Процесс создания документов. Создание документа - это процесс

Федеральный закон «Об информации, информатиза­ции и защите информации* определяет понятие *доку­ментированная информация» или *документ» как за­фиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Официальным, то есть имеющим право на использование в организации, может считаться только документ, создан­ный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

B области документации фундаментальным термином является «документ*, в определении которого выражаются самые общие представления об изучаемом предмете. Родо- вое-видовое подчинение, т. e. систематизация терминологии (в данном случае, по функциональному признаку), может проводиться, например, по схеме: документ - управленчес­кая документация - организационно-распорядительная до­кументация - вид документа, где каждое последующее по­нятие является частным проявлением предыдущего и нахо­дится с ним в соподчинении.

Одной из самых общих классификаций документов как носителей информации является классификация их по внешним признакам, технике и способам запечатления информации и выражения содержания. Такая классифи­кация документов предлагается в документалистике, ис­точниковедении, социологии. B документалистике докумен­ты подразделяются по способу передачи содержания на вос­производящие содержания с помощью зрения (текстовые, графические и изобразительные документы) и с помощью слуха (магнитная, механическая запись), в источниковеде­нии «исторические источники в широком смысле слова делятся на шесть больших групп (письменные, веществен­ные, этнографические, устные или фольклорные, лингвис­тические и кино-, видео-, фоно-, фотоматериалы)*, всоци- ологических исследованиях выделяются письменные, изоб­разительные, звуковые и комплексные документы.

Документ - любая фиксируемая и сохраняемая ин­формацию вне зависимости от носителей и способа выра­жения содержания, особая категория письменных доку­ментов, которая пока служит основным средством запе­чатления, передачи и сохранения интеллектуальной деятельности человека и которая является поэтому глав­ным объектом исследования.

B документоведении принято достаточно широкое определение понятия «документ*, которое формулирует­ся как «средство запечатления различным способом на специальном материале информации о фактах, событи­ях, явлениях объективной действительности и мысли­тельной деятельности человека».

Письменные документы всегда являются результатом целенаправленного, сознательного документирования явлений объективной действительности на языке слов B целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии. B документе содержится свидетельство об объективной действительности, прочтение документа предполагает воссоздание последней, понимание способа записи, того как текст соотносится с действительной си­туацией - задача изучения документа.

Documentum на латинском языке означает «доказа­тельство*; изучение совокупности документов (однород­ных или разнородных), их сопоставление воссоздает дей­ствительность, что и является предметом изучения исто­рика и социолога.

B документоведении выделяются следующие функции документов:

■ документирование (запечатление) фактов или явле­ний;

■ коммуникативная функция;

■ доказательственная функция;

Функция исторического источника.

Особая категория документов - управленческая до­кументация, служащая средством, инструментом осуще­ствления процессов управления социально-экономичес­кой жизнью общества, свойственна также функция ма­териализации управленческого действия, что является основным критерием целесообразности возникновения документа и во многом предопределяет его ценность как исторического источника. Принадлежность документа к сфере управления вызывает необходимость выполне­ния документом функции организации информации. Она заключается в том, что только при помощи документа информация хранится и передается в строго определен­ной форме; функции документа определяют состав его реквизитов, построение текста и его лексические осо­бенности.

Делопроизводство предполагает создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носите­ле, обеспечивающий ее юридическую силу. Документи­рование всегда осуществляется по определенным прави­лам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

Документирование - это процесс создания и оформ­ления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различ­ных носителях по установленным правилам».

Документооборот - движение документов в органи­зации с момента их создания или получения до заверше­ния исполнения или отправления адресату.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечи­вающая документирование и организацию работы с офи­циальными документами.

Система документации - это совокупность докумен­тов, взаимосвязанных по признакам происхождения, на­значения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Документационное обеспечение - появление этого тер­мина связано с внедрением в управлении компьютерных систем и их организационным, программным и информа­ционным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. B настоящее время термины «Делопроизводство» и «доку­ментационное обеспечение* являются синонимами и при­меняются для обозначения одной и той же деятельности.

Общая классификация документов.

