Бухгалтерские документы по учету кадров. Кадровые первичные учетные документы

Персональный листок по учету кадров — неотъемлемая часть личного дела работника. Это «визитная карточка» которая содержит актуальную информацию: биографические и персональные данные сотрудника.

Отличительная черта от анкеты состоит в том, что анкету заполняет соискатель еще до приема на работу, а персональный бланк по учету кадров — после оформления на работу.

Для бюджетных организаций обязательность применения подтверждается различными локально-нормативными актами, в зависимости от сферы деятельности. Например, письмо N 03-51/64, от 20 декабря 2000 года «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» указывает на то, что такая бумага обязательно должен быть у работников общеобразовательных учреждений.

Форма личного листка

Унифицированной формы законодательством не предусмотрено. Работодатель сам разрабатывает и утверждает персональный бланк.

Скачать бланк личного листка по учету кадров

Правила заполнения

Работник при оформлении на работу собственноручно заполняет бланк в единственном экземпляре. Сведения вносятся в строгом соответствии с персональными документами (паспортом, дипломом, трудовой книжки и т.п.). Исправления и сокращения в документе не допускаются.

Бумага содержит такие сведения, как:

1. Фото 4х6 см.
2. Фамилия Имя Отчество, пол работника.
3. Дата, место рождения.
4. Национальность.
5. Адрес проживания, контактный телефон.
6. Информация об образование, повышение квалификации, ученых степенях, наградах и т.п.
7. Данные о предыдущих местах работы (должность, период работы, наименование и адрес организации).
8. Пребывание за границей.
9. Сведение о составе семьи.

После оформления бланка, работник проставляет свою подпись и дату заполнения документа.

Скачать образец заполнения

Как вносить изменения

В случае изменения информации, работник представляет необходимые документы в отдел персонала. На их основании новые учетные данные вносятся вдополнение к личному листку по учету кадров. Поправки могут быть различного характера: изменение фамилии, в связи с регистрацией брака; смена паспорта, изменение места жительства, повышение квалификации, получение ученой степени и т.п.

Для того чтобы сотрудники не забывали своевременно сообщать в отдел персонала обо всех изменениях, необходимо добавить фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Где и сколько храниться

Хранится документ в персональном деле работника. Если дело сформировано до 1 января 2003 года, срок хранения — 75 лет. Если до 1 января 2003 года, срок хранения — 50 лет. Персональные дела руководителей хранятся постоянно.

Пассивные методы

10. Отбор кандидатов на должность: задачи и методы. Проблемы прогнозирование будущей эффективности работы кандидата.

11. Первичное собеседование (виды, методы проведения).

12. Анализ работы (рабочего места, должности) с целью определения ключевых компетенций для должности. Профессиограммы, профессионально-квалификационные модели.

13. Тестирование при отборе персонала. Типы тестов, используемых в профотборе. Требования к валидности и надежности тестов, тестовым нормам.

14.«Ассессмент» как технология многосторонней оценки кандидатов на должность.

15.Оценка экономической и социальной эффективности управления персоналом организации.

16. Оценка и аттестация персонала. Критерии успешности профессиональной деятельности: виды, способы определения.

17. Мотивация и стимулирование трудового поведения персонала.

Теория потребностей Маслоу. Маслоу выделил пять групп потребностей (пирамида потребностей Маслоу)

18. Управление развитием персонала.

19.Карьера как стратегия трудовой жизни. Сущность карьеры: виды, этапы деловой карьеры.

20.Факторы успешной карьеры. Фазы развития профессионала. Основы управления карьерой.

21.Карьерные ориентации. Жизненный и карьерный циклы работника

22. Методические рекомендации по планированию карьеры. Самомаркетинг. Технология успеха в профессиональной карьере.

23. Понятие профессиональной пригодности и профессионального отбора. Этапы формирования профессиональной пригодности. Профессиональная ориентация.

24. Право и гарантия права работников на труд в условиях, соответствующих требованиям охраны труда. Основные понятия, используемые в охране и безопасности труда.

25. Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда. Обязанности работника в области охраны и безопасности труда.

26. Расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

27. Надзор и контроль за охраной и безопасностью труда.

Раздел 10. Глава 35. Организация охраны труда

28. Инструкции по охране труда. Ответственность за нарушения требований охраны и безопасности труда.

29. Основные направления государственной политики в области охраны труда. Конституция рф, Трудовой кодекс рф об охране труда.

