Главная » По старости » Где хранится служебное задание на командировку. Общие сведения о том, как заполняется служебное задание

Где хранится служебное задание на командировку. Общие сведения о том, как заполняется служебное задание

Большинство предприятий, которые занимаются экономической деятельностью, осуществляют взаимодействие со сторонними компаниями. Иногда сотрудникам требуется обмен опытом для получения новых знаний и повышения квалификации, и поэтому предприятия организовывают для своих работников командировки.

Учитывая то, что задание от руководства фирмы является официальным, оно должно оформляться в письменном виде, согласно действующему законодательству.

Законодательство

Порядок отправления сотрудников в служебные командировки регулируется следующими документами и актами:

В этом приказе формы Т-9 должны быть указаны следующие сведения:

Цель командировки.
Продолжительность.
Дата выезда сотрудника.

Подобный документ существовал раньше, однако к нему также необходимы были служебное задание, а также соответствующее удостоверение. Однако после того, как были отменены определенные пункты Постановления № 749, командировочное удостоверение приобрело необязательный характер.

Официальный документ

В нынешнее время он заполняется по форме Т-10а, которая и была утверждена согласно Постановлению Госкомстата № 1. Но, поскольку с 2013 года данный документ не выступает в качестве обязательного, формы документов, которые утверждаются данным актом, также не обязательны для применения.

Любой работодатель должен руководствоваться своим разумом в вопросе применения формы служебного задания. Сейчас служебное задание на командировку выступает в роли официального документа. В нем обязательно должны отражаться цель поездки рабочего и перечень задач для исполнения.

Обязателен ли

Все сведения, занесенные в документ, должны быть указаны и в приказе о назначении командировки, только в более компактном виде.

Необходимо также понимать, что Постановление № 749 регламентирует обязательное предъявление или оформление следующих документов:

Проездного документа.
Письменное распоряжение о направлении работника.
Документы о найме жилплощади.
Служебная записка о том, что используется личный транспорт.
Авансовый отчет о затратах.

В этом списке можно заметить отсутствие служебного задания, по причине того, что документ не носит обязательного статуса. Вопрос о необходимости его оформления должен решиться руководителем компании на основании условий, которые оговариваются в локальных документах организации.

Каким требованиям должен отвечать

Каждый документ подобного типа должен отвечать установленным требованиям, независимо от существования установленной формы акта законодательством.

Те же самые условия относятся и к тем документам, которые оформляются на основании Инструкции по делопроизводству.

Стоит учитывать, что на основании применяемых требования Постановления Минкультуры № 558 , акт должен не только издаваться в компании, но также и храниться в архиве на протяжении 5 лет. Если же оформлялись командировки за пределы государства на более длительный период – то документы хранятся 10 лет.

Служебное задание может составляться в свободной форме, но, несмотря на это, существуют определенные сведения, которые он должен содержать:

Данные о сотруднике (подразделение, должность).
Наименование компании.
Дата приезда и отъезда.
Цель командировки.
Продолжительность поездки.
Пункт назначения.
Задание (при указании сроков).
Компания-плательщик.
Дата оформления документа.
Подписи (руководителя компании и сотрудника).

Кто должен заполнить

На каждом предприятии должен иметь установленный образец служебного задания. В случае, если его нет, составлением должен заниматься сам руководитель компании, или уполномоченный сотрудник. В любом случае, окончательное заверение производится работодателем, поэтому, подписывает документ он самостоятельно.

Не стоит забывать, что подписаться также должен и рабочий, который оправляется в командировку.

Правила оформления служебного задания на командировку

Чтобы оформить соответствующий акт, удостоверяющий отправление в командировку, на предприятии может издаваться специальный бланк определенного образца при учете принятых законных требований и наличие перечисленных выше разделов. При отсутствии такого бланка, его пример можно найти в Сети в свободном доступе.

Для правильного заполнения нужно видеть заполненный образец перед собой.

Необходимые документы

После того, как сотрудник прибывает из командировки, он должен предоставить следующие документы:

Командировочную записку со специальными отметками от организации-приемщика.
Финансовые отчеты, которые будут подтверждать факт поездки и позволят произвести работодателю выплаты по компенсированию затрат.
Билеты на транспорт, чеки.
Платежные документы из отелей и гостиниц.
Счета-фактуры для расчета по безналу.