Понятие и классификация управленческой документации

Общая классификация документов производится по следующим основаниям.

1. По назначению:

Организационно правовая документация:

а) учредительные документы (Устав, Положение, Учредительный договор, Инструкция);

б) организационно-правовая документация действую­щего предприятия (структура и штатная числен­ность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция);

в) плановая документация (программы, схемы, гра­фики, планы).

Распорядительная документация:

а) распорядительные документы, издаваемые в усло­виях коллегиального принятия решения (Постанов­ление, Решение);

б) распорядительные документы, издаваемые на прин­ципах единоначалия (Приказ, Распоряжение, Указ, Указание).

Информационно справочная документация:

а) информационные документы (протокол, докладная, объяснительная записка; переписка (служебное письмо, телеграмма, факс));

б) справочно-аналитические документы (справка, сводка, акт, заключение, отзыв, список, перечень);

в) отчетная документация (отчет).

2. IIo форме текста:

Индивидуальные документы - текст составляется произвольно, в основном это личные документы;

Трафаретные документы - унифицированная фор­ма текста, постоянная информация уже занесена, пере­менная вносится при заполнении;

Типовые документы - существует текст-образец, в со­ответствии с которым составляются все последующие документы.

3. IIo происхождению:

■ личные (от имени конкретного лица);

■ служебные (от имени предприятия).

4. По месту составления:

■ внутренние (документооборот внутри организации, т. e. документы не исходят из организации и не вхо­дят в нее);

■ внешние (входящие и исходящие документы).

5. По стадин создания:

■ проект документа (черновик с пометкой ПРОЕКТ);

■ подлинник, оригинал (составленный первоначально, в первый раз);

■ копия документа (точное воспроизведение всех рек­визитов подлинника. Вид копии - выписка-копия ча­сти документа);

■ дубликат - второй экземпляр подлинника, который выдается в связи с утратой оригинала).

6. IIo срокам исполнения:

■ срочные (указан срок исполнения);

■ несрочные - в них срок исполнения не указан (об­щий срок исполнения документов - 10 дней, HO OH может быть увеличен кормативно-правовым актом).

7. По юридической силе:

■ подлинные документы, составленные в соответствии с установленными ГОСТами и соответственно облада­ют юридической силой;

■ подложные документы, составленные с нарушением правил, или содержащие искажающую информацию, следовательно, юридической силой не обладают.

8. По степени обязательности исполнения:

■ директивные (их исполнение обязательно);

■ информационные (принять к сведению).

9. По средствам фиксации:

■ письменные (95% всех документов);

■ графические (схемы, карты, графики);

■ фото-, видео, кинодокументы (запечатлевают объект в статическом состоянии и в динамике);

■ фонодокументы (звуковые - протоколирование с помощью диктофона).

10. По степени гласности:

Обычные (общедоступны);

» секретные (ограничен круг лиц, имеющих доступ).

11. По стенени сложности текста:

■ простые (содержат один вопрос);

■ сложные (рассматривают 2 и более вопроса).

Управленческая документация

Основная роль управленческой документации состо­ит в регулировании деятельности предприятия, что по­зволяет решить поставленные задачи.

B соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы уиралления издают следующие pac- порядительныедокументы: решения, постановления, рас­поряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Постановления, решения и приказы издаются во всех случаях, когда необходимо принять нормативные или индивидуальный акт по основным вопросам компетен­ции организации.

Распоряжения н указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление - правовой акт, принимаемый цент­ральными органами федеральной исполнительной влас­ти, а также исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных принципиальных задач и установления стабильности норм, правил.

Решение - правовой акт, принимаемый коллеги­альными и совещательными органами организаций в целях разрешения наиболее важных вопросов их дея­тельности.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного при­нятия решений в целях разрешения основных и опера­тивных задач, стоящих перед организацией.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолич­ным руководителем в целях разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Распоряжение имеет ограни­ченный срок действия и касается узкого круга организа­ций и должностных лиц.

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем в пре­делах их полномочий преимущественно по вопросам ин­формационно-методического характера, а также по воп­росам, связанным с организацией выполнения приказов или других нормативных актов вышестоящих органов.

