Отправка в командировку работника. Что такое командировка

1. Служебная командировка

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ).

Внимание!

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Во избежание трудовых споров разъездной характер работы должен быть указан в трудовом договоре.

Однако в статье 166 Трудового кодекса РФ не указано, что поездка работника обязательно должна быть в другую местность. Это дает основание полагать, что поездку работника по распоряжению работодателя для выполнения служебных поручений в организацию, расположенную в той же местности, следует также расценивать как служебную командировку (за исключением перемещения работника на какой-то период времени в иное структурное подразделение своей компании). Под местом постоянной работы следует понимать ту фирму (ее структурное подразделение), работа в которой обусловлена трудовым договором.
Характерным признаком командировки является ее срок. По окончании срока командировки работник обязан возвратиться к основному месту работы. Поскольку Трудовой кодекс РФ не устанавливает срок продолжительности нахождения работника в командировке, то организация может определить такой срок самостоятельно внутренними нормативными документами.

На заметку

В соответствии с пунктом 4 Инструкции Минфина СССР от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» срок командировки (по территории РФ) не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, поэтому во избежание различных споров (с налоговыми органами, работниками и т.д.) фирме лучше не оформлять командировки свыше установленного пунктом 4 Инструкции № 62 срока.

Командировку следует отличать от перевода работника на другую работу. Перевод работника на другую работу означает изменение содержания трудового договора, трудовой функции, других существенных условий. Иными словами, это предоставление работы, которая не была отражена в трудовом договоре с работником. Командировка же – это именно выполнение работы, предусмотренной трудовым договором, трудовой функцией. Кроме того, перевод допускается только с письменного согласия работника (ст. 72 Трудового кодекса РФ), а для командировки такого согласия не требуется, так как поездка в командировку относится к должностным обязанностям.

Командировку следует также отличать от перемещения работника, которое возможно в той же фирме, на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, если это не влечет за собой изменения трудовой функции, существенных условий трудового договора. Перемещение также не требует согласия работника (ст. 72 Трудового кодекса РФ).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ). Говоря о сохранении среднего заработка за работником, направленным в командировку, законодатель имеет в виду как время пребывания в месте командировки, так и время нахождения в пути туда и обратно. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Он исчисляется в порядке, указанном в статье 139 Трудового кодекса РФ.

При выборе командируемого работника нужно четко помнить перечень лиц, которых отправить в командировку нельзя либо в отношении которых нужно соблюсти определенные процедуры при их командировании. Так, запрещено направлять в служебные командировки беременных женщин. Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста восемнадцати лет, а также работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. При этом названные работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. Запрещается также направление в служебные командировки работников в возрасте до восемнадцати лет.

В процессе хозяйственной деятельности компании может возникнуть ситуация, при которой потребуется направление в командировку человека, не состоящего в штате, но выполняющего для фирмы какие-либо работы. При осуществлении таких «командировок» возможны два варианта.

Вариант № 1

Компания направляет в «командировку» физическое лицо, с которым заключен гражданско-правовой договор. Такие поездки не могут быть признаны служебными командировками, поскольку правоотношения между предприятием и физическим лицом регулируются не Трудовым кодексом РФ, а заключенным между сторонами гражданско-правовым договором, который регламентируется Гражданским кодексом РФ.

К договорам гражданско-правового характера относятся договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский и иной договор возмездного оказания услуг (гл. 39 Гражданского кодекса РФ). Этими договорами предусмотрено не выполнение трудовых функций, а получение конечного результата. Физическое лицо в трудовых отношениях с юридическим лицом не состоит, а значит, не находится в административном подчинении у руководителя.

Оплата командировочных расходов физическому лицу по договору гражданско-правового характера будет являться не возмещением расходов сотруднику компании, а оплатой вознаграждения по договору или компенсацией издержек (в зависимости от того, как составлен договор).

Вариант № 2

Компания направляет в командировку физическое лицо, с которым не заключен какой-либо договор.

