чаще всего неуважительная. Исключением может стать форс-мажорная ситуация - например, курьер организации при выполнении обязанностей задержан работниками полиции и доставлен в отделение для выяснения личности. Причем возможность связаться с начальством и прояснить ситуацию у него отсутствовала. В оправдание необходимо предоставить копию протокола.

Если работника "потеряли" на работе в течение длительного времени (ситуация возможна, например, на крупном предприятии с множеством цехов и большим количеством персонала), то причины тому могут быть самыми разными. Например, острая зубная боль и срочный поход к стоматологу. Бывает, что человек не успевает или не имеет возможности предупредить о необходимости срочно покинуть работу. Тогда нужно запастись справкой из поликлиники с указанием даты и времени нахождения на приеме.

Если у вас бытовая травма

Не всякая объяснительная связана с провинностью. Порой она бывает необходима при независящих от вас обстоятельствах. Например, в случае бытовой травмы. Если вас угораздило травмироваться, что зафиксировано больничным листом, на работе придется в письменном виде подробно описать обстоятельства произошедшего. Это требуется для оплаты вашего листка нетрудоспособности.

В данном случае в комиссию по социальному страхованию организации пострадавшим предоставляется объяснительная по травме. Образец ее можно взять у председателя упомянутой комиссии. Записка должна содержать описание несчастного случая с указанием медицинского учреждения, выдавшего лист нетрудоспособности и срока действия последнего.

Объяснительная в школу

Помимо объяснительных на работе, всем родителям время от времени приходится составлять подобный документ для школы, где учится ребенок. Как правило, требуется одно - изложить причины пропуска учащимся занятий. Форма такой объяснительной может быть произвольной, но все же лучше придерживаться определенной структуры.

Как правильно написать объяснительную в школу?

В шапке документа должны присутствовать номер и название учебного заведения и фамилия лица, на чье имя он пишется (обычно это директор) в дательном падеже. Заголовок "Объяснительная записка" приводится без кавычек.

В тексте после указания факта пропуска занятий (с точной датой) приводятся собственно причины этого факта. Чаще всего это болезнь или плохое самочувствие, участие в соревновании либо семейные обстоятельства (например, поездка куда-либо).

На объяснительной обязательно должна стоять дата ее составления и подпись.

Просмотров