Распорядительный документ может быть отменен или изменен распорядительным документом самой организа­ции или вышестоящей организацией. Действие распоря­дительного документа может быть приостановлено соот­ветствующим компетентным органом.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собрани­ях, совещаниях фиксируются в протоколах, которые оформляются на основании записи хода заседаний, сте­нограмм, звуковых записей.

B пределах своей компетенции организации всех уров­ней управления могут направлять письма при осуществ­лении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами. Письма отправляются в случаях, когда невозможен бездокументальный обмен ин­формацией.

Управленческий документ подписывается или утвер­ждается руководителем организации или замещающим его лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом, положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией и т. п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должност­ных лиц. Например, документы денежного, материально­го и кредитного характера наряду с руководителем подпи­сывает еще и главный бухгалтер (бухгалтер).

Общая классификация процессуальных документов

Существуют следующие виды процессуальных доку­ментов:

1. Документы, составляемые компетентными госу­дарственными органами и должностными лицами:

а) документы конституционного судопроизводства (протокол судебного заседания, постановление KC РФ, заключение, определение);

б) документы суда 1-й инстанции по гражданским де­лам (решение, дополнительное решение, определение о разъяснении решения, определение об исправлении описок и арифметических ошибок, определение суда

1- й инстанции, протокол судебного заседания);

в) документы кассационного и надзорного производства по гражданским делам (кассационный протест, частный протест, определение кассационной инстанции, надзор­ный протест, постановление надзорной инстанции);

г) документы исполнительного производства по граж данским делам (исполнительный лист, постановление о возбуждении исполнительного производства, по­становление о возвращении исполнительного докумен­та, определение об отсрочке и рассрочке исполнения);

д) документы арбитражного процесса (решение арбит­ражного суда, определение арбитражного суда, поста­новление кассационной инстанции по жалобе);

е) документы производства по делам об администра­тивных правонарушениях (протокол об администра­тивном правонарушении, протокол об административ­ном задержании, протокол личного досмотра, досмотра вещей, изъятых предметов, протокол задержания транспортного средства, постановление по делу об ад­министративном правонарушении);

ж) документы, составляемые на стадии предваритель­ного расследования УД (постановление следователя, постановление о возбуждении уголовного дела, поста­новление о привлечении в качестве обвиняемого, по­становление о применении меры пресечения, прото­кол допроса, протокол допроса с применением зву- KO-, видеозаписи, протокол ОМП, протокол обыска);

з) документы, составляемые при окончании предвари­тельного расследования УД (уведомления, протокол ознакомления с материалами УД, представление сле­дователя, обвинительное заключение, постановление о направлении УД в суд для применения принуди­тельных мер медицинского характера, постановление о прекращении УД, постановление о приостановле­нии УД, постановление о возобновлении УД);

и) документы, составляемые по УД в суде 1-й инстан­ции (приговор, постановление судьи, определение суда, протокол судебного заседания; вопросный лист, вер­дикт - документы, составляемые судом присяжных);

к) документы, составляемые по УД в кассационной и надзорной инстанциях (кассационный протест, опре­деление кассационной инстанции, надзорный протест, постановление надзорной инстанции по УД);

2. Документы, составляемые прочими участниками

судопроизводства:

а) документы конституционного судопроизводства (запросы, ходатайства, жалобы);

б) исковые заявления. Заявления и жалобы, подаваемые в суд 1-й инстанции (исковое заявление, встречное исковое заявление, заявление об обеспечении граж­данского иска, заявление об отказе от иска, заявле­ние о признании иска, заявление о мировом соглаше­нии, жалобы на действия и решения должностных лиц, нарушающих права и свободы граждан, заявле­ния по делам особого производства);

в) документы кассационного и надзорного производства по гражданским делам (кассационная жалоба, част­ная жалоба);

г) документы арбитражного процесса (исковое заявление, отзыв на исковое заявление, встречное исковое заявле­ние, апелляционная жалоба, кассационная жалоба);

д) документы, составляемые при окончании предвари­тельного расследования УД (ходатайства);

е) документы, составляемые по УД в кассационной и надзорной инстанциях (кассационная жалоба).

