Входит дсп. Документы ДСП: образцы, оформление, хранение
Не всем сразу удается отыскать работу после нескольких лет учебы. Моя трудовая деятельность началась с должности продавца в автомагазине. Разумеется, без посторонней помощи устроится даже на такую должность мне бы не удалось, ведь сейчас все ищут сотрудников со стажем работы десять лет, но с ограничением в возрасте до 25. Абсурдная ситуация, но это действительно так. Правда, с коллективом мне повезло. Ребята попались отличные. Мне их помощь очень пригодилась, ведь откуда у меня в 18 лет после техникума знания автомобилиста, к тому же, мне приходилось еще и отлучаться с работы на сессии в университете.
Ситуации, знаете ли, бывают разные во время работы. Довольно интересно было работать именно поначалу. Любопытно было наблюдать за реакцией людей, которые заходили в магазин за покупками. На тот момент постоянным покупателям было дико видеть меня в качестве продавца автозапчастей. Некоторые словно преднамеренно обращались ко мне за помощью, мол, чтобы проверить мои знания, которых по сути пока не было. К счастью, в первый год работы автомагазин был еще маленьких размеров, занимал практически 3-х комнатную квартиру, где вместо зала была торговая точка, витрины, склад товаров находился неподалеку, а еще у нас была весьма просторная кухня.
Так вот, если с автохимией у меня особых трудностей не возникало, поскольку люди обычно знают, что им конкретно нужно и могут это показать, то запчасти мне было сложно отыскать. Мой директор пытался научить меня премудростям строения автомобилей. «Открывай каталог по каждой модели авто и изучай, что и где расположено», - говорил он мне. С моей стороны были попытки ознакомиться с товаром под витриной. Только это было невероятно сложно. Приходилось постоянно беспокоить моих коллег, с которыми я была еще мало знакома и всех называла с приставкой «дядя», ну или практически всех.
Помощников у меня было не так-то и много, ведь магазин, как я уже сказала, изначально был компактных размеров, а расширение было только в планах. Только двое продавцов и кладовщик выполняли все мои просьбы, а я могла рассчитаться за это приготовленной чашкой чая. На кассе у нас сидел давний друг директора, с которым мы все хорошо общались. Неподалеку стоял стол бухгалтера, который занимался своими делами и при необходимости помогал нам, продавцам. Эта помощь была взаимной, поскольку с некоторыми клиентами мы вели безналичный расчет, в особенности с государственными предприятиями, типа хлебокомбината. Таким образом, мне не составило сложности научиться выписке товарных накладных и счетов на оплату, что было ближе к моей полученной профессии экономиста.
Забавных ситуаций на должности продавца не так уж и много, поскольку не всегда даже посмеяться было время. Наш автомагазин пользовался популярностью среди автолюбителей, наверно оттого, что мы одни из немногих, кто торговал запчастями на отечественные авто. В последнее время мало кто обращает внимание на такой транспорт. Все стремятся купить импортный автомобиль. Да только потом в поисках запасных частей начинают бегать по всему городу. Была у меня однажды ситуация, когда человек принес подшипник небольшого размера, уж не помню его внутренний и наружный диаметр, но пришлось все самостоятельно вымеривать. Дело в том, что мужчина его искал в специализированном магазине на свою иномарку, да только мелкие детали найти обычно сложнее. К тому же, стоимость автозапчастей на заграничное транспортное средство будет выше. Вот и пришлось мне немного помучаться, поискать нечто подобное среди ассортимента отечественного. Правда, даже самой было интересно отыскать нечто схожее. Удивительно, но подшипник подходящего размера был обнаружен. Сложно сказать, сколько он прослужит новому владельцу, ведь иномарки не привыкли работать на наших заводских подшипниках. По крайней мере, меня радовало, что в сложной ситуации удалось помочь человеку.
Больше всего мне нравилось продавать автохимию, то есть масло в двигатель, различные присадки, тормозную жидкость, тосол и прочее. Несмотря на то, что иногда приходилось носить со склада тяжести, мне это было проще, нежели бегать в поисках деталей. К тому же, у меня всегда были хорошие помощники, особенно, когда наш директор расширил торговую площадь и взял еще пару работников.
Однажды у меня произошла неприятная история с покупательницей, которую отправил муж за тормозной жидкостью. По крайней мере, она сообщила, что ей нужна маленькая бутылочка «Невы». Сложно сказать, кто из нас был неправ, ведь когда женщина приехала домой к мужу - инвалиду, то оказалось, что ей нужно было привезти жидкость для промывки двигателя. Естественно, покупательница обвинила во всем меня и затребовала, чтобы ей привезли домой именно промывку для двигателя. Не знаю, чтобы получилось, залив бы она одно средство вместо другого. Последствия предположить я не могу. Мое руководство решило, что раз я все напутала, то должна сама и ехать. В принципе, я понимала, что спутать два таких разных названия я бы точно не могла, да и дамочка видела, что написано на бутылочке.
