Как подшивать документы в личном деле. Формирование ЛД по правилам делопроизводства, принятым в организации. Передача в архив электронных документов
ичное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.
В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.
Как только Центральный регистр персонала получает официальное сообщение о действиях, аннотированных временно или проверяет, что они произошли, он заменит предварительные аннотации обычными аннотациями, исправляя те данные, которые могут отличаться от тех, которые были получены в предварительном порядке.
Предварительные записи могут храниться только в течение девяноста календарных дней. После того, как этот крайний срок не был получен, Центральный регистр персонала потребует его обращения в соответствующий орган, продлевая период в другие девяносто календарных дней. После истечения срока продления без официального сообщения, временная запись будет отменена.
Тем не менее, практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).
Центральный реестр персонала может делать маргинальные аннотации, с помощью которых можно усилить, уточнить, детализировать или документировать другие записи, чтобы улучшить качество и целостность информации. Аналогичным образом могут быть сделаны маргинальные аннотации в отношении регистраций или аннотаций, затрагиваемых последующими, соответствующими актам или резолюциям, имеющим ретроактивные последствия, с тем чтобы указать это обстоятельство.
Отмена, замена и изменение мест. Регистрация и регистрация будут отменены в случаях, предусмотренных настоящими Правилами, или когда акты, которые они аккредитуют, были аннулированы Администрацией или окончательным решением. Отмена будет зарегистрирована с помощью маргинальной аннотации, относящейся к отмененному месту.
Состав документов личного дела работника
заявление о приеме на работу;
трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;
личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
анкета (автобиография );
документы об образовании (копии);
документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;
Отмена или замена регистраций или аннотаций может быть запрошена только органом, выдавшим акт, место которого предназначено для отмены или замены, или Центральным регистратором персонала в случаях, предусмотренных настоящими Правилами. Заинтересованные лица могут использовать права аннулирования и исправления записей в реестре в условиях, установленных правилами, регулирующими их осуществление.
Только те надписи или аннотации, которые появляются в Центральном регистре персонала, могут быть изменены для исправления существенных, де-факто или арифметических ошибок. В этом случае добавляются маргинальные аннотации, описывающие сделанные исправления.
должностные инструкции (регламенты);
аттестационные листы, отзывы, представления;
паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);
заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;
документы о награждении, наложении взысканий (копии);
сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);
Аннотации, касающиеся оккупации должностей или мест. Органы Генеральной государственной администрации и государственные органы, компетентные для создания, изменения или подавления должностей, сообщают в Центральный реестр персонала любые изменения, внесенные в почтовые отношения, чтобы обеспечить согласованность между записями реестра и фактическое занятие должностей зарегистрированными лицами.
Изменения в характеристиках занятых рабочих мест приведут к появлению соответствующих аннотаций в личных архивах их жителей в соответствии с установленным в статье 13 настоящих правил. Эти записи должны быть внесены Секретариатом, как только изменения, внесенные в должности компетентным органом, будут переданы им.
невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);
заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;
иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ (ссылка во 2-м абз.).
Формирование личных дел работников
Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив . При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.
Если изменение в трудовых отношениях влияет на предыдущие аннотации, которые включают данные о занятии должностей, в соответствии с положениями настоящих Правил будут предприняты действия по модификации аннотаций последующими с обратным эффектом. Когда административные действия или резолюции передаются в Секретариат для их вступления, и они ссылаются на рабочие места, которые были созданы, изменены или удалены без передачи в Центральный реестр персонала, последний действует в соответствии с тем, что установлено в разделах 11 статьи 5, 6 и 7 настоящих Правил.
Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела ), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается влисте-заверителе (посмотрите образец).
В случае ликвидации рабочих мест, в том числе связанных с административной реструктуризацией, Центральный реестр персонала должен быть проинформирован о последствиях административных ситуаций и предоставлении должностей для регистрации в течение трех дней, указанных в пункте 2 статьи 11 настоящих Правил. Центральный регистр персонала будет поддерживать для зарегистрированных целей занятые рабочие места, которые будут ликвидированы, если соответствующие доводы их жильцов не будут переданы им.
