Может ли новый работодатель восстановить трудовую книжку. Процедура восстановления трудовой

Иногда в жизни человека случаются такие ситуации, когда надо решить вопрос о том, как восстановить трудовую книжку – утраченную либо испорченную. Первый вопрос, который возникает в этой ситуации – кто должен восстанавливать? Безусловно, сам процесс оформления, т.е. выписывания дубликата лежит на предыдущем или нынешнем работодателе, а вот собирать документы по восстановлению информации будет тот, кто виноват.

Порядок действий зависит от того, по чьей вине произошла :

1. Виновником является работодатель. Если утеря или порча произошли по вине работодателя либо его представителя, то и восстановлением занимается он. Данных факт мог иметь как частный характер, т.е. утеря или порча произошла одной книжки либо это событие имело массовый характер - произошла утеря или порча всех документов или большей их части, вследствие стихийного бедствия (пожар, затопление и т.п.) либо нарушения .
   

   В первом случае работодатель, восстанавливая книгу, сам отправляет необходимые запросы в соответствующие организации, во втором – создается комиссия по восстановлению документов. В обоих случаях работодатель обязан восстановить формуляр своего сотрудника сам, а не перекладывать на него часть обязанностей.

2. Виновником является владелец документа. Если утеря или порча произошла по вине собственника данного документа, то и сбор документов для восстановления утерянной информации, будет проводить он сам.

Как восстановить трудовую книжку при утере - порядок действий

Если книжка испорчена (обгорела, промокла, порвалась), восстанавливать придется только ту информацию, которая уничтожена. Читаемая информация (если она полная) просто переносится в новую книжку.

Как восстановить книжку при утере? Для этого надо собрать все информацию, подтверждающую вашу деятельность с обозначением предприятий и периодов работы. Для начала нужно:

• Успокоиться, собраться с мыслями и вспомнить все предыдущие места работы, отраженные в трудовой книжке, с названиями организаций и их месторасположением. Все зафиксировать на бумаге.
• Если организация находится недалеко от места вашего нынешнего проживания, съездить туда и написать заявления о предоставлении вам справки о времени и характере вашей работы в данной организации, а так же обо всех поощрениях (если таковы имели место быть), которые были отражены в утерянной трудовой книжке. В ответ на ваш запрос, специалист по кадрам предоставляет вам полную информацию, заверенную печатью и подписью руководителя предприятия.
• Если же организация, в которой вы работали, находится достаточно далеко (в другом города, области, республике), тогда данный запрос необходимо послать почтой с уведомлением о вручении. Ответная информация будет вам также передана посредством почтовой связи.

Где восстановить трудовую книжку, если организация прекратила свое существование?

Ничего не исчезает бесследно. Начнем искать следы затерянной организации и восстанавливать информацию о своей трудовой судьбе:

• Восстановление трудовой книжки в Пенсионном Фонде . Один из путей восстановления информации, это восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд. Вы обращаетесь в Пенсионный фонд по месту жительства с запросом, о предоставлении справки о вашем трудовом стаже. В течение десяти дней с момента получения запроса, сотрудники данной структуры выдают вам необходимый документ с указанием мест и периодов вашей работы. И все бы хорошо, но есть один нюанс: в пенсионном фонде имеется информация о трудовой деятельности только за последнее время, т.к. персонифицированный учет работников ведется недавно. Если же ваш стаж большой, то, скорее всего, информация, предоставленная вам, будет неполной.
• Восстановление через государственную архивную службу . Следующая организация, способная помочь в восстановлении вашей трудовой книжки – это государственный архив. Данная контора хранит гораздо больше сведений о трудовых доблестях граждан, нежели ПФРФ. Но и хлопот с запросами в эту инстанцию будет больше. Для того чтобы получить необходимые вам сведения, надо обратиться в архивную службу по месту регистрации ликвидированной организации. А мест этих может быть несколько, в зависимости от количества организаций-работодателей.
• Восстановление трудовой книжки в суде . В случае, если с восстановлением трудовой книжки вам не помогли предыдущие государственные органы, процесс восстановление придется доверить суду. Для этого необходимо составить иск в суд по месту жительства. Обязательно к заявлению желательно приложить какие-либо документы, хотя бы косвенно подтверждающие вашу трудовую деятельность в той или иной организации. Нелишним будет и свидетельские показания бывших сослуживцев и коллег. Посчитав необходимым, суд сам сделает часть запросов. Решение суда будет также являться подтверждающей информацией для восстановления трудовой книжки.
• Восстановление трудовой книжки по копии . Если у вас сохранилась копия утерянной трудовой книжки, то все описанные выше похождения вам не грозят. Работодатель, при оформлении дубликата просто перенесет информацию с копии в новый документ. Однако есть один важный момент – копия должна быть заверенная, и не просто заверенная, а заверенная правильно. На каждом листе копии должна стоять печать (синяя) заверяющей организации, надпись «Копия верна», должность, фамилия, имя, отчество, подпись руководителя предприятия, дата заверения. В конце, к данным пометкам добавляется фраза «Работает по настоящее время». Либо копия должна быть прошита, пронумерована и также заверена с указанием количества листов.