Не став спорить, я собралась и поехала. К несчастью, покупательница жила в частном секторе. А в нашем городе, как говорит мой муж, строительством занимался безумный архитектор. Дома на одной улице могут идти в хаотическом порядке. Попробуй разбери, куда свернуть. Еще и люди – советчики хоть куда. Даже те, кто совсем не уверен в своей правоте, рад подсказать направление пути. Долго я бродила в поисках нужного мне дома, петляя между улочками. В результате, недовольная покупательница была найдена, а товар я заменила. Неприятно только то, что никто не стал выяснять, насколько я виновата в этой ситуации. Вполне вероятно, что женщина просто не хотела сообщать мужу о личной ошибке. Впрочем, когда я вернулась в автомагазин, мне уже было все равно, поскольку мой рабочий коллектив всегда мне доверял, а в трудные минуты меня всегда ждала чашечка приготовленного чая.
Многие покупатели пытаются сократить свои расходы, поэтому находятся в поиске запчастей – аналогов. Стоит заметить, что не вся продукция взаимозаменяемая. Если при покупке автомобиля вам сообщают, что в двигатель залито минеральное моторное масло, то не следует считать себя самым умным и вливать полусинтетику, без предварительной обработки двигателя. Конечно, ошибаться могут как продавцы, так и покупатели. Но разве у нас принято говорить клиенту, что он не прав? Мой совет – лучше не спорить, а мило улыбаться. Человеку, который пришел только для того, чтобы создать конфликтную ситуацию, это покажется еще более неприятным.
Меня зовут Роман и мне действительно повезло – когда я впервые трудоустроился менеджером по продажам автозапчастей в 2014 году, я попал в хорошую СТО и работал рядом с профессионалами высокого уровня и просто хорошими людьми. Рядом с ними я быстро рос. Мне всегда показывали хорошие практики и действительно уделяли мне время.
Но не всем так повезло – многие начинали свою карьеру в конторах довольно среднего уровня, где их попросту было некому учить. Или вовсе не хотелось.
Я хочу просто рассмотреть несколько реальных случаев из жизни начинающих менеджеров, которые я слышал, и сравнить эти случаи со своим опытом. Я рассмотрю всего 3 ситуации, каждая из которых будет состоять из 4 маленьких частей:
- История, которую я слышал
- Что в ней не так
- Как это было со мной
- Краткий вывод
Если вопросов нет, то поехали.
Ситуация 1: оценка временных трудозатрат на задачу
История: начинающий менеджер по продажам запчастей, еще студент, устраивается в компанию и слышит от наставника: “Проценка и обслуживание клиента делается за 5 минут. Поехали”.
Что не так: слышать, что эта задача делается за N минут – это уже стресс, а в стрессовых условиях наш мозг работает хуже. Менеджер начинает паниковать сильнее, когда количество отработанных минут приближается к N. К тому же, что менеджером с опытом делается за 5 минут, у начинающего может отобрать все 40.
Как это было со мной: когда я немного освоился на работе, мой непосредственный руководитель просил меня самостоятельно оценивать задачи, причем не просто выдавать итоговую цифру, а подробно расписывать, куда уходит время. Таким образом он научил меня декомпозировать задачу на множество более мелких. Он понимал, что мне оценки не должны ставиться сверху в жесткой форме, но одновременно с этим он не давал мне завышать временные трудозатраты и помогал с клиентами. Он всегда просил меня обосновать, почему именно такой выбор поставщика я сделал, чем я руководствовался, и обычно это приводило к более адекватной оценке действий с моей стороны.
Краткий вывод: нужно понимать, что вы взяли новичка. Ему нужно уделять время и понимать, что даже быстрые задачи порой занимают время.
Ситуация 2: переоценка
История: начинающий менеджер получает заказ и выполняет его. Его наставник видит, что предложенная запчасть идет не по оптимальным ценам или с завышенным сроком поставки, тихо ругается и корректирует его перед клиентом. Закончив продажу, он, довольный собой, забывает про все и возвращается к своей работе.
Что не так: начинающий менеджер так и не понял, в чем именно был его косяк. В процессе продажи он видит пусть даже превосходную речь и результат, но он в нем едва ли разберется. Наставник стабильно тратит свое время на помощь вместо того, чтобы потратить его на обучение своего падавана и выращивание сильного специалиста, который даже через год уже будет требовать гораздо меньшего контроля.