Трудовой кодекс РФ определяет командировку как «поездку работника по распоряжению работодателя» (ст. 166 Трудового кодекса РФ). Соответственно между работником и работодателем должен быть заключен трудовой договор (ст. 56 Трудового кодекса РФ).
Однако то, что сотрудник стал выполнять задание фирмы, само по себе свидетельствует, что он уже исполняет трудовые обязанности. А если сотрудник приступил к работе, то трудовой договор автоматически считается заключенным (ст. 67 Трудового кодекса РФ). Поэтому, даже если компания и сотрудник не оформили трудовой договор на бумаге, затраты по командировке такого сотрудника в полном объеме следует считать полноценными командировочными расходами.

Разумеется, чтобы избежать претензий при проверке, на время командировок следует оформлять срочные трудовые договоры.

Статья 166 Трудового кодекса РФ устанавливает, что помимо командировок работники могут быть направлены и в служебные поездки. Статья 168.1 Трудового кодекса РФ устанавливает: сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, работодатель возмещает:

Расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размер и порядок возмещения указанных расходов могут устанавливаться как в трудовом договоре, так и в локальных нормативных актах.

Понятно, что указанные расходы не могут быть учтены при налогообложении прибыли в составе прочих расходов как затраты на командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Ведь служебная поездка командировкой не считается (ст. 168 Трудового кодекса РФ). Однако это не значит, что такие расходы вообще не уменьшают налогооблагаемые доходы при расчете налога на прибыль. Тут можно применить нормы пункта 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ: в расходы на оплату труда включают выплаты в пользу сотрудников, предусмотренные трудовым и (или) коллективным договором. Поэтому, порядок компенсации расходов, связанных со служебной поездкой, надо отразить в указанных договорах. В данном случае приказа директора будет недостаточно.

2. Длительные выезды

Трудовой кодекс РФ не определяет длительность служебной командировки, поэтому срок командировки может быть любым. Однако предприятие должно помнить о налоговых последствиях длительных командировок.

Обособленное подразделение организации – это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Само признание обособленного подразделения фирмы таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах компании, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.

Таким образом, можно сделать вывод, что направление любого работника в служебную командировку в производственных целях на срок более одного месяца Налоговым кодексом РФ будет приравниваться к наличию у предприятия обособленного подразделения, по месту нахождения которого оно обязано встать на налоговый учет.

Именно такого мнения придерживаются и налоговые органы. Однако эта позиция налоговых органов не совсем правомерна. При обращении к определению понятия «рабочее место», которое дано в статье 1 Федерального закона от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» (действует с последующими изменениями и дополнениями) и в статье 209 Трудового кодекса РФ, видно, что законодатель под рабочим местом подразумевает место, в котором работник должен находиться или в которое ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя, т.е. рабочее место может считаться таковым, только если находится под контролем работодателя. Поэтому одного лишь длительного срока работы в регионе недостаточно.

Одним из обоснований того, что организация создала рабочее место, может являться договор аренды нежилого помещения места, куда командированы работники. Об этом свидетельствует и арбитражная практика.

Пример 1

По итогам проверки налоговый орган оштрафовал ООО «ЧОП Манжур» за то, что оно работало без постановки на учет по месту нахождения своего обособленного подразделения. ООО «ЧОП Манжур» оказывало услуги по охране школы и механического завода на договорной основе. Налоговый орган посчитал, что в этих учреждениях общество создало рабочие места на срок более одного месяца, поэтому было обязано встать на налоговый учет. Однако охранное предприятие штраф платить отказалось и подало иск в арбитражный суд.

Арбитражный суд вынес решение в пользу ООО «ЧОП Манжур». В решении было указано, что организация не создавала обособленного подразделения на территории своих партнеров, поскольку ООО «ЧОП Манжур» не арендовало у них помещения для выполнения охранных функций и не оборудовало там рабочие места. При этом ООО «ЧОП Манжур» использовало площади, предоставленные школами и заводами, на безвозмездной основе. Сотрудники охранного предприятия выполняли свои обязанности по охране объекта по командировочному предписанию и регулярно отчитывались перед своей фирмой.

Следовательно, претензии налогового органа необоснованны (постановление ФАС Московского округа от 5 декабря 2003 г. по делу № КА-А41/9770-03).