31. Субъекты трудового права. Основные права и обязанности работодателя. Основные права и обязанности работника.

32. Понятие трудовой дисциплины. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины: понятие, виды.

33. Понятие трудового договора. Виды трудовых договоров.

34. Содержание трудового договора. Порядок заключения трудового договора. Испытательный срок.

35. Порядок ведения трудовой книжки.

36. Понятие и признаки трудового коллектива с правовой точки зрения. Содержание понятия коллективного договора и его роль в регулировании трудовых отношений.

37. Заработная плата. Порядок и сроки выплаты заработной платы.

38. Индивидуальные и коллективные трудовые споры, порядок их разрешения.

40. Понятие и виды рабочего времени. Нормальная и сокращенная продолжительность рабочего времени. Время отдыха.

41. Надзор и контроль над соблюдением законодательства о труде.

42. Эволюция взглядов на поведение человека в организации. Предмет, цели и задачи науки об организационном поведении.

43. Понятие и основные модели организационного поведения.

44. Социально-психологический климат организации, факторы его формирования и методы поддержания.

45. Факторы групповой сплоченности и их влияние на поведение работников. Построение эффективных групп и команд.

46.Понятие, сущность и элементы организационной культуры.

47.Свойства, функции организационной культуры. Методы изучения организационной культуры.

48. Принципы и методы формирования организационной культуры.

49. Типологии организационных культур.

50. Благонадежность и лояльность персонала. Сопротивление работников организационной культуре компании.

51. Оплата труда персонала: основные понятия и определения. Макро- и микроэкономические теории оплаты труда персонала.

52. Нормативно-правовой механизм формирования трудового вознаграждения. Особенности формирования трудового вознаграждения высших должностных лиц компании (в России и в экономически развитых странах).

53. Организация оплаты труда персонала на предприятии. Оплата труда персонала в отраслях бюджетной сферы.

54. Прогрессивные модели оплаты труда персонала по результату (отечественный и зарубежный опыт).

55. Вознаграждение предпринимательского труда. Модели формирования и распределения доходов в малом предпринимательстве.

56. Комплекс документов по установлению трудовых правоотношений.

57. Комплекс документов по учету и движению персонала.

58. Систематизация и оперативное хранение документов по персоналу.

59. Становление и развитие кадровой службы в российских государственных учреждениях. Возрастание роли кадровой политики и становление системы управления персоналом.

60. Законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие деятельность служб управления персоналом. Регламентация работы с персоналом в учредительных и организационных документах.

3. Общие обязанности сотрудников. Раздел содержит перечень основных обязанностей работников организации, подлежащих исполнению ими в своей повседневной деятельности.

4. Общие обязанности администрации. Излагается перечень основных обязанностей администрации организации, подлежащих исполнению их в повседневной деятельности, в том числе:

5. Рабочее время и порядок его использования. Данный раздел содержит сведения о:

6. Ответственность сотрудников за нарушения. Порядок поощрения наиболее отличившихся. Раздел включает в себя два подраздела.

62. Служба персонала как стратегический бизнес-партнер организации. Организационная структура и численный состав подразделений по управлению персоналом.

63. Задачи и функции службы персонала на различных этапах развития организации.

64. Регламентация деятельности службы персонала. Комплекс документов по регламентации деятельности служб управления персоналом.

1. Стадия формирования:

2. Стадия интенсивного роста

3. Стадия стабилизации.

4. Стадия спада.

66. Оценка эффективности службы персонала. Личная эффективность менеджера по персоналу.

66. Оценка эффективности службы персонала. Личная эффективность менеджера по персоналу.

Вопрос 67. Виды и направления аудиторской деятельности. Узкая и широкая трактовки понятия «кадровый аудит». Направления кадрового аудита.

Вопрос 68. Причины использования организациями кадрового аудита. Задачи кадрового аудита.

Вопрос 69. Исследовательские подходы в аудите: подход в соответствии нормам, сравнительный, экспертный, статистический, по целям.

Вопрос 70. Основные объекты кадрового аудита в организации: аудит персонала организации, и аудит системы уп.

Вопрос 71. Основные показатели экономической и социальной эффективности управления персоналом. Их использование в кадровом аудите.

Вопрос 72. Этапы кадрового аудита.

1. Диагностика персонала включает:

1.2 Анализ социального паспорта.

Вопрос 73. Методы сбора данных в кадровом аудите: интервью, анкетирование, анализ документов, обзоры отношений и др.