Как это было со мной: наставник, после проверки моих предложений для клиентов сказал: “Смотри, а вот что случится, если мы закажем эту запчасть у Автопитера?”. И я тогда неуверенно отвечал: “Будет чуть-чуть дешевле и привезут сразу”. Он соглашался и предлагал мне самому догадываться, как можно избежать этой ситуации. В результате я нашел сервис проценки http://mysupp.ru и формально он как бы и был в компании, но о нем мне никто не рассказывал. Сам процесс обучения был построен на необходимости поиска решений. Сейчас мне кажется, что это было правильным подходом.
Краткий вывод: Обучайте своих подчиненных. Если вы постоянно корректируете его, объясните ему, зачем это было сделано и укажите на его ошибки. Старайтесь мотивировать начинающих менеджеров к поиску эффективных решений для автоматизации их работы.
Ситуация 3: Проверка. Точнее, ее отсутствие
История: схожа с историей из предыдущего пункта. Студент делает проценку и продает запчасти, затем периодически наставник одним глазом и по диагонали смотрит на процесс и проверяет, что все хорошо. Затем дает студенту следующего клиента.
Что не так: сложно учесть все изменения, лишь бегло участвуя в процессе. К тому же, наставничество как раз и нацелено на то, чтобы формировать оптимальные выгодные обоим сторонам продажи, а также обучать людей и указывать на их косяки. И, конечно же, помогать им от этих косяков избавляться.
Как это было со мной: к сожалению, когда я начинал, эту практику не использовали очень активно. Поэтому, наставник тщательно сравнивал мои результаты со своими, а затем подсаживался ко мне и говорил: “Смотри, а что случится, если…”. Ну, а дальше вы уже знаете.
Краткий вывод: всегда используйте всю силу мотивации, имеющихся инструментов, стимулов к развитию. Это не только не позволит плохой продаже состояться, но и в удобной и понятной форме поможет отобразить все проблемные места, объяснить начинающему его косяки и помочь ему их преодолеть.
Менторинг
Еще хочу сказать о такой полезной штуке, как менторинг. Вещь эта весьма и весьма хорошая, и действительно трудно переоценить его пользу. Он так или иначе включает в себя все предыдущие пункты и не только. Делитесь знаниями – рекомендуйте книги, сервисы, отвечайте на вопросы и помогайте разобраться в мелочах.
В качестве заключения
Длинных заключительных речей не получится, поэтому просто – мотивируйте новичков на достижение вершин и дарите им дружественную атмосферу. Всем приятно работать в компаниях, которые ценят своих сотрудников, пусть даже еще самых молодых. Но эти молодые сотрудники спустя год-другой станут уже довольно матерыми и смогут без дополнительного контроля приносить реальную пользу компании. К тому же, всегда приятно, когда кто-то перенимает твой опыт, и это помогает ему стать хоть в чем-то лучше.
Что такое документы
Слайд 1
Документы с грифом «Для служебного пользования» - это документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, относящуюся к несекретной информации, касающуюся деятельности организации, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
Общепринятым сокращением для обозначения документов, содержащих информацию ограниченного делопроизводства является аббревиатура - ДСП
При работе с документами с грифом «Для служебного пользования» необходимо опираться на следующие акты:
Слайд 2
- постановление Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»;
- постановление Губернатора Хабаровского края от 27 января 2011 года № 5 «Об утверждении положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Правительстве Хабаровского края».
Учет документов с грифом «Для служебного пользования»
При учете документов с грифом «Для служебного пользования» необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, поскольку утрата экземпляра или отдельных листов при безучетном их хранении зачастую приводит и к утечке информации, но и любое движение и местонахождение документа, что позволяет, помимо расширения справочно-поисковых данных о документе, обеспечивать персональную ответственность за его сохранность и качественно проводить проверки наличия документов с целью своевременного обнаружения их возможных утрат.
Слайд 3
Документы с грифом «Для служебного пользования», образующиеся в делопроизводстве организации, можно разделить на три группы:
1. поступившие (входящие);
2. исходящие;
3. внутренние документы (это документы, образующиеся в процессе повседневной деятельности организации и не покидающие ее пределов, например: акты, инструкции).
Прием и учет документов с грифом ДСП осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
Слайд 4
Этапы прохождения входящей документации, содержащей информацию ограниченного распространения
прием корреспонденции;
регистрация документов с добавлением к регистрационному номеру документа отметки «ДСП»;
передача на резолюцию руководству (через реестр движения документа с грифом «ДСП»);
занесение резолюции руководства в учетные формы;
тиражирование (осуществляется только с письменного разрешения руководителя с проставлением отметки на оригинале тиражируемого документа и в учетных формах);
передача специалистам структурных подразделений организации (через реестр движения документа с грифом «ДСП»);
помещение исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;
хранение документа до передачи в архив или на уничтожение.