Пример 2

По итогам налоговой проверки ООО «Межа» налоговый орган пришел к выводу, что предприятие не поставило на учет обособленное подразделение в с. Целинное, где проводило работы по межеванию земельного участка. В результате ООО «Межа» было оштрафовано на 20 000 руб. за уклонение от постановки на учет.

Предприятие не согласилось с решением налогового органа, поскольку работы проводились командировочными работниками, и подало исковое заявление в арбитражный суд.

Арбитражный суд при рассмотрении данного дела согласился с доводами налогового органа и в исковом заявлении ООО «Межа» отказал. В вынесенном решении было указано, что ООО «Межа» арендовало нежилое помещение в с. Целинное, которое использовалось для размещения канцелярии. Таким образом, для канцелярии были созданы рабочие места, подконтрольные предприятию. Подтверждением этого служат договоры аренды, заключенные с Комитетом по управлению имуществом Целинного района (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10 марта 2004 г. по делу № Ф04/1209-235/А03-2004).

Следует обратить внимание на то, что в рассматриваемых выше примерах речь идет об аренде производственных помещений. Если же организация арендует жилое помещение, то это не может являться основанием для штрафов за непостановку на учет. Например, договор на аренду общежития для строительной бригады не позволяет считать, что вы осуществляете деятельность на данной территории. Это подтверждает постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22 декабря 2003 г. по делу № Ф04/6401-1134/А75-2003.

3. Оформление командировки

Оформление командировки производится по формам, установленным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». На необходимость соблюдения форм, установленных Постановлением № 1, указано в статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (действует с последующими изменениями и дополнениями), где сказано, что первичные учетные документы принимаются к учету, только если они составлены по форме, которая содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В соответствии с Постановлением № 1 направление работников фирмойй в командировку производится ее руководителем и оформляется:

– приказом о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или форма № Т-9а);
– командировочным удостоверением (форма № Т-10);
– служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении (форма № Т-10а).

Приказ о направлении в командировку заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При этом на одного командированного сотрудника составляется приказ по форме № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку». При направлении в командировку нескольких человек используется форма № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку».

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Выписывается командировочное удостоверение в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В командировочном удостоверении указываются:

– фамилия, имя и отчество;
– структурное подразделение;
– должность (специальность, профессия) командируемого лица;
– цель командировки;
– место назначения (страна, город, организация);
– время командировки (не считая времени нахождения в пути).

При командировках за рубеж командировочное удостоверение выписывать не нужно. В данном случае подтверждать факт нахождения сотрудника в командировке будут отметки в его загранпаспорте. Копии соответствующих страниц паспорта нужно приложить к авансовому отчету. При этом учтите: исключить расходы на загранкомандировку по причине того, что нет удостоверения налоговики не вправе. Это подтверждает и арбитражная практика.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждаются руководителем компании и передаются в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

Таким образом, Госкомстат России при отправке работника в командировку предлагает оформить сразу три документа. Однако письмом от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158 «О порядке документального оформления служебных командировок» Минфин России указал, что параллельное составление двух документов (приказ о направлении в командировку и командировочное удостоверение) по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Однако, несмотря на такое разрешение следует исходить прежде всего из специфики командировок на предприятии.

Очевидно, что, если работники постоянно ездят на одну и ту же фирму (например, к крупному поставщику фирмы), им будет нетрудно проштамповать там командировочное удостоверение. В этом случае лучше остановить выбор именно на этом документе. Ведь печать и подписи поставщика – лишнее подтверждение обоснованности командировки.

Если же работники отправляются не на конкретное предприятие, а, например, с заданием наладить связи с потенциальными покупателями, удостоверение будет явно ни к чему. Даже если оно будет оформлено, то отсутствующие там штампы принимающей стороны (работнику их просто никто не поставит) только вызовут лишние вопросы. Поэтому, оформляя такие поездки, лучше ограничиться приказом о направлении работника в командировку.

В отношении оформления служебного задания следует отметить, что данный документ несет в себе практическую пользу. Например, работник может не привезти из командировки никаких документов, подтверждающих целесообразность его поездки. При проверке это неизбежно вызовет вопрос об экономической обоснованности командировочных расходов, поэтому в графе «Краткий отчет о выполнении задания» работник опишет не только документальные результаты своей поездки, но и те, которые не нашли отражения на бумаге (например, работник может перечислить в отчете предприятия, которые он посетил, и рассказать о проведенных переговорах).