- процесс создания документа

• - процесс создания документа

• и последующей работы с ним. Это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Действия администрации фиксируются в документах. Документы являются средством осуществления распорядительных действий руководящих органов и отдельных должностных лиц, т.е. административной деятельности, ее документирование во многих случаях предписывается законом и является обязательным.

• Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу.

• Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются.

• При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр.

• В графе «Образование» применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них.

• Заведующий, принимая от поступающего личный листок по учету кадров, должен проверить полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

• документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.

• Автобиография составляется работником собственноруч-но, в произвольной форме, без исправлений и помарок.

• В автобиографии должны быть указаны следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество;

• число, месяц, год и место рождения;

• полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях);

• с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность;

• сведения о семейном положении и близких родственниках;

• паспортные данные;

• домашний адрес и телефон;

• дата составления автобиографии, подпись работника.

• заполняется от руки, все записи формулируются

• полностью, без сокращений.

• Основанием для записей являются:

• Паспорт.

• Трудовая книжка.

• Документы об образовании.

• согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

• Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

• Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

В работе с трудовыми книжками заведующий ДОУ дол жен руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Поста-новлени ем Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек (приложение № 1 к постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

• В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на работу с записью серии и номера книжек.

• Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции.

• Устав дошкольного образовательного учреждения;

• Договор с учредителем;

• Положения о подразделениях;

• Должностные инструкции сотрудников;

• Тарификационные списки;

• Штатное расписание;

• Правила внутреннего трудового распорядка.

• - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.

В Уставе закрепляются структура, функции, права и обязанности ДОУ, вытекающие из Закона РФ «Об образовании» и Типового положения о дошкольном образовательном учреждении, полномочия, дополнительно переданные ДОУ учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности ДОУ

• разрабатывается самостоятельно и утверждается его учредителем (ст. 13 Закона РФ «Об образовании»).

• Для каждого ДОУ Устав является индивидуальным документом, действующим в течение длительного периода времени.

• К написанию Устава предъявляются особые требования, изложенные в статье 13 Закона РФ «Об образовании».

• Подготовка Устава - очень ответственная и трудоемкая работа, т.к. важно сконцентрировать в нем все юридические аспекты, отражающие организационную, финансовую, хозяйственную деятельность и задачи ДОУ, права и обязанности участников образовательного процесса. Поэтому составление Устава рекомендуется проводить с участием юриста.

регистрация Устава .

• регистрация Устава . После регистрации Устава образовательного учреждения в межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы выдается свидетельство о государственной регистрации дошкольного образовательного учреждения. Таким образом, уставы всех ДОУ должны быть внесены в Единый реестр юридических лиц .

• Все дальнейшие изменения, касающиеся жизнедеятельности ДОУ, должны быть отражены в Уставе в виде внесения поправок и дополнений и зарегистрированы в территориальных налоговых органах.

• У ДОУ должно быть свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции.

• Устав образовательного учреждения должен соответствовать Письму Минобразования РФ от 17.02.97 № 150/14-12 «О наименованиях государственных и муниципальных образовательных учреждений».

• Наличие свидетельства о регистрации позволяет образовательному учреждению открывать счета в банковских учреждениях, в том числе и валютные, иметь самостоятельный баланс, круглую печать, штампы со своим наименованием и бланки с реквизитами, т. е. приобрести права юридического лица (ст. 12 Закона РФ «Об Образовании»).

В процессе разработки документа с помощью программы Wordможно выделить ряд этапов, которые позволяют использовать возможности программы с максимальной эффективностью. В качестве таких этапов можно выделить следующее:

Разработка сценария создания документа.

Создание информационной среды, удобной для разработки документа.

Предварительная разметка документа и ввод его элементов (реквизитов).

Предварительное сохранение документа

Редактирование документа.

Форматирование.

Предварительный просмотр.

Сохранение документа в структуре документооборота.

Пересылка документа.

