Расходы на такси в командировке.

Довольно много организаций в настоящее время заканчивают работу поздней ночью, поэтому работники уехать домой могут только на такси. Такие услуги оплачивать может работодатель, заключив с транспортной компанией договор на услуги такси. В статье разберём учет расходов на такси, учитываются ли такие расходы при налогообложении, а также нужно ли удерживать с сотрудников НДФЛ в этой ситуации и начислять страховые взносы.

Налоговый учёт расходов на такси

Под прочими понимают такие расходы, как содержание служебного транспорта. Соответственно, если такси используют как служебный транспорт, То-есть для поездок служебных целях, расходы на него можно учесть при определении базу налога на прибыль. Под поездками в служебных целях понимаю встречи с клиентами, либо в налоговую для сдачи отчётности. Поездка сотрудника с работы домой как служебная классифицироваться не может и учитывать расходы на таком основании не стоит. Помимо этого, в налоговом кодексе существует запрет по включению в налоговые расходы оплаты проезда до места работы или обратно на общественном транспорте, специальным маршрутом или ведомственным транспортом.

Затраты на проезд могут включаться в расходы на производство из-за технологических особенностей производства, либо когда оплата проезда предусмотрена коллективным или трудовым договором.

Таким образом, затраты которые связаны оплаты услуг такси для работников можно включить в состав расходов, но только если это обусловлено технологическими особенностями производства или предусмотрено в трудовом либо коллективном договоре. То-есть, если организация оплачивает проезд работников домой с работы ночью, то это можно считать производственной необходимостью, так как общественный транспорт в это время не ходит. Обосновать такие расходы организация может следующим образом: «Использование услуг такси обусловлено отсутствием общественных маршрутов регулярного транспорта, безопасностью сотрудников, а также необходимостью прибытия на работу в срочном порядке, либо для убытия с рабочего места в ночные часы работы».

Документально подтвердить расходы на такси организация может договором с транспортной компанией на оказание услуг, акты, счёта фактуры, регистры бухгалтерского учёта.

НДФЛ и страховые взносы

Когда оплата за такси по транспортировке сотрудников домой обусловлена производственной необходимостью, у работников не возникает экономическая выгода, соответственно, НДФЛ удерживать не нужно. Такие поездки обусловлены интересами организации, а не сотрудников.

Следует помнить, что у организации должны быть подтверждающие документы об использовании работниками арендованного автомобиля или такси для служебных целей. Если таких документов нет, это указывает на то, что лица, используемые такси, имеют экономическую выгоду. А такой доход должен облагаться НДФЛ.

Что касается страховых взносов, то объектом их обложения признаются такие выплаты и вознаграждения, производимые физическим лицам при трудовых отношениях либо по договорам гражданско–правового характера, предмет которых представляет собой выполнения определённых работ или оказание услуг.

При оплате услуг такси организацией, польза возникает у нее, а не у сотрудников. В связи с этим объекта по обложению страховыми взносами не возникает.

Учесть в целях налогообложения расходы на такси по договору с транспортной компанией можно только в том случае, если расходы эти является обоснованными (к примеру, в целях производственной необходимости), а также документально подтверждёнными. Такие услуги признаются оказанными в интересах компании, что говорит о том, что у сотрудников облагаемого налогом дохода не возникает. Соответственно, из суммы, оплаченной такси за перевозку сотрудника домой, НДФЛ удерживать не нужно. Кроме того, страховые взносы на эту сумму также не начисляются.

Важно! Сумма, оплаченная за услуги такси по перевозке сотрудников домой не подлежит обложению НДФЛ. Также на эту сумму не начисляются страховые взносы, так как доход у сотрудника в этом случае не возникает.

Бухгалтерский учёт расходов на такси

Расходы на такси директору

Документ, который может подтвердить проезд в такси, представляет собой либо кассовый чек, либо квитанцию. Такой документ должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование квитанции, её серия и номер;
• Дата выдачи квитанции;
• Стоимость за пользование такси;
• ФИО ответственного по проводимым расчётам, а также его подпись.

В качестве представительских расходов могут рассматриваться транспортное обеспечение участвующих представителей других организаций, либо работников организующий компании месту официального приема для переговоров. Это может быть обед, либо другое официальное мероприятие.