Завершающий этап восстановления книжки

Закончились ваши мытарства по сбору необходимой информации, и остался последний этап – написать заявления. Заявление на восстановление трудовой книжки гражданин пишет в свободной форме и вместе с собранными документами передает работодателю, который будет заниматься оформлением дубликата трудовой книжки. По российскому законодательству, после подачи заявления на оформления трудовой книжки, работодатель обязан в течение 15 дней выдать данный документ.

Анализируя полученную информацию, понимаешь – не так страшен черт как его малюют. Но, тем не менее, в следующий раз делайте со своих документов заверенные копии. Это, возможно, когда-нибудь облегчит вам жизнь.

Трудовая книжка – важный документ, который отражает наиболее полную информацию о трудовой деятельности гражданина и ведет исчисление с первого трудового дня своего владельца.

В Российской Федерации трудовая книжка необходима при приеме на новое место работы, а также является основанием для , поэтому ее утрата всегда чревата негативными последствиями, прежде всего, для владельца.

Поскольку в жизни ни от чего нельзя быть застрахованным, следует знать, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна и где ее можно восстановить.

Рассмотрим, как восстановить трудовую книжку при утере.

Если трудовые книжки были утрачены работодателем массово, на предприятии создается специальная комиссия, которая будет заниматься вопросами восстановления документов.

Обращаться с запросами на предприятия, где ранее работали сотрудники, в архивы и прочие органы, которые могут способствовать в получении необходимых данных.

Подтверждение стажа работы в ликвидированной организации

Если предприятие ликвидировано, не стоит отчаиваться – вся информация о сотрудниках, их должностях и стаже работы хранится в государственном архиве и Пенсионном фонде РФ, так что восстановить трудовую книжку удастся. Кроме того, за подтверждением работы в ликвидированной организации можно обратиться в суд.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?

Для получения данных из Пенсионного фонда РФ необходимо подать запрос – лично или отправить почтой, лучше в виде заказного письма с уведомлением о вручении.

На обработку информации сотрудникам Пенсионного фонда дается 10 дней, по истечении которых они обязаны представить справки о местах, в которых работал заявитель с указанием должностей и стажа работы.

Правда, воспользоваться таким способом можно, если речь идет о последних годах (начиная с 2000-х), когда в Российской Федерации был введен персонифицированный учет трудовой деятельности каждого гражданина.

Восстановление через государственный архив

Как восстановить утерянную трудовую книжку через госархив?

Для того чтобы получить необходимые сведения из государственного архива, следует обратиться туда с соответствующим заявлением.

После обработки информации работники учреждения сделают выписку из документов и выдадут справку, на основании которой можно будет подтвердить утраченные данные – должности и количество лет, которые проработал истец на конкретном предприятии.

Обращение в суд по вопросам восстановления утерянной трудовой книжки

Согласно российскому законодательству, работодатель не имеет права отказывать работнику в восстановлении данных трудовой книжки. Если подобный факт имеет место, гражданин вправе обратиться за помощью в судебные инстанции.

Также обращение в суд может потребоваться в том случае, если в архиве не окажется необходимых документов о деятельности предприятия. Такая картина может наблюдаться на предприятиях, которые вели свою деятельность в период «лихих 90-х», когда предоставление информации в архивы законодательно не регламентировалось. Это же касается организаций, которые работали в советское время и подавали неполные данные о своих сотрудниках.

Если гражданин столкнулся с подобной ситуацией, ему следует отстаивать свою правоту в суде.

Для этого в суд по месту жительства подается заявление с просьбой установить факты, имеющие юридическое значение.

Как восстановить трудовую книжку при утере если есть ксерокопия? Если трудовая книжка сотрудника потеряна, то в соответствии с требованиями пункта 31 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. «О трудовых книжках» , он должен известить об этом работодателя немедленно, и в течение 15 дней ему обязаны оформить новый документ .

Есть два варианта развития событий:

1. Выдача нового документа.
2. Получение дубликата утерянного.

Первый способ, несомненно проще. В этом случае человек подает заявление работодателю и ему оформляется новая трудовая книжка.

Такой вариант допустим для достаточно молодых людей, ведь сейчас важны не записи о стаже, а размер отчисляемых денежных средств.

Конечно, если сотрудник получил завидный опыт на хорошей должности в солидной компании, то эти сведения в личных интересах выгоднее восстановить.

Людям среднего и старшего возраста все-таки получение нового документа недопустимо, ведь вместе с записями о трудовом прошлом будет утрачена и надежда на достойную пенсию.

Оформление дубликата в случае утраты оригинала ложится на плечи виновника происшествия . То есть, если трудовая книжка потеряна работодателем, то восстановление документа должно производиться исключительно его собственными силами.

Если гражданин вынужден заниматься восстановлением записей о трудовом стаже самостоятельно, то его участь значительно облегчит наличие копии трудовой книжки.

Какая нужна копия?

Можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии? Конечно можно, но стоит отметить, что копия трудовой подойдет не всякая. Она должна быть заверенной. Знать, как должен выглядеть этот документ, полезно каждому работающему человеку, ведь в период работы трудовая книжка не выдается на руки, а подтверждать наличие работы и стаж периодически приходится, например, при получении крупного кредита.