74. Аудиторское заключение в кадровом аудите, основные требования к нему.

75. Подготовка организации к проверке государственной инспекцией труда. Документы, подлежащие проверке.

76. Контроллинг в управлении персоналом.

77. Управленческое консультирование как теория и практика. Направления и методы консультирования.

78. Профессионализм в консультировании: основные критерии. Профессиональные сообщества консультантов, их функции.

79. План (программа)консультирования, определение задач, ролей, ресурсов. Содержание контракта на консультационные услуги, виды контракта.

II. Основная часть

80. Экспертное, проектное и процессное консультирование. Коучинг.

81. Основные этапы консультирования, их содержание.

82. Эффективность консультирования: основные критерии и методы оценки.

83. Маркетинг консультационных услуг. Позиционировние консультантов и услуг. Факторы формирования цены на услугу.

84. Организационно-кадровое консультирование как одно из направлений управленческого консультирования: его содержание и место среди других направлений.

57. Комплекс документов по учету и движению персонала.

ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ

К учетным документам относятся: личные карточки ф.Т-2; журнал регистрации приказов по личному составу; журнал регистрации трудовых договоров; журнал регистрации листков нетрудоспособности; журнал регистрации приказов на отпуск; журнал регистрации входящей документации; журнал регистрации исходящей документации; трудовые книжки работников; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; 5.3.1.Личная карточка работника Общества оформляется унифицированной формой Т-2 (приложение 10). Личная карточка заполняется работником Управления Общества в одном экземпляре, от руки (разборчиво), формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.) Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника Общества должны своевременно отражаться в личной карточке. Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе Общества. Они хранятся в течении 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.

Комплекс документов по учету кадров.

Трудовая книжка работника. Сведения, вносимые в трудовую книжку работника. Заполнение трудовой книжки. Внесение изменений в записи на титульном листе. Внесение сведений о работе. Внесение сведений о награждениях. Внесение сведений о поощрениях.

Трудовая книжка работника (продолжение). Внесение сведений о пенсии. Внесение изменений в записи. Вкладыш в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки. Выдача трудовой книжки при увольнении. Хранение трудовых книжек и расчеты за них.

Учетные карточки. Личная карточка работника (форма Т-2). Заполнение новой формы Т-2 на работников, принятых на работу. Личная карточка государственного служащего. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника.

Личное дело. Состав документов личного дела. Формирование личного дела. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Дополнение к личному листку (анкете). Проверка наличия и состояния личных дел. Хранение личных дел. Состав личного дела государственного служащего.

Журналы (книги) учета. Журналы регистрации приема на работу, переводов на другую работу, увольнения с работы. Журналы учета трудовых книжек работников, личных дел. Учет бланков трудовых книжек.

К документам по учету кадров относятся: штатное расписание, личная карточка работника, табель учета рабочего времени, расчетный листок по заработной плате, график отпусков.

ДОКУМЕНТЫ ПО ДВИЖЕНИЮ

Документирование движения кадров - неотъемлемая обязанность любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Под движением кадров специалисты понимают:

прием на работу;

перевод на другую работу;

увольнение;

предоставление отпусков;

командирование.

При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление (или начальник структурного подразделения составляет докладную записку), которые являются основанием для издания распорядительного документа. Руководитель организации издает приказ. Кроме того, прием на работу должен сопровождаться заключением трудового договора (контракта), заполнением работником анкеты (личного листа по учету кадров), составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2). При переводе работника на другую работу используется такой документ, как представление. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков. При совершении работником поступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку или отдел кадров фиксирует нарушения составлением акта. Даже такое не самое полное перечисление видов документов, создаваемых кадровой службой, свидетельствует об их многообразии.

1. Комплекс документов по оформлению перевода на другую работу - изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового контракта - и устанавливает следующие виды переводов на другую работу: перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя; перевод на постоянную работу в другую организацию; перевод в другую местность сообща с организацией. Все переводы допускаются только с письменного согласия работника.

Заявление о переводе на другую работу является письменным согласием работника на перевод и содержит следующие реквизиты. В тех случаях, когда инициатива перевода принадлежит администрации (при условии согласия работника на перевод), руководитель структурного подразделения заполняет на него представление о переводе на имя руководителя организации . Его резолюция адресуется кадровой службе и содержит распоряжение о решении вопроса.