Количество копий

Большинство кадровых документов производится в 2-3 экземплярах. Один остается у кадрового специалиста, второй должен направиться в бухгалтерию (при перечислении денежных средств), а третий вручается исполнителю.

Но в ситуации со служебным заданием данные правила не могут соблюдаться, потому что этот документ предназначается исключительно для того, чтобы письменно зафиксировать предназначенные работы для выполнения. Остальные функции выполняются приказом о выезде сотрудника в командировку, и именно этот документ подшивается в соответствующих подразделениях компании.

Печать на документации

Служебное задание, как было оговорено выше, не выступает в качестве обязательного документа. Соответственно, при учете того факта, что на документе не проставлена отметка «М.П.», то этот документ не должен заверяться печатью фирмы. Впрочем, никто не запрещает руководителям предприятий ставить печати на служебных заданиях.

Допускается ли оформление на нескольких работников

В бланках данного документа отводится отдельная графа для отражения сведений о рабочем. Соответственно, в таком документе не предполагается внесение сведений на несколько работников сразу. При направлении группы рабочих в поездку, работодатель должен изготовить несколько служебных заданий для каждого командированного сотрудника.

Но, что касается приказа о направлении в командировку, то такой документ может создаваться на нескольких рабочих. Оформляться он должен строго по . Именно в этой форме предполагается внесение информации о сотрудниках в формате списка.

Поездка руководителя

Генеральный директор также выступает в качестве наемного сотрудника компании. Это значит, что при его выезде в командировку, на него тоже необходимо создавать подобный документ. В этой ситуации возникает вопрос: кем должен этот документ подписываться?

В этом случае директор подписывает бумагу самостоятельно. Получается, что он направляет сам себя в командировку, и при этом передает собственные полномочия своему заместителю или другому уполномоченному сотруднику.

И приказ, и служебное задание должно подписываться и создаваться лично руководителем вместе со всеми необходимыми данными:

Срок исполнения поставленных задач.
Цель поездки.
Продолжительность командировки.

Отчет о проделанной работе

Законодательными нормами не предусматривается оформление отчета об исполнении задания. И получается, что в его оформлении у работодателя нет необходимости.

Но в той ситуации, когда в бланке документа установлен данный раздел, то его заполнение будет обязательным. При этом необходимо строго придерживаться установленным законом требованиям. Все обозначенные графы документов должны быть заполненными, соответственно, при наличии графы об отчете сведения также нужно в этой графе зафиксировать.

Отчет о работе может оформляться в свободном виде. В основном это делается в форме краткого изложения.

Ответственность за невыполнение требований

Согласно действующему законодательству, локальные документы организации должны исполняться в обязательном порядке, причем как сотрудниками фирмы, так и ее руководителем.

В той ситуации, когда на предприятии имеется документ, регламентирующий положения о командировках, и в нем есть утвержденный список необходимых документов, и в нем фигурирует служебное задание, то сотрудник обязательно должен будет его заполнить. Заполнению будут подлежать все графы, помимо этого, должен предоставляться и отчет о проделанной работе.

При отказе сотрудником в оформлении отчета, он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности, на основании . На практике сотрудники все же сдают отчеты, поскольку написать несколько строк несложно, а получать наказание за неисполнение такого требования никому не хочется.

Отразить документально задание допускается и в приказе, но нужно это делать кратко и с указанием нужной информации вместе с остальными нюансами. Оформить это необходимо в том виде, которого требуют локальные документы организации и нынешнее законодательство.

Документальное оформление командировки происходит следующим образом: заполняется служебное задание на командировку (как правило, этим занимается руководитель подразделения), на основании этого задания составляется соответствующий приказ. При возвращении из командировки сотрудник отчитывается о проделанной работе и произведенных , сдавая заполненные авансовый отчет форма АО-1 и командировочное удостоверение форма Т-10.

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в .