Для выдачи копии нужно обратиться в кадровую службу организации. В крупных структурах такое заявление подается письменно, на имя начальника отдела управления персоналом, в мелких можно ограничиться устным сообщением о своем желании. П.7 Постановления правительства РФ №225 от 16.04.03 г. отводит 3 рабочих дня для удовлетворения поданной заявки.

В копии, имеющей юридическую силу, каждая страница должна содержать отметку «Копия верна», заверенная подписью должностного лица и печатью.

При этом фамилия заполняющего указывается полностью, проставляются инициалы и дата. На последней странице должна проставляться надпись «Работает по настоящее время», которую также заверяют. Такое право имеет генеральный директор организации, начальник кадровой службы или главный бухгалтер.

Образец заверения всех заполненных листов копии трудовой книжки:

Допустима ситуация, когда заверяют лишь последний лист копии, но в этом случае все страницы должны сшиваться нитью, концы которой выводят на последнюю страницу и там фиксируют небольшим бланком с указанием их количества и оттиском штампа.

Восстановление трудовой книжки по ксерокопии

Что делать если утеряна трудовая книжка но есть ксерокопия? Стоит внести ясность в вопрос правомерности переноса сведений о профессиональной деятельности гражданина на основании копии трудовой книжки.

Закон в этом отношении устанавливает, что записи могут производиться только на основании надлежащим образом оформленных документов .

В этот перечень входят:

1. Экземпляры трудовых договоров.
2. Справки, полученные у предыдущих работодателей.
3. Решения суда об установлении трудового стажа.
4. Выписки из приказов о приеме на работу (увольнении).
5. Расчетные книжки по заработной плате.
6. Справки из архива.

Таким образом, копия трудовой книжки подпадает под пункт 2, ведь если ее оформили верно, то записи заверены печатью организации и подписью должностного лица с указанием даты выдачи.

Как восстановить при утере?

Возобновлять трудовую книжку по ее ксерокопии намного проще, чем если бы не было подтверждающих записей ТК. Если на руках имеется заверенная копия, неработающий гражданин обращается в отдел кадров последнего работодателя с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.

Нередки случаи, когда бывший работодатель отказывает в восстановлении документа. Эти действия противоречат закону и бороться с ними можно путем отправки заявления заказным письмом с уведомлением.

После его получения у работодателя есть 15 дней для оформления дубликата. Естественно, работники кадровой службы свяжутся с заявителем с целью уточнить наличие документов, способных подтвердить трудовой стаж. Оформленный дубликат выдается на руки заявителю.

Если гражданин работающий, ему необходимо предоставить имеющуюся копию трудовой книжки в кадровую службу своей организации. Выдачи дубликата на руки при этом, естественно, не требуется.

Порядок действий при оформлении дубликата

Во избежание массовой путаницы и ошибок в заполнении трудовых книжек, правила оформления этого вида документации регламентируются Постановлением правительства РФ №225 от 16.04.2003 года , а полномочия предоставлены только сотрудникам кадровых служб.

В связи с этим, процедура выдачи дубликат трудовой книжки на основании копии трудовой книжки производится инспектором по кадрам, в крайнем случае, при малом штате организации - главным бухгалтером.

Помимо обязательной надписи «Дубликат», отличий от оригинала в заполнении титульного листа нет.

Образец правильного заполнения дубликата трудовой книжки:

Также следует учитывать, что сведения об образовании, дате рождения и прочие, вносятся на основании юридически действующих документов, например, паспорта и диплома, и допускается их несоответствие указанным в копии, ведь человек мог уточнить данные о дате своего рождения или повысить уровень образования.

Записи о трудовой деятельности могут вноситься в дубликат трудовой книжки несколькими способами:

1. Общий трудовой стаж сотрудника . Указывается просто продолжительность работы в годах, месяцах и днях на момент заполнения документа. Без записи наименований организаций.
2. Непрерывный трудовой стаж . В этом случае вносятся записи о каждом месте работы, с указанием предприятия и длительности работы на нем.
3. Полное восстановление записей. Самый сложный вариант. Тем не менее, если на руках имеется заверенная копия трудовой книжки, то лучше все-таки выбрать именно его, ведь в данном случае указываются номера приказов и все основания для принятия на работу, поощрений, взысканий и увольнений.

К сожалению, в законе не указано, кто именно выбирает вариант заполнения дубликата, поэтому в случае возникновения споров свою позицию отстоять будет сложно.

Заключение

От потери или кражи трудовой книжки не застрахован никто. Конечно, можно надеяться на везение или доверить восстановление своих документов одной из многочисленных фирм, предлагающих подобные услуги, но все-таки лучше действовать предусмотрительно и грамотно.

При смене места работы не поленитесь заказать в кадровой службе заверенную копию трудовой книжки.

Процедура эта бесплатна и займет минимум времени. В случае утраты подлинника, эта копия позволит сохранить массу нервов и времени, особенно если трудовая деятельность гражданина охватывает несколько регионов РФ.