Заявление и представление являются документами - основаниями для издания приказа руководителя. В соответствии с Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации в числе документов-оснований используется также изменение к трудовому контракту с указанием даты и номера . Представление оформляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 в одном экземпляре.

Документирование перевода на другую работу должно осуществляться с применением унифицированных форм Т-5 и Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу". Формы заполняет работник отдела кадров, подписывает руководитель организации.

При условии ведения кадровой службой личных дел все перечисленные документы, которыми документируется перевод, помещаются в личное дело. Заявление, представление, изменение к трудовому контракту - в виде подлинников, а приказ, уведомления - в виде копий.

2. Комплекс документов по оформлению отпусков. В соответствии с Трудовым кодексом РФ работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность такого отпуска составляет 28 календарных дней. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон (работодатель и работник) оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Основанием для предоставления работнику очередного отпуска может служить его личное обращение или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления.

Форма заявления об отпуске унифицирована в УСОРД . (Унифицированная система организационно-распорядительной документации) В тексте указывается вид отпуска, дата ухода в отпуск, его продолжительность (количество дней), основание для получения отпуска. Многие кадровые службы разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные реквизиты. Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Форма графика отпусков унифицирована в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате.

Первый экземпляр графика хранится в отделе кадров, второй - передается в бухгалтерию, третий экземпляр (или выписки из графика) направляется в структурные подразделения. Кадровая служба организует выполнение графика отпусков, извещая работников о времени начала отпуска не позднее чем за две недели.

Предоставление отпуска оформляется с применением типовой формы Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику" или формы Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам".

Формы Т-6, Т-6а заполняются в двух экземплярах. Руководитель организации подписывает первый экземпляр, который остается на хранении в кадровой службе, копия приказа передается в бухгалтерию для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск. Приказ объявляется работнику под расписку.

6. Комплекс документов по оформлению служебных командировок. Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения за пределами места постоянной работы. Оформление командировок осуществляется с использованием унифицированных форм документов: индивидуального и сводного приказов о командировании, командировочного удостоверения и единой формы служебного задания и отчета о его выполнении.

7. Комплекс документов по оформлению увольнения. В соответствии с законодательством увольнение работника оформляется в случаях прекращения трудового контракта. Основанием для прекращения трудового контракта может являться соглашение сторон, истечение срока контракта, инициатива работодателя, инициатива работника.

Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового контракта по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю организации (или его заместителю по кадровой работе), в тексте излагаются просьба работника об увольнении, причина и срок увольнения. В документе обязательно должна содержаться и дата подачи заявления. Инспектор отдела кадров на основании заявления и резолюции руководителя организации готовит приказ об увольнении. Увольнение работников документируют с применением форм Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового контракта (контракта) с работником" и Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового контракта с работниками". В приказе об увольнении обязательно указывают причины увольнения.

Форма и порядок оформления уведомления не унифицированы, однако надобно соблюдать следующие требования: протокол должен содержать наименование организации; протокол должен быть зарегистрирован, и его дата должна соответствовать требованиям законодательства (уведомление направляется не позднее чем за три дня до увольнения); текст уведомления должен содержать сообщение о расторжении контракта и причины, по которым работодатель пришел к такому решению; протокол должен быть подписан работодателем (руководителем организации) с указанием его должности, инициалов и фамилии.

(инструкция по кадровому делопроизводству, Кибанов Основы УП, Лукашевич В. В. Основы УП)

Кугушева Т.В. Делопроизводство: учеб. Пособие/Т.В. Кугушева. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 256 с.

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.

Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо - постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.
Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

1. По учету кадров:

• №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
• №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).
Срок хранения 75 лет.

• №Т-2 «Личная карточка работника»,
• №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
Срок хранения 75 лет.

• №Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.
Срок хранения 3 года.

• №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

• №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
• №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
Срок хранения 75 лет.

• №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
• №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

Применяется для оформления и учета отпусков.
Срок хранения 5 лет.

• №Т-7 «График отпусков».

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.
Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

• №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
• №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.
Срок хранения 75 лет.

• №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
• №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
Срок хранения 5 10 лет).

• №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности - 75 лет).

• №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках - 10 лет).

• №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
• №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
Срок хранения 75 лет.

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

• №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.
Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.
Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 75 лет).

• №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда - 75 лет).

• №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
• №Т-51 «Расчетная ведомость»,
• №Т-53 «Платежная ведомость»,

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 - не составляются .
В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 75 лет).

• №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.
Срок хранения 5 лет.

