Шаблоны документов внедрение 1с. Использование шаблонов документов

Система электронного документооборота «Корпоративный документооборот» позволяет быстро создавать сложные корпоративные документы с предопределенными данными на основе механизма шаблонов. Шаблоны документов расположены в подсистеме «Администрирование» пункт «Шаблоны документов».

В шаблоне документа можно указать предопределенные значения реквизитов по умолчанию, которые будут использоваться при создании новых корпоративных документов.

Форма шаблона документа содержит ряд закладок:

• Закладка «Значения по умолчанию». На данной закладке содержится набор реквизитов. Значения этих реквизитов используются при создании нового документа.
• Закладка «Текст документа». На этой закладке можно ввести текст документа который будет скопирован в новый документ при создании его на основании этого шаблона
• Закладка «Сотрудники». На этой закладке можно ввести список сотрудников. Данный список будет скопирован в список сотрудников документа.
• Закладка «Шаблоны файлов». На данной закладке можно указать список шаблонов файлов которые будут скопированы на закладку «Файлы» документа.

Существует несколько способов создать документ на основании шаблона. Пользователи могут создать новый документ в подсистеме «Актуальные документы», и выбрать кнопку «Шаблоны» как показано на рисунке ниже.

После выбора необходимого шаблона произойдет заполнение документа значениями из данного шаблона. Пользователи могут также создать документ на основании шаблона выбрав нужный шаблон в списке шаблонов и нажав кнопку «Создать документ по шаблону».

Шаблоны документов также активно используются в следующих механизмах системы документооборота:

• Мониторинг файловых каталогов. В настройке мониторинга файловых каталогов можно указать один из шаблонов документов. При этом создаваемые системой документы будут содержать импортированный из каталога файл и иметь значения реквизитов, перенесенных из шаблона.
• Сканирование файлов. После окончания сканирования будет создан документ, содержащий изображение, полученное с WIA-совместимого сканера и иметь значения реквизитов, перенесенных из шаблона.

Шаблоны документов представляют эффективный механизм, повышающий эффективность работы сотрудников предприятия.

Доброго времени суток!

Для большинства организаций стандартная печатная форма какого-либо договора в программах 1С не подходит. Поэтому фирма 1С предоставила возможность добавлять дополнительные печатные формы для документов и других объектов. В этой статье я хочу рассказать, как создать и подключить внешнюю печатную форму договора, которая будет открываться в Microsoft Word.

Подключение дополнительных внешних печатных форм

Запускаем 1С:Предприятие. Открываем справочник «Дополнительные внешние печатные формы» через меню «Сервис» - «Дополнительные отчеты и обработки».

Нажмем кнопку «Добавить», затем зарегистрируем новую печатную форму, нажав «Заменить файл внешней обработки». Автоматически заполнится принадлежность печатной формы документу «Реализация товаров и услуг». Выбираем «Договор» в колонке «Заменяемая печатная форма», чтобы стандартная печатная форма более не использовалась.

Запускаем 1С:Предприятие, открываем справочник "Контрагенты", выбираем контрагента, для которого будет печататься наш договор и по кнопке "Файлы" переходим в справочник "Хранилище дополнительной информации", загружаем в него шаблон для договора и,обязательно, называем его "Договор", как показано на рисунке ниже, иначе программа не сможет найти макет для печатной формы.

Теперь открываем любой документ "Реализация товаров и услуг" и нажимаем кнопку «Печать» - «Договор». Откроется документ Microsoft Word с договором.

Внешнюю печатную форму "Договор" и макет к ней можно скачать по ссылкам ниже.

Макет трудового договора в формате Microsoft Word

Существует, по меньшей мере, три способа создания шаблона:

1. В документе Word создаются опорные фразы, например, "[НомерДоговора]", затем, в модуле обработки производится поиск и замена значений.

2. В документе Word создаются закладки, к которым потом можно обращаться по имени. Минус этого способа в том, что метка должна быть уникальна, т.е., если нужно вставить фамилию сотрудника в каждый абзац текста, то придется сделать несколько закладок с разными именами.

3. В документе Word добавляются служебные поля, например, «DocVariable» или «Author». Используя DocVariable можно обращаться к переменной по имени, например, «ДокументВорд.Variables.Add(ИмяПеременной, ЗначениеПеременной);», но ее не видно в шаблоне. Поле «Author» отображается в шаблоне, но обращаться к нему придется в цикле по индексу: «ДокументВорд.Fields.item(Индекс).Result.Text = Значение;».

На мой взгляд, первый способ является самым оптимальным. Шаблон документа легко редактируется, опорные фразы видны в тексте. Поэтому шаблон создаём этим способом.