Рассмотрим каждый из этих этапов более подробно.

1-й этап . "Лиха беда - начало". Первоначальное построение документа может оказаться весьма длительным и нелегким делом, даже если разработчик отчетливо представляет себе структуру и содержание документа. Что и как разместить в тексте? Каковы должны быть размеры страницы? Нужна ли предварительная разметка документа и разбиение его на разделы? Какие обязательные и дополнительные реквизиты должен содержать документ? Что нужно разработать: отдельный документ, шаблон для разработки однотипных документов, электронный бланк и т. д.? Есть ли в программеWordМастера иШаблоны для разработки нужного документа? Планируется ли использовать эти средства для разработки документа, или его разработку начнем с чистой страницы? Какие панели инструментов необходимы для реализации сценария? Ответ на эти и другие вопросы и составляет суть первого этапа.

Таким образом, чтобы разработать хороший сценарий создания документа пользователь должен четко представлять себе возможности программы и уметь пользоваться всеми средствами текстового процессора.

2-й этап . ПрограммаWordсразу после ее запуска предоставляет в распоряжение пользователя стандартное окно программы. Если содержание этого окна не соответствует разработанному сценарию, то информационную среду надо настроить:

добавить нужные панели инструментов и убрать ненужные;

вывести на панели инструментов дополнительные кнопки;

выбрать параметры страницы (размер бумаги, поля, ориентацию и т.д.);

выбрать масштаб отображения документа на экране;

выбрать режим отображения непечатаемых символов;

настроить окно документа (горизонтальные и вертикальные линейки, горизонтальные и вертикальные полосы прокрутки, строка состояния, границы области текста и т.д.).

3-й этап. Если документ содержит множество реквизитов и разнотипных элементов (например, форма № 425 "Записка - расчет о предоставлении отпуска") (рис.5), то страницу документа целесообразно предварительно разметить. Для разметки можно использовать различные средства текстового процессора:

механизм построения таблиц: создать на странице таблицу, соответствующую структуре документа, разместить в ячейках таблицы нужные фрагменты, а затем линии таблицы сделать невидимыми;

механизм Надпись. Надпись - графический объект в виде прямоугольника, внутри которого можно поместить текст. РазмерыНадписи и ее положение на экране можно менять. После выбора места расположенияНадписи и ее размеров, линии ограничивающие надпись также можно сделать невидимыми.

Рис. 1. Пример разрабатываемого документа

После разметки документа вводится содержимое всех его реквизитов. Рекомендуется тексты всех реквизитов вводить одним шрифтом, установленным в компьютере по умолчанию (Times New Roman ,10 пунктов ), не обращая пока внимание на особенности форматирования каждого реквизита. На этом этапе важно быстро ввести весь документ целиком, затем отредактировать его, устранив все ошибки, и только после этого форматировать реквизиты.

4-й этап. Если документ большой (содержит несколько страниц или содержит множество различных реквизитов), то для его ввода требуется много времени. Если в процессе ввода произойдет сбой в работе компьютера (сбой в операционной системе, временное выключение напряжения питания и т.д.), то водимый документ может быть потерян. Рекомендуется сразу же после начала работы с документом поместить его под своим именем в ту папку, где вы его планируете хранить постоянно. Тогда компьютер автоматически через заданный при настройке период времени (обычно 10 мин.) будут обновлять содержимое документа. Тогда в случае сбоя вы рискуете потерять только те данные, которые были введены в течение последних максимум 10 мин. Можно в качестве временного хранилища использоватьРабочий стал компьютера или специально созданную папку.

5-й этап. Редактирование документа состоит в придании документу нужного содержания и удалении всех возможных ошибок. При редактировании обычно используются следующие приемы:

удаление (вставка) одного или нескольких символов;

удаление (вставка) одного или нескольких слов;

удаление (вставка) одного или нескольких абзацев (реквизитов) и т. д.;

Для выполнения этих операций текстовый процессор снабжен целым рядом средств: клавиши Шаг назад (),Del , механизм выделения символов, слов, строк, абзацев и т. п. Удобным инструментов редактирования являетсяБуфер и средства обнаружения ошибок.