• №Т-54 «Лицевой счет»,
• №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт - средства вычислительной техники),

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.
Срок хранения 75 лет.

• №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).

• №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).

• №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

1. Трудовым кодексом:

• Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

• Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

• Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Срок хранения - до востребования. Не востребованные - 75 лет.

• Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок хранения - постоянно (не менее 10 лет). Срок действия - до принятия новых Правил..

2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»

• Положение о персональных данных.

Срок хранения 75 лет.

3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Срок хранения 75 лет.

Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.
В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.
Другие локальные нормативные положения:

• о заработной плате,
• премировании,
• коэффициенте трудового участия,
• и т.п.

разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

• Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.

Срок хранения - постоянно.

• Журнал регистрации инструктажных мероприятий;

Срок хранения 10 лет.

Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя , осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то
руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе - по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).

Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.

Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:

• Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию.
Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда - 75 лет).

• Должностные Инструкции сотрудников.

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.
Срок хранения - постоянно.

• Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников - 5 лет.
Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников - 75 лет.

• Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.
Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

• Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.
Срок хранения - постоянно.

Акты о несчастных случаях.
Срок хранения 75 лет.

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
Срок хранения 75 лет.

В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.
Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц - в размере от 1 000 до 5 000 руб.,
• на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:

• предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,
• на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

В соответствии со ст.90 ТК РФ, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:

• в публичном выступлении,
• публично демонстрирующемся произведении,
• в средствах массовой информации,

наказываются:

• штрафом в размере до 200 000 рублей,
• или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
• либо обязательными работами на срок до 360 часов,
• либо исправительными работами на срок до 1 года,
• либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,
• либо арестом на срок до 4 месяцев,
• либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.

При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:

• штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,
• или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,
• либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
• либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
• либо арестом на срок до 6 месяцев,
• либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.

Своевременность, полноту и правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируют Госархив и Трудовая инспекция, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1 ¾ на одного работника и форма № Т-1а ¾ на группу) составляется на основании заключенного трудового договора . При его оформлении указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность , профессия ), срок испытания, если таковое работнику устанавливается, а также условия приема и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Приказ (распоряжение) подписывается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и объявляется работнику под расписку. На его основании представителем кадровой службы вносится в трудовую книжку запись о приеме на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке.

Унифицированная форма № Т-2 «Личная карточка работника» заполняется представителем кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета, документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки), а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы предусматривается предъявление дополнительных документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, заверяемые подписью сотрудника кадровой службы.

Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Аналогичным образом в него вносятся изменения.

Приказ (распоряжение) о переводе одного работника (форма № Т-5 ) или группы работников (форма № Т-5а ) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией заполняется сотрудником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку . На основании приказа (распоряжения) делаются отметки в личной карточке работника, лицевом счете, вносится соответствующая запись в трудовую книжку .

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска одному работнику (форма № Т-6 ) или группе работников (форма № Т-6а ) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором составляется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы , причитающейся за отпуск.

График отпусков (форма № Т-7 ) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Является сводным графиком, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего). При переносе отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график.

Приказы (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с отдельным работником (увольнении) (форма № Т-8 ) и группой работников (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работников. Составляются сотрудником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работникам под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения ) оформляется записью в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации.

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником.

Приказы (распоряжения) о поощрении отдельного работника (форма № Т-11 ) и группы работников (форма № Т-11а ) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, подписываются руководителем организации и объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника и трудовую книжку.

Документы по учету рабочего времени и расчетов
с персоналом по оплате труда

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12 ) и Табель учета рабочего времени (форма № Т-13) применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49 ), расчетная ведомость (форма № Т-51 ), платежная ведомость (форма № Т-53 ) применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации. При применении расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 другие расчетные и платежные документы (по формам № Т-51 и Т-53) не составляются. На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) и платежной ведомости (форма № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61 ) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется сотрудником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

Назначение и состав первичной документации по учету кадров

Первичная документация по учету кадров аккумулирует персональные данные работников организации, изначально получаемые при их приеме на работу в организацию и накапливаемые в процессе документирования дальнейшего движения кадров.

В состав первичной документации по учету кадров включаются такие документы как:

• приказы (о приеме на работу, о прекращении трудового договора, о переводе работника на другую работу, о направлении работника в командировку и пр.);
• штатное расписание;
• график отпусков;
• личные листки по учету кадров и дополнения к ним.