На основании этого, встреча в ресторане может рассматриваться основанием для представительских расходов, при этом проезд руководителя в этот ресторан на такси учесть можно на том же основании. Но для этого, кроме документа, который выдается директору в такси, потребуются другие документы, которые могут подтвердить представительские расходы. К ним относятся:

• Приказ о приведении конкретного представительского мероприятия;
• Смета о представительских расходах, хотя в настоящее время обязательной она не является;
• Отчет по представительским расходам, в котором будут указаны цели мероприятия, результаты проведения мероприятия, а также суммы понесённых расходов.

Включать представительские расходы в состав прочих расходов можно только в размере, который не превышает 4% от затрат по оплате труда в отчётном налоговом периоде.

Все поездки сотрудников на такси должны быть санкционированы руководителем организации, например, приказ руководителя может устанавливать определённый круг сотрудников, которым разрешено пользоваться услугами такси с целью выполнения определённых служебных обязанностей. Кроме того, такой приказ определяет критерии по выбору в качестве транспорта – такси.

Важно! Приказ руководителя, вместе с чеком, показывающим оплату услуг такси, будет является документальным подтверждением затрат.

Если рассматривать проезд на такси директора с работы домой или обратно, то отнести их к представительским расходам нельзя. Такого виды затраты учесть можно только в том случае, если они связаны технологическими особенности производства. Либо если они оговорены в трудовом или коллективном договоре. То есть, для того чтобы учесть расходы по услугам такси для проезда руководителя с работы домой или обратно, нужно прописать необходимость в таких поездках либо в трудовом договоре с директором, либо в приказе о проезде работников с работы на работу, в случае возникновения особых условий деятельности организации.

Законодательная база

Законодательный акт	Содержание
Статья 252 НК РФ	«Расходы. Группировка расходов»
Письмо №03-03-06/1/68839 от 20.10.2017	«Об учёте в целях налога на прибыль расходов, связанных с перевозкой в служебных целях работников службами такси»
Письмо №20-12/060976 от 27.06.2008	«Об учёте в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с оплатой проезда сотрудников к месту работы и обратно»
Статья 420 НК РФ	«Объект обложения страховыми взносами»

Расходы на такси в налоговом учете - щекотливый вопрос, вызывающий массовый интерес бухгалтеров, вынужденных принимать такого рода расходы в учете. Рассмотрим основные случаи использования такси в хозяйственной жизни организации в этой статье. Раскроем, как можно учесть эти расходы при налогообложении прибыли, какие условия должны быть при этом выполнены, что должны знать сотрудники, пользующиеся услугами такси. А также коснемся бухгалтерского учета данного вида расходов.

Расходы на проезд в такси командированного работника

Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.

В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.

Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.

В случае отсутствия хотя бы одного из выше перечисленных реквизитов документ считается непригодным для подтверждения расходов работника организации на проезд в такси.

Для экономического обоснования поездок на такси во время нахождения в командировке стоит получить от работника служебку с пояснениями выбора именно этого вида транспорта: график работы, при котором сложно добираться на общественном транспорте, удаленность места работы или временного проживания от остановок общественного транспорта. В противном случае от поездок в такси или от признания платы за них в расходах для прибыли лучше отказаться.

Ознакомиться с тем, какие расходы возмещаются командированному работнику, облагаются ли они НДФЛ, можно в этой статье .

Расходы на такси до работы и обратно

Можно ли учесть расходы на такси для доставки работника на работу и возврата его домой? Этот вопрос вызывает много споров у бухгалтеров. И к таким расходам трепетно относятся проверяющие. По учету расходов на доставку сотрудников до места работы и обратно, в том числе с применением такси, Министерство финансов РФ дало разъяснение в письмах от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Исходя из писем, делаем выводы: расходы на такси для доставки работника на работу и обратно можно учесть в качестве уменьшающих налог затрат при соблюдении одного из двух условий:

1. Использование такси оправдано неудобным территориальным расположением места работы по отношению к остановкам общественного транспорта либо производственным графиком работы, при котором возникают трудности с проездом на общественном транспорте. Данные основания должны быть обоснованы в приказе руководителя, который закрепляет порядок использования такси в служебных целях.
2. Доставка работника на работу и (или) с нее с использованием такси предусмотрена трудовым договором и (или) коллективным договором как система оплата труда и при этом возможно определить сумму дохода каждого работника.

Для принятия расходов они должны быть обязательно документально подтверждены. Об обязательных реквизитах на документах, подтверждающих пользование службой такси, уже говорилось.