Как составить приказ на командировку можно посмотреть , заполненный авансовый отчет , а командировочное удостоверение в .

Остается поговорить о служебном задании на командировку. Этот документ имеет унифицированную форму Т-10а. Скачать бланк этой формы можно в конце статьи.

Служебное задание на командировку (форма Т-10а). Образец заполнения

«Шапка» формы заполняется традиционно: наименование организации, дата составления, номер, фамилия, имя, отчество работника, которого отправляем в командировку, его табельный номер.

«структурное подразделение» – подразделение, в котором работает командируемый;
«должность» командируемого;
«страна, город» – населенный пункт, в который отправляем сотрудника;
«организация» – наименование предприятия, в которое направляется сотрудник;
«дата» – указывается дата начала и конца командировки, первый день командировки - день отъезда из места постоянной работы, последний день - день приезда. Если, например, сотрудник уезжает в 23.50 29 мая, а приезжает в 00.10 31 мая, то считается, что командировка длится три дня, несмотря на то, что он уезжает поздно вечером, а приезжает рано утром, первый день командировки - 29 мая, последний день - 31 мая;
«срок» – продолжительность командировки в календарных днях полностью и без учета дороги;
«организация-плательщик» – спонсор поездки, чаще финансирует командировку работодатель, но бывает командировка за счет принимающей стороны. Также возможны случая финансирования поездки третьей стороной.
«основание» – здесь следует указать документ, послуживший причиной заполнения служебного задания, обычно при принятии решения отправить работника в командировку составляется служебная записка, письмо либо другой подобный документ, на основании которого уже заполняется форма Т-10а.

Заполнив таблицу сведений о командировке, переходим к составлению задания работнику. Для этого ниже слева заполняется графа «содержание задания», в ней пишется, что необходимо сделать работнику за время нахождения в командировке, какие задачи ему ставятся.

Стоит отметить два момента:

Командировки делятся на два типа: запланированные и внеплановые. Образец командировочного задания, о котором идет речь, подготавливается непосредственным руководителем работника, которого направляют в командировку на основании плана.
В данный момент Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления этого документа. Тем не менее, для издания приказа требуется основание. Таким основанием становится служебная, докладная записка или унифицированная форма Т-10а, служебное задание, образец заполнения которого представлен ниже.

Общие сведения о том, как заполняется служебное задание

Служебное задание оформляется по унифицированной форме Т-10а и заполняется в два этапа:

Шапка, столбцы 1-11. Бланк заполняется до издания приказа о направлении работника в рабочую поездку (как правило, этим занимается сам работник);
Столбец 12. Форма заполняется после возвращения сотрудника (на этом этапе форму заполняет, как правило, руководитель).

Образец служебного задания на командировку

Рассмотрим поэтапно заполнение этого документа.

Первый этап. Создание служебного задания

Заполняем шапку. Вписываем в документ полное наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

После этого присваиваем документу порядковый номер. Проставляется текущая дата.

Здесь требуется сделать небольшое отступление и пояснение. Дело в том, что в различных организациях способы нумерации различаются. Но мы рекомендуем придерживаться правила: у служебного задания и приказа о командировании реквизиты должны быть одинаковыми. Во-первых, это позволит избежать путаницы и лишней работы. А во-вторых, они неразрывно связаны между собой, одного без другого не бывает, и в этом плане такая нумерация обоснованна.

Записываем фамилию, имя и отчество направляемого в командировку сотрудника и его табельный номер.

Теперь переходим к заполнению основных столбцов.

В первый столбец вписывается наименование структурного подразделения командируемого работника.

Во второй вписывается должность этого сотрудника.

В третий заносится наименование страны и города назначения.

В четвертый — краткое наименование организации, в которую мы отправляем нашего работника.

В пятый заносим сведения о дате, когда сотрудник уезжает в командировку.

В шестой заносится дата окончания деловой поездки.

В седьмом ставим общее количество дней поездки.

В восьмом столбце указываем количество дней поездки без учета времени в пути (если сотрудник отправляется из Санкт-Петербурга в солнечный Сыктывкар на поезде, время, которое он проведет в пути, следуя туда и обратно, составит пять дней, если на самолете, то по 2 часа туда и обратно).