6-й этап. Форматирование состоит в придании каждому реквизиту документа требуемого внешнего вида. Различают прямое форматирование и стилевое форматирование. Для прямого форматирования обычно используют панель инструментовФорматирование . С помощью этой панели можно выбрать следующие параметры: тип шрифта, его размер, особенности начертания, способ выравнивания и т.д. Однако опытные пользователи отдают предпочтение стилевому форматированию. К любому выделенному фрагменту документа можно применить один из заранее заготовленных стилей. ВWordразличают стили символов и стили абзацев. Стиль символов определяет параметры форматирования, характерные для символов: шрифт, его размер и начертание, эффекты, интервал между символами и т.д. Стиль абзаца, в дополнение к перечисленным параметрам, может определять выравнивание, отступы, позиции табуляции, интервал между строками и т.д. при стилевом форматировании весь набор параметров, входящий стиль, применяется к выделенному фрагменту сразу целиком. Это позволяет не только сократить время, расходуемое на форматирование, но и оформить документ в соответствии с требованиями нормативных актов, поскольку эти требования заранее учитываются при создании библиотеки стилей. Для вывода диалогового окна, содержащего библиотеку стилей, достаточно в менюФормат выбрать командуТема . Стилевое форматирование дает пользователю еще целый ряд преимуществ. Например, если при оформлении заголовков использовать соответствующие стили, тот оглавление документа может быть сформировано текстовым процессором автоматически.

7-й этап .Предварительный просмотр это специальный режим, который позволяет увидеть документ в таком виде, в котором он будет выведен на печать, не прибегая к самой процедуре печати. Предварительный просмотр позволяет выявить целый ряд дефектов документа, связанных с разрывом таблиц, рисунков, отделением заголовков разделов о самих разделов и т.д.

8-й этап . Готовый к использованию документ следует сохранить в отведенной для него папке.

9-й этап . При необходимости созданный документ может быть передан абонентам с использованием электронной почты, либо любым другим способом.

Создание и оформление документа на компьютере начинается с вызова формы (шаблона), на базе которой будет создаваться документ. Это может быть встроенный шаблон Word, бланк организации, унифицированная форма, разработанная в организации, или чистый лист.

Для автоматизации делопроизводственных процессов чаще всего используются заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. Это ускоряет процесс создания, обработки и поиска документа, а главное, избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении. Рекомендуется создавать следующие виды шаблонов: общий бланк организации, бланк письма, бланки конкретных видов документов (приказы, распоряжения, акты и т. д.).

При первоначальном открытии Word документ по умолчанию создается на основе шаблона Обычный, который содержит информацию о стилях абзацев и символов, о параметрах страниц, панелях инструментов, которые будут выведены на экран.

Ввод текста

После того как выбран шаблон документа и установлены параметры страницы, можно вводить текст документа.

Тексты, набранные на компьютере, отличаются от набранных на машинке. Кроме знаков, доеденных с клавиатуры, если установлен соответствующий режим, на экране могут появляться так называемые непечатаемые символы:

¶ - символ конца абзаца;

→ - символ табуляции;

Символ конца строки без окончания абзаца и др.

По умолчанию Word выводит на экран все непечатаемые символы. Эти символы помогают видеть расположение текстовых объектов на странице документа и выводятся на экран, но не на печать. Удалить их можно с помощью клавиш Delete или Backspace.

Для того чтобы скрыть или вновь отобразить эти символы, надо нажать кнопку на панели инструментов Стандартная .

Ввод нового текста осуществляется в активном окне в позиции, на которой установлен курсор.

При перемещении мыши указатель меняет форму в зависимости от положения на экране. В области текста он имеет вид вертикальной черты с насечками I.

Курсор в тексте имеет вид мигающей вертикальной черты |.

При вводе текста обратите внимание на место указателя мыши и курсора. Их легко спутать.

Ввод текста поверх существующего осуществляется в режиме Замены .

Для установки режима Замены/Вставки дважды щелкните на кнопку Зам (замена) в строке состояния.