Во избежание различных вопросов по оформлению служебных командировок предприятию целесообразно издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку.

Подготовкой большинства из них должен заниматься кадровик. Однако, если такого нет в штате, эта обязанность ложится на вас, как на работодателя.

В нашей статье мы дадим на такие вопросы:

что такое командировка;

кого допускается отправлять в поездку, а кого – нет;

какие документы нужны для командировки и как их правильно составить и т. д.

Что такое командировка?

Командировкой является поездка штатного специалиста в иную местность с целью исполнения задания начальника. Место трудовой деятельности – это подразделение, где человек трудится на основании договора и (или) приказа о приеме на службу. Командировкой будет считаться поездка сотрудника из главного офиса в и наоборот.

Работа водителей, экспедиторов, курьеров связана с постоянным пребыванием в пути. Согласно статье 168.1 ТК РФ, такие работники также имеют право на возмещение собственных затрат, сопряженных с проездом и съемом квартиры (гостиницы). Составляя коллективный трудовой договор со своими работниками, вы должны четко выписать список работников, деятельность каких будет иметь разъездной характер.

Кого можно отправлять в командировку, а кого нельзя?

Согласно Трудовому кодексу, в поездку может быть направлен только штатный сотрудник вашей организации, с каким вы заключили контракт. Из этого правила есть исключения.

В служебную поездку нельзя отправить:

беременных;

несовершеннолетних (исключение – креативные сотрудники СМИ, театров, цирков, концертных учреждений, спортсмены-профессионалы);

людей, которые трудятся по ученическому договору.

Особый случай – женщины с детьми до 3 лет. Командировать такую категорию работников можно, но женщина должна дать на это свое согласие (в письменном виде). При этом поездка не должна быть противопоказана лечащим врачом. Согласно статье 259 Трудового кодекса, предприятия должен письменно уведомить сотрудницу о том, что она может отказаться от поездки. Все вышеупомянутое полностью относится к лицам, какие ухаживают за больными членами своей семьи и (или) имеют на иждивении детей-инвалидов (инвалидов детства).

Как оформляется отъезд внештатного сотрудника

Как мы уже отметили выше, в служебную поездку вы можете послать только служащего из штата. Но в ряде случаев нанимателю надо командировать сотрудника, с каким гражданско-правового характера. Таким документом, к примеру, может быть договор поручения либо подряда. В этом случае компания также может покрыть затраты человека, сопряженные с деловой поездкой. Разумеется, для этого затраты не только должны быть прямо связаны с данным поручением, но и доказаны документами. Работник должен предоставить квитанции и чеки.

В гражданско-правовом договоре должен быть отдельный пункт, касающийся возмещения затрат. Тогда ваш работник не будет платить с полученных денег НДФЛ, а вы – платить средства в различные внебюджетные фонды.

Важно: иногда налоговики относят «командировочные» внештатным сотрудникам к их доходу.

Как отстоять свою правоту перед проверяющими?

Используйте такие доводы. Если человек выполняет ваше задание, значит, он начал работать. А согласно статье 67 Трудового кодекса, в этом случае трудовой контракт считается заключенным, даже если он не имеет своей бумажной формы. Поэтому все претензии налоговиков являются беспочвенными. Стоить отметить, что так же считают и арбитражные суды. И все же, чтобы избежать излишней волокиты, советуем заключать срочные трудовые контракты с внештатными сотрудниками на период их «командировки».

Сколько может длиться командировка?

Наименьший срок служебной командировки законодательство не определяет. Таким образом, вы можете командировать своего сотрудника даже на один день. Протяженность командировки определяется руководителем предприятия, с учетом объема, сложности и других характеристик поручения, данного рабочему.

День отъезда совпадает с датой отправки соответствующего транспортного средства. Если транспорт отправляется до 24.00, значит, день отъезда – эти сутки. В противном случае – следующие.

Документы для командировочного

Перед отправкой служащего в служебную поездку оформите следующие документы:

служебное задание (нужна форма Т-10а);

приказ о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 либо № Т–-а);

командировочное удостоверение (заполните форму № Т-10).