Подробнее об удержании НДФЛ с компенсации проезда в статье «Проезд до работы и обратно - налоговый аспект» .

Расходы на такси для работников в служебных целях

Для расширения клиентской базы, с целью улучшения качества услуг, увеличения продаж организации направляют работников к своим клиентам (заказчикам). Производственной необходимостью может быть вызвана не признаваемая командировкой поездка работника на такси до контрагента, с которым фирма сотрудничает. Можно ли учесть эти расходы при налогообложении прибыли?

Можно, в случае если поездки на такси работник применял именно для служебных целей, эти поездки документально подтверждены и их служебное предназначение письменно обосновано. Руководителю следует издать приказ с указанием работников, которые для выполнения своих должностных обязанностей могут пользоваться услугами такси. А работники должны предоставлять служебные записки с обоснованием необходимости поездки на такси.

См. также: «[НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ]: Когда разрешено списать расходы на такси?» .

Если должностные обязанности работника в принципе предусматривают регулярные поездки, организации необходимо в трудовом договоре или локальном нормативном акте указать разъездной характер его работы. И документально подтвержденные расходы на такси принимать к налоговому учету.

Если работники организации в ходе своей работы вынуждены часто прибегать к услугам такси, для безболезненного принятия к налоговому учету таких расходов организации желательно заключить договор на оказание услуг такси с соответствующей фирмой. Расчеты с такси производить по банку на основании выставленных счетов или согласно условиям договора. В этом случае для подтверждения расходов у организации будет банковская выписка со списанными на оплату услуг суммами, а также подтверждающие осуществление данных поездок первичные документы, предоставленные службой такси.

Расходы на такси как представительские расходы

Редко какая организация в процессе своей деятельности может обойтись без организации официальных приемов, переговоров. Расходы на доставку официальных лиц организации-налогоплательщика к месту проведения представительского мероприятия и обратно прямо упомянуты в качестве представительских расходов в п. 2 ст. 264 НК РФ. Для принятия их к учету необходимо, чтобы они были документально подтверждены. Для этого в организации должны быть сформированы:

• приказ руководителя о проведении данного мероприятия и осуществления соответствующих расходов;
• смета представительских расходов;
• отчет о представительских расходах, который должен включать: цель и результаты мероприятия, дату и место проведения, программу мероприятия, список участников и величину расходов, подтвержденных первичными документами.

Подробнее о представительских расходах, особенностях их оформления читайте в статье «Представительские расходы - это какие расходы?» .

Если расходы на доставку с использованием такси упомянуты в отчете, имеются подтверждающие документы, то такие расходы учитываются в прочих расходах, связанных с реализацией и производством.

ВАЖНО! Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Подробнее о нормировании представительских расходов читайте в этой статье .

Расходы на такси в бухгалтерском учете

Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.

Такие расходы, подтвержденные соответствующими документами, в бухгалтерском учете учитываются, согласно пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.

Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.

В бухучете проводки следующие:

Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;

Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.

Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей:

Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.

Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.

Если организацией заключен договор со службой такси, расходы, связанные с передвижением сотрудников на такси, отражаются проводкой:

Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.

Итоги

Расходы на оплату такси, связанные с хозяйственной деятельностью организации, привлекают особое внимание бухгалтеров и проверяющих. Для возможности их учета при расчете налога на прибыль, а также во избежание начисления НДФЛ и взносов с сумм компенсации расходов на такси работникам в организации должен быть проработан регламент пользования службой такси в рабочих поездках. С данным регламентом должны быть ознакомлены все сотрудники, чтобы не попасть на оплату проезда в такси за свой счет.

Использовать такси как транспортное средство, сейчас возможно как в командировке, так и в ежедневной производственной деятельности.

Раньше расходы на такси не разрешалось вносить в расчет налогов на прибыль. А причина была всегда одна, так как законодательство ни как не регулировала данный вопрос.

Но 5 лет назад Министерство Финансов РФ, выпустило серию рекомендательных писем, в которых говорится о возможности включения таких расходов в расчет налогов. С тех пор данные рекомендательные письма активно используется в практике доказательства эффективности расхода на такси в командировке.

Использование такси в служебной командировке

Под понимается поездка сотрудника не на постоянное место работы, по направлению руководства. Фирма при этом должна возместить сотруднику понесенные им затраты. Но тогда у самой фирмы появляются другие расходы, которые ей нужно учитывать при подсчете основы по налоговому сбору на прибыль.