Пропущенную букву можно вставить при вводе в режиме Вставки, при этом строка автоматически раздвигается вправо.

Удалить текст можно с помощью клавиш Delete или Backspace.

При вводе текста с помощью встроенного алгоритма переноса обеспечивается автоматический переход на следующую строку.

Нажатие клавиши Enter фиксирует конец текущего абзаца и переход к следующему.

Разбиение на строки для создания новой строки в рамках одного абзаца осуществляется одновременным нажатием клавиш Shift + Enter.

Разбиение на страницы при вводе текста осуществляется автоматически, при этом создаются так называемые "мягкие" разделители страниц.

Иногда необходимо начать текст с новой страницы, когда предыдущая еще не заполнена; нажатие клавиш Ctrt+Enter создает "жесткое" разделение текста в определенном месте документа.

Жесткий разделитель страниц представляется на экране (просмотр в меню Вид, Обычный) в виде линии из точек со словами Разрыв страницы.

Для удаления жесткого разделителя страниц следует поместить курсор в конец абзаца, предшествующего разделению, и нажать клавишу Delete.

Прежде чем редактировать объект, надо его выделить

Редактирование текста начинается с его выделения. Над выделенным текстом могут быть произведены следующие операции:

• форматирование;
• копирование;
• удаление;
• печать.

Для выделения объектов используются мышь, клавиши и так называемая колонка маркировки.

Колонка маркировки - это необозначенная часть экрана в левой части окна документа, которая используется для выделения текста. Когда указатель мыши находится в этой области, то он меняется на стрелку выделения. Колонка маркировки представляет собой простейший способ выделения строки, абзаца или целого документа.

Таблица 4. Способы выделения текста

Область выделенного текста может быть расширена. Для этого, удерживая клавишу Shift, щелкните на последнем объекте выделяемого текста.

Область выделения может быть расширена на один символ, если, удерживая клавишу Shift, нажать на нужную клавишу перемещения курсора.

При выделенном текстовом блоке нажатие клавиши Enter удаляет текст.

Упражнение

Создание письма

1.Откройте файл на основе шаблона Обычный.

1. Введите текст письма, показанного ниже:

Название организации-адресата
Страна
Почтовый индекс
Город Адрес
Уважаемый/ая [Имя],
Напоминаем Вам о том, что конференция состоится 12 июня 2001 года. Прошло уже три дня после отправки Вам приглашения по факсу. Прошу Вас ответить не позднее 01.05.2001.
Всегда Ваш,
[Имя]

1. Сохраните файл с именем Приглашение.doc

Поиск и замена текста

При оформлении однотипных документов иногда требуется поменять только несколько слов в существующем документе. Это может быть название организации, товара, срок реализации и т. п. Эти операции могут быть выполнены с помощью команд Найти и Заменить в меню Правка.

Команда Найти (Find) используется для нахождения слов и фраз в документе.

1. Выберите Правка, Найти (Edit, Find), чтобы открыть диалоговое окно (рис. 33).
2. Введите текст в поле Найти (Find What). Выберите нужные опции для поиска.
3. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы найти следующее искомое употребление.
4. Выберите Отмена (Cancel), когда операция поиска завершена.

Когда произведен поиск по всему документу, на экране появляется информационное окно с надписью Просмотр документа окончен. Word завершил поиск текста.

Рис. 33. Поиск текста

Таблица 5. Параметры поиска

Комбинация клавиш Shift+F4 используется для повторения поиска после закрытия диалогового окна "Найти".

Команда Заменить (Replace) используется для поиска слов и фраз и замены их в документе на заданные слова и фразы (рис. 34).

Рис. 34. Замена текста

1. Выберите Правка, Заменить (Edit, Replace). Появляется диалоговое окно.

1. Введите текст для поиска, например конференция, в строку Найти (Find) и текст для его замены, например семинар, в строку Заменить на (Replace).

1. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы начать поиск, и найдите первое употребление поискового текста.

Когда поисковый текст найден, Word выделяет его.