Записи позиций на должностях, в отношении которых отставки их предыдущих пассажиров еще не были доведены до сведения, сопровождаются маржинальными записями, в которых это обстоятельство записано и которое отменяется после регистрации соответствующих окончаний.
На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).
Когда название министерских департаментов, учреждений, административных центров или административных единиц изменяется или проводится реструктуризация, которая не влияет на их трудовые отношения, Центральный реестр персонала должен внести необходимые изменения, чтобы обеспечить согласованность между записи в реестре и фактическое занятие должностей зарегистрированными лицами.
При утверждении административной реструктуризации, затрагивающей их трудовые отношения, соответствующие министерские департаменты, автономные органы и органы управления социальным обеспечением, а также государственные предприятия и государственные органы, которые имеют действительных должностных лиц, как можно скорее, органу, отвечающему за утверждение их отношений должностей, переназначению должностей, которые были затронуты перестройкой, без ущерба для возможности впоследствии предложить дальнейшие изменения.
Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).
Оформление личного дела
В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела (образец приводится по ссылке):
Эта информация должна быть предоставлена в любом случае в течение двух месяцев после вступления в силу новой структуры, с тем чтобы Центральный реестр персонала мог гарантировать согласованность между записями реестра и фактическими должностями должностей посредством вписанные лица.
После того, как срок, установленный в предыдущем разделе, истек, без назначения на задания, упомянутые в этом разделе, и если это обстоятельство препятствует или препятствует согласованности регистрационных записей, Центральный реестр персонала может требовать соблюдения это обязательство перед соответствующим органом, отвечающим за персонал, доводя его до сведения компетентного органа для утверждения их отношений должностей в отношении его действий.
заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;
в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:
Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)
В Центральном реестре персонала будет отмечено владение обладателями исполнительных органов, созданных Королевским указом, хотя утверждение соответствующих должностей еще не было формализовано. Эти записи должны быть упорядочены после выполнения соответствующей формализации.
Личные записи, сертификаты и право доступа. Для целей настоящих Правил личный файл или лист обслуживания понимается как набор записей в Центральном реестре персонала, относящихся к человеку. Центральный реестр персонала должен обеспечить, чтобы записи, составляющие персональный файл, соответствовали информации, которая была передана ему для ее входа, в соответствии с положениями настоящих Правил.
Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна
в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:
Личные дела сотрудников, уволенных в 2010 году, «А»-«Н»
То же, «П»-«Я»
согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);
Руководитель Центрального реестра персонала выдает заинтересованным сторонам, которые их требуют, удостоверение их личных документов. Желающие могут воспользоваться правом доступа к своим личным данным, запросив его в центральном офисе или в делегированных отделениях Центрального реестра персонала на условиях, установленных положениями, регулирующими этот вопрос.
Органы Генеральной государственной администрации и ее государственные органы, обладающие компетенцией в вопросах персонала, могут обращаться в Центральный реестр персонала, запрашивать необходимые данные, получать доступ к личным записям и получать сертификаты регистрации и аннотации, записанные, когда они это делают в осуществлении своих полномочий и в условиях, предусмотренных законами.
в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);
срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года (при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;
Координация с другими информационными системами людских ресурсов Главной государственной администрации. Информационные системы управления людскими ресурсами Главной государственной администрации будут способствовать доступу к Центральному кадровому реестру для проведения консультаций и передачи информации, необходимой для лучшего выполнения ее целей.
Получение и организация информации о людских ресурсах государственного государственного сектора. Объем и характер информации. С этой целью понимается необходимая информация о том, что без учета данных идентифицированных или идентифицируемых лиц периодически собирает численность персонала государственного публичного сектора, его распределение, его стоимость, происхождение сбросов, причину потерь и те другие индикаторы, которые могут потребоваться для выполнения целей, указанных в предыдущем разделе.
важно зафиксировать количество листов дела.
Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.
Центральный регистр персонала получит информацию, указанную в предыдущей статье, следующим образом. В Центральном реестре персонала устанавливаются подробные форматы и содержание, которым необходимо скорректировать ежеквартальные информационные рефералы, а также средства и средства передачи, которые будут использоваться.
Ответственность за точность предоставленной информации несет орган, отвечающий за кадровые ресурсы министерств, ведомств и организаций государственного сектора. Министерство государственных администраций может установить с другими администрациями соглашения об обмене информацией о людских ресурсах, с тем чтобы иметь возможность иметь информацию, указанную в предыдущей статье, для всего государственного сектора.