Замечание 1

Каждый из перечисленных документов имеет унифицированную форму, однако, с 1 января 2013 года в связи с принятием нового Федерального закона «О бухгалтерском учете» применение унифицированных документов не является обязательным.

Способы организации первичного учета кадров

В результате при осуществлении учета кадров организации могут:

1. либо вести учет с помощью унифицированных форм, что существенно облегчает процесс его ведения, особенно в небольших организациях, зачастую не имеющих кадрового специалиста;
2. либо разработать собственные формы первичной учетной документации, что представляет собой достаточно сложный и трудоемкий процесс;
3. либо модифицировать унифицированные формы с учетом конкретных потребностей и особенностей деятельности, что позволяет достичь максимального результата при экономии ресурсов.

Выбор каждого из перечисленных способов требует определенных действий.

В первом случае применение унифицированных форм первичных учетных кадровых документов следует закрепить отдельным приказом руководителя, если в общем виде применение унифицированных учетных форм не предусмотрено в учетной политике организации.

Второй случай является наиболее трудоемким и требует особого внимания.

Замечание 2

Состав первичной документации по учету кадров не меняется, даже при условии отказа от унифицированных форм, изменения могут касаться только содержания документов.

Отсутствие тех или иных документов по первичному учету кадров может привести к административной ответственности или к налоговым спорам, когда те или иные расходы будут не приняты к учету по причине ненадлежащего документального оформления.

При разработке собственных форм первичной документации по учету кадров необходимо строго соблюдать требование Федерального закона «О бухгалтерском учете» в части наличия обязательных реквизитов (наименования, даты составления, наименование организации, характеристика содержания факта хозяйственной деятельности, его натуральный или денежный измеритель, наименование должностей и подписи лиц, ответственных за составление документа).

Отсутствие обязательных реквизитов может стать основанием для признания кадрового учета не отвечающим требованиям законодательства, что опять же способно повлечь административную ответственность.

В третьем случае модифицированные формы первичной документации по учету кадров также следует закрепить приказом руководителя, даже при условии внесения незначительных изменений.

Характеристика отдельных форм первичной документации по учету кадров

Отдельные формы первичной документации по учету кадров заслуживают особого внимания.

Личная карточка работника (унифицированная форма Т-2) представляет собой документ, сопровождающий работника от момента принятия его на работу и до момента расторжения трудового договора с ним.

Личная карточка работника содержит биографические сведения и данные о трудовой деятельности в разрезе таких разделов как общие сведения (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения, знание иностранных языков, гражданство, образование и т.д.); сведения о воинством учете (для мужчин: заполняются частично для не отслуживших и подлежащих призыву, полностью – для находящихся в запасе); прием на работу и переводы на другую работу (даты событий, наименование и структурных подразделений и должностей, размер оклада и документ-основание); аттестация; повышение квалификации; профессиональная переподготовка; награды, почетные звания; отпуск; социальные льготы; дополнительные сведения; основания для прекращения трудового договора.

Штатное расписание (унифицированная форма Т-3) представляет собой документ, определяющий состав и численность работников организации, в разрезе отдельных должностей и структурных подразделений.

В штатном расписании содержится следующая информация:

• наименование должностей (с распределением по структурным подразделениям организации);
• количество штатных единиц;
• размер окладов (тарифных ставок);
• сведения о надбавках.

На практике зачастую в штатное расписание включается расчет страховых взносов от заработной платы, что позволяет получить представление о месячном фонде оплаты труда с учетом отчислений.

График отпусков (унифицированная форма Т-7) представляет собой документ, содержащий сведения на календарный год о распределении между всеми работниками организации ежегодных оплачиваемых отпусков (сведения о неоплачиваемых отпусках в график не включаются).

Назначение графика отпусков многообразно: он позволяет обеспечивать равномерность отсутствия работников на рабочих местах, планировать бюджет оплаты отпусков, контролировать соблюдения трудового законодательства в части режима труда и отдыха работников.

Помимо сведений о ежегодных оплачиваемых отпусках в графике отпусков содержится информация о продолжительности и сроках предоставления дополнительных оплачиваемых отпусков, а также сведения о переносе сроков отпусков.

Замечание 3

Важным требованием к графику отпусков является срок его утверждения – не позднее двух недель до начала календарного года, для которого составляется график.

В случае приема на работу новых сотрудников после утверждения графика отпусков изменения к нему следует оформить отдельным приказом.