В девятый записываем сведения об организации, которая оплачивает командировку.

В десятый — сведения о документах, послуживших основанием для командирования (план или докладная записка).

В одиннадцатый столбец кратко, но емко записываем цель деловой поездки.

После заполнения указанных столбцов руководитель подписывает документ, знакомит с ним сотрудника и направляет в кадровое подразделение для подготовки проекта приказа о командировании. Кадровики готовят приказ и подписывают у руководителя организации оба документа.

В процессе деятельности каждое предприятие контактирует с различными организациями, расположенными в разных городах и регионах. Многие вопросы трудно решаемы путем телефонных переговоров или обменом корреспонденцией. Для их исполнения сотрудник организации отправляется в командировку с четким служебным заданием. Как оформляется этот документ и для чего он нужен, разберемся дальше.

Для чего нужно задание на командировку и кто его выдает

Все служебные поездки оформляются в соответствии с Постановлением правительства №749 от 13.0.2008г. на основании которого, служебной командировкой считается направление сотрудника организации в другой населенный пункт. То есть поездки по территории города по курьерской надобности или водителем не являются командировкой . Это простое выполнение служебных обязанностей.

Отправка сотрудника в поездку осуществляется только на основании письменного распоряжения руководителя . Работнику выдается поручение, которое он должен обязательно выполнить за определенное время.

Срок вояжа устанавливается индивидуально в зависимости от преследуемых командировкой целей и сложности их исполнения.

Командированный сотрудник должен точно понимать, какие вопросы он должен решить на объекте . Для этого ему вдается четкое служебное задание. Важность документа обусловлена еще и тем, что без его наличия, работник может быть просто не допущен командируемому объекту.

Задание оформляется по установленной унифицированной форме Т-10а.

Четкое указание плана поездки дает возможность потребовать с командированного сотрудника исчерпывающего отчета. Предприятие тратит средства на доставку работника к нужному объекту его питание, проживание, оплачивает прочие траты, связанные с выполнением поставленных целей .

Следовательно, на сотрудника возлагается ответственность за целесообразную трату выделенных для поездки сумм. А польза от вояжа будет только при условии благополучного исхода деловой поездки. Поэтому служебное поручение дает возможность направляемому работнику не забыть о поставленных целях, а затем детально отчитаться об их исполнении после окончания поездки.

Служебное задание позволит сотруднику и организации быстро решить следующие проблемы:

Выделить конкретные цели деловой поездки;
Разработать четкий план и поэтапно его выполнять;
Быстро получить допуск к объекту командировки;
Четко и ясно составить служебную записку по итогам поездки.

Только на основании служебного задания руководитель имеет право требовать отчет о деятельности, осуществляемой в командировке. Не рациональное использование времени поездки и невыполнение ее целей могут послужить основанием для наложения взыскания .

Служебное задание выдает командирующая организация на основании приказа руководителя. Заполнять бланк должен непосредственно директор либо начальник отдела. Обычно руководство не обременяет себя подобной бумажной волокитой, вменяя заполнение документа ответственному кадровому работнику.

Кадровик заполняет форму на основании письменного распоряжения руководителя компании или структурного подразделения. Документ подписывается у руководства и затем выдается сотрудником отела кадров работнику вместе со всеми остальными необходимыми документами.

Обязательно нужен ли документ

Обязательное оформление служебного задания на командировку не закреплено на законодательном уровне. Указания на данный документ отсутствует в списке необходимых для командировки документов, указанных в Постановлении №749. В соответствии с ним на командированное лицо должен быть оформлен следующий пакет:

письменное разрешение или распоряжение на отбытие в деловую поездку;
документы, подтверждающие перемещение к объекту и обратно (проездные билеты и тому подобное);
служебное распоряжение, разрешающее использование корпоративного транспорта;
документы, подтверждающие проживание (чек из гостиницы, договор аренды на квартиру и тому подобное);
отчет о командировке с указанием всех расходов связанных с поездкой.

То есть правительство не выделяет задание на командировку, как обязательный документ. Следовательно, предприятие может самостоятельно принять постановление об использовании данной формы документа.