Но, при этом нужно соблюсти 2 неизменных требования: представить неоспоримые доказательства эффективности примененных затрат и гарантировать присутствие всех документов, которые подтверждают эти расходы.

Некоторые документы оформляется в организации, такие как:

Приказ о назначении командировки;
Командировочное удостоверение сотрудника;
Служебное задание от организации.

При этом в приказе руководства нужно указать все доказательные факты экономической целесообразности использования такси. В приказе нужно указать весомые причины, вызвавшие расходы на такси в командировке.

Как подтвердить расходы на такси в командировке?

В качестве достоверных фактов, можно предъявить следующие весомые аргументы:

Необходимость в быстром прибытии в пункт отправления – вокзал ж/д или аэропорт;
большой вес документации или образцов продукции, которые нужно перевести в багаже;
большая удаленность от необходимой пассажирской магистрали;
значительная экономия времени.

Но и Вы, как командировочный, обязаны проявлять свою инициативу. Так как, в Ваших силах предъявить пояснительное заявление с билетом о том, что рейс глубокой ночью.

Но Вам необходимо будет подтвердить расходы на такси в командировке. Так как только экономического обоснования будет мало, и если у вас не будет чеков, а так же бланков отчетности, которые должны выдавать таксисты.

Так как в качестве удостоверяющего документа был бы билет на автобус или метро, то лишних вопросов в бухгалтерии не возникало ни когда. Но таксисты таких бланков, не имеют. Если водитель не выдает квитанцию, то тогда расходы на Вашу поездку в такси, придется списывать с чистой прибыли организации.

Некоторые организации выходят из такого положения, заведомо оформляя служебную пояснительную записку от руководителя отдела, к представлению директора. Но стоит отметить, что в даже такой ситуации налоговые риски высоки. И это почти не зависит от наличия убедительных аргументов для поездки.

Использование такси во время рабочих поездок

Если использование такси нужно в качестве транспорта из - за производственных причин, тогда такие затраты будут относиться к оплате услуг по обычным условиям деятельности. И денег на оплату, такого передвижения, уходит в разы больше, чем в почли людом другом случае.

Именно по данной причине требования к заполнению всех необходимых документов, подтверждающих расходы на такси в командировке , тут несравненно выше.

Обычно заключается негласное соглашение, между организацией и сотрудником, что работник представит все требуемые документы: накладные, счета и акты. Но для налоговых органов, всех выше перечисленных документов недостаточно, чтобы доказать расходы на такси в командировке, нужно прикладывать еще и другие документы.

Как показывает практика, необходимо прикладывать документы собственной фирмы, а именно:

Предоставить маршрутные листы, перечнем поездок;
указать даты и время их точного осуществления;
указывать конкретные цели поездок и причину использования такси;
указывать конкретный размер денежных средств, которые были выделены на каждую из поездок.

При этом, Вам обязательно должны предоставить образец служебной записки на такси. Так же важен приказ о найме такси для произведения производственных задач. А перечисленные документы нужно оформить обычными приложениями к основному приказу.

Четких форм оформления документов, которые подтверждают необходимость расходов на использование такси, не выделено.

А причина очень проста: так как организации не часто уменьшают ставку по налогу на полученную прибыль, применяя счета оплаты таких услуг.

И если такая задача появляется, то нужно оформлять такие операции с особой тщательностью. Так как экономическая оправданность затрат на такси - очень уязвимая грань у налогоплательщиков.

Первичные документы на такси, подтверждающие расходы

Сайт журнала «РНК »

Электронный журнал «РНК »

Затраты на проезд работника на такси компания вправе учесть в налоговых расходах при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (письма от 14.06.13 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.12 № 03-03-07/33 и от 08.11.11 № 03-03-06/1/720). Большинство судов придерживаются аналогичного мнения (постановления ФАС Северо-Западного от 28.01.13 № А42-5316/2011 и Московского от 29.07.11 № КА-А40/7917-11 округов).

Так, необходимость оплаты служебных поездок работника на такси в отдаленные районы компании обосновывают с помощью расписания движения общественного транспорта (редкие рейсы городских автобусов, некруглосуточное движение или полное отсутствие транспортного сообщения). Кроме того, иногда поездка на такси существенно экономит рабочее время (проезд на такси до аэропорта (вокзала) или из офиса до места расположения суда, инспекции или офиса контрагента).