Служебное задание – это документ, который составляет начальник отправляемого в поездку сотрудника. Для этого он использует бланк, утвержденный Госкомстатом 5 января 2004 года.

Реквизиты документа такие:

ФИО и наименование должности сотрудника, которого направляют в командировку;

отдел, цех или иное подразделение предприятия, в котором трудится человек;

место отправки – государство, населенный пункт, наименование фирмы;

протяжность поручения, дата его начала и конца;

название фирмы, которая будет оплачивать командировочные;

основание, по которому работник был отправлен в служебную поездку.

Данный документ подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается фирмы. После этого кадровый отдел подготавливает приказ о направлении в служебную поездку.

По прибытию на место своей работы человек заполняет 11–й раздел документа, какой называется «Краткий отчет о выполнении задания». Отчет утверждается непосредственным начальником командированного. Служебное задание относится к документам строгой отчетности – оно должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. По окончании командировки служебное задание, авансовый отчет и удостоверение передаются для проведения оплаты.

Далее нужно составить другой документ – приказ о направлении в командировку. Для этого документа применяется форма № Т-9, если в служебную поездку отправляют одного человека и форма № Т-9а, если нескольких.

В приказе нужно указать такие данные:

ФИО и должность командируемого;

отдел, в каком он работает;

место командировки;

В приказе необходимо источник с которого сотруднику будут покрываться его затраты. Это может быть, как ваша фирма, так и принимающая сторона. Приказ подписывается директором фирмы. Командируемый должен посмотреть документ и тоже скрепить его подписью. Как и служебное задание, приказ хранится в архиве на протяжении 5 лет.

Командировочное удостоверение – это документ, на основании какого бухгалтерский отдел начисляет и платит суточные. Для удостоверения применяется бланк по форме № Т-10.

В специальном разделе удостоверения работник должен делать пометки в каждом из пунктов назначения о своем прибытии и убытии. Дальше эти отметки должны быть скреплены печатью компании, в какую послан человек.

Всегда ли надо оформлять удостоверение?

Без этого документа могут обойтись:

филиалы и заграничных фирм;

организации, какие отправляют своих работников в загранкомандировку. В этом случае даты заезда в страну и отъезда из нее указаны в загранпаспорте.

Без удостоверения можно обойтись и тогда, когда человек вернется на свое рабочее место в день отъезда. Как и остальные документы, удостоверение должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. Вы должны регистрировать удостоверения в специально отведенном для этого журнале. Документы людей, приехавших в командировку из иных компаний, нужно регистрировать в другом журнале.

командировки гостиницы

По моим наблюдениям, о правилах сотрудники часто осведомлены меньше, чем работодатели. Это порождает конфликты, и бледно в этих конфликтах выглядят именно работники.

Хотя бывает и наоборот. Недавно один работодатель с гордостью сообщил мне, что в его организации работники ездят в командировки за свой счет. Пришлось объяснять, чем это грозит.

Первое и главное. Работник обязан поехать в командировку по заданию работодателя (лишь некоторые категории работников могут отказаться от поездки – об этом ниже). Работодатель обязан профинансировать эту поездку.

Теперь подробнее.

Сразу скажу, какие документы нужно держать на своем столе, если командировка в вашей работе – дело обычное.

Трудовой кодекс – это главный документ. Командировкам посвящены глава 24 (статьи 166 – 169), ст.259, 268.

«Положение об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. В этом документе расписаны все вопросы, касающиеся командировок, освещенные в законодательстве: кто едет, на какое время, за чей счет, как уехать в командировку за границу и т.д.

Инструкция Министерства финансов СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 №62 «О служебных командировках в пределах СССР». Не нужно удивляться, этот документ никто не отменял, а значит, он действует – правда, только в тех частях, которые не противоречат ТК и Положению из предыдущего пункта.

Письмо Федеральной налоговой службы РФ №МН-22-3/890 «О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение» — о том, как нужно отчитываться в понесенных в командировке расходах.

Письмо Министерства Финансов РФ от 01.07.2010 №03-03-07/23 , в котором разъясняется, как отчитываться перед бухгалтерией, если вы покупали электронный билет.