Это решение закрепляется внутренними приказами. При этом необязательно использовать форму Т-10а. Организация может разработать собственный шаблон документа, указав в нем пункты, которые наиболее подходят для деятельности организации.

Обязательно заполнять служебное поручение, если это указано в локальных внутренних актах предприятия. Если такое распоряжение отсутствует, то необходимым документом является приказ на командировку, в котором прописываются все цели поездки. Подпись сотрудника, указывает на то, что он ознакомлен с основными задачами вояжа и готов их выполнить .

Практика показывает, что большинство организацией предпочитает использовать служебное задание для направления работника в командировочную поездку.

Требования и правила его заполнения

Документ может заполняться от руки либо компьютерным способом. Главное требование – отсутствие помарок и ошибок. Если они присутствуют, документ считается недействительным. Все исправления должны быть подтверждены печатью организации и подписью руководителя.

При ручном способе заполнения бланка можно использовать чернила только синего или черного цвета .

Заполнение и хранение служебного поручения должно соответствовать нормативам по ведению всей кадровой документации. Опираясь на п. 669 Постановления № 558, задание должно храниться в архиве предприятия не менее 5 лет, а в случае направления сотрудника за границу – 10 лет.

Если использовать унифицированную форму Т-10а, то в ней четко указаны все необходимые для заполнения графы и строчки.

Документ должен включать в себя следующие основные сведения:0

данные о командированном работнике (полное имя отчеств и фамилия, занимания должность);
информация о командирующей организации (наименование, место расположения, другие контактные данные);
время пребывания в поездке, а именно дата прибытия и убытия;
место назначения (местность, наименование принимающей организации);
задачи, которые должны быть решены в поездке, последовательность и сроки их исполнения.
подписи сторон (подпись руководителя свидетельствует, о разрешении на поездку, а сотрудник своей подписью соглашается на командировку и выполнение всех указанных пунктов).

Поручение утверждается подписью директора компании и печатью.

Служебное задание издается в двух и более экземплярах. Бланки документа могут быть направлены следующим лицам:

Все лица, ответственное за учет и хранение служебного задания на командировку должны быть указаны в приказе о кадровой политике.

Задание оформляется только на одного сотрудника. Только в приказ на командировку можно внести сразу всех отправляемых в поездку работников. Здесь списочное внесение запрещено. Объясняется это тем, что приказ описывает общие цели поездки. В поручении указываются индивидуальные задачи, которые должен решить именно данный работник.

Пример задания

В качестве примера заполнения служебного задания на командировку предложим унифицированную форму т-10а. Шапка документа заполняется в следующем порядке:

Наименование организации, его налоговые данные;
Номер документа и дата его составления;
Ф.И.О. командируемого сотрудника.

1-я структурное подразделение. Здесь указывается номер цеха или название отдела. (Например, отдел продаж);
2-я должность. Заносится информация о специальности командированного лица. (Например, менеджер по продажам);
3-я и 4-я объект командировки и место его нахождения (например, город Ростов-на-Дону, Россия, ООО Рассвет)
5-я – дата прибытия. Например — 19.12.2017;
6-я – дата убытия. Например — 22.12.2017;
7-я – общее количество дней в командировки. В нашем примере 4 дня;
8-я – фактическое количество дней прибиваемых на объекте. В нашем примере 3 дня. Разница в один день – это время пребывания в дороге;
9-я указывается наименование организации, которая оплачивает поездку. Обычно это предприятие-наниматель командированного сотрудника;
В 10-й графе идет ссылка на документ, на основании которого сотрудник направлен в деловую поездку. Например, служебная записка №2 от 15.12.2017г;
В графе 11 описываются цели командировки. Их может быть одна или несколько. (Например, заключение договора на поставку синтетического волокна);
Графу 11 заполняет командированный сотрудник. (Например, Договор заключен 21.19.2017. Изменены основные положения — объемы поставки увеличены на 10%, стоимость волока снижена на 3%).

Оценку результативности поездки дает руководитель только после возвращения работника. В графе «заключение о выполнении задания» может быть прописано – цель командировки достигнута, договор заключен с ранее оговоренными изменениями.