Открываем программу Microsoft Office. Для примера добавляем пару строк, как показано на рисунке ниже и сохраняем шаблон.

Создание внешней печатной формы "Договор"

Запускаем 1С:Предприятие в режиме «Конфигуратор» и через меню «Файл» - «Новый» создаём внешнюю обработку. Добавляем реквизит "Ссылка на объект" и макет "Параметры_Авторегистрации" с типом "Табличный документ". Тип реквизита "Ссылка на объект" зависит от того, для каких объектов будет использоваться печатная форма, в нашем случае печатная форма будет использовать для документа "Реализация товаров и услуг", поэтому указываем тип "ДокументСсылка.РеализацияТоваровУслуг".

Разработка процедуры печати

Шаблоны договоров и других документов в формате WORD для 1С

В данном разделе представлены шаблоны документов WORD, которые можно подключить к обработке "АЛАНН: Конструктор шаблонов Word в 1С".

Шаблоны WORD для конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 2.0

• [Открыть] Договор на оказание услуг для документа "Счет на оплату покупателю" конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 2.0. Содержит: договор и приложение - перечень оказываемых услуг. Возможна вставка печати организации и подписи руководителя.

Шаблоны WORD для конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0

• [Открыть] Договор на поставку для документа "Счет на оплату покупателю" конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0. Содержит: договор и приложение - перечень поставляемой продукции. Возможна вставка печати организации и подписи руководителя на каждой странице.

Шаблоны WORD для конфигурации 1С: Комплексная автоматизация

• [Открыть] Договор на оказание услуг для документа "Счет на оплату покупателю" конфигурации 1С: Комплексная автоматизация. Содержит: договор и приложение - перечень оказываемых услуг. Возможна вставка печати организации и подписи руководителя.
• [Открыть]
• [Открыть]

Шаблоны WORD для конфигурации 1С: Управление небольшой фирмой

• [Открыть] Договор на поставку для документа "Заказ покупателя" для 1С: Управление небольшой фирмой. Содержит: договор и приложение - перечень поставляемой продукции. Возможна вставка печати организации и подписи руководителя на каждой странице.

Шаблоны WORD для конфигурации 1С: Управление производственным предприятием

• [Открыть] Договор на оказание услуг для документа "Счет на оплату покупателю" конфигурации 1С: Управление производственным предприятием. Содержит: договор и приложение - перечень оказываемых услуг. Возможна вставка печати организации и подписи руководителя.
• [Открыть] Типовой договор на поставку для документа "Счет на оплату покупателю". Содержит сам договор и приложение - перечень поставляемых товаров (в таблицу с товарами выводятся изображения). Возможна вставка печати организации и подписи руководителя.
• [Открыть] Типовой договор на поставку для документа "Счет на оплату покупателю". Содержит сам договор и приложение - перечень поставляемых товаров (в таблицу с товарами выводятся изображения). Возможна вставка печати организации и подписи руководителя. Кроме того, подпись руководителя присутствует внизу каждой страницы.

Шаблоны WORD для конфигурации 1С: Управление торговлей 10.3

• [Открыть] Договор на оказание услуг для документа "Счет на оплату покупателю" конфигурации 1С: Управление торговлей 10.3. Содержит: договор и приложение - перечень оказываемых услуг. Возможна вставка печати организации и подписи руководителя.
• [Открыть] Типовой договор на поставку для документа "Счет на оплату покупателю". Содержит сам договор и приложение - перечень поставляемых товаров (в таблицу с товарами выводятся изображения). Возможна вставка печати организации и подписи руководителя.
• [Открыть] Типовой договор на поставку для документа "Счет на оплату покупателю". Содержит сам договор и приложение - перечень поставляемых товаров (в таблицу с товарами выводятся изображения). Возможна вставка печати организации и подписи руководителя. Кроме того, подпись руководителя присутствует внизу каждой страницы.

Шаблоны WORD для конфигурации 1С: Управление торговлей 11

• [Открыть] Договор на поставку для документа "Заказ клиента" конфигурации 1С: Управление торговлей 11. Содержит: договор и приложение - перечень поставляемой продукции. Возможна вставка печати организации и подписи руководителя на каждой странице.

Не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

Программный продукт за 5 лет промышленного использования совершил огромный шаг вперед, вобрав в себя широкий спектр современных методик учета и технологий, и предлагает пользователям высоко развитую систему учета. Возможности системы позволяют:

Организовать совместную работу сотрудников с информацией

Организовать систему учета входящих, исходящих и внутренних документов

Обеспечить контроль исполнения

Обеспечить поиск документов

Организовать структурированное хранение данных с настроенными правами доступа.