В «Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения» записано, что при небольшом объеме документов с грифом ДСП их учет разрешается вести совместно с обычными документами. Однако формы учета простых документов не отражают всех показателей, необходимых для учета документов с грифом ДСП, что создает условия для утраты документов. К тому же при совместном учете усложняется работа по регистрации, проведению проверок наличия, поиску, систематизации документов, содержащих информацию ограниченного распространения. Поэтому оптимальным вариантом является раздельный учет простых документов и документов с грифом ДСП.
На наш взгляд, для осуществления учета документов с грифом ДСП целесообразно вести 3 журнала (соответственно, для входящей, исходящей и внутренней документации раздельно) по следующим формам:
Слайд 5
Журнал учета входящих документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».
Слайд 6
Журнал учета исходящих документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».
Слайд 7
Журнал учета внутренних документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».
В представленных формах журналов отражены наиболее важные реквизиты документа, позволяющие отследить всю «судьбу» документа начиная с момента его поступления или создания и до момента уничтожения или передачи на хранение в архив.
Помимо регистрации документов в журнале учета входящих документов, необходимо вести реестр движения документа.
Слайд 8
Реестр движения документа с грифом «Для служебного пользования»
Пересылка документов ограниченного распространения должна осуществляться только заказными почтовыми отправлениями, спецсвязью или фельдсвязью с пометкой на конверте «Для служебного пользования» или «ДСП»
ЖУРНАЛ
учета входящих документов и изданий
с грифом «Для служебного пользования»
Окончание
| Резолюция и/или кому направлен на исполнение | Отметка о взятии на контроль и срок исполнения | Дата и расписка | | |
|
| о получении | о возврате | ||||
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
ЖУРНАЛ
учета исходящих документов и изданий
с грифом «Для служебного пользования»
| Дата регистрации и номер документа п/п | Наименование адресата (кому направлен документ) | Краткое содержание документа | Ф.И.О. исполнителя, должность | Количество листов/номер экземпляра |
||
| документа | приложения | всего |
||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Окончание
| Вид отправления (нарочно, фельдъегерской связью, заказным или ценным почтовыми отправлениями) | Дата отправления /передачи документа (роспись в получении/отправлении с указанием Ф.И.О. и должности) | Индекс (номер) дела, куда подшит документ | Отметка об уничтожении или передачи в архив (номер и дата акта) | примечание |
|
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|
ЖУРНАЛ
учета внутренних документов и изданий
с грифом «Для служебного пользования»
Окончание
РЕЕСТР
движения документа с грифом «Для служебного пользования»
| № п/п | ФИО | Дата и время получения | Подпись |
Вокруг вопросов безопасности в облаках существует множество мифов. Одним из таких мифов является невозможность размещения в облачной инфраструктуре документов «ДСП». Наиболее широко документы с данным грифом используются в государственных учреждениях но и для коммерческих организаций этот вопрос может быть интересен. Защита информации, составляющей служебную или коммерческую тайну не достаточно урегулирована на законодательном уровне, что порождает множество конфликтов и проблем.
Попробуем разобраться в этом вопросе.
ДСП относится к не секретной информации. Это информация не подлежащая открытому публикованию.
До 2006 года
До 2006 года обращение с информацией ограниченного распространения не составляющих гос. тайну регулировалось:
С 2006 года
В 2006 году вышла 4 часть ГК РФ и новый, т.н. «трехглавый закон» (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Соответственно утратила силу ст.139 ГК РФ (коммерческая тайна ушла в 4 часть ГК РФ, а служебная тайна выпала).
Кроме того после принятия нового «трехглавого закона»:
Таким образом с 2006 года служебная тайна выпала из под охраняемой законом тайны.
Любопытный факт: в 2006 году в Думу был внесен Законопроект № 124871-4 «О служебной тайне», но он так и не был принят и, в ноябре 2011, был снят с рассмотрения Думой.
В результате
- служебная тайна (информация и документы под служебной отметкой ДСП) не является охраняемой законом тайной. Из этого следует, что с одной стороны не существует лицензий, сертификатов и соответствующих средств по защите информации именно такой категории, с другой стороны закон этого и не требует (в отличие например от защиты персональных данных).
- обязанности по обеспечению сохранности служебной тайны несут только государственные/муниципальные органы а также те, кто принял на себя обязательства по сохранению этой информации. Если это регламентировано ведомственными инструкциями (для гос. органов) или внутренними регламентами (для коммерческих организаций), такие обязательства необходимо вносить в договор с провайдером. Договор RTCloud содержит соглашение о неразглашении информации.
- ответственность может быть только дисциплинарная (для физических лиц) или предусмотренная в договорных обязательствах (для юридических лиц).
Таким образом не существует юридических ограничений по размещению информации ДСП и соответствующих систем документооборота в облачной инфраструктуре. Обязательства провайдера по сохранению конфиденциальной информации необходимо в явном виде отражать в договоре.