Руководитель структурного подразделения подписывает документ после ознакомления со служебным заданием в день возвращения сотрудника из командировки.

Примеры заполнения служебного задания на командировку:

Руководитель организации сам определяет необходимость издания служебного задания для командировки . Опыт практической деятельности показывает, что лучше не отказываться от этой формы документа. Поручение позволяет сотруднику лучше ориентироваться при решении служебных проблем, а администрации облегчает контроль его деятельности в командировке.

В данном видео информация о том, как правильно оформить командировку сотрудника. Правила оформления всех нужных для этого документов.

Служебное задание на командировку – специализированный документ, который оформляется по установленной форме № Т-10а и должен использоваться всеми работниками, направленными в служебную поездку, без исключения. О том, как правильно заполнить служебное задание, какую информацию оно должно содержать и где взять форму установленного образца – читайте в сегодняшней статье.

Обязательно выдается служебное задание.

Командировка – это не только поездка по рабочим вопросам, но еще и метод решения некоторых задач, которые руководство ставит перед командируемым сотрудником.

Для того чтобы работник точно понимал, какой работы от него ожидают и что он должен делать в командировке, принято составлять служебное задание на командировку.

Документ этот очень важный, в некоторых ситуациях без него могут сотрудника и вовсе не допустить к командируемому объекту. Выдается задание совместно с командировочным удостоверением и прочими документами, которые могут понадобиться в поездке.

Служебное задание включает в себя достаточно много сведений, одного только взгляда достаточно на документ, чтобы определить, что это за сотрудник, откуда он приехал и для чего.

Какие сведения включаются в служебное задание?

Как уже говорилось выше, служебное задание включает в себя достаточно много сведений. Рассмотрим их полный перечень более подробно:

Данные работника – ФИО, наименование компании, должность;
Дату прибытия и убытия;
Поставленные задачи;
Графу отчетности о выполнении работы;
Реквизиты компании визитера и многое другое.

Таким образом, можно сделать вывод – командировочное задание это самый главный документ в командировке. Соответственно он всегда должен быть с сотрудником во время командировки.

Также особое внимание следует обратить на правильность его заполнения – ошибки, помарки и неточности недопустимы.

Особенности оформления

Нельзя допускать ошибки в заполнении.

Оформляется командировочное задание по установленной форме № Т-10а, которая была утверждена еще в 2004 году постановлением Госдумы. Но наряду с данной формой работодатель может утвердить и форму организации, если требуется внесение каких-либо других сведений и так далее.

Заполняется служебное задание руководителем организации. Кроме того, им же и утверждается. Синяя печать организации и подпись начальника в документе обязательна – без них он не действителен.

Поочередно заполняется каждая графа документа – точно и аккуратно. Если в документе допущены помарки, следует взять новый бланк и заполнить его. Не допускается внесение исправлений и помарок в документ.

Заполнять документ можно как на компьютере, так и вручную. При последнем способе, следует использовать только два вида чернил – черные, либо синие.

К тому же, лучше всего заполнять документ обычной шариковой ручкой, гелиевые требуют к себе особой осторожности при использовании.

Многие работники задаются вопросом – а обязательно ли составление служебного задания, например, при поездке в небольшую командировку? Ведь сотрудник и так знает, зачем едет. Рассмотрим этот вопрос более подробно.

Обязательно ли командировочное задание?

Оформлять задание не обязательно.

На вопрос о том, обязательно ли составление служебного задания, можно ответить сразу и однозначно:

В соответствии с ПП №749 служебное задание не обязательно в командировке любого типа.

Но вместе с тем, оформление этого документа может решить сразу несколько проблем и предупредить недопонимания между работником и работодателем. Правильно и точно составленное задание позволяет:

четко понимать задачи командировки;
последовательно и поэтапно выполнять все запланированное, без риска упустить что-то из вида;
дает возможность уже в командировке начать заполнять отчет о выполненных работах;
гарантирует работодателю выполнение всех поставленных задач;
позволяет не искать дополнительных документов и разрешений для подтверждения командировки принимающей стороне и так далее.