Первичные документы на такси, подтверждающие соответствующие расходы, — это кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности (далее — квитанция). Квитанция должна содержать следующие обязательные реквизиты (п. 1 приложения № 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.09 № 112, далее — Правила перевозок):
— наименование, серия и номер квитанции;
— наименование фрахтовщика;
— дата выдачи квитанции;
— стоимость пользования легковым такси;
— фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение

5. Перечень дополнительных услуг поможет подтвердить разницу в стоимости поездки и показаниях таксометра. Многие компании предлагают пассажирам дополнительные услуги (услугу «трезвый водитель», кондиционирование салона, детское кресло и т. д.). Как правило, такие услуги оказываются за дополнительную плату. Нам не удалось найти официальных разъяснений или судебной практики по вопросу правомерности учета при налогообложении расходов на такие услуги.

При этом существует множество судебных решений, в которых арбитры соглашаются с правомерностью включения в налоговые расходы стоимости кондиционеров и обогревателей (например, постановления ФАС Поволжского от 26.07.06 № А55-32558/2005 и Западно-Сибирского от 22.03.06 № Ф04-1851/2006(20801-А45-40) округов). Обоснованность таких расходов объясняется созданием комфортных условий труда работникам (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Создание комфортных условий поездки работника на такси также можно отнести к созданию комфортных условий труда. Ведь поездка осуществляется в рамках исполнения служебных обязанностей. Следовательно, расходы на охлаждение или отопление салона автомобиля, указанные в квитанции, компания вправе учесть при налогообложении прибыли.

6. Подпись пассажира подтвердит, что услугами такси воспользовался именно сотрудник компании. Подпись клиента, который воспользовался услугами перевозки, не является обязательным реквизитом квитанции. Однако при ее отсутствии налоговики не смогут установить работника, который фактически воспользовался услугой такси. УФНС России по г. Москве в письмах от 27.06.08 № 20-12/060976 и от 27.01.06 № 20-12/5434 указало, что расходы на доставку работников можно учесть в налоговых расходах только при условии ведения персонифицированного учета в отношении каждого работника.

Второй арбитражный апелляционный суд отметил: если по содержанию квитанции такси невозможно сделать вывод, что именно представитель организации воспользовался данной услугой, такая квитанция признается недопустимым доказательством расходов компании на оплату услуг такси (постановление от 18.07.11 № А82-4808/2010). Следовательно, во избежание разногласий с налоговиками пассажиру (работнику компании) целесообразно проставить в квитанции свою подпись и расшифровку.

Л. Мисникович ,
старший юрист

Отмена командировочного удостоверения с 8 января этого года во многом облегчила работу бухгалтеров и кадровиков (подп. "а" п. 1 постановления Правительства России от 29 декабря 2014 г. № 1595 " "). Однако возникли сложности с определением сроков нахождения сотрудников в командировке при направлении туда на личном и служебном транспорте. Остались и старые вопросы о возможности компенсировать те или иные командировочные расходы, а также о правомерности их учета для целей налогообложения прибыли. Портал ГАРАНТ.РУ ответил на самые злободневные вопросы читателей.

Может ли организация принять к налоговому учету суточные по командировке, если отсутствуют документы, подтверждающие проезд и проживание (сотрудник уехал на личном транспорте и проживал у родственников), но имеется отчет о командировке?

Куликова Юлия

В случае, когда сотрудник уехал в командировку на личном транспорте, даты поездки можно подтвердить служебной запиской, которая оформляется после возвращения из командировки (). При этом, если на одной машине в командировку отправилось несколько сотрудников, то записку должен составить каждый из командированных. Кроме того, каждому из них понадобится составить отдельный авансовый отчет. К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование машины. Это, в частности, путевой лист или квитанции об оплате топлива.

Косвенным подтверждением сроков пребывания сотрудника в командировке может служить приказ о направлении в командировку.

Если раньше у работодателя часто возникали вопросы, как же в командировочном удостоверении отразить тот факт, что сотрудник в командировке проживал у родственников, то теперь такой проблемы нет, ведь с 8 января 2015 года командировочные удостоверения отменены (подп. "а" п. 1 постановления Правительства России от 29 декабря 2014 г. № 1595 " "). Сейчас же законодательство не требует каких-либо документов, подтверждающих проживание командированного работника у родственников. Однако все же стоит указать этот факт в служебной записке, прилагаемой сотрудником к авансовому отчету, во избежание дальнейших возможных разногласий.