Письмо Министерства Финансов РФ от 18.08.2010 №03-03-06/1-556 рассказывает о том, как отчитываться за проживание в гостинице.

Письмо Министерства Финансов РФ от 07.07.2010 №03-04-06/6-140 будет больше интересно бухгалтерии, так как в нем говорится о налогообложении суточных в заграничной командировке.

Работникам отделов кадров и секретарям напоминаю о Приказе Минздравсоцразвития РФ от 11.09.09 №739н «Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы», в котором рассказывается, как вести специальные журналы.

Кроме того, условия отправления работника в командировку могут быть расписаны и в самой организации, например в «Положении о командировках» или в коллективном договоре. Хорошо, если у вас есть такие документы – условия в них описаны точно не хуже, чем предлагают общие законы.

Что такое командировка?

Открываем статью 166 ТК РФ и читаем: «Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются».

То есть командировкой считается направление сотрудника одной организации в другую для выполнения определенного задания. При этом «другой организацией» может быть и обособленное подразделение (филиал, районное отделение) компании, в которой работает сотрудник. Необязательно место, куда направляется работник, расположено в другом городе, это может быть офис в соседнем здании. Главное, что человек будет выполнять задание вне места своей постоянной работы — то есть того места, которое определено .

А вот, скажем, проводник или стюардесса, передвигаясь по стране, не находятся в командировке. Водитель-экспедитор, который развозит грузы по городу, области или всей стране, тоже.

Кого работодатель не может направить в командировку?

Во-первых, беременную женщину – их строго запрещено отправлять в любые командировки (ст.259 ТК РФ).

Во-вторых, работников в возрасте до 18 лет. Но тут есть нюанс: «исключение составляют творческие работники… и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений…» (подробнее см. ст.268 ТК РФ).

В-третьих, работника-инвалида, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации инвалида (подробнее см. Федеральный закон от 24.11.1995 №181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации).

В-четвертых, зарегистрированного кандидата (в соответствии с Федеральным законом от 12.06.2002 №67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ»).

В-пятых, работников, с которыми у работодателя заключен ученический договор, если только поездка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, матерей и отцов, воспитывающих ребенка до 5 лет без супруга (супруги), опекунов и попечителей несовершеннолетних, родителей детей-инвалидов, работников, осуществляющих уход за больным членом семьи можно отправлять в командировки только с их письменного согласия и если это не запрещено по медицинским показаниям (ст. 259 и 264 ТК РФ).

Письменное согласие на командировку этих категорий работников лучше всего зафиксировать на приказе. Своей рукой, желательно на лицевой стороне приказа о направлении в командировку, работник пишет:

Согласен отправиться в служебную командировку в г. Москва с 12 по 15 октября 2011 года. С правом отказаться от направления в командировку ознакомлен.

И расписывается. Это простое действие застрахует работодателя от возможных проблем при проверке.

Сроки командировки

Пункт 4 Положения определяет четко: днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного. Днем возвращения – дата прибытия транспорта.

Например:

Еще пример: самолет вылетает, скажем, 1 сентября в 00:15, тогда днем начала командировки будет считаться 1 сентября. НО: скорее всего, работник явится в аэропорт за два часа до вылета, чтобы пройти регистрацию, да и до аэропорта еще нужно доехать. 31 августа можно считать днем начала командировки, если работник предоставит проездной билет (например, на электричку), по которому добрался до аэропорта, с указанием даты и времени.

Поэтому сохраняйте все билеты, чеки и квитанции, которые получаете, находясь в командировке, чтобы составить грамотный авансовый отчет и, возможно, возместить часть собственных расходов.

Закон определяет четко: днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного. Днем возвращения – дата прибытия транспорта.

Например: если самолет вылетает 5 ноября в 23:55, а прилетает 10 ноября в 00:10, то работник был в командировке с 5 по 10 ноября. И даже если 5 ноября он, как и положено, отработал с 9 до 18 часов, этот день будет внесен в табель как командировочный. Выходить ли на работу 10 ноября, определяется по договоренности с работодателем. Формально сотрудник все еще находится в командировке.