Так называемое личное дело работника представляет собой комплекс документов, характеризующих его трудовые отношения с работодателем, трудовой процесс и другие подобные аспекты. Согласно принятым требованиям, личные дела работников начинают вестись спустя не более недели после поступления человека на службу. Такое порядок регулируется законодательством Российской Федерации. В соответствии с нормативным актом, а именно указом президента Российской Федерации от 2005 года, необходимость вести личные дела прописана для всех учреждений федерального и муниципального уровня в отношении их сотрудников. Отсутствие таких личных дел является нарушением, которое может караться дисциплинарными мерами в отношении руководителя. Что касается всех остальных типов учреждений, в том числе коммерческих компаний, то правила для них несколько отличаются. Законодательство не говорит о том, что их документация должна быть структурирована в виде личных дел, таким образом, это является в большей степени выбором руководства организации.
Получатели информации. Работодатель приходит с проверкой компании, с которой следует подписать. Деньги еще не попали на счет, но работодатель сказал, что он должен подписать платежную ведомость, и эти деньги попадут на счет в согласованный день. Проведите день вместе, и ничто из денег не попадет на счет, и ни один из работодателей не выплачивает зарплату наличными.
Трудовые права: подпись зарплаты. Если сотрудник подписывает зарплату до этого, он может дать юридические проблемы работодателю и сотруднику. В конце концов, зарплата - это документ подтверждения того, что было сделано, и если оба согласятся с тем, что этот документ верен, а затем не согласны, у одной стороны могут быть плохие намерения.
Особенности документа
Однако, как показывает практика, такой способ входит в число самых распространенных, занимая, пожалуй, даже первое место. Суть в том, что оно имеет целый ряд плюсов, потому что обеспечивает легкий и немедленный доступ к документации, ведь все, что относится к одному конкретному работнику, располагается в одном месте. У руководителя всего будет мгновенный доступ к нужным бумагам, если они окажутся востребованы с какой-то целью. Поэтому, если будет сделан запрос, можно легко найти все необходимое.
Перед подписанием вашего членства вам необходимо убедиться, что информация верна и что деньги уже запланированы для внесения депозита. Если это не так, подумайте дважды, прежде чем подписывать этот документ! Подписание холерита без приема: не может и не должно!
Это ваше право не подписывать зарплату или зарплату, прежде чем получать деньги или когда зарплаты или зарплаты будут отличаться от того, что находится в вашем рабочем портфеле. За редким исключением, работодатель до пятого рабочего дня месяца выплачивает зарплату работникам. Некоторые работодатели обращаются к работнику с просьбой подписать оговорку о выплате заработной платы до истечения крайнего срока, поскольку профсоюз устанавливает штрафы за задолженность по заработной плате, а Министерство труда само по себе может денонсировать компанию за нарушение и невыплату заработной платы.
Различные заявления и приказы касательно перевода на другую должность, представления и иные подобные документы. Бумаги, посвященные различным поощрениям и взысканиям, то есть характеризующие работу сотрудника в компании. Данные бумаги добавляются на всем протяжении работы по мере получения взысканий или поощрений. Особенно важно оформлять такие бумаги в государственном учреждении, ведь они напрямую влияют на дальнейшую службу человека. В коммерческих компаниях они встречаются реже, но их появление возможно. Для государственных организаций актуальны информативные документы о доходах, имуществе и т.п., предусмотренные законом для определенной должности.
Состав личного дела сотрудника
Далее представлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника. Состав документов весьма обширен и включает в себя как те бумаги и справки, которые необходимо занести в папку сразу же после ее открытия, так и те, которые попадают туда уже в процессе работы.
- Заявление сотрудника при приеме на работу. Оно является первым (и самым важным) документом, который попадает в папку.
- Трудовой контракт (он же соглашение), заключаемый между организацией и работником. К нему прилагаются все дополнительные соглашения, добавленные к договору.
- Для учета кадров ведется личный листок, который также вкладывается в дело. Этот небольшой документ имеет определенную важность для правильного делопроизводства, поэтому без его расположения в папке обойтись нельзя.