Предполагалось, что сотрудник поедет в командировку на два дня, но рабочие вопросы удалось решить раньше, и он вернулся в тот же день, что и уехал. Фактически командировка была однодневной. Должна ли организация выплатить ему суточные?

Дарья Аношкина

Нет, организация выплачивать суточные при однодневной командировке не обязана (). Однако она может это сделать по собственной инициативе. И законодательство разрешает отнести такие суточные в расходы, уменьшающие налог на прибыль. Если раньше позиция Минфина России была не в пользу компаний, то после нескольких судебных решений, при вынесении которых суды вставали на сторону налогоплательщиков, ведомство поменяло свое мнение ( , ).

В коллективном договоре прописано, что размер суточных при командировке по России составляет 1 тыс. руб. в день. Однако на основании приказа руководителя для одного из сотрудников были установлены суточные в размере 1,2 тыс. руб. в день. Правомерно ли это и если да, то можно ли принять всю эту сумму в расходы по налогу на прибыль?

Алексей Николаев

МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Найти ответы на вопросы по трудовому праву, в том числе и в отношении порядка и правил оформления документов при направлении сотрудников в командировки можно в разделе " ".

Да, это правомерно, ведь трудовое законодательство не устанавливает предельных размеров выплачиваемых суточных. Что касается нормирования суточных для целей налога на прибыль, то оно было отменено еще с 1 января 2009 года (), а значит, организация может принять в расходы всю сумму суточных, выданных сотруднику на основании коллективного договора или локального нормативного акта.

А вот все, что было выплачено сверх установленных компанией норм, в том числе и по приказу руководителя, к расходам отнести не удастся (). Таким образом, 1 тыс. руб. в день организация сможет списать в расходы по налогу на прибыль, а 200 руб. придется выплачивать из чистой прибыли.

Но здесь есть еще один нюанс. Большинство организаций стараются не выходить за пределы в размере 700 руб. в день на командировку внутри страны и 2,5 тыс. руб. – за ее пределами. Такие нормативы установлены НК РФ как размер суточных, с которых у командированного сотрудника не удерживается НДФЛ (). Со всего, что было выплачено сверх этого лимита, даже при условии того, что соответствующие нормы были прописаны в коллективном договоре или локальном акте, организация должна удержать 13% из зарплаты сотрудника. Таким образом с зарплаты сотрудника придется удержать и перечислить 13% налога с суммы в размере 500 руб. в день (1200-700 руб.).

Организация оплатила проживание сотрудника в командировке, однако никаких подтверждающих расходы документов у нее нет. Можно ли учесть не подтвержденные документально расходы в затратах по налогу на прибыль и нужно ли начислять НДФЛ на эти выплаты сотруднику?

Людмила Магадова

Нет, неподтвержденные документально затраты в расходах для целей налога на прибыль учесть не получится. Ведь в соответствии с Положением затраты на наем жилого помещения возмещаются командированному сотруднику при их документальном подтверждении ( , ). Тогда их можно отнести к расходам, уменьшающим налог на прибыль в случае их документального подтверждения (). В качестве последнего могут выступать счета из гостиницы, кассовые чеки, договор найма жилого помещения и т. д. Если же во время командировки сотрудник поселился у частного лица, то подтверждающим документом может быть договор найма или иной документ, подтверждающий расходы по найму жилого помещения, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме ().

В случае, если подтверждающие документы утеряны или отсутствуют, организация вправе возместить сотруднику понесенные расходы. Однако налогооблагаемую прибыль такие выплаты уменьшать не будут ().

Кроме того, вне зависимости от наличия или отсутствия документов придется начислить и НДФЛ на полученный доход сотрудника, превышающий установленный лимит в 700 руб. в сутки для российских командировок и 2,5 тыс. руб. для зарубежных (). Аналогичной льготы для страховых взносов не предусмотрено, поэтому работодателю придется уплатить их с полной суммы компенсации расходов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ " ", п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ " ", ).

Какие документы нужны для подтверждения срока пребывания в командировке сотрудника, если он ездил на служебном транспорте?

Щеголева Татьяна

Положение предусматривает особые правила определения срока командировки только для случаев, когда сотрудник передвигался на личном транспорте (). В отношении использования служебного транспорта разъяснений нет.