Вести учет по номенклатуре дел

Распределены зоны ответственности в рамках процедур подготовки, прохождения и хранения документов

Формировать схемы движения документов: с момента их создания или поступления на предприятие до исполнения, отправки и передачи документа в дело

Вести учет проектов, мероприятий и многое другое

Проектный подход при внедрении 1С: Документооборота предполагает значительные трудозатраты как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика, направленные на подготовку нормативной базы для дальнейшего проецирования на систему. Процесс регламентации внутренней деятельности компании занимает длительное время и предполагает огромный объем работы и в целом значительно превышает длительность самого внедрения, а ожидание и осязаемость результата вызывает сомнения руководства (рис. 1):

Рисунок 1

Мы предлагаем модульный подход , который подразумевает пошаговое внедрение системы. Модульный подход позволяет практически с самого начала вовлечь сотрудников в работу, учитывать их замечания и пожелания на каждом последующем этапе – тем самым снизить риск возникновения лишних трудозатрат как рабочей группы со стороны Заказчика, так и со стороны команды Исполнителя.

Данный вариант внедрения предполагает использование возможностей типового механизма и некоторые среднестатистические ограничения:

Базовый вариант – подходит для организаций с численностью пользователей до 20 человек, со сравнительно небольшим видовым набором документов, корреспонденция – 4-6 видов, договорные документы 6-8 видов

Расширенный вариант – может удовлетворить потребности организаций с численностью пользователей до 40 человек, видовой состав документов, которой не превышает следующих значений, корреспонденция 6-10 видов, договорные документы 8-12 видов

Под видовым составом документов, подразумеваются документы отличающиеся друг от друга маршрутами согласований, шаблонами печатных форм, составом специфических реквизитов и т.д. В случае если не удается однозначно определить подходящий вариант внедрения, рекомендуется проконсультироваться с нашими специалистами.

Этапы «Установка ПП» и «Настройка ПП» , предполагают развертывание программного продукта и его первоначальную настройку. Для выполнения данных работ требуется наличие оборудования (компьютеры, серверы) и программного обеспечения (операционная система, система управления базами данных). При наличии специалиста в штате Заказчика данные работы могут быть выполнены его силами, либо смешано.

Этап «Настройка учета входящих/исходящих документов» - представляет собой настройку учета корреспонденции, обычно это различные виды писем информационные письма, гарантийные письма, претензии, уведомления и т.д., в зависимости от вида письма возможны различные варианты их обработки (например, требуется резолюция руководителя или нет, требуется исполнение или нет). Также могут быть настроены шаблоны печатных форм исходящих писем, специфическая нумерация писем по видам, отделам и многое другое.

Этап «Настройка учета внутренних документов (учет договоров)» - представляет собой одну из важнейших групп документов, обычно к этой группе относят как сами договора, так и различные дополнительные соглашения, и приложения к ним. С точки зрения обработки эти документы обычно классифицируются по видам деятельности, проектам и пр. Существуют особенности нумерации документов, подчиненных основному договору, требуется формировать дерево подчиненных документов, учитывать различные версии документов, получать доступ к скан-копиям документов в реальном режиме времени с учетом прав доступа.

«Дополнительно» - предлагается воспользоваться различными возможностями системы для оптимизации отдельных операций по учету документов и организации совместной деятельности

Примечания

* - Доступно только в КОРП версии

**- Необходимо установленное программное обеспечение SQL Server

*** - В стоимости учтена настройка бесшовной интеграции 1С: Документооборот со следующими программными продуктами: Бухгалтерия предприятия КОРП ред. 3 (для учета договоров), ERP Управление предприятием ред. 2, Зарплата и управление персоналом КОРП ред. 3 и Управление торговлей ред. 11.

Для интеграции с конфигурациями «старых» редакций продуктов 1С, разработан специализированный программный продукт «Интеграция с 1С: Документооборот». Модуль имеет сертификат «1С: Совместимо». Продукт предназначен для использования со следующими конфигурациями: Управление производственным предприятием ред. 1.3, Комплексная автоматизация ред. 1.1, Управление торговлей ред. 10.3, Зарплата бюджетного учреждения и Бухгалтерия государственного учреждения, а также другие решения, разработанные на их основе. Стоимость программного продукта составляет 35 000 рублей.

**** - Возможность потокового сканирования с автоматическим распознаванием штрихкодов предполагает наличие дополнительного программного обеспечения ABBYY Recognition Server, которое обеспечивает функции потокового ввода документов и организации электронного архива. Программный продукт позволяет производить оцифровку входящих документов, их обработку для последующего хранения в электронном архиве и т.д.