- Анкета или автобиография. Данный документ требуется для того, чтобы определить сильные и слабые стороны потенциального сотрудника при приеме на работу. Выполняется в виде ответа на заранее заготовленные вопросы либо самостоятельно написанной биографии.
- Различные документы, подтверждающие полученное образования. Сюда относятся все соответствующие бумаги: диплом о высшем образовании, аттестат, различные дополнительные дипломы и сертификаты. Хранятся копии, а не подлинники.
- Бумаги, подтверждающие утверждение в должности. Какие именно, зависит от внутреннего устава компании и от того, какую должность занимает сотрудник. Данные бумаги дополняются по мере того, как работник получает повышение или понижение.
- Различные письма рекомендательного характера и характеристики с предыдущего места работы.
- Инструкции, посвященные должностным обязанностям работника.
- Ксерокопии документов, имеющих личный характер, таких как паспорт, свидетельство о браке, военный билет и т.п. При необходимости они должны обновляться (например, при получении нового паспорта или регистрации брака).
Документы, посвященные увольнению сотрудника из организации. Иные документы, предусмотренные внутренним уставом компании или законодательством для государственных служащих.
Основные правила создания и ведения личных дел
Существуют определенные правила формирования и ведения личной карты работника, которым должны следовать все делопроизводители компаний. Они будут даны в качестве конкретных рекомендаций. Необходимо формировать дело в хронологическом порядке. Это означает, что новые бумаги добавляются в состав дела по мере их появления, и располагаются они именно в том порядке, в котором были созданы. В том случае, если сотрудник прекратил работу по той или иной причине, это означает, что дела также закрывается и со временем передается в архив.
Есть некоторые различия между документами государственных и негосударственных служащих. Личные дела государственных служащих должны храниться в кадровой службе не менее 10 лет, после чего попадают в архив. Это связано с тем, что эти папки могут быть затребованы на новом месте службы (если оно относится к государственным организациям). Что касается сотрудника, работавшего в коммерческой сфере, его дело должно быть передано в архив не позднее, чем через 3 года хранения в отделе кадров. В новую компанию дело не передается.
Дополнительные сведения
Так как документы, которые входят в состав личного дела, являются очень важными, требуется вести так называемую опись, которая учитывает все вложенные в дело бумаги.
При этом опись нумеруется вне зависимости от нумерации, созданной для других документов.
Такая опись значительно облегчает поиск нужных бумаг в папке. Когда проводится оформление дела для передачи в архив, в специальном листе-заверителе необходимо указать, сколько в описи страниц.
На каждого работника дело должно заводиться индивидуально, создание одного дела сразу на нескольких человек не допускается. Однако при делопроизводстве можно сгруппировать несколько дел в общей папке, оформить так называемые наряды. В таком случае к папке необходимо приложить бланк, включающий в себя наименование всех помещенных в нее личных дел. Существует определенный образец заполнения такого документа, который можно найти в интернете. Как показывает практика, если формировать дела вместе, в одной большой папке, это не очень удобно. Более правильным будет порядок, при котором на каждого работника создается отдельная папка. В этом случае будет гораздо проще найти отдельную информацию на каждого работника. Следует помнить, что личные дела должны храниться в безопасности. Доступ к данной информации может иметь только ограниченный круг лиц. Если эти сведения в той или иной степени будут обнародованы без должных на то оснований, это может повлечь за собой административную ответственность.
Выдача документов допускается только по требованию правоохранительных органов либо с целью сохранения здоровья или жизни сотрудника. Такие случаи достаточно редки, руководителям и сотрудникам отдела кадров нужно сохранять осторожность и не допускать нарушения законодательства, ведь содержание дела – это личная тайна. Оформлением личных дел обычно занимаются сотрудники кадрового отдела, профессиональные делопроизводители. В том случае, если компания небольшая и своего отдела кадров в ней нет, данная обязанность возлагается на офисного менеджера, если он обладает достаточными навыками, либо руководителя отдела или всей компании. Если возникает необходимость затребовать какой-то документ из личного дела, то пишется специальный запрос. Он может быть удовлетворен или в нем может отказано. Итак, ведение личных дел работников не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Подобный способ организации делопроизводства помогает решить задачи быстрого и удобного доступа к документации и ее хранения.