Выберите один из следующих вариантов, чтобы продолжить операцию замены:

1. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы, не производя замены, перейти к поиску второго употребления поискового текста.
2. Выберите Заменить (Replace), чтобы сначала заменить выделенный текст, а затем перейти к поиску следующего употребления.
3. Выберите Заменить все (Replace All), чтобы найти и заменить сразу все употребления поискового текста.

После завершения операции замены закройте окно.

Когда произведен поиск по всему документу, на экране появляется информационное окно с надписью о том, что Word завершил поиск по документу и было сделано определенное количество замен.

Перемещение и копирование текста

Операции перемещения и копирования особенно часто используются теми, кто не любит делать одну и ту же работу дважды. При создании однотипных документов эта операция используется особенно часто.

Для перемещения текста необходимо сначала выделить текст, затем вырезать его и перенести в новое место. Для копирования выделенный текст необходимо поместить в буфер обмена, а затем копию этого текста - в новое место.

Команда Вырезать (Cut) используется для удаления выделенного текста из документа и помещение этого текста в буфер обмена. Команда Копировать (Сору) используется для помещения копии выделенного текста в буфер обмена.

Команда Вставить (Paste) используется для вставки содержимого буфера обмена в место нахождения курсора ввода. Если команда Вставить (Paste) используется при выделенном тексте, то этот текст заменяется на содержимое буфера обмена.

Текст, помещенный в буфер обмена, может быть вставлен в любой документ Word или в любое другое приложение Windows.

1. Выделите текст, который вы хотите вырезать или скопировать.

Если выделенный текст должен быть перемещен, выберите Правка, Вырезать (Edit, Cut).

Если выделенный текст предназначен для копирования, то выберите Правка, Копировать (Edit, Copy),

1. Поместите курсор ввода в то место, куда должен быть перемещен вырезанный или скопированный текст, и выберите Правка, Вставить (Edit, Paste).

Эти операции можно выполнить также с помощью кнопок на Стандартной панели инструментов.

Содержимое буфера обмена остается неизменным до следующего вырезания или копирования.

Перетаскивание данных (функция Drag-and-Drop)

Перетаскивание данных используется для перемещения или копирования выделенного текста при помощи перетаскивания мышью его в новое место. Эта функция особенно полезна для перемещения или копирования на маленькие расстояния.

В процессе перетаскивания отделенного текста курсор мыши меняется. Новое место предполагаемого помещения текста обозначается пунктирным курсором ввода.

1. Выделите текст, который хотите переместить или скопировать.
2. Поместите указатель мыши на выделенный текст.
3. Чтобы переместить выделенный текст, удерживая левую кнопку мыши, перетащите пунктирный курсор ввода в новое место.

Чтобы скопировать выделенный текст, удерживая левую кнопку мыши и клавишу клавиатуры Ctrl, перетащите пунктирный курсор ввода в нужное место,

1. Отпустите кнопку мыши, чтобы завершить перемещение/копирование.

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознако­миться с основными профессиональными терминами и опреде­лениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполо­жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения воз­никала необходимость закрепления результата, например, дос­тигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали доку­менты, так как устное слово кратковременно, может быть забы­то, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих­ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

Обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным, программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

Документирование - это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у лю­дей в глубокой древности. До нашего времени дошли «докумен­ты» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом доку­менты, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с ис­пользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза­писи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч­ная дисциплина - документоведение.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документа­ми входит:

Прием и первичная обработка документов;

Их предварительное рассмотрение и распределение;

Регистрация документов;

Контроль исполнения документов;

Информационно-справочная работа;

Исполнение документов;

Их отправка;

Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, реги­страция означает запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов - совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирова­ние дела - группирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на инфор­мации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразде­ляется на медицинскую, научную, техническую, технологиче­скую и др. В федеральных органах власти и управления, в учре­ждениях, организациях и на предприятиях (независимо от на­правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос­тупность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источни­ком, кибернетика-документалиста - носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фик­сации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа?

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич­ные и официальные и др.

Официальные документы - это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составля­ют служебные (управленческие) документы, которые определяют­ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений, слу­жат доказательством их исполнения и источником для обобще­ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.