Однако полагаем, что в этом случае документом, подтверждающим срок нахождения в командировке, может быть путевой лист (типовая межотраслевая форма № 3, утв. ).

Поскольку установленная законодательством форма не является обязательной (), то организация вправе самостоятельно разработать форму путевого листа с указанием даты выбытия и прибытия командированного сотрудника. Напомним, что такая форма должна в обязательном порядке содержать следующую информацию:

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о сроке его действия;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе ().

Вправе ли организация возместить командированному сотруднику произведенные расходы по билетам на городской транспорт (метро, троллейбус, автобус, маршрутное такси)?

Владимир Кулаев

Да, организация может возместить работнику такие расходы, но только при их документальном подтверждении. Законодательством предусмотрено возмещение транспортных расходов на проезд до места командирования и обратно на общественном транспорте: автобусе, поезде, маршрутном такси, речным или морским судном при документальном подтверждении произведенных расходов проездным документом ().

Что касается расходов на проезд во время командировки (городской автобус, трамвай, метро, троллейбус, маршрутное такси), то ФНС России дала следующие пояснения. Работодатель может предусмотреть возмещение затрат на проезд на городском транспорте и во время командировки, прописав такое положение в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте (например, положении о командировках в организации). В этом случае, затраты можно не только возместить, но и учесть в расходах для целей налога на прибыль (письмо ФНС России от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246 " ").

Можно ли принять в расходы затраты командированного работника на оплату такси, и если да, то какими документами их подтвердить?

Владимир Кулаев

Затраты на такси можно принять в расходы, если они были экономически обоснованы и документально подтверждены ( , ). Подтверждающими документами при этом будут чеки ККТ или квитанции об оплате проезда – один из этих документов таксист обязан выдать (п. 111 постановления Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112 " ").

Вместе с ними сотрудник должен приложить служебную записку с пояснениями расходов на такси, указав маршрут и обоснование использования этого вида транспорта. Последние могут быть такими: отсутствие возможности добраться до аэропорта на другом транспорте, отсутствие прямых маршрутов до места назначения, неудобный график следования общественного транспорта, риск не успеть выполнить поставленные задачи (опоздание на встречу, мероприятие) и другие.

На какие цели должны быть израсходованы суточные, чтобы их можно было принять к расходам по налогу на прибыль?

Владимир Кулаев

НК РФ не дает точного перечня затрат, на которые могут быть использованы суточные. Работник вправе потратить их по своему усмотрению. Суточные можно принимать к расходам для целей налога на прибыль в полной сумме, при этом НК РФ не требует каких-либо документов для подтверждения их расходования ().

Необходимо иметь в виду, что есть ряд расходов, компенсацию которых налоговые органы не разрешают учитывать в расходах для целей налога на прибыль, ссылаясь при этом, что они должны производится за счет суточных. К таким затратам могут относиться расходы на питание сотрудника (), оплату проезда на такси без представления подтверждающих документов, дополнительных услуг гостиниц (химчистка, прачечная), услуг сотовой связи и т. д.

Как будут возмещаться расходы на оплату проживания двух командированных сотрудников, если фактическая оплата производилась с банковской карты одного работника?

Маргарита Алексеевна

При направлении сотрудников в командировку работодатель должен выдать им аванс на оплату командировочных расходов, в том числе и на наем помещения (). После приезда из командировки сотрудники обязаны составить авансовый отчет с указанием затрат, произведенных во время поездки, и их расшифровкой. Поскольку один из сотрудников оплатил расходы за проживание в гостинице себя и своего коллеги, он должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими этот факт документами – банковской выпиской со счета или квитанцией, а также счет из гостиницы на обоих командированных или два разных счета на каждого работника. Также следует написать пояснительную записку с указанием причин, вызвавших необходимость оплаты проживания за себя и коллегу.

После получения авансовых отчетов (в одном из которых будет перерасчет денежных средств, а в другом – недостача на ту же сумму) вместе с подтверждающими документами и служебной запиской, бухгалтерия должна возместить сотруднику, оплатившему всю сумму, расходы на проживание в полном объеме.

Что касается отражения такой компенсации в расходах по налогу на прибыль, то учитывая, что командировка была экономически оправдана, а расходы, понесенные сотрудниками в ней, в том числе и на проживание, документально подтвержденными, организация может учесть возмещение затрат на проживание в полном объеме ( , ).